CAP.6 ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS. La aplicación racional de conocimientos, habilidades,...

• ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

La aplicación racional de

conocimientos, habilidades,

herramientas y técnicas para

alcanzar los objetivos de un

proyecto, a través de una

serie de actividades

interrelacionadas.

¿Qué es la Administración de Proyectos?

Conceptos BásicosConceptos Básicos

Administración de Proyectos

• Son las actividades que permiten asegurar que el proyecto se lleve a cabo a tiempo y de acuerdo a la planificación.

• Eficiencia y Eficacia.

• La Administración de Proyectos se basa en las principales funciones de la Administración:

• Planeación, Organización, Dirección y Control.

Administración de Proyectos• Planeación: Se decide anticipadamente,

qué, quién, como, cuando y por que se hará el proyecto.

• Las tareas mas importantes son: Pronosticar situaciones futuras, Determinar los recursos que se necesitarán, Revisar y ajustar el plan de acuerdo con los resultados de control, Coordinar durante todo el proceso de Planeación.

• Organización: Se identifica, define y divide el trabajo a realizar, se agrupan y definen los puestos, se proporciona los recursos necesarios y se asigna el grado de autoridad y responsabilidad.

• Dirección: Conduce el comportamiento de los entes involucrados hacia las metas establecidas. Se comunican y explican los objetivos de todos los participantes, se asignan estándares. Motivación, Liderazgo y Comunicación.

• Control: Medir el rendimiento obtenido en relación a las metas fijadas. En caso de haber desviaciones se determinan las causas y se corrige lo que sea necesario.

1. Habilidades clave• Liderazgo

• Comunicación

• Negociación

• Solución de problemas

• Lograr objetivos

2. Conocimientos• Técnicos

• Administrativos

3. Herramientas

4. Técnicas

Componentes de la Administración de proyectos

BUSCAR LA SATISFACCIÓN DE BUSCAR LA SATISFACCIÓN DE TODOS LOS INTERESADOSTODOS LOS INTERESADOS

• Tiempo

• Calidad

• Alcance

• Entorno

• Recursos

• Costo

Elementos relacionados con el Proyecto

Ciclo de vida del Proyecto

1. Inicio*

2. Planeación*

3. Ejecución*

4. Control*

5. Cierre*

INICIO TIEMPO

*Etapas del proyecto

TERMINO

100%$, HH

Avance

Fase 1Inicio

Fase 2PlaneaciónDiseño

Fase 3Ejecución

Fase 4Pruebas yArranque

Decisión de arranque

Decisionestrascendentes

Instalación completa

Operación completa

Entrega

Grado de influencia enresultados

Administración de ProyectosAdministración de Proyectos

INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE

origen equipo del Proyecto

perfil

alcance

plan avance

aceptación

entrega

PRODUCTOPRODUCTO

Etapas de la Administración de Proyectos

IntegraciónDefinición de proyecto y las áreas involucradas desde el plan de administración, la ejecución, al cierre.

Alcance

Administración, definición de productos y actividades y su seguimiento.

Costos

Presupuesto y su control.

Recursos

Planeación de recursos, desarrollo y administración de equipos del proyecto.

Áreas de conocimiento

Tiempo

Definición de actividades interrelacionadas y cronogramas,

Calidad

Planeación, aseguramiento y control de la calidad.

Comunicaciones

Definición de la distribución de información del proyecto.

Riesgos

Planes y administración.

SuministrosPlaneación de adquisiciones, contrataciones, manejo de proveedores

Organización para el Proyecto (Estructuras)

FUNCIONAL

• Varios responsables

• Superior identificado

• Actúan por especialidad

• Enfoque fragmentado

MATRICIAL

• Reporta al Líder del proyecto y al Mando funcional

• Líder de proyecto de tiempo completo

• Autoridad y toma de decisiones compartida

POR PROYECTOS

• El personal reporta directamente al Mando Superior

• Control total sobre el

presupuesto, recursos materiales

• El Mando Superior tiene responsabilidad administrativa sobre el personal

• Puede disponerse de un pool de recursos

Habilidades de los equipos de trabajo

Organización para el Proyecto

Competencias técnicas

Competencias humanas

Niveles operativos Mandos medios Niveles superiores

Etapas de la APEtapas de la AP

INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE

INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERREINICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE

• Perfil del proyecto

• Alcance del proyecto

• Mecanismos de selección de proyecto

• Definición del proyecto

Técnicas y herramientas

INICIO

REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE

NECESIDADES DE LA INSTITUCIÓN

REQUERIMIENTOS LEGALES

AVANCES TECNOLÓGICOS

NECESIDADES DEL SECTOR O DE LA

INDUSTRIA

PROYECTO

Origen del Proyecto

Perfil del Proyecto

¿Qué?

¿Quién?

¿Cómo?

¿Por qué?

¿Para qué?

¿Cuándo?

• Formaliza el inicio del proyecto

• Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados

• Proporciona información general

CARTA DEL PROYECTONOMBRE DEL PROYECTO:

RESPONSABLE DEL PROYECTO::

OBJETIVO:

BENEFICIOS:

DESCRIPCIÓN:

PRIORIDAD:

JUSTIFICACIÓN:

PRODUCTOS:

APROBACIÓN:

PLANEACIÓN

• Estructura de Descomposición del Trabajo

• Tabla de precedencias

• Ruta critica

• Matriz de roles

• Plan del proyecto

Procesos de planeación

• Plan de Administración de Proyecto

• Alcance, definición y plan de administración

• Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) o

Work Breakdown Structure ( WBS )

• Definición de actividades, de hitos o milestones

• Secuencia de actividades

– Diagramas de red, lista de actividades

Organización de actividades

• Las actividades en un proyecto deben ser organizadas para producir resultados tangibles para que la administración pueda juzgar el progreso.

• Los “Milestones” son los puntos finales de alguna actividad.

• Los “deliverables” son los resultados del proyecto que serán entregados a los clientes.

• El proceso de “cascada” permite una definición precisa de los “milestones”.

Milestones y Deliverables

Estudio deFactibilidad

Análisis deRequerimientos

Reporte deFactibilidad

Desarrollo delPrototipo

Estudio del Diseño

Diseño de laArquitectura

Reporte deEvaluación

Definición deRequerimientos

Especificación deRequerimientos

Actividades

MILESTONES

Planificación del Proyecto

• Distribuye el proyecto en tareas y estima el tiempo y los recursos requeridos para completar cada tarea.

• Organiza las tareas de forma concurrente para hacer mejor uso de la fuerza laboral.

• Minimiza dependencias entre tareas para evitar retrasos debidos a que una tarea espere a la terminación de otra.

• Depende de la intuición y experiencia de los administradores.

• Estimación de recursos

• Estimación de la duración de actividades

• Desarrollo del cronograma

• Estimado de costos y desarrollo de presupuesto

• Planeación de:

– Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos

Procesos de planeación

Plan de administración del Proyecto

• Guía la ejecución y control del proyecto; define referencias para evaluar el avance y cumplimiento del programa

• Contempla elementos de las áreas de conocimiento, tales como: – Definición del alcance– Organización del Proyecto– Mecanismos y programas de comunicación– Programa de Proyecto– Estimados de costos– Procesos de administración de riesgos– Procedimientos de control de cambios

¿Cómo se come un elefante?

¡ En partecitas !

Suficientemente pequeñas que quepan en el plato y lo suficientemente grandes que no indigesten.

Estructura de Descomposición del Trabajo

¿Qué es?• Representación de la jerarquía del proyecto• Identifica todo el trabajo a realizar• Es un producto de la definición de alcance

Características • Organiza y define el alcance total del proyecto• Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para

seguimiento• Considera las fases del proyecto

Es el fundamento para• Estimación de costos• Distribución de roles y funciones• Planes técnicos • Lista de productos a entregar• Informes sobre el avance y análisis de problemas

Elaboración

1. Identificar los productos entregables y el trabajo relacionado

2. Estructurar y organizar la EDT

3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior

4. Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT

5. Verificar que el grado de descomposición del trabajo es necesario y suficiente

1.2 1.31.1

Componentes mas importantes

Productos de trabajo terminados

Tareas que entregan un producto

1.1.11.1.2

1.2.11.2.2

PRODUCTO

• Organización de unidades medibles de trabajo requeridos para desarrollar productos

Gráfica de Gantt

2. Permite registrar avances de acuerdo con lo planeado.

1. Programar las actividades del Proyecto considerando tiempo y responsables.

Tabla de precedencias

• Contiene todas las actividades del proyecto identificadas Contiene todas las actividades del proyecto identificadas

en la EDT, en el orden en que se ejecutarán.en la EDT, en el orden en que se ejecutarán.

• Incluye los siguientes elementos:Incluye los siguientes elementos:

– Clave de la actividad

– Actividad

– Duración

– Actividades precedentes

– Responsable

Inicio

Diagnóstico y pronóstico realizado

Normas y criterios establecidos

Estrategia definida

Programas de desarrollo realizados

Plan instrumentado

Edición realizada

Público consultado

Proyecto definido

Plan aprobado por ejecutivo

Publicación y difusión efectuadas

4 meses

2.5 meses

2 meses

2.5 meses

1.5 meses

0.5 meses

------

Director de Planificación

Director Jurídico

Subsecretario

Director Administrativo

Director de Control

Subsecretario

------

Clave de laactividad Actividad Duración Responsable

Actividadesprecedentes

PROYECTO: Plan 2003 - 2005Elaboró:Fecha:

Eduardo Dávila Turcios

Octubre 2002

Inicio

Estrategia definida

Plan instrumentado

Edición realizada

Público consultado

Proyecto definido

Inicio

Estrategia definida

Plan instrumentado

Edición realizada

Público consultado

Proyecto definido

4 meses

2.5 meses

2 meses

2.5 meses

1.5 meses

0.5 meses

4 meses

2.5 meses

2 meses

2.5 meses

1.5 meses

0.5 meses

------

Director Jurídico

Subsecretario

Director de Control

Subsecretario

------

Director Jurídico

Subsecretario

Director de Control

Subsecretario

------

Clave de laactividadClave de laactividad Actividad Duración Responsable

ActividadesprecedentesActividades

precedentes

PROYECTO: Plan 2003 - 2005Elaboró:Fecha:

Elaboró:Fecha:

Eduardo Dávila Turcios

Octubre 2002

Actividad A Actividad B Final a Inicio

Inicio a Inicio

Final a Final

Inicio a Final

Actividad A Actividad B

Tipos de precedencias

Diagrama de Gantt

Hitos (milestones)

Red / Ruta crítica

Diagrama de Red (ruta crítica)

• Determina la duración total del proyecto

• Se basa en el estimado de un valor de duración por tarea

• Muestra interdependencia de tareas

• Permite estimar el tiempo de finalización del proyecto

• Permite evaluar balance entre recursos y tiempo

• Permite evaluar avances o desempeño

• Es el período de tiempo que una tarea puede retrasarse

sin retrasar al proyecto

• Las tareas en la ruta crítica tienen cero holgura.

• Las tareas de la ruta crítica que se retrasan, ocasionan

retrasos al proyecto

Holgura

• Las cifras mas tempranas se calculan siguiendo el

diagrama de la red , desde el inicio del proyecto para cada

tarea; las cifras mas tardías se encuentran a partir del fin

del proyecto hacia el inicio.

La holgura se calcula por alguna de las siguientes fórmulas:

Actividad

Inicio mas tardío – Inicio mas temprano (Ls - Es)

o bien,

Final mas tardío – Final mas temprano (Lf - Ef)

INICIO A

0 - 0 0 - 7 7 - 13

14 - 21

21 - 24 24 - 24

8 - 14

8 - 16

6 - 10

• Se emplea para estimar tiempos y costos.

• Es de utilidad para:

– Análisis de alternativas

– Empleo eficiente de recursos

– Optimización de calendarios

– Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos

PERT (Program Evaluation and Review Technique)

• Se calcula con base en tres estimaciones de la duración esperada

para la actividad: Optimista (O), Pesimista (P) y Mas probable (M).

Tiempo esperado entre eventos(P+4M+O)

Desviación estándar(P-O)

Varianza de una tarea(P-O)

Desviación esperada del proyecto Suma de varianza de las tareas

Duración esperada del proyecto Suma de duración de las tareas

• Sistema de autorización de trabajo• Sistema de información• Reportes de avance

• Resultados del trabajo• Cambios requeridos• Mejora de calidad• Mejoras en la ejecución• Informes de proyecto

EJECUCIÓN

Procesos de ejecución

• Dirección del proyecto– Productos de avance

– Acciones implantadas

• Aseguramiento de calidad– Cambios

– Acciones correctivas

• Formación y desarrollo de equipo de trabajo

• Distribución de información

• Manejo de proveedores

Comunicaciones en el Proyecto

Procesos para contar con la información del proyecto en

tiempo y forma.

• Planificar las comunicaciones

• Generar información

• Distribuir la información

• Informar los avances

• Satisfacer a los interesados

Reportes de avance

Las metas intermedias son resultados parciales que se van

logrando a lo largo del proyecto.

Las metas intermedias:

• Describen un resultado técnico o un evento

• Se programan en fechas determinadas

• Su duración es cero

Características:

• Tangibles

• Medibles

• Entregables

• Se deben establecer claramente

Ventajas:

• Más fácil de interpretar

• Se puede utilizar para reportes del proyecto, como programa de entregas o avances

• Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona flexibilidad en la ejecución y crea un clima de confianza

• Se pueden generar indicadores que proporcionen información valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos, Cambios, Riesgos, entre otros)

Valor ganado

Planeado

Tiempo

Valor ganado del proyecto

Recursos

• Análisis de valor ganado• Distribución de información • Sistemas de control de cambio• Control de riesgos

• Actualizaciones del plan• Acciones correctivas• Lecciones aprendidas• Aceptación del trabajo• Ordenes de cambio• Ajustes a línea base

CONTROL

IV.IV. Etapas de la APEtapas de la AP

Procesos de control

• Supervisión y control

• Control de cambios

• Verificación y control de alcance

• Control del cronograma

Procesos de control

• Control de costos

• Control de calidad

• Seguimiento de desempeño del equipo

• Informes de resultados

• Comunicación con interesados

Administración de cambios

• Evaluar y documentar ajustes y sus impactos

• Recopilar, medir y difundir la información sobre el avance, riesgos y resultados preliminares del Proyecto

Con el objeto de:– Comparar y evaluar el avance real del Proyecto

– Dar seguimiento y supervisión de riesgos

– Documentar la situación actual del Proyecto

Análisis y contención de riesgos

Recomendaciones prácticas:

• Prevea riesgos, no catástrofes

• Aplique su sensibilidad, visión

• Realice el análisis en grupo y en forma ágil

• Analice los riesgos más importante

• Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto

• Repita el análisis de riesgos durante el proyecto antes de actividades o eventos críticos

Análisis de valor ganado

Permite evaluar el

desempeño del proyecto,

considerando medidas de

tiempo y costo.

– Valor planeado

– Valor ganado

Análisis de calidad

• Costo de conformidad y no conformidad

• Análisis costo / beneficio

• Control de calidad - herramientas estadísticas

INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERREINICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE Reporte final

• Auditorias de procura

• Informes y reportes de ejecución

CIERRE

Cierre del Proyecto

1. Cierre administrativo– Reporte final

• Presupuesto

• Programa

• Evidencias

• Lecciones aprendidas

• Reporte de control de cambios

– Archivos

– Plan de transición

Cierre del Proyecto

2. Cierre del contrato– Archivos de contrato

– Manuales, planos

– Bitácoras

– Comunicados

– Lecciones aprendidas

3. Producto, servicio o resultado final

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