Encuestas de Excel

Para crear encuestas en Excel, primero se debe acceder a la cuenta de correo e ingresar a OneDrive

En OneDrive se da clic en nuevo y aparecerán los diversos recursos se pueden crear, en este caso se selecciona encuesta de Excel

Aparecerá un cuadro de texto para asignar el nombre a la encuesta y luego se da clic en crear.

Aparecerá nuevamente una ventana para poner empezar a editar la encuesta. Se debe colocar el nombre, descripción de la encuesta y luego se puede iniciar a introducir las preguntas.

Para ingresar preguntas, se debe dar clic en introducción de preguntas, aparecerá una ventana con campos que se deben llenar para generar cada una de las preguntas.

En la parte de tipo de respuestas, se puede elegir la que se adecue al tipo de pregunta, a cada una se le puede asignar un tipo de respuesta distinto.

Para asegurar que cada una de las preguntas sea respondida, es importante seleccionar la opción obligatorio, de esa manera al usuario se le mostrará un mensaje en caso de que envíe la encuesta sin haber contestado todas las preguntas, por lo que deberá completar cada una para poder enviarla.

Al completar la cantidad de preguntas deseadas se da clic en Guardar y ver

En una ventana emergente, podremos observar el diseño de la encuesta de la manera en que el usuario que la va a responder la visualizará.

Podemos observar que en el fondo de la pantalla se visualiza el documento de Excel con las preguntas de la encuesta, este documento es el que estará recopilando las respuestas.

En caso de que se desee hacer cambios en la encuesta se debe dar clic en la opción editar encuesta.

Si la encuesta ya está lista para ser enviada se debe dar clic en compartir encuesta.

Aparecerá una ventana emergente que nos brindará un link, el cual se debe compartir vía correo electrónico para que el usuario a quien va destinada la encuesta pueda llenarlo.

Si por alguna razón necesitamos hacer una corrección en la encuesta, podemos ingresar desde este documento a la opción de editar, para ello nos dirigimos al menú inicio y luego hacemos clic en la opción Encuesta, la cual nos brindará diversas opciones, entre ellas la de poder editar.

Conforme los usuarios respondan la encueta, el archivo de Excel se alimentará de la información recibida de manera automática y la recopilará en forma de tabla para que pueda tabularse .

Este archivo se puede descargar para trabajarse de manera local.

Tablas

Si se cuenta con un documento que contiene recopilación de datos que aún no están en un formato para poder tabularlos, puedo utilizar la opción de tabla que se encuentra en el menú insertar

Se elige la opción de tabla y aparecerá una ventana emergente

En la ventana emergente, de manera automática Excel reconocerá las filas y columnas que contienen información lo cual se puede observar con la línea punteada, en caso de que no reconozca su totalidad se debe seleccionar todas las celdas que se deseen y se da clic en aceptar.

Cuadro de selección de celdas

Línea punteada

La información seleccionada se mostrará en una tabla con todos celestes y en la primera fila se podrá observar que en cada celda aparece un pequeño botón gris.Es importante que la primera fila del documento sea el nombre de la pregunta o del tipo de contenido que se desee filtrar.

En el caso que el documento ya cuente con esta vista de tabla (como el archivo de respuestas que se genera con las encuestas de Excel), ya no se deben realizar los pasos anteriores. Por lo tanto el documento está listo para poder tabular la información. Para ello se debe dar clic en el ícono gris de la celda, el cual desplazará un menú de opciones

Si deseo filtrar la información por el tipo de contenido de las celdas, ya sea por respuestas o datos en común, lo puedo hacer seleccionando una de las opciones que me aparecen en el menú.

Para ello debo dar clic en el cuadro que está a la par del dato que se desea, en el cual quedará marcado con un cheque, el resto de opciones deben quedar en blanco, luego clic en aceptar y podrán observar que se reduce la cantidad de filas en el documento, ya que solo mostrará las que tengan la opción seleccionada.

Si deseo observar todas las filas nuevamente, debo dar clic en todas las opciones activando el cheque para que se muestren todas.

Si se desea filtrar la información por orden alfabético, lo puedo hacer dando clic en la opción de A a Z, puedo hacerlo de forma ascendente o descendente

Gráficodinámico

Al igual que la tabla, el gráfico dinámico se encuentra en la pestaña insertar, esta se puede utilizar desde un archivo que cuenta con un formato de tabla o solo con la recopilación de datos debidamente organizados.

Si se tiene la información en una tabla, al dar clic en la opción gráfico dinámico automáticamente reconocerá todas las celdas de información, en caso contrario se debe seleccionar las celdas (clic sostenido) que se desean trabajar y luego clic en aceptar.

Al dar clic en aceptar se creará una nueva hoja en el archivo, la cual aparecerá a la par de la hoja en donde están los datos, se puede observar una tabla y diversas opciones que servirán para poder graficar la información.

A mano derecha se pueden observar los campos que se utilizarán para manejar la información, lo primero que se observan son las preguntas o enunciados a tabular, luego aparecen 4 opciones para posicionar la información de manera que esta se representará en un gráfico y en un informe desglosado.

Al seleccionar una de las preguntas para graficar, automáticamente podemos observar a mano derecha las categorías de los datos, tanto en el informe y en la gráfica, sin embargo aún no se muestra una gráfica porque se necesita arrastrar los campos que se desean mostrar .

Por lo tanto con clic sostenido se arrastra la pregunta seleccionada al campo de valores para que este se muestren los datos recopilados en la gráfica y en el informe

Dentro del campo del informe se puede filtrar la información (de la misma manera que una tabla) antes de graficarla, al dar aceptar se podrá observar automáticamente en el informe y en la gráfica.

De esa manera se puede observar la información filtrada, además se puede cambiar y modificar el diseño de la gráfica de la manera que se desee.