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1.4 Aplica Procesos para Guardar Expedientes en el Archivador
Para organizar un Archivo es necesario distinguir claramente los distintos grupos de documentos de archivo, que a continuación se detallan:
• LIBROS DE REGISTRO: El registro es el instrumento que presenta los resultados obtenidos y proporciona evidencia de las actividades desempeñadas, su finalidad es conseguir un sistema de control y de garantía externa e interna de los documentos que se presentan y de los expedientes que se reciban o envían. Estos registros tienen un valor jurídico gracias al cual podrá certificarse la existencia de un documento o expediente aunque este no se haya conservado.
EXPEDIENTES: Se entiende por expediente a la una unidad documental formada por un conjunto de documentos producidos por los sujetos intervinientes en el proceso y demás actuaciones realizadas en la investigación, organizadas y agrupados bajo un mismo número, ordenados secuencialmente, debidamente foliadas y provistas de una caratula destinada a su individualización.
ESTRUCTURA DEL EXPEDIENTE: La estructura del expediente debe ser lógica, coherente y secuencial, ordenándose los documentos de acuerdo con el procedimiento. Los criterios de formación del expediente deberán ser uniformes, lógicos, funcionales y conocidos por todo el personal involucrado en dicha tarea. Cada expediente debe estar contenido en una carpeta o folder con su respectiva caratula, en donde se asentarán todos los datos que identifiquen dicho expediente.
Archivista es un profesional cuyo objeto de trabajo es los documentos en todo su ciclo vital que puede trabajar con otros profesionales de la información (como bibliotecarios y administradores de bases de datos) en el contexto del programa de información más vasto del organismo.
1.4.2 Materiales y Elementos con los que debe contar un archivo
1.4.2.1 Recursos Humanos (Personal de Gestión y Archivo).
Un administrador de información es una persona que se ocupa de la planeación, el control y la explotación de los recursos de información de una organización en apoyo de sus asuntos.
¿Qué debe utilizar el personal de Archivo? El personal que labora en el Archivo debe contar con el material necesario para la protección de su salud física, para lo cual se le destinara los implementos de protección personal necesarios para desempeñar correctamente sus funciones, para que le proteja de uno o varios riesgos que puedan amenazar su seguridad o su salud en el trabajo.
1.4.2.2 Recursos Materiales
Elementos necesarios para realizar las actividades archivísticas.
Carpetas: Son dos hojas de cartulina, preferiblemente blanca por ambas caras, con grabados o dobleces marcados, que permiten ampliar su capacidad. Tiene en forma vertical una aleta que permite colocar su identificación.
Legajos: Son dos tapas de cartulina con gancho legajador, para asegurar los documentos los cuales no deben ir sujetos a la carpeta, sino al legajo, y éste va dentro de ella. En cuanto a los documentos que se legajan, deben quedar ordenados cronológicamente de principio a fin, es decir, como se lee un libro, respetando el orden original, por eso se recomienda introducir el gancho legajador por la tapa superior del legajo y cerrarlo por la tapa posterior, esto facilitará legajar los últimos documentos.
El legajo se identifica con los siguientes datos: Identificación, Nombre de la Oficina productora, Periodo al cual pertenecen los documentos, Folios.
Caja de Archivo: Los expedientes cuyo trámite hayan finalizado se guardaran en cajas de cartón hasta su transferencia al archivo central. • El uso de cajas de archivo para almacenar las carpetas es el sistema más
adecuado para conservar los expedientes, estas cajas son fabricadas en cartón corrugado, las cuales vienen desmontadas y se arman al momento de su utilización.
• Su tamaño debe ser de 27cm de alto, 40cm de ancho y 12.5cm de profundidad.
• El número de carpetas que contenga cada caja debe ser proporcional a su capacidad de manera que se puedan extraer sin dificultad.
• En cada una de las cajas de archivo se colocara, por fuera, una etiqueta en la cual se describirá los datos de los expedientes que contenga la caja, unidad productora, serie documental, unidad, año, número de carpetas, número de caja, además de cualquier observación importante, esto permite su eficiente ubicación y recuperación. Las ventajas que ofrece este sistema son: la protección y conservación de los expedientes y su fácil almacenaje
Los Biblioratos: Son carpetas de cartón, de lomo ancho con anillas metálicas, que servirán para archivar secuencialmente los expedientes o documentos que están siendo utilizados diariamente. Existen diferentes modelos, colores y sistemas de visor, por lo que habrá que elegir los que más se adecuen a la documentación que se ha de guardar.
Elementos auxiliares:
•ETIQUETAS ADHESIVAS MÓVILES: Servirán como índices o marcadores. Se utilizara sólo para la ordenación provisional de los documentos.
•ETIQUETAS ADHESIVAS FIJAS DE DIFERENTES TAMAÑOS Y COLORES: Están hechas para ir colocadas en las cajas y carpetas de archivo como indicadores de contenido. La utilización de diferentes colores permite diferenciar las series.
•GANCHOS METÁLICOS (CLIPS, GRAPAS): Si bien son materiales de oficina útiles, se oxidan en el corto plazo en presencia de humedad y generan manchas irreversibles en los documentos y rasgaduras por roce o extracción inadecuada, por lo general se utilizara grapas solamente cuando se deban juntar menos de diez hojas, cuando se supere este número se les juntara con ganchos preferentemente plásticas.
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