Todo lo relacionado con organizacion

LA ORGANIZACIÓN

Integrantes •Diana Coronado

•Astrid•Jorge López Cárdenas

•Freddy Valderrama•Jonathan Pascagaza

En esta unidad estudiaremos la organización como un proceso o etapa de la administración.

SU OBJETIVO GENERAL ES: aplicar las técnicas de organización a una situación practica.

ORGANIZACIÓN

La eficiencia solo se logra con el ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos de la empresa.

La palabra organización tiene 3 acepciones:

1).ETIMOLÓGICA

2).ENTIDAD O GRUPO SOCIAL.

3).PROCESO

Las tres involucran la idea de una estructura aunque con diferentes implicaciones.

AGUSTÍN REYES PONCE: Es la estructuración de las relaciones que deben existir* en un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia y objetivos.

EUGENIO SISTO VELASCO: Organizar es agrupar y

ordenar* para alcanzar los objetivos mediante partes

administrativas, asignando funciones, autoridad,

responsabilidad y jerarquía y las relaciones que deben

existir entre ellas.

ISAAC GUZMÁN VALDIVIA Es la coordinación de las actividades de todos los individuos de una empresa, para el aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los objetivos.

DEFINICIONES MAS RECONOCIDAS

JOSEPH L. MASSIE: La estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las tareas, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes.

HAROLD KOONTZ Y CYRILO’DONNELL: Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar objetivos, asignar a cada grupo un administrador y coordinar toda la estructura de la empresa.

LYNDALL URWICK: Disposición y correlación de las actividades de una empresa.

MARIO SVERDLIK: Proceso de estructurar o arreglar las partes de una empresa.

DEFINICIONES MAS RECONOCIDAS

ESTRUCTURA: La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos

SISTEMATIZACIÓN: Esto se refiere a que todas las actividades y recursos de la empresa deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.

ELEMENTOS DEL CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN

AGRUPACIÓN Y ASIGNACIÓN DE ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES: Organizar implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.

JERARQUÍA: la organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de responsabilidad dentro de la empresa.

SIMPLIFICACIÓN DE FUNCIONES: Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

ELEMENTOS DEL CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN

IMPORTANCIA Y FUNDAMENTOS BASICOS DE LA ORGANIZACIÓN

1) Es de carácter continuo (expansión, contracción, nuevos productos).

2) Es un medio que establece la mejor manera de alcanzar los objetivos.

3) Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con el mínimo de esfuerzos.

4) Evita lentitud e ineficiencia.

5) Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

“LA ESTRUCTURA DEBE REFLEJAR LOS OBJETIVOS Y PLANES DE LA EMPRESA, LA AUTORIDAD Y SU

AMBIENTE”

Así, podemos decir que la organización es una estructura donde opera un grupo social, mediante jerarquías y la agrupación de actividades, con el fin de obtener el máximo aprovechamiento posible de los recursos.

PRINCIPIOS OBJETIVO: Todas y cada una de las actividades

establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa.

ESPECIALIZACION: Se afirma que el trabajo de un persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad.

JERARQUÍA: Este principio establece que la organización es un jerarquía

PARIDAD DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: A cada grado de responsabilidad conferida, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.

AUTORIDAD RESPONSABILIDAD

UNIDAD DE MANDO: Establece que cuando se determina un centro de autoridad y decisión para cada función, debe designarse un solo jefe

DIFUSIÓN: deben establecer las obligaciones de cada puesto y publicarse y ponerse por escrito

AMPLITUD O TRAMO DE CONTROL: el ejecutivo debe terne un numero limite de subordinado.

COORDINACIÓN: la unidades de un organización siempre deberán mantenerse en equilibrio.

CONTINUIDAD: una vez que se a establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse , mejorarse y ajustarse a la condiciones del medio ambiente.

ETAPAS DE LA ORGANIZACION

DIVISIÓN DEL TRABAJO: Consiste en separar y delimitar actividades con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo y de esta manera especializar y perfeccionar el trabajo

JERARQUIZACIÓN: Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia.

ETAPAS DEL TRABAJO

CUERPO DIRECTIVO

ENTRENADOR

CAPITAN

JUGADORES

DEPARTAMENTALIZACIÓN: división y agrupamiento de funciones y actividades en unidades especificas con base en su similitud.

SECUENCIA DE LA DEPARTAMENTALIZACIÓN

1. Listar todas las funciones de la empresa.2. Clasificarlas.3. Agruparla según un orden jerárquico.4. Asignar actividades a cada una de las aéreas ó

departamentos.5. Especificar relaciones de autoridad, responsabilidad y

obligación entre las funciones y los puestos.6. Establecer líneas de comunicación entre los

departamentos.7. La existencia de un departamento dependerá del

tamaño y las necesidades especificas de la empresa y de las funciones especificas.

TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN

FUNCIONAL: consiste en agrupar las actividades análogas según su función primordial para lograr la especialización y con ello una mayor eficiencia del personal.

FINANZAS

CONTABILIDAD TESORERÍA PRESUPESTO

POR PRODUCTOS: Es característica de las empresas que se dedican a la fabricación de diversas líneas de productos.

Esta departamentalización se hace a uno ó mas productos relacionados entre si.

PRODUCCIÓN

FARMACÉUTICOS

QUÍMICOS

COLORANTES

GEOGRÁFICA O POR TERRITORIOS: Proporciona un instrumento lógico y eficiente cuando las unidades de la empresa realiza actividades en sectores alejados físicamente y cuando la proporción de actividades y personal es muy grande.

VENTAS REGIONALES

NORTE SUR CENTRO

VENTA DE CALZADO

DAMAS CABALLEROS NIÑOS

CLIENTES: consiste en crear unidades que se dedican únicamente a los clientes y/o compradores.

por lo general se usa en empresas comerciales como en almacenes.

MECANIZADO DE GRIFERIA

COQUILLADORAS CORTADORAS FRESADORAS Y TORNOS CNC

POR PROCESOS Ó EQUIPO: cuando se fabrica un producto el equipo de trabajo y el proceso que se empleó puede ser la base para crear unidades departamentales.

ya sea por ahorros en tiempo ó dinero ó por ventajas de eficiencia debido al dominio y conocimiento del personal acerca del proceso.

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TARJETAS DE CRÉDITO

A-H I-Q R-Z

SECUENCIA: esta se crea para departamentalizar áreas inferiores pero de gran cantidad por ejemplo en un departamento de cobranza se puede dividir por orden alfabético de los diferentes cuentahabientes ó deudores

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES, FUNCIONES Y OBLIGACIONES

Después de haber establecido los niveles jerárquicos y departamentos en la empresa es necesario definir de forma clara las actividades que se desarrollarán en cada unidad y puesto de trabajo de cada departamento, este proceso es la división del trabajo en la cual se debe ordenar y clasificar todos los factores necesarios para llevar a cabo de manera eficiente y eficaz un trabajo.

COORDINACIÓN

Después de haber establecido jerarquías y departamentos y después de haber definido tareas y actividades para cada una de las unidades de la organización es importante sincronizar todo este proceso con el fin de ir en un solo sentido y de esta manera poder cumplir metas organizacionales con gran éxito por esto es indispensable crear líneas de comunicación y de autoridad bien fluidas.

TIPOLOGIA DE LA ORGANIZACION

Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden implantar en un organismo social.

ORGANIZACIÓN LINEAL O MILITAR

Características.

La toma de decisiones la hace una sola persona y tiene la responsabilidad del mando.

El jefe es quien asigna el trabajo a sus empleados, quién a su vez reportan a un solo jefe.

Se conoce con este nombre porque se utiliza en instituciones militares.

Es aconsejable en pequeñas empresas.


En la figura anterior el supervisor recibe del gerente general la autoridad Para poder lograr los objetivos.

Cuando el gerente quiera dar una orden a los obreros debe haber conducto regular.

ResponsabilidadAutoridad


Ventajas

A. Facilidad en tomar decisiones y ejecución de las mismas.

B. No hay problemas de autoridad ni faltas de responsabilidad.

C. Es claro y sencillo.

D. Útil en pequeñas empresas.

E. La disciplina es fácil de mantener.


Desventajas

A. Es rígida.

B. La organización depende de personas claves.

C. No tiene en cuenta la especialización.

D. A los administrativos se les acumula demasiado trabajo y descuidad sus labores directivas.

ORGANIZACIÓN FUNCIONAL O DE TAYLOR

Características Su creador fue Frederick Taylor. El propuso que el trabajo de supervisor se dividiera

en ocho especialistas. Las ocho personas deben tener autoridad cada uno

en su especialidad. Consiste en dividir el trabajo y establecer la

especialización. Desde el gerente hasta el subalterno deberán

ejecutar el menor numero posible de funciones.


Un ejemplo de organización funcional se presenta en la figura anterior, en ella se observa como los supervisores se encargan de las funciones administrativas de la producción, mientras que los obreros velan por la producción efectiva


Ventajas

A. Mayor especialización.

B. Se obtiene alta eficiencia de cada persona.

C. La división del trabajo es planeado.

D. El trabajo intelectual se separa de el trabajo manual.

E. Se balancean las cargas entre los jefes y no hay mucha presión hacia ellos.


Desventajas

A. Falta de unificación de criterios, y dificultad por contradicción por las ordenes que se dan.

B. Se viola el principio de la unidad de mando lo que origina confusión y conflictos.

C. La no clara definición de la autoridad da lugar a roces y mal entendidos entre los jefes.

ORGANIZACIÓN LINEO-FUNCIONAL

Características

a. En este caso se combinan los tipos de organización anteriores aprovechando lo positivo y evitando lo negativo ya que se conserva:

b. De la lineal o militar la autoridad y responsabilidad que se trasmite a través de un solo jefe para cada función en especial.(Cadena de mando).

c. De la funcional la especialización de cada actividad en una función.

ORGANIZACIÓN LINEO-FUNCIONAL

Este tipo de organización es la mas aplicada en la actualidad, por sus grandes ventajas. En la figura anterior el gerente general debe seguir los canales de comunicación (lineal) Así mismo cada una de estas conserva- responsabilidad especifica dentro de la especialidad. En este caso el departamento de mercadotecnia tiene autoridad sobre las secciones que le reportan.

ORGANIZACIÓN ESTAF

características

A. Surge como consecuencia de las grandes Empresas y del avance de la tecnología.

B. Origina necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles.

C. Se necesita personal experto en asesorías para los diferentes departamentos.

D. Esta organización no disfruta de autoridad para poder imponer sus decisiones.

ORGANIZACIÓN ESTAF

superintendente

superintendente

supervisorsupervisor

Director de plantaDirector

de planta

Director generalDirector general

Consultor del

director

Consultor del

director·······························

La figura muestra una organización en la cual se muestra el departamento de asesoría a la derecha del nivel.

Se representa por líneas Por lo general este tipo de organización no se da por

si sola, sino que esta esta combinada con los demás tipos de organización que ya hemos mencionado.

Es muy útil en empresas de mediana y gran magnitud.

ORGANIZACIÓN ESTAF

Ventajas

A. Logra que los conocimientos expertos influyan sobre la forma de resolver los problemas de dirección.

B. Hace posible el principio de la responsabilidad y la autoridad indivisible.

ORGANIZACIÓN ESTAF

Desventajas

A. Si los deberes y las responsabilidades de la asesoría no se cumplen, puede generarse una confusión considerable en la organización.

B. Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones.

C. Pueden existir rozamientos con los departamentos de la organización lineal.

ORGANIZACIÓN POR COMITÉS

Características

A. Consiste en asignar los asuntos administrativos a un grupo de personas que se reúnen y se comprometen a solucionar los problemas que se les encomiendan.

B. Al igual que el anterior tipo de organización, la organización por comités se da en combinación con otros tipos.


Los comités mas usuales:

1.Directivo. Representa a los accionistas de una empresa que se encargan de deliberar y resolver los asuntos que surgen en la misma.

2.Ejecutivo. Es nombrado por el comité directivo para que ejecuten los acuerdos que ellos toman.

3.De vigilancia. Personal de confianza que se encarga de inspeccionar las labores de los empleados de la empresa.


1. Consultivo. Integrado por especialistas, que por sus conocimientos o estudios emiten dictámenes sobre asuntos consultados.

Ventajas A. Las soluciones son mas objetivas ya que son de

varios criterios.B. Se comparte la responsabilidad entre todos los

que integran el comité.C. Permite que las ideas se fundamenten y se

critiquen.D. Se aprovechan al máximo los

conocimientos especializados.


Desventajas

A. Las decisiones son lentas ya que las deliberaciones son tardías.

B. Una vez constituido un comité, es difícil de disolverlo.


ORGANIZACIÓN MATRICIAL

Características

A. Se conoce como organización de matriz, de parrilla, de proyecto o administración de proyectos.

B. Se distingue de otros tipos en que se abandona el principio de la unidad de mando en favor de dos jefes.

C. Surge como una respuesta al crecimiento de las organizaciones.D. Los especialistas reportan al jefe para el desarrollo del mismo.E. La autoridad responsabilidad y el poder están balanceados y

compartidos entre los dos jefes.F. Este tipo de organización puede adoptarse en una área o en toda la

planta.


Un ejemplo de esta organización matricial esEn la que existe un gerente de proyecto y un Subgerente de proyectos especiales, que a su vez ese jefe de departamento en el laboratorio.

ORGANIZACIÓN MATRICIALVentajas

A. Coordina la satisfacción de necesidades para mejorar el producto y satisfacer el programa

B. Requeridos por el departamento.

C. Permite que el personal pueda cambiar de una tarea a otra, cuando sea necesario.

D. Favorece un intercambio de de experiencia entre especialistas para lograr una mejor calidad.


DesventajasA. Existe confusión acerca de quien depende de

quien y produce fuga de responsabilidades.B. Da lugar a una lucha por el poder entre los

gerentes.C. Funciona através de muchas reuniones lo que

supone perdida de tiempo.D. Se puede presentar resistencia al cambio, por

parte del personal.

TÉCNICAS DE LA ORGANIZACIÓN

Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización; son indispensables durante el proceso de la organización y aplicable de acuerdo con la necesidades de cada grupo social

ORGANIGRAMA

Son representaciones graficas de las estructuras formal de una Organización. Representa las estructuras departamentales y en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas.

TIPOS

VERTICAL: Muestra jerarquías según una pirámide, de arriba abajo.

HORIZONTAL: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha.

CIRCULAR: Donde los niveles jerárquicos quedan determinados del centro hacia fuera.

MANUALES

Son los documentos detallados que contienen de forma ordenada y sistemática, información acerca de la empresa. Pueden ser:

PolíticaDepartamentalDe bienvenidaDe organizaciónDe procedimientos De puesto de trabajo

IMPORTANCIA

Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa.

Delimita la actividades, responsabilidades y funciones. Reducen los costos e incrementar la eficiciencia. Son una fuente de información pues muestran la

organización de la empresa.

FLUJOGRAMAS

Es un diagrama grafico que muestra la secuencia delos pasos de que consta un procedimiento. Estos permiten:

Una mayor simplificación del trabajo.

Determina la posibilidad de combinar o redactar __la secuencia de las operaciones.

Elimina demoras y mejor distribución de la planta.

SIMBOLOGÍA

Operación: Cuando se está creando, cambiando algo del proceso.

Inspección: Revisión, verificación.

Transporte: Acto de mover de un lado a otro.

Espera o demora: Etapa en la que algo esta en estado ocioso o en espera a que algo acontezca-

Almacenamiento: Cuando se le almacena de carácter definitivo.

SECUENCIA PARA ELABORAR UN DIAGRAMA DE FLUJO

Para la elaboración de un diagrama de flujo se debe seguir en forma ordenada la siguiente secuencia:

Escoger el procedimiento por realizar .Determinar las técnicas analíticas adecuadas que habrán de utilizasen.Analizar el trabajo.Hacer una lista de la forma en que se va a realizar el trabajo.Establecer el procedimiento mas factible.Presentar la proposición.Obtener la aprobación.Preparar las instrucciones referentes a los procedimientos.Implantar el nuevo procedimientos.Observar el procedimiento implantado.Preparar una guía de adelantos de logros.Llevar un registro adecuado de realizar.

ANALISIS DE PUESTO DE TRABAJO

Es una técnica donde se clasifica las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo así como las características conocimientos y actitudes del personal que los desempeña.

Su importancia:

Delimita funciones y responsabilidades.Evitar fugas de autoridad y responsabilidad.Fundamentar programas de entrenamiento.Mejorar la selección del personal.

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