Bases De Datos Access

Michael Ortiz Arango

Cefit

Sistemas Noche

Envigado

2017

1. Bases De Datos Access

Michael Ortiz Arango

Docente: Dilly Dagnis Montes Ramirez

Creación Base De Datos En Access

Cefit

Sistemas Noche

Envigado

2017

INTRODUCCION 4

BASE DE DATOS 5

CREACION DE BASE DE DATOS 6

CREAR TABLA 7

CAMPOS 8

RELACIONES 14

REGISTROS 14

FORMULARIOS 14

BOTONES DE COMANDOS 17

PANEL DE CONTROL 19

INFORMES 20

CONSULTAS CON PARAMETROS 21

INTRODUCCION

Access es software creado por Microsoft. Esta herramienta nos permite crear base

de datos. la intención de este tutorial es enseñarles a los usuarios de mi sitio, a

crear una base de datos con Access.

BASE DE DATOS

Es un software que nos permite, crear una base datos para todo tipo de empresa

en donde podemos relacionar datos tales como; la de los empleados, productos

que ofrece la empresa, datos de proveedores, datos de los clientes etc.

Entregándonos una información detallada del negocio y de nuestros clientes.

1.Clic en la ventana Windows

2.Se desprende la ventana Windows y en la parte inferior de la venta hay una lupa

que nos ayudara a buscar Access escribiendo la palabra.

3.Damos clic en Access y ya estamos listos para empezar a crear la base de

datos.

CREACION DE BASE DE DATOS

1.Abrimos Access se nos desprende una venta con varias opciones y le damos

clic a la opción que muestra la imagen, por lo general es la primera

2.En esta ventana podemos ponerle el nombre a nuestra base de datos ej.

Remates la 65 como muestra la segunda imagen y le damos crear.

CREAR TABLA

La tabla ya está creada

el siguiente paso es llenar los datos que tenemos.

sobre la empresa por ejemplo vamos a llenar el espacio de los clientes, vamos

asignar un nombre para la tabla y la llamaremos cliente donde van todos los datos

del cliente desde el número de cc, hasta la dirección y el teléfono etc.

para crear el nombre de la tabla damos clic en la parte superior izquierda de la

hoja de Access en recuadro de ver- vistas como muestra la imagen anterior.

En la ventana que desprende vamos a darle el nombre a la tabla como habíamos

dicho la llamaremos cliente y le damos aceptar como muestra la imagen anterior.

CAMPOS

Una vez le demos aceptar ya la tabla que creamos nos debe mostrar el nombre

asignado y se nos desprende una tabla para comenzar a digitar los datos del

cliente o los clientes, así como muestra la imagen a continuación.

Comenzaremos a digitar los datos, recordemos que en las bases de datos hay

datos principales como el código o cedula del cliente que identifican a cada

persona estos datos deben estar como principales por lo cual van protegidos en la

llave que muestra la imagen siguiente, también debemos tener en cuenta que este

dato lo podemos poner como numérico o como texto largo , si lo ponemos

numérico no podemos darle espacio al digitar el número de cedula del cliente

porque esto nos daría una información errónea en la base de datos, para mi es

mejor darle la opción texto largo así como muestra la imagen a continuación.

Observaciones es mucho mejor si le damos la opción de texto a datos como

dirección, teléfono, esto nos permite poder dale espacio a los números o ponerles

un punto o una coma en el momento de digitar.

Bueno retomamos al ir llenando los datos en el nombre del campo, al lado hay otra

columna llamada tipo de dato en esta columna vamos a modificar la forma como

queremos digitar los datos, en la imagen anterior vemos que modificamos a texto

largo también podemos modificar a texto corto, numérico o fecha.

Luego en la parte inferior tenemos otra tabla llamada propiedades del campo esta

tabla nos permite modificar la cantidad de bit o caracteres que vamos a digitar,

debes tener en cuenta que el máximo de caracteres son 255 debemos

modificarlos para que la base de datos no quede muy cargada porque esto la

pondría muy lenta ala hora de darnos los datos por eso se modifica según su

criterio yo en el ejemplo que tengo en la imagen anterior le puse para la cedula del

cliente 40 bits o caracteres pueden ser menos 30 o 20 por eso digo según el

criterio solo es para llevarnos una base de cómo debemos modificar los caracteres

a emplear.

veremos otro ejemplo con el nombre del cliente.

Ya tenemos nombre del cliente en texto largo como muestra la imagen vamos a

modificar los caracteres o bit en la tabla propiedades del campo nos paramos en

formato y ahí modificaremos los bits ejemplo, yo le pondré 50 esto me dará para

digitar en nombre completo con sus respetivos espacios veamos la imagen

siguiente.

Así iremos llenando cada uno de los campos. En caso de que el campo que

agreguemos sea de plata o valor monetario en la celda de tipo de datos

pondremos moneda, o si es una fecha le pondremos fecha/hora y en las

propiedades del campo podemos seleccionar fecha corta, mediana o larga

ejemplo.

de esta forma se haría la de la fecha

Ya hemos terminado de crear la base de datos, yo tengo una finalizada de esta

base de datos les

explicare como realizar informes, consultas, formularios, consultas con parámetros

y panel de control, empezaremos a crear los formularios. Pero antes crearemos

las relaciones de las tablas y los registros. buenos como relacionamos las tablas

damos clic en herramientas de bases de datos y luego clic en relaciones como

muestra la imagen, cuando vayamos a relacionar debemos tener claro que las

tablas que vayamos a relacionar los datos concuerden entre si ejemplo en la tabla

uno tenesmos código de cliente si la vamos a relacionar con la tabla dos o tres

este debe tener también código del cliente para que la relación concuerde

veremos el ejemplo, luego de esta relación agregaremos los registros para

agregar un registro damos doble clic en la tabla y procedemos a agregarlos.

RELACIONES

REGISTROS

Ya hemos agregado los registros ahora haremos los formularios.

FORMULARIOS

Formularios Para crear un formulario debe seleccionar o pararnos en una tabla

ejemplo en la de cliente, luego en la hoja de Access en el menú principal le damos

crear y luego le damos clic a formulario como se ve en la siguiente imagen

y nos quedaría de esta forma como muestra la imagen a continuación

Este formularia se puede modificar se le puede dar color y agregar el logotipo de

la empresa vamos a darle color. le damos clic al icono de ver y luego vista de

diseño en la parte superior nos sale el nombre de la tabla en este caso es cliente y

un logo, así como muestra la siguiente imagen.

donde está la x resaltada le daremos clic derecho y se nos desprende una barra

de opciones le daremos cambiar color o relleno y seleccionamos el color que nos

agrade. Luego seleccionamos el logo y nos vamos a diseño le damos clic a logo el

logo que queremos poner ya debe estar guardado en el escritorio o en mis

imágenes o puedes subirla de internet vamos a cambiar el logo

cuando demos clic en logotipo se nos abre la opción para buscar la imagen que

seleccionaste

podemos ver cómo cambia el logo cada que pongas un logo debes darle clic

derecho sobre el y darles clic a propiedades y cuando se desprende la ventana le

debes modificar y ponerlo extendido como muestra la imagen anterior.

Ahora les mostrare como crear comandos de control que se hacen en la parte

inferior de los formularios, estos comandos de control nos permiten buscar la

información de la tabla, nos permite crear registros o eliminarlos y el otro comando

nos permite saltar de tabla en tabla. vamos a crear un comando nos vamos para

pie del formulario y en la parte de las herramientas encontraremos la opción para

crear los comandos lo mostrare en la siguiente imagen

BOTONES DE COMANDOS

Damos clic en el icono que tiene las tres x y en pie del formulario lo abrimos y se

nos desprende el cuadro del asistente para botones de comandos, le damos

siguiente, siguiente y luego finalizar en la imagen siguiente veremos cómo queda

el comando

ya tenemos todos los botones creados el comando para agregar datos es el lápiz y

para eliminar es la papelera el paso para crearlos es igual que como creamos el

anterior, pero debemos darle clic en operaciones con registro y agregar registro

nuevo, así como muestra la imagen.

le damos siguiente

le damos nuevamente siguiente y finalizar, la papelera para eliminar es el mismo

paso operaciones con registro y le damos eliminar registro, así como muestra la

imagen.

siguiente le damos la opción de papelera, siguiente y finalizar.

el botón o comando de consultas con formularios es el mismo procedimiento, pero

debemos darle la opción de operaciones con formularios y seguir los mismos

pasos ya tendríamos todos los botones nos faltaría un que es el comando de

panel de control.

PANEL DE CONTROL

vamos a crear el panel de control damos crear en la hoja de Access y luego

buscaremos el administrador de panel de control que esta resaltado en la imagen

siguiente y le damos doble clic.

le damos modificar y luego damos clic en nuevo y nos saldría esta ventana

En donde dice ir al panel de control nos paramos en flechita y le damos clic en

modo de edición, luego vamos a la flecha de abajo y seleccionamos la tabla le

damos copiar y la pegamos en cuadro donde dice nuevo comando veremos el

ejemplo a continuación

Quedaría de esta forma y le damos aceptar. y así crearemos a las demás tablas el

comando de panel de control.

INFORMES

Ahora haremos o mostraremos como se crean los informes seleccionamos la tabla

y vamos a crear damos clic y luego buscamos informes damos clic.

tendremos una tabla así y en donde estás los círculos los monte para señalar

donde haremos los cambios de relleno para dar mejor pr, veremos un ejemplo de

cómo quedaría.

Así quedaría el formulario en la imagen o logo se le debe dar clic derecho,

propiedades y luego le damos extender para que el logo que como el ejemplo

anterior. Esto debes hacerlo a todos los informes para darle mejor presentación.

CONSULTAS CON PARAMETROS

Ahora mostrare como hacer una consulta con parámetros selecciono la tabla voy a

crear doy clic y buscaremos el asistente de consultas en mi imagen está en el

círculo azul.

luego tendríamos este cuadro

Le daremos aceptar y tendremos otro cuadro así

Le damos clic en donde muestra la imagen anterior para transferir la información y

luego le damos siguiente, otra vez siguiente y luego finalizar y de esta manera se

les haría a todas las tablas. Luego le pondríamos los parámetros, los pasos para

poner los parámetros es el siguiente nos vamos a las consultas que creamos le

damos clic derecho y luego clic en vista de diseño ver la imagen a continuación

En donde dice criterio entre corchetes pondremos en este caso [digitar codarticulo]

ya estaría creado el parámetro. cada que quieras consultar algo te va a pedir el

parámetro que agregaste.