Por División consultoría

de Evaluando Software

Los costos

ocultos de

implementar

un ERP

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Con frecuencia las expectativas poco realistas de la empresa usuaria con respecto al costo total de propiedad de software ERP es el primer error en el que se incurre al planear la implementación de un ERP. Sin un presupuesto realista, generalmente sub dimensionado, se terminan recortando actividades que forman parte de los factores críticos de éxito, trazando la ruta hacia una finalización no feliz.

Según los datos que Evaluando ERP recoge en sus estudios, en América Latina, las empresas prevén invertir en el orden de 1,50% a 2% de sus ingresos en proyectos de ERP (Enterprise Resource Planning) cuando comienzan el proceso de evaluación y selección. Sin embargo, la mayoría de las veces el presupuesto real es mayor al previsto.

Gráfico 1 - Inversión prevista y real como % de la facturación anual- Fuente: Evaluando ERP sobre la base de 340 casos – Año 2010

Parte de esta brecha es consecuencia de sub dimensionar los costos totales de implementación. Estas estimaciones, con mucha frecuencia, no incluyen los gastos ocultos asociados con las implementaciones de ERP, como los recursos internos, consultores externos, actualizaciones de hardware, y una serie de otros elementos necesarios para el éxito del proyecto. Por lo general, la estimación de costos de implementación que hacen las empresas usuarias es una proporción de 1:1 entre las licencias de software y los costos de aplicación técnica - es decir, un dólar en la inversión por implementación por cada USD 1 invertido en software . Al concluir los proyectos, se observa que esta aproximación no es del todo correcta. Basado en nuestra investigación, una relación más cercana está en el rango de 1:3 o incluso 1:4. En otras palabras, cada dólar que se invierte en licencias de software ERP genera una inversión de USD 3 a USD 4 de los costos de implementación total.

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Si bien en el documento Factores que influyen los costos de un proyecto ERP (http://goo.gl/TkJm9), se encuentra una lista detallada, a continuación se presentan algunos de los componentes de costos comúnmente ignorados por las organizaciones cuando planifican la implementación de ERP.

Gráfico 2- Average Investment per User (AIPU). Fuente: Evaluando ERP en base a 340 casos. Año 2010 Actualización de hardware e infraestructura. Es raro que una organización pueda implementar un moderno sistema ERP sin una adecuada infraestructura de apoyo. Entre la infraestructura se puede mencionar: Servidores, bases de datos, ancho de banda, computadoras y otros componentes de la infraestructura de TI que en muchos casos necesitan ser actualizados para soportar el nuevo sistema. Por otra parte el personal de TI necesita reforzar sus capacidades con capacitación, entrenamiento. Incluso se puede precisar servicios de consultoría externa para apoyar el nuevo entorno. Implementaciones que duran más de lo previsto. El tiempo de implementación y su costo son dos variables relacionadas. Cuando un proyecto se extiende en el tiempo, su costo aumenta. Entre el 60% al 70% de las implementaciones toman más tiempo que las expectativas iniciales. Dada una cantidad de recursos humanos asignados, un tiempo de dedicación (horas, días o semanas) y un monto de dinero presupuestado, cualquier demora o incluso un cambio en la metodología de implementación, afectará directamente al presupuesto. El primer paso para tener un presupuesto real es tener un plan de implementación calendarizado.

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Gestión del cambio organizacional y capacitación. El manejo adecuado del cambio organizacional (Change Management) y la formación, generalmente son elementos que se pasan por alto. Los proveedores e integradores de sistemas típicamente capacitan al equipo clave de la empresa en el uso de la versión estándar, también conocida como “vainilla”, pero hacen poco para entrenar a los usuarios finales en los aspectos especialmente diseñados y construidos para una empresa en particular. Para que esto o sea un costo oculto, se debe considerar que será necesario desarrollar materiales y entrenamiento personalizado para los empleados puedan relacionar el software con su contexto de negocios. Además, hay actividades de gestión de cambio, que necesitan ser consideradas como parte del plan de implementación. Por ejemplo análisis del GAP organizacional, plan de comunicaciones y diseño de tareas por nombrar algunas de ellas. Eso se traduce en personas y tiempo, es decir mayor presupuesto. Estas son sólo algunos de los componentes a considerar a la hora de desarrollar un presupuesto de implementación de ERP. Pero también son razones que explican por qué se desvían los presupuestos por encima de lo estimado inicialmente. Si está presupuestando menos del 3% de su facturación anual como inversión en un proyecto ERP, probablemente convenga hacer una revisión de los componentes que está considerando y de las expectativas del mismo. Recomendamos leer Factores que influyen los costos de un proyecto ERP ((http://goo.gl/TkJm9)

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