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INSTITUTO TECNOLÓGICO DE CHETUMAL
SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS BÁSICAS
CARRERA: Lic. Administración
MATERIA: Gestión Estratégica del Capital Humano II
GRUPO: MU (Matutino) AULA: 2
UNIDAD: 3 Auditoría del Capital Humano
AUDITORÍA DE LA EMPRESA LA FERRE
PROFESORA: L.A Lizbeth Araiz Angulo Tapia
Integrantes:
Acopa Valle Leydi Cristel
García Fuentes Karla Andrea
López Camelo Itzel Adilene
Tamayo Ayala Yanayet Jasely
Zavala Jiménez David Alejandro
Ríos Memije César Mauricio
Auditoria de la empresa La Ferre
La empresa La Ferre no realiza una auditoria en general para todos los empleados
si no que lleva a cabo una auditoria para cada departamento. Esta empresa lleva a
cabo las las siguientes auditorias:
Auditoría financiera:
Es una evaluación que se desarrolla dentro de la empresa, a fin de revisar la
contabilidad, las finanzas y otras operaciones como base de un servicio protector y
constructivo para la administración. Esta auditoria es un instrumento que ayuda a
contralar aspectos tales como: contabilidad y demás registros, informes financieros,
etc.
La auditoría financiera se le realiza a los empleados del departamento de ventas,
los cuales son: la cajera y los vendedores. Esta auditoria se lleva a cabo dos veces
al año.
Auditoría financiera para los vendedores:
Esta auditoria se lleva a cabo dos veces al año, el auditor es el contador de la
empresa el cual realiza un inventario que será la base para poder realizar la
auditoria. No existe una fecha establecida para realizar la auditoria pero una vez
que los empleados reciben parte del inventario que elaboro el contador se les avisa
una semana antes que día se llevara a cabo la auditoria.
Procedimiento de la auditoría financiera para los vendedores:
1. La empresa la Ferre utiliza un sistema llamado intelisis en el cual se registra
la existencia de todos los productos así como las ventas que se van
realizando.
2. El contador de la empresa realiza un inventario tomando los datos del
sistema intelisis, este inventario muestra la existencia e inexistencia de los
productos. El contador les proporciona a los empleados la parte de
inexistencia del inventario para que ellos realicen su propio inventario, el cual
se debe hacer verificando la existencia los productos.
3. Una vez que los empleados realicen su inventario lo deberán registrar en el
sistema intelisis y al momento de registrarlo automáticamente el sistema les
arrojara los datos los cuales deben cuadrar con los datos del sistema.
4. El contador llegara a la empresa a realizar la auditoria analizando el
inventario que realizaron los empleados del departamento de ventas y
checando los datos del sistema con la finalidad de verificar que los datos
sean coherentes y que no exista un problema de faltante de dinero.
5. En caso de que al analizar los datos exista un problema de faltante de dinero
se procede a una investigación llamada investigación de Kardex la cual
consiste en analizar las ventas que llevo a cabo cada uno de los vendedores,
cuanto fue lo que vendieron, los comprobantes de las ventas, etc.
6. Una vez teniendo los resultados del problema y sabiendo quien fue el
responsable de dicho faltante se toman cartas en el asunto y se le hace saber
al empleado que fue lo que hizo mal, se le notifica que no puede volver a
suceder este tipo de errores ya que afectan el capital de la empresa y podrían
ser causa de despido. Para reponer el faltante se le quita parte de la nómina
del empleado.
Conclusión:
La auditoría financiera que se les aplica a los empleados de venta es para
determinar la estabilidad económica de la empresa así como conocer el desempeño
y eficiencia de los empleados. La empresa La Ferre utiliza los resultados de la
auditoria para determinar cómo prevenir que se presenten problemas como el
anteriormente mencionado, en muchos de los casos analiza si la solución del
problema es mejorar los procedimientos de capacitación para mantener mejor
preparados a sus empleados.
Auditoría financiera para la cajera:
La persona que realiza esta auditoria es el contador de la empresa, esta auditoria
se realiza dos veces al año y en este caso no se le avisa a la cajera que día se le
realizara.
Procedimiento de la auditoría financiera para la cajera:
La cajera cuenta con tres cajas:
Caja chica: la cual contiene dos tipos de fondos: fondos de gasto (son los
gastos que la empresa puede tener en determinado momento al adquirir
materiales como detergentes, bolsas, focos para un departamento o
cualquier otro material que algún empleado necesite). La empresa
proporciona a la cajera 1,000 para fondos de gasto. Y fondos de cambio:
(conocidos como los fondos de morraya) que también se le proporciona a la
cajera 1,500 de fondos de cambio.
Caja de ventas: la cual contiene los ingresos del día.
Cofre: contiene todos los cortes parciales.
1. Para auditar la caja chica el auditor llega a la empresa y le pide a la cajera
que muestre los comprobantes de pago de todos los gastos que ha tenido la
empresa, la cajera deberá mostrar facturas y recibos. Se analizan también
los fondos de cambio que son utilizados para que la cajera pueda dar cambio
a los clientes en el momento que ella lo necesite, para esto también la cajera
deberá haber utilizado de manera correcta los 1,500 que se les
proporcionaron.
Al auditar la caja chica de la cajera se tiene un control de los gastos de la
empresa ya que el dinero que se encuentre en los fondos de gasto es de uso
exclusivo para beneficio de la empresa y así se puede saber si los empleados
aprovechan al máximo los recursos financieros que se les proveen.
2. La caja de ventas se audita analizando que las ventas no se pasen de 9,000
pesos, una vez que llegue a los 9,000 se hace un corte de caja, esto es por
políticas de la empresa. El contador le pedirá a la cajera que le muestre los
cortes parciales (fajillas) que ha ido haciendo para verificar que ha ido
cumpliendo con lo establecido por la empresa.
3. Por último el contador le hace una auditoria al cofre que es donde se ingresan
los cortes parciales (fajillas) y lo que se le entrega a COMETRA. La cajera
deberá entregar al auditor copia de la papeleta y ficha de depósito firmada
por COMETRA ya que esos documentos respaldan cuanto fue lo que se le
entrego a COMETRA.
Conclusión
Para la empresa es de vital importancia auditar a los empleados que se hacen cargo
de la caja ya que así se puede diagnosticar si estos han ido realizando sus
actividades de manera correcta, además de que los empleados de caja son parte
fundamental de la empresa puesto que en ellos recae la responsabilidad del capital
de la empresa y por lo tanto su deber es cumplir con lo que le corresponde. Al igual
que en la anterior auditoria si llega haber un faltante de dinero o algún gasto que no
haya sido para beneficio de la empresa se harán las investigaciones y saber quién
de los empleados fue el causante de dicho problema y se le descuenta de su
nómina. En casos muy graves en los que la empresa tenga una perdida muy grande
puede llegarse a despedir al empleado tanto de caja como vendedores.
Auditoria administrativa
Durante esta auditoría se establecen reportes sobre los departamentos
relacionados a la organización de la empresa como lo es el de recursos humanos
donde se encuentran trabajadores como lo son el gerente, contador y jefe de
recursos humanos y los distintos auxiliares administrativos.
La empresa Ferre realiza esta auditoria por medio de un auditor externo,
generalmente de una sucursal que tenga la capacitación requerida como es la
central en la ciudad de México.
Procedimiento de la Auditoria administrativa
Durante esta auditoría se examinan distintos puntos relativos al desempeño y
resultados de empleados directamente relacionados con estos departamentos
ejemplo de esto; es cuando periódicamente se realizan auditoría de bienes
muebles y de igual forma sobre sus trabajos desempeñados.
1. Esta auditoria consiste en la llegada del Auditor el cual solicita la relación
de bienes que se encuentran asignados al personal de la empresa y para
cual se ha realizado un resguardo, revisa que el número de inventario
concuerde con la descripción del bien mueble, sus características y el estado
físico en que se encuentran, de igual manera, revisa que la factura, el costo
establecido en la relación de inventario sean los correctos.
2. Posteriormente si encontrará alguna irregularidad, haría las observaciones
necesarias para que en el reporte de incidencias estas sean corregidas o en
su caso aclaradas, mencionando el motivo por el cual no concuerda tal
información.
3. Esta información es recabada en base a todos los aparatos y bienes muebles
a los que están responsabilizados los trabajadores, como lo son escritorios
computadoras, teléfonos, y papelería y útiles asignados que son utilizados
como herramienta de trabajo.
4. Esta información es presentada en forma de reportes los cuales deberán ser
revisados para la comprobación y la toma de medidas que la empresa ferre
deberá captar de manera oportuna.
5. Los distintos trabajadores de este departamento proporcionan al auditor sus
avances mensuales o trimestrales, dependiendo de la información que el
auditor les solicite sobre sus distintas responsabilidades, los cuales van
desde la captura de datos hasta otros reportes de las distintas áreas de la
empresa y sus trabajadores correspondientes, cumpliendo los lineamentos
operacionales establecidos.
6. Todo esto solicitado al personal que labora en la empresa se hace con la
finalidad de hacerlos corresponsables de las obligaciones, y enterados de
tal situación, la empresa tomará las medidas y los lineamientos para realizar
los registros y antecedentes correctos.
Conclusión
El auditor presentara a los empleados un registro de cada una de las observaciones
que haya realizado, con el objetivo de que quede un informe del uso y el desgaste
que cada bien tenga en el tiempo de vida útil que se considere.
Los resultados de la auditoria es para concientizar a los directivos de posibles
gastos innecesarios por perdida o destrucción de bienes o en su caso el extravió de
los mismo, que pueden ser por robo o destrucción, así como evitar pérdidas que
puedan reflejarse como gastos diversos no considerados dentro del presupuesto
que se tiene establecido en la empresa.
Otro factor fundamental de esta auditoria es detectar posibles deficiencias y errores
en el desempeño de los trabajadores para así poder corregirlos y as lograr que la
empresa cumpla con los objetivos y metas establecidas.
La persona que nos proporcionó la información sobre la auditoria de la empresa La
Ferre fue la Lic. Yasuri Lorian Pacheco Valle jefa del departamento de recursos
humanos.
Número telefónico: 983-700-21-97
Dirección de la empresa: Av. Insurgentes Mz 28 Lote 2 Esq Calle Prologación
Palermo, Col. Magisterial, C.P. 77039 Chetumal, Q.R.
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