Aplicación de artículo 13 inciso d) de la Ley de asociaciones · 2020. 9. 2. · de Derecho Usual, 25 Edición, Editorial Heliasta, Tomo III, página 650, se refiere ... directamente

Telefono

Teléfono: (+506) 2202-0800 / Apartado Postal 523-2010 San José - Costa Rica / www.rnpdigital.com

1

CIRCULAR DPJ-001-2003

DE: DIRECCIÓN REGISTRO DE PERSONAS JURÍDICAS

PARA: SUBDIRECCION, COORDINACIONES, ASESORES, Y REGISTRADORES DEL DEPARTAMENTO REGISTRAL MERCANTIL Y PERSONAS

ASUNTO: Aplicación de artículo 13 inciso d) de la Ley de asociaciones FECHA: 15 de enero del 2003

Con el fin de unificar criterios y en aras de una debida aplicación de la normativa atinente; ante la incertidumbre en la procedencia de la inscripción de nuevas asociaciones cuyos nombres sean similares o idénticos a los de otras, inscritas de previo, que se encuentran extinguidas de conformidad con el artículo 13 inciso d de la Ley de Asociaciones, Número 218, me permito hacer de su conocimiento el presente Criterio Registral, que es de acatamiento y aplicación obligatoria: En lo que interesa, el artículo 13 de la Ley de Asociaciones, establece:

"Artículo 13. - La asociación se extingue: (…) d) Por privación de su capacidad jurídica como consecuencia de la declaración de insolvencia o concurso; de variación en el objeto; del cambio de su naturaleza en su personería jurídica, o por no haber renovado el órgano directivo en el año siguiente al término señalado en los estatutos para el ejercicio del mismo." (La negrilla no es del original)

En este sentido, el Doctor Guillermo Cabanellas, en su Diccionario Enciclopédico de Derecho Usual, 25 Edición, Editorial Heliasta, Tomo III, página 650, se refiere al término extinción como:

“EXTINCIÓN: Cese, cesación, término, conclusión, fin o desaparición de personas, cosas o situaciones. La disolución de una unidad o instituto...”

De lo transcrito, puede desprenderse claramente que este tipo de entidades debe renovar el órgano directivo dentro del año siguiente, contado a partir de la fecha de vencimiento para los directores establecida en los estatutos, caso contrario se tendrá por extinguida, es decir cesarán sus efectos jurídicos y se tendrá por disuelta, con la salvedad de que para efectos extraregistrales y de liquidación deberá cumplirse con lo establecido por el artículo 27 de la citada ley.

Telefono


2

Por otra parte, es claro que la renovación de dicho órgano colegiado puede realizarse en el libro de actas respectivo, sin que conste en el Registro tal situación, lo que conlleva a que una vez presentada el acta y lograda la inscripción, se subsana tal anomalía y registralmente la entidad recobra su vigencia. En este sentido es importante mencionar el artículo 25 del Reglamento a la Ley de Asociaciones vigente, que en lo que interesa reza:

"Artículo 25. - Las asociaciones inscritas que no cuenten con libros autorizados y cuya personería se encuentre vencida, podrán solicitar dicha autorización dentro del año siguiente al vencimiento del término del ejercicio del órgano directivo, caso contrario se les aplicará lo establecido en el inciso d) del artículo 13 de la Ley..."

Se desprende de la norma transcrita que el mismo periodo de un año otorgado por la ley para renovar la personería, lo tienen las asociaciones para *solicitar la autorización de los libros respectivos. De manera que para las entidades que no hayan realizado la legalización correspondiente, no aplica lo indicado en el párrafo anterior, es decir no cabe la posibilidad de que se presente el acta con la renovación del órgano, en fecha posterior al vencimiento del año citado, razón por la cual no podrá subsanarse la situación anómala que conlleva la extinción definitiva de dicha entidad. EN CONCLUSION: En caso de que una asociación inscrita, se encuentre en la situación descrita por el artículo 13 inciso d de la Ley de Asociaciones y se tenga certeza de que no cuenta con el libro de actas de asambleas de asociados debidamente legalizado, registralmente se deberá tener como extinguida, dada la imposibilidad legal y material de poner a derecho su situación, razón por la cual, en caso de presentarse para su tramitación otra entidad cuyo nombre sea similar o idéntico al de aquella, procederá la inscripción, de conformidad con la normativa citada y esta Circular. El registrador respectivo, deberá realizar el estudio, de manera tal que pueda contar con la seguridad de que la entidad inscrita con anterioridad se encuentre en el supuesto descrito en el presente criterio y autorizará la inscripción de la entidad que se solicita. Sírvanse proceder de conformidad.

Atentamente,

Telefono


1



PARA: SUBDIRECCION, COORDINACIONES, ASESORIA JURIDICA, REGISTRADORES, ASISTENTES DE DEPARTAMENTO REGISTRAL MERCANTILY PERSONAS

ASUNTO: Cobro de Derechos de Registro FECHA: 15 de enero del 2003

En cumplimiento de lo expresado en el inciso d) del artículo 2 de la Ley de_

Aranceles del Registro Público, N° 4564 del 29 de abril de 1970, que establece que

el monto por concepto de derechos de registro para los documentos que se

tramitan en el Registro Mercantil, deberá ser la décima parte del salario base

establecido para el puesto de Oficinista 1, les comunico que según la Ley de

Presupuesto Ordinario y Extraordinario, Fiscal y por Programas para el Ejercicio

Económico del año 2003, N° 8341, publicada en el Alcance N° 93 a La Gaceta No

251 del 30 de diciembre de 2002, dicho salario es la suma de C90.050,oo

(NOVENTA MIL CINCUENTA COLONES), por lo que la décima parte corresponde

a ¢9.005,oo; y en aplicación de la Ley de Contingencia Fiscal, N° 8343, de fecha 18

de diciembre de dos mil dos, se incrementó en un 100% dicho monto, por lo que el

total a pagar por documento tramitado en el Registro Mercantil es de ¢18.010,00

(dieciocho mil diez colones exactos), el cual no incluye la expedición de

cédula jurídica.

Dicho monto se deberá cobrar a todos aquellos documentos presentados por

primera vez al Diario del Registro a partir del día 16 de enero de 2003.

Sírvanse proceder de conformidad.

Atentamente,

Telefono


1



PARA: TODO EL PERSONAL

ASUNTO: Carné de funcionario FECHA: 16 de enero del 2003

Reciban un cordial saludo.

Por circular de la Dirección Administrativa N° DARN-018-2003, del 13 de enero

del año en curso y con propósito de colaborar con el personal externo de seguridad

y vigilancia; se le recuerda a todo el personal la obligación de portar el carné de

funcionario en un lugar visible, de lo contrario los agentes de seguridad podrán

negar el acceso a las áreas restringidas (Unidad de Tomos, Registración, etc.)

definidas por esta dirección.

En aquellos casos que no tengan carné por razón de extravío, deberán comunicarlo

al Área de Recursos Humanos para la reposición del mismo.

Atentamente,

Telefono


1



PARA: SUBDIRECCION, ASESORIA, COORDINACION REGISTRAL, COORDINACION, REGISTRADORES, Y ASISTENTES DEL DEPARTAMENTO MERCANTIL Y PERSONAS

ASUNTO: Fe notarial en protocolización de actas de sociedades FECHA: 5 de febrero de 2003

En virtud de que existe diversidad de criterios entre los registradores, referente a la

solicitud de fe notarial de algunos aspectos contenidos en las protocolizaciones de

actas de sociedades y en aras de realizar una debida aplicación de la normativa; con

el fin de agilizar la tramitación de documentos., se emite el siguiente criterio

registral que es de acatamiento obligatorio.

1-. ASPECTOS GENERALES:

Para iniciar, es importante determinar el alcance legal y los efectos que surte la

protocolización de un acta y la fe notarial con que cuenta un notario público en el

ejercicio de su función. En este sentido, el artículo 1° del Código Notarial vigente

establece:

“Artículo 1. - Notariado Público. El notariado público es la función

pública ejercida privadamente. Por medio de ella, el funcionario habilitado

asesora a las personas sobre la correcta formación legal de su voluntad en

los actos o contratos jurídicos y da fe de la existencia de los hechos que

ocurran ante él." (el subrayado no es del original)

Es clara la norma, en establecer que el notario deberá dar fe de los hechos que

ocurran ante su presencia, en virtud de lo cual, es importante establecer si el

contenido de un acta que se protocoliza debe tenerse como un hecho que le conste

directamente al cartulario. Cabe mencionar aquí, lo que al respecto indica el

artículo 107 del citado cuerpo legal, que reza:

"Artículo 107. - Efectos de la protocolización de documentos

privados. La protocolización de documentos privados no les confiere la

condición de instrumentos públicos; tampoco sirven para provocar

inscripciones en los registros ni en las oficinas públicas, excepto cuando se

Telefono


2

trate de actas o piezas cuyo contenido deba inscribirse conforme a la ley..."

(El subrayado no es del original)

Asimismo, el Doctor Guillermo Cabanellas, en su Diccionario Enciclopédico de

Derecho Usual, Editorial Heliasta, 25a edición, año 1997, Tomo VI, página 488, se

ha referido al término protocolización, como:

“PROTOCOLIZACION. Incorporación que al protocolo hace un notario o

escribano de las actas y documentos que autoriza, y de aquellos que los

particulares solicitan o por las autoridades judiciales se dispone (…) Su

efecto consiste en asegurar la respectiva identidad y la existencia, respecto

de tercero, en la fecha de la protocolización". (El resaltado no es del

original)

Son coincidentes la normativa y la doctrina citadas, en el sentido de que la

protocolización de un acta no constituye instrumento público, cuyo contenido deba

tenerse como incuestionable, sino más bien es un medio para hacer constar la

existencia de la misma, y en el caso concreto, lograr su inscripción ante el Registro.

Por la naturaleza de las actas de asambleas de socios y de sesiones de Junta

Directiva, la actuación notarial se limita a la transcripción de un texto, contenido

en el libro respectivo, el cual es resultado de las decisiones tomadas por una

reunión de personas, celebrada con anterioridad, cuya validez no requiere de la

presencia física de un notario público.

Como corolario de lo anterior, es evidente que solicitar al notario dar fe de algunos

aspectos contenidos en el acta resulta improcedente, toda vez que los mismos no

han sido consignados por él, sino por un órgano colegiado de carácter privado,

tornándose más bien ajenos al fedatario, cuya función en este tipo de actos se limita

a la transcripción en su protocolo.

Telefono


3

2. APLICACIÓN EN CASOS CONCRETOS.

Ha sido la práctica registral, solicitar al notario protocolizante, dación de fe de

varios aspectos contenidos en el acta, los cuales pueden catalogarse como hechos

internos, propios y de responsabilidad de la asamblea de socios y de los miembros

de la Junta Directiva, según sea el órgano que celebre la reunión cuya acta se

protocoliza y de los cuales el notario, por la naturaleza de los mismos, no puede

tener certeza.

Por otra parte, el artículo 6 de la Ley sobre inscripción de documentos en el

Registro Público, N° 3883, vigente, en lo que interesa reza:

"Artículo 6. - No podrá objetarse la inscripción de documentos en el

Registro, alegando otros defectos que no sean los derivados del

incumplimiento de requisitos que exija la ley o el reglamento de esta

Oficina, (…)”

De manera, que se hace necesario analizar algunos de los casos, en los cuales se

solicita la dación de fe, sin que exista fundamento legal para ello o bien el

notario esté imposibilitado materialmente para realizarlo.

A continuación, el detalle:

a- De acuerdo con los artículos 158, 164, 165 y 184 del Código de Comercio, la

realización de una asamblea de socios o de una sesión de Junta Directiva,

requiere de una convocatoria previa, realizada de acuerdo con los estatutos o

bien de conformidad con la ley, según sea el caso, salvo en aquellas

ocasiones en que estando reunidos la totalidad de los socios acuerden

realizar la reunión prescindiendo de dicho trámite, lo cual deberán hacer

constar en el acta que deberán firmar todos. Dichas convocatorias deberán

realizarse por los funcionarios y con la antelación que corresponda, bajo su

responsabilidad. Asimismo, deberá indicarse en el acta si la asamblea se

realiza en primera o segunda convocatoria, y la existencia del quórum legal

para que dicho acto sea válido.

b- Por otra parte, el artículo 174 del código de marras, establece la necesidad de

que los acuerdos tomados en las asambleas, lo cual se aplica también a las

sesiones de Junta Directiva, sean asentados en libro correspondiente, cuyas

actas deberán ser firmadas por el presidente y secretario.

Telefono


4

c- En caso de aumentos de capital, el artículo 30 del código citado, establece la

posibilidad de que sea realizado por medio de aportes, o bien mediante la

capitalización de reservas y los fondos especiales que aparezcan en el

balance. El artículo 107 establece la obligación de que el notario dé fe del

depósito de capital social en un banco del sistema bancario nacional,

únicamente para el caso del aporte en dinero efectivo; en los demás

supuestos los socios son responsables por la existencia y avalúo que se dé a

otro tipo de bienes o capitalizaciones de fondos de índole contable. En todo

caso de acuerdo con el artículo 18 inciso 9 con relación con al artículo 30

mencionado, siempre deberá indicarse en que consiste el aporte y su

respectiva estimación.

CONCLUSION.

De conformidad con lo expresado en los puntos 1 y 2 de esta Circular, Normativa y

Doctrina citada, se dispone:

A- No es necesario que el notario dé fe de aspectos como convocatoria previa,

quórum, asistencia de la totalidad de los socios o firmeza de las asambleas,

bastará con que dichos extremos sean mencionados en el acta que se

protocoliza.

B- Es obligación del notario dar fe de que el acta se encuentra asentada en el libro

correspondiente y debidamente firmada, toda vez que la protocolización la

realiza con vista en ese elemento (requisito sine qua nom) y son

circunstancias que en definitiva sí le deben constar.

C- En caso de aumentos de capital, bastará con que se indique en el acta en que

consiste el aporte y su avalúo, o bien, cual es la fuente que genera dicho

aumento. El notario deberá dar fe, únicamente, del depósito bancario, en los

casos de pago con dinero en efectivo.

Cabe aclarar que de omitirse alguno de los aspectos anteriores dentro del texto del

acta y se subsana por medio de fe notarial, es totalmente procedente en virtud de su

condición de fedatario público con que cuenta el cartulante.

Atentamente,

Telefono


1



PARA: SUBDIRECCION, ASESORIA, COORDINACION REGISTRAL, COORDINACION, REGISTRADORES Y ASISTENTE DE LOS DEPARTAMENTOS REGISTRALES

ASUNTO: Orden y seguridad en la tramitación de documentos FECHA: 3 de abril de 2003

Con el fin de dar cumplimiento a lo ordenado en la Circular DGRN-0200 de fecha 27 de febrero último, suscrita por el Licenciado Dagoberto Sibaja Morales, Director General de la Institución. Esta Dirección considera que se hace necesario tomar algunas medidas en el ámbito interno, en razón pro lo cual, se les instruye en el siguiente sentido:

• De conformidad con el artículo 2 de la Ley sobre inscripción de documentos en el Registro Público, N° 3883 y sus reformas, los documentos deberán tramitarse en estricto orden de presentación; de manera que se les recuerda el deber de cumplir con dicha disposición con el fin de brindar un mejor servicio en la publicidad y seguridad registral.

• En este mismo sentido debe tenerse presente que los documentos deben ser calificados y autorizados por el funcionario que el sistema haya asignado de manera automática, salvo casos de excepción por inscripción conjunta, vacaciones y ausencias del personal, etc.; los cuales deberán ser del conocimiento y autorizados por los coordinadores correspondientes.

El incumplimiento a estas disposiciones será considerado falta grave de conformidad con los artículos 33 inciso ch y 111 del Reglamento Autónomo de Servicio de Justicia.

• Además, se les recuerda que, salvo casos de excepción justificados por el superior, la atención a los usuarios es competencia de los Jefes de Registradores y que está prohibida la atención a tramitadores por parte del resto del personal ubicado en las áreas registrales. El hecho de ausentarse de las labores respectivas con el fin de atender asuntos de trabajo asignando, podrá considerarse abandono del trabajo y/o falta grave, según lo establece el artículo 37 y 11 del Reglamento Citado.

Los Jefes de Registradores adoptarán las medidas necesarias con el fin de dar fiel cumplimiento a las presentes disposiciones, debiendo remitir en forma inmediata a esta Dirección, cualquier caso de incumplimiento.

Telefono


1



PARA: SUBDIRECCION, ASESORIA, COORDINACION REGISTRAL, COORDINACION, REGISTRADORES Y ASISTENTE DEL DEPARTAMENTOS REGISTRAL MERCANTIL Y PERSONAS

ASUNTO: Ampliación del artículo 174 del código de comercio FECHA: 2 de junio del 2003

El artículo 174 del Código de Comercio, en lo que interesa, señala:

"Las actas de las asambleas de accionistas se asentarán en el libro respectivo y deberán ser firmadas por el presidente y el secretario de la asamblea..."

Tal y como se indicó en la Circular N° 004-2003, como requisito "sine qua nom", todos los acuerdos tomados por la asamblea de socios y la junta directiva deberán asentarse en el libro de actas respectivo, el cual es el instrumento base para que el notario realice la protocolización de dichos acuerdos y así lograr posteriormente su inscripción. Tal circunstancia deberá ser verificada por el notario, así como que consten las firmas que, de acuerdo con la norma, deban autorizar dicha acta. En virtud de que existe diversidad de criterios entre los registradores, referente a la aplicación del artículo 174 del Código de Comercio, ya que a la fecha únicamente se cancelaba la presentación de aquellos documentos de cuya redacción se desprendía que no existía libro de actas, y en aclaración a la Circular N° 004-2003, específicamente la conclusión "B", se les instruye en el siguiente sentido: 1- El notario autorizante siempre deberá dar fe de que el acta se encuentra

debidamente asentada en el libro de actas respectivo, o bien, bastará con que la fe notarial sea con vista del citado instrumento, en tal caso se asume que existe el acta debidamente asentada y es la base para dar fe de los demás extremos legales. Si no se indica de ninguna de las formas señaladas, se deberá cancelar la presentación del documento, con base en el artículo 174 citado, toda vez que la función del notario en este caso es protocolizar el contenido del libro mencionado y es la fe notarial la que da certeza de la existencia del mismo.

CPJ-004-2003.docx

Telefono


2

2- En los casos en que se desprenda de la redacción del documento que hay comparecencia de los socios, que el acta se está asentado directamente en el protocolo del notario, o bien que no existe libro de actas, deberá procederse a la cancelación de la presentación con base en la norma citada, tal y corno se ha venido realizando hasta el día de hoy.

3- En caso de que no se dé fe de que el acta se encuentra debidamente firmada,

deberá consignarse el defecto, situación que no se varía en la presente directriz.

Sírvanse tomar nota y proceder de conformidad.

Telefono


1



PARA: USUARIOS EN GENERAL

ASUNTO: Implementación del nuevo sistema de automatizado FECHA: 14 de noviembre de 2003

En acatamiento a lo establecido por el artículo 1° de la Ley sobre Inscripción de

Documentos en el Registro Público N° 3883 de 30 de mayo de 1967 y sus reformas,

según el cual es de conveniencia pública simplificar y acelerar la tramitación de los

documentos y, como resultado del esfuerzo de todos los que conforman el Registro

de Personas Jurídicas, me es grato informarles que el nuevo sistema automatizado

de inscripción y publicidad para este Registro es una realidad y entrará en

producción en estos días. Con motivo de esta implementación, en los diversos

procesos registrales se generan algunas variantes, razón por la que se deben tomar

en cuenta las siguientes indicaciones:

• Si bien de conformidad con el artículo 5° de la Ley de Asociaciones N° 218 de 08

de agosto de 1939 y sus reformas, hasta la fecha en el Departamento de

Asociaciones de este Registro se completaba la inscripción de documentos con

el archivo del original en el expediente correspondiente, acorde con la facultad

que nos confiere ese mismo artículo de variar los procedimientos, en adelante

los Registradores de este Departamento procederán a inscribir (transcribir) los

documentos en el nuevo sistema, razón por la que, una vez inscritos, serán

pasados al Archivo del Registro Inmobiliario para su devolución al usuario

respectivo. La consulta de los expedientes existentes se seguirá dando; sin

embargo, paulatinamente su información se irá trasladando al nuevo sistema.

Debido a lo anterior, no se hace necesaria la presentación de fotocopia del

documento que se pretende inscribir.

• De conformidad con el inciso a) del artículo 13 del Reglamento a la Ley de

Asociaciones, que es Decreto Ejecutivo N° 29496-J de 21 de mayo del 2001, en

adelante deberá indicarse el domicilio exacto de las asociaciones, tanto de las

inscritas con anterioridad como de las recientes o nuevas; para ello, se

consignará entonces el defecto también en cuanto a las que ya estén inscritas,

aún las más viejas, siempre que se presente un nuevo movimiento en cuanto a

ellas y no conste su domicilio exacto.

Telefono


2

• Dada la configuración del nuevo sistema, en las constituciones de entidades

jurídicas se elimina la calificación e inscripción de los documentos por medio de

cláusulas, razón por la que la información puede consignarse en el testimonio

de forma seguida o por medio de cláusulas; sin embargo, a efecto de reformar

algún aspecto estatutario, deberá consignarse únicamente el asunto que se

reforma.

• Las citas de inscripción de toda persona jurídica y de los movimientos que se

relacionen con ella estarán conformadas únicamente por el número de cédula

jurídica, que es la llave para relacionar movimientos de inscripciones y para

hacer las diversas consultas. En cuanto a las demás inscripciones, sean poderes,

afectaciones, etc., las citas estarán conformadas por tomo, asiento, consecutivo

y secuencias, las que serán asignadas automáticamente por el sistema,

partiendo de las citas del documento que generó la inscripción.

Atentamente,

Telefono


1



PARA: TODO EL PERSONAL

ASUNTO: Implementación sistema de automatizado FECHA: 14 de noviembre de 2003

En acatamiento a lo establecido por el artículo 1° de la Ley sobre inscripción de

documentos en el Registro Público No. 3883, del 30 de mayo de 1967 y sus

reformas, según el cual es de conveniencia pública simplificar y acelerar la

tramitación de los documentos; y como resultado del esfuerzo de todos los que

conformamos este Registro, me es grato informarles que el nuevo sistema

automatizado de inscripción y publicidad para el Registro de Personas Jurídicas, es

una realidad y entrará en producción en estos días.

Como es de suponer, la implementación del sistema implica un esfuerzo por parte

de todos y cada uno de los que conformamos este Registro, para lo cual desde ya les

pido su colaboración, de manera que la transición afecte en la menor medida

posible nuestra actividad diaria y el servicio que brindamos al usuario. Asimismo,

con el fin de iniciar la producción en la nueva base de datos, se hacen necesarios

algunos cambios a nivel administrativo y en los procedimientos, razón por la cual

me permito instruirles a continuación:

A- AMBITO ADMINISTRATIVO:

1- En virtud de que el nuevo sistema sólo permite a cada registrador, tramitar los

documentos que se han sido asignados, y con el fin de lograr una mayor

equidad, la distribución de documentos de archivo por ausencias o vacaciones

se hará entre la totalidad de funcionarios y no por partido, esto debido a que el

cambio de registrador deberá realizarse en el sistema y será definitivo. En caso

de ausencias hasta por 2 días, no se distribuirán los documentos de archivo,

sólo se suspenderá el reparto de entrada diaria. Para los demás efectos

administrativos se mantendrá la estructura de partidos.

2- El reparto de documentos al Departamento Registral de Asociaciones seguirá

realizándose, como hasta la fecha, por clase; razón por la cual la coordinación

hará el reparto entre los registradores, tanto materialmente como en la base de

datos, de manera que los pases al archivo se hagan de manera independiente. El

Telefono


2

traslado de los documentos al archivo se realizará por folders identificados con

el número de cada registrador.

B- PROCEDIMIENTOS Y CALIFICACION

1- CONSULTA PADRON NACIONAL:

Con la idea de unificar nuestros procedimientos con los establecidos en los otros

Registros y con el fin de brindar una mayor seguridad registral, como parte de la

calificación de los documentos de entrada diaria, deberá realizarse la consulta al

Padrón Nacional, por medio del número de cédula de identidad de todos los

otorgantes nacionales en caso de constituciones de sociedades, otorgamiento de

poderes, capitulaciones, etc., así como de sus representados, en caso de

comparecencia por medio de poder.

No será necesaria la revisión de las personas nombradas en los diversos órganos de

las personas jurídicas.

En caso de diferencias en los nombres, deberá indicarse el defecto; si del resultado

del estudio se desprende que alguno de los otorgantes o sus representados se

encuentran fallecidos a la fecha de otorgamiento, deberá trasladarse el respectivo

documento a la Dirección para que se proceda con las denuncias correspondientes.

2- PADRON DE PODERES:

En virtud de que el Padrón de Poderes sigue en funcionamiento, los registradores

que efectúen traslados de poderes, fundaciones, albaceas y cualquier otra

inscripción de las incluidas en el mismo, deberá ponerlo en conocimiento de los

coordinadores con el fin de que excluyan dicha información, previa verificación de

la misma. Tanto los Registradores como los Certificadores, deberán realizar la

consulta de poderes en ambos sistemas, con el fin de brindar una publicidad

exacta.

En caso de asientos en los cuales consten inscritos varios poderes (por ejemplo,

bancos estatales) si no se traslada la totalidad de las inscripciones, deberá excluirse

del sistema viejo, únicamente aquellos que sean trasladados y deberá indicarse

mediante marginal en el asiento respectivo, cuales han sido pasados a la nueva base

de datos.

Telefono


3

3- PODERES OTORGADOS POR ASOCIACIONES EXTRANJERAS:

Como consecuencia de que en la base de datos se estandarizaron las diversas

inscripciones que se realizan en este Registro, los poderes que se otorguen por

asociaciones extranjeras o mediante la apertura de filial en el país, se inscribirán,

por los funcionarios del Departamento Registral de Asociaciones, verificando que

se cumplan los requisitos formales y de fondo que legalmente corresponden

(escritura pública).

4- DOMICILIO EXACTO DE LAS ENTIDADES:

Con fundamento en el artículo 18 inciso 10) del Código de Comercio y artículo 13

inciso a) del Reglamento a la Ley de Asociaciones, las entidades deben contar con

un domicilio exacto, de manera que el lugar indicado sea válido para atender

notificaciones; en este sentido y con el fin de brindar una mejor publicidad, con el

nuevo sistema deberá señalarse la provincia y cantón a que corresponde dicho

domicilio, información que deberá extraerse del contenido de los documentos.

Se reitera que en los casos de inscripciones viejas que no señalen domicilio exacto,

deberán ajustarse a la norma citada.

5- ELIMINACION DEL CLAUSULADO EN LAS INSCRIPCIONES:

En virtud de que el nuevo sistema tiene como parámetros grupos de datos o

información, que se han considerado de mayor relevancia para el usuario, en

adelante no deberá realizarse la calificación e inscripción mediante el sistema de

clausulado, sino sobre la información que se requiere para cada grupo de datos

concreto. Corresponde al fuero interno de cada entidad mantener un adecuado

control de la estructura y contenido de cada uno de los artículos que conforman su

estatuto.

En este sentido se hace innecesario, en adelante, señalar como defecto el que deba

transcribirse totalmente una cláusula.

Telefono


4

6- CITAS DE INSCRIPCION:

En adelante, las citas de inscripción de las Personas Jurídicas y de los asientos que

se relacionen con éstas, estarán conformadas únicamente por el número de cédula

jurídica, el cual además es la llave para relacionar movimientos con esa inscripción

y consultas en la nueva base de datos. Con respecto a las demás inscripciones, tales

como poderes, afectaciones, etc., las citas de inscripción estarán conformadas por

el tomo, asiento, consecutivo y secuencias del documento que dio origen a dicho

registro, las que se asignan automáticamente.

7- ANOTACION:

Una vez que comience en producción el nuevo sistema, todas las actas que

impliquen modificaciones al pacto constitutivo, nombramientos, revocatoria y

cualquier otro acto que afecte a una inscripción deberá seguir anotándose al

margen, ya sea en tomos o expedientes, como se ha realizado hasta la fecha. Una

vez que se traslada la entidad al sistema, deberán trasladarse las anotaciones

debidamente desglosadas.

Los documentos que contengan actos que modifiquen inscripciones que ya están en

la base de datos, deberán anotarse de manera prioritaria en el trámite interno que

realiza cada registrador, podrá utilizarse el código de "anotación genérica" de

manera provisional, pero antes de enviar el documento defectuoso, deberá haberse

pormenorizado la anotación. Los documentos de constitución de entidad u

otorgamiento de poder (que impliquen una nueva inscripción en el Registro),

también deberán ser debidamente anotados desde el inicio del trámite.

8- INSCRIPCION DE FUSIONES, DISOLUCIONES Y REVOCATORIAS DE

PODERES:

En caso de sociedades y poderes que se encuentren aún inscritas en tomos y que se

vean afectados por una fusión, disolución o revocatoria; y con el fin de evitar

trasladar a la base de datos inscripciones que van a desaparecer, este tipo de

movimientos se deberán realizarse en tomos (los coordinadores mantendrán un

tomo abierto). En el caso específico de la fusión, una vez realizada la inscripción,

deberá trasladarse la entidad que prevaleció a la base de datos. Para efectos de

realizar el pase del documento al archivo, se solicitará a la coordinación que se

modifique el trámite a inscrito.

Telefono


5

9- CIERRE DE TOMOS:

Todos los tomos de Mercantil y Personas que se encuentran en uso e inconclusos a

la fecha, deberán trasladarse a la oficina de los coordinadores con el fin de que se

realicen los cierres respectivos.

10- MANUAL DEL SISTEMA DE INSCRIPCION:

Se hará llegar a cada funcionario un Manual que les servirá de apoyo en la

utilización del nuevo sistema. Sin embargo, en caso de dudas pueden acudir al

personal de apoyo técnico, coordinadores y los integrantes de este despacho.

Esta Dirección les agradece desde ya su colaboración ante la implementación de la

nueva tecnología y ante los imprevistos técnicos que podamos enfrentar.

Atentamente,

Documents

Aplicación de artículo 13 inciso d) de la Ley de asociaciones · 2020. 9. 2. · de Derecho Usual, 25 Edición, Editorial Heliasta, Tomo III, página 650, se refiere ... directamente