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Ponencia de defensa de trabajo de diploma que presenta un estudio del estado del arte del proceso de macrovaloración funcional archivística.
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Universidad de La Habana
Facultad de Comunicación
Departamento Ciencias de la Información
Trabajo de Diploma
La macrovaloración funcional archivística. Estado de la cuestión
Autora: Dayana Pouza Castro
Tutora: Dra. Mayra Marta Mena Mugica
Ciudad de La Habana, junio 2010
Pregunta de investigación: ¿Cuál es el estado de arte de la macrovaloración funcional archivística?
Objetivo General Determinar el estado de las propuestas de macrovaloración funcional
en Archivística
Objetivos específicos
1. Analizar los aspectos teórico-conceptuales necesarios para estudiar la valoración documental en Archivística.
2. Analizar las posiciones críticas sobre la valoración documental tradicional como antecedente de la macrovaloración funcional.
3. Comparar la valoración tradicional con la macrovaloración funcional.
4. Analizar la aplicación de iniciativas de macrovaloración funcional en la actualidad.
Métodos y herramientas: Análisis documental clásico
Capítulo 1: Fundamentos teóricos de la valoración documental. Los presupuestos de Schellenberg
Definición de valoración documental
Theodore Schellenberg (1956):
el acto de juzgar valores que presentan los documentos de archivo (valor primario y secundario) que estipula los períodos de tiempo, durante los cuales estos valores se aplican a dichos documentos en un contexto que tiene en cuenta el enlace esencial que hay entre el organismo o la persona a quien conciernen y los documentos de archivo que generan en el marco de sus actividades (p. 56)
Diccionario de Terminología del Consejo Internacional de Archivos (CIA) (1988)
“Función archivística básica que se ocupa de determinar la eventual disposición de los documentos teniendo en cuenta su valor archivístico. También conocida como evaluación, selección o retención selectiva” (p. 17).
Evolución de la valoración archivísticaFactores históricos
• Revolución Francesa en el siglo XVIII
• Transformaciones en las administraciones públicas durante los períodos de guerras mundiales
Consecuencias
Surgimiento de los Archivos Nacionales y la asunción de este modelo de archivo en todo el mundo
Grandes acumulaciones documentales
Soluciones prácticas
Inglaterra: Valorar para eliminar Alemania: Valorar para
Influencia de Jenkinson conservar
(1922) Posición jerárquica del
organismo productor
Estados Unidos: Menos documentos, igual información
- Enfoque de gestión documental (record management)
- Teoría del Ciclo de Vida (Brooks, 1940) Fundamentos teóricos
- Teoría de los Valores (Schellenberg, 1956) valoración archivística
Valores primarios: “ Reflejaban la importancia de los documentos para su creador original’’ (Schellenberg, 1956, p. 162)
Valores secundarios
Valor evidencial: los documentos que contienen la prueba de la existencia y funcionamiento del cuerpo gubernamental que los produjo.
Valor informativo: los valores que se relacionan a los documentos por motivo de la información que contienen sobre personas, cosas, o fenómenos con los que trate el cuerpo gubernamental. (Schellenberg, 1956, p. 164).
PREMISA FUNDAMENTAL: ANÁLISIS DE LOS CONTENIDOS DE LOS DOCUMENTOS
Capítulo 2. Posiciones críticas a los presupuestos Schellenberianos
Principales voces críticas
Hans Booms (1987)
Helen W. Samuels (1986)
Terry Cook (1990)
Terry Eastwood (1993)
ANÁLISIS DE LOS CONTENIDOS ≠ REFLEJO DE LA SOCIEDAD CREADORA DE LOS DOCUMENTOS.
Nuevos enfoques de valoración
Hans Booms (1987) - Papel activo de la sociedad en el proceso de
valoración
-Análisis de las funciones de los creadores de los
los documentos archivísticos
- Base fundamental: Principio de Procedencia
Valores sociales fundamento valoración archivística
Helen Samuels (1986)
Estrategia de documentación Análisis funcional institucional
- Esfuerzo cooperativo para - Enfoque en las funciones de
asegurar la retención archivística la institución archivística
de la documentación - Comprensión del contexto de
creación de los documentos
archivísticos
CONTEXTO FUNCIONAL INSTITUCIONAL
Terry Eastwood (1993) La sociedad elemento esencial para
determinar las funciones y actividades para la
creación de los documentos archivísticos
Resultados de los diferentes enfoques sobre valoración- Necesidad de reflejar la interacción entre los individuos, las
organizaciones y la sociedad.
-Necesidad de determinar el valor del contexto de creación de los
documentos archivísticos
MACROVALORACIÓN FUNCIONAL ARCHIVÍSTICA (COOK, 1990)
- Evaluar el valor social del contexto funcional – estructural de creación de
los documentos archivísticos
- Evaluar relación público – contexto funcional – estructural
Criterio para la retención archivística de la documentación
Valoración tradicional
- Análisis de los contenidos
- Valores primarios y secundarios de los documentos
Macrovaloración funcional
- Análisis funcional del contexto de creación de los documentos
- Combinación de función, estructura y ciudadano
Microvaloración: Análisis de los documentos íntegramente
APLICACIÓN MACROVALORACIÓN FUNCIONAL EN DIFERENTES INSTITUCIONES ARCHIVÍSTICAS A NIVEL MUNDIAL
• Canadá: proyecto Multi – Year Disposition Plans (MYDPs)
1. Documentar la funcionalidad del Gobierno de Canadá en su papel como administrador público,
2. Analizar su evolución como cuerpo gobernante de la nación,
3. Determinar el impacto que sus políticas, programas y servicios tienen en los ciudadanos canadienses, y la responsabilidad social del Gobierno ante el Parlamento y el público” (Cook, 2005, p. 267).
Finalidad: Describir relación entre funciones de negocio y las estructuras administrativas.
- Comprensión de la interacción ciudadano – Estado
Aplicación
1. Todo el Gobierno de Canadá,
2. Cada Departamento o Agencia gubernamental, y
3. Dentro de cada programa funcional principal, en cada Departamento o Agencia” (Cook, 2005, p. 133).
Etapas de la macrovaloración funcional
Determinar funciones principales análisis de una metodología
Gobierno, Agencias, Oficinas Explicación de los resultados
de la primera etapa para
transferir los documentos.
Análisis concreto de los documentos archivísticos
• Australia: método Designing and Implementing Recordkeeping Systems (DIRKS)
Macrovaloración funcional Teoría del record continuum
canadiense australiana
Etapas de DIRKS
1. La investigación hacia el significado comparativo de las funciones del gobierno
Conocer impacto de las funciones del Gobierno en la sociedad
Identificación 25 funciones Análisis comparativo
de primer nivel Resultado: 5 funciones principales
273 funciones de segundo 25 funciones de segundo
nivel nivel
2. la validación de los resultados de la primera etapa, investigando a través de los stakeholders y la consulta de la comunidad (Cunningham y Oswald, 2005, p. 175).
• Holanda: Project to Implement the New Transfer Period (PIVOT)
Estudio del contexto de creación
Identificación esferas gubernamentales Descripción de las funciones
y productos de una esfera
- Valorar funciones ejecutivas
- Identificar los documentos de
valor permanente Propósito fundamental
- Evaluar interacción entre el gobierno
y la sociedad
PREMISA: VALORACIÓN ENFOCADA EN LAS FUNCIONES ESENCIALES = ESFERA FUNDAMENTAL
Programa de retención (BSD)
Conclusiones El movimiento crítico surgido a partir de la década de los 80 del
siglo XX condujo a un cambio en el sustento práctico de la valoración archivística tradicional de un análisis centrado en el contenido de los documentos a uno enfocado hacia el contexto funcional de creación de los mismos.
Los enfoques de valoración archivística surgidos bajo el movimiento crítico se orientaron hacia la importancia de la imagen social y la interacción ciudadano – Estado que debían reflejar los documentos archivísticos.
La macrovaloración funcional archivística se expone como una perspectiva teórico – metodológica enfocada hacia el análisis de las funciones y actividades de transacción organizacionales cuyo producto es el documento archivístico que mejor refleje la interacción de los ciudadanos con el Estado y la sociedad en general.
El proyecto Multi – Year Disposition Plan (MYDP) desarrollado en Canadá dio a los archiveros una visión de las funciones principales del gobierno y las Agencias para identificar los documentos que serian conservados de forma permanente.
En Australia, la metodología Designing and Implementing Recordkeeping Systems (DIRKS) se enfocó hacia el modelo de macrovaloración funcional canadiense con el objetivo de determinar los requerimientos de recordkeeping en las funciones y actividades de negocio. El análisis comparativo de las funciones del gobierno identificó aquellas principales que condicionaban los programas y actividades del gobierno australiano para generar los documentos archivísticos, que reflejaran la evidencia del impacto de estas funciones en la sociedad.
El Project to Implement the New Transfer Period (PIVOT) desarrollado en Holanda tenía como lineamientos principales de trabajo la Investigación Institucional (RIO) donde se identificaban las funciones fundamentales para cada esfera del gobierno; y la Retención de Documentos (BSD), que definía la evidencia contenida en los documentos archivísticos en relación con sus funciones gubernamentales.
En Nueva Zelandia las Agencias eran los organismos priorizados para la valoración archivística. El modelo de macrovaloración funcional canadiense tuvo notable influencia para la identificación y análisis de estas Agencias, pero no se cumplían los demás objetivos de dicho modelo. En este país se le prestó más atención al desarrollo de los sistemas de recordkeeping que a las funciones organizacionales.
Se pudo determinar cómo la mayoría de los países que actualmente desarrollan nuevas estrategias de valoración archivística se basan en las experiencias del modelo de macrovaloración funcional canadiense. Con el objetivo de determinar inicialmente el contexto de creación de los documentos archivísticos estos países identifican a lo “canadiense” las funciones y actividades de negocio organizacionales cuyo producto final es el documento que refleja la evidencia de la sociedad para la cual ha sido creado.
Recomendaciones
Realizar estudios similares que faciliten la comprensión y la localización de la bibliografía sobre el método de macrovaloración funcional archivística.
Investigar con profundidad el surgimiento de otros enfoques de valoración archivística que tengan como fundamento básico la macrovaloración funcional.