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gestión de proyectos en equipos distribuidos

Flavia Lanfranqui Gerente de Producto

www.novamens.com

Gestión por proyecto Centrado en Procesos Sistema de Notificaciones Actividades de Gestión Documental

1. Características

NivelesCada proyecto se visualiza y ejecuta en 3 niveles o capas: proyecto, actividades y tareas.

-En el nivel proyecto se desarrolla el plan, definiendo la duración y los responsables de obtener el producto de cada actividad: documento aprobado, registros etc.

- En el nivel actividad el responsable de la misma define los circuitos de tareas y monitorea la ejecución de las tareas que se deben realizarse para obtener el producto en el tiempo planeado.

- En el nivel tarea el responsable recibe las tareas asignadas a medida que se van lanzando y completa la información requerida en el formulario asociado.

RolesLas participaciones internas y externas se configuran asignando a cada persona involucrada en el proyecto uno o mas roles de acuerdo a sus funciones: coordinador, monitor, auditor interno o externo, colaborador.Cada rol define lo que el participante puede visualizar y las acciones disponibles.

2. Gestión por proyecto

A diferencia de los sistemas de gestión de proyectos tradicionales, el plan del proyecto está integrado a la ejecución de las actividades, y se actualiza automáticamente a medida que avanza el proyecto.

Tiene indicadores precisos y actualizados del avance del proyecto en todo momento, puede comparar los desvíos entre la planificación y la realidad a fin de contar con estimaciones sólidas para el futuro.

Plan de actividadesEn el plan se visualiza el estado de cada actividad: no iniciada, en curso, detenida o finalizada.

Indicadores de avanceLa vista de indicadores muesta el grado de avance de las actividades según su tipo.

2.a Planeamiento

Coordinador general- Define a los participantes.- Inicia, detiene y finaliza el proyecto.- Visualiza el plan completo de actividades.– Accede a todos los materiales producidos.- Puede delegar el rol de coordinador de proyecto.

Coordinador de actividades- Puede incorporar actividades al plan.- Puede delegar el rol de coordinador en las actividades que controla.- Visualiza en el plan solo las actividades que controla.

Monitores y Auditores-Visualizan el plan completo de actividades-Acceden a los todos los materiales producidos.

Colaborador- La visualización del plan se limita solo a las actividades en las que participa.

2.b Roles de proyecto

Tablero de control - Muestra la información de gestión relevante para el usuario de manera resumida.

Bloque tareas– Tareas pendientes y en curso.- Tabla resumen por tipo de tarea para todos los proyectos.- Tabla resumen de tareas por actividad y tipo de tarea

Bloque actividades- Muestra las actividades que el usuario debe monitorear o auditar en todos los proyectos.

Bloque proyectos- Muestra los roles del usuario en los proyectos activos.- Muestra las novedades de la semana de los proyectos activos.

2.c Personalización

Procedimientoskbee.projects está diseñado con un modelo de gestión de procesos de trabajo estandarizados (workflow) para cada una de las actividades que forman parte del proyecto.

Esta capa de procesos permite la gestión eficiente descentralizada, auditada y controlada.Cada colaborador cuenta con una consola de tareas donde puede recibir y tomar las tareas asignadas por el motor de workflow según los procedimentos del plan.

Trazabilidad de procesoskbee.projects ofrece trazabilidad en tiempo real de cada actividad, en cuanto al estado-asignación de cada tarea y al avance del producto (partes de documento aprobadas).Posibilita que participantes autorizados puedan monitorear y auditar el estado de cada proceso, deteniendo o reiniciando actividades y reasignando tareas cuando lo considere necesario.

Indicadores de avanceA medida que la información se va produciendo, es procesada generando indicadores de gestión que permite medir la eficiencia de los procesos, detectar cuellos de botella en las tareas y desvíos respecto de lo planeado.

3. Dinámica centrada en procesos

kbee.projects simplifica el cumplimiento regulatorio, mejora la eficiencia operativa, ofrece trazabilidad y auditoría en tiempo real, y mayor control interno y confiabilidad.

3.a Procedimiento Gestión Documental

Procedimientos(workflow)

- Procesos de trabajo estandarizados definidos en los procedimientos.

- Flexibles, con opciones de configuración de acuerdo a las necesidades de gestión.En gestión documental, ciclos programados de 3 o 2 pasos y ciclos no programados .

-Las tareas se generan dinámicamente a partir de la confguración inicial, hasta obtener el material planeado. En gestión documental, un documento con las aprobaciones requeridas.

3.b Control y trazabilidad de tareas

Monitoreo de actividad -Los monitores de actividad pueden consultar la carga de trabajo de los participantes y reasignar tareas en función de esa información.

3.c Reasignación de tareas

Monitoreo y control de actividad

- Se pueden reasignar tareas en función de la carga de trabajo de los participantes del proyecto.

- Se pueden reasignar las tareas asignadas a un participante que finaliza su participación en un proyecto.

- Las tareas en curso que son reasignadas con los datos que tienen guardados en el momento de la tranfererencia.

- La información de gestión de cada tarea se conserva como historial.

Si bien René es una aplicación full web, no requiere que el usuario tenga el web browser abierto en todo momento para recibir sus tareas.

Cuando el motor de procesos le asigna una tarea, el usuario recibe un email de notificación, y también un alerta en el notificador de René que se instala en la barra de herramientas de la PC de cada usuario.

Desde la notificación, el usuario puede ir a su consola de tareas para tomar la tarea asignada.

El sistema de seguridad de René registra, con fines de análisis de gestión y cumplimento regulatorio, cuando cada usuario recibe y cuando abre una notificación.

4. Sistema de notificaciones

5.a Gestión documental - Procedimiento

Organizador de tareasCada usuario recibe y toma en su consola de tareas las tareas asignadas por los procesos en ejecución.

Tareas de Elaboración DocumentalPara cada tarea de elaboración documental -edición, revisión, corrección, aprobación, etc.- cuenta con un formulario simple e intuitivo.

PlantillasAdemás, la Base de Documentos permite la definición de plantillas que pueden ser tomadas como base para el desarrollo de documentos (contratos, presupuestos, protocolos , consentimientos, declaración jurada, etc) .

5.b Gestión Documental - Características

Estructura del documentoSe define la estructura del documento como nuevo documento, basado en plantilla o nueva versión sobre un documento existente.

Ciclos editorialesPara cada parte se selecciona un tipo de ciclo: programado de 3 pasos, programado de 2 pasos o no programado.Una parte puede no tener un ciclo asociado, en este caso se conserva el material de la parte como se definió en la coordinación.

Editores, revisores, correctores, aprobadoresPara cada parte y ciclos definidos, se definen los responsables de cada tipo de tarea.

Aprobación generalCuando todas las partes completaron un ciclo, el aprobador general del documento las recibe y aprueba/desaprueba. Las partes desaprobadas reinician su ciclo editorial.

5.c. Gestión Documental - Ejecución

Historial de gestiónEl Sponsor del proyecto puede auditar el estado de cada proceso, y tener trazabilidad en tiempo real de todo lo que ocurre en el proyecto.

Versión de documento El monitor de procesos registra todas las versiones de cada documento, qué usuario y cuando editó, corrigió, aprobó, etc.

5.d Gestión Documental - Producto

Muchas gracias !

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