Expediente-e y archivo-e en DGT

Gerencia de Informática

Alfonso Berral

[email protected] - @ABERL0

Jefe de Servicio de Sistemas Informáticos 14/11/2011

SEMINARIO DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA

mailto:[email protected]

• Jefaturas y Oficinas provinciales de Tráfico (>65)

• Múltiples novedades legales y operativas de gran impacto:

• Permiso por puntos

• Dirección Electrónica Vial y TESTRA

• Limitaciones de velocidad

• Casco, cinturón de seguridad

• Tasas de alcoholemia

• Radares fijos y móviles,

• Nuevos vehículos, ...

• Red extensa de colaboradores de la tramitación:

• Centros de Reconocimiento, fabricantes automóviles, ITVs, Gestorías, CATs (desguaces), ...

• AAPP: CCAA, Ayuntamientos, Diputaciones, AEAT, CGPJ…

• Servicios de alto impacto para ciudadanos y empresas

14/11/2011 Seminario de Administración Electrónica 2

• Censo de conductores 25.799.005

• Parque de vehículos y ciclomotores 33.376.242

o Nuevas matriculaciones/año 1.336.047

• Transferencias de vehículos 2.992.928

• Bajas de vehículos 1.074.198

• Consultas al registro de vehículos +30.000.000

• Numero de sanciones 4.105.001

• Numero de documentos-e +150.000.000

• Volumen de información en BBDD +60 TBytes

Datos 2010.


• 30 Millones de visitas/mes. Datos Abril 2011

• 350.000 visitas a sede-e.


14/11/2011

Seminario de Administración Electrónica 5

Conductores

• Cita previa Canjes

• Consulta nota exámenes

• Registro Conductores

• Permiso por Puntos: consulta on-line

• Emisión permisos

• Informatización Centros de Reconocimiento: CRC

• Exámenes por ordenador

Vehículos

• Registro Vehículos

• Acceso Telemático de Agentes Colaboradores

• Informe Telemático de Vehículos

• Matriculación Telemática para Gestores

• Baja Telemática de Vehículos

• Acreditación Telemática del Impuesto Municipal de Vehículos

• Tarjeta ITV electrónica

• Consolidación datos Consorcio Seguros

• Consolidación datos ITV

Formación, Tráfico y movilidad

• Magallanes: BD Jurídica

• Cuadros de mando y reportes: Microstrategy

• Revista Tráfico

• Campañas seguridad vial

• Mapa tráfico: GIS

• Autorizaciones especiales

• Red de radares y telco

• Centros de gestión tráfico

Sanciones

• Pago: teléfono, banco, Correos, Internet.

• Tramitación expedientes c/ otras entidades: AEAT

• Dirección Electrónica Vial

• TESTRA

• Id. Conductor por Internet

• Centro automatización denuncias: ESTRADA

• PRIDE: Terminales denuncias

Otros

• Registro-e de Apoderamientos

• SDGD: Gestión documental

• Data Wharehouse

• A pesar de la reducción de precios/Gbyte de almacenamiento, las inversiones siguen creciendo.

• Datos en millones de euros

Fuente:


• El 80% del conocimiento de una organización se encuentra en sus documentos. En el caso de las AAPP este porcentaje puede ser mayor.

• El 90% de los documentos pasan por más manos de las deseadas en la organización, con su consiguiente riesgo.

• El 7.5% de los documentos suelen perderse

• Se pierde un 50% del tiempo de los empleados en buscar documentos.

• Cada año, el volumen de los documentos aumenta en un 22%. Según IDC en 2015 se llegará a 8.000 Exabytes

• En 2015 el 20% de la información estará en „la nube‟

Fuente: Coopers @ Lybrand‟s, IDC


• La mayor parte son objetos digitales como documentos electrónicos originales y escaneados, y eMails

Fuente:


• La mejora de la eficiencia, la conformidad con las normas y estándares, mitigar riesgos o disminuir costes, son los objetivos más deseados.

Fuente:


La evolución de la DGT en los últimos años provoca el gran aumento de documentos y expedientes electrónicos en un contexto donde ….

• Necesidad de una política de gestión documental: Heterogeneidad en el tratamiento de documentos electrónicos

• Entrada, transformación creciente de documentos de papel a electrónico.

• Redundancia del almacenamiento de documentos electrónicos. Sobrecostes de archivado.

• Múltiples gestores documentales: Documentum, OpenKM, Alfresco (desarrollo), Mediateca (Videos e imágenes).

• Dificultad para localizar y recuperar los documentos cuando son necesarios.

• Mucha necesidad de armonizar la interoperabilidad con terceros

• Ausencia de servicios comunes: custodia, consulta y copia de expedientes, …

• Necesidad de simplificación y reingeniería de procedimientos administrativos

• Austeridad en la disponibilidad presupuestaria.


Art. 31 Ley 11/2007: Archivo electrónico

• Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo.

• Se permite la migración de formatos y soportes.

• Los sistemas han de garantizar:

o La integridad,

o Autenticidad,

o Confidencialidad,

o Calidad,

o Protección y conservación

o Identificación de los usuarios y el control de accesos

o Legislación de protección de datos.


Art. 51 y 52 de RD 1671/2009 de desarrollo de la Ley 11/2007

• La AGE y sus organismos ... deberán conservar en soporte electrónico todos los documentos electrónicos utilizados en actuaciones administrativas, que formen parte de un expediente administrativo, así como aquellos otros que, tengan valor probatorio de las relaciones entre los ciudadanos y la Administración.

• La conservación de los documentos electrónicos podrá realizarse bien de forma unitaria, o mediante la inclusión de su información en bases de datos siempre que, en este último caso, consten los criterios para la reconstrucción de los formularios o modelos electrónicos origen de los documentos así como para la comprobación de la firma electrónica de dichos datos.

• Los períodos mínimos de conservación de los documentos electrónicos se determinarán por cada órgano administrativo de acuerdo con el procedimiento administrativo de que se trate, siendo en todo caso de aplicación, con la excepción regulada de la destrucción de documentos en papel copiados electrónicamente, las normas generales sobre conservación del patrimonio documental con valor histórico y sobre eliminación de documentos de la AGE....


Repositorios electrónicos

Art. 51 y 52 de RD 1671/2009 de desarrollo de la Ley 11/2007

• Para preservar la conservación, el acceso y la legibilidad de los documentos electrónicos archivados, podrán realizarse operaciones de conversión.

• Los responsables de los archivos electrónicos promoverán el copiado auténtico con cambio de formato de los documentos y expedientes del archivo tan pronto como el formato de los mismos deje de figurar entre los admitidos en la gestión pública por el Esquema Nacional de Interoperabilidad.


Art. 21 RD 4/2010 – ENI:

Las Administraciones públicas adoptarán las medidas organizativas y técnicas necesarias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relación con la recuperación y conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida. Estas medidas incluyen:

o Una política de gestión de documentos

o La inclusión en los expedientes de un índice electrónico

o Identificación única de documentos

o Asignación de metadatos mínimos obligatorios y complementarios.

o Clasificación de funciones del órgano

o Acceso completos e inmediato a los documentos, verificación, impresión ...

o Coordinación entre unidades de gestión documental y archivística

o Transferencia de expedientes para su conservación (archivado histórico)

o Eliminación de documentos y soportes

o Formación de personal responsable

o Crear procedimientos que garanticen la interoperabilidad

• A estos efectos ...., las Administraciones públicas crearán repositorios electrónicos, complementarios y equivalentes en cuanto a su función a los archivos convencionales,

destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos electrónicos.



Fuente:


Tres fases del ciclo de vida de los documentos y expedientes:

• Captura

• Mantenimiento y uso

• Conservación y selección

Fuente: Guía de Política de gestión de documentos-e. Grupo ENI CSAE

Esquema Moreq2010

•Documentos de

trabajo

•Borradores y

versiones

•Flujos de negocio

Sistema de

Gestión

Documental

(ECM, DMS)

•Archivo de gestión

•Documentos y

expedientes cerrados,

pero activos

•Procedimientos en

curso, no finalizados

Archivo de

Gestión •Expedientes

cerrados, pero con

algún valor advo. o

legal.

•Clasificación

archivística

Archivo Central

• No valor

administrativo

•Expurgo y

eliminación previa

•Archivos de la AGE o

de CCAA.

Archivo Histórico

Sistemas de Gestión de Documentos

Sistema de Gestión de Archivo


Captura

Mantenimiento y uso

Conservación y selección

•Documentos de trabajo

•Borradores y versiones


Sistema de

Gestión

Documental

(ECM, DMS)


•Documentos y


pero activos



Archivo de

Gestión•Expedientes cerrados,

pero con algún valor

Advo o legal.

•Clasificación

archivística

Archivo Central

• No valor

administrativo

•Expurgo y eliminación

previa


de CCAA.

Archivo

Histórico




Sistema de

Gestión

Documental

(ECM, DMS)


•Documentos y


pero activos



Archivo de



advo. o legal.

•Clasificación

archivística

Archivo Central

• No valor

administrativo


previa


de CCAA.

Archivo

Histórico




Sistema de

Gestión

Documental

(ECM, DMS)


•Documentos y


pero activos



Archivo de



advo. o legal.

•Clasificación

archivística

Archivo Central

• No valor

administrativo


previa


de CCAA.

Archivo

Histórico

• Un sistema de información para cada entorno. • Transferencias entre entornos • Archivo Histórico externo a la organización

• Sistema de Gestión Documental y Archivo Histórico independiente.

• Archivo Central y de gestión integrados

• Sistema de Gestión documental y de Archivo fusionado en un solo entorno.

• Sólo el Archivo Histórico se mantiene externo a la organización.





Sistema de

Gestión

Documental

(ECM, DMS)


•Documentos y


pero activos



Archivo de

Gestión •Expedientes cerrados,


Advo o legal.

•Clasificación

archivística

Archivo Central

• No valor

administrativo


previa


de CCAA.

Archivo

Histórico

Sistema Interno Sistema externo




•Versionados

•NO integran expedientes-e

•Firma-e ocasional

•No aplican políticas de conservación

•Metadatos de negocio

•No interoperabilidad

Sistema de

Gestión Documental

•Documentos finales

•No versiones

•Integran expedientes-e

•Firma-e predominante

•Aplican políticas de conservación

•Metadatos mínimos obligatorios

•Preparados para interoperar

Sistema de Gestión de

Archivo


• Definición:

o “Conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan” (art. 32 de Ley 11/2007).

• ¿Cómo se vinculan los documentos-e a los expedientes-e?

o A través de un índice electrónico: “relación de documentos electrónicos de un expediente electrónico, firmada por la Administración, órgano o entidad actuante, según proceda y cuya finalidad es garantizar la integridad del expediente electrónico y permitir su recuperación siempre que sea preciso.” (art. 32.2 de Ley 11/2007). Se utiliza para el foliado de los expedientes

• Se han de asegurar en los expedientes electrónicos:

o La autenticidad

o La fiabilidad

o La integridad, y

o La disponibilidad


Algunas características:

• Sus documentos pueden ser administrativos o privados aportados por los ciudadanos

• Se pueden identificar con código único por cualquier órgano de la Administración.

• Los forman los órganos que regulan el procedimiento que los define o su tramitador

• Los expedientes han de ponerse a disposición de los ciudadanos cuando lo soliciten y como conocer su estado de tramitación.

• El ENI y NTIs determinan su estructura y formato. Estos formatos han de ser de larga duración.

• No todos los documentos electrónicos se agrupan en expedientes, pudiendo estar individualizados o agrupados en carpetas o agregaciones.


1. Los documentos electrónicos

o Aislados, pudiendo formar parte de otros expedientes.

o En carpetas

o En subexpedientes

2. El índice electrónico del expediente. Contiene:

o Identificadores,

o Huellas de los doc-e

o Fecha incorporación cada doc-e

3. La firma electrónica del índice electrónico por la Administración

4. Metadatos mínimos obligatorios del expediente electrónico. Dichos metadatos se pueden o no firmar.

Índice-e

• Documento -1 • Documento -2 • Documento -3 • Carpeta

• Documento – 4 • Documento – 5

• Subexpediente • Documento – 6 • Documento - 7

Carpeta

Índice-e

• Documento – 6• Documento - 7


1. Apertura

• Creación de objeto digital „expediente‟

• Creación del índice electrónico

• Inclusión de referencias en el índice, aunque es un proceso continuo

• Asignación de metadatos mínimos obligatorios de expediente.

2. Tramitación

• Inclusión de nuevos documentos, y regeneración del índice electrónico

• Cambios de estado, a partir de flujo de tramitación. Evolución de metadatos.

• Generación de subexpedientes temporales (eje. puestas a disposición)

3. Conservación y selección

• Finalización de fase administrativa

• Eliminación de las series sin valor jurídica, archivística, histórica o investigación.

• El resto, se transfieren a archivos históricos. Eje: AGA, Archivos Ministeriales, Provinciales, …

Apertura Tramitación Conservación y selección


• Las Normas de Interoperabilidad del ENI proponen múltiples niveles de abstracción.

• Estas normas dejan abierta la implementación de los metadatos.

Hay múltiples alternativas:

o XMP, XML, Binario, …

o BBDD vs. File Systems, ¿PDF/A-3 ->Expedientes en PDF/A?

• Los sistemas ECM/DMS ofrecen el soporte idóneo para dar soporte a los metadatos de los documentos:

o Abstracción del modelo de almacenamiento

o Tratamiento semántico

o Utilidades complementarias: búsquedas avanzadas, multi-tesauros, flujo basado en metadatos…

o Potencia un enfoque datacéntrico, en el que el núcleo de gestión documental es el encargado de mantener los documentos en un contexto: metadatos, relaciones, firmas, agentes, ...

Metadatos de negocio particulares de cada sistema de

gestión. (Opcionales)

Metadatos complementarios genéricos basados en e-EMGDE. (Opcionales)

Metadatos mínimos obligatorios documento-e, expediente-e. (Obligatorios)



• El ENI propone la aplicación de un esquema de metadatos, denominado e-EMGDE, basado en el modelo Australiano (AGRkMS).

• Es un esquema multientidad, aunque se puede desplegar monoentidad, para ir gradualmente aumentando en complejidad.

• La base del modelo es relacional entre las entidades que la conforman.

• Hay metadatos obligatorios, basados en las NTI de documento y expediente electrónico, condicionales y opcionales.

• Se proponen unos valores para los diferentes elementos del esquema de metadatos.

• Incluye metadatos necesarios para la conservación a largo plazo, compatible con PREMIS Data Dictionary.

Orientación al papel. Series documentales de archivo.

Unidades de Archivo

(Secretarías Generales)

Sistemas de Información

BBDD y Repositorios

Expedientes papel

Archivo Histórico (Provincial,

Estatal) Destrucción



Hemos de hacer conciliar ambos contextos…. y estamos empezando !

RD 1671/2009

RD 4/2010 (ENI)

RD 3/2010 (ENS)

G 800 - Glosario de Términos y Abreviaturas del ENS

G 801 - Responsables y Funciones G 802 - Auditoría del ENS G 803 - Valoración de sistemas G 804 - Medidas de implantación G 805 - Política de Seguridad G 806 - Plan de Adecuación G 807 – Criptología G 808 - Verificación del cumplimiento G 809 - Declaración de Conformidad G 811 – Interconexión G 812 - Seguridad en Entornos y

Aplicaciones Web G 814 - Seguridad en correo electrónico

1. Catálogo de estándares 2. Digitalización 3. Documento electrónico 4. Expediente electrónico 5. Política de firma-e 6. Protocolos de

intermediación 7. Modelos de comunes 8. Política de gestión d-e 9. Conexión a la Red SARA 10. Copiado y conversión 11. Intercambio SICRES v3

NTIs Guías CCN

Ley 16/1985 del Patrimonio Histórico

RD 1401/2007 CSCDA

RD 1164/2002 Conservación y

eliminación

Recomendaciones para la destrucción física de documentos de archivo en

papel por CSCDA

Criterios Generales para la valoración de documentos de

archivo por CSCDA

RD 1401/2007 CSCDA

Decreto 914/1969

Normativa Sectorial

¿?

e-Domec

• MoReq2 / MoReq2010 -> Model Requirements for the management of electronic records.

• PREMIS -> Preservation Metadata: Implementation Strategies

• INSPIRE -> Metadatos UE

• UNE-ISO 23081 -> Metadatos para la gestión de documentos

• AGRkMS -> Australian Government Recordkeeping Metadata Standard

• METS -> Metada Encoding and Transmission Standard

• E-EMGDE -> Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (ENI)

• ISO 15836 -> DCMI. Dublin Core

Semántica y metadatos

• ISAAR CPF -> International Standard Archival

Autorithy Records • ISAD (G) -> International Standard Archival

Description • ISDF -> Norma internacional para la descripción

de funciones • CNEDA -> Modelo descriptivo de Comisión de

Normas Españolas de Descripción Archivística

Descripción archivística

• UNE-ISO 15489 -> Gestión de documentos Evolucionando a serie ISO 30300 -certificable • ISO 14721 -> OAIS • DIRKS: A Strategic Approach to Managing

Business Information. • ISO 20652 -> PAIMAS .Producer-Archive Interface

Metodology Abstract Standard • InterPARES

Gestión / metodología


Valor

SUBSIDIARIO

•Cumplimiento normativo

•Interoperabilidad

•Optimización

•Ahorro costes

• Las Unidades necesitan utilidades “algo más” que un cumplimiento normativo o de unas directrices corporativas.

• Algunas aplicaciones nunca van a „interoperar‟ con otros sistemas.

• Valor de negocio

• Ciclo de vida completo

• Sistema adaptativo a cada organización

• Repositorio básico

Valor

SUSTANCIAL


• Migración

o Resuelve el problema de la obsolescencia de formatos.

o Se produce una transferencia de los expedientes a otro sistema de diferente naturaleza

o Se produce cambio de formato, por lo que se manipula el contenido de los documentos

o Coste asumible.

• Emulación

o Compatible con la evolución tecnológica natural

o Alta complejidad y dificultad de compatibilidad al 100%

o Difícil mantenibilidad

• Preservación tecnológica

o Asegurar todo el entorno tecnológico asociado a un documento: lectores, formatos, editores, ...

o La garantía la da el sistema, no los documentos y expedientes

Transferencia

Cambio formato

SDG-1 SDG-2

Sistema de emulación

SDG-1 SDG-2

SDG-1

Preservación de datos

y sistema origen

SDG-1SDG-1



Electrónico

• Copias de seguridad/auténticas. Backup/restore

• ILM • Transferencia entre soportes: discos, cintas. • Obsolescencia: migración y emulación de

formatos y soportes • Firma electrónica • Planes de contingencia • Control de acceso lógico • Aplicación ENS y LOPD • Clasificación soportes externos

• Condiciones intrínsecas: oxidación o acidez • Condiciones extrínsecas: luz, humedad,

temperatura • Firma manuscrita • Copias de papel a papel o electrónico

(digitalización) • Clasificación y control de ubicación física

(hojas, cajas, estantería, sala, ...) • Aplicación LOPD

• Interoperabilidad entre Unidades externas • Eliminación expresa de origen tras

transferencia. • Transporte de soportes externos.

• Traslado físico • Procedimiento muy reglado basado en informes

a papel. • Mucha intervención humana • Control especial de seguridad.

• Borrado lógico y destrucción física de los soportes, dejando registro.

• Implica eliminar el documento y su contexto: metadatos, firmas, ... cualquier evidencia

• Eliminación de copias auténticas y las de seguridad (complicado!)

• Medidas poco exploradas...

• Requiere publicación de Orden • VºBº de Comisión Calificadora de doc. Advos. • Los de valor histórico u artístico: a transferir. • Incorporar análisis de riesgos realizado y ENS • Medidas muy explícitas. Eje: triturar en tiras de

12mm. • Regulación de lugar de destrucción.

Físico

Almacenamiento

Transferencia

Destrucción


• Conforme la Política de firma y certificados electrónicos establecida en la NTI del ENI

o Cada organismo ha de hacer la suya, trasponiendo las directrices generales.

o Propuestas en XML (XAdES) y ASN.1 (CAdES) en ciertas variantes.

o Formato PDF (PAdES) preferible para documentos hacia el ciudadano, complementados con CSVs/CVEs.

o Sello de tiempos sólo cuando sea necesario y sólo para firmas del organismo

o Los metadatos se firman de forma opcional

o Abusar de firmas basadas en sello electrónico para la actuación automatizada

o Seguir consideraciones del Esquema Nacional de Seguridad

• Múltiples enfoques para conservación de documentos y expedientes:

I. Firmas longevas (-X,-A) con resellado de tiempos al llegar a fecha de caducidad

II. Realizar firmas envolventes por terceras entidades responsables de archivado.

III. Blindaje de sistemas: el sistema asegura la veracidad de los documentos que se trasladan a contextos de archivo sin firmas asociadas.


ISO 14721:2003 -> OAIS: Open Archival Information System

• Conjunto de personas y sistemas que aceptan la responsabilidad de conservar la información, los documentos y expedientes para hacerla accesible a terceros.

• 3 etapas: la adquisición, la conservación y el acceso.

• Los objetos se convierten en objetos digitales de preservación (Archival Information Package - AIP). Contienen:

o Los documentos o expedientes electrónicos, sus metadatos obligatorios y de negocio, más ciertos metadatos de preservación (eje. conforme a PREMIS o METS).

o Tablas de BBDD con el modelo relacional, con sus correspondientes metadatos de preservación.




Sistema de

Gestión

Documental

(ECM, DMS)


•Documentos y


pero activos



Archivo de



advo. o legal.

•Clasificación

archivística

Archivo Central

• No valor

administrativo


previa


de CCAA.

Archivo

Histórico

Sistemas de Gestión de Documentos

Sistema de Gestión de Archivo


• Es un colectivo muy activo, con importantes iniciativas

• Estudio Grupo de Archivos de CRUE 2008:

• GT ACUP de Gestión Documental y Archivo


o 72,5% de normativa específica publicada

o 60% de archivos informatizados o En un 58% hay procesos de

digitalización.

o Cuadro de Clasificación (CdC) único o Construcción herramientas comunes para CdC

y calendarios de conservación/eliminación o Esquemas comunes de metadatos (METS)

Sistema De Gestión Documental de

Tráfico


Definir e implantar una Política

de gestión documental en DGT

Implantar repositorios

compartidos de documentos-e

y digitalización para toda la

organización.

Interoperabilidad en materia de

gestión de documentos-e y

expediente-e: L11/2007, ENI,

NTIs.

Gestión de todo el ciclo de

vida, hasta la destrucción o

transferencia externa de

documentos (08/SG01)

“Se establece como un ecosistema en el que se apoyan todas las unidades de negocio de la organización para delegar el almacenamiento y puesta en valor de los

documentos y expedientes electrónicos.”


• Un marco conceptual de gestión documental en DGT, a través de la construcción de un catálogo de documentos de referencia para dar soporte a todas las unidades operativas de la organización con necesidades de gestión documental y archivo.

• Proyección de NTIs de ENI en DGT así como otros marcos metodológico , técnico o funcional.

• Clasificación de categoría inicial de trámites.

Catálogo de Familias

• Procedimientos por familia

• Orientado a su implementación

Catálogo Procedimientos • Fases de

tramitación del procedimiento

Catálogo de Trámites

• Conjunto de Información asociada a un procedimiento administrativo.

Expedientes-e• Información en

soporte electrónico con formato y tto. diferenciado

Documentos-e

Estructuraorgánica DGT

Estructura funcional DGT

Regulación de procedimientos

Esquema de digitalización

Cuadro de clasificación

Catálogo de estándares

Política de gestión de documentos

Tipología de documentos

Ley 11/2007 (RD 1671, ENI, ENS)

LOPD y otros

Política de firma-e y certificados

Políticas de conservación


Todo lo necesario para que los gestores de todas las unidades de la organización sigan unas directrices claras:

• Política de gestión documental de DGT.

• Manual de procesos de gestión de documentos y gobernanza.

• Política de firma electrónica y certificados en DGT.

• Catálogos mantenibles de entidades:

o Unidades organizativas

o Familias de procedimientos administrativos

o Relación de normas aplicables a los expedientes

o Tipología de documentos electrónicos

o Esquema institucional de metadatos de DGT, conforme e-EMGDE.

o Funciones administrativas de DGT, conforme su Decreto de estructura

o Fases y actividades de la tramitación de expedientes

o Reglas de conservación de los documentos y expedientes.

o Cuadro de clasificación de documentos.

o Tipología de contenido de documentos

• Esquema de digitalización en DGT

• Catálogo de estándares de DGT, basados en NTI correspondiente


Implementación de una solución de Gestión Documental corporativa.

• Consolida el almacenamiento de los documentos electrónicos de los diferentes sistemas de DGT.

• Sigue fielmente el marco conceptual de referencia

• Contempla el proceso de integración y migración entre sistemas de información y formatos

• Contempla la transferencia a Archivo Histórico externo y eliminación de series sin valor.




Sistema de

Gestión

Documental

(ECM, DMS)


•Documentos y


pero activos



Archivo de



Advo o legal.

•Clasificación

archivística

Archivo Central

• No valor

administrativo


previa


de CCAA.

Archivo

Histórico

Sistema Interno Sistema externo


• Sólo cuándo haya que interoperar con entidades externas: ciudadanos, empresas u otros órganos de cualquier Administración.

• Las necesidades son diferentes de los sistemas de gestión internos

Sanciones

Vehículos

Conductores

RRHH

Observatorio

Inspección

…

…

AEAT

TGSS

CCAA

EELL

MPTyAP

• Metadatos de negocio • Documentos-e no firmados • Identificación propia • Repositorios compartidos, no transferencia • Borradores • Directorio de usuarios

• Metadatos de NTIs • Documentos-e y expedientes-e firmados • Tabla de valores únicas AAPP. Eje: Id.

única de organismo. • Interoperabilidad con modelos de datos

comunes

Índice-e

• Documento -1• Documento -2

• Documento -3

• Carpeta• Documento – 4

• Documento – 5• Subexpediente

• Documento – 6

• Documento - 7

Carpeta

Índice-e

• Documento – 6• Documento - 7



Sanciones

VehículosConductores RRHH

Observatorio InspecciónE-e

E-e

E-e

E-eE-e

E-e

Expedientes / documentos

PAPEL

…E-e

AEAT TGSS CCAA EELL MPTyAP …INTEROPERABILIDAD Organismos externos

Sistemas de Información

DGT

Fase Activa Fase Semiactiva

SDGD

¿Digitalización? NO inicialmenteDigitaliza, firma, metadatos

Docs. Incorporados al sistema en expedientes

en curso.

Expedientes cerrados, con posibilidad de reabrir. Elevado

nivel de consulta.

Expedientes resueltos y prescritos que aun no han se han

de destruir o transferir.

Transferencia:AGA, AMINT,

AHP

Destrucción

Proyecto SDGD:- Cubrir necesidades de áreas de negocio en gestión documental- Cumplir con regulación LAECSP, ENI, NTIs

Proyecto 08/SG -1:-Calendarios de conservación- Gestión de expedientes de

Transferencias y Destrucción

Fase Archivo

Expedientes / documentos

ELECTRÓNICO

SDGD-i ha de dar cabida a las necesidades específicas de los requisitos de interoperabilidad impuestos por las NTI del ENI.

Los módulos SDGD-gd, complementan algunas parcelas de negocio que excede de las competencias de las obligaciones impuestas por el marco legal (LAECSP, ENI y NTIs, Archivística).

Los módulos de los subsistemas SDGD-i y SDGD-gd convivirán en el mismo ecosistema o herramienta de gestión documental, con la debida separación de contextos.

SDGD-gd

SDGD-i

Sist. Información

COMPLETO BD SI

Repositorio documental

BD SI

Doc. papelE-doc

E-doc

• Lógica de negocio • Gestión de workflow del documento

vivo.

• Repositorio de documentos propios, con remisión de doc-e finales a SDGD-i.

• Digitalización propia, con mecanismo de OCR o cod. de barras.

• Trazabilidad de atributos y flujos de negocio

• Gestión de versiones de doc-e vivos

Sist. Información

MEDIO/BÁSICO

SAN/NAS

Repositorios File SystemCENTERA

• Lógica de negocio parcial• Ausencia de repositorio de

documentos. • Actualización multiusuario a doc-e

Control de

versionesFlujo

documental WCM

Firma-e, CSVExpediente-e

Copias-eIntercambio-e

Metadatos e-EMGDE

Digitalización

Auditabilidad

Records

Mgment.

Reporting

Ciclo vida

doc-e

OCR, Cód. barras

Formularios

asociados a doc-e

Ctrl.

Accesos

OpenSocial

Conversión

Ctrl. Archivo físico

SDGD-gd: Módulos de Gestión Documental

“Funcionalidad que aplica a documentos vivos y cubre lógica de negocio. Uso de repositorio de SDGD como único almacenamiento.”

SDGD-i: Módulos de Interoperabilidad

“Elementos básicos para cumplir con NTIs del ENI (LAECSP). Parte de documentos cerrados de archivo. Despliegan muchos de los servicios básicos de herramienta de gestión documental : búsquedas, trazabilidad, modularidad, ...”

Búsquedas

Mod. Relacional.

Tablas



• Custodia de documentos electrónicos: repositorio

• Gestión de expedientes e interoperabilidad

• Administración y gestión de tramitación.

• Firma-e, Código Seguro de Verificación, transformación de formatos, etc.

• Trazabilidad y auditabilidad sobre los documentos y expedientes.

• Workflow: flujos de tratamiento sobre los documentos y expedientes.

• Aplicación de políticas de selección, transferencia, archivado longevo o de destrucción.

• Generación de copias electrónicas y conversión

• Asignación automática y manual de metadatos a partir de e-EMGDE.

• Digitalización de documentos

• Sistema avanzado de búsquedas de documentos basados en “appliances” Google – GSA-.

• Velar por la gobernanza del propio sistema documental: mantenimiento de tablas maestras, seguridad, protección de datos, …


• Interoperabilidad técnica

o Acceso sistémico multifabricante a través de CMIS

o Limitar el acceso a documentos y expedientes sólo cuando sea necesario.

o Acceso por WS y REST

• Mantener línea evolutiva de núcleo de gestión documental

o Distribución NTI-AP

• Transferencia automática de soportes de almacenamiento en función de calendarios de conservación: ILM (Information Lilfecycle Management)

• Gestión de transferencias a Archivo Histórico y eliminación

• Administración de ubicación física a los expedientes a papel

• Integración con Registro Electrónico de DGT

• Añadir inteligencia a los documentos a través de códigos 3D

• Capacidades de Web Content Management – WCM – para integrar con sede electrónica

Aprovisionamiento documento

Acceso externo a documento

Seguimiento del trámite con VºBº


• Evolución hacia desplegar en Cloud

o Inicialmente, entornos de PREproducción y seguir evolucionando…

• Widget / gadget para integración con escritorios para tareas pendientes, nuevos documentos, ...

• Documentos multimedia

• Motor y configurador de trámites y workflow

• Múltiples directorios de usuarios: LDAP, OpenSocial

• Visor de documentos y expedientes electrónicos conforme NTI

• Análisis semántico de los documentos y sus relaciones

• Sistema de reporting analítico. Data Wharehouse

• Wikis y calendarios compartidos sobre flujo documental

• Socialización de los documentos: publicación de documentos a través de redes sociales: LinkedIn, YouTube, Facebook.

• Acceso documental a través de dispositivos móviles: Android, iPhone/iPad.


• No hay soluciones únicas…

• Se requiere un respaldo institucional de la organización. Es un sistema crítico, sobretodo como repositorio en la fase activa.

• Respaldo total al ENI y sus Normas Técnicas. Modelo de identificación de documentos y expedientes incluso sin requerir interoperabilidad.

• Un sistema de Gestión Documental es más amplio que un ECM/DMS, pero éstos son una buena base de partida.

o Mantener su línea evolutiva de versiones.

o Racionalizan del gasto y benefician el time-to-market

o Colaboración público / privada … intereses alineados! -> distribuciones

o Distribuciones sectoriales: MoReq, DOD1015.2, ISO 154891, NOARK 4, PROS 99/007, ... ENI-AP?

• Profundizar en un ciclo de vida integral que cubra desde fase activa hasta el archivo histórico.

• La Gobernanza del sistema es fundamental para coordinar armonizar todas las áreas funcionales.

• Han de madurarse los procesos electrónicos, los basados en papel están más consolidados

• Buscar optimización, eficiencia y eficacia: mantener línea sw libre, cloud, ...

• Excelente trampolín para alinearnos con estrategia OpenData … se convierte en un proyecto tecnológico de reingeniería y gestión del cambio….


¡Muchas gracias!

Alfonso Berral

Jefe de Servicio

Dirección General de Tráfico

[email protected]


Hoy....

• Falta de responsabilidad clara sobre la Unidad de Gestión Documental. Documentalistas, más centrados en archivo físico.

• Sólo en un máximo del 28% es liderado por el CIO

Fuente:


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Expediente-e y archivo-e en DGT