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““SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD” SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD” HONORABLE LEGISLATURA DE LAHONORABLE LEGISLATURA DE LA
PROVINCIA DEL NEUQUÉN PROVINCIA DEL NEUQUÉN
¿CÓMO SURGE EL PROYECTO?
DECISIÓN POLÍTICA DE LA PRESIDENCIA DE LA CÁMARA DE IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DE ACUERDO A LAS NORMAS ISO 9001:2000
CONFORMACIÓN DE UN COMITÉ DE IMPLEMENTACIÓN INTEGRADO POR:
ALTA DIRECCIÓN: SECRETARIA DE CÁMARA Y AMBOS PROSEC. 4 REPRESENTANTES DE LA PRESIDENCIA 4 REPRESENTANTES DE LA PROSEC. LEGISLATIVA 4 REPRESENTANTES DE LA PROSEC. ADMINISTRATIVA 2 REPRESENTANTES DEL SINDICATO DE EMPLEADOS LEG 1 ASESOR TÉCNICO
TAREA DEL COMITÉ
• SELECCIONAR AL IMPLEMENTADOR EXTERNO QUE ASESORARÁ EN EL PROCESO
• DELIMITACIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO (SECTORES INTERNOS)
CRONOLOGIA DE LA FAMILIA DE CRONOLOGIA DE LA FAMILIA DE NORMAS DE LA SERIE ISO 9000NORMAS DE LA SERIE ISO 9000
1987 Primera edición1987 Primera edición
19941994 Primera revisiónPrimera revisión (cambios menores)(cambios menores)
20002000 Segunda revisiónSegunda revisión (cambios mayores)(cambios mayores)
SERIE DE NORMAS ISO 9000: 2000SERIE DE NORMAS ISO 9000: 2000
ISO 9000ISO 9000 SGC - Fundamentos y vocabularioSGC - Fundamentos y vocabulario
ISO 9001ISO 9001 SGC – Requisitos / IRAM 30700 SGC – Requisitos / IRAM 30700 ((Guía Guía para la interpretación de la norma ISO 9001:2001para la interpretación de la norma ISO 9001:2001en el Poder Legislativo)en el Poder Legislativo)
ISO 9004ISO 9004 SGC - Directrices para la mejora del SGC - Directrices para la mejora del desempeñodesempeño
ISO 19011 - Guía para auditorias de SGC y SGAISO 19011 - Guía para auditorias de SGC y SGA
Planificar e implementar un Sistema de Gestión de Calidad en el ámbito de la Honorable
Legislatura del Neuquén, orientado a lograr
Fortalecimiento internoModelo ISO 9001:2000
OBJETIVO DEL PROYECTO
Periodo 2008 – 2009
Fortalecimiento Interno
Satisfacer los requerimientos y necesidades de la Honorable Cámara
de Diputados de la provincia del Neuquén.
¿Cuales son los ejes fundamentales de un Sistema de Gestión de Calidad según la norma ISO
9001:2000?
ISO 9001 : 2000ISO 9001 : 2000Gestión de la CalidadGestión de la Calidad
P
P P
P
P P
P
PLANIFICARACTUAR
VERIFICAR HACER
Enfoque por ProcesosEnfoque por Procesos
Mejora ContinuaMejora Continua
Ciclo de MEJORA CONTINUACiclo de MEJORA CONTINUA
Planifi-car
- Que hacer?
-Como hacerlo?
Imple- mentar
-Hacer lo que se planificó
Controlar
Realmente sucedió lo que se planifico según
el plan?
Actuar
-Como mejorarlo la próxima vez?
Establecer los objetivos y los procesos necesarios de forma
tal de obtener resultados de acuerdo a los requerimientos
del destinatario y a políticas de la organización.
Implementar los procesos.
Medir y monitorear los procesos según
los objetivos establecidos, las
políticas y requerimientos del destinatario y de la
organización.
Tomar acciones de forma tal de mejorar
continuamente la performance del
proceso.
Grado en el cual un conjunto de características Grado en el cual un conjunto de características inherentes satisfacen requisitos.inherentes satisfacen requisitos.
Notas:Notas:
1 - El término “calidad” puede utilizarse acompañado de 1 - El término “calidad” puede utilizarse acompañado de adjetivos tales como pobre, buena, o excelente.adjetivos tales como pobre, buena, o excelente.
2 - “Inherente” significa existente en algo, especialmente 2 - “Inherente” significa existente en algo, especialmente como una característica permanente.como una característica permanente.
¿Que es la CALIDAD?¿Que es la CALIDAD?
Actividades coordinadas para dirigir una Actividades coordinadas para dirigir una organización, organización, orientadas a proporcionar confianzaorientadas a proporcionar confianza en que se cumplirán los requisitos de la calidad.en que se cumplirán los requisitos de la calidad.
¿Que es el aseguramiento de la calidad?
Es un sistema para establecer políticas y objetivos Es un sistema para establecer políticas y objetivos y poder lograr dichos objetivosy poder lograr dichos objetivos
Un sistema de gestión puede incluir varios sistemas Un sistema de gestión puede incluir varios sistemas como por ejemplo el de calidad, el de SySO y el como por ejemplo el de calidad, el de SySO y el
de Medio Ambiente.de Medio Ambiente.
¿Que es un sistema de gestión?
Usar en forma Usar en forma eficienteeficiente los recursos y medios que los recursos y medios que disponemos con el fin de lograr los resultados disponemos con el fin de lograr los resultados planificados. Esto incluye:planificados. Esto incluye:
Estructuras organizacionalesEstructuras organizacionales PlanificaciónPlanificación ResponsabilidadesResponsabilidades ProcedimientosProcedimientos ProcesosProcesos RecursosRecursos
¿Que significa gestionar?
Actividades coordinadas para dirigir y controlar Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización en lo relativo a la calidaduna organización en lo relativo a la calidad
¿Que es la gestión de calidad?
1 – Enfoque al cliente1 – Enfoque al cliente
2 – Liderazgo2 – Liderazgo
3 – Participación del personal3 – Participación del personal
4 – Enfoque basado en procesos4 – Enfoque basado en procesos
5 – Enfoque de sistema para la gestión5 – Enfoque de sistema para la gestión
6 – Mejora continua6 – Mejora continua
7 – Enfoque basado en hechos para la toma de decisión7 – Enfoque basado en hechos para la toma de decisión
8 – Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores8 – Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores
¿Sobre que principios hacemos la calidad?
•Disminución de costos (no calidad)Disminución de costos (no calidad)
•Incremento de la eficaciaIncremento de la eficacia
•Cumplimiento de la legislación vigenteCumplimiento de la legislación vigente
•Mejores relaciones con las partes Mejores relaciones con las partes
interesadasinteresadas
•Motivación y participación del personalMotivación y participación del personal
¿Que beneficios trae un Sistema de Gestión de
calidad?
CICLO DE LA CALIDADCICLO DE LA CALIDAD
Resultado de la aplicación del ciclo de la calidad:
1.1. Disminución de costos de la no calidad Disminución de costos de la no calidad (tiempos, requisitos innecesarios y (tiempos, requisitos innecesarios y errores)errores)
2.2. Mejora en la prestación de servicios, Mejora en la prestación de servicios,
3.3. Disminución de acciones innecesarias, Disminución de acciones innecesarias, deficiencias y errores deficiencias y errores
4.4. Aumento en la credibilidad ciudadana Aumento en la credibilidad ciudadana sobre el poder legislativo provincial sobre el poder legislativo provincial
5.5. Confianza y satisfacción ciudadana en Confianza y satisfacción ciudadana en las acciones del gobiernolas acciones del gobierno
CICLO DE LA CALIDADCICLO DE LA CALIDAD
Obstáculos en la aplicación del ciclo de la calidad:Obstáculos en la aplicación del ciclo de la calidad:
1.1. Falta de comunicación dentro de las organizacionesFalta de comunicación dentro de las organizaciones
2.2. Diferencias entre altos mandos y las bases Diferencias entre altos mandos y las bases
3.3. Se toma como una “moda” en lugar de una actitud Se toma como una “moda” en lugar de una actitud
permanente.permanente.
4.4. Todos hablan de calidad, pero no se implementaTodos hablan de calidad, pero no se implementa
5.5. No hay compromiso.No hay compromiso.
CICLO DE LA CALIDAD
Obstáculos en la aplicación del ciclo de la calidad (cont.):
7. Falta de involucramiento de las personas para
alcanzar los objetivos. Frecuentemente se
anteponen los intereses personales a los del
grupo.
8. No se sabe trabajar en equipo.
9. No se consulta a las bases para conocer sus
problemas o necesidades y no se les invita a
participar en sus soluciones.
10. Falta de entrenamiento y capacitación
11. Falta de implementación de sistemas de estímulos
y reconocimientos factibles.
La implementación de un Sistema de Gestión La implementación de un Sistema de Gestión consiste en cumplimentar una serie de consiste en cumplimentar una serie de
requisitos los cuales se pueden resumir requisitos los cuales se pueden resumir interpretando la cláusula 4.1 de la norma ISO interpretando la cláusula 4.1 de la norma ISO
9001:20009001:2000
¿Cómo se implementa un sistema de gestión de calidad?
4.1 Sistema de gestión de la calidad - Requisitos generales4.1 Sistema de gestión de la calidad - Requisitos generales““La organización debe:La organización debe:
a) identificar los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad y a) identificar los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad y su aplicación a través de la organización (véase 1.2),su aplicación a través de la organización (véase 1.2),
b) determinar la secuencia e interacción de estos procesos,b) determinar la secuencia e interacción de estos procesos,
c) determinar los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la c) determinar los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estosoperación como el control de estos procesos sean eficaces,procesos sean eficaces,
d) asegurarse de la disponibilidad de recursos e información necesarios para d) asegurarse de la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de estos procesos,apoyar la operación y el seguimiento de estos procesos,
e) realizar el seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos, ee) realizar el seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos, e
f) implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados f) implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos. ...”y la mejora continua de estos procesos. ...”
Implementación ISO 9001:2000
Conjunto de actividades mutuamente Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entradas en transforman elementos de entradas en resultadosresultados
Notas:Notas:Los elementos de entrada para un proceso son Los elementos de entrada para un proceso son
generalmente resultados de otros procesosgeneralmente resultados de otros procesos
¿Qué es un proceso?
Organización o persona que recibe el productoOrganización o persona que recibe el producto
Ejemplo : consumidor, usuario final, beneficiario, Ejemplo : consumidor, usuario final, beneficiario, destinatario del servicio, etc.destinatario del servicio, etc.
¿Qué es un cliente?
Puntos clave de un proceso• Identificar entradas y salidas de cada proceso• Identificar el o los productos / servicios. • Identificar los requisitos de cada producto / servicio
(legales, formales, del destinatario del servicio)• Listar los puntos críticos del proceso y sus métodos de
control (instancias del proceso donde debería controlarse el cumplimiento de los requisitos).
• Identificar interacciones con otros procesos• Identificar infraestructura, recursos y medios con los
cuales se realiza el producto o se presta el servicio• Determinar la secuencia de actividades (real y
mejorada)
Requisitos de ISO 9000 en un proceso• Identificación y comunicación de los requisitos.• Identificación de la vinculación (secuencia e interrelación), con
otros procesos• Identificación de los objetivos del proceso• Definición de responsabilidad y autoridad - • Competencia del personal • Adecuación de recursos y ambiente de trabajo• Adecuación de la documentación que describe las prácticas de
operación • Seguimiento del desempeño del proceso y control de no
conformidades • Aplicación de acciones correctivas y preventivas• Evidencia de mejora continua – Ap. 8.5.1• Retroalimentacion (satisfacción del cliente)• Disponibilidad de registros
Pasos para reconocer procesos
Paso I:
Establecer la misión:
Qué hacemos (servicio que se ofrece)Cómo lo hacemos (qué procesos seguimos, requisitos legales, reglamentarios)Para quién lo hacemos (Cliente)
Pasos para reconocer procesos
Paso II:
Identificar clientes y necesidades:
Quiénes reciben nuestro servicio (áreas)Qué esperan que les ofrezcamos (necesidades y requisitos)
Tipos de Procesos:
Estratégicos: son aquellos que proporcionan directrices a todos los demás procesos y son realizados por la dirección
Clave: tienen impacto directo en el cliente creando valor para éste. Son las actividades esenciales del Servicio, su razón de ser.
Soporte: dan apoyo a los procesos fundamentales que realiza un Servicio.
ENFOQUE POR PROCESOS
CÁMARA(Necesidades)
CÁMARA(Satisfacción)
PRESIDENCIA Y SECRETARIA
PROSECRETARIA LEGISLATIVA PROSECRETARIA ADMINISTRATIVA
PROCESOS DE SOPORTE
PROCESOS DE SOPORTE
PROCESOS CLAVES
PROCESOS CLAVES
PROCESOS DE LA
DIRECCIÓN
HONORABLE CAMARA
HONORABLE CAMARA
PLANEAMIENTO ESTRATEGICO
PlanificacionRevision por la Direccion
GESTION ESTRATEGICAAnalisis de Datos
Control de los DocumentosMejora Continua
Auditorias Internas
Proceso de Mesa de EntradasProceso de Despacho
LegislativoProceso de Sala de
Comisiones
PROCESO DE GESTIÓN DEL EXPEDIENTE LEGISLATIVO
PROCESOS ESTRATÉGICOS DE LA ALTA DIRECCION
ComprasContaduría y Presupuesto
Tesoreria y RecursosGestión de Bienes
INFRAESTRUCTURATecnología InformáticaInfraestructura EdiliciaServicios Generales
Recursos HumanosAuditoría Interna
Despacho administrativo
Talleres GráficosPrensa y comunicación
TaquígrafosAudio y Grabación
BibliotecaDigesto
Comisario de CámaraSeguridad Interna
Diario de Sesiones
PROCESOS DE APOYO ADMINISTRATIVO PROCESOS DE APOYO LEGISLATIVO
REQUISITOS DE LA
NORMA ISO 9001:2000
CAPITULO 4CAPITULO 4 SISTEMA DE GESTIÓN SISTEMA DE GESTIÓN
DE LA CALIDADDE LA CALIDAD
Requisitos generalesRequisitos generales
Requisitos de la documentación.Requisitos de la documentación.
Manual de calidad.Manual de calidad.
Control de documentos.Control de documentos.
Control de los registros.Control de los registros.
4 - Sistema de Gestión de la Calidad4 - Sistema de Gestión de la Calidad
Requisitos de la documentaciónRequisitos de la documentación
GeneralidadesGeneralidades
La documentación del SGC incluye:La documentación del SGC incluye:
Política y objetivos de la calidad.Política y objetivos de la calidad. Manual de la calidad.Manual de la calidad. Procedimientos.Procedimientos. Documentos requeridos por la Organización para la Documentos requeridos por la Organización para la
planificación, operación y control eficaz de sus planificación, operación y control eficaz de sus procesos.procesos.
Registros.Registros.
Manual de la CalidadManual de la Calidad
Alcance del Sistema (exclusiones)Alcance del Sistema (exclusiones)
Procedimientos del Sistema o su referencia.Procedimientos del Sistema o su referencia.
Interacción de los procesos del sistemaInteracción de los procesos del sistema
Requisitos de la documentaciónRequisitos de la documentación
Control de documentosControl de documentos
Procedimiento documentadoProcedimiento documentado
Aprobación antes de su ediciónAprobación antes de su edición
Revisar y actualizar (re aprobación)Revisar y actualizar (re aprobación)
Identificación de cambios y estado de versiónIdentificación de cambios y estado de versión
Disponibles en los puntos de usoDisponibles en los puntos de uso
Legibles e identificableLegibles e identificable
Control de documentos externosControl de documentos externos
Administración de documentos obsoletosAdministración de documentos obsoletos
Requisitos de la documentaciónRequisitos de la documentación
Procedimiento para el control de registros:Procedimiento para el control de registros:
- Identificación,- Identificación,
- legibilidad- legibilidad
- almacenamiento,- almacenamiento,
- protección,- protección,
- recuperación,- recuperación,
- tiempo de retención,- tiempo de retención,
- disposición.- disposición.
Control de los registros de la CalidadControl de los registros de la Calidad
Requisitos de la documentaciónRequisitos de la documentación
REGISTRO: Evidencia objetiva del cumplimiento de una acción
DocumentaciónDocumentación
ISO 9001:2000 requiereISO 9001:2000 requiere
Un Sistema de Un Sistema de DocumentosDocumentos
Un Sistema documentado Un Sistema documentado
de Gestión de la Calidadde Gestión de la Calidad
y NO
REGISTROSREGISTROSREGISTROSREGISTROS
DOCUMENTOS OPERATIVOSDOCUMENTOS OPERATIVOSDOCUMENTOS OPERATIVOSDOCUMENTOS OPERATIVOS
Manual de la Manual de la calidadcalidad
Manual de la Manual de la calidadcalidad
Procedimientos del sistemaProcedimientos del sistemaProcedimientos del sistemaProcedimientos del sistema
Documentación del Sistema de Documentación del Sistema de Gestión de la CalidadGestión de la Calidad
Jerarquía de documentos
Política, ObjetivosPolítica, ObjetivosManual Manual
ProcedimientosProcedimientos
DocumentosDocumentos
RegistrosRegistros
1er nivel1er nivel
2do nivel2do nivel
3er nivel3er nivel
4to nivel4to nivel
Establecen el rumbo de laEstablecen el rumbo de la organización, su propósito, futuro y organización, su propósito, futuro y
descripción general del descripción general del sistema y de su aplicación sistema y de su aplicación
Describen el Cómo, Donde, Describen el Cómo, Donde, Quién y Cuando para aquellos Quién y Cuando para aquellos
procedimientos que pide la normaprocedimientos que pide la norma
Describen la forma de Describen la forma de operación de la organizaciónoperación de la organización
Formularios, archivos, Formularios, archivos, discos magnéticos, proveen discos magnéticos, proveen
evidencia de lo actuadoevidencia de lo actuado
PLAN DE MEJORA DE LA PROSECRETARIA LEGISLATIVAPLAN DE MEJORA DE LA PROSECRETARIA LEGISLATIVA
““SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD” SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD”
COMITE DE CALIDADCOMITE DE CALIDAD
OBJETIVOS:
Optimizar los circuitos del expediente. Adecuar las instancias de control de calidad del expediente a los requeridos por la norma ISO 9001:2008.Medir el desempeño de los procesos identificados en cada Dirección mediante la definición de indicadores.
Modalidad de Trabajoasegurar:
a)- Representación de cada Dirección,b)-Funcionamiento continuo,c)-Coordinación permanente,d)-Predisposición al trabajo en equipo y a la búsqueda de consensos para la mejora.
Equipo de Mejora
Un coordinador general. Dos Representantes por cada Dirección. Un representante de calidad de Normalización &
Gestión. Un representante de gestión de calidad de la HLN.
* Consultor Técnico: Prosecretario Legislativo.
PLAN DE ACCION
Acción 1
Relevar e identificar los distintos tipos de expedientes y sus respectivos circuitos de tramitación.
Objetivo realizado.
Acción 2
Identificar los requisitos de cada tipo de expediente y su relación con cada una de las instancias en las que se le agrega valor.
Objetivo realizado.
Acción 3
Definir los puntos de control de calidad en cada uno de los circuitos del expediente, estableciendo los criterios de aceptación/rechazo para cada caso.
Objetivo realizado.
Acción 4
Diseñar los registros de control de calidad (Check List). Estos deberán contener la información resultante del control de calidad efectuado sobre el expediente.
Objetivo realizado.
Acción 5
Planificar la puesta en marcha del Sistema Informático de Gestión del Expediente, Neuleg, confeccionando un programa de trabajo que incorpore a cada Dirección en concordancia con su habilitación en el sistema.
Realizandose
Acción 6
Incorporar las listas de verificación al sistema informático restringiendo la opción de pase del expediente solo cuando se haya completado y registrado el control de calidad en la etapa respectiva.
Plazo estimado: trabajando en el mismo.
Acción 7 Establecer indicadores de gestión generales para la Prosecretaría y particulares para cada Dirección de manera de poder medir el nivel de desempeño alcanzado.Luego de contar con información, se deberán fijar objetivos y metas medibles.
Plazo estimado: empezamos a trabajar
Acción 8
Capacitar al personal de la PL en:a-Uso del sistema informático,
b-Control de calidad de los expedientes
c-Medición de desempeño
Plazo estimado: a realizar antes de la siguiente auditoria.
Acción 9 Implementar un programa de auditorias por muestreo teniendo en cuenta el estado de los procesos y su criticidad, utilizando la información obtenida para la implementación sistemática de acciones correctivas y preventivas a los efectos de asegurar la mejora continua en los procesos de la Prosecretaría Legislativa.Plazo estimado: a definir.
ACCIÓN ANTES
PROPUESTA DE
MODIFICACIÓN
FUNDAMENTO
Ingreso-egreso
de diputa
dos
Se dejaba constancia
dentro de la VT de las entradas, salidas e
incorporaciones de los diputados.
Se confecciona una planilla
donde consta los datos necesarios para identificar el momento de los ingresos-
egresos especialmente al momento de la
votación.Refrendado por la Dirección y remitida junto con el CD de audio de la
sesión al Archivo General una vez que fue revisada
por la DCT..
La propuesta surge debido a lo difícil que resulta ver ‑debido a la ubicación de la directora en el recinto‑
y registrar los correspondientes
movimientos que se producen y que habilita a que se cometan muchos
errores.
ACCIÓN ANTES
PROPUESTA DE
MODIFICACIÓN
FUNDAMENTO
Informe a
Despacho
Legislativo
No se realizaba
Se informa a través de una
minuta a Despacho
Legislativo todo lo relacionado a asuntos entrados
y hora de asuntos varios
La propuesta es fundada por la Dirección de DL en
función de certificar que el destino sea el correcto,
por si se equivocó alguno, si hubo algún cambio de
comisiones, si se incorporó algún expediente a otro expediente, si se gira en
conjunto, etc. Otro motivo es para agilizar los
tiempos.
ACCIÓN ANTES
PROPUESTA DE
MODIFICACIÓN
FUNDAMENTO
Plazo de entrega de
la V.T.
Plazo máximo de 72 horas de finalizada las
reuniones.
El mismo se cuenta a partir de las 00.00 del
día posterior
La propuesta surge a efectos de compensar
el tiempo no aprovechado cuando una sesión finaliza
muy tarde.
Aval de la PL en la VT
original corregida a
las modificacio
nes incorporad
as
Una vez revisada la VT e incorporadas
las modificaciones
que fueran enviadas por los diputados,
éste se enviaba a DL el ejemplar de Presidencia y
el de Secretaría a
Diario de Sesiones.
Una vez revisada e
incorporadas las
modificaciones de los
diputados, ésta es rubricada
por la Presidencia o la Prosecretaria Legislativa.
La propuesta se funda en que se deja constancia y se da cumplimiento al artículo 217 del
Reglamento Interno.
ACCIÓN ANTES
PROPUESTA DE
MODIFICACIÓN
FUNDAMENTO
Cantidad de
ejemplares de la V.T.
Correspondientes a
Presidencia, Secretaría,
Taquígrafos y para cada bloque.
Tres ejemplares: Presidencia, Secretaría y
Taquígrafos. A los bloques se le habilita el
texto de la VT vía mail en
formato PDF.
Ganancia de tiempo y ahorro de materiales.Aprovechamiento de
la tecnología.
Cambio en la leyenda del Diario
de Sesiones
En la contratapa del
D. S. se indicaba que el mismo era extraído de la
V.T..
Ahora en la contratapa del D. S. consta:
Conforme a la V.T.
La propuesta surge con el fin de reflejar
que el diario de sesiones se basa
completamente en la VT y no en un simple extracto de ella. Esto
se planteó en una reunión entre D.S.,
Imprenta y Taquigrafos para coordinar ciertos
temas.