Costos Gerenciales Para Toma de Decisiones en Una Empresa

Holistic Consulting S.A.

Colegio de Contadores Públicos de LimaComité de Finanzas

Febrero 2004

CPC Carlos A. Fanárraga Valenzuela

Costos Gerenciales para la Toma de decisiones en un entorno ERP

�Holistic Consulting S.A.

1. Objetivo 2. Contabilidad de Costos3. Definiciones CO4. Módulo de Controlling (CO)5. Estructura Organizativa6. Datos Maestros7. Procesos Empresariales8. Descripción de Mejoras9. Conclusiones

Contenido

Objetivo

Conocer los componentes del Módulo de Contabilidad Interna (Controlling –CO) a ser utilizados en la empresa para cubrir las necesidades de información requerida para tomar mejores decisiones operativas y estratégicas

Contabilidad de Costos

Contabilidad Financiera(Contabilidad Externa)

Contabilidad de Costos(Contabilidad Interna)

�Esta limitada por los principios que restringen el conjunto de reglas de medición de costos e ingresos.

�Tiene una perspectiva histórica, losinformes que genera se enfocan en lo que ha sucedido en el pasado.

�Es extra-contable y por lo tanto no esta limitada por los principios contables.

�Se enfoca al futuro, proporcionandopresupuestos y otras proyecciones de costos e ingresos.

La administración de costos son las acciones que se toman para satisfacer a los clientes, al mismo tiempo que se reducen y controlan continuamente loscostos. El éxito de ésta depende de que las decisiones sean mejores debidoa la información que proporciona la contabilidad de costos.

Centro de Costos

• Unidad de una organización que asume la responsabilidad del uso correcto de los recursos, es decir, de los costos.

• El criterio aplicado para su evaluación consiste en:– fijar la cantidad que ha de producir, en base a un

costo plan– establecer como objetivo la minización del costo

total– Medirse a traves de indices de productividad y

uso de la capacidad instalada• Ejemplos: El área de mantenimiento de la empresa

es un centro de costos porque es encargado únicamente de los costos.

Centro de Beneficios

• Unidad organizativa de la empresa que tiene responsabilidad tanto sobre los costos como sobre los ingresos de la actividad que desarrolla, de forma que su objetivo es la maximización del beneficio.

• Se caracteriza por gozar de independencia operativa y de libre acceso a la fuentes de aprovisionamiento y a los mercados.

• Ejemplo: El negocio de Linea Blanca de la empresa puede ser visto como un Centro de Beneficios que consolida el Centro de Beneficios Tienda Blanca de cada tienda.

Definiciones CO

� Sociedad, es una unidad contable independiente, que representa una entidad jurídica.

� Sociedad CO, es la unidad organizativa que define la utilización de la contabilidad de costos dentro de la organización.

� Las clases de costo primarias, son la fuente de alimentación principal del modulo de Controlling y corresponden con las cuentas contables de gastos relevantes para la contabilidad de costos.

� Las clases de costo secundarias, se utilizan exclusivamente para movimientos de Subrepartos. No tienen cuentas contables correspondientes y sólo se definen en CO.

� Valores Estadísticos (VE), es el valor medible que se asigna a CeCo, OI y CeBe y que se utilizan como base de referencia o “driver” de distribución de los costos.

� Imputaciones, es el registro de apuntes contables relacionados a CeCo, OI ó CeBe. Las imputaciones pueden determinar el cargo ó abono en cualquier CeCo, OI ó CeBe.

� Objeto de Costo, es un elemento colector de costos. Todo objeto de costo es de naturaleza extra-contable, pero se alimenta directamente desde la contabilidad.

Definiciones CO

� Clase de Centro de Costo, es el propósito empresarial general del centro de costo.

� Jerarquía estándar, refleja la organización de los CeCo en la empresa. Toda Sociedad CO debe tener una jerarquía, que incluya todos los CeCo de esa sociedad CO. Además de la JE pueden existir diferentes agrupaciones de CeCo.

Dirección

Gerencias

Jefaturas

Nodo Nodo

CeCo CeCo

Definiciones CO

� Ordenes Internas (OI), se utilizan para representar actividades para las que se requiere controlar los gastos, tales como: � Organización de un evento� Realización de un proyecto

CeBeCeBe 11

CeBeCeBe 33

CeBe 2

CeBeCeBe 44

CeBeCeBe 55

Definiciones CO

620000 Salarios

636000 Electricidad

634000 Mantenimiento

Comedor620000 6000,-636000 1000,-634000 2000,-�� 9000,-931000 -9000,-Subreparto (Comedor)

Regla de imputación :Valor estadístico

(Empleados )

Empleados30

Empleados10

Empleados50

1000 -1000 - Compras 1220 -1220 - Auditoría 3200 -3200 - Proyectos

931000 +3000,- 931000 +1000,- 931000 +5000,-

� Cierre, es el proceso por el cual los costos imputados desde las áreas operativas son distribuidos hacia los Objetos de Costo finales.

Módulo de Controlling

Nivel 3

Productos

CeCo CeCo

OIOI OI

CeBe CeBe CeBe

CeBe CeBe

Nivel 1

Imputación de Costos

Finanzas yContabilidadImputación de

Costos

Ingresos Varios

Sistema de Facturación Integral

Ingresos por Ventas

Sistema de Control de Ventas

Valores Estadísticos dedistribución de costos

Sistema de VE

GASTOS INGRESOS

Gastos de Materiales y Suministros

Sistema de Gastos

Consumos de mercadería

Nivel 2

Nivel 3

Nivel 2

Nivel 1

Rotonda S.A.

Proceres S.A.

Las Palmas S.A.

Grupo Rey GREY

Estructura Organizativa – Eléctrodomésticos REY

La Esquina S.A.

Sociedades FI

Sociedad CO

Sociedades FI

Almacenes S.A.El Pilar S.A. El CentroS.A.Obelisco S.A.Servicios S.A.

Clases de Costo Secundarias - REY

63600001

63600002

Electricidad

63100004

Teléfono

93600000

Servicios Públicos

� El código de las Clases de Costo Secundarias empiezan con el dígito 9

� Los CeCo de soporte de Tiendas serán consideradas como clases de costo secundarias

Jerarquía Estándar - REY

El Pilar S.A. y Almacenes S.A.

El Pilar S.A.Gestión El Pilar S.A.Marketing El Pilar S.A.Oblisco S.A.

Areas de ventasLinea blancaTelevisoresComputo

Areas de soporte de ventasAreas de soporte administrativo

Almacenes S.A.Gestión Almacenes S.A.Marketing Almacenes S.A.El Centro S.A.

Areas de soporte de ventasAreas de soporte administrativo

Jerarquía Estándar – Servicios S.A.

Servicios S.A.Servicios S.A.

Gerencia GeneralDespacho Gerencia GeneralAsesoría y Consultoría

Gerencia de MarketingPublicidadPromociones Mix de productosProductos nuevos

Gerencia de VentasMercados localesMercados exteriorFuerza de venta

Gerencia de FinanzasFinanzas CorporativaContabilidad, Costos y PresupuestosTesorería

Gerencia de Recursos HumanosSelección CapacitaciónPlanillas

Centros de Costo - REY

Estructura de Codificación del CeCo: 1 2 3 4 5 6 Area Tienda Tipo de tienda Grupo de tienda

1 1 01 07

D01- Linea Blanca

Centros de Costo - REY

Centros de Ventas Articulos del hogar Línea blancaTelevisores EntretenimientoHogar

Otros ComputoEntretenimientoRelojes

Centros de soporte a ventas AnfitrionasCajasOtorgamiento de créditoReponedoresDespachadores

Centros de soporte administrativo Gerencia de tiendaÁrea de personalCafeteríaLimpiezaSeguridad

AREAS DE RESPONSABILIDAD

NEGOCIOPRINCIPAL

APOYO DELNEGOCIO

PRINCIPAL

Modelo de negocio: Contabilidad de Costos - REY

ENTIDADES DE APOYO AL NEGOCIO

AlmacenesMarketing

AdministraciónTransporte

ENTIDADES DE VENTASLinea blanca - T01Televisores - T02

Computo - S01Entretenimiento - H01

Centros de Beneficio - REY

El Pilar S.A.Gestión El Pilar S.A.Marketing El Pilar S.A.Oblisco S.A.

Almacenes S.A.Gestión Almacenes S.A.Marketing Almacenes S.A.El Centro S.A.

Matriz de Gestión de CeBe - REY

xxxxxxTotal

YCeBeCeBeCeBeCeBeCeBeCeBeHogar

YCeBeCeBeCeBeCeBeCeBeCeBeRelojes

YCeBeCeBeCeBeCeBeCeBeCeBeEntretenimiento

YCeBeCeBeCeBeCeBeCeBeCeBeComputo

YCeBeCeBeCeBeCeBeCeBeCeBeTelevisores

YCeBeCeBeCeBeCeBeCeBeCeBeLinea blanca

TotalPALESQCENROTPROOBETiendas\Categorias

Gerente de Linea

GerenteDe tienda

Estado de Ganancias y Pérdidas por CeBe - REY

Obelisco Próceres Rotonda El Centro La Esquina Las Palmas

Ventas NetasCosto de ventasMargen bruto

Gastos operacionales

Gastos administrativosGastos de ventas

Margen operativo

Otros ingresos y egresos

Margen antes gastos corporativos

Gastos corporativos

Margen antes de impuestos

Estado de Ganancias y Pérdidas por CeBe - REY

Linea Televiso- Computo Entreteni- Relojes HogarBlanca res miento

Ventas NetasCosto de ventasMargen bruto

Gastos operacionales

Gastos administrativosGastos de ventas

Margen operativo

Otros ingresos y egresos

Margen antes gastos corporativos

Gastos corporativos

Margen antes de impuestos

Ordenes Internas - REY

Promociones

Ventas de carpa

Actividades comerciales

Campañas

Produccióninterna

XXXXXXYY

CODIFICACIÓN

1XXXXX

2XXXXX

3XXXXX

4XXXXX

Valores Estadísticos - REY

Codigo Denominación Und. FuenteVal. Est. Fijo Total

VAL00001 Caja por tiendas Und. X SistemasVAL00002 % de asignación de transporte % X AlmacenVAL00003 % asignado por decoración % X DiseñoVAL00004 Mt2 por cada CeCo para todas las sociedades Mt2 X Ser. Gen.VAL00005 Número de vendedores por tienda Und. X PlanillaVAL00006 Mt2 por cada CeBe para todas las cociedades Mt2 X DiseñoVAL00007 % variable sobre el consumo de teléfono fijo % X Ser. Gen.

Tipo Val. Est.

Cierre - REY

Adm. Tienda

AdministraciónCaja Seguridad Cafeteria

Linea blanca

Limpieza

AlquileresElectricidadAgua

Televisores

Cómputo

Entretenimiento

Planificación - REY

�La planificación de costos se realizará por cada una de las áreas responsables por Centro de Costo

�La planificación de costos se realizará por cada Clase de Costo

�Cada Gerente de Línea tendrá a su cargo la planificación de los ingresos correspondientes a sus Centros de Beneficio

Descripción de Mejoras

�Conocimiento y evaluación de la rentabilidad para las diferentesunidades de negocio (Centros de Beneficio) del Grupo, permitiendo una mejor gestión de los mismos.

�Manejo de los CeBe que nos permitirán medir la gestión del Gerente de Categoría y Jefe de Tienda en términos de la rentabilidad real de la categoría ó agrupación de categorías.

�Información de los gastos por Centro de Costo, traspasando las barreras contables e identificando realmente los gastos donde corresponden para lograr una mejor asignación de los recursos del Grupo.

�Asignación automática de los gastos a Centros de Costo a través de los módulos del ERP, tales como cargas de Personal, depreciación y otros gastos.

�Planificación de los costos e ingresos, en base a la Planeación Estratégica del Grupo, definiendo de esta manera estándares que permitan medir la gestión de las diferentes unidades de responsabilidad.

Rol del Contador

El reto de liderar un proceso implementación de un ERP en lo que se refiere a la Contabilidad Interna, demanda del profesional contable las siguientes competencias:

�Conocimiento pleno de negocio

�Conocimiento de la necesidad de información de la empresa

�Conocimientos básicos de Base de Datos

�Entender los componentes del módulo de Contabilidad Interna (CO)del ERP

�Entender la integración entre el módulo de CO y los otros módulos del ERP

�Diseñar creativamente una estructura ad-hoc, rompiendo con los esquemas pre-establecidos

�Actitud creativa, prospectiva, orientada al cliente

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