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La experiencia en la Diputación de Huelva

Expedientes de ComprasIsidoro Aguilar BaezaJefe de Desarrollo – Área de Nuevas Tecnologías

Diputación de HuelvaExpedientes de Compras

Índice.1. Situación previa.2. Solución aportada.3. Funcionamiento del flujo de compras.4. Funcionamiento del flujo de facturas.5. Situación actual.6. Futuro.

Expedientes de Compras

1.- Situación Previa

Situación previaCompras gestionadas desde cada Servicio.Parque heterogéneo / agravios comparativos.Circulación de papel desde Compras hacia todos los Servicios.Facturas “de ida y vuelta”.Acumulación de decretos.Lentitud en el trámite de la firma.

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Proceso de Compras1. Propuestas de gastos.

El Servicio genera una propuesta por un importe y a una partida presupuestaria.Se firma por el Diputado del Área y el Interventor.

2. Ofertas y adjudicación.El Servicio estima sus necesidades tecnológicas.Se piden ofertas a los proveedores.El Servicio adjudica la compra a un proveedor.

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Proceso de Compras3. Facturas.

El adjudicatario manda la factura al Registro.Se tramitan en Compras.Se remite al Servicio correspondiente.El jefe del Servicio le da el Visto Bueno y la devuelve a Compras.

4. Decretos.Se hace un decreto por cada factura, o agrupadas.Lo firma el jefe de Compras, el Presidente y el Secretario.Se remiten decreto y facturas a Intervención.Se tramita el pago y se archiva la factura con el decreto.

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Inconvenientes:Abundante circulación de papeles.Múltiples “idas y venidas” de un mismo documento entre distintos Servicios.Necesidad de múltiples firmas manuscritas.Falta de coordinación acerca de las características tecnológicas de las compras.Existencia de un parque tecnológico ampliamente heterogéneo.Excesivo volumen de decretos para la firma del Presidente.Dificultad en la búsqueda de facturas y decretos.

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Expedientes de Compras

2.- Solución Aportada

Objetivos de la Solución:Eliminar el atasco en el traslado de papel.Facilitar el acceso a la información.Garantizar la seguridad de los datos.Unificar procesos.Agilizar el proceso de firma de decretos.Proveer de un histórico de consultas.

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Solución aportada:Basada en la plataformasegura de la Intranetde la Diputación deHuelva.

Apoyada en laherramienta“Pixelware Workflow”.Solución mixta.

Usuario Cliente

Intranet

OpenSSL

Apache

PHP

CA

CódigoAplicaciones

Certificados

Aplicaciones

Autorizaciones

Certificado

WorkFlow

Datos

Documentos Servidorprocesos

ServidorWeb

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Solución aportada:Flujo de Expedientes de Compras.

Centralizado en el Área de Nuevas Tecnologías (compras tecnológicas).Dispone de una serie de pasos y documentación estandarizados para todas las compras tecnológicas de la Entidad Local.

Flujo de Facturas.Centralizado en el Área de Compras (todo tipo de compras).Solución mixta Workflow / Aplicación para el seguimiento de facturas.Interrelacionado con el Flujo de Expedientes.

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Ventajas:Entorno seguro:

Encriptación de la información.Uso del certificado digital.Firma electrónica de documentos.

Estandarización de procedimientos: Plataforma común e integrada de Workflow.Facilidad de consulta.Facilidad de seguimiento.

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Expedientes de Compras3.- Funcionamiento flujo

de compras.

Acceso al Workflow desde la Intranet:

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Ficha común del expediente:

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Tramitación:Inicio.

El Servicio que necesita algún material o servicio informático lo solicita a NNTT por correo electrónico.Un técnico se reúne con el Jefe del Servicio para recabar información adicional.Se inicia el Expediente de compra.Se elabora un estudio de necesidades.El Jefe de Nuevas Tecnologías da el visto bueno.

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Tramitación:Desarrollo.

Se le solicita al Servicio una copia de la Propuesta de Gastos que justifique el desembolso.Se readapta el estudio de necesidades si fuera necesario.Se solicitan las ofertas a los proveedores.Una vez recibidas, se genera:

Un cuadro comparativo de las ofertas.Una propuesta de adjudicación.Un informe de petición de material al adjudicatario.

El Jefe de Nuevas Tecnologías da el Visto Bueno.

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Tramitación:Ejecución.

Se pide al adjudicatario el material o servicio.Se recibe, se audita y se instala.Se le da un Visto Bueno por parte de Nuevas Tecnologías.

Terminación.Se cierra el expediente.

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Expedientes de Compras

4.- Funcionamiento flujo de facturas.

Funcionamiento del Flujo.

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Servicio

Compras

Facturarecibida

Grabacióndatos factura

Digitalización

Asignaciónde Partida ¿Conforme?

Elaboración decreto

Visto buenoresponsable

Fin

Comprobación datos

¿Correcto?

No

Sí

No

Compras: un auxiliar registra la factura y se inicia el trámite

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Redirección al Servicio:

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Servicio: el auxiliar asigna la partida presupuestaria y la remite a su jefe. También puede adjuntar la propuesta.

Si es de NNTT, se le asigna el expediente de compra.

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El jefe del Servicio da el visto bueno y puede firmar digitalmente la factura.

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La factura vuelve a compras, donde se validan los datos y se da por correcta.

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Características comunes:Cada usuario tiene una visión particular del expediente, pudiendo ver algunos datos de una ficha común.Se pueden firmar digitalmente los documentos adjuntos, incluso con firma múltiple.Se puede rechazar en todo momento un expediente, remitiéndolo a su paso anterior por una causa motivada.

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Intranet.En la intranet se puede hacer un seguimiento de todas las facturas que se han registradoPodemos ver:

Facturas que están pendientes(en algún punto del flujo).Facturas que están conformes(han sido validadas por el Servicio).Facturas que han sido canceladas.

Para cada una de ellas, podemos consultar todos sus datos, incluso a qué Servicio corresponde, quién la tiene en este momento, y qué tiene que hacer a continuación.

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Intranet.

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Diputación de HuelvaExpedientes de ComprasIntranet.

Disponemos de un interfaz con el WorkFlow que nos permite integrar el acceso a los datos de la ficha desde cualquier aplicación desarrollada por nosotros. APIWEB.

Diputación de HuelvaExpedientes de ComprasLos decretos se almacenan en un histórico.

Se pueden consultar de nuevo el PDF y volver a imprimirlo.Se pueden consultar las facturas del decreto con todos sus datos, incluidos los adjuntos.

Expedientes de Compras

5.- Situación Actual

Grado de utilización.En la actualidad, el flujo de expedientes centraliza la gestión de compras informáticas de toda la Diputación y de algunos Ayuntamientos.

Hay 2 técnicos y 1 auxiliar en Nuevas Tecnologías que tramitan los expedientes de compras.

El flujo de facturas se utiliza en Departamentos de 5 Áreas de la Diputación.

En cada Servicio, hay dos usuarios: auxiliar y responsable del mismo.En Compras, hay tres auxiliares que registran las facturas y hacen el seguimiento por la Intranet.

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Grado de satisfacción.Una vez superada la fase de adaptación, los usuarios han podido comprobar las ventajas del sistema:

Pueden tener controladas en todo momento las ofertas y las facturas que han recibido: siempre saben quién las tiene.Se ha ahorrado tiempo y dinero en llamadas telefónicas. Todas las gestiones se hacen en la Intranet.Se ha acelerado notablemente el ritmo de trabajo: una factura puede recibir el visto bueno del Servicio en cuestión de minutos. Antes se tardaba al menos 2 días.También se han minimizado notablemente el número de firmas necesarias por parte del Presidente, lo que redunda en una mayor agilidad por parte de los proveedores.

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Problemas encontrados durante la implantación:

Distribución y campaña de información sobre certificados digitales.Formación de los usuarios en las nuevas tecnologías:

Certificados.Firma Digital.Workflow.

Cambio de mentalidad tradicional.Miedo ante la desaparición del medio físico.

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Expedientes de Compras

6.- Futuro

Este flujo es una “punta de lanza” dentro de la Diputación.Se pretende la familiarización de los usuarios con el Workflow.En el próximo ejercicio pretendemos incluir a la mayoría de los Servicios dentro del flujo de facturas.

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Tareas pendientes:Eliminar completamente el flujo de papel.

Incorporar más Servicios.Incluir las propuestas de gastos en el flujo.

Relación con el ciudadano.Envío electrónico de facturas.Acceso al estado de las facturas desde la web.

Conectar con la gestión del pago.Enlace con la aplicación de Contabilidad.Enlace con la Tesorería.

Envío al Archivo de la Diputación.

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Gracias por su atención

Isidoro Aguilar BaezaJefe de DesarrolloÁrea de Nuevas TecnologíasDiputación Provincial de HuelvaE-mail: iaguilar@diphuelva.orgTfno: 959 49 48 31

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