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DOCUMENTO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
INFORME EFICACIA DE PLANES DE MEJORAMIENTO CIERRE
VIGENCIA FISCAL 2015
OFICINA DE CONTROL INTERNO
BOGOTÁ D.C Enero de 2016
DOCUMENTO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
TABLA DE CONTENIDO Pg.
1. OBJETIVO GENERAL 3
2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 3
3. ALCANCE DEL INFORME 4
4. RESPONSABILIDAD 4
5. DESARROLLO DE LAS ACCIONES 4
6. OPINIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO 41
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INFORME DE PLANES DE MEJORAMIENTO
De acuerdo con lo dispuesto el procedimiento P-EM-06 Formulación, seguimiento y evaluación de Planes de Mejoramiento actividad 9) evaluar la eficacia de los planes de mejoramiento y en la NTC GP 1000: 2009 - numerales:
8.5.1 Mejora continua
8.5.2 Acción correctiva literal f)
8.5.3 Acción preventiva literal e)
La Oficina de Control Interno del Departamento Administrativo, mediante auditorías realizó evaluación a las acciones formuladas en los planes de mejoramiento que se cumplieron durante la vigencia 2015 por parte de los procesos y dependencias de la entidad, las cuales se constituyen en mecanismos de control a la gestión institucional.
1. OBJETIVO GENERAL
Evaluar la eficacia de los planes de mejoramiento que se finalizaron con corte a diciembre 31 de la vigencia 2015, mediante auditorías a las acciones implementadas en dichos planes.
2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Verificar en el Aplicativo SIGEPRE – módulo de mejoras los planes de
mejoramiento que se solicitaron y finalizaron en la vigencia 2015.
Comprobar que las acciones formuladas en los planes de mejoramiento fueron implementadas y eficaces para realizar el cierre definitivo.
Solicitar nuevo plan de mejoramiento cuando no fueron eficaces las acciones implementadas.
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3. ALCANCE DEL INFORME
Planes de mejoramiento finalizados hasta el mes de DICIEMBRE de 2015.
4. RESPONSABILIDAD
Es responsabilidad de las dependencias y/ o procesos el contenido de la información suministrada por éstas y que las acciones implementadas eliminaron las causas que dieron origen al hallazgo o evitaron que se materializara un riesgo; de igual forma que se implementaron acciones de mejoramiento continuo. La responsabilidad de la Oficina de Control Interno, es producir un informe que contenga la opinión sobre el estado de los planes y la eficacia o no eficacia de los mismos.
5. DESARROLLO DE LAS ACCIONES
Para del desarrollo de la auditoría se realizaron las siguientes acciones:
1. Identificación de los planes de mejoramiento que finalizaron las
dependencias y/o procesos:
2. Distribución de los planes finalizados a cada asesor de la Oficina de
Control Interno para la evaluación de la eficacia.
3. Evaluación de la eficacia de los planes de mejoramiento finalizados por
cada uno de los asesores de la Oficina de Control Interno.
3.1 Análisis del Estado Total de los Planes de Mejoramiento
A continuación se presenta el reporte del estado de los planes de mejoramiento con corte a 31 de diciembre de 2015:
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Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Módulo de Mejoras
De acuerdo con este reporte, se observa que a la fecha se han cancelado 144 Planes de Mejoramiento en el aplicativo SIGEPRE por motivos de no utilización adecuada de los parámetros establecidos en el procedimiento de Formulación, Control y Evaluación de Planes de Mejoramiento F-EM-06 y cambio de estructura de la Presidencia de la República. En desarrollo se encuentran 368 planes de mejoramiento, de los cuales 87 se encuentran vencidos porque no se cumple con los tiempos establecidos en el flujo
Cuenta de
CódigoTipo
Estado Estado del paso Paso actual
No
Conformidad
Potencial
No
Conformidad
Real
Oportunidad
de Mejora
Total
general
Cancelada Al día Asignar Responsable de la Mejora 5 22 6 33
Asignar responsable de las mejoras 3 15 4 22
Ejecución y seguimiento 1 1 1 3
Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento 1 2 3 6
Formulación 3 5 3 11
Formular el Plan de Mejoramiento 1 5 9 15
Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento 4 4
Revisar y aprobar el Plan de Mejoramiento 5 13 3 21
Revisión y Aprobación por parte de la Oficina de Control Interno 13 4 17
Validación del plan por parte del Jefe de Proceso o Área 1 7 8
Validar el Plan de Mejoramiento 2 2
Verificar la Efectividad del Plan de Mejoramiento 1 1
Verificar los resultados del Plan de Mejoramiento 1 1
Total Al día 20 83 41 144
Total Cancelada 20 83 41 144
En Desarrollo Al día Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento 10 50 40 100
Formular el Plan de Mejoramiento 2 2 4
Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento 12 58 32 102
Revisar y aprobar el Plan de Mejoramiento 1 2 3
Validar el Plan de Mejoramiento 1 1
Verificación la Efectividad del Plan de Mejoramiento 1 1
Verificar los resultados del Plan de Mejoramiento 2 6 2 10
Total Al día 27 120 74 221
Vencido Ejecución y seguimiento 1 1 2
Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento 6 26 16 48
Formular el Plan de Mejoramiento 7 11 4 22
Revisar y aprobar el Plan de Mejoramiento 1 3 4
Validar el Plan de Mejoramiento 4 5 9
Verificar los resultados del Plan de Mejoramiento 2 2
Total Vencido 18 46 23 87
Total En Desarrollo 45 166 97 308
Finalizada Al día Evaluación por parte de la Oficina de Control Interno 95 181 54 330
Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento 39 79 65 183
Verificación la Efectividad del Plan de Mejoramiento 3 1 4
Verificar la Efectividad del Plan de Mejoramiento 1 1
Total Al día 134 264 120 518
Total Finalizada 134 264 120 518
Nueva Al día Asignar Responsable de la Mejora 2 1 3
Total Al día 2 1 3
Vencido Asignar Responsable de la Mejora 2 1 1 4
Total Vencido 2 1 1 4
Total Nueva 2 3 2 7
Total general 201 516 260 977
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del aplicativo SIGEPRE y en el procedimiento de Formulación, Control y Evaluación de Planes de Mejoramiento F-EM-06 y en especial en los pasos de ejecutar las acciones y realizar seguimiento al plan de mejoramiento (48 mejoras) y el de formular el plan de mejoramiento (22 mejoras), este tema se explicará en el punto 3.3. Se han finalizado en el aplicativo SIGEPRE 518 mejoras las cuales se les emitió concepto de Eficaces. Y por último se presentan 7 mejoras que se encuentra en el paso de solicitud para formular plan de mejoramiento. 3.2 Estado de los Planes de Mejoramientos Vigencia 2015
Con base en el reporte anterior de las mejoras, se identificaron los planes de mejoramiento que se solicitaron y finalizaron en la vigencia 2015 y que fueron objeto de evaluación en las auditorias que se realizaron durante el año 2015. Durante el 2015 se formularon 298 planes de mejoramiento, de los cuales se presenta el siguiente análisis:
DESCRIPCIÓN
CATIDAD
PORCENTAJE
Cancelados 23 7.71
Ejecución y Seguimiento 177 59.40
Finalizadas 98 32.89
TOTAL 298 100
3.3 Estado de las Mejoras Vencidas:
Con base en el reporte del estado de los planes de mejoramiento anterior, se describe a continuación las mejoras vencidas (87 MEJORAS VENCIDAS):
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Código
Proceso Área organizativa Estado del paso
NCP-0198
Adquisición de Bienes y Servicios ÁREA DE CONTRATOS Vencido
NCR-0462
Adquisición de Bienes y Servicios ÁREA DE CONTRATOS Vencido
NCP-0212
Adquisición de Bienes y Servicios ÁREA DE CONTRATOS Vencido
NCR-0514
Adquisición de Bienes y Servicios ÁREA DE CONTRATOS Vencido
NCP-0210
Adquisición de Bienes y Servicios ÁREA DE CONTRATOS Vencido
NCR-0511
Adquisición de Bienes y Servicios ÁREA DE CONTRATOS Vencido
NCR-0495
Adquisición de Bienes y Servicios ÁREA DE CONTRATOS Vencido
NCP-0211
Adquisición de Bienes y Servicios ÁREA DE CONTRATOS Vencido
NCR-0513
Adquisición de Bienes y Servicios ÁREA DE CONTRATOS Vencido
NCR-0214 Atención al Usuario
CONSEJERIA P. PARA LOS DERECHOS HUMANOS Vencido
NCR-0402 Atención al Usuario GRUPO DE ATENCION AL USUARIO Vencido
NCR-0323 Atención al Usuario GRUPO DE ATENCION AL USUARIO Vencido
NCR-0418 Atención al Usuario GRUPO DE ATENCION AL USUARIO Vencido
NCR-0326 Atención al Usuario GRUPO DE ATENCION AL USUARIO Vencido
NCR-0325 Atención al Usuario GRUPO DE ATENCION AL USUARIO Vencido
NCR-0327 Atención al Usuario GRUPO DE ATENCION AL USUARIO Vencido
OM-0186 Atención al Usuario GRUPO DE ATENCION AL USUARIO Vencido
NCR-0461 Atención al Usuario GRUPO DE ATENCION AL USUARIO Vencido
NCR-0328 Atención al Usuario GRUPO DE ATENCION AL USUARIO Vencido
OM-0164 Atención al Usuario GRUPO DE ATENCION AL USUARIO Vencido
NCR-0489 Atención al Usuario GRUPO DE ATENCION AL USUARIO Vencido
NCR-0466 Direccionamiento Estratégico
DIRECCION PARA LA ESTRATEGIA DE COMUNICACIONES Vencido
NCR-0467 Direccionamiento Estratégico ÁREA ADMINISTRATIVA Vencido
NCR-0433 Direccionamiento Estratégico
FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ Vencido
NCR-0490
Evaluación, Control y Mejoramiento OFICINA DE CONTROL INTERNO Vencido
NCP-0203
Evaluación, Control y Mejoramiento OFICINA DE CONTROL INTERNO Vencido
OM-0024 Gestión Administrativa ÁREA ADMINISTRATIVA Vencido
NCR-0406 Gestión Administrativa ÁREA ADMINISTRATIVA Vencido
NCR-0242 Gestión Administrativa ÁREA ADMINISTRATIVA Vencido
NCR-0239 Gestión Administrativa ÁREA ADMINISTRATIVA Vencido
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NCR-0244 Gestión Administrativa ÁREA ADMINISTRATIVA Vencido
NCR-0241 Gestión Administrativa ÁREA ADMINISTRATIVA Vencido
NCR-0405 Gestión Administrativa ÁREA ADMINISTRATIVA Vencido
NCR-0246 Gestión Administrativa ÁREA ADMINISTRATIVA Vencido
OM-0115 Gestión Administrativa ÁREA ADMINISTRATIVA Vencido
OM-0123 Gestión Administrativa ÁREA ADMINISTRATIVA Vencido
NCR-0471 Gestión Administrativa ÁREA ADMINISTRATIVA Vencido
NCR-0408 Gestión Administrativa ÁREA ADMINISTRATIVA Vencido
NCR-0407 Gestión Administrativa ÁREA ADMINISTRATIVA Vencido
NCP-0183 Gestión de Asuntos Políticos DIRECCIÓN PARA ASUNTOS POLÍTICOS Vencido
NCP-0185 Gestión de Asuntos Políticos DIRECCIÓN PARA ASUNTOS POLÍTICOS Vencido
NCP-0193 Gestión de Asuntos Políticos SECRETARÍA DE TRANSPARENCIA Vencido
NCR-0482 Gestión de Asuntos Políticos Vencido
NCR-0410 Gestión de Asuntos Políticos Vencido
NCR-0409 Gestión de Asuntos Políticos Vencido
NCR-0507 Gestión de Asuntos Políticos
FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ Vencido
NCR-0413 Gestión de Asuntos Políticos Vencido
NCR-0411 Gestión de Asuntos Políticos Vencido
OM-0247 Gestión de Asuntos Políticos DIRECCION PARA EL POSCONFLICTO Vencido
OM-0227 Gestión de Asuntos Políticos CONSEJERIA P. PARA LOS DERECHOS HUMANOS Vencido
OM-0189 Gestión de Asuntos Políticos SECRETARIA DE TRANSPARENCIA Vencido
OM-0171 Gestión de Asuntos Políticos DIRECCION DE SEGURIDAD Vencido
OM-0217 Gestión de Asuntos Políticos DIRECCION PARA EL POSCONFLICTO Vencido
OM-0215 Gestión de Asuntos Políticos DIRECCION DE SEGURIDAD Vencido
NCP-0219 Gestión de Asuntos Políticos
DIRECCION PARA LA COORDINACION DE VIVIENDA Vencido
NCP-0209 Gestión de Asuntos Políticos
DIRECCION PARA LA A.I CONTRA MINAS ANTIPERSONALES Vencido
NCP-0218 Gestión de Asuntos Políticos
DIRECCION DE COORDINACION DE INFRAESTRUCTURA Vencido
NCP-0217 Gestión de Asuntos Políticos
DIRECCION PARA PROYECTOS ESPECIALES Vencido
NCP-0208 Gestión de Asuntos Políticos
DIRECCION PARA LA A.I CONTRA MINAS ANTIPERSONALES Vencido
NCR-0483 Gestión de Asuntos Políticos Vencido
OM-0255 Gestión de Asuntos Políticos C. PRESIDENCIAL DEL S. COMPETITIVIDAD E INNOVACIÓN Vencido
NCR-0504 Gestión de Asuntos Políticos
DIRECCION PARA LA A.I CONTRA MINAS ANTIPERSONALES Vencido
NCR-0492 Gestión de Asuntos Políticos
DIRECCION PARA LA A.I CONTRA MINAS ANTIPERSONALES Vencido
OM-0198 Gestión de Asuntos Políticos CONSEJERIA P. PARA LOS DERECHOS HUMANOS Vencido
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OM-0179 Gestión de Asuntos Políticos CONSEJERIA P. PARA LA EQUIDAD DE LA MUJER Vencido
NCP-0204
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
SECRETARÍA PARA LA SEGURIDAD PRESIDENCIAL Vencido
OM-0226
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
DIRECCION PARA RELACION CON LOS MEDIOS Vencido
OM-0168
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
DIRECCION PARA RELACION CON LOS MEDIOS Vencido
OM-0167
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
DIRECCION PARA RELACION CON LOS MEDIOS Vencido
NCP-0213
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa DIRECCION DE DISCURSOS Vencido
OM-0257
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa DIRECCION DE DISCURSOS Vencido
NCP-0187 Gestión Documental ÁREA ADMINISTRATIVA Vencido
NCR-0384 Gestión Documental ÁREA ADMINISTRATIVA Vencido
NCR-0294 Gestión Documental ÁREA ADMINISTRATIVA Vencido
OM-0238 Gestión Documental ÁREA ADMINISTRATIVA Vencido
NCR-0496 Gestión Documental ÁREA ADMINISTRATIVA Vencido
NCR-0383 Gestión Documental ÁREA ADMINISTRATIVA Vencido
NCR-0420 Gestión Documental ÁREA ADMINISTRATIVA Vencido
OM-0138 Gestión Documental ÁREA ADMINISTRATIVA Vencido
NCP-0205 Gestión Documental ÁREA ADMINISTRATIVA Vencido
NCP-0206 Gestión Documental ÁREA ADMINISTRATIVA Vencido
NCR-0498 Gestión Documental ÁREA ADMINISTRATIVA Vencido
NCR-0497 Gestión Documental ÁREA ADMINISTRATIVA Vencido
OM-0145 Gestión Jurídica SECRETARÍA JURÍDICA Vencido
NCR-0247 Talento Humano ÁREA DE TALENTO HUMANO Vencido
OM-0180 Talento Humano OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO Vencido
OM-0136 Tecnologías de Información y Comunicaciones
ÁREA DE TECNOLOGÍA Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN. Vencido
Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Módulo de Mejoras
Mediante correo electrónico se les informó a cada una de las dependencias responsables de las mejoras que debían cargar la información y actualizarla en el aplicativo SIGEPRE, se Recomienda 1 que se registren oportunamente las acciones en el aplicativo SIGEPRE, con el fin de tener registros disponibles en el aplicativo de las acciones por parte de los responsables.
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3.4 Estado de las Mejoras Finalizadas en la vigencia 2015:
Para la vigencia 2015 se finalizaron 190 planes de mejoramiento, los cuales
fueron objeto de evaluación por parte de las auditorías realizadas durante el año,
para determinar la eficacia en el cumplimiento de las acciones implementadas y si
las causas que generaron el hallazgo fueron eliminadas o evitaron la
materialización de algún riesgo, así como las acciones de mejoramiento
implementadas.
A continuación se presenta el siguiente reporte del estado de los planes de
mejoramiento finalizados en el 2015:
MEJORAS 2015
Finalizados 190
Pendientes de evaluación por la CGR 33
Pendiente de evaluar Proceso de Evaluación, Control y Mejoramiento 3
Eficaces 128
No Eficaces 26
Los 33 planes de mejoramiento pendientes de evaluación por parte de la
Contraloría General de la República, son los siguientes:
No. Código Proceso Nombre Área organizativa Evaluación
de la Eficacia
1 NCR-0333
Adquisición de Bienes y Servicios
CGR-Hallazgo No. 04: Certificaciones de contratos vigencia 2013
ÁREA DE CONTRATOS
Pendiente
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2 NCR-0350
Adquisición de Bienes y Servicios
CGR-Hallazgo No. 20: Planeación contractual vigencia 2013
ÁREA DE CONTRATOS
Pendiente
3 NCR-0352
Adquisición de Bienes y Servicios
CGR-Hallazgo No. 22. Modalidad de selección contratación. Vigencia 2013
ÁREA DE CONTRATOS
Pendiente
4 NCR-0351
Adquisición de Bienes y Servicios
CGR-Hallazgo No. 21: Supervisión. Vigencia 2013
ÁREA DE CONTRATOS
Pendiente
5 NCR-0331
Direccionamiento Estratégico
CGR-Hallazgo No. 02: Indicadores vigencia 2013
OFICINA DE PLANEACIÓN
Pendiente
6 NCR-0354
Direccionamiento Estratégico
CGR-Hallazgo No 24: Riesgos. Vigencia 2013
OFICINA DE PLANEACIÓN
Pendiente
7 NCR-0341
Gestión de Asuntos Políticos
CGR-Hallazgo No. 12: Cumplimiento de metas del Proyecto vigencia 2013
CONSEJERIA PRESIDENCIAL PARA LA PRIMERA INFANCIA
Pendiente
8 NCR-0429
Gestión de Asuntos Políticos
AP - rol de direccionamiento de la política
CONSEJERIA P. PARA LA EQUIDAD DE LA MUJER Pendiente
9 NCR-0401
Gestión de Asuntos Políticos
AP- Incumplimiento en los principios presupuestales de programación de anualidad
CONSEJERIA P. PARA LA EQUIDAD DE LA MUJER
Pendiente
10 NCR-0343
Gestión de Asuntos Políticos
CGR-Hallazgo No. 14: Gestión del Proyecto vigencia 2013
DIRECCION PARA LA A.I CONTRA MINAS ANTIPERSONALES Pendiente
11 NCR-0336
Gestión de Asuntos Políticos
CGR-Hallazgo No. 07: Sistema de Información vigencia 2013
CONSEJERIA P. PARA LOS DERECHOS HUMANOS Pendiente
12 NCR-0400
Gestión de Asuntos Políticos
AP - Promoción de núcleos familiares de la pobreza extrema
CONSEJERIA P. PARA LA EQUIDAD DE LA MUJER
Pendiente
DOCUMENTO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
13 NCR-0398
Gestión de Asuntos Políticos
AP - Ineficiencia en la operación de la estrategia
CONSEJERIA P. PARA LA EQUIDAD DE LA MUJER Pendiente
14 NCR-0342
Gestión de Asuntos Políticos
CGR-Hallazgo No. 13. Planes territoriales vigencia 2013
DIRECCION PARA LA A.I CONTRA MINAS ANTIPERSONALES Pendiente
15 NCR-0338
Gestión de Asuntos Políticos
CGR-Hallazgo No. 09: Gestión de proyecto vigencia 2013
SECRETARIA DE TRANSPARENCIA
Pendiente
16 NCR-0345
Gestión de Asuntos Políticos
CGR-Hallazgo No 15. Gestión de procesos planificadores- Cumplimiento de compromisos. Vigencia 2013
P.P. INDÍGENAS
Pendiente
17 NCR-0394
Gestión de Asuntos Políticos
AP - Integración Comisión Intersectorial
CONSEJERIA PRESIDENCIAL PARA LA PRIMERA INFANCIA Pendiente
18 NCR-0335
Gestión de Asuntos Políticos
CGR-Hallazgo No.06: Política de Derechos Humanos y Derecho internacional Humanitario vigencia 2013
CONSEJERIA P. PARA LOS DERECHOS HUMANOS
Pendiente
19 NCR-0340
Gestión de Asuntos Políticos
CGR-Hallazgo No 11: Política integral- Sistema de información vigencia 2013
CONSEJERIA PRESIDENCIAL PARA LA PRIMERA INFANCIA
Pendiente
20 NCR-0346
Gestión de Asuntos Políticos
CGR-Hallazgo No. 16: Acuerdos de Prosperidad vigencia 2013
DIRECCION PARA LAS REGIONES
Pendiente
21 NCR-0399
Gestión de Asuntos Políticos
AP - Ineficaz articulación institucional y en la gestión
CONSEJERIA P. PARA LA EQUIDAD DE LA MUJER
Pendiente
22 NCR-0396
Gestión de Asuntos Políticos
AP - Reporte Enfoque Diferencial - Comisión Intersectorial.
CONSEJERIA PRESIDENCIAL PARA LA PRIMERA INFANCIA
Pendiente
DOCUMENTO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
23 NCR-0339
Gestión de Asuntos Políticos
CGR-Hallazgos No. 10: Cumplimiento de compromisos- política vigencia 2013
P.P. AFROCOLOMBIANO
Pendiente
24 NCR-0395
Gestión de Asuntos Políticos
AP- Esfuerzo Territorial - Comisión Intersectorial
CONSEJERIA PRESIDENCIAL PARA LA PRIMERA INFANCIA Pendiente
25 NCR-0355
Gestión de Asuntos Políticos
CGR-Hallazgo No 25: Aplicativo de viáticos. Vigencia 2013
ÁREA DE TALENTO HUMANO
Pendiente
26 NCR-0428
Gestión de Asuntos Políticos
AP - Asignación y ejecución de recursos a las acciones del CONPES
CONSEJERIA P. PARA LA EQUIDAD DE LA MUJER
Pendiente
27 NCR-0337
Gestión de Asuntos Políticos
CGR-Hallazgo No. 08: Identificación de riesgos del proceso -Indicadores vigencia 2013
CONSEJERIA P. PARA LOS DERECHOS HUMANOS
Pendiente
28 NCR-0397
Gestión de Asuntos Políticos
AP- Compromisos adquiridos - Comisión Intersectorial.
CONSEJERIA PRESIDENCIAL PARA LA PRIMERA INFANCIA
Pendiente
29 NCR-0334
Gestión Financiera
CGR-Hallazgo No. 05: Reservas Presupuestales vigencia 2012 vigencia 2013
ÁREA FINANCIERA
Pendiente
30 NCR-0348
Gestión Jurídica
CGR-Hallazgo No. 18: Gestión documental (0.I). Vigencia 2013
SECRETARÍA JURÍDICA
Pendiente
31 NCR-0349
Gestión Jurídica
CGR-Hallazgo No. 19: Gestión procesos Judiciales (D). Vigencia 2013
SECRETARÍA JURÍDICA
Pendiente
32 NCR-0347
Gestión Jurídica CGR-Hallazgo No 17: Pagos. Vigencia 2013
SECRETARÍA JURÍDICA
Pendiente
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33 NCR-0332
Talento Humano
CGR-Hallazgo No. 03: Cumplidos de comisión vigencia 2013
ÁREA DE TALENTO HUMANO
Pendiente
Nota: Esta evaluación se hará posiblemente por la Contraloría General de la
República en la auditoria regular integral al DAPRE de la vigencia 2014 y 2015,
prevista para el segundo semestre de 2016.
De los 3 planes de mejoramiento pendientes del proceso de Evaluación, Control y
mejoramiento, no se evaluó la eficacia, porque esta actividad debe ser realizada
por una persona diferente a la Oficina de Control Interno que los tiene a cargo y
se tiene definido evaluarlos en el proceso de auditorías de calidad para la vigencia
2016.
Con respecto a los 128 EFICACES, 77 planes de mejoramiento fueron evaluados
en las auditorías realizadas hasta noviembre 2015 y 51 fueron evaluadas en la
auditoría practicada en enero de 2016.
No. Código Proceso Nombre Área organizativa Evaluación
de la Eficacia
1 NCP-0179
Direccionamiento Estratégico
DE - Plan de actualización MECI
OFICINA DE PLANEACIÓN
EFICAZ
2
OM-0134
Direccionamiento Estratégico
AP - Fortalecer el equipo de la Alta Consejería para Asuntos Políticos en el manejo de la información legislativa
DIRECCION PARA ASUNTOS POLÍTICOS
EFICAZ
3
NCR-0404
Direccionamiento Estratégico
DE - Cumplimiento indicador Oportunidad en la atención de solicitudes de modificación a planes operativos
OFICINA DE PLANEACIÓN
EFICAZ
4 OM-0104
Direccionamiento Estratégico
DE-Optimización Normograma
OFICINA DE PLANEACIÓN
EFICAZ
5
OM-0103
Direccionamiento Estratégico
DE-Lanzamiento aplicativos Comisiones al Exterior y Publicación Hojas de Vida
OFICINA DE PLANEACIÓN
EFICAZ
6 NCP-0153
Direccionamiento Estratégico
DE- Administración Riesgos de Corrupción
OFICINA DE PLANEACIÓN
EFICAZ
7 NCR-0414
Direccionamiento Estratégico
DE - Estructura Orgánica
OFICINA DE PLANEACIÓN
EFICAZ
8 OM-0182 Direccionamiento DE-Actualización Plan OFICINA DE EFICAZ
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Estratégico Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana
PLANEACIÓN
9 NCR-0320
Direccionamiento Estratégico
DE- Normograma OFICINA DE PLANEACIÓN
EFICAZ
10 NCP-0158
Direccionamiento Estratégico
DE- Control de Documentos
OFICINA DE PLANEACIÓN
EFICAZ
11 NCP-0189
Direccionamiento Estratégico
DE - Concordancia entre indicadores
OFICINA DE PLANEACIÓN
EFICAZ
12 NCR-0450
Direccionamiento Estratégico
DE- Actualización e identificación de un riesgo asociado a la prestación del servicio
OFICINA DE PLANEACIÓN
EFICAZ
13
OM-0097
Evaluación, Control y Mejoramiento
EM - Mantenimiento y mejoramiento del desempeño de los auditores
OFICINA DE CONTROL INTERNO
EFICAZ
14
OM-0151
Evaluación, Control y Mejoramiento
EM - Revisión y actualización de la caracterización - Revisión Alta Dirección
OFICINA DE CONTROL INTERNO
EFICAZ
15
OM-0166
Evaluación, Control y Mejoramiento
EM-Rendición de Cuentas y Participación Ciudadana
OFICINA DE CONTROL INTERNO
EFICAZ
16
OM-0150
Evaluación, Control y Mejoramiento
EM - Mejorar la ponderación de la Matriz Calificación y Programación de Auditorías
OFICINA DE CONTROL INTERNO
EFICAZ
17
OM-0149
Evaluación, Control y Mejoramiento
EM - Documentar las asesorías brindadas por la Oficina de Control Interno
OFICINA DE CONTROL INTERNO
EFICAZ
18 NCR-0292
Evaluación, Control y Mejoramiento
EM-Hallazgo 1 Acciones preventivas ICONTEC 2013
OFICINA DE CONTROL INTERNO
EFICAZ
19 OM-0177
Gestión de Asuntos Políticos
Capacitación lineamientos de Planeación 2015
CONSEJERIA P. PARA LOS DERECHOS HUMANOS
EFICAZ
20 NCR-0369
Gestión de Asuntos Políticos
AP - Evaluación Servicios Misionales - Entidades Estatales - Programa Derechos Humanos
CONSEJERIA P. PARA LOS DERECHOS HUMANOS
EFICAZ
21 OM-0173
Gestión de Asuntos Políticos
Plan de mejoramiento infografías desminado humanitario
DIRECCION PARA LA A.I CONTRA MINAS ANTIPERSONALES
EFICAZ
22 NCP-0150
Gestión de Asuntos Políticos
AP - Contabilidad DIRECCION PARA LA A.I CONTRA MINAS ANTIPERSONALES
EFICAZ
23 NCP-0152
Gestión de Asuntos Políticos
AP- Elementos en el lugar al cual fueron destinados
CONSEJERIA PRESIDENCIAL PARA LA PRIMERA INFANCIA
EFICAZ
24 NCP-0151
Gestión de Asuntos Políticos
AP - Entrega de Elementos
CONSEJERIA PRESIDENCIAL PARA LA PRIMERA INFANCIA
EFICAZ
25
OM-0135
Gestión de Asuntos Políticos
AP - Evaluar la eficacia del seguimiento de la Alta Consejería para Asuntos Políticos a la
DIRECCION PARA ASUNTOS POLÍTICOS
EFICAZ
DOCUMENTO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
agenda legislativa
26 NCR-0376
Gestión de Asuntos Políticos
AP - Evaluación Servicios Misionales - Entidades Estatales - Programa Colombia Joven
DIRECCION S. NACIONAL DE JUVENTUD COLOMBIA JOVEN
EFICAZ
27
NCR-0212
Gestión de Asuntos Políticos
AP - No efectividad NCR-0107 No Conformidad 4 del informe auditoría. Del Programa Colombia Joven
DIRECCION S. NACIONAL DE JUVENTUD COLOMBIA JOVEN
EFICAZ
28
NCR-0213
Gestión de Asuntos Políticos
AP - No efectividad NCR-0108 NO Conformidad 5 del informe de auditoría. Del Programa Colombia Joven.
DIRECCION S. NACIONAL DE JUVENTUD COLOMBIA JOVEN
EFICAZ
29 NCP-0165
Gestión de Asuntos Políticos
AP-Fondo PAZ-Caja fuerte
FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ
EFICAZ
30
OM-0176
Gestión de Asuntos Políticos
AP - DP Regiones documentación seguimiento a compromisos
DIRECCION PARA LAS REGIONES
EFICAZ
31
OM-0175
Gestión de Asuntos Políticos
AP-Mejorar la etapa de viabilización de proyectos de infraestructura para la Primera Infancia
CONSEJERIA PRESIDENCIAL PARA LA PRIMERA INFANCIA
EFICAZ
32
OM-0160
Gestión de Asuntos Políticos
AP- Georreferenciación de los proyectos de infraestructura para la Primera Infancia (Plan Padrino)
CONSEJERIA PRESIDENCIAL PARA LA PRIMERA INFANCIA
EFICAZ
33 OM-0174
Gestión de Asuntos Políticos
AP – D Regiones documentación fichas regionales
DIRECCION PARA LAS REGIONES
EFICAZ
34 NCR-0372
Gestión de Asuntos Políticos
AP - Evaluación Servicios Misionales - Entidades Estatales - AC para la Equidad de la Mujer
CONSEJERIA P. PARA LA EQUIDAD DE LA MUJER
EFICAZ
35
OM-0213
Gestión de Asuntos Políticos
AP - Mejoramiento del seguimiento interno de las tareas de la Consejería Presidencial del Sistema de Competitividad e Innovación
C. PRESIDENCIAL DEL S. COMPETITIVIDAD E INNOVACION
EFICAZ
36 NCP-0173
Gestión de Asuntos Políticos
AP-Clasificación de las comunicaciones
DIRECCION PARA LAS REGIONES
EFICAZ
37 NCP-0182
Gestión de Asuntos Políticos
Ap -ACP Regiones Control de Registros
DIRECCION PARA LAS REGIONES
EFICAZ
38 OM-0162
Gestión de Asuntos Políticos
Capacitar al personal que ingresa nuevo a la consejería de DDHH.
CONSEJERIA P. PARA LOS DERECHOS HUMANOS
EFICAZ
39 NCR-0381
Gestión de Asuntos Políticos
Ap-Reporte servicio no conforme - Programa de Derechos Humanos
CONSEJERIA P. PARA LOS DERECHOS HUMANOS
EFICAZ
DOCUMENTO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
40 NCR-0367
Gestión de Asuntos Políticos
AP-Actividades de control
CONSEJERIA P. PARA LA EQUIDAD DE LA MUJER
EFICAZ
41 NCR-0361
Gestión de Asuntos Políticos
Ap-Derechos Humanos-Control de Documentos actas Comité Intersectorial 2014
CONSEJERIA P. PARA LOS DERECHOS HUMANOS
EFICAZ
42 NCR-0362
Gestión de Asuntos Políticos
Ap-Derechos Humanos-Control de Registros Actas Comité Intersectorial 2014
CONSEJERIA P. PARA LOS DERECHOS HUMANOS
EFICAZ
43 NCP-0181
Gestión de Asuntos Políticos
AP-ACPEM control de registros
CONSEJERIA P. PARA LA EQUIDAD DE LA MUJER
EFICAZ
44 NCP-0176
Gestión de Asuntos Políticos
AP-Comunicación organizacional - Equidad de la Mujer
CONSEJERIA P. PARA LA EQUIDAD DE LA MUJER
EFICAZ
45 NCR-0382
Gestión de Asuntos Políticos
AP-Reporte servicio No Conforme - Secretaría de Transparencia
SECRETARÍA DE TRANSPARENCIA
EFICAZ
46 NCR-0379
Gestión de Asuntos Políticos
AP-Resultados Planificados-Secretaría de Transparencia
SECRETARÍA DE TRANSPARENCIA
EFICAZ
47 NCP-0168
Gestión de Asuntos Políticos
AP-Ejecución presupuestal Auditoría de Calidad 2014
SECRETARÍA DE TRANSPARENCIA
EFICAZ
48 OM-0118
Gestión Financiera GF-Actualización documentos Proceso de Gestión Financiera
ÁREA FINANCIERA EFICAZ
49
OM-0146
Gestión Financiera
Mejorar el análisis de datos del indicador denominado Presupuesto ejecutado
ÁREA FINANCIERA EFICAZ
50 OM-0158
Talento Humano TH-OCIDISC-actualizar procedimiento Disciplinario Ordinario
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
EFICAZ
51 OM-0127
Talento Humano TH- HOJA DE VIDA DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS
ÁREA DE TALENTO HUMANO
EFICAZ
52 OM-0130
Talento Humano TH- REINDUCCIÓN ÁREA DE TALENTO HUMANO
EFICAZ
53 OM-0112
Talento Humano TH- TRAMITE CERTIFICACIÓN LABORAL
ÁREA DE TALENTO HUMANO
EFICAZ
54 NCR-0316
Talento Humano TH - Tratamiento en la clasificación de la información
ÁREA DE TALENTO HUMANO
EFICAZ
55 NCR-0313
Talento Humano
TH - Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario
ÁREA DE TALENTO HUMANO
EFICAZ
56 NCR-0391
Talento Humano TH - Revocación de comisiones
ÁREA DE TALENTO HUMANO
EFICAZ
57 NCP-0156
Talento Humano TH - desvinculación del personal de planta
ÁREA DE TALENTO HUMANO
EFICAZ
58 NCR-0386
Talento Humano TH- Control en el Tramite de Comisiones
ÁREA DE TALENTO HUMANO
EFICAZ
59 NCR-0392
Talento Humano TH - Personas Autorizadas para la Legalización de
ÁREA DE TALENTO HUMANO
EFICAZ
DOCUMENTO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
Comisiones
60 NCR-0390
Talento Humano TH - Informe de Comisiones al Exterior
ÁREA DE TALENTO HUMANO
EFICAZ
61
NCR-0299
Talento Humano
TH- Materialización riesgo Incumplimientos legales en la liquidación de las novedades laborales y prestacionales
ÁREA DE TALENTO HUMANO
EFICAZ
62 OM-0129
Talento Humano TH-GESTIÓN AMBIENTAL
ÁREA DE TALENTO HUMANO
EFICAZ
63 NCR-0317
Talento Humano TH - aplicación de controles a la información clasificada
ÁREA DE TALENTO HUMANO
EFICAZ
64 NCP-0157
Talento Humano TH - diligenciamiento incorrecto de registros
ÁREA DE TALENTO HUMANO
EFICAZ
65 NCR-0315
Talento Humano TH - entrega de la primera dotación
ÁREA DE TALENTO HUMANO
EFICAZ
66 NCR-0389
Talento Humano TH - Control de Documentos Caja Menor
ÁREA DE TALENTO HUMANO
EFICAZ
67
OM-0114
Talento Humano
TH-PLAN DE MEJORAMIENTO MANUAL DE FUNCIONES
ÁREA DE TALENTO HUMANO
EFICAZ
68 NCR-0329
Tecnologías de Información y Comunicaciones
TI- Control de Documentos
ÁREA DE TECNOLOGÍA Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN
EFICAZ
69
OM-0184
Tecnologías de Información y Comunicaciones
Optimización Política Editorial Web
ÁREA DE TECNOLOGÍA Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN
EFICAZ
70 NCR-0322
Atención al Usuario AU- Revisión del reporte del servicio no conforme
GRUPO ATENCIÓN AL USUARIO
EFICAZ
71 NCR-0310
Atención al Usuario AU - Tiempo límite de las respuesta en el aplicativo
GRUPO ATENCIÓN AL USUARIO
EFICAZ
72 NCR-0416
Adquisición de Bienes y Servicios
BS - Información SIGEP contratistas
ÁREA DE CONTRATOS EFICAZ
73 NCR-0393
Adquisición de Bienes y Servicios
BS-SECOP Incumplimiento art 25 Decreto 1510 de 2013
ÁREA DE CONTRATOS EFICAZ
74 NCR-0311
Adquisición de Bienes y Servicios
BS - Informes de Supervisión
ÁREA DE CONTRATOS EFICAZ
75 NCR-0447
Adquisición de Bienes y Servicios
BS- Publicación de la información contractual en el SECOP
ÁREA DE CONTRATOS EFICAZ
76 NCR-0449
Adquisición de Bienes y Servicios
BS - Registro de la información en el SECOP
ÁREA DE CONTRATOS EFICAZ
77 OM-0125
Adquisición de Bienes y Servicios
BS- OM Publicidad de Contratación Ley 1712/14
ÁREA DE CONTRATOS EFICAZ
DOCUMENTO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
78 OM-0200
Adquisición de Bienes y Servicios
BS - Competencias contratistas DAPRE
ÁREA DE CONTRATOS
EFICAZ: De acuerdo con las acciones implementadas y con el concepto emitido por el DAFP, se pudo determinar la no realización de ajuste a los estudios previos para contratación directa.
79 NCR-0448
Adquisición de Bienes y Servicios
BS - Control de registros
ÁREA DE CONTRATOS
EFICAZ: Porque se eliminó la causa que generó la No Conformidad, lo que permitió alcanzar la meta de fortalecer el control de registro de los documentos contractuales.
80 OM-0161
Atención al Usuario
Notificación personal de respuesta a peticiones
SUBDIRECCIÓN DE OPERACIONES
EFICAZ: Se cumplió con la acción de mejora, se creó el documento de notificación personal, se documentó en el SIGEPRE, el mismo fue socializado y en la actualidad se digitaliza e incluye en la plataforma de correspondencia de la entidad lo que permite contar con un formato oficial de notificación personal.
81 NCR-0419
Atención al Usuario
AU - Esquema de publicación ley 1712
GRUPO DE ATENCIÓN AL USUARIO
EFICAZ: Se observa en la página web de la Entidad un esquema de publicación. http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/atencion/Paginas/instrumentos-gestion-informacion-publica.aspx.
82 NCR-0324
Atención al Usuario
AU- Resultados Planificados
GRUPO DE ATENCIÓN AL USUARIO
EFICAZ: El proceso de Atención al Usuario viene formulando planes de mejoramiento por autocontrol, cumpliendo la meta propuesta por la Oficina de Planeación.
DOCUMENTO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
83 OM-0073
Atención al Usuario
AU - PRODUCTO y/o SERVICIO NO CONFORME 2013
GRUPO DE ATENCIÓN AL USUARIO
EFICAZ: Se eliminó la causa de la No Conformidad toda vez que la herramienta para el reporte de los productos y/o servicios no conformes se actualizó, se fomentó la cultura institucional del producto no conforme.
84 OM-0122
Gestión Administrativa
REITERADAS MODIFICACIONES AL PLAN DE COMPRAS DEL AREA ADMINISTRATIVA
ÁREA ADMINISTRATIVA
EFICAZ: Se realizó e implementó procedimiento interno para levantamiento de especificaciones técnicas y se realizó reunión de grupo interdisciplinario para el estudio de mercado. Con estas 2 actividades se han minimizado las modificaciones al PAA.
85 NCP-0192
Gestión Administrativa
GA- Control de registros
ÁREA ADMINISTRATIVA
EFICAZ: Se está controlando el registro total de lo entregado al operario por parte del supervisor, debido al seguimiento y control a los insumos del contrato de aseo con la generación de herramienta en Excel de control y registro de los elementos de recibo y entrega de los insumos de aseo y adjunta a cada informe de supervisión el soporte de documental del control y registro. Actualmente se mantiene el control para los contratos de igual objeto, el cual se adjunta al informe mensual de supervisión.
86 NCP-0191
Gestión Administrativa
GA - Contrato 023-14
ÁREA ADMINISTRATIVA
EFICAZ: Se está controlando por parte del supervisor del contrato a través del seguimiento sobre los equipos mínimos requeridos para
DOCUMENTO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
garantizar el Servicio de Vigilancia con la implementación de recorridos mensuales para verificar que cada puesto de vigilancia cuente con los equipos y se adjunta a los informes de supervisión las evidencias documentales de la verificación de los equipos. Actualmente se mantiene el control para los contratos de igual objeto, el cual se adjunta al informe mensual de supervisión.
87 NCP-0177
Gestión de Asuntos Políticos
AP - Evaluación Servicios Misionales - Entidades Estatales - Programa de Minas
DIRECCION PARA LA A.I CONTRA MINAS ANTIPERSONALES
EFICAZ: De acuerdo con las acciones implementadas, la Dirección DAICMA realizó la evaluación y el análisis de datos de los sub servicios mejorando la calificación para la vigencia 2014 obteniendo una calificación de 4,37, quedando dentro del rango de calificación establecido en el Manual de Servicios Misionales (4,00).
88 NCP-0169
Gestión de Asuntos Políticos
AP - Registro y documentación de acciones preventivas y de mejora de la Alta Consejería para las Comunicaciones
DIRECCION PARA LA ESTRATEGIA DE COMUNICACIONES
EFICAZ: Se evidencia el registro y documentación de acciones preventivas y de mejora de la dirección, para cumplir con la meta establecida en el indicador Índice de Proactividad de la mejora, a través de la implementación, seguimiento, registro y documentación.
DOCUMENTO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
89 NCP-0170
Gestión de Asuntos Políticos
AP - Cargue oportuno de los avances de las actividades del plan operativo 2014 de la Alta Consejería
DIRECCION PARA LA ESTRATEGIA DE COMUNICACIONES
EFICAZ: Se registran y aprueban oportunamente las actividades del Plan de Acción de la Dirección, con la evidencia e implementación de capacitaciones en el manejo del SIGEPRE a los funcionarios de la dependencia, cargue oportuno de los avances de las actividades, envío para aprobación por parte del Director, preparación de insumos para el cargue oportuno de los avances de las actividades previa finalización de la misma, revisión y aprobación por parte del Director, de los registros realizados por los asesores.
90 NCR-0445
Gestión de Asuntos Políticos
NO SE HAN ACTUALIZADO E IDENTIFICADO NUEVOS RIESGOS EN LA OFICINA DEL ALTO COMISIONADO PARA LA PAZ OACP
OFICINA DEL ALTO COMISIONADO PARA LA PAZ
EFICAZ: Este plan de mejoramiento se cerró satisfactoriamente 21/mayo de 2015 y se cumplió con la mejora propuesta identificando 2 riesgos nuevos y otro se reformuló. Los 3 riesgos siguen vigentes, para la Oficina del Alto Comisionado para la Paz y su Dirección Temática.
91 NCR-0373
Gestión de Asuntos Políticos
AP - Evaluación Servicios Misionales - Entidades Estatales - AC para las Regiones
DIRECCION PARA LAS REGIONES
EFICAZ: Porque se eliminó la causa que generó la No Conformidad, lo que permitió alcanzar la meta al mejorar la percepción del cliente Entidades Estatales al pasar de 3.5 nivel medianamente satisfecho a 4.11 Satisfecho
DOCUMENTO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
92 NCR-0424
Gestión de Asuntos Políticos
AP - Deposito Legal CONSEJERIA P. PARA LOS DERECHOS HUMANOS
EFICAZ: Dando cumplimiento a lo establecido en el Articulo 213 del Decreto 019 de 2011 la Consejería Presidencial para los Derechos Humanos está remitiendo la información requerida a la Biblioteca Nacional, como se evidenció en los oficios remisorios OFI15-00037630, OFI15-00044601 y OFI15-00037658
93 OM-0197
Gestión de Asuntos Políticos
AP- Modificación Indicador POP2015 Dirección de Políticas Públicas
DIRECCION DE POLITICAS PUBLICAS
EFICAZ: Se realizó el ajuste en el SIGEPRE del Indicador Documentos técnicos de política pública de la Dirección para las Políticas Públicas en cual se encuentra analizado y cerrado por reestructuración del DAPRE en el 2015.
94 OM-0091
Gestión de Asuntos Políticos
APSC - Fortalecimiento del equipo de la Alta Consejería en temas de gestión pública
DIRECCION DE SEGURIDAD
EFICAZ: La oportunidad de mejora fue eficaz toda vez que de conformidad con las auditorías realizadas a las PSQR en las cuales la dirección fue auditada no se determinaron respuestas extemporáneas a las PSQR
95 OM-0170
Gestión de Asuntos Políticos
AP-DS-Instancia de Coordinación Inter-direcciones al interior del Despacho del Ministro Consejero.
DIRECCION DE SEGURIDAD
EFICAZ: La oportunidad de mejora fue eficaz toda vez que se cumplió la meta al realizar las 6 reuniones de coordinación inter-dirección realizadas
96 OM-0207
Gestión de Asuntos Políticos
AP-CPEM-FORTALECIMIENTO DE LA PLANEACIÒN
CONSEJERIA P. PARA LA EQUIDAD DE LA MUJER
EFICAZ: Con las acciones implementadas para esta mejora se logró articular y fortalecer la planeación operativa con el Plan Nacional de Desarrollo 2016 -
DOCUMENTO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
2018 y se actualizó el proyecto de inversión bajo los nuevos lineamientos y los otros ejes temáticos misionales de la Consejería.
97 OM-0225
Gestión de Asuntos Políticos
MEJORA EN ELTRÁMITE DE PSQR - CPEM
CONSEJERIA P. PARA LA EQUIDAD DE LA MUJER
EFICAZ: Se fortalecieron los controles para el trámite de las PSQR, tal como se verificó en los reportes del último trimestre de la vigencia 2015.
98 OM-0206
Gestión de Asuntos Políticos
AP-DEGAE Documentación de actividades de la Dirección de Ejecución de Gobierno y AE
DIRECCION DE GOBIERNO Y AREAS ESTRATEGICAS
EFICAZ. Se cumplió con la acción de mejora, se documentaron en el SIGEPRE las actividades que se realizan al interior de la Dirección.
99 OM-0208
Gestión de Asuntos Políticos
AP-CPEM-REFORZAR CONOCIMIENTO MISIONAL
CONSEJERIA P. PARA LA EQUIDAD DE LA MUJER
EFICAZ: A través de muestra aleatoria se verificó que se fortalecieron los conocimientos y las capacidades del personal de la CPEM en la información básica necesaria para desarrollar su propósito en los cuatro ejes temáticos establecidos como misionales.
100 OM-0209
Gestión de Asuntos Políticos
AP-CPEM-REUNIONES DE SEGUIMIENTO A LA GESTIÒN
CONSEJERIA P. PARA LA EQUIDAD DE LA MUJER
EFICAZ: Se realizan las reuniones de seguimiento a la gestión de la Consejería para la Equidad de la Mujer dos veces por mes, como se evidenció en las actas adjuntas que soportan las acciones cumplidas.
101 OM-0173
Gestión de Asuntos Políticos
Plan de mejoramiento infografías desminado humanitario
DIRECCION PARA LA A.I CONTRA MINAS ANTIPERSONALES
EFICAZ: Se realizan reuniones (virtual o presencialmente) para la revisión de insumos y definición de la infografía y se publica la información del desminado humanitario de
DOCUMENTO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
manera más entendible.
102 OM-0178
Gestión de Asuntos Políticos
AP- Fortalecer las asistencia técnica y la asesoría que presta la CPEM
CONSEJERIA P. PARA LA EQUIDAD DE LA MUJER
EFICAZ: Se fortaleció la Asistencia técnica y la asesoría que presta la Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer a sus clientes, mediante la implementación de la Guía G-AP-02 GUÍA PARA INCORPORAR LA TRANSVERSALIZACIÓN DE GÉNERO EN EL SECTOR PÚBLICO (ALCALDÍAS, GOBERNACIONES Y ENTIDADES, aprobada por el SIGEPRE.
103 OM-0181
Gestión de Asuntos Políticos
AP-PAGINA WEB OFICINA DEL ALTO COMISIONADO PARA LA PAZ -OACP-
OFICINA DEL ALTO COMISIONADO PARA LA PAZ
EFICAZ: Esta mejora se cerró satisfactoriamente el 04 de marzo de 2015, a partir de la mejora la Oficina cuenta con su página web la cual está en funcionamiento y debidamente actualizada.
104 OM-0203
Gestión de Asuntos Políticos
AP-Comisiones de viajes Col Joven
DIRECCION S. NACIONAL DE JUVENTUD COLOMBIA JOVEN
EFIACAZ: Se fortaleció el proceso de programación y seguimiento de las comisiones de viaje de la Dirección, con la implementación de controles tanto en la aprobación de las comisiones como en la presentación de informes y cierre de la comisión, esto acordes con las directrices en la utilización del aplicativo de comisiones del DAPRE - Área de Talento Humano
DOCUMENTO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
105 NCP-0175
Gestión de Asuntos Políticos
AP-Seguimiento y medición Alta Consejería para las Comunicaciones
DIRECCIÓN PARA LA ESTRATEGIA DE COMUNICACIONES
EFICAZ: El indicador de proactividad se cumplió en los términos establecidos.
106 NCR-0380
Gestión de Asuntos Políticos
AP-Resultados planificados - Alta Consejería para la Seguridad y Convivencia
DIRECCIÓN DE SEGURIDAD
EFICAZ: Se implementaron todas las actividades del plan de mejoramiento, lo que permitió fortalecer los lineamientos para la planeación de la Dirección de Seguridad.
107 NCP-0175
Gestión de Asuntos Políticos
AP-Seguimiento y medición Alta Consejería para las Comunicaciones
DIRECCIÓN PARA LA ESTRATEGIA DE COMUNICACIONES
EFICAZ: Se realiza seguimiento eficaz al desempeño de la Dirección, evidenciado con la revisión, reporte y análisis de datos del indicador índice de proactividad de la mejora de la dependencia. Se establecen mejoras si es el caso, como resultado del análisis del indicador índice de proactividad. Validación del registro y análisis de los datos del indicador a semestral, en la fecha de captura del mismo. Establecimiento de punto de control para garantizar el seguimiento a la planeación operativa. Adicionalmente, se mantiene el control para los indicadores de la Dirección.
108 NCR-0368
Gestión de Asuntos Políticos
AP-Satisfacción del cliente - Alta Consejería para las Comunicaciones
DIRECCIÓN PARA LA ESTRATEGIA DE COMUNICACIONES
EFICAZ: La Dirección para la estrategia de comunicaciones realizó todas las acciones de encaminadas a evaluar el sub-servicio 2.1: Asistencia en el Desarrollo de Proyectos de Comunicación de las
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Entidades (Dirección para la Estrategia de Comunicación), el cual presenta para el año 2014 el análisis de datos para la evaluación de las entidades estales y de acuerdo con las funciones definidas en el decreto 1649-2014 no presta servicios de atención directa con la población beneficiaria.
109 OM-0237
Gestión de Asuntos Políticos
FORMATO PARA PRESENTACION INFORMES PLAN OPERATIVO
OFICINA DEL ALTO COMISIONADO PARA LA PAZ
EFICAZ: Esta mejora finalizó el 29 de octubre de 2015, a partir de esa fecha la OACP cuenta con un formato estandarizado para la presentación de los informes de actividades que suben al plan operativo del SIGEPRE. (Eficaz).
110 OM-0152
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
SA - Mejoramiento de la selección del personal para la Casa Militar
CASA MILITAR
EFICAZ: El 27 de octubre del 2014 se cargó el plan del proceso de selección del personal del CAMIL y se está aplicando en la actualidad, el 31 de diciembre se establecieron los formatos para efectuar una carpeta por cada miembro de la Casa Militar a fin de verificar bien el perfil de cada candidato los formatos fueron: carpeta datos personales, F-SA-12 formato estudio de confiabilidad fuerza pública y hoja de datos personales.
111 OM-0142
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
SA - SEGURIDAD CLASIFICACIÓN Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
SECRETARÍA PARA LA SEGURIDAD PRESIDENCIAL
EFICAZ: 1, Durante el tercer trimestre se capacitaron en temas de seguridad de la información a 672 funcionarios del Departamento
DOCUMENTO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
Administrativo para la Presidencia de la República de Colombia, quienes hacen uso de la plataforma tecnológica. De otro lado se capacitó en temas específicos de calificación de la información a 168 funcionarios adscritos a la Secretaría para la Seguridad Presidencial. 2. En el acta 020 de fecha 3 de septiembre de 2014, se evidencian los documentos de la TRD de la Secretaría para la Seguridad Presidencial y se dejó plasmado la periodicidad de verificación y el responsable de actualizar la información.
112 OM-0229
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
SA-CLASIFICACION Y SEGURIDAD DE LA INFORMACION - CASA MILITAR
CASA MILITAR
EFICAZ: Para el cuarto trimestre del año 2015 se verificó que la clasificación de la información de Casa Militar esté alineada con las tablas de retención documental del año 2014 frente al Aplicativo Taurus implementado por el DAPRE.
Así mismo con el señor EDWIN YOVANNY CABRERA HURTADO, Coordinador del Grupo de Gestión Documental trabajó en la propuesta de actualización de Tablas de Retención Documental para Casa Militar, la cual quedaría establecida para el año 2016 después del visto bueno del Archivo
DOCUMENTO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
General.
Se realizó una retroalimentación al personal de Casa Militar sobre las TRD y el Aplicativo Taurus.
113 OM-0214
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
SA- MANUAL PARA EL SERVICIO DE SEGURIDAD PRESIDENCIAL
SECRETARÍA PARA LA SEGURIDAD PRESIDENCIAL
EFICAZ: Se encuentra documentado el Manual en el SIGEPRE.
114 OM-0154
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
SA-Actualización procedimiento visitas guiadas casa de Nariño
CASA MILITAR
EFICAZ: La Casa Militar actualizó el procedimiento de visitas guiadas y se verificó su aplicación mediante la realización de un tour por Palacio a través de la página Web de Presidencia, siendo efectiva.
115 OM-0153
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
SA-Fortalecimiento de los canales de comunicación en las operaciones aéreas con el Señor Presidente, Vicepresidente y sus familias
CASA MILITAR
EFICAZ: De acuerdo a los documentos cargados mediante el SIGEPRE, existe ya la lista de verificación para las respectivas coordinaciones, a la vez que se formalizó ante la FAC, igualmente mediante el nombramiento de un Oficial Coordinador Aéreo para que lleve a cabo directamente dichas operaciones, el oficial coordinador aéreo, es quien verifica la aplicación de la lista de chequeo, y los resultados han sido óptimos.
116 OM- Gestión de Seguridad, Apoyo
SA - Secretaria Privada - Optimizar
SECRETARÍA EFICAZ: Se hizo seguimiento durante
DOCUMENTO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
0159 Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
los tiempos de respuesta de las invitaciones efectuadas al sr Presidente
PRIVADA el primer semestre de 2015 a los tiempos de respuesta de las comunicaciones que permiten mantener una comunicación constante del señor Presidente con los diferentes actores sociales, políticos, económicos e institucionales proyectando los pilares del Gobierno.
Con base en los resultados derivados, se evidencian los tiempos de respuesta por tipo de comunicación: Aniversarios Municipios Condolencias Fuerza Pública; Condolencias Personalidades colombianas y Funcionarios Presidencia; Cumpleaños Monseñores Cartas-mensaje del Presidente Mensajes discursivos del Presidente Felicitaciones Deportistas Empresas Instituciones Personas destacadas Excusas del Presidente a través del Secretario Privado.
117 OM-0190
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
Lecciones Aprendidas Eventos CAMIL
CASA MILITAR
EFICAZ: Durante este año, se inició un plan de lecciones aprendidas que se llevan a cabo cada lunes con el personal de Casa Militar, con el fin de establecer aspectos positivos y aspectos por mejorar en el desarrollo de las diferentes avanzadas que se efectúan con motivo de la agenda del señor Presidente de la República de Colombia.
DOCUMENTO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
118 OM-0222
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
SA- DE- AJUSTE PLAN OPERATIVO
DIRECCION DE EVENTOS
EFICAZ: Se modificó el Plan Operativo de la Dirección en la Estrategia 1, eliminando la actividad: "Realizar una reunión quincenal entre las dependencias con el fin de evaluar criterios aprobados por el comité de agenda y en ellas determinar la pertinencia y temática de los eventos y visitas del Presidente de la República”.
119 NCP-0134
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
SA - No se evidenció toma de decisiones de indicadores y encuesta del Sr presidente
SECRETARÍA PRIVADA
EFICAZ: Se diseñó un formato para uso del enlace que carga la información en el Sistema Integrado de Gestión, con el cual se podrá registrar la información resultante de la ejecución de las actividades de la agenda del Señor Presidente.
El formato creado permite, entre otras cosas, seleccionar, numerar, organizar y crear gráficas para el análisis de los datos que se van compilando y ponerlos a consideración de la Sra. Secretaría Privada para tomar decisiones en cuanto a la definición de la agenda.
120 NCP-0172
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
SA-Clasificación de comunicaciones SIGOB
CASA MILITAR
EFICAZ: la Secretaría para la Seguridad Presidencial está clasificando las comunicaciones de acuerdo con los procedimientos internos establecidos.
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121 NCR-0421
Gestión Documental
GD - Programa de Gestión documental
AREA ADMINISTRATIVA
EFICAZ: la Presidencia de la Republica cuenta con el programa de gestión documental el cual se encuentra publicado en la página WEB.
122 NCR-0423
Gestión Documental
GD - Índice de información clasificada y reservada
AREA ADMINISTRATIVA
EFICAZ: El archivo correspondiente al Índice de Información Clasificada y Reservada, se publicó en la página web de la Entidad, el día 3 de marzo de 2015. El documento se encuentra disponible en la URL: http://wp.presidencia.gov.co/Paginas/Default.aspx El pantallazo del documento publicado se encuentra disponible en el Plan de Mejoramiento en SIGEPRE.
123 NCR-0457
Gestión Financiera
GF - Aplicación de retenciones
ÁREA FINANCIERA
EFICAZ: Una vez verificada las acciones implementadas, las cuales se realizaron de conformidad con lo planeado, su resultado fue eficaz toda vez se están aplicando de manera correcta las retenciones.
124 NCR-0459
Gestión Financiera
GF - Diligenciamiento de formato para la legalización de la caja menor
ÁREA FINANCIERA
EFICAZ: Una vez verificada las acciones implementadas, las cuales se realizaron de conformidad con lo planeado, su resultado fue eficaz toda vez que el formato se encuentra en el aplicativo SIGEPRE código F-GA-22 y se están diligenciando todos los campos del mismo.
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125 OM-0223
Gestión Jurídica GJ-IMPLEMENTACION FORMATO
SECRETARÍA JURÍDICA
EFICAZ: Se cumplió con la acción de mejora, se creó el documento F-GJ-09 FORMATO ACTUALIZACIÓN DE CONCILIACIONES PREJUDICIALES EN EL SISTEMA eKOGUI.xlsl, el cual de documentó en el SIGEPRE, el mismo fue socializado y en la actualidad se está aplicando.
126 OM-0240
Gestión Jurídica GJ-IMPLEMENTACIÓN DE FORMATOS PARA LA REVISIÓN DE PROYECTOS DE DECRETOS DE NOMBRAMIENTO, DE ENCARGO Y PROYECTOS DE LEY
SECRETARÍA JURÍDICA
EFICAZ: Se cumplió con la acción de mejora, Adopción en el SIGEPRE de los formatos F-GJ-10 revisión proyecto de ley, F-GJ-11 Verificación Decretos de Nombramiento y F-GJ-12 Verificación Decreto de Encargo, y en la actualidad se están aplicando.
127 OM-0216
Talento Humano TH-OCID-Documentar Proceso verbal
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
EFICAZ: Se cumplió con la acción de mejora, toda vez que el proceso verbal se encuentra documentado P-TH-16 PROCEDIMIENTO VERBAL.xls
128 OM-0254
Talento Humano TH-Divulgación de procedimiento verbal
OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
EFICAZ: Se cumplió con la acción de mejora, toda vez que el proceso verbal se encuentra comunicado a través de http://intranet.presidencia.gov.co/2015/Diciembre/default.asp-http://es.presidencia.gov.co/ y sigepre@presidencia.gov.co.
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De los 26 NO EFICACES, 21 corresponden a las auditorías practicadas hasta
noviembre de 2015 y 5 a la auditoría realizada en enero de 2016, con el siguiente
reporte:
No.
Código
Proceso
Nombre
Área organizativa
Evaluación de la
Eficacia
1 NCR-0328
Atención al Usuario
AU- Reporte de Servicio y/o Producto No Conforme
GRUPO DE ATENCIÓN AL USUARIO
NO EFICAZ
2 NCR-0309
Atención al Usuario
AU - Manejo aplicativo SIGOB
GRUPO DE ATENCIÓN AL USUARIO
NO EFICAZ
3 NCR-0277
Atención al Usuario
AU - Los derechos de petición se están tramitando extemporáneamente
GRUPO DE ATENCIÓN AL USUARIO
NO EFICAZ
4 NCR-0326
Atención al Usuario
AU- Respuestas extemporánea de Derechos de Petición
GRUPO DE ATENCIÓN AL USUARIO
NO EFICAZ
5 NCR-0307
Atención al Usuario
AU - Respuesta PSQR dentro del término legal
GRUPO DE ATENCIÓN AL USUARIO
NO EFICAZ
6 NCR-0308
Atención al Usuario
AU - Respuestas extemporáneas
GRUPO DE ATENCIÓN AL USUARIO
NO EFICAZ
7 OM-0164
Atención al Usuario
AU - Oportunidad de mejora Servicio No Conforme ICONTEC 2014
GRUPO DE ATENCIÓN AL USUARIO
NO EFICAZ
8 NCR-0229
Atención al Usuario
AU - Mejora integral Peticiones, Quejas y Reclamos
GRUPO DE ATENCIÓN AL USUARIO
NO EFICAZ
9 NCP-0186
Direccionamiento Estratégico
DE - Índice proactividad mejora
OFICINA DE PLANEACIÓN
NO EFICAZ
DOCUMENTO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
10 NCP-0159
Direccionamiento Estratégico
DE- Actividades de Control
OFICINA DE PLANEACIÓN
NO EFICAZ
11 NCR-0271
Direccionamiento Estratégico
DE - Registro análisis de datos y reporte de avances en el aplicativo SIGEPRE
OFICINA DE PLANEACIÓN
NO EFICAZ
12 NCR-0321
Direccionamiento Estratégico
DE- Comunicación Interna: Clasificación de la información
OFICINA DE PLANEACIÓN
NO EFICAZ
13 NCR-0319
Gestión de Asuntos Políticos
AP - Publicación de los actos Administrativos
FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ
NO EFICAZ
14 NCR-0281
Gestión de Asuntos Políticos
AP - No se evidencia control y seguimiento al Observatorio de Asuntos de Genero
CONSEJERIA P. PARA LA EQUIDAD DE LA MUJER
NO EFICAZ
15 NCP-0174
Gestión de Asuntos Políticos
AP-satisfacción del cliente
CONSEJERIA P. PARA LA EQUIDAD DE LA MUJER
NO EFICAZ
16 NCR-0357
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
SA-Prensa-Control de registro actas consejo de redacción
DIRECCIÓN PARA LA RELACION CON LOS MEDIOS
NO EFICAZ
17 NCR-0356
Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa
SA-Prensa-Análisis de datos indicador eficiencia de recursos
DIRECCIÓN PARA LA RELACION CON LOS MEDIOS
NO EFICAZ
18 NCR-0383
Gestión Documental
GD - Clasificación de la Información
ÁREA ADMINISTRATIVA
NO EFICAZ
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19 OM-0138
Gestión Documental
GD-Diseño de Instrumento de Control para los préstamos documentales del Archivo Central
ÁREA ADMINISTRATIVA
NO EFICAZ
20 NCP-0160
Tecnologías de Información y Comunicaciones
TI- Medición y Análisis
ÁREA DE TECNOLOGIA Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN
NO EFICAZ
21 NCR-0374
Gestión de Asuntos Políticos
AP - Evaluación Servicios Misionales - Entidades Estatales - Secretaría de Transparencia
SECRETARIA DE TRANSPARENCIA
NO EFICAZ
22 NCR-
0469
Direccionamie
nto
Estratégico
DE-
Incumplimiento
de los
resultados
previstos en la
planeación
estratégica y
operativa
DAICMA
DIRECCION
PARA LA A.I
CONTRA
MINAS
ANTIPERSON
ALES
NO EFICAZ: al cierre de
la vigencia fiscal 2015
presentan indicadores
que no cumplieron las
metas propuestas,
persistiendo el hallazgo.
Indicadores:
Eventos con
MAP, MUSE o
AEI intervenidos
Áreas peligrosas
confirmadas
23 NCR-
0303
Gestión de
Asuntos
Políticos
OACP -
Respuesta
extemporáneas
a las PSQR de
la Oficina del
Alto
Comisionado
OFICINA DEL
ALTO
COMISIONAD
O PARA LA
PAZ
NO EFICAZ: Las
acciones implementadas
no han garantizado la
eliminación de las
causas que generan el
hallazgo - respuestas
extemporáneas a los
derechos de petición y
como consecuencia de
esto se formuló la
mejora NCR-0488=
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Trámite y respuesta de
las PSQR, Este plan se
encuentra en proceso de
ejecución y su fecha de
cierre es 30- de junio de
2016.
24 NCR-
0378
Gestión de
Asuntos
Políticos
AP -
Evaluación
Servicios
Misionales -
Entidades
Estatales - AC
para las
Comunicacione
s
DIRECCION
PARA LA
ESTRATEGIA
DE
COMUNICACI
ONES
NO EFICAZ: Una vez
revisados los resultados
de la Evaluación de
Percepción de Entidades
Estatales para la
vigencia 2014, se
evidenció que el Sub-
servicio: Asistencia en el
Desarrollo de Proyectos
de Comunicación de las
Entidades, no alcanzó el
rango de calificación
establecido en el Manual
de Servicios Misionales
(4.00), obtuvo un
resultado promedio de
2.67, por tal motivo se
declara no eficaz este
plan de mejoramiento.
Es importante aclarar
que el código NCR-0378
no requiere reformularse
y se puede finalizar, toda
vez que ya existe una
mejora en ejecución con
código NCR-0456,
solicitado por el Grupo
de Atención al Usuario.
25 NCR-
0412
Gestión de
Asuntos
Políticos
AP - Plan
Operativo
Unión Europea
SECRETARÍA
DE
TRANSPAREN
CIA
NO EFICAZ: Porque las
acciones implementadas
no lograron eliminar las
causas que generaron el
hallazgo y por ende no
se cumplió con la meta
del plan de
mejoramiento - Plan
DOCUMENTO INFORMACIÓN PÚBLICA Calle 7 No. 6-54, Bogotá, Colombia PBX (57 1) 562 9300 Código Postal 111711 www.presidencia.gov.co
operativo con la Unión
Europea aprobado.
26 NCR-
0360
Gestión de
Asuntos
Políticos
AP-MINAS-
Análisis de
datos
indicadores
plan
operativo2014
DIRECCION
PARA LA A.I
CONTRA
MINAS
ANTIPERSON
ALES
NO EFICAZ: Al cierre de
la vigencia fiscal 2015
presentan indicadores
sin el análisis de datos,
lo cual indica que las
acciones implementadas
no permitieron eliminar
las causas que
generaron el hallazgo.
Estos planes de mejoramientos serán devueltos a los responsables para que
formulen e implementen nuevas acciones que logren eliminar las causas que
generaron la no conformidad.
3.5 Situación Encontrada:
3.5.1 Conclusión de la Auditoria
1. Se recomienda, que se registren las acciones en el aplicativo SIGEPRE,
con el fin de tener registros disponibles en el aplicativo y cumplimiento
oportuno de las acciones por parte de los responsables.
2. Reformular planes de mejoramiento: Implementar acciones correctivas y
preventivas que logren eliminar o prevenir las causas que generaron o
generan la no conformidad real o potencial de los planes de mejoramiento
no eficaces.
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3.5.2 Resultado general de la Eficacia de los planes de mejoramiento
A continuación se presenta un resumen general de la evaluación de la eficacia de
planes de mejoramiento del el año 2012 hasta el 2015, así:
MEJORAS 2012 2013 2014 2015 Acumulado
2015
Finalizados 128 100 133 154 598
Eficaces 104 89 120 128 441
No Eficaces 24 11 13 26 74
% de No eficacia 19% 11,00% 9,77% 16,88% 12,37%
Cumplimiento de Metas
2012 %
2013 %
2014 %
2015 %
No eficaces 19 11 9,77 12,37 Meta 18 10,15 10,15 8,5 Porcentaje de cumplimiento 94,44 91,63 96,26 54,47
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En el cuadro anterior podemos observar que para la vigencia fiscal 2015 no se
cumplió con la meta propuesta del 8.50% de planes no eficaces, se obtuvo el
12.37%, es decir que el porcentaje de cumplimiento fue del 54.47% y debería
estar como mínimo en el 80%.
Por lo tanto se concluye que de los 598 planes de mejoramiento finalizados, 441
fueron eficacias y 26 no fueron eficaces, por temas la atención oportuna de
PSQR, evaluación del servicio misional, tratamiento del servicio no conforme,
análisis de datos e indicadores, logro de metas y reporte de información oportuna
en el aplicativo SIGEPRE.
6. OPINIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
Una vez evaluada la eficacia de los planes de mejoramientos de la vigencia fiscal
2015, se concluye que el Sistema Integrado de la Presidencia de la República –
SIGEPRE, viene implementado acciones correctivas, preventivas y de mejoras
eficaces que han fortalecido la gestión de los procesos y/o dependencias para la
prestación de los servicios internos y externos; sin embargo se requiere fortalecer
la implementación de acciones para la atención oportuna de PSQR, evaluación
del servicio misional, tratamiento del servicio no conforme, análisis de datos e
indicadores, logro de metas y reporte de información oportuna en el aplicativo
SIGEPRE, con el fin de aumentar el nivel de mejoramiento del sistema.
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