Click here to load reader

Guia Excel Basico

  • View
    156

  • Download
    3

Embed Size (px)

Text of Guia Excel Basico

  • Pgina 1 de 33

    CURSO

    PRESENTA

    ISC. BALAM CAN PLCIDO

    DURACION

    40 HRS.

    FELIPE CARRILLO PUERTO, QUINTANA ROO, NOVIEMBRE DE 2014

  • Pgina 2 de 33

    NDICE

    CONCEPTO DE EXCEL ................................................................................................................. 3

    AMBIENTES DE TRABAJO DE LA HOJA DE CLCULO ............................................................... 3

    CINTAS BSICAS .......................................................................................................................... 4

    ESTRUCTURA DE UN ARCHIVO EXCEL ...................................................................................... 4

    DESPLAZAMIENTO EN LA HOJA DE CLCULO. ......................................................................... 7

    APLICACIN EN EL CAMPO LABORAL ........................................................................................ 7

    ACTIVIDAD 1. ............................................................................................................................. 7

    DESPLAZARSE AL INTERIOR DE UN ARCHIVO .......................................................................... 8

    INTRODUCIR DATOS .................................................................................................................... 8

    INTRODUCCIN DE VALORES NUMRICOS .............................................................................. 9

    INTRODUCCIN DE VALORES DE TEXTO ................................................................................ 10

    DAR NOMBRES A LAS CELDAS ................................................................................................. 10

    FORMATO DE CELDAS ............................................................................................................... 11

    MANEJO DE LA HOJA DE CLCULO .......................................................................................... 12

    CREACIN DE SERIES ............................................................................................................... 12

    TIPOS DE DATOS ........................................................................................................................ 14

    FORMATO DE CELDAS ............................................................................................................... 15

    UNIR Y DIVIDIR CELDAS ............................................................................................................ 15

    ACTIVIDAD 2. ........................................................................................................................... 17

    FORMULAS Y FUNCION ............................................................................................................. 19

    ACTIVIDAD 3. ........................................................................................................................... 21

    FUNCIONES EN EXCEL .............................................................................................................. 23

    ACTIVIDAD 4. ........................................................................................................................... 27

    ACTIVIDAD 5. ........................................................................................................................... 28

    GRAFICAR DATOS ...................................................................................................................... 30

    ACTIVIDAD 6. ........................................................................................................................... 32

    CONCLUSIONES ......................................................................................................................... 33

  • Pgina 3 de 33

    CONCEPTO DE EXCEL

    Excel es una aplicacin para crear hojas de clculo que est divida en filas y columnas, al cruce

    de estas se le denomina celdas sobre las cuales se almacena informacin (letras o nmeros) que

    podemos usar para realizar operaciones, tales como sumas, restas, multiplicaciones, divisiones,

    clculos financieros, estadsticos, de ingeniera, amortizaciones, etc.

    AMBIENTES DE TRABAJO DE LA HOJA DE CLCULO

    La pantalla principal

    La pantalla principal de trabajo de Excel 2010, es muy similar a la de cualquier otra aplicacin

    Windows Office 2010. Es de recordar que est estructurada por cintas de trabajo que van

    cambiando dependiendo la seleccin que se haga en el men principal. Las cintas se ubican en la

    parte superior de la pantalla del programa, en el centro est el rea de trabajo y abajo algunas reas

    de localizacin y operaciones rpidas.

    Los archivos de Excel se pueden gravar por defecto con la terminacin *.xlsx, a diferencia de las

    versiones anteriores si existen macros o cdigo la terminacin es *.xlsm. La estructura de un archivo

    de Excel , se compone de hojas inicialmente que se por defecto son tres (Hoja1, Hoja2, y hoja3),

    sin embargo esto se puede configurar. Al interior de cada hoja est el rea de trabajo que es la

    celda, organizadas por filas (identificadas con nmeros), y columnas (identificadas con letras).

  • Pgina 4 de 33

    CINTAS BSICAS

    Las cintas disponibles van cambiando dependiendo de las aplicaciones que se tengan abiertas o

    de las operaciones que se quieren hacer. Inicialmente las cintas por defecto son:

    Archivo: Guardar, informacin del archivo, imprimir y Opciones

    Inicio: Operaciones bsicas de visualizacin y formato

    Insertar: Objetos de ayuda de visualizacin e insercin.

    Diseo de pgina: Configuracin de pgina y ajustes de impresin.

    Frmulas: Biblioteca de funciones, auditoria y nombres de celdas.

    Datos: Herramientas de datos y ordenar y filtrar

    Revisar: Proteger el documento y comentarios.

    Vista: Ventanas, vistas de libro y mostrar.

    ESTRUCTURA DE UN ARCHIVO EXCEL

    Los componentes de un archivo EXCEL son:

    Hoja: es el rea de trabajo donde estn contenidas las filas y columnas. Las Hojas por defecto se

    denominan en orden, hoja1, hoja2etc., sin embargo se pueden cambiar el nombre con botn

    derecho del mouse o haciendo doble clic.

    Celda: Las celdas son al unidad bsica de almacenamiento de informacin el ella se pueden

    almacenar datos, formulas y ecuaciones. Su designacin bsica es una letra y un nmero por

    ejemplo C45, que quiere decir C la columna y 45 la fila donde est la celda. En algunos casos se

    puede dar nombre a las celdas o rangos.

    Columna: Su denominacin se hace con letras la A a la Z y estn dispuestas en vertical. Despus

    de la columna Z, nos encontramos con la columna AA, AB, AC... y as hasta la AZ. Seguidamente,

    comenzara la BA, BB... Y as hasta la ltima columna que es la XFD en la versin 2010.

  • Pgina 5 de 33

    Fila: Estn organizadas de forma horizontal, su denominacin es con nmeros, se numeran desde

    la 1 hasta la 1048.576 que es la ltima en la versin 2010.

    Libro de trabajo: conjunto de hojas. Al grabarlo, se crea un fichero con la extensin *.xlsx con todas

    las hojas que tuviese el libro. Ya que se pueden vincular datos de otros archivos en importante que

    la fuente de los datos conserven su ruta. (Archivo, directorio, carpeta, disco, computador etc.)

    Rango: cuando seleccionamos ms de una celda hablamos de un rango, por ejemplo, A1:A5

    significa que estamos afectando un rango formado por 5 celdas, ya que los dos puntos (:) significan

    hasta. En cambio, si nombramos a un rango A1; B5, afectamos solo 2 celdas (A1 y B5), ya que el

    punto y coma (;) significa y. Ms adelante, cuando veamos funciones, comprenderemos mejor

    este concepto.

    Controlador de relleno: es un pequeo punto de color negro que se encuentra en la esquina

    inferior derecha de la celda seleccionada. Cuando acercamos el mouse al controlador de relleno, el

    puntero toma la forma de una cruz negra fina y pequea. El controlador de relleno es muy til para

    copiar frmulas y rellenar rpidamente datos en una planilla.

    Etiquetas: las etiquetas identifican a las hojas de clculo. Si hacemos clic con el botn secundario

    del mouse sobre la etiqueta podemos cambiarle el nombre, el color, y otras acciones que veremos

    ms adelante.

  • Pgina 6 de 33

    Insertar hoja de clculo: de forma predeterminada, Excel presenta 3 hojas de clculo, pero desde

    este cono podemos agregar ms.

    Alineacin predeterminada de texto y nmeros: de forma predeterminada, los caracteres de

    texto se alinean a la izquierda, y los nmeros a la derecha. Excel reconoce como nmeros a los

    nmeros enteros, decimales, fechas y horas. Es decir, que pueden ser utilizados en operaciones de

    clculo.

    Diferentes punteros que opta el mouse en Excel.

  • Pgina 7 de 33

    DESPLAZAMIENTO EN LA HOJA DE CLCULO.

    APLICACIN EN EL CAMPO LABORAL

    Tareas de balances

    Creacin de presupuestos o previsiones

    Cotizaciones

    Facturas

    Estadsticas

    Hacer listados

    Tareas financieras.

    ACTIVIDAD 1.

  • Pgina 8 de 33

    DESPLAZARSE AL INTERIOR DE UN ARCHIVO

    Algunas formas de desplazarse por la hoja de trabajo es, picar o hacer clic dentro de la celda que

    queremos ubicarnos. Otras formas son:

    Movernos con las flechas o el enter solo de forma vertical y hacia abajo.

    Colocando el nombre de la celda a donde nos queremos desplazar en el campo nombre de

    la celda actual. Ver ilustracin No.1

    Por medio de la ventana Ir a, que se activa con Ctrl+i , o F5

    Ilustracin No. 1

    INTRODUCIR DATOS

    Existen diferentes tipos de datos que se pueden trabajan en Excel. Entre ellos datos; numricos,

    texto, fecha, entre otros. Estos pueden ser constantes a variables. Los constantes son datos que

    son nicos y no estn referenciados a otra celda o celdas, los variables son aquellos que cambian

    dependiendo otros datos.

    Frmulas. Un valor especial que hace referencia a celdas, nombres, datos, etc., y que producen

    un resultado. Las frmulas comienzan siempre con el signo de igual (=), algunas veces se pude

    empezar con el signo ms o menos pero no es aconsejable. Si modificamos el valor de una celda a

    la que la frmula est haciendo referencia, el resultado de la frmula vara automticamente.

    = SUMA (H3:H7): ejemplo de dato variable

    Ventas, 23/12/2011, ejemplo de dato constante

    Escribir texto

    Nos situamos en la celda que queremos almacenar informacin y escribimos directamente el texto,

    en algunos casos es importante revisar el idioma configurado en el computador para otras

    operaciones de edicin por ejemplo das semanas y meses del ao. Una vez escrito, podemos

    aceptarlo pulsando la tecla Intro o bien en la barra de frmulas pulsar el botn Introducir. Ver

    ilustracin 2.

    Ilustracin No. 2

  • Pgina 9 de 33

    Modificar y borrar el texto

    Para modificar el texto de una celda podemos, realizar varias operaciones:

    Situar el cursor en la celda y escribir directamente el nuevo texto.

    Situar el cursor en la celda y pulsar clic en la barra de frmulas.

    Pulsar doble clic en la celda del texto

    Situar el cursor en la celda y pulsar la tecla F2

    Para borrar el texto de una celda podemos:

    Situar el cursor en la celda y pulsar la tecla Supr.

    Ir a Edicin Borrar

    Pulsar el botn derecho y escoger la opcin Eliminar.

    INTRODUCCIN DE VALORES NUMRICOS

    La presentacin de los datos numricos est sujeta al tipo de formato que utilicemos. Por ejemplo

    si introducimos en una celda 6000000 es posible que se presente as o $6000.000,00 pesos. Ya

    que el tipo de dato condiciona las operaciones que podemos hacer es muy importante en la

    definicin del mismo. Algunos elementos del formato predefinido son:

    El punto (.) para separar los millares.

    La coma (,) para expresar decimales.

    El signo menos (-) para indicar cantidades negativas. stas se pueden indicar tambin

    entre parntesis.

    El signo del porcentaje (%)

    Otras consideraciones importantes a la hora de introducir valores numricos son:

    Lo datos fecha se pueden ingresar con signos de separacin como o /, sin embargo es

    importante tener en cuenta que no se confundan con las fracciones y que estn en el formato

    global de configuracin del software.

    Algunos mensajes de error contiene el smbolo de #, a excepcin del mensaje con #######

    solamente, que informa que la celda que contiene un nmero es muy corta para mostrar

    toda la extensin del mismo.

    Otro smbolo para informa a Excel que el dato es texto aunque est representado por

    nmeros como es el caso de un telfono o una cedula. Se antepone el smbolo (comilla)

    ejemplo 5936160. Esto llevar que este valor solo se podr tratar como texto.

  • Pgina 10 de 33

    INTRODUCCIN DE VALORES DE TEXTO

    Cuando introducimos un texto en alguna celda de Excel, el automticamente reconoce que la

    cadena de caracteres introducida es un texto y habilita las funciones de edicin para textos. Algunas

    funciones y aplicaciones tambin reconocen algunos nmeros dentro de la cadena.

    Introduccin de fechas y horas

    El dato fecha u hora se almacenan como nmeros de serie que Excel cuenta desde el da 1 de

    Enero de 1990 y dependiendo del formato que est definido se presenta de diferentes formas. El

    usuario puede introducir y presentar las fechas de varias formas:

    dd/mm/aa = 12/01/2012,

    dd-mmmm-aa = 12-diciembre-12

    dd/mmm/aaaa = 12/mar/2012

    etc.

    Las horas pueden representarse en formatos de 12 o 24 horas. Por ejemplo: 2:10 pm, 14:10 con

    segundos o una integracin de fechas y horas en un mismo dato o celda

    TIPS: Algunos datos recurrentes pueden ser presentados rpidamente con ayuda de la combinacin

    de teclas:

    Ctrl+Maysc+; La fecha actual

    Ctrl+Maysc+: La hora actual

    DAR NOMBRES A LAS CELDAS

    En algunos casos es necesario dar nombres especficos a las celdas o rangos, para diferentes fines

    como:

    Desplazarnos a esa celda o rango ms fcilmente

    Utilizar los nombres en una frmula o una seleccin lista desplegable

    Identificar mejor los rangos

    Por ejemplo: TRM, salario mnimo, cedula de los trabajadores.

    Para dar nombre a una celda es posible hacer cualquiera de estos dos procedimientos:

    a) Ubicarnos con el curso o con la seleccin del mouse en una celda o rango

    b) Ir al campo nombre de la celda actual, y colocar el nombre que identifica su contenido y

    c) Verificar que en la lista desplegable aparezca

    Y otra forma es utilizar el rea de trabajo Nombres definidos de la cinta Formulas

    1. Abrir la ventana de Nombres definidos dentro del rea de trabajo Administracin de

    nombres, ver ilustracin No. 3.

  • Pgina 11 de 33

    2. Y en la nueva ventana:

    Ilustracin No. 3

    3. Seleccionar Nuevo

    4. Llenar los datos de la Ventana Nombre de nuevo y Aceptar.

    FORMATO DE CELDAS

    Dependiendo de la informacin y de la forma como se ha de presentar la informacin contenida en

    una celda es necesario configurarla segn las necesidades. Esta configuraron puede contener tipo

    de dato, alineacin, fuente, Bordes, tramas y proteccin del documento. Para seleccionar los

    parmetros que se pueden cambiar: se seleccionan las celdas o rango que se quiere definir el

    formato y botn derecho del mouse. Ver ilustracin No. 4.

    Ilustracin No. 4

  • Pgina 12 de 33

    MANEJO DE LA HOJA DE CLCULO

    Cuando el cursor est situado en una celda o estamos seleccionando un rango, el puntero del

    mouse puede adquirir varias formas segn donde est situado. Por ejemplo, si lo situamos (sin

    pulsar clic) sobre la seleccin, el puntero del mouse adquiere una forma de cruz blanca. Esta forma

    significa que estamos en modo seleccin normal.

    Cuando se sita el puntero del mouse en la esquina inferior derecha de la celda o de la seleccin

    (sobre un punto negro) el puntero del mouse adquiere una forma de cruz negra. Esta forma indica

    que estamos en modo copiar o modo llenado. Si arrastramos la celda pulsando el botn izquierdo,

    realizaremos un llenado de celdas. Y si se arrastra con el oprimiendo el botn derecho aparece

    men de despliegue con diferentes acciones: ver ilustracin No. 5

    Ilustracin No. 5

    CREACIN DE SERIES

    Excel permite crear series de datos a partir del valor inicial de la primera celda o celdas, ya sean

    nmeros, textos numerados o patrones de calendario. Simplemente tenemos que utilizar el cuadro

    de llenado y Excel crear una serie automtica. Se selecciona el rango o la celda y se arrastra,

    hasta donde se quiere generar la secuencia.

    Un ejemplo de ello es hacer el encabezado con los siguientes datos: ver ilustracin No. 6

    Ilustracin No. 6

    Arrastrarlos con botn izquierdo del mouse manteniendo oprimido el botn. Ver ilustracin No. 7

    Si se arrastra con botn derecho aparecer el meno de seleccin para escoger el mtodo de llenado.

  • Pgina 13 de 33

    Pegado especial

    Esta orden se encuentra ubicada en la cinta de Inicio en el men de pegar. Ver ilustracin No. 8

    Ilustracin No. 8

    Esta accin nos permite realizar pegados ms especficos que con la orden Pegar habitual. Y es el

    caso donde queremos copiar solo los datos sin copiar las formulas en otra posicin o en una hoja

    nueva.

    Otra posibilidad de este orden es copiar el formato de una celda sin su contenido, transponer celdas

    verticales a Horizontales, pegar vnculos, etc. Esta orden depender de los elementos que tenga en

    el portapapeles existen, por supuesto otras posibilidades de pegado especial.

    Otras posibilidades de pegado de documentos se pueden seleccionar de la ventana de pegado

    especial. Ver ilustracin No. 9

    Ilustracin No. 9

    Buscar y remplazar datos

    Una de las caractersticas importantes de edicin con Excel es la posibilidad de buscar algn dato

    en el libro de trabajo desde Edicin Buscar. En esta pantalla adems de buscar podemos

    remplazar datos o smbolos, una de esas aplicaciones muy utilizada es la de cambiar puntos (.) por

    (,) comas. Ver ilustracin No. 10

  • Pgina 14 de 33

    Ilustracin No. 10

    Seleccionar todos los datos de la hoja

    Una opcin rpida para seleccionar para modificar el tamao de las celdas, formato, copiar los datos

    o borrarlos, es utilizar la seleccin de toda la hoja de trabajo. Pulsa en el cuadro de la esquina

    superior derecha (encima de los rtulos de las filas y a la izquierda de los rtulos de las columnas).

    Vers que toda la hoja queda seleccionada. Ver ilustracin No. 11

    Ilustracin No. 11

    Se obtiene el mismo resultado que con Ctrl+e

    TIPOS DE DATOS

    Ya se haba mencionado del tipo de formato de datos, ahora se explica los dos tipos de datos

    dependiendo su relacin con la posicin, estos pueden ser Valores Contantes y Valores Variables

    o frmulas.

    VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede

    ser un nmero, una fecha u hora, o un texto, esta no vara cuando cambian otras celdas.

    FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas,

    nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden

    realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc...

    En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y

    funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.

  • Pgina 15 de 33

    FORMATO DE CELDAS

    Las caractersticas de formato de celdas son importantes para hacer una buena presentacin o

    identificar valores que son importantes. Adems all existe una posibilidad de proteger las celdas y

    bloquear su contenido. Las carpetas de Formato de celdas son:

    Numero: seleccin de formato de presentacin de los datos

    Alineacin: direccin del texto

    Fuente: tipo de carcter , tamao

    Bordes: lneas de contorno y divisin de las celdas.

    Relleno: Caractersticas de color y textura al interior de las celdas.

    Proteger: seleccin de celdas a bloquear.

    Se podr apreciar en la ilustracin No. 12

    Ilustracin No. 12

    UNIR Y DIVIDIR CELDAS

    Cuando es necesario unir en un solo especio ms de una celda, para contener un texto o dato. En

    la ventana de Formato de Celda, quede forma rpida lo pueden llamar con botn derecho del mouse

    despus de haber seleccionado el rango unir.

    Otra posibilidad es utilizar la ventana de formato de celda en el meno de Control de texto, Combinar

    celdas.

  • Pgina 16 de 33

    Mensajes de error

    Cuando introducimos datos y formulas y Excel y no se encuentra una relacin con su contexto o los

    datos de entrada, puede enviar mensajes de error.

    Algunos de ellos se identifican por los mensajes que generan, por ejemplo:

    #REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.

    #NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin.

    #NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersecan .

    #NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como

    puede ser sumar textos.

    #DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.

    #NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.

    #N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.

    El mensaje ##### no se considera como un mensaje de error, se produce cuando el ancho de una

    columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

  • Pgina 17 de 33

    ACTIVIDAD 2.

    Objetivo

    particular:

    Al trmino de la actividad, los participantes podrn desplazarse en la

    aplicacin de Excel, de igual forma de los distintos formatos.

    Instrucciones: Lee y realiza correctamente cada uno de los puntos propuestos.

    Material: Aplicacin de Excel

    Gua del participante

    Lpiz o bolgrafo

    Tiempo: 30 min.

    Practica 1. Rellenar datos automticamente

    1. Abra un nuevo libro de Excel.

    2. En la celda A1 introduzca el nmero 1.

    3. Seleccione la celda A1 y desde el controlador de relleno, haga clic y arrastre hasta la celda

    A5.

    4. En la celda B1 introduzca el nmero 1.

    5. Seleccione la celda B1 y desde el controlador de relleno, haga clic y arrastre hasta la celda

    B5, mientras mantiene presionada la tecla Ctrl.

    6. En la celda C1 introduzca la palabra EXCEL.

    7. Seleccione la celda C1 y desde el controlador de relleno, haga clic y arrastre hasta la celda

    C5.

    8. En la celda D1 introduzca EXCEL 2010.

    9. Seleccione la celda D1 y desde el controlador de relleno, haga clic y arrastre hasta la celda

    D5.

    10. En la celda E1 introduzca EXCEL 2010.

    11. Seleccione la celda E1 y desde el controlador de relleno, haga clic y arrastre hasta la celda

    E5, mientras mantiene presionada la tecla Ctrl.

    12. En la celda F1 introduzca la fecha de hoy.

    13. Seleccione la celda F1 y desde el controlador de relleno, haga clic y arrastre hasta la celda

    F5.

    14. En la celda G1 introduzca la fecha de hoy.

    15. Seleccione la celda G1 y desde el controlador de relleno, haga clic y arrastre hasta la celda

    G5, mientras mantiene presionada la tecla Ctrl.

    16. Observe qu sucedi en cada caso y saque sus propias conclusiones.

    17. Cambie el nombre de la Hoja 1 por ACTIVIDAD 2. Para ello, puede hacer doble clic sobre

    la etiqueta y reemplazar el texto, o hacer clic con el botn secundario sobre la etiqueta y

    seleccionar la opcin Cambiar nombre del men contextual.

  • Pgina 18 de 33

    Practica 2. Otra forma rpida de rellenar datos

    1. Pase a la Hoja2

    2. Seleccione el rango A1:B5

    3. Escriba EXCEL 2010 (se escribir en la celda A1. Asegrese que el rango permanezca

    seleccionado)

    4. Presione simultneamente las teclas Ctrl y Enter.

    5. QU PAS?

    6. Cambie el nombre a Hoja 2 por Actividad 3.

    Practica 3: Eliminar hojas

    1. Haga clic con el botn secundario del mouse sobre la etiqueta de la Hoja3 y en el men

    contextual elija la opcin Eliminar.

    2. Guarde el libro en su carpeta (se guardarn TODAS las hojas) como Actividad 1-2-3

    Practica 4: Creacin de planilla.

    a) Realiza los siguientes cambios a la planilla:

    1. Selecciona el rango A1:I1, combinar y centra las celdas seleccionadas.

    2. Seleccionar el rango A2:I2, combinar y centra las celdas seleccionadas.

    3. Seleccionar el rango A4:D16, aplicar bordes interiores y exteriores. Color azul.

    4. Seleccionar el rango D5:D16, aplicar formato moneda, centrar los valores.

    5. Seleccionar el rango C5:C16, aplicar formato contabilidad, centrar los nmeros.

    6. Seleccionar el rango E4:I16, aplicar borde interiores y exteriores. Color rojo.

    7. Seleccionar el texto HALMACENES HILL, aplicar:

    Fuente: Algerian

    Tamao: 16 pto.

    Color de fuente: Azul oscuro

    8. Seleccionar el texto Precios del mes de Noviembre de 2013, aplicar:

    Fuente: Algerian

  • Pgina 19 de 33

    Tamao: 14 pto.

    Color de fuente: Purpura.

    9. Mostrrselo al instructor en turno

    10. Guardar la practica 4 en su dispositivo de almacenamiento.

    11. Cerrar Excel.

    FORMULAS Y FUNCION

    Las formulas y las funciones son uno de los elementos ms importantes en el uso de Excel, la

    versin 2010 tiene grandes cambios con versiones anteriores.

    Para escribir una frmula es necesario conocer con claridad algunos elementos de edicin y

    presentacin.

    Estructura de una Frmula

    La estructura de una formula puede tener la combinacin de varias fuentes de datos integrados en

    una celda y que relaciona valores y frmulas de otras celdas para producir un resultado. Una frmula

    comienza con el signo igual (=), algunas vez puede introducir + o pero no es aconsejable adems,

    puede contener textos, nmeros, referencias de celdas, etc. En la celda que contiene una frmula

    se visualiza siempre el resultado de la misma y la frmula en s se visualiza en la barra de frmulas.

    La frmula combina diferentes operadores para realizar los clculos. Estos operadores son:

    Operadores Signo

    Aritmticos

    Suma +

    Resta -

    Producto *

    Divisin /

    Porcentaje %

    Exponente ^

    De comparacin

    Igual =

    Diferente

    Mayor >

    Menor <

    Mayor o igual >=

    Menor o igual

  • Pgina 20 de 33

    Es muy recomendable que se establezca la secuencia de operaciones por medio de parntesis ya

    que existe prioridades entre las formulas y el resultado puede ser diferente al esperado.

    Referencias absolutas y Relativas.

    Cuando copiamos, el contenido de la frmula se actualiza a medida que copiamos en horizontal o

    en vertical. Si te sitas en las celdas C15 y D15 del ejemplo mostrado en la barra de frmulas, se

    observa que cada celda contiene la frmula de su columna correcta. La referencia indica la posicin

    de la celda contenida en la frmula. Observa La ilustracin No. 13 de la siguiente hoja:

    Ilustracin No. 13.

    En este caso, en la primera frmula de la celda C15 hemos sumado la columna. En la primera celda

    no pasa nada, pero si volvemos a copiar la frmula en las celdas de al lado, observaremos en la

    celda D15 lo siguiente: =D4+D5+D6+D7+D8+D9+D10+D11+D12+D13+D14. Es decir, Excel ha

    copiado la frmula, pero tambin ha desplazado la referencia de la celda C15 y ahora la ha

    convertido en D15.

    Excel ha tomado las referencias de la primera celda como posiciones relativas y las ha copiado

    hacia su derecha.

    Para que no ocurra esto, debemos convertir la celda C15 en referencia absoluta es decir, que

    aunque copiemos la frmula en otras posiciones, la referencia a la celda C15 no cambie nunca.

    Tipos de Referencia de celdas:

    Celdas relativas: son celdas que su formulacin depende de la posicin donde se comience a

    utilizar, la referenciaran. Por ejemplo una celda que tome la informacin de datos a la derecha si

    se llegar a copiar a otra posicin tomara el dato que se encuentre a la derecha de esta nueva celda.

    Celdas absolutas: referencian solamente una celda y su posicin independientemente de la

    posicin donde sea llamada o solicitada siempre ser la misma as se arrastren las formulas, el

    smbolo que se utiliza es ($). Por ejemplo $C$4,

  • Pgina 21 de 33

    Celdas mixtas: combina los dos tipos de referencia anteriores. Por ejemplo: $C4, C$4... Por

    ejemplo: C$4 O $C4 dependiendo que es lo que se quiere dejar variable o fijo.

    Una celda se convierte en absoluta posicionando el cursor al lado del nombre de la columna y

    escribiendo el smbolo pesos ($) o y pulsando la tecla F4. Esto aade automticamente el signo

    pesos a la columna y la convierte en absoluta, si de forma repetida pulsamos esta tecla el signo

    cambiara de posicin.

    ACTIVIDAD 3.

    Objetivo

    particular:

    Al trmino de la actividad, los participantes tendrn los conocimientos y las

    habilidades de crear una planilla de Excel, utilizando los operadores

    aritmticos bsicos.

    Instrucciones: Lee y realiza correctamente cada uno de los puntos propuestos.

    Material: Aplicacin de Excel

    Gua del participante

    Lpiz o bolgrafo

    Tiempo: 30 min.

    Practica 5. Realiza la siguiente planilla, posteriormente determine las consignas propuestas.

    a) Determine las siguientes columnas Comisin:

    1. Enero 15%: Ventas * C5

    2. Febrero 15%: Ventas * E6

    3. Marzo 15%: Ventas * G5

    4. Autosuma del total de ventas

    5. Suma del total de comisiones

    6. Aplicar formato a la planilla similar a la imagen.

    7. Total mensual: autosuma de las columnas.

    8. Guardar el libro como Practica 5 en su dispositivo de almacenamiento

    9. Cerrar Excel.

  • Pgina 22 de 33

    Practica 6. Realiza la siguiente planilla, posteriormente determine las consignas propuestas.

    1) Importe: Precio * Cantidad

    2) Descuento: Importe*B3, utilizar referencias vista en clases.

    3) Importe con descuento: Importe-Descuento

    4) Totales: Autosuma de las columnas D16, E16, F16

    5) Total con IVA: Total de Importe con descuento * B4, utilizar referencias mixtas.

    6) Incluir un rotulo que diga total a pagar en la celda E19.

    7) Ubicar la celda F19 y calcular:

    Total a pagar: Total de importe con descuento + total con IVA.

    8) Aplicar formato similar a la planilla.

    9) Guardar el libro como Practica 6, en tu dispositivo de almacenamiento.

    10) Cerrar Excel.

  • Pgina 23 de 33

    FUNCIONES EN EXCEL

    Es una frmula ya programada y preparada para realizar clculos y reducir el uso de frmulas

    extensas, algunas de ellas no son posibles ser construidas con operaciones matemticas.

    Las funciones tienen un nombre propio declarado en el idioma que se encuentra el computador o la

    seleccin del idioma en la instalacin de Programa, existen multitud de funciones clasificadas en

    categoras. Ver ilustracin 14.

    Ilustracin 14.

    La razn de las funciones frente a las ecuaciones es simplificar las operaciones y su formulacin.

    Sintaxis de una funcin

    Todas las funciones deben mantener unas reglas de sintaxis o estructura, tal y como se indica en

    el siguiente ejemplo:

    En el ejemplo, se sumar todo el rango A1:A200 y aparte el nmero 100. Es decir, que dentro de

    los parntesis que forman el contenido de la funcin, hay dos argumentos a sumar.

  • Pgina 24 de 33

    Cuando no se conoce la sintaxis de una ecuacin, es posible solicitar la edicin de la misma por

    medio del rea de edicin de ecuaciones, para el caso de suma aparece la

    siguiente ilustracin No. 15

    All se exponen de forma individual cada argumento, su explicacin y su resultado. Aunque este sea

    un error. El acceso de la ayuda desde esta ventana es fcil y contienen ejemplos del uso de la

    funcin

    Algunas funciones Importantes

    Existen algunas funciones ms utilizadas que otras. Ya sea por su funcionabilidad o por su uso

    especializado en resultados.

    Suma

    Promedio

    Potencia

    Mximo o Mnimo

    Si condicional

    Funcin =Suma (

    Es una de las operaciones de mayor utilidad en las hojas de clculo, razn por la cual se proporciona

    con mltiples acceso y formas.

    Para utilizar una funcin, podemos escribirla manualmente o en el botn: de la cinta

    Frmulas, biblioteca de funciones.

    Funcin =PROMEDIO (

    Est muy relacionada con la funcin suma, funciona exactamente igual que la suma, pero no existe

    ninguna tecla predefinida, por lo que debemos introducirla manualmente, o formularla por medio de

    la combinacin de las funciones =suma (, y =contar (. Cuando introducimos una funcin mediante

    el teclado, podemos escribirla por completo o hacer lo siguiente:

    1. Borra el contenido de la ltima frmula

    2. Escribe lo siguiente:

  • Pgina 25 de 33

    =PROMEDIO (

    3. Selecciona con el mouse el rango de nmeros.

    4. Cierra el parntesis escribindolo a mano.

    5. El resultado obtenido es la media de los datos numricos.

    Otra opcin es utilizar la ventana de la frmula, ver ilustracin No. 16

    Ilustracin No. 16

    Otras funciones: = MAX (, =MIN (y =CONTAR (

    Estas funciones son de las primeras formas de encontrar informacin en una tabla o grupo de datos

    ordenados. Entregan el valor solicitado dentro de un grupo de datos ya sean nmeros, fechas o

    resultados de funciones. Y Contar cuenta la cantidad de datos sin importar su tipo.

    La funcin =MIN (encuentra el valor mnimo

    La funcin =MAX (encuentra el valor mximo dentro de un grupo

    La funcin =CONTAR (regresa el nmero de datos seleccionados

    La funcin =SI ()

    Una de las funciones que tiene un gran nmero de aplicaciones especialmente en el campo de las

    decisiones y automatizacin de operaciones es la funcin =SI (, que se utilizan en Excel, Su

    estructura est compuesta de tres argumentos as:

    =SI (condicin; verdadero; falso)

    Donde condicin es una comparacin de argumentos que se tiene que cumplir, y se utilizan los

    smbolos de las operaciones de comparacin. Si sta se cumple, se ejecutar verdadero, o en caso

    contrario, se ejecutar falso.

    Por ejemplo:

    =SI (A2>B12;Paga pliza; No paga)

    Si la celda A2 es mayor que la celda B12, aparecer la palabra Paga pliza, en caso contrario,

    aparecer la palabra No paga

    =SI (A1=cliente;Factura;cotizacin)

  • Pgina 26 de 33

    Si la celda A1 contiene la palabra cliente, en la celda actual aparecer la palabra factura, en caso

    contrario, aparecer la palabra cotizacin.

    =SI(O (A1=B1, C1=D1),"Bien", suma (30,5))

    En esta frmula de cumplirse varias condiciones. Ntese la utilizacin del operador O, o la funcin

    lgica =O (, que se tiene que cumplir una de las dos condiciones. Si es verdadera la respuesta

    ser Bien y si es falsa la respuesta ser 35. Ver ilustracin No. 17

    Ilustracin No. 17

    Funciones anidadas

    Son funciones que estn contenidos dentro de otras y sus respuestas que actan como argumento

    de otra funcin. En el proceso de clculo, Excel realiza primero el clculo de la funcin interior y

    despus, el resultado de la funcin exterior teniendo ya en cuenta el resultado que se ha obtenido

    con la funcin interior.

    Por ejemplo, la funcin: =SUMA (RAZ (25));3)

    Primero calcular el resultado de la funcin interior, o sea, de la RAZ, cuyo resultado es 5 y luego

    se calcular el resultado de la exterior SUMA, teniendo en cuenta ya este resultado. El resultado de

    esta operacin es 8.

    Las ltimas versiones permiten hacer un rastreo de las operaciones por medio del men Formulas.

    Que permiten al usuario buscar el destino o precedentes de los datos calculados.

    Los subprocesos o actividades del proceso pueden ser los de corte de espuma para sillas

    secretariales:

  • Pgina 27 de 33

    ACTIVIDAD 4.

    Objetivo

    particular:

    Al trmino de la actividad, los participantes tendrn los conocimientos y las

    habilidades de crear una planilla de Excel, utilizando funciones bsicas.

    Instrucciones: Lee y realiza correctamente cada uno de los puntos propuestos.

    Material: Aplicacin de Excel

    Gua del participante

    Lpiz o bolgrafo

    Tiempo: 30 min.

    Practica 7. Realiza la siguiente planilla, posteriormente determine las consignas propuestas.

    1. Darle formato similar como se muestra en la imagen

    2. Guardar el libro como Practica 7, en su dispositivo de almacenamiento.

    3. Determinar las columnas:

    Suma: Autosuma de cada una de las columnas.

    Promedio: Promedio de cada una de las columnas.

    4. Incluir un rotulo en la celda A20. Que diga Total. Baje la suma de la suma y del promedio.

    5. Guardar cambios

    6. Cerrar libro de trabajo.

  • Pgina 28 de 33

    ACTIVIDAD 5.

    Objetivo

    particular:

    Al trmino de la actividad, los participantes tendrn los conocimientos y las

    habilidades de crear una planilla de Excel, utilizando funciones bsicas.

    Instrucciones: Lee y realiza correctamente cada uno de los puntos propuestos.

    Material: Aplicacin de Excel

    Gua del participante

    Lpiz o bolgrafo

    Tiempo: 30 min.

    Practica 7. Realiza la siguiente planilla, posteriormente determine las consignas propuestas.

    a) Porcentaje: C4:C17.

    b) Porcentaje: E4:E17

    c) Total: F4: F17

    d) Porcentaje: G4:G17

    e) Total: B18 y D18

    f) Mediana: B19 y D19

    g) Moda: B20 y D20

    h) Mximo: B21 y D21

    i) Mnimo: B22 y D22

    j) Aplicar formato a la planilla.

  • Pgina 29 de 33

    Practica 8. Realiza la siguiente planilla, posteriormente determine las consignas propuestas.

    a. Determinar la suma del cuatrimestre.

    b. Obtener el promedio del cuatrimestre.

    c. Obtener la autosuma del mes de enero, en la celda B9.

    d. Determinar la venta mxima del mes de enero.

    e. Determinar la venta mnima del mes de enero.

    f. Aplicar formato a la planilla.

    Practica 9. Realiza la siguiente planilla, posteriormente determine las consignas propuestas:

    1. Determine la fecha de hoy en la celda de color amarillo

    2. Determinar que funcin le corresponde a las celdas con signos de ?

    3. Guardar su libro como Practica 9, en su dispositivo de almacenamiento

    4. Cerrar Excel.

  • Pgina 30 de 33

    GRAFICAR DATOS

    Los grficos en Excel permiten representar la informacin ms relevante contenida en las tablas de

    datos en forma ms agradable a la vista. Para poder graficar informacin, la tabla de datos deber

    contener datos numricos que son los que se tomaran como los valores de las series de datos en

    el grfico, y datos de texto que se tomaran como los ttulos o encabezados de cada serie. Para crear

    un grfico realice lo siguiente:

    1. Preferentemente seleccione el rango de celdas que se van a graficar, o s lo desea solo

    posicinese en alguna celda de la tabla de datos y Excel seleccionar por completo toda

    la tabla, despus podr cambiar el rango seleccionado por Excel por uno personalizado.

    2. En el grupo de herramientas Grficos la ficha Insertar, seleccione la categora adecuada

    del grfico que desea crear.

    3. Seleccione enseguida el tipo de grfico.

    NOTA. S desea ver todas las categoras y tipos de grficos, entonces presione la flecha inferior

    derecha del grupo de herramientas Grficos, o la opcin Todos los tipos de grfico de la ventana

    emergente de tipos de grfico de la categora seleccionada y aparecer el siguiente cuadro de

    dialogo.

  • Pgina 31 de 33

    4. Una vez realizados los pasos anteriores, el grfico aparecer insertado en la hoja de

    clculo donde se encuentra la tabla de datos.

    Propiedades del grfico

    Una vez insertado el grfico, seleccinelo y enseguida se mostrar la cinta de opciones donde solo

    tendr que cambiar algunas caractersticas y propiedades al grfico.

    Cambiar tipo de grfico, abre el cuadro de dialogo Cambiar tipo de grfico, donde se

    encuentran todas las categoras y tipos de grficos para cambiar en tiempo real el grfico

    seleccionado.

    Guardar como plantilla, permite guardar el grfico insertado como una plantilla para ser

    utilizado en otros grficos que se necesiten con las mismas caractersticas y propiedades del

    anterior.

    Cambiar entre filas y columnas, alterna el lugar de donde se toman los valores para las series

    de datos, de columnas a filas y viceversa.

    Seleccionar datos, abre el cuadro de dialogo Seleccionar origen de datos donde se puede

    modificar el rango de datos, agregar, eliminar o editar series, etc.

    Diseos del grfico, permite seleccionar el diseo adecuado para el grfico.

    Estilos de diseo, permite seleccionar estilos predefinidos de grficos en los que se incluyen

    colores, sombreados, fondos, bordes, etc.

    Mover grfico, alterna la ubicacin del grfico, hacia una hoja nueva o como objeto dentro

    alguna de las hojas de clculo.

    Para eliminar un grfico solo tendr que seleccionarlo de los bordes exteriores del rea del grfico

    y presione en su teclado SUPR.

  • Pgina 32 de 33

    ACTIVIDAD 6.

    Objetivo

    particular:

    Al trmino de la actividad, los participantes tendrn los conocimientos y las

    habilidades de generar grficos en la aplicacin de Excel, de igual forma

    cambiando las caractersticas de diseo y formato.

    Instrucciones: Lee y realiza correctamente cada uno de los puntos propuestos.

    Material: Aplicacin de Excel

    Gua del participante

    Lpiz o bolgrafo

    Tiempo: 30 min.

    Practica 10. Realiza la siguiente planilla, posteriormente determine las consignas

    propuestas.

    a) Calcular el Vitico que se debe pagar a cada vendedora, sabiendo que a las personas de la

    categora A se les paga 120 pesos de viticos, y a las de categora B se les paga 140. Utilizar

    la funcin SI.

    b) Utilizar los nmeros escritos en las referencias para escribir la frmula).

    c) Por medio de graficas de barras los viticos referente a cada vendedor.

    d) Grafica por medio de grafica circular los vendedores referente a la categora

    e) Aplicar formato a la planilla.

    f) Guardar el libro como Practica 10, en su dispositivo de almacenamiento.

    g) Cerrar Excel.

  • Pgina 33 de 33

    CONCLUSIONES

    Despus de haber formado parte de este material, es importante recalcar que es una gua de

    autoaprendizaje, que le permite al participante conocer los elementos bsicos de la aplicacin, que

    en s, es un libro de trabajo (Excel).

    Por consiguiente, mencionare que el actor principal de este proceso de enseanza-aprendizaje es

    el participante, por lo cual manifiesto que solo practicando todo lo aprendido lo podr trascender

    eficientemente y poder aplicarlo en su mbito laboral o profesional.

    De igual forma, espero que esta gua le vea una utilidad, y les recomiendo no dejar de practicar

    esta aplicacin (Excel) que en la actualidad es una herramienta prescindible para todas aquellas

    personas que deseen ser competentes, por los cual le permite manipular eficientemente un equipo

    informtico.

    Tambin agradecer a los participantes por haber permitido tener la confianza de llevar este proceso

    de enseanza y el poder transmitirle los conocimientos bsicos de esta aplicacin.

    Crdito: ISC. Balam Can Plcido

    Email: gatito1982@outlook.com

    Blogger: www.placido13.blogspot.com

    Tel. 983-117-35-20

    Ensears a volar,

    Pero no volarn tu vuelo

    Ensears a soar,

    Pero no soarn tu sueo

    Ensears a vivir,

    Pero vivirn su vida

    Ensears a pensar,

    Pero no seguirn tus pensamientos

    Sino los propios...

    De todas formas sabrs que

    Cada vez que ellos vuelan,

    Suean, miran, piensan...

    Germinar la semilla

    Que t sembraste en su corazn.

    mailto:gatito1982@outlook.comhttp://www.placido13.blogspot.com/