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CIRCULAR DPJ-001-2003
DE: DIRECCIÓN REGISTRO DE PERSONAS JURÍDICAS
PARA: SUBDIRECCION, COORDINACIONES, ASESORES, Y REGISTRADORES DEL DEPARTAMENTO REGISTRAL MERCANTIL Y PERSONAS
ASUNTO: Aplicación de artículo 13 inciso d) de la Ley de asociaciones FECHA: 15 de enero del 2003
Con el fin de unificar criterios y en aras de una debida aplicación de la normativa atinente; ante la incertidumbre en la procedencia de la inscripción de nuevas asociaciones cuyos nombres sean similares o idénticos a los de otras, inscritas de previo, que se encuentran extinguidas de conformidad con el artículo 13 inciso d de la Ley de Asociaciones, Número 218, me permito hacer de su conocimiento el presente Criterio Registral, que es de acatamiento y aplicación obligatoria: En lo que interesa, el artículo 13 de la Ley de Asociaciones, establece:
"Artículo 13. - La asociación se extingue: (…) d) Por privación de su capacidad jurídica como consecuencia de la declaración de insolvencia o concurso; de variación en el objeto; del cambio de su naturaleza en su personería jurídica, o por no haber renovado el órgano directivo en el año siguiente al término señalado en los estatutos para el ejercicio del mismo." (La negrilla no es del original)
En este sentido, el Doctor Guillermo Cabanellas, en su Diccionario Enciclopédico de Derecho Usual, 25 Edición, Editorial Heliasta, Tomo III, página 650, se refiere al término extinción como:
“EXTINCIÓN: Cese, cesación, término, conclusión, fin o desaparición de personas, cosas o situaciones. La disolución de una unidad o instituto...”
De lo transcrito, puede desprenderse claramente que este tipo de entidades debe renovar el órgano directivo dentro del año siguiente, contado a partir de la fecha de vencimiento para los directores establecida en los estatutos, caso contrario se tendrá por extinguida, es decir cesarán sus efectos jurídicos y se tendrá por disuelta, con la salvedad de que para efectos extraregistrales y de liquidación deberá cumplirse con lo establecido por el artículo 27 de la citada ley.
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Por otra parte, es claro que la renovación de dicho órgano colegiado puede realizarse en el libro de actas respectivo, sin que conste en el Registro tal situación, lo que conlleva a que una vez presentada el acta y lograda la inscripción, se subsana tal anomalía y registralmente la entidad recobra su vigencia. En este sentido es importante mencionar el artículo 25 del Reglamento a la Ley de Asociaciones vigente, que en lo que interesa reza:
"Artículo 25. - Las asociaciones inscritas que no cuenten con libros autorizados y cuya personería se encuentre vencida, podrán solicitar dicha autorización dentro del año siguiente al vencimiento del término del ejercicio del órgano directivo, caso contrario se les aplicará lo establecido en el inciso d) del artículo 13 de la Ley..."
Se desprende de la norma transcrita que el mismo periodo de un año otorgado por la ley para renovar la personería, lo tienen las asociaciones para *solicitar la autorización de los libros respectivos. De manera que para las entidades que no hayan realizado la legalización correspondiente, no aplica lo indicado en el párrafo anterior, es decir no cabe la posibilidad de que se presente el acta con la renovación del órgano, en fecha posterior al vencimiento del año citado, razón por la cual no podrá subsanarse la situación anómala que conlleva la extinción definitiva de dicha entidad. EN CONCLUSION: En caso de que una asociación inscrita, se encuentre en la situación descrita por el artículo 13 inciso d de la Ley de Asociaciones y se tenga certeza de que no cuenta con el libro de actas de asambleas de asociados debidamente legalizado, registralmente se deberá tener como extinguida, dada la imposibilidad legal y material de poner a derecho su situación, razón por la cual, en caso de presentarse para su tramitación otra entidad cuyo nombre sea similar o idéntico al de aquella, procederá la inscripción, de conformidad con la normativa citada y esta Circular. El registrador respectivo, deberá realizar el estudio, de manera tal que pueda contar con la seguridad de que la entidad inscrita con anterioridad se encuentre en el supuesto descrito en el presente criterio y autorizará la inscripción de la entidad que se solicita. Sírvanse proceder de conformidad.
Atentamente,
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CIRCULAR DPJ-002-2003
DE: DIRECCIÓN REGISTRO DE PERSONAS JURÍDICAS
PARA: SUBDIRECCION, COORDINACIONES, ASESORIA JURIDICA, REGISTRADORES, ASISTENTES DE DEPARTAMENTO REGISTRAL MERCANTILY PERSONAS
ASUNTO: Cobro de Derechos de Registro FECHA: 15 de enero del 2003
En cumplimiento de lo expresado en el inciso d) del artículo 2 de la Ley de_
Aranceles del Registro Público, N° 4564 del 29 de abril de 1970, que establece que
el monto por concepto de derechos de registro para los documentos que se
tramitan en el Registro Mercantil, deberá ser la décima parte del salario base
establecido para el puesto de Oficinista 1, les comunico que según la Ley de
Presupuesto Ordinario y Extraordinario, Fiscal y por Programas para el Ejercicio
Económico del año 2003, N° 8341, publicada en el Alcance N° 93 a La Gaceta No
251 del 30 de diciembre de 2002, dicho salario es la suma de C90.050,oo
(NOVENTA MIL CINCUENTA COLONES), por lo que la décima parte corresponde
a ¢9.005,oo; y en aplicación de la Ley de Contingencia Fiscal, N° 8343, de fecha 18
de diciembre de dos mil dos, se incrementó en un 100% dicho monto, por lo que el
total a pagar por documento tramitado en el Registro Mercantil es de ¢18.010,00
(dieciocho mil diez colones exactos), el cual no incluye la expedición de
cédula jurídica.
Dicho monto se deberá cobrar a todos aquellos documentos presentados por
primera vez al Diario del Registro a partir del día 16 de enero de 2003.
Sírvanse proceder de conformidad.
Atentamente,
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CIRCULAR DPJ-003-2003
DE: DIRECCIÓN REGISTRO DE PERSONAS JURÍDICAS
PARA: TODO EL PERSONAL
ASUNTO: Carné de funcionario FECHA: 16 de enero del 2003
Reciban un cordial saludo.
Por circular de la Dirección Administrativa N° DARN-018-2003, del 13 de enero
del año en curso y con propósito de colaborar con el personal externo de seguridad
y vigilancia; se le recuerda a todo el personal la obligación de portar el carné de
funcionario en un lugar visible, de lo contrario los agentes de seguridad podrán
negar el acceso a las áreas restringidas (Unidad de Tomos, Registración, etc.)
definidas por esta dirección.
En aquellos casos que no tengan carné por razón de extravío, deberán comunicarlo
al Área de Recursos Humanos para la reposición del mismo.
Atentamente,
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CIRCULAR DPJ-004-2003
DE: DIRECCIÓN REGISTRO DE PERSONAS JURÍDICAS
PARA: SUBDIRECCION, ASESORIA, COORDINACION REGISTRAL, COORDINACION, REGISTRADORES, Y ASISTENTES DEL DEPARTAMENTO MERCANTIL Y PERSONAS
ASUNTO: Fe notarial en protocolización de actas de sociedades FECHA: 5 de febrero de 2003
En virtud de que existe diversidad de criterios entre los registradores, referente a la
solicitud de fe notarial de algunos aspectos contenidos en las protocolizaciones de
actas de sociedades y en aras de realizar una debida aplicación de la normativa; con
el fin de agilizar la tramitación de documentos., se emite el siguiente criterio
registral que es de acatamiento obligatorio.
1-. ASPECTOS GENERALES:
Para iniciar, es importante determinar el alcance legal y los efectos que surte la
protocolización de un acta y la fe notarial con que cuenta un notario público en el
ejercicio de su función. En este sentido, el artículo 1° del Código Notarial vigente
establece:
“Artículo 1. - Notariado Público. El notariado público es la función
pública ejercida privadamente. Por medio de ella, el funcionario habilitado
asesora a las personas sobre la correcta formación legal de su voluntad en
los actos o contratos jurídicos y da fe de la existencia de los hechos que
ocurran ante él." (el subrayado no es del original)
Es clara la norma, en establecer que el notario deberá dar fe de los hechos que
ocurran ante su presencia, en virtud de lo cual, es importante establecer si el
contenido de un acta que se protocoliza debe tenerse como un hecho que le conste
directamente al cartulario. Cabe mencionar aquí, lo que al respecto indica el
artículo 107 del citado cuerpo legal, que reza:
"Artículo 107. - Efectos de la protocolización de documentos
privados. La protocolización de documentos privados no les confiere la
condición de instrumentos públicos; tampoco sirven para provocar
inscripciones en los registros ni en las oficinas públicas, excepto cuando se
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trate de actas o piezas cuyo contenido deba inscribirse conforme a la ley..."
(El subrayado no es del original)
Asimismo, el Doctor Guillermo Cabanellas, en su Diccionario Enciclopédico de
Derecho Usual, Editorial Heliasta, 25a edición, año 1997, Tomo VI, página 488, se
ha referido al término protocolización, como:
“PROTOCOLIZACION. Incorporación que al protocolo hace un notario o
escribano de las actas y documentos que autoriza, y de aquellos que los
particulares solicitan o por las autoridades judiciales se dispone (…) Su
efecto consiste en asegurar la respectiva identidad y la existencia, respecto
de tercero, en la fecha de la protocolización". (El resaltado no es del
original)
Son coincidentes la normativa y la doctrina citadas, en el sentido de que la
protocolización de un acta no constituye instrumento público, cuyo contenido deba
tenerse como incuestionable, sino más bien es un medio para hacer constar la
existencia de la misma, y en el caso concreto, lograr su inscripción ante el Registro.
Por la naturaleza de las actas de asambleas de socios y de sesiones de Junta
Directiva, la actuación notarial se limita a la transcripción de un texto, contenido
en el libro respectivo, el cual es resultado de las decisiones tomadas por una
reunión de personas, celebrada con anterioridad, cuya validez no requiere de la
presencia física de un notario público.
Como corolario de lo anterior, es evidente que solicitar al notario dar fe de algunos
aspectos contenidos en el acta resulta improcedente, toda vez que los mismos no
han sido consignados por él, sino por un órgano colegiado de carácter privado,
tornándose más bien ajenos al fedatario, cuya función en este tipo de actos se limita
a la transcripción en su protocolo.
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2. APLICACIÓN EN CASOS CONCRETOS.
Ha sido la práctica registral, solicitar al notario protocolizante, dación de fe de
varios aspectos contenidos en el acta, los cuales pueden catalogarse como hechos
internos, propios y de responsabilidad de la asamblea de socios y de los miembros
de la Junta Directiva, según sea el órgano que celebre la reunión cuya acta se
protocoliza y de los cuales el notario, por la naturaleza de los mismos, no puede
tener certeza.
Por otra parte, el artículo 6 de la Ley sobre inscripción de documentos en el
Registro Público, N° 3883, vigente, en lo que interesa reza:
"Artículo 6. - No podrá objetarse la inscripción de documentos en el
Registro, alegando otros defectos que no sean los derivados del
incumplimiento de requisitos que exija la ley o el reglamento de esta
Oficina, (…)”
De manera, que se hace necesario analizar algunos de los casos, en los cuales se
solicita la dación de fe, sin que exista fundamento legal para ello o bien el
notario esté imposibilitado materialmente para realizarlo.
A continuación, el detalle:
a- De acuerdo con los artículos 158, 164, 165 y 184 del Código de Comercio, la
realización de una asamblea de socios o de una sesión de Junta Directiva,
requiere de una convocatoria previa, realizada de acuerdo con los estatutos o
bien de conformidad con la ley, según sea el caso, salvo en aquellas
ocasiones en que estando reunidos la totalidad de los socios acuerden
realizar la reunión prescindiendo de dicho trámite, lo cual deberán hacer
constar en el acta que deberán firmar todos. Dichas convocatorias deberán
realizarse por los funcionarios y con la antelación que corresponda, bajo su
responsabilidad. Asimismo, deberá indicarse en el acta si la asamblea se
realiza en primera o segunda convocatoria, y la existencia del quórum legal
para que dicho acto sea válido.
b- Por otra parte, el artículo 174 del código de marras, establece la necesidad de
que los acuerdos tomados en las asambleas, lo cual se aplica también a las
sesiones de Junta Directiva, sean asentados en libro correspondiente, cuyas
actas deberán ser firmadas por el presidente y secretario.
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c- En caso de aumentos de capital, el artículo 30 del código citado, establece la
posibilidad de que sea realizado por medio de aportes, o bien mediante la
capitalización de reservas y los fondos especiales que aparezcan en el
balance. El artículo 107 establece la obligación de que el notario dé fe del
depósito de capital social en un banco del sistema bancario nacional,
únicamente para el caso del aporte en dinero efectivo; en los demás
supuestos los socios son responsables por la existencia y avalúo que se dé a
otro tipo de bienes o capitalizaciones de fondos de índole contable. En todo
caso de acuerdo con el artículo 18 inciso 9 con relación con al artículo 30
mencionado, siempre deberá indicarse en que consiste el aporte y su
respectiva estimación.
CONCLUSION.
De conformidad con lo expresado en los puntos 1 y 2 de esta Circular, Normativa y
Doctrina citada, se dispone:
A- No es necesario que el notario dé fe de aspectos como convocatoria previa,
quórum, asistencia de la totalidad de los socios o firmeza de las asambleas,
bastará con que dichos extremos sean mencionados en el acta que se
protocoliza.
B- Es obligación del notario dar fe de que el acta se encuentra asentada en el libro
correspondiente y debidamente firmada, toda vez que la protocolización la
realiza con vista en ese elemento (requisito sine qua nom) y son
circunstancias que en definitiva sí le deben constar.
C- En caso de aumentos de capital, bastará con que se indique en el acta en que
consiste el aporte y su avalúo, o bien, cual es la fuente que genera dicho
aumento. El notario deberá dar fe, únicamente, del depósito bancario, en los
casos de pago con dinero en efectivo.
Cabe aclarar que de omitirse alguno de los aspectos anteriores dentro del texto del
acta y se subsana por medio de fe notarial, es totalmente procedente en virtud de su
condición de fedatario público con que cuenta el cartulante.
Atentamente,
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CIRCULAR DPJ-005-2003
DE: DIRECCIÓN REGISTRO DE PERSONAS JURÍDICAS
PARA: SUBDIRECCION, ASESORIA, COORDINACION REGISTRAL, COORDINACION, REGISTRADORES Y ASISTENTE DE LOS DEPARTAMENTOS REGISTRALES
ASUNTO: Orden y seguridad en la tramitación de documentos FECHA: 3 de abril de 2003
Con el fin de dar cumplimiento a lo ordenado en la Circular DGRN-0200 de fecha 27 de febrero último, suscrita por el Licenciado Dagoberto Sibaja Morales, Director General de la Institución. Esta Dirección considera que se hace necesario tomar algunas medidas en el ámbito interno, en razón pro lo cual, se les instruye en el siguiente sentido:
• De conformidad con el artículo 2 de la Ley sobre inscripción de documentos en el Registro Público, N° 3883 y sus reformas, los documentos deberán tramitarse en estricto orden de presentación; de manera que se les recuerda el deber de cumplir con dicha disposición con el fin de brindar un mejor servicio en la publicidad y seguridad registral.
• En este mismo sentido debe tenerse presente que los documentos deben ser calificados y autorizados por el funcionario que el sistema haya asignado de manera automática, salvo casos de excepción por inscripción conjunta, vacaciones y ausencias del personal, etc.; los cuales deberán ser del conocimiento y autorizados por los coordinadores correspondientes.
El incumplimiento a estas disposiciones será considerado falta grave de conformidad con los artículos 33 inciso ch y 111 del Reglamento Autónomo de Servicio de Justicia.
• Además, se les recuerda que, salvo casos de excepción justificados por el superior, la atención a los usuarios es competencia de los Jefes de Registradores y que está prohibida la atención a tramitadores por parte del resto del personal ubicado en las áreas registrales. El hecho de ausentarse de las labores respectivas con el fin de atender asuntos de trabajo asignando, podrá considerarse abandono del trabajo y/o falta grave, según lo establece el artículo 37 y 11 del Reglamento Citado.
Los Jefes de Registradores adoptarán las medidas necesarias con el fin de dar fiel cumplimiento a las presentes disposiciones, debiendo remitir en forma inmediata a esta Dirección, cualquier caso de incumplimiento.
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CIRCULAR DPJ-006-2003
DE: DIRECCIÓN REGISTRO DE PERSONAS JURÍDICAS
PARA: SUBDIRECCION, ASESORIA, COORDINACION REGISTRAL, COORDINACION, REGISTRADORES Y ASISTENTE DEL DEPARTAMENTOS REGISTRAL MERCANTIL Y PERSONAS
ASUNTO: Ampliación del artículo 174 del código de comercio FECHA: 2 de junio del 2003
El artículo 174 del Código de Comercio, en lo que interesa, señala:
"Las actas de las asambleas de accionistas se asentarán en el libro respectivo y deberán ser firmadas por el presidente y el secretario de la asamblea..."
Tal y como se indicó en la Circular N° 004-2003, como requisito "sine qua nom", todos los acuerdos tomados por la asamblea de socios y la junta directiva deberán asentarse en el libro de actas respectivo, el cual es el instrumento base para que el notario realice la protocolización de dichos acuerdos y así lograr posteriormente su inscripción. Tal circunstancia deberá ser verificada por el notario, así como que consten las firmas que, de acuerdo con la norma, deban autorizar dicha acta. En virtud de que existe diversidad de criterios entre los registradores, referente a la aplicación del artículo 174 del Código de Comercio, ya que a la fecha únicamente se cancelaba la presentación de aquellos documentos de cuya redacción se desprendía que no existía libro de actas, y en aclaración a la Circular N° 004-2003, específicamente la conclusión "B", se les instruye en el siguiente sentido: 1- El notario autorizante siempre deberá dar fe de que el acta se encuentra
debidamente asentada en el libro de actas respectivo, o bien, bastará con que la fe notarial sea con vista del citado instrumento, en tal caso se asume que existe el acta debidamente asentada y es la base para dar fe de los demás extremos legales. Si no se indica de ninguna de las formas señaladas, se deberá cancelar la presentación del documento, con base en el artículo 174 citado, toda vez que la función del notario en este caso es protocolizar el contenido del libro mencionado y es la fe notarial la que da certeza de la existencia del mismo.
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2- En los casos en que se desprenda de la redacción del documento que hay comparecencia de los socios, que el acta se está asentado directamente en el protocolo del notario, o bien que no existe libro de actas, deberá procederse a la cancelación de la presentación con base en la norma citada, tal y corno se ha venido realizando hasta el día de hoy.
3- En caso de que no se dé fe de que el acta se encuentra debidamente firmada,
deberá consignarse el defecto, situación que no se varía en la presente directriz.
Sírvanse tomar nota y proceder de conformidad.
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CIRCULAR DPJ-007-2003
DE: DIRECCIÓN REGISTRO DE PERSONAS JURÍDICAS
PARA: USUARIOS EN GENERAL
ASUNTO: Implementación del nuevo sistema de automatizado FECHA: 14 de noviembre de 2003
En acatamiento a lo establecido por el artículo 1° de la Ley sobre Inscripción de
Documentos en el Registro Público N° 3883 de 30 de mayo de 1967 y sus reformas,
según el cual es de conveniencia pública simplificar y acelerar la tramitación de los
documentos y, como resultado del esfuerzo de todos los que conforman el Registro
de Personas Jurídicas, me es grato informarles que el nuevo sistema automatizado
de inscripción y publicidad para este Registro es una realidad y entrará en
producción en estos días. Con motivo de esta implementación, en los diversos
procesos registrales se generan algunas variantes, razón por la que se deben tomar
en cuenta las siguientes indicaciones:
• Si bien de conformidad con el artículo 5° de la Ley de Asociaciones N° 218 de 08
de agosto de 1939 y sus reformas, hasta la fecha en el Departamento de
Asociaciones de este Registro se completaba la inscripción de documentos con
el archivo del original en el expediente correspondiente, acorde con la facultad
que nos confiere ese mismo artículo de variar los procedimientos, en adelante
los Registradores de este Departamento procederán a inscribir (transcribir) los
documentos en el nuevo sistema, razón por la que, una vez inscritos, serán
pasados al Archivo del Registro Inmobiliario para su devolución al usuario
respectivo. La consulta de los expedientes existentes se seguirá dando; sin
embargo, paulatinamente su información se irá trasladando al nuevo sistema.
Debido a lo anterior, no se hace necesaria la presentación de fotocopia del
documento que se pretende inscribir.
• De conformidad con el inciso a) del artículo 13 del Reglamento a la Ley de
Asociaciones, que es Decreto Ejecutivo N° 29496-J de 21 de mayo del 2001, en
adelante deberá indicarse el domicilio exacto de las asociaciones, tanto de las
inscritas con anterioridad como de las recientes o nuevas; para ello, se
consignará entonces el defecto también en cuanto a las que ya estén inscritas,
aún las más viejas, siempre que se presente un nuevo movimiento en cuanto a
ellas y no conste su domicilio exacto.
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• Dada la configuración del nuevo sistema, en las constituciones de entidades
jurídicas se elimina la calificación e inscripción de los documentos por medio de
cláusulas, razón por la que la información puede consignarse en el testimonio
de forma seguida o por medio de cláusulas; sin embargo, a efecto de reformar
algún aspecto estatutario, deberá consignarse únicamente el asunto que se
reforma.
• Las citas de inscripción de toda persona jurídica y de los movimientos que se
relacionen con ella estarán conformadas únicamente por el número de cédula
jurídica, que es la llave para relacionar movimientos de inscripciones y para
hacer las diversas consultas. En cuanto a las demás inscripciones, sean poderes,
afectaciones, etc., las citas estarán conformadas por tomo, asiento, consecutivo
y secuencias, las que serán asignadas automáticamente por el sistema,
partiendo de las citas del documento que generó la inscripción.
Atentamente,
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CIRCULAR DPJ-008-2003
DE: DIRECCIÓN REGISTRO DE PERSONAS JURÍDICAS
PARA: TODO EL PERSONAL
ASUNTO: Implementación sistema de automatizado FECHA: 14 de noviembre de 2003
En acatamiento a lo establecido por el artículo 1° de la Ley sobre inscripción de
documentos en el Registro Público No. 3883, del 30 de mayo de 1967 y sus
reformas, según el cual es de conveniencia pública simplificar y acelerar la
tramitación de los documentos; y como resultado del esfuerzo de todos los que
conformamos este Registro, me es grato informarles que el nuevo sistema
automatizado de inscripción y publicidad para el Registro de Personas Jurídicas, es
una realidad y entrará en producción en estos días.
Como es de suponer, la implementación del sistema implica un esfuerzo por parte
de todos y cada uno de los que conformamos este Registro, para lo cual desde ya les
pido su colaboración, de manera que la transición afecte en la menor medida
posible nuestra actividad diaria y el servicio que brindamos al usuario. Asimismo,
con el fin de iniciar la producción en la nueva base de datos, se hacen necesarios
algunos cambios a nivel administrativo y en los procedimientos, razón por la cual
me permito instruirles a continuación:
A- AMBITO ADMINISTRATIVO:
1- En virtud de que el nuevo sistema sólo permite a cada registrador, tramitar los
documentos que se han sido asignados, y con el fin de lograr una mayor
equidad, la distribución de documentos de archivo por ausencias o vacaciones
se hará entre la totalidad de funcionarios y no por partido, esto debido a que el
cambio de registrador deberá realizarse en el sistema y será definitivo. En caso
de ausencias hasta por 2 días, no se distribuirán los documentos de archivo,
sólo se suspenderá el reparto de entrada diaria. Para los demás efectos
administrativos se mantendrá la estructura de partidos.
2- El reparto de documentos al Departamento Registral de Asociaciones seguirá
realizándose, como hasta la fecha, por clase; razón por la cual la coordinación
hará el reparto entre los registradores, tanto materialmente como en la base de
datos, de manera que los pases al archivo se hagan de manera independiente. El
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traslado de los documentos al archivo se realizará por folders identificados con
el número de cada registrador.
B- PROCEDIMIENTOS Y CALIFICACION
1- CONSULTA PADRON NACIONAL:
Con la idea de unificar nuestros procedimientos con los establecidos en los otros
Registros y con el fin de brindar una mayor seguridad registral, como parte de la
calificación de los documentos de entrada diaria, deberá realizarse la consulta al
Padrón Nacional, por medio del número de cédula de identidad de todos los
otorgantes nacionales en caso de constituciones de sociedades, otorgamiento de
poderes, capitulaciones, etc., así como de sus representados, en caso de
comparecencia por medio de poder.
No será necesaria la revisión de las personas nombradas en los diversos órganos de
las personas jurídicas.
En caso de diferencias en los nombres, deberá indicarse el defecto; si del resultado
del estudio se desprende que alguno de los otorgantes o sus representados se
encuentran fallecidos a la fecha de otorgamiento, deberá trasladarse el respectivo
documento a la Dirección para que se proceda con las denuncias correspondientes.
2- PADRON DE PODERES:
En virtud de que el Padrón de Poderes sigue en funcionamiento, los registradores
que efectúen traslados de poderes, fundaciones, albaceas y cualquier otra
inscripción de las incluidas en el mismo, deberá ponerlo en conocimiento de los
coordinadores con el fin de que excluyan dicha información, previa verificación de
la misma. Tanto los Registradores como los Certificadores, deberán realizar la
consulta de poderes en ambos sistemas, con el fin de brindar una publicidad
exacta.
En caso de asientos en los cuales consten inscritos varios poderes (por ejemplo,
bancos estatales) si no se traslada la totalidad de las inscripciones, deberá excluirse
del sistema viejo, únicamente aquellos que sean trasladados y deberá indicarse
mediante marginal en el asiento respectivo, cuales han sido pasados a la nueva base
de datos.
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3- PODERES OTORGADOS POR ASOCIACIONES EXTRANJERAS:
Como consecuencia de que en la base de datos se estandarizaron las diversas
inscripciones que se realizan en este Registro, los poderes que se otorguen por
asociaciones extranjeras o mediante la apertura de filial en el país, se inscribirán,
por los funcionarios del Departamento Registral de Asociaciones, verificando que
se cumplan los requisitos formales y de fondo que legalmente corresponden
(escritura pública).
4- DOMICILIO EXACTO DE LAS ENTIDADES:
Con fundamento en el artículo 18 inciso 10) del Código de Comercio y artículo 13
inciso a) del Reglamento a la Ley de Asociaciones, las entidades deben contar con
un domicilio exacto, de manera que el lugar indicado sea válido para atender
notificaciones; en este sentido y con el fin de brindar una mejor publicidad, con el
nuevo sistema deberá señalarse la provincia y cantón a que corresponde dicho
domicilio, información que deberá extraerse del contenido de los documentos.
Se reitera que en los casos de inscripciones viejas que no señalen domicilio exacto,
deberán ajustarse a la norma citada.
5- ELIMINACION DEL CLAUSULADO EN LAS INSCRIPCIONES:
En virtud de que el nuevo sistema tiene como parámetros grupos de datos o
información, que se han considerado de mayor relevancia para el usuario, en
adelante no deberá realizarse la calificación e inscripción mediante el sistema de
clausulado, sino sobre la información que se requiere para cada grupo de datos
concreto. Corresponde al fuero interno de cada entidad mantener un adecuado
control de la estructura y contenido de cada uno de los artículos que conforman su
estatuto.
En este sentido se hace innecesario, en adelante, señalar como defecto el que deba
transcribirse totalmente una cláusula.
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6- CITAS DE INSCRIPCION:
En adelante, las citas de inscripción de las Personas Jurídicas y de los asientos que
se relacionen con éstas, estarán conformadas únicamente por el número de cédula
jurídica, el cual además es la llave para relacionar movimientos con esa inscripción
y consultas en la nueva base de datos. Con respecto a las demás inscripciones, tales
como poderes, afectaciones, etc., las citas de inscripción estarán conformadas por
el tomo, asiento, consecutivo y secuencias del documento que dio origen a dicho
registro, las que se asignan automáticamente.
7- ANOTACION:
Una vez que comience en producción el nuevo sistema, todas las actas que
impliquen modificaciones al pacto constitutivo, nombramientos, revocatoria y
cualquier otro acto que afecte a una inscripción deberá seguir anotándose al
margen, ya sea en tomos o expedientes, como se ha realizado hasta la fecha. Una
vez que se traslada la entidad al sistema, deberán trasladarse las anotaciones
debidamente desglosadas.
Los documentos que contengan actos que modifiquen inscripciones que ya están en
la base de datos, deberán anotarse de manera prioritaria en el trámite interno que
realiza cada registrador, podrá utilizarse el código de "anotación genérica" de
manera provisional, pero antes de enviar el documento defectuoso, deberá haberse
pormenorizado la anotación. Los documentos de constitución de entidad u
otorgamiento de poder (que impliquen una nueva inscripción en el Registro),
también deberán ser debidamente anotados desde el inicio del trámite.
8- INSCRIPCION DE FUSIONES, DISOLUCIONES Y REVOCATORIAS DE
PODERES:
En caso de sociedades y poderes que se encuentren aún inscritas en tomos y que se
vean afectados por una fusión, disolución o revocatoria; y con el fin de evitar
trasladar a la base de datos inscripciones que van a desaparecer, este tipo de
movimientos se deberán realizarse en tomos (los coordinadores mantendrán un
tomo abierto). En el caso específico de la fusión, una vez realizada la inscripción,
deberá trasladarse la entidad que prevaleció a la base de datos. Para efectos de
realizar el pase del documento al archivo, se solicitará a la coordinación que se
modifique el trámite a inscrito.
Telefono
Teléfono: (+506) 2202-0800 / Apartado Postal 523-2010 San José - Costa Rica / www.rnpdigital.com
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9- CIERRE DE TOMOS:
Todos los tomos de Mercantil y Personas que se encuentran en uso e inconclusos a
la fecha, deberán trasladarse a la oficina de los coordinadores con el fin de que se
realicen los cierres respectivos.
10- MANUAL DEL SISTEMA DE INSCRIPCION:
Se hará llegar a cada funcionario un Manual que les servirá de apoyo en la
utilización del nuevo sistema. Sin embargo, en caso de dudas pueden acudir al
personal de apoyo técnico, coordinadores y los integrantes de este despacho.
Esta Dirección les agradece desde ya su colaboración ante la implementación de la
nueva tecnología y ante los imprevistos técnicos que podamos enfrentar.
Atentamente,
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