Gestión de documentos [Cómo encontrar SIN organizar] (Ricardo devis)

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CÓMO ENCONTRAR SIN ORGANIZAR

Ricardo Devis

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ME PRESENTO

[email protected] Devis

© 2006-2014 Ricardo Devis e-Píldora corporativa

Gestión de Documentos:Cómo Encontrar sin Organizar

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LA COMPULSIÓN CLASIFICATORIACausas

Efectos

Problemas

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CAUSAS Y CONDICIONES

• Clasificar es humano: es decir, es parte de la condición humana, como errar.

• Se clasifica para comprender el mundo, fragmentándolo.• Regla del siete más menos dos (7+-2): Una persona sólo puede retener

en su memoria a corto plazo un máximo de cinco a nueve elementos.• O, mejor, un máximo de tres conjuntos con tres elementos cada uno.

• La reflexión “todavía no esta listo para ser desechado, quizá le dé alguna utilidad en el futuro” es… ¡un implante genético!



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EFECTOS

• Todas las cosas a nuestro alrededor se amontonan (y muchas veces olvidan) bajo un epígrafe clasificatorio, que no suele ser tan bueno como pensamos:

• Asuntos Urgentes• Asuntos que se Arreglan Solos• Documentos que veremos después• Cosas sin clasificar

• …o, simplemente, anidan en esquemas de clasificación complicadísimos y bien profundos:

• Comida almacenada por orden alfabético de su ingrediente principal• Documentos archivados por proyecto/cliente (¡Eh! ¡Esto está bien! ¿No?)



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PROBLEMAS

• Se olvida demasiado rápida y fácilmente que el objetivo de una clasificación es poder utilizar o procesar aquello que se ha guardado/categorizado.

• Resulta emocionalmente gravoso utilizar un buscador cuando se ha puesto tanto esfuerzo en el sistema clasificatorio.

• Y, además, se piensa que los buscadores nunca serán tan precisos como la clasificación humana expresa

• …y se olvidan los procesos que la conducen (errores) y los criterios que la animan (siempre insuficientes para modelar la realidad completa)

• Pero, sobre todo, se pierde demasiado tiempo clasificando para luego frustrarse cuando no se encuentra lo que se necesita.



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DEFINICIONES

• Una Clasificación es una segmentación espacial, temporal o espacio-temporal del mundo

• …y depende del punto de vista del clasificador (las cosas no incorporan, como parte de su esencia, su propia clasificación).

• Un Sistema de Clasificación (SdC) es un conjunto de cajas (metafóricas o literales) dentro de las que pueden introducirse “cosas” para luego hacer algún tipo de trabajo con ellas,

• …burocrático o de producción de conocimiento.



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SDC: PROPIEDADES SIMPLES

• Los principios clasificatorios operativos han de ser consistentes y únicos.

• Uno de los más usado es el principio genético: se trata de clasificar las cosas por su origen y descendencia (Tort 1989)

• Las categorías son mutuamente exclusivas• Una rosa es una rosa, no una rosa a veces y una margarita otras.

• El SdC es un sistema completo• Un SdC debe dar total cobertura al mundo que describe: una enfermedad

en un historial médico tiene que pertenecer a alguna categoría



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NO TAN SIMPLE: E-SIMPLE

• Una librería puede estar clasificada según las propiedades anteriores (por ejemplo, por autores), pero cualquier adición las vulnera:

• Un estante de “best sellers”• Una zona de libros usados• Una promoción de textos de una editorial

• Pero… ¿ocurre lo mismo en el mundo electrónico?• No necesariamente, porque un conjunto de documentos puede estar sujeto a un

SdC formal, y sin embargo se puede operar con representaciones en otros ámbitos (como los atajos en Windows)

• Los bits ofrecen nuevas posibilidades• [Lo veremos en el apartado “Átomos y Bits”]



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¿PRODUCTIVIDAD?10 Creencias Populares

[C]reencias y [R]ealidades

Tácticas en Outlook [OI]

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10 CREENCIAS IMPRODUCTIVAS

• Demasiada información, demasiado rápido

• Demasiadas interrupciones en el trabajo diario

• No contamos con suficiente disciplina

• Debe guardarse todo (por si acaso)

• No se encuentra lo que se necesita cuando realmente se necesita

• Estar organizado cuesta demasiado tiempo

• La organización sofoca la libertad y creatividad

• Es difícil manejar la tecnología (y uno está para otras cosas, diantre)

• El día no tiene suficientes horas

• Somos desordenados (o desorganizados) por naturaleza



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DEMASIADA INFORMACIÓN

• [C] Tengo demasiados e-mails y no puedo con todos ellos

• [R] El volumen de correos electrónicos no es importante, sino la forma en que se organiza y procesa todo ese caudal. La técnica de las cuatro “D” (4Ds) [Delete, Do, Delegate, Defer] resulta particularmente efectiva.

• [OI] El principal objetivo es reducir “hasta cero” el número de e-mails de la Bandeja de Entrada, así como el complicado trasiego de mensajes



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DEMASIADAS INTERRUPCIONES

• [C] No puedo acabar a tiempo el trabajo diario porque tengo demasiadas interrupciones

• [R] Es posible reducir el número de interrupciones diarias si se establecen límites y períodos de control y acceso

• [OI] Los e-mails pueden incorporar (tal vez en la firma) la forma y el tiempo en que se estará accesible, así como los efectos de los mensajes recibidos en horas de asueto.



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CARENCIA DE DISCIPLINA

• [C] No soy una persona disciplinada, así que no seré capaz de hacer funcionar un sistema organizativo

• [R] El hecho de trabajar a diario demuestra disciplina. El problema es que se aplica a “otras cosas” pretendidamente más importantes.

• [OI] Se guardan tarjetas de visita, se toman notas, se realizan llamadas telefónicas a diario: cumplimos con nuestros compromisos. Se trata de reflejarlos en Outlook (tareas y calendario)



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ACOPIO COMPULSIVO

• [C] Debo guardarlo todo, porque nunca se sabe cuándo podré necesitarlo

• [R] Lo usual es que se tire/destruya la mitad de la información (no la basura) recibida.

• [OI] Lo importante es habilitar una zona de referencia para aquello que pueda servir en el futuro y, aparte, una zona de reciclaje (como la de MS Windows)

• …pues lo importante es la virtualidad de la destrucción, y no que ésta se produzca realmente



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¿GUARDAR O ENCONTRAR?

• [C] Gasto demasiado tiempo buscando información almacenada, y resulta frustrante

• [R] Establecer un “Sistema de Referencia” está al alcance de cualquiera, y ahorra una media de 50 minutos por día.

• [OI] La solución no es una estructuración exhaustiva y continua (explosión de carpetas), sino un esquema basado en objetivos y el uso (formación) en las capacidades de búsqueda de Outlook (on-the-fly y por carpetas especiales)



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PRODUCTIVIDAD COSTOSA

• [C] Montar un sistema de productividad personal [con-]lleva demasiado tiempo, y siempre tengo mucho que hacer

• [R] El esfuerzo de crear un esquema organizativo siempre (siempre) redunda en el ahorro futuro de esfuerzos… si se sigue.

• [OI] El problema de trabajar sin organización se da si tal anti-sistema… ¡funciona! (PUR).

• Si se preparan, sin embargo, “categorías” de Outlook, podrán ser utilizadas con facilidad y los resultados serán sorprendentemente eficientes.



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¿ORGANIZACIÓN = RIGIDEZ?

• [C] Los sistemas de organización de mi tiempo y tareas bloquean mi creatividad, pues matan mi espontaneidad

• [R] La organización inteligente soporta y fomenta la creatividad, precisamente por ocuparse de las cuitas rutinarias y dejar tiempo para el “slacking”

• [OI] La aplicación de reglas de coloreado o encaminamiento de los mensajes entrantes filtra los contenidos que no interesan (como el SPAM), dejándonos más tiempo para tratar los mensajes críticos. Aprendamos a confeccionar tales reglas.



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TECNOLOGÍA INALCANZABLE

• [C] Me lleva demasiado tiempo saber cómo puedo utilizar la tecnología, y finalmente me siento terriblemente frustrado con mi incapacidad (y con el gasto y esfuerzo realizado)

• [R] Cualquiera puede aprender a utilizar la tecnología con una adecuada formación (y recibir, por tanto, la satisfacción que supone su uso eficaz)

• [OI] La formación en Outlook es mucho más corta y sencilla que la equivalente en MS Excel o MS Word

• …y las reglas que gobiernan el e-mail son simples



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FALTAN HORAS EN UN DÍA

• [C] No cuento con el tiempo suficiente para abordar todas las cosas que quiero

• [R] El problema no es el tiempo, sino “decidir” qué hacer con el tiempo disponible

• [OI] Para saber el tiempo disponible hay que unir las tareas y citas derivadas de los sistemas de “recolección” de información en el calendario de Outlook

• …y para aprovecharlo hay que poder encontrar con facilidad las tareas ejecutables en el tiempo disponible (y para eso están las “categorías”)



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DESORGANIZACIÓN NATURAL

• [C] La capacidad de organizar[se] es un talento misterioso con el que nacen muy pocas personas, oculto en un gen familiar que yo no tengo

• [R] La organización es una de las capacidades más fáciles de aprender satisfactorias de poner en práctica.

• …pues cada pequeña cosa que funcione se aplicará después continuamente

• [OI] No existe la organización perfecta, pero Outlook nos permite cambiar con facilidad los contenidos de un sistema de referencia a otro.



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ÁTOMOS Y BITSOriginales y Copias

Del Papel al Ordenador

Cambio de Paradigmas

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ORIGINALES Y COPIAS

• En el mundo digital, una copia es indistinguible de su original (no una mala copia o una copia defectuosa o parcial, claro).

• Cuando se “mueve” un documento (Word o PDF, por ejemplo) en MS Windows entre distintos medios de almacenamiento (a un lápiz USB, por ejemplo), en realidad se copia y se elimina el original

• La copia de un disco de vinilo no es igual al original; la de un corte mp3 sí.• ¿Y si no se puede copiar?

• Obviemos esta tonta pregunta.

• Sugerencia: • Leer el libro “Superdistribution”, de Brad Cox



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DEL PAPEL AL ORDENADOR

• El mundo de los átomos no tiene porqué influir en la traslación de sus elementos a la dimensión digital

• …como la visión antropomórfica del universo humano no tiene porqué forzar a que los extraterrestres tengan ojos, manos o caminen sobre dos piernas.

• Ejemplos: • Calendarios en papel y electrónicos.• Cartas (postales) y e-mails• Escritorio de madera y escritorio en MS Windows



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CAMBIO DE PARADIGMAS

• El Universo de los Bits necesita de nuevos paradigmas• WIMP (Windows, Icons, Mouse, Pointer)

• Xerox Parc, MS Windows]• WYSIGYG (What You See Is What You Get)

• MS Office 2003• WYGIGYS (What You Get Is What You See)

• MS Office 2007• “No nos llames; nosotros te llamaremos”

• Holliwood Approach [políticas de suscripción]

• Una Referencia… ¿es un documento?• Comparar átomos y bits



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FICHEROS Y CARPETASFicheros, Directorios y Carpetas

Ficheros y Formatos

Propiedades de Ficheros

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FICHEROS

• Fichero: agrupación de información que puede ser manipulada de forma unitaria por el sistema operativo de un ordenador.

• Un fichero puede tener cualquier tipo de contenido (texto, ejecutables, gráficos, etc.) y posee una identificación única formada por un 'nombre' y un 'apellido', en el que el nombre suele ser de libre elección del usuario y el apellido suele identificar el contenido o el tipo de fichero.

• Así, en el fichero "prueba.txt" el apellido "txt" señala que se trata de un fichero que contiene texto plano.

• La extensión (“txt”, en el caso anterior) es sólo una sugerencia o indicación y no garantiza que el contenido del fichero se ajuste a tal condición.



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FICHEROS, DIRECTORIOS, CARPETAS

• Un Directorio no es un continente físico de ficheros, sino un fichero (y por tanto con un nombre asociado) especial, que el sistema de gestión de ficheros de cada sistema operativo asocia a otros ficheros (que, a su vez, pueden ser también directorios).

• Los sistemas de ficheros suponen el soporte de la asignación a éstos de espacio en medios de almacenamiento masivos (discos duros, cintas, etc.)

• Una carpeta es la interfaz jerárquica (usualmente gráfica) de un directorio• …y de ahí la frecuente confusión.

• Pues se trata de “una ilusión”



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FICHEROS Y FORMATOS

• El contenido de un fichero puede estar codificado de cualquier forma• Su lectura tan sólo depende de que exista al menos un programa que lo pueda

descodificar

• Cuando se trata de encontrar información interna de un fichero, hay que generar índices sobre los términos en él contenidos y sobre sus características de entorno

• …pero esto supone que se tiene que dar un programa o filtro que pueda leer el fichero

• Y es que, por ejemplo, no se pueden indexar los ficheros protegidos sin contar con la clave y con el programa que la aplique.

• Es importante elegir los formatos en razón de sus capacidades y posibilidades de indexación.



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PROPIEDADES DE FICHEROSLos ficheros incorporan un área adicional en la que se pueden dar propiedades preconfiguradas, e incluso se pueden insertar campos personalizados.

El objeto es permitir su búsqueda con más parámetros procurando información contextual sobre los ficheros.



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METADATOS: DE LAS PROPIEDADES A LOS ENVOLTORIOS

Metadatos

Envolturas de los Envoltorios

Ejemplo

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METADATOS

• Meta- (del gr. μετα-) elem. compos. • Significa 'junto a', 'después de', 'entre' o 'con'. Metacentro, metatórax.

• Dato (del lat. datum, lo que se da) m. Inform. • Información dispuesta de manera adecuada para su tratamiento por un

ordenador.

• Metadatos: Datos sobre los Datos• Por ejemplo: idioma, categoría a la que se adscribe la información (violencia

doméstica, noticia, derechos, restricciones de uso, etc.)

• Los metadatos representan una envoltura de la información que la clasifica de forma expresa de forma diferente a su contenido

• Explicar diferencia entre contenido y categorización externa (poner ejemplos).



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ENVOLTURAS LEJANAS

• Una ficha (de papel, sí; o electrónica) de un libro en una biblioteca pública lo categoriza y clasifica,

• …sin tener que escribir en sus páginas.

• Pueden darse diferentes sistemas de categorización o fichas explicativas sobre el mismo documento

• Así que… ¿por qué no montar tales fichas como páginas Web, que al final son también ficheros, separados de los documentos, que pueden ser indexados, leídos y que tienen un formato sencillo, directamente legible (en su mayor parte) por humanos y por los distintos navegadores?

• Bueno: ésta es una pregunta muy larga, pero plantea aspectos interesantes que desarrollaremos más adelante.



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EJEMPLO PERSONAL

• ¿Qué es “botella”?• “Ricardo Devis Botella está impartiendo este taller”• “Este taller proporciona una botella de agua a cada asistente”

• Veámoslo con metadatos• <nombre>Ricardo</nombre> <Apellidos>Devis Botella</Apellidos>

está impartiendo este taller• La búsqueda “apellido botella” encontraría la primera frase (o el archivo

que la contenga)

• Naturalmente una frase puede ser también un fichero• Todo depende de cómo se almacene



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LASTRES EMOCIONALESLa Carpeta “Mis Documentos”

La Papelera de Reciclaje

¿Automático o Amanuense?

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DUDA, PRESUNCIÓN E INTUICIÓN

• ¿Por qué los huevos se cuentan por docenas?• Razón Sumeria

• Utilizar bien los cubiertos es complicado• La Regla del Tenedor

• Algunos asistentes de MS Office prestan más ayuda que otros• Einstein es más amable que el Clip, pero el perro te da mejores consejos

• Los documentos electrónicos se mandan por e-mail• Áreas Compartidas y Políticas Restrictivas

• La búsqueda en la Web es inexacta• ¿Frente a qué?

• ¿Para qué sirve la carpeta “Mis Documentos”?• Veámoslo



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LA PROYECCIÓN EMOCIONAL

• Mis Documentos• Existe una carpeta por usuario en cada escritorio MS Windows

• C:\Documents and Settings\usuario\Mis documentos• Los documentos ofimáticos (MS Word, MS Excel, etc.) o las imágenes tienden a

almacenarse, por defecto, en esta carpeta• Entonces, ¿Por qué no se usa?

• Papelera de Reciclaje• Uso, reutilización y opciones

• Uso de Reglas y Carpetas Dinámicas frente a la labor manual• Ejemplo: e-mails clasificados en carpetas de clientes



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CLASIFICACIÓN Y CATEGORIZACIÓN BÁSICA: SHAREPOINT

Mis y Sus Documentos

Directorios Extendidos

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CARPETAS Y CATEGORÍAS

• “Mis Documentos” para lo mío y “Sharepoint” para todos• O, simplemente, Sharepoint para lo mío y para todos (explicar políticas)

• Los Directorios Extendidos de MS Windows suponen la asimilación intuitiva entre categoría y carpeta

• Las categorías pueden ser recorridas como si se trataran de carpetas, de forma que un documento puede “residir” en varias carpetas (aunque en realidad se encuentre en una sola, a efectos de su localización en el disco duro)

• Sobre Sharepoint va su buscador, y encima MSN Search.• Pero además se cuenta con versionado y técnicas pull/push (en lugar de

encontrar, que te encuentren)



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INDEXACIÓN Y MOTORES DE BÚSQUEDA

Cronología Web

Introducción a la Búsqueda Web

Estado Avanzado Actual

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REFLEXIONES INICIALES

• ¿Alguien no sabe qué es Google?• ¿Alguien lo sabe con certeza?

• ¿Alguno utiliza el buscador AlltheWeb?• Y… ¿por qué?

• ¿Para que se utilizan los buscadores Web?• ¿Qué es más importante: la creación de un sitio Web o su

promoción?• Y… ¿qué se debe abordar primero?

• Las búsquedas y los resultados… ¿tienen que ver con las tecnologías y técnicas empleadas en los sitios Web?

• ¿Por qué?



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UNA SEMBLANZA CRONOLÓGICA

• 1957: Creación de ARPA

• 1982: Estandarización en Internet de TCP/IP• IP (Internet Protocol) y direcciones

• Descomposición de la información en paquetes• TCP (Transmission Control Protocol)

• Control de recepción de paquetes

• 1990: ARPANET desaparece

• 1991: WWW aparece

• 1995: Explosión de ISPs

• 2006: e-Píldoras CEBEK© 2006-2014 Ricardo Devis

e-Píldora corporativaGestión de Documentos:Cómo Encontrar sin Organizar

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ESTRUCTURA DE “LA RED”

• El síndrome de la “Guerra Nuclear”, además de funestas películas en Hollywood, generó la necesidad (según RAND corporation) de una red descentralizada e imposible de apresar mediante golpes tácticos.

• Sorprendentemente la carencia de control centralizado dio lugar con gran celeridad a la auto-regulación prudente de contenidos.

• Internet ha sustituido el voto por la conexión



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¿CÓMO SE SOSTIENE INTERNET?

• Al principio el soporte de Internet fue ARPANET, que a su vez dependía de DARPA (Defence Advanced Research Projects Agency)

• En 1986 La NSF (National Science Foundation) de USA creó la NSFNET.

• Distintos organismos (como la NASA) añadieron capacitación al soporte básico de NSFNET.

• En 1995 NSFNET deja de ser el soporte de Internet, que pasa a depender de proveedores de servicios.



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SOBRE-INFORMACIÓN

• La información sólo existe cuando está disponible de forma adecuada y eficiente• ¿Dónde está mi media naranja? ¿Cómo puedo sintetizar drogas? ¿Qué tiempo

hace en Newark?

• La estructura libre de nodos sustancial a Internet troca difícil cualquier tipo de control centralizado de la información allí contenida.

• ¿Cómo haré saber que ya he llegado?

• Garantía, fiabilidad y seguridad están por desarrollar en Internet:• Así que dices que eres... Cindy Crawford, ¿eh?



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LOST AND FOUND

• ¿Dónde publicar en la era pre-web? ¿Por qué?

• ¿Dónde buscar?• Archie (derivado de “Archive Service”)

• Base de datos de servidores FTP y punteros a datos• Gopher (juego de palabras con “Go for”)

• Los castores de Minnesota te acercan los documentos• WAIS (Wide Area Information Servers)

• Las palabras clave son la clave

• Sobre editores y exceso de información

• ¿Y la Web?



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LA WORLD-WIDE WEB

• 1989: Tim Berners-Lee escribe una interesante propuesta en el CERN.

• 1990: Se acuña el nombre World-Wide Web y se crea un editor WYSIWYG para NeXT.

• 1993: Aparece el paginador “Mosaic” de NCSA, creado por Marc Andreessen’s, más tarde socio fundador de Netscape

• 1994: el WWW se introduce en los hogares

• 1995-1996: La web explota

• 2006: e-Píldoras CEBEK



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BÚSQUEDA EN LA WEB

• http://www.google.com

• http://www.alltheweb.com

• http://www.yahoo.com

• http://www.lycos.com

• http://www.altavista.digital.com

• http://www.excite.com

• http://www2.infoseek.com

• http://www.mckinley.com

• http://www.webcrawler.com © 2006-2014 Ricardo Devis


http://www.google.com/

http://www.alltheweb.com/

http://www.yahoo.com/

http://www.lycos.com/

http://www.altavista.digital.com/

http://www.excite.com/

http://www2.infoseek.com/

http://www.mckinley.com/

http://www.webcrawler.com/

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METABÚSQUEDA EN EL WEB

• http://www.metacrawler.com

• http://www.dogpile.com

• http://www.albany.net/allinone

• http://www.mamma.com

• Todo en uno:• http://ds2.internic.net/tools/meta.html



http://www.metacrawler.com/

http://www.dogpile.com/

http://www.albany.net/allinone

http://www.mamma.com/

http://ds2.internic.net/tools/meta.html

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LOS ÚLTIMOS ARTEFACTOS

• Yahoo!• LiveSearch

• http://livesearch.alltheweb.com/• Overture Search Term Suggestion Tool

• http://inventory.overture.com/

• Google• Google Suggest

• http://www.google.com/webhp?complete=1&hl=en• Google Trends

• http://www.google.com/trends• Google Notebook

• http://www.google.com/googlenotebook/



http://livesearch.alltheweb.com/

http://inventory.overture.com/

http://www.google.com/webhp?complete=1&hl=en

http://www.google.com/trends

http://www.google.com/googlenotebook/

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LA BÚSQUEDA SIMPLELentitud y Multitud

Búsquedas Restringidas

Palabras Reservadas

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LENTITUD Y MULTITUD

• Quejas y presunciones habituales:• ¿Buscar a través del menú “Inicio” de MS Windows? ¡Es muy lento!• ¿Google? ¡Da demasiados resultados!

• En los buscadores, los usuarios han ido gradualmente aumentado el número de términos utilizados en la caja de búsqueda

• …para así restringir los resultados en lugar de re-buscar sobre éstos• …pues parece que esta opción… ¡es muy lenta!

• Otra posibilidad es mejorar la capacidad de búsqueda• …utilizando palabras reservadas



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PALABRAS RESERVADAS GOOGLE

• Se trata de términos especiales que al añadirse a la búsqueda en Google causan que la búsqueda se condicione o restrinja a:

• el contenido de las páginas• el tipo de páginas• el formato de los documentos• el título de las páginas• un dominio concreto• etc.

• Su uso es palabrita:parámetro

• cache:• daterange:• filetype:• related:• info:• phonebook• intitle:• inurl:• intext:• inanchor:• site:• link:• stocks:



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BÚSQUEDA DE CORREOS ELECTRÓNICOS EN MS OUTLOOK

(>= 2003)Vistas

Taller Práctico Introductorio

Gestión Rápida de e-Mails

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EL CUADRO DE MANDOSOutlook… ¡desplegado!



56

LA VISTA MENSUALTodo a la vez



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EL CORREO ELECTRÓNICOTres paneles



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TALLER PRÁCTICO INTRODUCTORIO

• Revisión Contextual (Método ABC)• Correo Electrónico

• Migración desde MS Outlook Express• Herramientas

• Contactos• La importancia del estándar

• Calendario• La herramienta básica

• Tareas• Categorías y soporte de la productividad

• Notas



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GESTIÓN RÁPIDA DE E-MAILS

• Ordenación vs. Filtrado• Búsqueda Simple y Avanzada

• Dificultades y Simplezas [revisar más adelante]

• Carpetas de Búsqueda• Uso Típico• Personalización acelerada

• Reglas de Encaminamiento• Uso, aplicación y creación

• Problemas atisbados• El problema de la estructuración de directorios• El trasiego de mensajes• La confusión “buscada”: Sistemas de Referencia



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SISTEMAS DE REFERENCIADefiniciones y Diferencias

Almacenes

Jerarquías y Referencias

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DEFINICIONES Y DIFERENCIAS

• La principal diferencia entre un “Sistema de Acción” y un “Sistema de Referencia” es que este último almacena información de soporte y el primero información para actuar. Evidente, ¿no? ¡No, por lo visto!

• Información de Acción: datos que necesitas para poder actuar… ¡ahora!• Información de Referencia: aquel material que se accederá… ¡después!

Así que tiene que ser almacenado en un sistema prudente (donde “después” pueda encontrarlo

• ¿Cuántos sistemas de referencia usamos a diario? [Reflexión]



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¿ALMACENES? ¡SUGERENCIAS!

• Correo Electrónico• Lista de Carpetas de MS Outlook

• Contactos• Contactos de MS Outlook

• Documentos• Carpeta de “Mis documentos” (MS Windows)

• Documentos Compartidos• MS Sharepoint

• Notas• MS OneNote (o Notas de MS Outlook)

• Papel• Archivo Tradicional



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TÉCNICAS USUALES DE CONTACTOS

• Calificar los contactos por categorías

• Apuntar las direcciones en los contactos siguiendo las reglas

• Apuntar los cumpleaños y aniversarios

• Incluir las tallas de ropa de familia y amigos en sus fichas

• Reflejar las conversaciones mantenidas

• Recordar vacunas de niños y animales

• Establecer fechas de expiración de garantías y de teléfonos de soporte.



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JERARQUÍA DE CARPETAS

• La estructura de carpetas no debe crearse conforme se reciben mensajes y tareas, sino que debe ser anterior a éstos.

• Las carpetas de nivel más alto deben corresponderse con Objetivos• Si los objetivos no son claros, se necesitarán carpetas de roles y

funciones

• La composición arbórea resultante no puede depender de criterios volátiles o fácilmente mutables

• …pero tampoco de condiciones fijas a ultranza, como un rosario de nombres de contactos



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TRUCOS REFERENCIALES

• No debe utilizarse la Bandeja de Entrada como Sistema de Referencia [explicar seguidamente]

• …ni tampoco la de Elementos Eliminados

• Guardar los documentos en la carpeta de “Mis Documentos”

• Determinar qué guardar y qué borrar• Considerar los borrados lógicos

• Gastar tiempo en crear la Jerarquía de carpetas y en mantenerla actualizada

• El sistema debe ser simple (y el bosque poco frondoso)



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REFERENCIA ESTRUCTURAL OUTLOOK

• Debe crearse un fichero PST separado del de Acción (el inicial de MS Outlook) que contenga todos los documentos de referencia

• …y en especial el correo electrónico

• Igualmente podría llevarse el contenido de la carpeta “Elementos Enviados” a un PST separado.

• Crear una política de archivo

• Crear reglas de manejo de mensajes

• Crear carpetas de búsqueda dinámica



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LA BÚSQUEDA EN EL ESCRITORIO DEL PC

MSN Desktop Search

Yahoo! Desktop Search

Google Desktop

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LOS INDEXADORES MÁS FAMOSOS

• Google Desktop• http://desktop.google.es/

• Yahoo! Desktop Search• http://desktop.yahoo.com/ • Yahoo! Desktop Search Expansion Pack:

• http://desktop.yahoo.com/filetypes

• MSN Desktop Search• http://desktop.msn.es/ • Complementos (filtros de tipos de ficheros):

• http://addins.msn.es/



http://desktop.google.es/

http://desktop.yahoo.com/

http://desktop.yahoo.com/filetypes

http://desktop.msn.es/

http://addins.msn.es/

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MSN DESKTOP SEARCH

• Se instala en el Explorador la Barra de Herramientas MSN, con una caja de búsqueda Web.

• …y otras opciones, como un bloqueador de ventanas emergentes y un sistema de fichas (para manejar varias páginas Web desde la misma ventana del navegador)

• Se crea en la barra del sistema una caja de búsqueda en el escritorio

• …que funciona conforme se va escribiendo

• Se añade una caja de búsqueda instantánea en MS Outlook



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ACCESOS DIRECTOS (MSN) [I]

• Abrir un documento • @nombredelaccesodirecto,c:\(ruta del documento)\(nombre del documento)• @currículum,C:\currículum.doc• Para utilizar el acceso directo, escribir currículum

• Abrir un programa • @nombredelaccesodirecto,=[comando del programa]• @nota,=notepad.exe• Para utilizar el acceso directo, escribir nota

• Abrir un sitio Web• @nombredelaccesodirecto,direcciónpáginaweb• @hotmail,www.hotmail.com• Para utilizar el acceso directo, escribir hotmail



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ACCESOS DIRECTOS (MSN) [II]

• Realizar una consulta en la Web• @nombredelaccesodirecto, direcciónpáginaweb$w

• @valor,http://moneycentral.msn.com/scripts/webquote.dll?iPage=qd&Symbol=$w

• Para buscar una cotización de Bolsa, escribir valor msft@encarta,http://encarta.msn.com/encnet/refpages/search.aspx?q=$w

• Para encontrar artículos de la enciclopedia sobre Einstein en Encarta, escribir encarta einstein

• Para crear un acceso directo: Ctrl+S [explicar]



72

ACCESOS DIRECTOS (MSN) [III]

• Sugerencia: • Intentar realizar una búsqueda en un sitio Web, como por ejemplo,

http://encarta.msn.com.• Cuando se muestre la página de los resultados de búsqueda, los términos

de búsqueda deberán incluirse al final de la dirección Web en la barra de direcciones de Internet Explorer.

• Copiar la dirección Web, pero sustituir los términos de búsqueda por $w. • http://www.google.es/search?sourceid=navclient&hl=es&ie=UTF-

8&rls=GGLD,GGLD:2004-10,GGLD:es&q=$W• Utilizar esta nueva dirección Web para crear un acceso directo.



http://encarta.msn.com/

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YAHOO! DESKTOP

• Instala una barra de herramientas (otra más) en el navegador Web, con bloqueador de pop-ups, tabs (fichas), etc.

• Se basa en una aplicación dividida en tipos de ficheros (incluida una sección separada para ficheros incluidos en e-mails, otra de música, gráficos, contactos, etc.)

• Incluye un visualizador (y reproductor) de los ficheros encontrados en razón de la frase de búsqueda

• …o de la lista general por tipo de fichero.



74

GOOGLE DESKTOP

• Google pone a disposición de los usuarios un programa, separado de los otros ítems y add-ins y add-ons de la empresa

• …basado en los mismos algoritmos de búsqueda de su motor en la Web.

• Las búsquedas en la Web (con Google) se integran con las búsquedas del Desktop, sin mandar información alguna al exterior.

• Se instala un icono en la banda del sistema, que permite acceder con rapidez a una interfaz Web de búsqueda en el escritorio.



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BÚSQUEDA EN E-MAILS (GOOGLE)

• Se pueden usar las siguientes palabras clave: • Subject: - To: - From: - Cc: - Bcc: • [subject:colmena] ofrece todos los mensajes que contienen la palabra “colmena”

en el campo Asunto: . • [subject:“Camilo José Cela”] ofrece todos los mensajes que contienen la frase

exacta “Camilo José Cela” en el campo Asunto: . • [subject:(colmena cela)] ofrece todos los mensajes que contienen tanto

“colmena” como “cela” en el campo Asunto: . Ambas palabras deben aparecer en el campo Asunto:, pero pueden mostrarse en cualquier orden y no tienen que estar necesariamente una al lado de la otra.

• [subject:colmena cela] ofrece todos los mensajes que contienen la palabra “colmena” en el Asunto: y la palabra “cela” en cualquier parte del mensaje, incluido el cuerpo.



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BÚSQUEDA PLUS (GOOGLE) [I]

• Búsqueda de frases• Si se escribe toda o parte de la consulta entre comillas, Desktop sólo buscará elementos

que contengan exactamente dicha frase. Por ejemplo, si la consulta es [“Copyright 2006”], los resultados que ofrezca Desktop serán únicamente elementos que contengan dicha frase exacta.

• Un elemento que incluya las palabras de esta frase pero en otro orden, como “En 2006, solicité el copyright”, no aparecerá en los resultados.

• Búsqueda con el signo menos “-”• Cuando se coloca justo delante de una palabra, el operador - hace que las búsquedas no

ofrezcan elementos que contengan dicha palabra. • Por ejemplo, los resultados de la búsqueda [murciélagos -vampiros] incluirían todos los

elementos de la caché de Google Desktop con la palabra “murciélagos” salvo aquellos que también contuvieran la palabra “vampiros”.



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BÚSQUEDA PLUS (GOOGLE) [II]

• Búsqueda con “site:”• Si se incluye el operador site: en la consulta, Desktop sólo mostrará resultados

provenientes del sitio web que se especifique. • Por ejemplo, una consulta realizada en Google Desktop de [ayuda site:www.google.com] sólo

mostrará las páginas de www.google.com que contengan la palabra “ayuda”.

• Búsqueda con “filetype:”• Se puede limitar el tipo de archivos que obtiene Desktop mediante el operador filetype: y

un argumento que sea la extensión de un tipo de archivo o bien el nombre completo de una aplicación de Office.

• Por ejemplo, si se busca [impuestos filetype:xls] o [impuestos filetype:excel], los resultados de búsqueda sólo incluirán los archivos de Excel que contengan la palabra “impuestos”.

• Si se busca [filetype:abc], los resultados sólo ofrecerán los archivos cuya extensión sea .abc.



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BÚSQUEDA PLUS (GOOGLE) FÁCIL

• Desde la página final de Google Desktop (en el navegador), pulsando en la opción “Búsqueda Avanzada” se accede a una interfaz gráfica muy sencilla que permite montar búsquedas sofisticadas sin tener que usar palabras clave.

• Igualmente, si se pulsa el hiper-enlace “Examinar cronología” se muestran los ficheros indexados en razón del momento de su inserción en la caché de Google Desktop.

• Claro que lo más fácil sigue siendo pulsar la tecla Control dos veces y acceder, en cualquier momento a la barra de búsqueda que aparece en el escritorio

• …en la que conforme se escribe aparecen los resultados en el desktop o se puede acceder al navegador.



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INTERFAZ: BÚSQUEDA AVANZADAMuchas opciones



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LAS PÁGINAS WEB COMO SUSTITUTAS DE LAS CARPETAS

Bases de Datos y Fusiones

Carpetas y Carpetas de Atajos

Páginas Web como Nexos

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BASES DE DATOS Y FUSIONES

• Las bases de datos y otro tipo de artilugios, programas software y estrategias sirven para clasificar la información con un sistema fijo (el que determina el diseño o estructura de la información según un criterio dado)

• …y también para unir y clasificar uniones de información según otros criterios diferentes.• Así, por ejemplo, el código de un artículo en una factura se puede ligar con su descripción y con su

stock actual en un almacén dado.• …o un determinado conjunto de mobiliario y maquinaria de oficina puede asimilarse a un

departamento concreto en una empresa (lo que supone una clasificación adicional de tales elementos).

• Se trata de aumentar el número de relaciones y clasificaciones de la información almacenada.

• …pero se requiere comprensión de las tablas en la base de datos y de sus relaciones, programación, diseño de interfaces gráficas, listados, etc.

• O sea: se requiere mucho mucho esfuerzo para añadir clasificaciones.



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CARPETAS Y ATAJOS

• Las carpetas (del sistema de ficheros de, por ejemplo, MS Windows) representan una forma similar (pero más mundana, más sencilla) de generar el mismo efecto

• …pero con ficheros/documentos en lugar de registros.

• Así, se suelen archivar ficheros en una estructura de directorios fija (la que el usuario o la empresa considere más importante –lo que no indica que sea la más idónea)

• …y luego cabe crear carpetas que contengan atajos (shortcuts) a los documentos anteriores

• Pero el trabajo de mantenimiento es continuo, tedioso y sujeto a errores difíciles o imposibles de apreciar o corregir totalmente.

• …pues hay que llevar a mano los accesos de los ficheros a los directorios (considérese el trabajo a realizar cuando se cree una nueva clasificación/carpeta)



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PÁGINAS WEB COMO NEXOS

• Si las páginas Web son fáciles de crear (hasta el punto que existen iniciativas actuales –como Google Base: http://base.google.com/ que, en lugar de publicar, indexan en la Web ficheros de todo tipo que se les manden)

• …¿por qué no utilizarlas como si fueran “carpetas extendidas”?• Es decir, si en una página Web se incluyen hiper-enlaces a determinados

ficheros, más explicaciones detalladas sobre el sentido de la página misma y el contenido de los documentos, la indexación de tal página generará información más rica que la equivalente en una carpeta.

• Ejemplo: fichas guía en sitios Web municipales



http://base.google.com/

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ARTEFACTOS DE INDEXACIÓNMáquinas Pequeñas

Grandes Máquinas

Programas (Asuntos Técnicos)

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MÁQUINAS GOOGLE

• Google Mini:• http://www.google.es/enterprise/mini/index.html

• Se trata de una máquina que indexa todos los documentos (que pueden ser de 220 tipos diferentes) de un sitio Web o red corporativa, hasta un límite de 100.000, 200.000 ó 300.000 ficheros, del que dependerá su precio (£1.995, £3.995 y £5.995, respectivamente).

• Google Search Appliance:• http://www.google.es/enterprise/gsa/

• Para más de 300.000 documentos o más de 25 consultas por segundo.



http://www.google.es/enterprise/mini/index.html

http://www.google.es/enterprise/gsa/

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PROGRAMA LUCENE

• Lucene (un proyecto Apache: www.apache.org)• http://lucene.apache.org/• Un paquete de programación en Java

• http://lucene.apache.org/java/docs/index.html• Apache Lucene es un biblioteca, codificada en Java, que implementa un

motor de búsqueda de texto con todo tipo de características.• Se trata de una tecnología adecuada para cualquier aplicación que

requiera búsquedas en el contenido de textos, para cualquier plataforma• Apache Lucene es un proyecto de código abierto que se puede

descargar gratuitamente.



http://www.apache.org/

http://lucene.apache.org/

http://lucene.apache.org/java/docs/index.html

http://www.apache.org/dyn/closer.cgi/lucene/java/

87

APLICACIONES PRÁCTICASPor Dónde Empezar

Cómo Seguir

Implantación de Políticas

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CATEGORIZACIÓN DE CATEGORÍAS

• A fin de organizar las tareas recogidas en categorías: (ninguno), debemos identificar categorías con las que clasificar, gestionar y completar los compromisos.

• Las categorías pueden ser de dos tipos• Planificación

• Objetivos Esenciales, Proyectos de Soporte y Reuniones 1:1• Acción

• Conjunto de PAEs (Próximas Acciones Estratégicas)



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CATEGORÍAS SUGERIDAS

PLANIFICACIÓN

• .Objetivos: Negocios• .Objetivos: Personal• .Proyectos: Negocios• .Proyectos: Personal• 1:1 Reuniones

• 1:1 Recesvinto• 1:1 Edurne Errazti• 1:1 …

ACCIÓN

• PAE Llamadas

• PAE Ordenador

• PAE Despacho

• PAE Ambulante

• PAE Casa

• PAE Online

• PAE En Espera

• Ya Veremos© 2006-2014 Ricardo Devis


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TENDENCIASLa Web Semántica

Las Iniciativas Comerciales

El Fin de la Gestión Documental

http://www.semanticweb.org/

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REFLEXIONES FINALESConclusiones y Proyecciones

Taller : Foro de Discusión

Cuestión de Adaptación

Technology

Gestión de documentos [Cómo encontrar SIN organizar] (Ricardo devis)