PGS Compact Cars

Máster Oficial en Gestión Integral de la Tecnologías de la Información

Plan de Gestión del Servicio

COMPACT CARS

ALBERTO CONSUEGRA REDONDO

Fecha : 22/05/2009

Máster Oficial en Gestión Integral de TI

Plan de Gestión del Servicio Outsourcing Compact Cars

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Contenido 1. Documento 5

1.1 Objetivos 5 1.2 Ámbito 5 1.3 Destinatarios 5 1.4 Glosario de Términos 6

2. Descripción general del servicio 6 3. Cumplimiento del Servicio y Criterios de Aceptación 7

3.1 Entregables del Servicio 7 3.2 Criterios de Aceptación 7

3.2.1 Prioridades de incidencias 8 3.2.2 ANS 9 3.2.3 Penalizaciones 10

4. Organización y responsabilidades de gestión del servicio 10 5. Dependencias externas 12 6. Planes de soporte a la gestión 13 7. Requisitos para la ejecución del servicio 13 8. Plan de trabajo: Ciclo de Vida del Servicio 14

8.1 Transición 15 8.1.1 Definición del servicio 15 8.1.2 Comprobación estado actual y definición de necesidades 16 8.1.3 Gestión de conocimiento 16 8.1.4 Gestión del equipo de Trabajo 16 8.1.5 Formulario de Fase: TRANSICIÓN 17

8.2 Permanente 18 8.2.1 Actividades 18 8.2.2 Formulario de Fase: PERMANENTE 20

8.3 Retorno 20 8.3.1 Actividades 21 8.3.2 Formulario de Fase: RETORNO 21

9. Líneas o Bloques de servicio 22 9.1.1 Centro de Atención a Usuarios unificado (CAU) 22 9.1.2 Soporte microinformático local 23 9.1.3 Explotación y operación de los Sistemas de Información 25 9.1.4 Comunicaciones de voz y datos 27 9.1.5 Desarrollo y mantenimiento de aplicaciones 29 9.1.6 Nuevos Proyectos 32

9.2 HR (Recursos Humanos) 32 9.3 BI (Businness Intelligence) 32 9.4 Implantación de módulos de ITIL 33

9.4.1 Estructura de Desglose de Trabajo 33 10. Plan de Recursos del servicio 33

10.1 Perfil de puesto de trabajo 33 10.2 Matriz RACI 36 10.3 Estructura de recursos del servicio 36 10.4 Sistema de desarrollo profesional 37

11. Presupuesto de Costes del Servicio y desviaciones 38 11.1 Costes de RRHH 39 11.2 Resto de costes 39 11.3 Desviaciones 40



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11.4 Documento de referencia 40 12. Gestión de la Comunicación 41 13. Seguimiento y Control del servicio 41

13.1 Informes del servicio 42 13.2 Reuniones periódicas 43 13.3 Revisiones Plan de Gestión del Servicio 43

14. Hitos de Facturación 44 15. ANEXO A: Plan de Gestión de Cambios del Alcance 45

15.1 Áreas sensibles a cambios 45 15.2 Organización y responsabilidades 45 15.3 Recursos 45 15.4 Gestión de cambios 45

15.4.1 Identificación de cambios 46 15.4.2 Control de cambios 46 15.4.3 Herramientas y técnicas 47 15.4.4 Informes de gestión de cambios 47 15.4.5 Archivo 47 15.4.6 Comprobaciones y revisiones 47

16. ANEXO B: Plan de Gestión de Riesgos 48 16.1 Áreas de Riesgo 48 16.2 Tareas de gestión de riesgos 48 16.3 Organización y responsabilidades 49 16.4 Presupuesto 49 16.5 Herramientas y técnicas 49

16.5.1 Tabla de Puntuación de Impacto 50 16.6 Elementos de riesgo que deben gestionarse 50

16.6.1 Resumen de riesgos 50 16.6.2 1 : Falta de perfiles 51 16.6.3 2 : Falta de documentación 51 16.6.4 3 : Infraestructura sobreexplotada 52 16.6.5 4 : Tareas de gestión realizadas por duplicado 52 16.6.6 5 : Retraso en proyectos de implantación 53 16.6.7 6 : Rotación del personal 53 16.6.8 7 : Problemas de comunicación internos en Compact Cars 54 16.6.9 8 : Resistencia al cambio 54 16.6.10 9 : Devaluación de divisas 55

17. ANEXO C: Plan de Gestión de proveedores 56 17.1 Descripción de trabajos subcontratados 56

17.1.1 Comunicaciones de Voz y Datos 56 17.1.2 Soporte Microinformático 56

17.2 Tareas y responsabilidades 57 17.3 Reuniones y revisiones 57 17.4 Actividades de garantía de calidad 57 17.5 Actividades de gestión de configuración 57 17.6 Actividades de aceptación 57

18. ANEXO D: Plan de Gestión de la Calidad 59 18.1 Requisitos de calidad 59

18.1.1 Criterios de Calidad de la documentación 59 18.1.2 Criterios de Calidad del servicio 59

18.2 Revisiones del servicio 60



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18.2.1 Criterios de aceptación 62 18.2.2 Criterios de Garantía 62

18.3 Auditorias 62 18.4 Tratamiento de no conformidades, acciones correctoras y acciones de mejora 63

18.4.1 No conformidades del Servicio 63 18.4.2 Tratamiento de las No Conformidades 63



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1. Documento

1.1 Objetivos

Este documento presenta con detalle el Plan de Gestión del Servicio: “Outsourcing Compact Cars”

El presente documento tiene como objeto recoger la planificación de la gestión del servicio, con la finalidad de facilitar el seguimiento y el control del mismo. Se identifican las entidades responsables y mecanismos para realizar dicho control. También se incluye la organización operativa del mismo (recursos), los productos finales, y los presupuestos de costes, así como las dependencias externas y los medios de entorno y herramientas necesarias para poder desarrollar los trabajos del servicio.

1.2 Ámbito

Este documento parte de la información del documento de Oferta / Contrato del cliente Compact Cars, con título: “QAMJA Oferta de Externalización” y añade la planificación detallada para realizar la prestación del servicio.

El Plan de Gestión del Servicio es un documento “vivo” y se espera su modificación a medida que cambien las circunstancias del servicio.

Por parte del cliente Compact Cars, las entidades organizativas y usuarios que estarán influenciadas por la prestación de los servicios, son las siguientes:

Nombre de las áreas del cliente implicadas en el servicio

o Atención al usuario de TI.

o Comunicaciones de voz y Datos.

o Desarrollo y mantenimiento de aplicaciones.

o Explotación y operación de los SI.

o Soporte Microinformático.

1.3 Destinatarios

Son destinatarios del presente documento las personas que forman parte del equipo de gestión y ejecución del servicio. También serán destinatarios los responsables de la Dirección Técnica y de la Dirección Comercial implicados en la ejecución del mismo:

Nombre Cargo

Service Manager Responsable Área

Consultor Senior Responsable de la Línea de Servicio

Comercial Gestor Comercial



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1.4 Glosario de Términos

A continuación se relacionan las siglas y abreviaturas utilizadas en el presente documento con una breve explicación de su significado:

Sigla Descripción

ANS Acuerdo de Nivel de Servicio

BBDD Base de Datos

BI Business Intelligence

CAB Change Advisory Board

CAU Centro de Atención a Usuarios

CPD Centro de Proceso de Datos

CR Change Request

CS Contract Support

EDT Estructura Desglose Trabajo

ERP Enterprise Resource Planning

HR Human Resources

ITIL Information Technology Infrastructure Library

LAN Local Area Network

PC Personal Computer

PDA Personal Digital Assistant

PIR Post Implementation Review

PMI Project Manager Institute

RFC Request For Change

RRHH Recursos Humanos

TI Tecnologías de la Información

VPN Virtual Private Network

2. Descripción general del servicio El objetivo de la solución presentada en esta propuesta de colaboración es dar cobertura a todos los servicios externalizados de la empresa. Por tanto, Compact Cars deposita toda la responsabilidad de la gestión y ejecución de los servicios, en los términos pactados, en la empresa QAMJA, dedicándose únicamente a tareas de supervisión y demanda.

Las líneas externalizadas y sus características son las siguientes:

1. Atención al usuario:

Se proporcionará a cada usuario una atención personalizada y de alta calidad que proporcione servicio técnico a las aplicaciones de Compact Cars, dando un servicio 24x7/365 en varios idiomas.

2. Servicio de soporte microinformático:

Se proveerá de soporte in-situ de hardware y software que incluirá tareas de instalación y mantenimiento de servidores, elementos de comunicación, PC, portátiles, impresoras, PDAs, etc.



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3. Explotación y operación de los sistemas de Información:

Los profesionales que presten dicho servicio serán capaces de implantar, mantener y explotar los Sistemas de Información de toda la compañía en base a mejores prácticas, como ITIL. Se buscará la mejora continua constante de todas las aplicaciones.

4. Comunicaciones de voz y datos:

En este servicio se cubrirán las necesidades de instalación, resolución de incidencias y mantenimiento de equipos relacionados con la telefonía y redes de comunicación.

Se proporcionará a la arquitectura de red seguridad y alto rendimiento entre las distintas sedes de la compañía, independientemente de la ubicación geográfica.

5. Desarrollo y mantenimiento de aplicaciones:

Se proporcionará mantenimiento, tanto correctivo como evolutivo, a los diferentes aplicativos de la compañía Compact Cars. Igualmente, se desarrollarán los proyectos o grandes evolutivos que el cliente desee añadir a su infraestructura tecnológica. Todo ello, como se ha mencionado anteriormente, contará con la aplicación de mejores prácticas como son PMI e ITIL, buscando la calidad en todo aplicativo y proporcionando un ciclo de mejora continua.

3. Cumplimiento del Servicio y Criterios de Aceptación Los entregables del servicio y los criterios de aceptación del cliente se encuentran definidos a continuación.

3.1 Entregables del Servicio

Los entregables del servicio, por fases son los siguientes:

FASE NOMBRE DEL ENTREGABLE

TRANSICIÓN

Plan de gestión de la transición Catálogo de productos y servicios Plan de calidad Plan de comunicación Plan de RRHH Plan de Riesgos Plan de Adquisiciones

PERMANENTE Plan de Gestión del Servicio Informes varios

RETORNO Plan de transferencia del conocimiento Plan de calidad del retorno Plan de difusión

3.2 Criterios de Aceptación

Los criterios de aceptación se establecen mediante la medición de unos ANS establecidos para el servicio Outsourcing Compact Cars.

Los acuerdos de nivel de servicio están basados en indicadores de nivel del servicio, de tal manera que permitan cuantificar de manera objetiva la calidad del servicio prestado.



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3.2.1 Prioridades de incidencias

Todas las incidencias recibidas por el servicio objeto de contrato, deberán estar reflejadas en la herramienta software “Remedy”. Dichas incidencias, se clasifican, de acuerdo a su prioridad, en:

Prioridad crítica:

o Afectan a más del 10% de usuarios con cese de servicio (el problema provoca que varios usuarios no puedan realizar sus funciones básicas).

o Afectan a puestos de trabajo de atención al público.

o Afectan a altos cargos.

Prioridad alta:

o Afectan a igual o menos del 10% de usuarios con cese de servicio (el problema provoca que varios usuarios no puedan realizar sus funciones básicas).

Prioridad normal

o Afectan a un puesto de trabajo con cese de servicio en sus funciones básicas.

Prioridad baja

o El problema no impide que el usuario pueda realizar sus funciones básicas.

En cualquier caso, el Service Manager podrá establecer o cambiar la prioridad de una incidencia atendiendo a los criterios que estime oportunos, normalmente provocado por la gravedad de la misma, su repercusión o alcance.

Para evitar el efecto de inanición de incidencias (que una incidencia nunca sea atendida porque siempre haya incidencias de mayor prioridad), cuando una incidencia no haya sido atendida en dos veces tiempo establecido en el ANS, su prioridad subirá automáticamente al siguiente nivel de urgencia.

De cara a la definición de los acuerdos de niveles de servicio expuestos en este apartado, se considera:

Ámbito de competencia: Conjunto de servicios o tareas que se realizan en su totalidad por el equipo prestador del servicio del presente pliego. Para las incidencias, peticiones o consultas que necesiten más de un grupo de solución, se entenderá como la parte del total que debemos hacer para completar su solución.

Tiempo de resolución: Tiempo comprendido entre que se introduce la incidencia en el sistema informático hasta que se cierra. Se contabilizará dentro del horario de servicio definido.

Tiempo de atención o de respuesta: Tiempo comprendido entre que se introduce la incidencia en el sistema hasta que el técnico comienza a trabajar en su resolución.



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3.2.2 ANS

Descripción Línea de servicio

Rango de valores

Valor Mínimo

Mejora anual

Porcentaje de incidencias resueltas en primera instancia

CAU 0 - 100 80% 2%

Satisfacción de usuario Todas 0 - 5 3,5 0,1

Tiempo medio de espera CAU 0 - 9999 2 min -0.1 min

Tiempo medio atención telefónica

CAU 0 - 9999 5 min -0.2 min

Porcentaje de entradas bien escaladas

CAU 0 - 100 90% 0,5%

Entrega de documentación de incidencias y actividad diaria

Todas 9:30 horas del día hábil

siguiente

90% 0%

Resolución de incidencias de gravedad crítica

Todas 2 horas 90% 1%

Resolución de incidencias de gravedad alta


Resolución de incidencias de gravedad media


Resolución de incidencias de gravedad baja


Desviación media resolución incidencias fuera de plazo

Todas 0 - 9999 <2 horas 0%

Disponibilidad de los sistemas

Explotación y operación TI

0 - 100 99.99% 0%

Horas anuales reservadas para tiempo de inactividad previsto


0 - 9999 <20 horas

anuales

-0,5 horas

Tiempo de preaviso para los cambios de red u otros cambios que puedan afectar a los usuarios


48 horas 100% 0%

Número de usuarios internos a los que los sistemas pueden atender simultáneamente

Explotación y operación TI, comunicaciones

0 - 9999 500 usuarios

20 usuarios

Nivel aceptable de rendimiento, como la latencia experimentada por los usuarios

Explotación y operación TI, comunicaciones de voz y datos

2 segundos 90% 1%

Tiempo medio reparación o reemplazo componentes

Microinformática 3 días 90% 0%

Desviación media plazo en reemplazo componentes fuera de tiempo

Microinformática 0 - 9999 <1 día 0%



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Cantidad de almacenamiento necesario por usuario disponible en red


0 - 9999 500MB 100MB

Ancho de banda disponible entre distintas oficinas

Comunicaciones de voz y datos

0 - 9999 100Gbps 0

Porcentaje de evolutivos entregados a tiempo

Desarrollo y mantenimiento

0 - 100 90% 1%

Tiempo medio excedido de evolutivos no entregados a tiempo


0 - 9999 < 10 días -1 día

Porcentaje de evolutivos entregados sin errores


0 - 100 90% 1%

3.2.3 Penalizaciones

Se aplicarán penalizaciones al proveedor en las siguientes casuísticas:

Incumplimiento de resolución de incidencias bajas; una penalización de un 1 % sobre el precio bruto mensual por 6 horas naturales de retraso respecto a la fecha acordada en el plan de trabajo propuesto.

Incumplimiento de resolución de incidencias normales una penalización de un 2 % sobre el precio bruto mensual por 2 horas naturales de retraso respecto a la fecha acordada en el plan de trabajo propuesto.

Incumplimiento de resolución de incidencias criticas una penalización de un 4 % sobre el precio bruto mensual por cada hora natural de retraso respecto a la fecha acordada en el plan de trabajo propuesto.

Incumplimiento de entre 1 y 3 indicadores, penalización de un 1% de la facturación bruta mensual.

Incumplimiento de entre 4 y 6 indicadores, penalización de un 3% de la facturación bruta mensual.

Incumplimiento de más de 6 indicadores, penalización de un 5% de la facturación bruta mensual.

4. Organización y responsabilidades de gestión del servicio La figura de mayor responsabilidad será el Service Manager, encargado de gestionar el lote completo y cuyas competencias principales serán: Servicio al Cliente, Iniciativa, Trabajo en equipo, Liderazgo, Resolución de problemas, Toma de decisiones, Planificación, Cumplimiento de Plazos.

Por cada línea de servicio se dispondrá de una persona responsable que hará de interlocutor entre el Service Manager y el equipo técnico.

Para los servicios subcontratados (Soporte microinformático y Comunicaciones) se dispondrá de un gestor de QAMJA que realizará la correspondiente supervisión e interlocución con el proveedor externo correspondiente (DELL y Telefónica) para garantizar el nivel de servicio acordado e informará al Service Manager.



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El Centro de Atención a Usuarios contará con un encargado que reportará informes de estado al Service Manager, así como un equipo técnico de primer y segundo nivel, según la criticidad de las incidencias recogidas.

Para los servicios de Sistemas de TI se dispondrá del correspondiente equipo técnico supervisados por un Director Técnico de Sistemas, al igual que en el caso de Desarrollo y mantenimiento de Aplicaciones, donde se contará además de un responsable específico de cada aplicación del cliente.

La organización anteriormente descrita que reflejada en el siguiente gráfico:

El modelo de relación propuesto por QAMJA se basa en los siguientes principios:

Comunicación fluida y transparente: Supone la transparencia informativa por ambas partes a lo largo de la prestación del servicio.

Rigor de la información: Se dispondrá de información objetiva tomada mediante herramientas para cuantificar el nivel de calidad del servicio.

Adaptabilidad: El modelo de servicio y su desempeño se realizará de manera flexible para adecuarse a las circunstancias que pudieran acontecer.

Compromiso contractual: Se garantiza la adecuación al contrato establecido y el compromiso de entendimiento por ambas partes.

La relación entre QAMJA y Compact Cars se realizará a tres niveles: estratégico, táctico y técnico, como describe el siguiente gráfico:



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Para cada nivel se establecen los comités correspondientes para supervisar y garantizar un nivel de servicio adecuado, facilitando la gestión del lote completo. En la siguiente tabla se muestran las principales funciones de cada comité:

5. Dependencias externas Se enumeran las dependencias externas existentes en el servicio Outsourcing Compact Cars que serán necesarias gestionar para llevar a buen término el servicio en los términos pactado:

Acceso a todas las instalaciones de Compact Cars donde sea necesario prestar el servicio de las personas involucradas en el equipo de QAMJA.

Dependencia de la supervisión y aprobación por parte de la Dirección de Compact Cars de las medidas de gestión utilizadas.



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Planificación de la demanda de Compact Cars con una antelación mínima de 3 meses.

Comunicación y apoyo directo, tanto de la Dirección de Compact Cars, como de la Dirección de QAMJA, en la prestación del servicio.

Estado de los servicios heredados en la fase de transición.

Rigor de la información suministrada en la fase de transición por Compact Cars o por el proveedor anterior.

Se destacan las actividades y recursos más relevantes para el servicio que dependen de organizaciones externas al servicio:

Apoyo en las tareas de validación y pruebas de las puestas en producción de los usuarios de Compact Cars.

Intervención en el CAB de miembros de la capa de gestión de Compact Cars.

Colaboración de Compact Cars en las encuestas de satisfacción a realizar a los usuarios.

6. Planes de soporte a la gestión A efectos de gestionar el servicio, además de lo recogido en el presente Plan de gestión del Servicio, se han desarrollado los siguientes planes de gestión:

Título del documento Código de referencia

Plan de Gestión de Cambios Anexo A

Plan de Gestión de Riesgos Anexo B

Plan de Gestión de Proveedores Anexo C

Plan de Gestión de Calidad Anexo D

7. Requisitos para la ejecución del servicio Los requisitos del servicio relativos a los recursos necesarios para desarrollar la actividad son los siguientes:

Lugar físico de trabajo con instalaciones básicas (agua, luz, etc.).

Material de oficina y puesto de trabajo para los recursos asignados al proyecto.

Equipos de movilidad como puedan ser portátiles o teléfonos móviles.

Conexión a Internet y acceso a la red corporativa de QAMJA y de Compact Cars.

Software específico para los distintos grupos de trabajo.

Centralita de comunicaciones para el CAU.

Herramienta de gestión de la demanda: “Remedy”.

CPD con ubicación física adaptada a las necesidades y capacidad de soportar los servicios actuales.



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Estos recursos deberán ser provistos mediante el Service Manager, que se encargará en todo momento de satisfacer las necesidades reales del servicio. Los recursos que dependan de la empresa Compact Cars serán provistos por el Responsable de Gestión del Servicio de dicha empresa.

Deberá existir un Plan de Medios detallado de todos los recursos necesarios, las fechas previstas de disponibilidad, la fuente de suministro, ubicaciones, así como cualquier información relevante al respecto.

A continuación se indican los medios necesarios (de instalaciones y recursos) para poder realizar los trabajos del servicio. También se indicará la persona del equipo de gestión del servicio o del cliente de la que depende la obtención de los medios y recursos indicados:

Medios necesarios para ejecutar el servicio (oficinas, herramientas, etc.)

Persona responsable

Oficinas Service Manager

Puesto de trabajo de cada empleado Service Manager

Material de oficina Service Manager

Equipos de movilidad Service Manager

Conexión a Internet y acceso a la red corporativa de QAMJA

Service Manager

Acceso a la red corporativa de Compact Cars

Responsable de Gestión del Servicio de Compact Cars

Software Suministrador DELL

Hardware Suministrador DELL

Centralita de comunicaciones Suministrador DELL

Software específico: “Remedy” Service Manager

Ubicación del CPD Service Manager

Componentes integrados del CPD Suministrador DELL

Medios de comunicaciones Suministrador Telefónica

8. Plan de trabajo: Ciclo de Vida del Servicio A lo largo del desarrollo del servicio la evolución del mismo se llevará a cabo en tres fases diferenciadas. Estas tres fases serán secuenciales en el tiempo adaptándose a la situación en la que se encuentre el servicio.

A continuación se indica el esquema del ciclo de vida del servicio. Para cada fase (en formulario aparte) se definen los criterios de inicio y fin, los documentos de entrada y de salida (entregables), y las actividades de revisiones y pruebas de cada entregable.



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8.1 Transición

En primer lugar llevaremos a cabo la fase de transición. Esta fase tendrá como principal objetivo la toma de contacto con el cliente, la puesta en marcha del servicio y la transferencia de conocimiento de las operaciones llevadas a cabo actualmente en la empresa.

Durante esta fase todos los costes derivados correrán a cargo del proveedor ya que el servicio como tal no comenzará hasta que no dé comienzo la fase permanente en la que se podrán medir y comprobar los ANS.

Los objetivos de esta fase se pueden clasificar en las siguientes actividades:

8.1.1 Definición del servicio

En esta actividad se define qué se va a realizar y cómo realizarlo.

Definición en detalle del servicio a prestar.

Establecer Acuerdos de Nivel de Servicio correctos con los responsables de Compact Cars para un correcto desarrollo del servicio.



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Establecimiento del modelo del servicio en el Cliente.

Explicación y concienciación del modelo de servicio al equipo, tanto por parte del proveedor como de Compact Cars.

Establecimiento de procesos y procedimientos en las distintas tareas a ejecutar, para proporcionar un servicio más eficaz, mejorando tanto en calidad como en tiempos de respuesta.

Implantación de modelo de mejora continúa en los procesos.

Implantación de sistema de control y medición del servicio.

Establecimiento del modelo de relación.

8.1.2 Comprobación estado actual y definición de necesidades

Se realizará un estudio detallado de la situación actual del servicio para conocer cómo se llevan a cabo las distintas tareas además de cuál es el estado real de todos los aplicativos y las infraestructuras.

Comprobación del estado actual de los distintos aplicativos.

Grado de obsolescencia y estado del hardware utilizado.

Estado de las diferentes peticiones de desarrollos de evolutivos.

Detección de hardware necesario.

Nivel de utilización de los recursos disponibles.

Detección software a implantar.

Gestión de licencias.

Tecnologías utilizadas.

8.1.3 Gestión de conocimiento

Gestión de la retención del conocimiento.

Selección de personal transferido al proveedor.

Recopilación de documentación.

Reunión y entrevista con recursos.

8.1.4 Gestión del equipo de Trabajo

Definición de equipos de trabajo.

Establecimiento de mecanismos de comunicación.

Definición de responsables.

Selección de perfiles necesarios para el servicio.

Adjudicación de recursos al servicio.

Establecimiento e implantación de estructura del servicio.



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8.1.5 Formulario de Fase: TRANSICIÓN

FASE Nº 1: TRANSICIÓN

DESCRIPCION

Duración : 3 meses Objetivos: Tomar el control del servicio, implantar el método de gestión diseñado, realizar la transferencia del conocimiento, medir el estado actual del servicio, garantizar el inicio de la prestación del servicio con la calidad acordada. Responsable de la Fase: Proveedor entrante Responsable de la Aceptación: Cliente

Documentos

Entradas: RFP Compact Cars Oferta QAMJA Contrato Outsourcing Compact Cars

Salidas (entregables):

Plan de gestión de la transición Catálogo de productos y servicios Plan de calidad Plan de comunicación Plan de RRHH Plan de Riesgos Plan de Adquisiciones

Actividades de Calidad de los entregables (Revisiones y Pruebas)

Plan de gestión de la transición

Tarea 1: Acotar el alcance de la transición Tarea 2: Creación de la EDT Tarea 3: Definir las condiciones de aceptación Tarea 4: Revisión del plan de gestión de la transición

Catálogo de productos y servicios

Tarea 1: Análisis de los productos y servicios Tarea 2: Documentación de todos los productos y servicios. Tarea 3: Aceptación del catálogo de productos y

servicios

Plan de calidad

Tarea 1: Definición del plan de calidad Tarea 2: Aprobación del plan de calidad

Plan de comunicación

Tarea 1: Definición del plan de comunicación Tarea 2: Aprobación del plan de comunicación

Plan de RRHH

Tarea 1: Definición del plan de RRHH Tarea 2: Aprobación del plan de RRHH

Plan de Riesgos

Tarea 1: Definición del plan de Riesgos Tarea 2: Aprobación del plan de Riesgos

Plan de Adquisiciones

Tarea 1: Definición del plan de comunicación Tarea 2: Aprobación del plan de comunicación

Criterios de poder iniciar o finalizar la fase

Criterios para poder iniciar la fase

Firma del contrato Colaboración del cliente activa

Criterios para poder terminar la fase

Aprobación del plan de gestión de la transición Colaboración del proveedor saliente Finalización de la transferencia del conocimiento Finalización de la fase de transición



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8.2 Permanente

En esta fase se llevarán a cabo las diferentes tareas necesarias para la prestación del servicio. Durante esta fase el objetivo general es el de aportar el nivel adecuado de servicio al cliente.

Se llevará a cabo la gestión del servicio de acuerdo al modelo de servicio establecido.

8.2.1 Actividades

Las principales actividades a realizar en la gestión táctica del servicio son las siguientes:

8.2.1.1 Integración

Se establecerán las relaciones entre los procesos, funciones y equipos implicados en la gestión del servicio de manera que maximicen el valor que se aporta al cliente.

1.4 Dirigir y gestionar la ejecución. Se llevará a cabo el plan detallado en el Plan de Gestión del Servicio.

1.5 Seguimiento y control del trabajo. Se monitorizarán todas las áreas de ejecución del servicio para controlar su ejecución acorde a los términos pactados.

1.6 Control Integral de cambios. Se llevará un exhaustivo control de los cambios que se introducirán gradualmente en el servicio, documentando y registrando éstos en todo momento.

8.2.1.2 Gestión del Alcance del servicio

Se regularán las operaciones y actividades incluidas en el servicio, y las líneas de servicio incluidos en el contrato de externalización.

2.4 Verificación del Alcance. Se realizarán actividades de verificación del alcance pactado versus alcance ofrecido en el servicio, para adaptar el segundo lo máximo posible al primero.

2.5 Control del Alcance. Se realizarán controles periódicos respecto de las líneas base del servicio y las líneas variables de cara a medir la evolución del servicio.

8.2.1.3 Gestión de Costes y Plazos

Se realizará seguimiento y control de los compromisos de plazos y costes.

3.6 Control de calendario. Control de las desviaciones en el calendario. Replanificación si es necesario para adaptar el calendario.

4.3 Control de costes. Control de costes del servicio para adaptarlos a la planificación y poder mantener compromisos de costes vs. margen.

8.2.1.4 Gestión de la Calidad

Se regulará la calidad de prestación del servicio conforme a los estándares definidos en el contrato de externalización.

5.2 Aseguramiento de calidad. Programar actividades sistemáticas de calidad, planificadas para asegurar que el servicio emplea todos los procesos necesarios para cumplir el alcance.



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5.3 Control de calidad. Monitorizar los resultados del servicio e identificar la forma de eliminar las causas de no conformidad y nivel de desempeño insatisfactorio.

8.2.1.5 Gestión de Personal

Se regula la planificación, formación y desarrollo de los recursos del servicio y los mecanismos de variación ante el aumento o disminución de las necesidades.

6.2 Adquisición de equipo. Buscar los recursos necesarios (dentro de la compañía o en el mercado) para llevar a cabo la prestación del servicio.

6.3 Desarrollo del equipo. Mejorar el nivel de desempeño del personal mediante un desarrollo del equipo, consistente en formación continua y planes de carrera personalizados.

6.4 Gestión del equipo. Analizar el nivel de desempeño de los miembros del equipo del servicio para proporcionarles “feedback”, resolver los problemas y coordinar los cambios para mejorar el nivel de desempeño.

8.2.1.6 Gestión de la Comunicación

Se regulará la comunicación entre el prestatario del servicio y los distintos stakeholders.

7.2 Distribución de Información. Distribuir los informes generados en el servicio a las personas necesarias para mantener un buen nivel de información.

7.3 Generación de Informes. Generación de informes a partir de los niveles de servicio, métricas implantadas, rendimientos observados, evolución, etc.

7.4 Gestión de “Stakeholders”. Gestión de las comunicaciones mediante reuniones informativas con los distintos miembros de las organizaciones cliente y proveedor.

8.2.1.7 Gestión de Riesgos

Regulación de la gestión de riesgos asociados al servicio con el objetivo de reducir los impactos negativos y maximizar los beneficios.

8.6 Seguimiento y control de riesgos. Seguimiento de los riesgos existentes, visualizando la eficacia de los planes de mitigación. Identificación de nuevos riesgos.

8.2.1.8 Gestión de Proveedores

Regula la gestión de las actividades desarrolladas por terceros.

9.3. Solicitar respuestas. Solicitud de propuestas de colaboración para abarcar el servicio deseado.

9.4. Selección de Proveedores. Selección del proveedor que más se adapte a las características del servicio que se desea ofrecer.

9.5. Administración de contratos. Gestionar contratos con los proveedores para medir el nivel de desempeño obtenido y establecer medidas correctoras si se requieren.



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8.2.2 Formulario de Fase: PERMANENTE

FASE Nº 2: PERMANTENTE

DESCRIPCION

Duración : 60 meses Objetivos: Llevar a cabo la prestación del servicio en los términos acordados, con la calidad esperada y los resultados planificados. Responsable de la Fase: Service Manager Responsable de la Aceptación: Gestor del Servicio Compact Cars

Documentos

Entradas: Catálogo de productos y servicios Plan de calidad Plan de comunicación Plan de RRHH Plan de Riesgos Plan de Adquisiciones


Plan de Gestión del Servicio Informes varios



Acotar el alcance del servicio Desarrollar y planificar la gestión del servicio Desarrollar el plan de adquisición del personal Realizar revisiones del PGS periódicas

Informes varios

Revisiones periódicas de calidad



Transferencia total del conocimiento Finalización formal de la fase de Transición


No renovación del contrato de externalización Aprobación del cliente

8.3 Retorno

El objetivo de esta fase es el de facilitar el relevo en la prestación del servicio de un nuevo proveedor o del propio cliente.

En consecuencia, se gestionará la transferencia de personal por un lado y la retención de conocimiento por otro.

Para ello se hará entrega de toda la documentación recaudada durante la prestación del servicio, se planificarán medios de transferencia del conocimiento, se impartirán sesiones de formación a los nuevos recursos y se realizarán reuniones operativas para comunicar el estado del servicio y de la transición.

Además se darán todas las facilidades posibles aportando toda la ayuda necesaria para una correcta transferencia del servicio.



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8.3.1 Actividades

Definición y ejecución del plan de retorno:

o Transferencia de conocimiento

o Transferencia de Herramientas e infraestructura

o Transferencia de personal

Gestión de expectativas

Garantizar niveles de Calidad del Servicio

Determinación de los costes de la etapa de retorno

Elaboración plan de comunicación nueva situación

Migración de datos entre herramientas

Compromiso de eliminación de información confidencial

Gestión de riesgos.

8.3.2 Formulario de Fase: RETORNO

FASE Nº 3: RETORNO

DESCRIPCION

Duración : 3 meses Objetivos: Devolver el control del servicio, realizar la transferencia del conocimiento, conseguir la aprobación del cliente. Responsable de la Fase: Proveedor saliente Responsable de la Aceptación: Cliente

Documentos

Entradas: Contrato Outsourcing Compact Cars


Plan de transferencia del conocimiento Plan de calidad del retorno Plan de difusión


Plan de transferencia del conocimiento

Tarea 1: Definir el plan de transferencia del conocimiento Tarea 2: Definir las condiciones de aceptación Tarea 3: Revisión del plan de gestión de la transición

Plan de calidad del retorno

Tarea 1: Definición del plan de calidad de la transición

Plan de difusión

Tarea 1: Definición del plan de difusión Tarea 2: Aprobación del plan de difusión



Finalización de la fase PERMANENTE Aprobación del cliente


Finalización de la transferencia del conocimiento Finalización de la fase de retorno



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9. Líneas o Bloques de servicio Se define un modelo de servicio concreto para cada línea de externalización en el que se especifica el alcance de la prestación del servicio por la empresa QAMJA. Este alcance queda definido temporal, geográfica y funcionalmente conforme a la información descrita a continuación.

El alcance temporal de todas las líneas de externalización es de 5 años.

9.1.1 Centro de Atención a Usuarios unificado (CAU)

El Centro de Atención a Usuarios reunirá las siguientes características:

Alcance Temporal:

Cobertura horaria de 24 horas, los 7 días de la semana, 365 días al año.

Alcance Geográfico:

Cobertura geográfica completa a todas las oficinas, sucursales, factorías, etc.; dentro del ámbito de la compañía Compact Cars. Se proveerá de un número de teléfono único por cada país, desde el que se podrá contactar directamente con el CAU. También se podrá acceder al CAU mediante una Web corporativa exclusiva de Compact Cars.

Alcance Funcional:

El alcance funcional de este servicio se enumera a continuación:

Atención personalizada según usuario. Se proveerá de perfiles de usuarios distintos y se catalogarán y estructurarán dentro de la compañía. Este desglose permitirá obtener estadísticas según tipo de usuario, región, tipo de problemas o incidencias reportadas, etc.

El servicio se prestará en los idiomas español y portugués. El usuario podrá seleccionar previamente el idioma en el que desea ser atendido.

El CAU proporcionará soporte de primer nivel. Será el encargado de la recogida y del registro de incidencias, proporcionando, además, soporte a las incidencias identificadas de primer nivel. El resto de incidencias se registrarán en la aplicación de gestión de la demanda, donde un equipo especializado le dará solución. El usuario podrá seguir vía Web el estado de su solicitud o incidencia.

Gestión de segundo nivel de análisis y envío al grupo de resolución correspondiente.

Línea Base y Línea Variable:

Según la información proporcionada por Compact Cars se establece la línea base en 1.250 incidencias mensuales. El resto de incidencias pasarán a formar parte de la línea variable.

Las incidencias que sobrepasen el número de 1.500, correspondientes a la línea variable mensual, tendrán un coste del 130% y se facturarán a 60 días.



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Objetivos a conseguir:

Con la externalización de este servicio se alcanzarán los siguientes objetivos:

Mejora de la eficacia en tratamiento y resolución de las incidencias.

Desglose de tipos de usuarios, pudiendo establecer usuarios VIP y asignar características y prioridades entre sí.

Añadir profesionalidad al servicio, existiendo varios idiomas de soporte y contando con personal formado en las aplicaciones de Compact Cars. De esta manera se mejorará la calidad del servicio.

Cumplimiento del servicio según los ANS establecidos.

Gestión:

Se designará a un responsable para la gestión del CAU, experto en la metodología ITIL, que aplicará las mejores prácticas en el servicio. Habrá siempre un controlador en cada turno, encargado de dirigir a las personas que presten servicio en el CAU. Se podrán simultanear un mínimo de 5 llamadas en toda franja horaria, siendo en horas pico un mínimo de 10.

Infraestructura:

El CAU se formará y ubicará en Madrid, se contará con un equipo de profesionales bilingües que prestarán el servicio en español o portugués. Estará ubicado en las oficinas de la empresa QAMJA y contará a todas horas con un mínimo de personal capaz de atender la demanda.

Se implantará la herramienta “Remedy” de gestión de la demanda, donde se almacenará y gestionará toda la información registrada por el CAU, teniendo registrada todas las incidencias producidas y el método de resolución de las mismas.

Además, se habilitará una Web corporativa donde se podrán realizar todas las tareas de apertura de incidencias, consulta de estado, avisos de cambio de estado y resolución, teniendo al usuario informado en todo momento del estado de su incidencia.

Metodología:

Se aplicará la metodología ITIL, implantando el módulo de Service Desk. Este módulo proveerá un único punto de contacto con el cliente.

De esta manera se proporcionará en el CAU soporte de primer nivel para las incidencias que se puedan resolver telefónicamente u online. Para el resto de incidencias, se enviarán al grupo de resolución correspondiente. La responsabilidad de resolución de las incidencias será siempre responsabilidad del CAU, de tal manera que será éste el encargado de solicitar al grupo donde se haya traspasado la incidencia su resolución en los tiempos acordados.

9.1.2 Soporte microinformático local

El soporte microinformático reunirá las siguientes características:

Alcance Temporal:

Cobertura horaria 9h diarias comprendiendo el horario de oficina local. Cobertura de 240 días/año correspondientes a los días laborables de cada región o país.



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Cobertura geográfica completa a todas las oficinas, sucursales, factorías, etc.; dentro del ámbito de la compañía Compact Cars. El técnico o especialista se desplazará a las oficinas del cliente y prestará servicio in situ.

Alcance Funcional:

El alcance funcional de este servicio incluye las siguientes actividades y tareas:

Instalación y mantenimiento hardware in-situ de los PCs, portátiles, impresoras, PDAs, etc., incluyendo traslado de equipos.

Instalación y mantenimiento de las aplicaciones estándar de la compañía.

Gestión de inventarios de recursos.

Instalación y mantenimiento hardware in-situ de los servidores.

Monitorización y mantenimiento software.

Gestión de incidencias.


La línea base, a partir de la información suministrada por Compact Cars, se establece en 500 equipos informáticos y 1000 intervenciones anuales. Los nuevos equipos informáticos y el resto de intervenciones se contabilizarán en la línea variable del servicio.

Las intervenciones que superen en un 10% la línea base tendrán un coste del 130% del precio medio de intervención y serán facturadas a 60 días.

Asimismo, los equipos informáticos que superen la cantidad anual se facturarán por su valor al finalizar el año en curso.


Los objetivos que se desean alcanzar son los siguientes:

Gestión de intervenciones más rápida y eficaz.

Cobertura total de las ubicaciones de los empleados de Compact Cars.

Resolución de incidencias y soporte in-situ.

Cumplimiento de los ANS planteados para este servicio.

Gestión:

La externalización de este servicio se subcontratará a la empresa DELL, quien proveerá de equipos informáticos último modelo y llevará a cabo el reto de la renovación del parqué tecnológico a lo largo de la vida del servicio. Esta empresa prestará servicio de soporte in situ para todas las intervenciones que se deban realizar en las instalaciones de Compact Cars, con un tiempo de respuesta que garantice los ANS del servicio.

Se nombrará a un responsable en la compañía QAMJA que gestionará el servicio con el proveedor DELL, para garantizar la adecuación de la prestación de este servicio a las características recogidas en este documento.



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Infraestructura:

La prestación de este servicio incluye toda la logística necesaria para distribuir el material informático a las instalaciones de Compact Cars. También se cuenta con personal técnico ubicado por toda la red de oficinas de Compact Cars, que será capaz de desplazarse a las oficinas donde prestará soporte.

En el plan de renovación tecnológica a abordar en la vida del servicio, se sustituirán los actuales componentes informáticos por los siguientes:

Servidores PowerEdge DELL

o Virtualización: VMware

o Software: WServer2007

Ordenadores personales

o Hardware: DELL

o Software: Windows Vista

Ordenadores portátiles

o Hardware: DELL

o Software: Windows Vista

BBDD: My-SQL

Metodología:

El soporte microinformático se integrará dentro de la metodología ITIL en el módulo de Gestión de Incidencias, junto con el área de desarrollo y mantenimiento de aplicaciones.

9.1.3 Explotación y operación de los Sistemas de Información

La prestación de la línea de explotación y operación de los Sistemas de Información reúne las siguientes características:

Alcance Temporal:



El alcance geográfico se proporcionará remotamente desde las oficinas de Madrid de nuestra empresa QAMJA, donde se monitorizarán todos los sistemas de información en explotación y se realizarán las tareas necesarias para su continuidad.

En las tareas que así se requiera, se proporcionará soporte in situ en las oficinas de Compact Cars de Madrid, donde estará ubicado el CPD.



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Alcance Funcional:

El alcance funcional engloba las siguientes tareas:

Gestión de incidencias del área de explotación de las aplicaciones.

Mantenimiento de los servidores y CPDs.

Soporte a producción. Se engloba dentro de este soporte la atención a las distintas intervenciones, cambios de hardware o software, monitorización de equipos y aplicaciones, etc.

Administración de perfiles y seguridad.

Administración de BBDD.

Políticas de backups. Se realizarán periódicamente backups en “caliente” de los servidores, de manera que, ante situación de contingencia, se pueda restablecer un servidor con toda la información contenida.


Tras una evaluación de las necesidades y requerimientos de Compact Cars, se fija la línea base de este servicio en los siguientes términos:

TIPO VOLUMETRÍA LÍNEA VARIABLE

Número de servidores 15 servidores Otro servidor: +5% del servicio

Backups Parcial: diario Completo: semanal

Considerado cambio de alcance

Aplicación de parches 200 parches anuales 130% precio por parche

Intervenciones nocturnas y/o fines de semana

100 intervenciones 130% precio por intervención

Instalación de nuevo software o actualización

50 intervenciones 130% precio por intervención

Horas de parada de cada sistema

Hasta 100 horas de parada anuales por servidor

Considerado cambio de alcance


Los objetivos que se desean alcanzar son los siguientes:

Implantación del módulo de SAP de BI. Con éste módulo se conseguirá un sistema de “businness intelligence” donde los usuarios podrán obtener información sobre las ventas y rentabilidad en línea.

Implantación del módulo de SAP de RRHH. Se implantará este módulo para mejorar la gestión de los recursos humanos de la compañía Compact Cars.

Aplicación de mejores prácticas, como son PMI e ITIL, buscando la mejora continua constante de todas las aplicaciones.

Cumplimiento de los ANS de este servicio.



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Gestión:

Se nombrará un responsable que gestionará los sistemas de información. Su principal misión será estructurar y dimensionar el CPDs para dar cabida a todas las necesidades de Compact Cars en forma de aplicaciones. También establecerá las políticas de backups necesarias para garantizar la no pérdida de información.

El equipo de explotación y operación de los sistemas de información estará compuesto por expertos en el área de administración, todos ellos con certificaciones que avalan su conocimiento en profundidad de los sistemas de información.

Infraestructura:

Se llevará a cabo una renovación de los servidores del CPD por servidores DELL virtualizados, que permiten una modularización y asignación de recursos ad hoc. De esta manera se podrá reaprovechar recursos infrautilizados para el resto de aplicaciones.

Se creará una línea VPN de conexión entre España y Brasil para garantizar la seguridad de los datos intercambiados entre las oficinas de Compact Cars.

Se modificarán los backups nocturnos realizados a los servidores del CPD por backups en caliente (sin parada de las aplicaciones), y se guardarán cintas de respaldo en el búnquer de la empresa QAMJA. Se podrá restablecer la configuración de los servidores ante catástrofe en un tiempo inferior a 12 horas.

Metodología:

Se utilizará la metodología ITIL, implantando los siguientes módulos:

Gestión de Cambios. Su misión es asegurar que se usan los métodos y procedimientos estándar para la gestión de cambios, con el objetivo de minimizar el impacto de incidentes relacionados a cambios y mejorar las operaciones cotidianas de la organización.

Gestión de Versiones. Su meta es proteger todo el software, hardware y los ítems relacionados, asegurar que sólo las versiones probadas/correctas autorizadas están en uso. Software correcto, en el momento oportuno, en el lugar correcto.

Gestión de la Configuración. Con la implantación de este módulo se conseguirán las siguientes metas:

o Conocer todos los bienes de TI y las configuraciones dentro de los servicios.

o Proveer información precisa sobre configuraciones y su documentación para contribuir con todos los otros procesos de gestión de servicios.

o Brindar una base sólida para la gestión de incidentes, de problemas, de cambios y de versiones de software y hardware.

o Verificar los registros de configuración contra la infraestructura y corregir cualquier diferencia.

9.1.4 Comunicaciones de voz y datos

El servicio de soporte de comunicaciones de voz y datos se define a partir de las siguientes características:



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Alcance Temporal:



Cobertura geográfica completa a todas las oficinas, sucursales, factorías, etc.; dentro del ámbito de la compañía Compact Cars. El técnico o especialista se desplazará a las oficinas del cliente y prestará servicio in situ.

Alcance Funcional:

Comunicaciones (instalación, soporte y mantenimiento de software, hardware y comunicaciones en general).

Gestión de la red LAN en delegaciones, oficinas y fábricas.

Monitorización remota de dispositivos de red.


Instalación, resolución de incidencias, mantenimiento de equipos relacionados con la telefonía y redes de comunicación.

Gestión de seguridad de la red y alto rendimiento entre las distintas sedes de la compañía, independientemente de la ubicación geográfica.


Según la información proporcionada por Compact Cars, se establece la línea base en 3.000 usuarios y 2 oficinas, una en Madrid y otra en Sao Paulo.

La apertura de nuevas oficinas se considera un cambio de alcance y, por tanto, deberá tratarse como tal.

El aumento de usuarios se contemplará como línea variable y tendrá un coste de un 110% del precio medio por usuario. Este importe se facturará al finalizar el período anual.


Los objetivos a conseguir son los siguientes:

Aprovisionamiento de comunicaciones entre centros de trabajo de Compact Cars según las necesidades en cada momento.

Dimensionamiento de las redes acorde con el volumen de datos a transmitir.

Dotar a la infraestructura de comunicaciones de seguridad de acceso y transmisión de datos sensibles.

Cumplimiento de los ANS pactados.

Gestión:

La externalización de este servicio se subcontratará a la empresa Telefónica, que será la encargada del mantenimiento y expansión de la actual infraestructura de comunicaciones de Compact Cars.

Se nombrará a un responsable en la compañía QAMJA que gestionará el servicio con el proveedor de comunicaciones para garantizar la adecuación de la prestación del servicio a las características recogidas en este documento.



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Infraestructura:

La infraestructura a la que se dará servicio es la siguiente:

Metodología:

Se integrará este servicio como parte del módulo ITIL de Gestión de Incidencias, donde se realizarán las intervenciones oportunas.

9.1.5 Desarrollo y mantenimiento de aplicaciones

El servicio a prestar para el desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones de Compact Cars se define a continuación:

Alcance Temporal:

Cobertura horaria 9h diarias comprendiendo el horario de oficina local. Cobertura de 240 días/año correspondientes a los días laborables de cada región o país.


El servicio se prestará desde las oficinas de QAMJA en Madrid. Todo el proceso de comunicaciones presencial se llevará a cabo en las oficinas de Compact Cars de Madrid.



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Alcance Funcional:


Gestión de correctivos.

Gestión de evolutivos y proyectos paralelos.

Mantenimiento de aplicaciones.

Generación, indexación y actualización de la documentación de los aplicativos.

Auditorias de código y de documentación.


Para la resolución de incidencias no se establece ningún límite, se asume como coste interno de aprovisionamiento del servicio.

Para evolutivos y nuevos desarrollos, se establece un total de 17.500 horas anuales. El resto de horas de trabajo figurarán como línea variable y tendrán un coste del 150% del precio medio por hora. Este importe se facturará semestralmente.


Los objetivos que se desean lograr en la externalización de este servicio son los siguientes:

Resolución de incidencias proactiva, cumpliendo plazos y garantías fijadas en los ANS.

Inclusión de una metodología de trabajo que asegure la calidad y automatice el proceso de producción de software.

Medición del volumen de los aplicativos, estimación de los evolutivos muy cercana al tiempo real de desarrollo.

Aplicación de mejores prácticas, como son PMI e ITIL, buscando la mejora continua constante de todas las aplicaciones.

Gestión:

Se designará un responsable de este servicio que gestionará los distintos grupos según tecnología para dar cobertura a los correctivos, evolutivos y grandes evolutivos en curso.

Se contará con un grupo especializado de documentación de las aplicaciones y versiones.

Se habilitará un grupo independiente de pruebas e integración de los cambios llevados a cabo en las aplicaciones.

Infraestructura:

A continuación se muestra el listado de aplicaciones con las que cuenta actualmente Compact Cars y que pasarán a ser mantenidas por la compañía QAMJA. También se muestran las aplicaciones suministradas por la empresa QAMJA.



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Aplicaciones corporativas:

Aplicación de gestión de la producción. Gestión de la producción de las distintas fábricas de Compact Cars, realizada con tecnología .NET.

Aplicación de diseño de nuevos prototipos. Comprende la fase de diseño conceptual, la fabricación de prototipos, sus ensayos y procesos de certificación, la producción en serie y servicio post venta, realizada en .NET.

Aplicación de gestión de recursos corporativos. Gestión de los recursos corporativos con los que cuenta la compañía Compact Cars, realizada con tecnología Java.

Módulos de SAP:

CO (Control de gestión)

FI (Control de finanzas)

PS (Gestión de proyectos)

MM (Gestión de materiales)

TR (Tesorería)

SD (Ventas y distribución)

PP (Producción)

QM (Calidad)

PM (Gestión del mantenimiento)

HR (Recursos Humanos) *

BI (Businness Intelligence) *

* Módulos a implantar.

Aplicaciones suministradas por QAMJA:

Aplicación de gestión de la demanda (Remedy). Producto software.

Web corporativa de gestión de la demanda. Realizada con tecnología Java.

Aplicación de versionado de aplicaciones y documentación (Subversion). Producto software.

Metodología:

La resolución de incidencias y correctivos se hará mediante la metodología ITIL, que garantiza la eficiencia en la resolución de las incidencias asignadas a los distintos grupos de trabajo. De esta manera, se conseguirá la mejora continua del software y aplicaciones.



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Los módulos a implantar de ITIL son los siguientes:

Gestión de Incidencias. Su meta es recuperar el estado de operación normal de los servicios tan rápido como sea posible, minimizar el impacto adverso en las operaciones del negocio, asegurando así que se mantienen los mejores niveles posibles de calidad y disponibilidad.

Gestión de Problemas. Su misión es lograr estabilidad minimizando el impacto que puedan tener los incidentes y problemas en el negocio, prevenir la recurrencia de dichos incidentes y problemas encontrando las causas y raíces e iniciando acciones para mejorar y corregir la situación.

9.1.6 Nuevos Proyectos

El desarrollo de nuevos proyectos y grandes evolutivos se llevará a cabo en base a la metodología del PMI, para garantizar la calidad final del software producido.

9.2 HR (Recursos Humanos)

Se llevará a cabo la implantación del módulo SAP de HR (Recursos Humanos) integrado con el resto de módulos actualmente implantados en el ERP de Compact Cars.

En vista de tomar requerimientos del cliente y examinar la actual instalación, se plantean las siguientes fechas orientativas del proceso de integración del módulo de HR:

Toma de requisitos. Finalizado en septiembre de 2009.

Análisis y diseño. Finalizado en enero de 2010.

Desarrollo y parametrización. Finalizado en julio de 2010.

Integración con el resto de módulos. Finalizado en noviembre de 2010.

Pase a producción y soporte. Finalizado en febrero de 2011.

9.3 BI (Businness Intelligence)

Para satisfacer la necesidad del área de finanzas, se implantará el módulo BI (Businness Intelligence) de SAP, donde los usuarios registrados puedan obtener información sobre ventas y rentabilidad de la compañía. Este módulo se integrará con el resto de módulos actualmente implantados en el ERP de Compact Cars.

En vista de tomar requerimientos del cliente y examinar la actual instalación, se plantean las siguientes fechas orientativas del proceso de integración del módulo de HR:

Toma de requisitos. Finalizado en septiembre de 2009.

Análisis y diseño. Finalizado en diciembre de 2010.

Desarrollo y parametrización. Finalizado en abril de 2010.

Integración con el resto de módulos. Finalizado en julio de 2010.

Pase a producción y soporte. Finalizado en octubre de 2010.



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9.4 Implantación de módulos de ITIL

Para la implantación de los módulos mencionados anteriormente de la metodología ITIL, previamente al estudio por parte de QAMJA de la situación actual de la compañía Compact Cars, se proporcionan las siguientes fechas estimativas de la implantación definitiva de cada uno de los módulos:

Service Desk. Julio de 2009.

Gestión de Incidencias. Septiembre de 2009.

Gestión de Problemas. Noviembre de 2009.

Gestión de Cambios. Enero de 2010.

Gestión de Versiones. Enero de 2010.

Gestión de la Configuración (CMDB). Marzo de 2010.

9.4.1 Estructura de Desglose de Trabajo

La Estructura de Desglose de Trabajo se encuentra adjunta en el documento siguiente:

“EDT.docx” Link: Estructura de Desglose de Trabajo

10. Plan de Recursos del servicio En este punto se presenta el detalle de los puestos de trabajo, que satisface las necesidades de recursos del servicio, la matriz de comunicación entre QAMJA y Compact Cars, así como la estructura de recursos necesaria para cada fase.

10.1 Perfil de puesto de trabajo

A continuación se indica el perfil necesario para cada recurso dentro del servicio:

SERVICE MANAGER

OBJETIVO Gestionar y dirigir el servicio “Outsourcing Compact Cars”.

RESPONSABILIDADES Control de todas las líneas de servicio, del cumplimiento de los ANS pactados, de la gestión interna y externa del servicio, así como el control presupuestario del servicio.

FORMACIÓN Titulado Superior, formación de postgrado.

CARACTERÍSTICAS PERSONALES

Iniciativa, orientación a resultados, proactividad, liderazgo, habilidades comunicativas, creatividad e innovación, negociación, identificación con la compañía.

CONOCIMIENTOS Conocimientos propios de gestión de servicios, conocimientos financieros.

EXPERIENCIA 5 años de experiencia en puesto.

REQUERIMIENTOS ESPECIALES

Movilidad a escala internacional.

ROL Gerente.

EDT.docx



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GESTOR DE LÍNEA DE SERVICIO

OBJETIVO Gestionar y dirigir la línea de servicio asignada

RESPONSABILIDADES Gestión del equipo de trabajo / proveedor, planificación y distribución de recursos, seguimiento de ANS.

FORMACIÓN Titulado Superior.


Iniciativa, orientación a resultados, proactividad, liderazgo, habilidades comunicativas, negociación, identificación con la compañía.

CONOCIMIENTOS Conocimientos propios de gestión de servicios, conocimientos generales de la línea de servicio.



No existen.

ROL Gestor.

COORDINADOR CAU

OBJETIVO Coordinar los recursos dentro del CAU

RESPONSABILIDADES Aseguramiento del nivel óptimo del servicio, seguimiento de las tareas de los recursos, supervisión, información a los superiores.

FORMACIÓN Titulado Universitario.


Iniciativa, orientación a resultados, proactividad, habilidades comunicativas, identificación con la compañía.

CONOCIMIENTOS Conocimientos propios de su área, conocimientos técnicos de la línea de servicio.



Turnicidad.

ROL Coordinador.

INTERLOCUTOR CAU

OBJETIVO Realizar la atención telefónica a través del CAU

RESPONSABILIDADES Registro y definición de incidencias, seguimiento de las mismas, mantenimiento de la CMDB, etc.

FORMACIÓN Bachillerato / FP.


Proactividad, habilidades comunicativas, don de gentes.

CONOCIMIENTOS Conocimientos propios de su área, conocimientos técnicos de la línea de servicio.

EXPERIENCIA 1 año de experiencia en puesto.


Turnicidad.

ROL Interlocutor.



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ANALISTA

OBJETIVO Gestión de la demanda con el cliente, análisis de las necesidades y asesoramiento.

RESPONSABILIDADES Toma de requisitos, análisis funcionales, gestión del equipo de trabajo, planificación y distribución de tareas.

FORMACIÓN Titulado Universitario.


Iniciativa, orientación a resultados, proactividad, análisis de problemas, identificación con la compañía.

CONOCIMIENTOS Conocimientos propios de análisis, herramientas y métricas, conocimientos avanzados de la línea de servicio.



No existen.

ROL Analista.

TÉCNICO

OBJETIVO Realización de tareas técnicas dentro de la línea de servicio.

RESPONSABILIDADES Finalización de las tareas en el plazo acordado, realización de su trabajo con la calidad exigida.

FORMACIÓN Titulado Universitario / FP Superior.


Iniciativa, análisis de problemas, identificación con la compañía.

CONOCIMIENTOS Conocimientos técnicos de la línea de servicio.

EXPERIENCIA 1 año de experiencia en puesto.


Realización de guardias.

ROL Técnico.

ADMINISTRADOR

OBJETIVO Mantenimiento y actualización de los sistemas de información.

RESPONSABILIDADES Proporcionar el nivel de servicio especificado por los ANS.

FORMACIÓN Titulado Universitario / FP Superior.


Iniciativa, análisis de problemas, proactividad, identificación con la compañía.

CONOCIMIENTOS Conocimientos técnicos de la línea de servicio, conocimientos de administración de equipos, seguridad, etc.



Realización de guardias.

ROL Administrador.



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10.2 Matriz RACI

La comunicación entre el equipo de gestión de Compact Cars y QAMJA se especifica a través de la siguiente matriz:

10.3 Estructura de recursos del servicio

En base a la planificación detallada del servicio, la estimación de recursos humanos necesarios para realizar la gestión y ejecución del servicio es la siguiente:

Perfiles del servicio Transición Año

1 Año

2 Año

3 Año

4 Año

5

GENERAL Service Manager 1 1 1 1 1 1

CAU

Gestor CAU 1 1 0,7 0,7 0,5 0,5

Coordinador CAU 2 3 3 3 3 3

Interlocutor CAU 4 6 6 5,5 5 4,5

Desarrollo y Mto.

Gestor Desarrollo y Mto. 1 1 1 1 1 1

Analista 3 4 3,5 3 3 2,5

Técnico 7 10 10 9 9 8

Comm. Gestor Comm. 1 1 0,7 0,7 0,5 0,5

Soporte Micro.

Gestor Soporte Micro. 1 1 0,7 0,7 0,5 0,5

Soporte a Producció

n

Gestor Producción 1 1 1 1 1 1

Administrador 3 3 2,5 2 2 2

Técnico 4 4 3,5 3 3 3

TOTAL 29 36 33,6 30,6 29,5 27,5



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La distribución de recursos necesarios para la prestación del servicio a lo largo de su duración es la que se observa en el siguiente gráfico:

10.4 Sistema de desarrollo profesional

La empresa QAMJA tiene definido un Sistema Global de Desarrollo Profesional, mediante el cual establece los roles dentro de la organización y provee de mecanismos para progresar dentro de la compañía, de tal manera que a cada recurso se le asigna un plan de carrera.



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Los distintos roles existentes en la compañía son los siguientes:

Para cada rol se establecen tres niveles de madurez:

Junior: se inicia en el rol correspondiente, realiza las tareas con supervisión.

Avanzado: tiene experiencia en el rol, realiza las tareas de forma autónoma.

Senior: domina el rol, realiza algunas tareas del siguiente rol.

El servicio Outsourcing Compact Cars integrará en este sistema a todos los componentes del servicio, dentro del cual se asignarán tareas correspondientes a cada rol y se desarrollará, dentro de las opciones existentes en todo momento, el plan de carrera individualizado de cada recurso.

11. Presupuesto de Costes del Servicio y desviaciones Una vez realizada la planificación detallada del servicio se obtiene el siguiente presupuesto de costes, y su desviación con respecto a lo presupuestado en la oferta.

Las desviaciones serán motivo de análisis para determinar las acciones que correspondan a efectos de conseguir el margen previsto en la oferta/contrato.

DIRECCIÓN

GERENCIA

GESTORÍA

COORDINADOR

ADMINISTRADOR

ANALISTA

INTERLOCUTOR

TÉCNICO



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11.1 Costes de RRHH

Gráfica de evolución:

11.2 Resto de costes



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11.3 Desviaciones

Naturaleza de coste Total Plan detallado (A)

Total en oferta (B)

Desviación A-B

Mano de Obra propia 8.085.876,00 € 8.197.484,80 € -111.608,80 € Mano de Obra subcontratada 2.014.524,00 € 2.042.330,34 € -27.806,34 € Compras de servicios 3.539.286,00 € 3.539.286,00 € 0 € Compra de Plataformas H/S y licencias

2.275.848,12 € 2.275.848,12 € 0 €

Otros gastos (viajes, dietas, etc.)

470.000,00 € 470.000,00 € 0 €

Riesgos 1.137.924,06 € 1.137.924,06 € 0 €

11.4 Documento de referencia

En el siguiente documento se encuentra detallado el origen del presupuesto de costes y desviaciones existente entre la oferta y la planificación actual:

“QAMJA_Modelo_Costes.xls” Link: Presupuesto Outsourcing Compact Cars

QAMJA_Modelo_Costes.xls



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12. Gestión de la Comunicación Para facilitar la correcta comunicación entre el cliente y el proveedor, se ha establecido una matriz de comunicación donde establecemos todas las relaciones existentes entre Compact Cars y QAMJA:

13. Seguimiento y Control del servicio Para garantizar el buen seguimiento y control del servicio Outsourcing Compact Cars se llevarán a cabo las siguientes acciones periódicas:



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13.1 Informes del servicio

NOMBRE PERIODICIDAD DESCRIPCIÓN

Informe cumplimiento ANS

Mensual Detalle de todos los indicadores registrados por los ANS con su grado de cumplimiento, evolución y análisis. Desarrollo de las medidas a tomar, si procede.

Informe satisfacción usuarios percibida

Trimestral Valoración percibida por el CAU respecto a la atención prestada a los usuarios.

Informe Gestión de Cambios

Trimestral Registro de las reuniones del CAB, decisiones tomadas, estado de cambios, valoración de la implantación de cambios, etc.

Informe Cambios Programados

Semanal Control de cambios aceptados y programados para su puesta en producción.

Evolución Global del Servicio

Semestral Informe de la evolución observada en el servicio donde se analizarán los resultados, se incluirán tendencias y se propondrán hitos para la siguiente revisión del servicio.

Informe de Cambios de Alcance y Decisiones de Gestión

Semestral Acta de cambios de alcance dados en el servicio y decisiones estratégicas / tácticas tomadas desde la gestión del servicio.

Informe de Riesgos Semestral Actualización del Plan de Gestión de Riesgos según las características actuales del servicio.

Informe de Calidad Semestral Seguimiento del Plan de Calidad con valoración de su puesta en práctica, resultados obtenidos y evolución.

Informe de RRHH Semestral Actualización del Plan de Recursos con las modificaciones en la pirámide de recursos.

Informe Estado Financiero del Servicio

Mensual Control de gastos/beneficios del servicio, evolución de los costes, etc.

Informe Planificación del Servicio

Mensual Seguimiento de los hitos acordados con el cliente, detalle de avance de proyectos / evolutivos, horas planificadas, etc.

Informe Gestión Proveedores

Trimestral Detalle de todos los indicadores registrados por los CS con su grado de cumplimiento, evolución y análisis.



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13.2 Reuniones periódicas

REUNIÓN ASISTENTES PERIODICIDAD DETALLE

Comité de Gestión

Responsables del servicio: cliente y proveedor

Mensual Revisión del Informe de cumplimiento de ANS. Generación del plan corrector, si corresponde.

Comité de Cambios

Miembros del comité de cambios

Trimestral Revisión de los cambios a introducir, valoración y aprobación. Generación del Informe de Gestión de Cambios.

Gestión Interna del servicio

Responsables del servicio: proveedor

Mensual Revisión del Informe Estado Financiero del Servicio. Elaboración del Informe Planificación del Servicio.

Gestión de proveedores

Responsables de las líneas de servicio externalizadas: Proveedor y cliente

Trimestral Revisión del Informe Gestión Proveedores.

Gestión de línea de servicio

Responsables de la línea de servicio

Quincenal Planificación de la línea de servicio de acuerdo al Informe Planificación del Servicio.

Comité de Dirección

Dirección del servicio: cliente y proveedor

Semestral Revisión del informe Evolución Global del Servicio. Revisión y aprobación del Informe de Cambios de Alcance y Decisiones de Gestión.

Comité de Dirección Interno

Dirección del servicio: proveedor

Semestral Como resultado del Comité de Dirección, se llevará a cabo un Comité de Dirección Interno donde se revisará el Plan de Gestión del Servicio

13.3 Revisiones Plan de Gestión del Servicio

Conforme al comité de Dirección Interno del servicio, se podrá modificar el Plan de Gestión del Servicio. Para ello, deberá cumplirse alguno de los siguientes requisitos:

Se ha producido un cambio de alcance del servicio.

Se ha introducido una modificación de ANS del servicio.

Se ha cambiado la organización / gestión del servicio.

Se ha modificado el plan de calidad del servicio.

Se han producido cambios en la estructura de RRHH significativos.

Ha cambiado la relación con algún proveedor.

Se ha modificado el plan de gestión de riesgos.



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14. Hitos de Facturación

El total a facturar del servicio, asciende a la cantidad de: 14.600.177,78 €

El plan de facturación del servicio, tal y como se recoge en la oferta es el siguiente:

Condiciones de facturación % a facturar Importe

Inicio del servicio 10% 1.460.017,78 €

Mensual (90% / (5 años * 12 meses)) * 95% = 1,425%

208.052,53 €

Semestral, previa revisión del cumplimiento de ANS

(90% / (5 años * 2 semestres)) * 5% = 0,45%

65.700,80 €



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15. ANEXO A: Plan de Gestión de Cambios del Alcance

15.1 Áreas sensibles a cambios

Compact Cars podrá en cualquier momento solicitar modificaciones, disminuciones o ampliaciones al alcance de los servicios contratados, que serán confirmados por una Petición de Cambio de Alcance, la que podrá afectar los costes y la calidad del servicio.

Si, durante la ejecución del trabajo, QAMJA estima que cualquier instrucción, revisión, decisión o acción de Compact Cars deba considerarse un Cambio al Alcance del servicio contratado, QAMJA dará aviso a Compact Cars, informando su posición al respecto.

Cualquier desviación en los programas, costos, horas, etc., sea causante, o no, de Peticiones de Cambio Alcance, será informada al cliente mediante un informe de desviación que se incluirá como anexo al Informe Mensual de Actividades.

15.2 Organización y responsabilidades

Todo cambio de alcance del servicio será discutido por el Comité de Dirección del servicio, donde se definirá el cambio de alcance, se identificarán las modificaciones necesarias, se valorará el impacto, se acotará y planificará el cambio y, por último, se aprobará.

Como resultado de la aprobación se elaborará un acta del cambio en la que se detallarán los siguientes puntos:

Descripción del cambio solicitado, razones y justificaciones, incluyendo una estimación del orden de magnitud de su efecto en el coste y/u operación del servicio y en el programa de ejecución del servicio.

Efectos del cambio en los costes estimados del contrato.

Efectos del cambio en el Informe de Planificación del Servicio.

Efectos del cambio sobre la distribución de gastos del contrato en el tiempo.

Efectos del cambio sobre el alcance del Servicio.

Planificación del cambio.

Grupo de ejecución del cambio y responsables.

Recursos necesarios para llevar a cabo el cambio.

15.3 Recursos

Se elaborará un plan de obtención de los recursos necesarios donde figurará la lista de los recursos necesarios para realizar las tareas de Gestión de Cambios. Esto puede incluir planes necesarios para obtener el personal, hardware, software, espacio de trabajo, etc.

15.4 Gestión de cambios

A continuación se relacionan las actividades a realizar para gestionar los cambios del alcance del servicio:



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15.4.1 Identificación de cambios

Se considerarán cambios de alcance aquellos cambios que cumplan una o varias de las siguientes consideraciones:

Un cambio que implique una variación de más de un 1% del presupuesto total del servicio.

Un cambio que implique una dotación especial de recursos, superando o disminuyendo en más de un 10% los recursos asignados al servicio.

Un cambio que afecte a la Planificación Global del Servicio y varíe ésta en más de un 5%.

Un cambio que suponga la introducción de una o varias líneas de servicio adicionales.

Un cambio que suponga dar formación específica a más de un 10% de los recursos asignados al proyecto.

Los cambios se clasificarán en mayores, menores e instrucciones de ajuste y se definen a continuación:

Un cambio mayor será aquel que implique una variación de más de un 5% del presupuesto total del proyecto y debe ser integrado al alcance de éste.

Un cambio menor será aquel que implique una variación menor a un 5% y mayor o igual al 1% del presupuesto total del proyecto y su incorporación como cambio de alcance será decisión del Mandante.

Instrucciones de ajuste, serán todas aquellas que no puedan clasificarse como cambio mayor o cambio menor.

Los cambios identificados como mayores o menores deberán ser tratados en el Comité de Dirección del servicio.

Además, los cambios mayores deberán ir acompañados de ANS específicos que regulen dichos cambios y permitan valorar el impacto producido.

15.4.2 Control de cambios

Los cambios serán controlados por el CAB, donde se planificará su puesta en funcionamiento.

Una vez aprobados y planificados los cambios por el CAB, se procederá a:

La emisión de la nueva versión de descripción de los trabajos afectados y se acordará su validez sobre lo expresado en el proyecto.

La incorporación de la variación de los costos del proyecto, si corresponde y sus efectos sobre la distribución de gastos. (Flujos).

La actualización de la Planificación Global del Servicio.

Confirmar que el Plan de Aseguramiento de la Calidad da cuenta de él o los cambios.



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15.4.3 Herramientas y técnicas

Se utilizará la herramienta “Remedy” para registrar y controlar todos los cambios de alcance. De esta manera, se tendrá un histórico de cambios de alcance con sus implicaciones, impacto y resultado.

15.4.4 Informes de gestión de cambios

NOMBRE PERIODICIDAD DESCRIPCIÓN DIRIGIDO A


Trimestral Registro de las reuniones del CAB, decisiones tomadas, estado de cambios, valoración de la implantación de cambios, etc.

Gestión y Dirección del servicio: Compact Cars y QAMJA.


Semanal Control de cambios aceptados y programados para su puesta en producción.

Gestión y operación del servicio: Compact Cars, QAMJA y proveedores.

15.4.5 Archivo

Todas las Peticiones de Cambio de Alcance serán guardadas en la CMDB del servicio Outsourcing Compact Cars durante la vida del servicio.

15.4.6 Comprobaciones y revisiones

Se realizará un seguimiento post implantación (PIR) de todos los Cambios de Alcance. Tras el PIR, se documentará el cambio y se cerrará formalmente.



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16. ANEXO B: Plan de Gestión de Riesgos

16.1 Áreas de Riesgo

Los principales tipos de riesgos que se pueden dar en la prestación del servicio son los siguientes:

TIPO PRINCIPALES RIESGOS

Técnicos, de calidad o rendimiento Falta de perfiles acorde con los planteados en el servicio. Falta de documentación de las aplicaciones heredadas. Infraestructura no adecuada a las necesidades del servicio.

Gestión del servicio Duplicación de tareas de gestión en los dos países de prestación del servicio. Retraso en proyectos ambiciosos a abarcar por tiempos reducidos. Rotación del equipo a causa de la tensión en la fase de transición.

Organizacionales Mala comunicación entre capa de Dirección y de Gestión en la compañía Compact Cars. Resistencia al cambio de los usuarios de Compact Cars.

Otros Riesgo en la devaluación de divisas.

16.2 Tareas de gestión de riesgos

Las tareas de gestión a realizar en el servicio, son las siguientes:

1. Planificación de la gestión de riesgos. Descripción de cómo se va a llevar a cabo la gestión de riesgos en cuanto a la metodología utilizada, los roles y responsabilidades de cada recurso, el presupuesto asignado para riesgos, la categorización de riesgos, guías para el análisis cualitativo y cuantitativo de cada riesgo, elementos de los planes de mitigación/contingencia, formatos de los informes, etc.

2. Identificación de riesgos. Elaboración de la lista de riesgos del servicio con la indicación de la manera de controlarlos y ver su probabilidad de ocurrencia.

3. Análisis cualitativo de los riesgos. Identificación del impacto de cada riesgo para categorizarlo y proponer soluciones.

4. Análisis cuantitativo de los riesgos. Identificación de la probabilidad de ocurrencia de cada riesgo y las consecuencias ocasionadas al servicio.

5. Planificación de actuación contra riesgos. Creación de un plan de respuesta ante riesgos que contendrá principalmente los riesgos identificados, los propietarios de cada riesgo, el resultado cualitativo y cuantitativo, el plan de respuesta para el riesgo, presupuestación, etc.

6. Monitorización y control de riesgos. Comprobación de los planes de respuesta elaborados para cada riesgo, identificación de nuevos riesgos, acciones correctivas, acciones de contingencia y actualización de riegos.



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16.3 Organización y responsabilidades

El equipo de gestión de riesgos del servicio, es el siguiente:

Gestión Equipo de Riesgos: personas asignadas

Tiempo (horas hombre

previstas)

Coste estimado

Identificar los riesgos Responsables Técnicos de cada línea de externalización

20 horas mensuales

440 €

Valorar probabilidad e impacto

Analistas de cada línea de externalización

15 horas mensuales

450 €

Establecer lista TOP de riesgos

Gestores de líneas de servicio

20 horas mensuales

900 €

Definir acciones para mitigar o anular cada riesgo

Analistas de cada línea de externalización

25 horas mensuales

750 €

16.4 Presupuesto

El presupuesto asignado a la gestión de riesgos del servicio Outsourcing Compact Cars es el siguiente:

152.400,00 €

173.775,42 €

247.837,87 €

RRHH

Contingencia (40%)

Mitigación (60%)

16.5 Herramientas y técnicas

Se utilizará “Remedy” como herramienta para almacenar todos los datos relevantes acerca de la gestión de riesgos.

La categorización de cada riesgo se hará de acuerdo a la siguiente matriz:



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16.5.1 Tabla de Puntuación de Impacto

16.6 Elementos de riesgo que deben gestionarse

A continuación, se presenta una tabla de resumen de riesgos e información detallada acerca de los riesgos significativos del servicio que deben ser controlados.

16.6.1 Resumen de riesgos

ID Breve descripción del riesgo (Título)

% Probabilidad

(A)

% Impacto (B)

Importe presupuestado

(C)

Importe de Exposición (A * B*C)

1 Falta de perfiles acorde con los planteados en el servicio.

20% 15% 8.085.876,00 € 242.576,28 €

2 Falta de documentación de las aplicaciones heredadas.

40% 20% 1.893.350,80 € 151.468,06 €

3 Infraestructura no adecuada a las necesidades del servicio.

10% 30% 516.670,00 € 15.500,10 €

4 Duplicación de tareas de gestión en los dos países de prestación del servicio.

50% 10% 2.014.524,00 € 100.726,20 €

5 Retraso en proyectos ambiciosos a abarcar por tiempos reducidos.

50% 25% 470.000,00 € 58.750,00 €

6 Rotación del equipo a causa de la tensión en la fase de transición.

30% 15% 8.085.876,00 € 363.864,42 €

7 Mala comunicación entre capa de Dirección y de Gestión en la compañía Compact Cars.

30% 10% 2.014.524,00 € 60.435,72 €

8 Resistencia al cambio de los usuarios de Compact Cars.

70% 40% 1.893.350,80 € 530.138,22 €

9 Riesgo en la devaluación de divisas.

10% 10% 14.600.177,78 € 146.001,78 €

A: % de probabilidad de que ocurre el riesgo

B: % de impacto en el presupuesto de costes de la oferta

C: Importe total coste ofertado



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El importe total de exposición de los riesgos contemplados es de 1.669.460,79 €. La distribución de este importe es la siguiente:

15%

9%

1%

6%

4%

21%4%

31%

9%

1

2

3

4

5

6

7

8

9

16.6.2 1 : Falta de perfiles

Se espera encontrar problemas con algunos perfiles necesarios en la prestación del servicio, como pueden ser administradores SAP.

16.6.2.1 Importe de Exposición del riesgo:

El importe de exposición de este riesgo es de 242.576,28 €

16.6.2.2 Mitigar/reducir

Actividades para mitigar/reducir Coste Horas Hombre

Coste de Materiales

Ejecutar (SI/NO) (1)

(1): Ejecutar si en importe (coste) de exposición es superior al coste total de la ejecución de la actividad para mitigar el riesgo.

16.6.2.3 Prevenir/anular

Actividades para anular el riesgo Coste Horas Hombre

Coste de Materiales


Invertir en selección de personal. 30.000 € 15.000 € SI

(1): Ejecutar si en importe (coste) de exposición es superior al coste total de la ejecución de la actividad para anular el riesgo.

16.6.3 2 : Falta de documentación

La documentación recogida durante la fase de transición de las aplicaciones heredadas carece de calidad y de rigor.



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Coste de Materiales


Invertir en documentar las aplicaciones.

55.000 € 28.000€ SI




Coste de Materiales



16.6.4 3 : Infraestructura sobreexplotada

La infraestructura de Compact Cars que soporta las aplicaciones de negocio está fuertemente cargada, con una disminución de rendimiento que podría afectar a los ANS a corto/medio plazo.





Coste de Materiales


Comprar un nuevo servidor. 7.000 € 16.000€ NO




Coste de Materiales



16.6.5 4 : Tareas de gestión realizadas por duplicado

En la distribución de aprovisionamiento del servicio se están produciendo solapes de personal que deben realizar las mismas tareas en los dos países: España y Brasil.





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Coste de Materiales


Invertir en automatización de tareas y adecuación de herramientas de gestión.

56.000 € 22.000 € SI




Coste de Materiales



16.6.6 5 : Retraso en proyectos de implantación

Debido al ajuste de tiempos, se prevén retrasos significativos (por encima del 30% de coste y tiempo) en los proyectos de implantación de los módulos SAP BI y HR.





Coste de Materiales





Coste de Materiales


Contratación de más personal de la tecnología SAP.

72.000 € 6.500 € NO


16.6.7 6 : Rotación del personal

Se está produciendo una alta rotación en el servicio por la presión de tiempos que se mantiene actualmente.





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Coste de Materiales


Implantar y mejorar los planes de carrera de los recursos.

119.000 € 43.000 € NO

Dar bonificaciones a los recursos. 80.000 € 0 € SI




Coste de Materiales


Incorporación de nuevos recursos para absorber el excedente de trabajo.

75.000 € 12.500 € SI


16.6.8 7 : Problemas de comunicación internos en Compact Cars

La capa de dirección y de gestión del servicio de Compact Cars no están alineadas en cuanto a resultados, lo que ocasiona constantes replanificaciones y marcha atrás de proyectos de desarrollo.





Coste de Materiales


Realizar más reuniones de seguimiento e invitar a más asistentes a las reuniones.

11.000 € 3.000 € SI




Coste de Materiales



16.6.9 8 : Resistencia al cambio

Los usuarios de las aplicaciones corporativas de Compact Cars están ofreciendo resistencia en las tareas de colaboración con QAMJA, lo que resulta en retrasos en los proyectos lanzados y pérdidas eventuales de servicio.





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Coste de Materiales


Impartir clases de formación a los usuarios.

160.000 € 25.000 € SI

Repartir folletos informativos, así como obsequios de la compañía QAMJA.

12.000 € 40.000 € SI




Coste de Materiales



16.6.10 9 : Devaluación de divisas

Al facturar el servicio en dólares estadounidenses existe el riesgo de una devaluación del dólar frente al euro con la consiguiente pérdida de beneficios.





Coste de Materiales





Coste de Materiales


Contratar un seguro de protección de cambio.

0 € 146.000 € NO




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17. ANEXO C: Plan de Gestión de proveedores

17.1 Descripción de trabajos subcontratados

Los trabajos subcontratados para realizar la prestación para el servicio Outsourcing Compact Cars son los siguientes:

17.1.1 Comunicaciones de Voz y Datos

El área de comunicaciones de voz y datos se ha subcontratado a la empresa Telefónica, la cual debe dar una cobertura horaria de 24 horas, los 7 días de la semana, 365 días al año a todas las oficinas, sucursales, factorías, etc.; de la compañía Compact Cars.

Las tareas relacionadas con esta área son las siguientes:

Comunicaciones (instalación, soporte y mantenimiento de software, hardware y comunicaciones en general).

Gestión de la red LAN en delegaciones, oficinas y fábricas.

Monitorización remota de dispositivos de red.


Instalación, resolución de incidencias, mantenimiento de equipos relacionados con la telefonía y redes de comunicación.

Gestión de seguridad de la red y alto rendimiento entre las distintas sedes de la compañía, independientemente de la ubicación geográfica.

17.1.2 Soporte Microinformático

El servicio correspondiente al soporte microinformático se externaliza a la compañía DELL, que prestará un servicio local los días laborales, 9h diarias a todas las oficinas, sucursales, factorías, etc.; dentro del ámbito de la compañía Compact Cars.

El alcance funcional de este servicio incluye las siguientes actividades y tareas:

Instalación y mantenimiento hardware in-situ de los PCs, portátiles, impresoras, PDAs, etc., incluyendo traslado de equipos.

Instalación y mantenimiento de las aplicaciones estándar de la compañía.

Gestión de inventarios de recursos.

Instalación y mantenimiento hardware in-situ de los servidores.

Monitorización y mantenimiento software.




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17.2 Tareas y responsabilidades

Los responsables de estos servicios, por parte de la empresa proveedora y la empresa subcontratada son los siguientes:

EMPRESA Responsable QAMJA Responsable Empresa

Telefónica Gestor de la línea de servicio de comunicaciones, voz y datos

Gerente de Telefónica

DELL Gestor de la línea de servicio de comunicaciones, voz y datos

Gerente de DELL España

Los entregables del servicio que deberán aportar las empresas subcontratadas mensualmente son los siguientes:

Informe del estado del servicio. Informe con detalle del servicio prestado, volumetría de tareas, recursos utilizados, costes aprovisionados, etc.

Informe de registro de inventario. Descripción de los elementos de configuración que deberán ser agregados a la CMDB como resultado de su incorporación al servicio, así como los elementos retirados.

17.3 Reuniones y revisiones

Se establece una reunión de seguimiento del servicio con periodicidad trimestral entre QAMJA y cada uno de los subcontratistas. En dicha reunión, la empresa subcontratada presentará informe de seguimiento del servicio, en la deberán verse reflejados el estado de los CS y su relación con los ANS globales del servicio.

17.4 Actividades de garantía de calidad

La empresa subcontratada deberá adaptar el servicio prestado conforme con el plan de calidad del servicio Outsourcing Compact Cars. Dentro de este marco, el contratista se comprometerá a emitir la documentación relativa al servicio conforme al plan de calidad y a realizar tareas de supervisión y control que garanticen la calidad total del servicio.

Por otro lado, el contratista revisará la documentación aportada para verificar la calidad esperada.

En las auditorias que se realicen al servicio, la compañía subcontratada se comprometerá a colaborar para llevar a cabo las tareas relacionadas con las auditorias.

17.5 Actividades de gestión de configuración

Deberá quedar constancia de todos los entregables proporcionados por las empresas subcontratadas en la CMDB, en los que los responsables de la línea de servicio de QAMJA verificarán la calidad.

El informe de registro de inventario contendrá los elementos a incorporar a la CMDB, en el que quedará constancia de los productos agregados (por ej., documentos, software, datos, casos de prueba, etc.).

17.6 Actividades de aceptación

Para la incorporación de nuevos elementos al servicio, será necesario que la empresa subcontratada proporcione un plan de pruebas donde indicará las pruebas que se deben realizar antes de aceptar dichos elementos.



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Además del plan de pruebas, la empresa subcontratada proporcionará un informe con las características de los elementos a introducir en el servicio.

Se organizará una reunión entre el contratista y la empresa subcontratada para verificar la información aportada y dar validez formal al proceso de aceptación de los nuevos elementos.



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18. ANEXO D: Plan de Gestión de la Calidad

18.1 Requisitos de calidad

18.1.1 Criterios de Calidad de la documentación

La documentación que se genere a lo largo de la vida del servicio deberá cumplir los siguientes criterios relativos a la calidad:

Todos los documentos generados deberán adaptarse al estándar de calidad definido por Compact Cars: MEDECC (Metodología de Desarrollo Compact Cars) y, por tanto, utilizar las plantilla definidas para cada caso.

Los documentos de gestión del servicio contarán con control de cambios y versiones, donde se establecerá el origen del cambio, la persona que lo realiza y las partes afectadas del documento. Asimismo, cualquier cambio deberá ser aprobado por el responsable del documento.

Todos los documentos serán indexados en la herramienta de gestión documental de Compact Cars, donde quedará constancia de los siguientes datos:

o Nombre del documento.

o Versión.

o Autor.

o Dirigido a.

o Asunto.

o Descripción.

o Idioma.

o Carácter del documento (Público, reservado, confidencial, restringido, etc.).

Los documentos originados deberán poseer los siguientes atributos:

o Comprensibilidad: los documentos estarán redactados de forma que sea fácilmente entendible por el personal al que van dirigidos.

o Claridad: la documentación estará elaborada de forma clara, concisa y sin ambigüedades.

o Fiabilidad: se asegurará que el contenido de los documentos no ha sido modificado después de su aprobación.

o Disponibilidad: se garantizará que los documentos estarán disponibles en todo momento.

18.1.2 Criterios de Calidad del servicio

Los criterios se basan en la existencia de los siguientes documentos. Implican la consecución y realización en tiempo y en contenido de los documentos acordados en cada fase del ciclo de vida.



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18.1.2.1 Fase de Transición.



Plan de calidad

Plan de comunicación

Plan de RRHH

Plan de Riesgos

Plan de Adquisiciones

18.1.2.2 Fase de Operación.








Informe de Riesgos

Informe de Calidad

Informe de RRHH




18.1.2.3 Fase de Retorno

Plan de transferencia del conocimiento


Plan de difusión

18.2 Revisiones del servicio

Las revisiones del servicio tendrán como objetivo comprobar todos los entregables que se generen durante toda la vida del mismo: plan de servicio, planes de soporte, entregables, etc.

Para cada entregable se definen los responsables de su elaboración, revisión y aprobación:



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ENTREGABLE ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN


Service Manager Responsables Compact Cars

Dirección QAMJA y Compact Cars


Analistas de cada línea de servicio

Gestores de línea de servicio

Compact Cars

Plan de calidad Service Manager Responsables Compact Cars


Plan de comunicación Service Manager Dirección QAMJA

Dirección QAMJA

Plan de RRHH Service Manager Dirección QAMJA

Dirección QAMJA

Plan de Riesgos Analistas de cada línea de servicio


Service Manager

Plan de Adquisiciones Service Manager Dirección QAMJA

Dirección QAMJA


Service Manager y gestores

Service Manager

Dirección QAMJA




Service Manager



Responsables Compact Cars



CAB CAB Dirección QAMJA y Compact Cars



CAB CAB




Service Manager


Service Manager y gestores

Service Manager


Informe de Riesgos Analistas de cada línea de servicio


Service Manager

Informe de Calidad Analistas de cada línea de servicio


Service Manager

Informe de RRHH Gestores de línea de servicio

Service Manager

Service Manager


Service Manager Dirección QAMJA

Dirección QAMJA


Service Manager Gestores de línea de servicio




Service Manager

Service Manager

Plan de transferencia del conocimiento. Retorno

Service Manager Responsables Compact Cars




Service Manager


Plan de difusión. Retorno Gestores de línea de servicio

Service Manager




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18.2.1 Criterios de aceptación

Todos y cada uno de los entregables de cada servicio dispondrán de sus propios criterios de aceptación. Aquellos que no hayan sido especificados se establecerán y acordarán por ambas partes al inicio del servicio cada Servicio, formando así parte de las actividades iniciales a realizar.

Se especifican los criterios de aceptación de entregas para cada uno de los entregables de los servicios:

18.2.1.1 Documentación

Toda la documentación generada como entregable del servicio deberá cumplir con los criterios descritos en el apartado 18.1.1.

18.2.1.2 Herramientas

Se utilizará la herramienta de gestión documental de Compact Cars para indexar todos los documentos relativos al servicio.

18.2.1.3 Servicios

Los criterios de aceptación del servicio por parte de Compact Cars se basarán en los siguientes puntos:

Cumplimiento de los ANS’s pactados.

Resultados y tendencias positivos en las encuestas de satisfacción de usuarios y cliente.

Mejora continua del servicio según la metodología ITIL y la norma ISO 20.000.

18.2.2 Criterios de Garantía

Se ofrece una garantía de 6 meses de todos los entregables, documentos, paquetes, software y hardware del servicio que QAMJA ponga en manos de Compact Cars.

18.3 Auditorias

Las auditorias que se realicen en el servicio Outsourcing Compact Cars tendrán la siguiente estructura:

1. Recopilación de información para la auditoria.

2. Análisis y evaluación de la información recopilada.

3. Elaboración de documento de conformidades y no conformidades.

4. Puesta en marcha de acciones correctoras y acciones de mejora.

5. Revisión de las no conformidades para evaluar las acciones correctoras.

Se establecen dos tipos de auditorias:

Internas. Se realizarán anualmente en el servicio a través del responsable de calidad de QAMJA, que comprobará el seguimiento de las normas de calidad de la ISO 20.000. El resultado de estas auditorias se hará público y se instará a revisar las no conformidades, si las hubiese, del servicio.

Externas. Se contratará a una empresa externa que realizará una auditoria a los dos y cuatro años de contrato correspondiente a las normas de calidad de la ISO 20.000. El resultado de estas auditorias se verá reflejado en los ANS del servicio.



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Una vez realizada una auditoria, se analizará la información adjuntada para:

Determinar la conformidad o no conformidad de los elementos del sistema de calidad con los requisitos especificados.

Determinar la eficacia del sistema de calidad implantado para alcanzar los objetivos de calidad especificados.

Proporcionar al auditado la oportunidad de mejorar su sistema de calidad.

Cumplir los requisitos reglamentarios.

Permitir la inscripción del sistema de la calidad del organismo auditado en un registro.

18.4 Tratamiento de no conformidades, acciones correctoras y acciones de mejora

Se considerarán no conformidades generales del Servicio a todas aquellas que afecten a incumplimientos relativos a manuales, procedimientos o instrucciones generales, así como a las referidas a incumplimientos de actividades generales relacionadas con dicho Servicio.

18.4.1 No conformidades del Servicio

Se considerará como NO conformidad cualquiera de los siguientes puntos:

Documentación del servicio que no cumpla los criterios de calidad especificados.

Documentación del servicio no actualizada.

Incumplimiento de cualquiera de los requerimientos de la norma ISO 20.000.

Incumplimiento de los procedimientos del servicio.

No realización de auditorias planificadas.

18.4.2 Tratamiento de las No Conformidades

Una vez cumplimentado el informe de no conformidad, éste se hará llegar al responsable de la función de calidad del servicio/servicio para que proceda a analizar las no conformidades, junto con el personal afectado por las mismas, para determinar las acciones a tomar, que quedarán reflejadas en el citado informe.

Ante la NO conformidad, se creará un comité de estudio con miembros de Compact Cars y de QAMJA que estudiará el origen de la misma y planteará un plan de resolución que deberá ser llevado a cabo por el personal designado. Se realizará una supervisión y aprobación de las tareas encomendadas.

Junto con la descripción de la acción a tomar deberá figurar el nombre de la persona responsable de la implantación de la misma, su firma, la fecha y el plazo de la implantación, tal como se recoge en el registro.

Igualmente se identifica a la persona encargada de realizar el seguimiento y asegurar el cierre de la acción o acciones una vez implantadas.