Guí a Excel

Para aprender a sobrevivir y empezar a sacarle el jugo.

Introducción

Excel es una hoja de cálculo (Ilustración 1), en la cual se combinan las capacidades de una hoja de cálculo normal

(una calculadora), una base de datos (tablas y listas), un programa de gráficos bidimensionales y

tridimensionales, el Internet, un lenguaje propio de programación (VBA) y la generación de macros (funciones

programables y repetitivas), todo dentro de la misma aplicación.

Una hoja de cálculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener:

Texto,

valores numéricos, fechas y datos horarios,

fórmulas o funciones matemáticas, que permiten determinar el valor de esta celda en función,

o los valores de otras celdas.

Además, Excel contiene un gran número de utilidades para introducir, formatear y presentar total o

parcialmente el contenido de las hojas de cálculo.

Ilustración 1

Descripción de la pantalla de Excel.

Básicamente la pantalla de Excel está dividida en (Ilustración 2):

1. Barra de Título: indica el nombre del documento.

2. Barra de herramientas de acceso Rápido, programable para agregar comandos personalizados.

3. Barra de Menús y herramientas: agrupa las herramientas más comúnmente usadas en categorías.

4. Barra de Referencia y función: indica en qué posición está la selección y si contiene una función o

fórmula.

5. Zona de trabajo: cada una de las zonas delimitadas se llaman celdas y se les asocia una coordenada,

primero una letra (columna) y un número (fila).

6. Barra de hojas: indica en que hoja se está trabajando permite moverse entre ellas.

7. Barra de Estado: permite ver si están realizadas las operaciones, además de contener botones rápidos

para facilitar la visualización

Ilustración 2

Barra menús y herramientas.

Esta es la barra más amada y odiada por quienes usamos Excel, ya que desde la versión 2007 ha cambiado para

utilizar la interfaz ribbon, una interfaz que categoriza las herramientas y permite utilizar las más comunes de

manera rápida, incluso, actuando de manera inteligente según lo que seleccionemos.

Para acceder a lñas distintas barras basta hacer click sobre el título de ellas

Barra Archivo: incluye las funciones más comunes para abrir guardar y trabajar con las propiedades de

nuestro archivo (Ilustración 3)

Ilustración 3

Barra Inicio: incluye las funciones más comunes, como formato de texto y estilos, además de otras

opciones (Ilustración 4).

Ilustración 4

Barra Insertar: básicamente engloba todas las posibilidades de incorporar contenido a nuestra hoja de

calculo, desde imágenes, tablas, vínculos, ecuaciones, etc. (Ilustración 5)

Ilustración 5

Barra Diseño de página: Permite diseñar la forma y el tamaño de la hoja, entre otras opciones

(Ilustración 6).

Ilustración 6

Barra Fórmulas: organiza las funciones Excel y permite utilizar herramientas sobre ellas (Ilustración 7).

Ilustración 7

Barra datos: Permite realizar importaciones, y ordenar los datos desde casi cualquier fuente (Ilustración

8).

Ilustración 8

Barra Revisar: Permite revisar por un usuario que la hoja esta correcta, tanto semántica, gramática

como lógicamente; además permite la revisión entre distintos usuarios y la protección de la hoja

(Ilustración 9).

Ilustración 9

Barra Vista: Permite escoger que queremos ver y como queremos verlo (Ilustración 10).

Ilustración 10

Otras barras: Se agregan como complementos, o al seleccionar un tipo de añadido estas aparecen en

demanda, como la barra de herramienta imágenes (Ilustración 11).

Ilustración 11

Funciones generales de Excel.

Las Funciones son la principal característica de una Hoja de Cálculos. El primer paso para exprimir al máximo el

potencial de Excel es conocer y dominar todas sus funciones para armar todo tipo de plantillas y modelos a

medida.

Para entender como es una función veamos un sencillo ejemplo con una de las funciones más utilizadas, la

función SUMA.

Ejemplo: en el rango A1:A6 (Ilustración 12) tenemos una serie de números y queremos sumarlos. Podríamos

hacerlo celda por celda como se muestra en la celda A7 (Ilustración 13) o también con la función SUMA como se

muestra en la celda A7 (Ilustración 14); además podemos seleccionar un rango de datos como se muestra en la

celda A7 (Ilustración 15). El resultado es el mismo (Ilustración 16), pero vemos que es más cómodo usar la

función SUMA que nos permite seleccionar todo el rango de la suma en vez de tener que sumar cada celda por

separado.

Ilustración 12

Ilustración 13

Ilustración 14

Ilustración 15

Ilustración 16

Funciones y fórmulas. Algunas personas hablan de funciones o fórmulas de forma indistinta. Si queremos ser un poco más precisos

podríamos discriminar mejor ambas definiciones.

Función Excel: una función es un cálculo predefinido (Ilustración 17, Ilustración 18).

Fórmula Excel: una fórmula puede abarcar operaciones entre celdas o combinaciones de funciones

(Ilustración 19). “El usuario las arma a medida y según la necesidad” (Excel permite incluso programar

tus fórmulas más utilizadas para utilizarlas como una función).

Ilustración 17

Ilustración 18

Ilustración 19

Sintaxis funciones y fórmulas. La sintaxis de una función se refiere a “cómo debemos escribirla”.

1. Todas las funciones comienzan con el signo "igual",

2. Luego se escribe el nombre de la función,

3. Entre paréntesis se escriben sus argumentos (cambian según la función que utilicemos)

4. Y finalmente se presiona la tecla intro o enter para obtener el resultado

Ejemplo: En la celda A8 (Ilustración 20) hemos escrito una función sencilla ver su sintaxis.

Ilustración 20

Normalmente los parámetros dentro de una función están separados por un punto y coma “;”

Insertar funciones. Existen diversas formas de insertar una función en una celda.

Desde el menú Fórmulas: de esta forma se abre el Cuadro de Diálogo de funciones donde puedes elegir

la Categoría, la Función y finalmente completar sus argumentos (Ilustración 21).

Ilustración 21

Este es el modo más adecuado para usuarios primerizos ya que las funciones son llamadas desde un cuadro de

dialogo que te indica que parámetros necesitas rellenar para obtener el resultado, indicándote de manera

directa, con una definición que es ese parámetro (Ilustración 22).

Ilustración 22

Desde el botón Fx de la Barra de Fórmulas: Esta forma es similar a la anterior, porque también abre el

Cuadro de Diálogo de funciones (Ilustración 23).

Ilustración 23

Puedes habilitar esta opción desde el menú Vista > Barra de fórmulas

Haciendo doble clic en la celda y escribiéndola manualmente: una vez que conozcas y domines las

distintas funciones verás que esta es la forma más cómoda (¡Error! No se encuentra el origen de la

referencia.).

Ilustración 24

Cuando escribes una función de forma manual, Excel muestra unas etiquetas que te irán indicando los

argumentos que debes completar al vuelo de manera automática.

Editar funciones. Una vez que has armado tu función, tienes distintas formas de editarla, revisarla y realizarle cambios.

Posicionado en la celda con la función, haz doble clico presionando la tecla F2 (Ilustración 25).

Ilustración 25

Posicionado en la celda con la función verás que la misma aparece en la Barra de Fórmulas. Haciendo

clic dentro de la misma también puedes editar la función (Ilustración 26).

Ilustración 26

Posicionado en la celda con la función, puedes presionar MAYUSC + F3 para abrir el cuadro de diálogo

de la función (Ilustración 27).

Ilustración 27

Para salir del modo edición utiliza la tecla ESC.

Copiar fórmulas y funciones Si queremos replicar una función o fórmula a muchas celdas solo necesitas armar la primera celda (Ilustración

28) y luego copiar la fórmula o función (Excel irá cambiando la referencia de celdas automáticamente).

Básicamente la forma más sencilla para realizar este procedimiento es arrastrar el borde de la celda (Ilustración

29) con la fórmula hasta las posiciones que queremos completar (Ilustración 30).

Ilustración 28

Ilustración 29

Ilustración 30

Luego de realizar esta acción aparece un botón de opciones para que escojas si quieres copiar las celdas, el

formato, o las celdas con formato (Ilustración 31).

Ilustración 31

Referencias Cuando escribes una función, los argumentos de la misma hacen referencias a celdas o a rangos. De esta manera

es posible armar una función y copiarla a otras celdas dado que Excel ajusta automáticamente las filas y

columnas de la misma. Sin embargo, dependiendo del caso, muchas veces te interesará copiar funciones pero

manteniendo fijas las filas, las columnas, ambas a la vez o un dato.

Si pones el signo $ a la izquierda de la letra de la columna o del número de fila, dicha referencia quedará FIJA

cuando copies la función a otras celdas. De esta manera puedes dejar fijo lo que tú desees (Ilustración 32).

Ilustración 32

Referencias para copiar el valor de una celda

Para una celda en particular de una misma hoja

Podemos referenciar una valor de una celda en una fórmula o función, pero a veces necesitamos referenciar

todos los valores de una tabla para evitar copiar y pegar, o porque estamos cambiando los datos de esta, y

tendríamos que cambiarlos en múltiples celdas.

En estos casos lo único que debemos hacer es copiar la dirección de la celda, acompañándola de un signo “=” al

comienzo (Ilustración 33).

Ilustración 33

Para una celda en particular de otra hoja

Para referenciar una celda en otra hoja debemos indicar el nombre de la hoja acompañada de un signo “!”y la

celda a referenciar (Ilustración 34)

Ilustración 34

Etiquetas Son una función muy útil. La etiqueta cumple la función de mostrar la sintaxis y los argumentos de la función al

hacer clic sobre la misma. Esto es muy útil porque puedes escribir una función en una celda de forma directa y la

etiqueta te irá recordando los argumentos que debes introducir. Cuando domines el tema de las funciones verás

que esto es muy cómodo porque te permitirá evitar tener que abrir el Cuadro de Diálogo de Funciones.

Ejemplo: en una función cualquiera, haces 1 clic dentro de la función en la Barra de Fórmulas (o doble clic en la

celda) y verás que los rangos dentro de la función se pintan de color (Ilustración 35).

Ilustración 35

Fórmulas y funciones Anidadas Las fórmulas y funciones anidadas no son más que combinaciones de funciones. Esto quiere decir que puedes

armar una fórmula que contiene varias funciones juntas.

Las funciones anidadas te permiten hacer complejos cálculos en una misma celda, y de esta forma evitar tener

que realizar cálculos parciales o intermedios en otras celdas (Ilustración 36).

Ilustración 36

Funciones Matriciales Las funciones matriciales son funciones especiales, porque no se insertan en una única celda, si no que se

insertan en todo un rango al mismo tiempo. Esto permite a la función matricial devolver varios resultados

juntos.

Ejemplo: función matricial FRECUENCIA.

Para insertar una función matricial debes seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar todo el rango destino donde aparecerán los resultados E2:E5

2. Escribir la función matricial (Ilustración 37), “=FRECUENCIA(B2:B5; B2:B5)”

Ilustración 37

3. Presionar las teclas CTRL+MAYUSC+ENTRAR (Ilustración 38)

Ilustración 38

Al realizar correctamente la operación, verás que aparece la función entre paréntesis de llaves “{ }”

Funciones personalizadas Excel posee muchas funciones predefinidas, pero si no hay ninguna que te satisfaga, existe la posibilidad de

crear nuevas funciones a medida para resolver nuevos cálculos, no abarcados dentro de las funciones

predeterminadas.

Las funciones a medida se pueden crear con lenguaje de programación Visual Basis para aplicaciones (VBA),

también conocido como "macros".

Esta opción está escondida en las nuevas versiones de Excel ya que es para personas con un alto conocimiento,

pero puedes encontrar los botones de acceso en personalizar barra de herramientas de acceso rápido,

seleccionando la ficha programación (Ilustración 39)

Ilustración 39

Por lo extenso de este tema lo revisaremos en un capítulo por separado de esta guía… cuando me haga tiempo,

si no puedes buscar una guía de “macros” en internet…

Errores y advertencias en formulas y funciones. Si algo falla, o algo no sigue una secuencia lógica en tu hoja aparecerá un código de error, esté te dará

información valiosa sobre donde está el problema. Sólo debes presionar el botón de amarillo de advertencia

para que te explique cuál es el problema.

Ilustración 40

Tabla de errores comunes

Error Explicación

##### La celda es muy pequeña para mostrar el resultado

#¿NOMBRE?# El argumento utilizado está equivocado

#!DIV/0!# Se dividió por cero

#!N/A!# Excel no conoce esa fórmula

#!REF!# La referencia no existe

#!NUM!# Los valores no son números