El e-mail en la productividad

1 El e-mail en la productividad – Juan Carlos Jiménez – Venezuela-Tech – Cavedatos – Noviembre 2010

Juan Carlos Jiménez @jucarjim - @cograf Noviembre 2010

El e-mail en la productividad

Feria Venezuela-Tech

Auspiciada por CAVEDATOS


Puntos de partida

•  Hoy no necesitamos "vender" el uso del e-mail...

•  Pero si es necesario divulgar los aspectos del e-mail que que pueden afectar negativamente la productividad y el bienestar laboral.

•  La efectividad del e-mail como canal de comunicación escrita tiene mucho en común con otros formatos de comunicación virtual (SMS, redes sociales, etc.)


1. Afectan drásticamente la reputación

Cada día influyen más en tu credibilidad e imagen, personal, profesional o como empresa. Por ejemplo:

•  ¿Qué dicen de ti si envías muchas cadenas o gamelote?

•  ¿Qué dicen de ti si solo envías mensajes urgentes o recordatorios?

•  ¿Qué dicen de ti si tardas mucho en responder los e-mails legítimos?

•  ¿Qué dicen de ti cuando cuando copias un e-mail a otros para cubrirte las espaldas?

Comunicaciones escritas virtuales


2. Hay poca conciencia sobre los costos

Razón por la cual se abusa del medio...

Del promedio de mensajes recibidos al día:

•  30% Son copiados innecesariamente, son irrelevantes, o sin pertinencia.

•  40% No son fáciles de leer.

•  50% De las veces habría sido mejor usar el teléfono o tener una conversación cara-a-cara.

Comunicaciones escritas virtuales

Más del 90% es spam.


Efectos negativos del volumen creciente

Bombardeo de información por diferentes medios puede hacer disminuir hasta 10 puntos el coeficiente intelectual. Universidad de Londres.

Usuarios de e-mail pueden tardar hasta 4 veces más atendiendo ciertas situaciones por escrito que cara-a-cara o por teléfono. Informe Cisco.

Las rutinas laborales inconcientes no nos ayudan a tener conciencia del impacto emocional y económico del e-mail.


Alguno de los costos involucrados Gerencia del e-mail

Para calcular el costo de la lectura:

ERD x (T1 + T2) x SD x NE

ERD: E-mails Recibidos Diariamente T1: Tiempo Promedio de Lectura (76 seg) T2: Tiempo Promedio de Recuperación de Interrupción (64 seg) SD: Salario Diario (promedio) NE: Número de Empleados

En una empresa de 2.850 usuarios de e-mail el costo al año de lectura es 18.5 millones de US$.

Loughborough University, Leicestershire, U.K.


•  Número de Empleados: 480

•  E-mails Recibidos Diariamente Promedio x Persona: 40

•  Tiempo Promedio de Lectura Aplicado: 2 Minutos (1 hora y 20 minutos diarios leyendo e-mails, 15% del día)

•  Costo del Minuto Promedio de los empleados: US$ 0.50

•  250 Días al año laborables.

•  Costo anual de la lectura del e-mail: US$ 4.8 MM

OJO: Este monto no incluye costos de: * Escritura de mensajes. * Llamadas telefónicas para avisar o validar e-mails. * Tecnologías de la operación y seguridad.

Referencia de costos: Un caso venezolano


Efectividad:

•  Que te presten atención.

•  Que te lean cuidadosamente.

•  Que no te malinterpreten.

•  Que te respondan.

•  Que sigan confiando en ti.

No contamos con suficiente entrenamiento sobre comunicaciones escritas y sobre el uso del e-mail.

3. Escribir no significa comunicarse Comunicaciones escritas virtuales


El e-mail más ambiguo que la voz

Harvard University y University of Illinois http://www.apa.org/monitor/feb06/egos.html

•  Lo que tú escribes en un correo electrónico no siempre es lo que tus destinatarios leen.

•  Es muy difícil que un e-mail tenga las claves paralingüísticas de la comunicación oral. Por eso los destinatarios son muy sensibles a las emociones escritas.

•  La mitad de las veces los destinatarios de un correo electrónico no logran distinguir entre un sarcasmo y un mensaje serio.

•  Los prejuicios determinan la percepción del destinatario sobre las intenciones del e-mail.

¿Por qué no es un medio apropiado en ciertos casos?


Mensajes suceptibles a "confusiones"

La mitad de las veces los destinatarios de un correo electrónico no logran distinguir entre un sarcasmo y un mensaje serio. Ejemplo...

"Juan, no trabajes tanto"

¿Este es un mensaje serio o irónico?...

Otros ejemplos:

•  "Te quiero ayudar pero, lamentablemente, no puedo".

•  "Tenemos un grave problema con un cliente".

•  "Se les recuerda ser puntuales... Asistencia obligatoria".

•  "Me he tomado la molestia de...".

•  "No entendiste bien mi mensaje".


Buenas prácticas de comunicación escrita

Para proteger tu imagen profesional:

•  Trata a tus destinatarios como clientes.

•  Siempre ten presente: -Tus destinatarios están muy ocupados. -Tus mensajes compiten con muchos otros.

•  No trates por escrito asuntos delicados, suceptibles a mala interpretación.

•  Evita discusiones o aclaratorias escritas. Y si es inevitable no involucres a terceros.

•  Es mucho más productivo enfocarse en comunicar los acuerdos.

•  Si no hay un acuerdo previo, el e-mail no sirve para asuntos urgentes.


Con operaciones en 90 países. www.inglobalnet.com

Más información: Juan Carlos Jiménez <[email protected]>

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