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Auditoria Administrativa
Ubicacin, Necesidad, Antecedentes y Conceptos de la Auditoria Administrativa
1.1. Ubicacin de la auditoria administrativas dentro del proceso administrativo
en una organizacin social
La auditoria es parte del proceso administrativo y forma parte primordial como medio de
control y cambio. Decimos como medio de control ya que se utiliza en la etapa de control
y es una tcnica estratgica utilizada en la organizacin de tal manera que nos muestra el
estado en el que se encuentra nuestra organizacin y toda la estructura que la compone.
Todo esto mediante un anlisis completo de toda la organizacin. Tambin se le dice
medio de cambio ya que con los resultados obtenidos el auditor elabora un dictamen con
sugerencias para la organizacin las cuales son para corregir algn error o proceso que
sea necesario para el funcionamiento de la organizacin. Entonces decimos que la
auditoria se ubica en el proceso de control como medida de seguridad para garantizar el
efectivo funcionamiento de la organizacin y si en su caso es necesario para corregir
algn defecto o error tanto en procesos como en la informacin adems de todo esto con
la auditoria se analiza el estado actual de la organizacin y que tan lejos se encuentra de
lo que quiere ser.
1.2. Origen y alcance de la auditoria administrativa
La auditoria se genera por mltiples causas dentro de la administracin de una empresa;
su gnero, su especie pertenece al rea del control, que ubicado mediante evaluaciones y
exmenes que se realizan en los diferentes elementos mantienen el ajuste y el orden
dentro del que hacer de la administracin general.
Inutilidad de los objetivos por ser estos ambiguos y confusos.
Violacin de autoridad-responsabilidad que ha sido asignada
Falta de iniciativa por falta de delegacin de autoridad
Interferencia entre lnea y asesora, definicin de funciones
Organizacin costosa innecesaria
Difcil y costoso control
Demasiados o pocos jefes, rea de control adecuado a las necesidades
Deformacin de la comunicacin y de la informacin entre los niveles de la organizacin
Conflictos de competencia y personal falto de motivacin
Difcil visin integral de conjunto de la misin de la empresa
Decisiones lentas, demoras a la orden del da
Duplicidad de funciones, traslape de actividades que generan confusin
Gerente autoritario, no existe comunicacin y participacin
Falta de coordinacin, privan los intereses personales a los generales
Falta de trabajo creativo, se deja por fuera el cambio por medio de la imaginacin
Despilfarros, desperdicio de producto, de tiempo y dinero
Mucha ostentacin, sin darle el verdadero valor al uso de los materiales
Falta de financiamiento oportuno, etc.
Por lo tanto la auditoria administrativa se considera como una tcnica e instrumento que
tiene como objetivo revisar, supervisar y evaluar la estructura, sistemas, procedimientos y
mtodos de la administracin lo cual constituye su ubicacin en la fase del control dentro
del proceso de la administracin.
Alcances
Para realizar una auditora administrativa en cualquier clase de la empresa debe de
comenzar por realizar un examen y una evaluacin integral de los problemas, sus causas
y la posible solucin de los mismos.
La auditoria administrativa puede llevarse a cabo en una funcin especfica, un
departamento o un grupo de departamentos, una divisin o grupo de divisiones o de una
empresa en su totalidad. Algunas auditorias abarcan una combinacin de dos o ms de
dichas areas, adems de comprender entre otros aspectos lo que a continuacin se
enumeran:
Objetivos, polticas, procedimientos, programas, presupuestos, estrategias, estructuras de
mando y jerarqua, estructura financiera, ejecucin, comunicaciones, mtodos de control,
resultados, relaciones fiscales, vnculos comerciales, recursos materiales, recursos
humanos, organizacin, puestos de trabajo, mercadotecnia, produccin, finanzas, etc.
Naturaleza jurdica
Criterios de funcionamiento
Estilo de administracin
Proceso administrativo
Sector de actividad
mbito de operacin
Nmero de empleados
Relaciones de coordinacin
Desarrollo tecnolgico
Sistemas de comunicacin e informacin
Nivel de desempeo
Trato a clientes (internos y externos)
Entorno
Productos y /o servicios
Sistemas de calidad
1.3. Conceptos segn diversos Autores
La auditoria administrativa se ha considerado como el examen completo y constructivo de
la estructura organizativa de una empresa, institucin o departamento gubernamental o de
cualquier otra entidad, as como de sus mtodos de control, medios de operacin y
empleo que d a sus recursos humanos y materiales. Sin embargo, con el inters de tener
un panorama ms amplio de lo que debemos entender por auditoria administrativa se han
escogido algunas definiciones que han expuesto tratadistas de la materia.
E. F. Norbeck: Es una tcnica de control que proporciona a la gerencia un mtodo de
valuacin de la efectividad de los procedimientos operativos y controles internos.
En esencia, para Norbeck, el objetivo de la auditoria administrativa no consiste en delinear
programas de auditora para auditores, sino en proporcionar a la gerencia la base para
entender y comprender los aspectos generales de esta disciplina mediante la valorizacin
de los aspectos que forman la empresa.
Willian P. Leonard: Es el examen completo y constructivo de la estructura de una
empresa, de una institucin, de una seccin o de cualquier parte de un organismo, en
cuanto a los planes y objetivos, sus mtodos y controles, su forma de operacin y sus
facilidades humanas y fsicas.
Para Leonard, la auditoria administrativa pretende ayudar y complementar la
administracin en determinadas areas que requieren economas y practicas mejoradas.
J. Fernandez Arena: Es la revisin objetiva, metdica y completa de la satisfaccin de los
objetivos institucionales que comprende en el aspecto servicio: Derecho-habientes,
usuarios, consumidores, en el aspecto social: Colaboracin, gobierno y comunidad, en el
aspecto econmico: los acreedores y los inversionistas. En base a los niveles jerrquicos
de la empresa, en cuanto a su estructura y a la participacin individual de los integrantes
de la institucin abarca la coordinacin, la integracin, tanto de los recursos humanos y
fsicos y la eficiencia de la organizacin.
La revisin estructural de la empresa se puede llevar por areas o en forma total. El
informe es el resultado del examen de la empresa en donde se darn las
recomendaciones que ameriten, de acuerdo con los elementos de juicio que tenga el
auditor.
J. Rodriguez Valencia: Expresa que es un examen detallado, metdico y completo
practicado por un profesional de la administracin sobre la gestin de un organismo
social. Consiste en la aplicacin de diversos procedimientos, con el fin de evaluar la
eficiencia de sus resultados en la relacin con las metas fijadas; sus recursos humanos,
financieros y materiales empleados; la organizacin, utilizacin y coordinacin de dichos
recursos; los mtodos y controles establecidos y su forma de operar.
1.4. Necesidades Legales y Sociales de la Auditoria Administrativa
Legal: Se utiliza para cubrir requerimientos contables, fiscales y gubernamentales.
Social: Se utiliza para demostrar que la organizacin es una empresa sustentable que no
daa ningn tipo de inters social, ni entorno en el que la sociedad est desarrollndose.
1.5. mbito de Aplicacin
La auditoria administrativa continuamente mantiene vigiladas todas las areas que
componen la estructura de la empresa u organizacin.
Planeacin
Produccin
Finanzas
Personal
Relaciones pblicas
Control
1.6. Conceptos y Vinculacin de los Diferentes Tipos de Autoridad Administrativa
La autoridad es la facultad de que esta investidura persona dentro de una organizacin,
para dar rdenes y exigir que sean cumplidas por sus subordinados para la realizacin de
aquellas acciones que quien las dicta considera apropiadas para el logro de los objetivos
del grupo.
Tipos de autoridad
1. Formal: Cuando es conferida por la organizacin es decir que emana de un
superior para ser ejercida por otras personas.
2. Tcnica: Nace de los conocimientos especializados de quien la posee.
3. Personal: Se origina en la personalidad del individuo.
La auditoria administrativa se encuentra estrechamente relacionada con todas las
autoridades administrativas ya que al realizar la auditoria se le realiza a toda la estructura
desde los obreros hasta los directivos de la organizacin, ya que como hemos dicho
anteriormente dicha se enfoca en un anlisis total para encontrar y corregir cualquier tipo
de irregularidad.
2. La Auditoria Administrativa Interna y Externa
2.1. Ubicacin de la auditora interna en un organismo social
Actividad que tiene por objetivo fundamental examinar y evaluar la adecuada y eficaz
aplicacin de los sistemas de control interno, velando por la preservacin de la integridad
del patrimonio de una entidad y la eficiencia de su gestin econmica, proponiendo a la
direccin las acciones correctivas pertinentes.
SON HECHAS POR PERSONAL DE LA EMPRESA. UN AUDITOR INTERNO TIENE A
SU CARGO LA EVALUACIN PERMANENTE DEL CONTROL DE LAS
TRANSACCIONES Y OPERACIONES Y SE PREOCUPA EN SUGERIR EL
MEJORAMIENTO DE LOS MTODOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
QUE REDUNDEN EN UNA OPERACIN MS EFICIENTE Y EFICAZ.
Uno de los principales problemas de la auditora interna son las relaciones entre el auditor
y el personal que a su vez son sus compaeros de trabajo ya que esto puede interferir en
los resultados de la auditoria por el simple hecho de conocerlos y tener una relacin ms
cercana con ellos.
Administrativa Externa dentro de un Organismos Social
La auditora externa es la realizada por un individuo externo ajeno a la organizacin, es la
ms recomendable para empresas medianas y grandes ya que con ello se garantiza una
eficacia y veracidad en los resultados de dicha auditoria.
Ventajas: Disponer de un equipo de apoyo de trabajo especializado en la materia,
independencia de criterio para formular observaciones, tranquilidad de lo que puede
sealar cualquier anomala sin el temor de perjudicar a persona alguna, contar con el
respeto de la organizacin, rpido acceso a los niveles de decisin, velocidad de
respuesta, contar con una visin imparcial de su organizacin, experiencias anlogas en
el campo de trabajo.
Desventajas: Presin por parte del personal originada por su temor a lo desconocido o a
la prdida de su empleo, deficiente conocimiento de la cultura organizacional, que no trata
a los clientes de la organizacin por lo que no percibe sus expectativas, rigidez obsesiva
al formular sus observaciones.
2.2. Marco Funcional de la Auditoria Administrativa dentro de un Organismo
Social
La auditoria es la encargada de encontrar de encontrar y corregir las irregularidades de
una empresa mediante un estudio detallado de todos los integrantes de la organizacin,
con esto podemos decir que sirve para encontrar cual es el estado en el que se encuentra
actualmente la empresa y que tan lejos o cerca se encuentra de llegar a las metas
propuestas dentro del proceso de planeacin, decimos esto ya que la auditoria es un
medio de control y cambio de procesos errneos e ineficaces.
Adems de esto podemos decir que la auditoria cuenta de 4 fases que son:
Planeacin, examen, evaluacin y presentacin.
2.3. Diferencias entre Auditora Interna y Externa
La principal diferencia entre una auditora interna y una externa radica en que la primera
se lleva a cabo por personal de la propia empresa y la segunda es realizada por una firma
de Contadores Pblicos debidamente certificados, este ltimo, para que su validez tenga
trascendencia. La primera tiene la ventaja de que se practica en la propia empresa,
mientras que la segunda adems de esta opcin podr hacerlo tambin, previo acuerdo,
fuera de la misma.
Ventajas de la auditora interna:
Se practica dentro de la propia empresa.
La lleva a cabo personal de la misma empresa.
Se tiene acceso a toda la informacin y documentacin.
Son conocidos y dominados los procedimientos y el control interno.
Las fallas detectadas son corregidas inmediatamente.
No se necesita todo un protocolo para iniciar la revisin.
Puede ser total o de algn procedimiento o cuenta en especfico.
Se puede seleccionar a personal de la misma empresa para cumplir con esta funcin.
Desventajas:
Los ejecutores de la revisin podran utilizarla como medio de poder.
Los ejecutores no tienen independencia profesional.
Los ejecutores junior pueden caer en medios coercitivos.
Los ejecutores senior pueden tender a magnificar los resultados en busca de mejores
posiciones en la empresa.
Ventajas de la auditora externa:
El auditor tiene independencia profesional.
Su amplia experiencia en otras empresas le permite analizar la aplicacin de los
procedimientos generales.
Pueden ser contratados para un trabajo en especfico.
Sus resultados son relevantes en el medio econmico.
Sus sugerencias tienden a una estandarizacin preestablecida.
Desventajas:
Son contratados por un precio y tiempo determinado.
La calidad del personal a intervenir depende del punto anterior.
No toda la informacin est a su alcance.
Los resultados pueden ser negociados o manejables por la empresa contratante.
El tiempo es una presin para su revisin.
En su afn de justificarse, suelen perderse en trivialidades.
Sus sugerencias pocas veces son atendidas y ms cuando la empresa cuenta con un
departamento de auditora interna.
2.4. El perfil del LAE en los roles de Auditor
Formacin Acadmica
De acuerdo con diversos estudiosos de la materia (Enrique Benjamn Franklin F., 2004,
Giovanny E. Gmez, 2001, Robert J. Thierauf, 1999) estudios a nivel tcnico, licenciatura
o postgrado en administracin, informtica, comunicacin, ciencias polticas,
administracin pblica, relaciones industriales, ingeniera industrial. Psicologa,
pedagoga, ingeniera en sistemas, contabilidad, derecho, relaciones internacionales y
diseo grfico. Otras especialidades como actuara, matemticas, ingeniera y
arquitectura, pueden contemplarse siempre y cuando hayan recibido una capacitacin que
les permita intervenir en el estudio.
Formacin Complementaria
Instruccin en la materia, obtenida a lo largo de la vida profesional por medio de
diplomados, seminarios, foros y cursos, entre otros.
Formacin Emprica
Entre los conocimientos idneos del auditor para contribuir a la preparacin y realizacin
de la auditora destacan:
Administracin general e internacional
Teora de la organizacin
Metodologa de investigacin
Metodologa para el desarrollo de estudios organizacionales
Anlisis y diseo de estructura organizacionales
Sistemas y procedimientos
Empowerment
Planeacin estratgica
Sistemas de informacin
Correlacin
Reingeniera
Finanzas
Teora de las decisiones
Inteligencia emocional
Mercadotecnia
Modelos de inventario
Costos
Presupuestos
Control total de calidad
Benchmarking
Programacin lineal
Desarrollo organizacional
Liderazgo
Comercio internacional
Innovacin tecnolgica
Habilidades y Destrezas del auditor administrativo
En forma complementaria a la formacin profesional, terica y/o prctica, el equipo auditor
demanda de otro tipo de cualidades que son determinantes en su trabajo, referidas a
recursos personales producto de su desenvolvimiento y dones intrnsecos a su carcter:
Actitud positiva
Estabilidad emocional
Objetividad
Sentido institucional
Saber escuchar
Creatividad
Respeto a las ideas de los dems
Mente analtica
Conciencia de los valores propios y de su entorno
Capacidad de negociacin
Imaginacin
Claridad de expresin verbal y escrita
Capacidad de observacin
Iniciativa
Discrecin
Facilidad para trabajar en grupo
Comportamiento tico
Experiencia
Una de las caractersticas fundamentales que se deben considerar en el auditor, es su
experiencia personal, ya que de ello depende en gran medida el cuidado y diligencia
profesionales que empleara y la profundidad con que emitir sus observaciones. Por la
naturaleza de la funcin a desempear, existen varios campos que tiene que dominar:
Conocimiento de las areas sustantivas de la organizacin
Conocimiento de areas adjetivas de la organizacin
Conocimiento por esfuerzos anteriores
Conocimiento de casos prcticos
Conocimiento derivado de estudios organizacionales de otra naturaleza
Conocimiento personal basado en elementos diversos
tica profesional
Tenemos que entender que uno de los aspectos ms relevantes en el desarrollo
profesional, es el relativo a la tica. La tica profesional del auditor, se refiere a la
responsabilidad del mismo para con el pblico, hacia los clientes y colegas y los niveles
de conducta mximos y mnimos que debe poseer. La tica desde un punto de vista
organizacional, puede ser definida como los principios morales y las normas que orientan
el comportamiento en el mundo de los negocios, Estos forman parte de los cdigos de
tica que los colegios de profesionales e instituciones preparan, a los cuales se tiene
acceso durante el periodo de formacin acadmica y, posteriormente, en el transcurso de
la vida productiva. Finalmente, podemos entender a la tica como un elemento primordial
para la auditoria administrativa, ya que todas las acciones de un auditor, deben de
sustentarse en ella. Si bien el impacto y la credibilidad de su trabajo dependen de la
precisin y calidad de sus resultados, invariablemente tendr que avalarlo con una
conducta tica.
Responsabilidad de su ejercicio
El auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad, inteligencia y criterio para
determinar el alcance, estrategia y tcnicas que habr de aplicar en una auditoria, as
como evaluar los resultados y presentar los informes correspondientes.
Para este efecto, debe de poner especial cuidado en:
Preservar la independencia mental
Realizar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad profesional adquiridos
Cumplir con las normas o criterios que se le sealen
Capacitarse en forma continua
Tambin es necesario que se mantenga libre de impedimentos que resten credibilidad a
sus juicios, porque se debe preservar su autonoma e imparcialidad al participar en una
auditora.
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