La gestió documental electrònica a l’Ajuntament de de Cubelles … · 3 de juny. Masia...

3 de junyMasia d’en Cabanyes –Vilanova i la Geltrú

La gestió documental electrònica a l’Ajuntament de de Cubelles amb

el servei DESA’L

Núria Jané OrpíArxivera de l’Ajuntament de Cubelles

2015

De què parlarem?

1. Estratègia d’implementació

2. Fases d’implementació

– Fase 1: els serveis i els documents

– Fase 2: els documents interns

3. Els elements fonamentals

4. Els tipus d’expedients

5. Manuals elaborats

6. Desa’l

Estratègia d’implementacióPiràmide organitzativa

Administratius i auxiliars administratius

Personal tècnic

SecretàriaInterventora, OPIC

Serveis jurídicsServeis informàtics

Alcalde/essaRegidors/es

CcgarrafToni Cerdà

Arxiu municipalNúria JanéGrup de treball

e-documents

Estratègia d’implementació

Administratius i auxiliars administratius

Personal tècnic

Alcalde/essaRegidors/es

SecretàriaInterventora, OPIC

Serveis jurídicsServeis informàtics

De dalt a baixDe baix a dalt

Estratègia d’implementació

PUNTS FORTS• Implicació total en el

projecte• Generació de normativa per

dur-ho a terme• Partida pressupostària

suficient

PUNTS FEBLES• No implicació dels que

treballen dia a dia amb els documents electrònics

Resultat: el projecte no arriba a implementar-se mai del tot

De dalt a baix

Estratègia d’implementació

PUNTS FORTS• Implicació dels que

treballen dia a dia amb els documents

PUNTS FEBLES• No implicació en el projecte• No es genera la normativa

necessària per dur-ho a terme

• No hi ha consignació pressupostària suficient

Resultat: el projecte no arriba a implementar-se mai

De baix a dalt

Estratègia d’implementació

Administratius i auxiliars administratius

Personal tècnic

Alcalde/essaRegidors/es

SecretàriaInterventora, OPIC

Serveis jurídicsServeis informàtics

Resultat: cal una implicació de tots els actors perquè el projecte es pugui dur a terme

De què parlarem?

1. Estratègia d’implementació

2. Fases d’implementació

– Fase 1: els serveis i els documents

– Fase 2: els documents interns

3. Els elements fonamentals

4. Els tipus d’expedients

5. Manuals elaborats

6. Desa’l

Fases d’implementacióFASE 1: DOCUMENTS EXTERNS FASE 2: DOCUMENTS INTERNS

• Diligències d’exposició pública (e-tauler)

• Notificacions electròniques (e-notum)

• Consultes a Via Oberta• Registre d’entrada

comunicacions eacat

• Informes tècnics• Comunicacions internes• Informes i certificats

d’al·legacions• Sol·licituds d’informes a

altres departaments• Diligències• Documents comptables• Notificacions• ...

ARXIVAMENT AL DESA’L

Serveis implementats

Els documents generats

Serveis implementats

Els documents generats

Serveis implementats

Serveis implementats

Serveis implementats

Els documents generats

Serveis implementats

Els documents generats

Els documents generats

Els documents generats

Serveis implementats

Serveis que estem implementant

De què parlarem?

1. Estratègia d’implementació

2. Fases d’implementació

– Fase 1: els serveis i els documents

– Fase 2: els documents interns

3. Els elements fonamentals

4. Els tipus d’expedients

5. Manuals elaborats

6. Desa’l

Els documents internsEl grup de treball d’E-documents

- Reunions quinzenals

- Personal de diversos departaments

- Oficina de participació ciutadana (registre, padró)- Serveis tècnics (urbanisme, medi ambient)- Serveis econòmics (intervenció, tresoreria)- Recursos humans- Serveis jurídics- Contractació- Serveis generals

Els documents interns

Procediment d’aprovació i implementació

1. Proposta per part d’un dels membres del grup e-docs

2. Revisió per part de l’arxiu, qui emplena determinats camps

3. Revisió/aprovació per part dels Serveis jurídics

4. Elaboració d’un formulari normalitzat

5. Creació de la normativa autoritzant l’ús (Decret o JGL)

Priorització dels documents amb més volum

Els documents interns

Els documents interns

Els documents interns

Els documents interns

Els documents interns

Els documents interns

Avantatges: simplificació, garantia d’arribada al departament, disminució volum.

Volumetria: entre 4200 i 8500 folis entre impressions i fotocòpies (0,5-1 m/l anual)

Requisits: portasignatures(viafirma, en vies implementació)

Els documents interns

De què parlarem?

1. Estratègia d’implementació

2. Fases d’implementació

– Fase 1: els serveis i els documents

– Fase 2: els documents interns

3. Els elements fonamentals

4. Els tipus d’expedients

5. Manuals elaborats

6. Desa’l

Elements fonamentals

Codi de classificacióNúmero d’expedient

Sistema emprat: Codi de classificació_any_número d’expedient

Tasca: revisar que tots els departaments usin correctament els codis i numerin els expedients

Quadre de classificació

1. Demanar quin és el quadre de classificació

2. Comprovar la documentació física

3. Adaptar el quadre de classificació

4. Elaborar un mapa documental

5. Conscienciar els treballadors en l’ús del QdC

Quadre de classificació

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Revisió del QdC Comprovació dela documentació

física

Adaptació QdC Elaboració mapadocumental

Conscienciartreballadors ús

QdC

Percentatge assoliment objectius

Percentatge

Mapa documental

Mapa documentalApartats:• Codi actual

• Codi antic

• Sèrie/ tipologia

• Descripció

• Conservació

• Temps de conservació fase de gestió (oficines), fase

administrativa i fase històrica (arxiu municipal)

• Accés

Actualment hi ha un 40%

dels departaments amb

el Mapa documental fet

De què parlarem?

1. Estratègia d’implementació

2. Fases d’implementació

– Fase 1: els serveis i els documents

– Fase 2: els documents interns

3. Els elements fonamentals

4. Els tipus d’expedients

5. Manuals elaborats

6. Desa’l

Els tipus d’expedients

Expedient tradicional

• Únicament documents en paper

• Codi

• Número d’expedient

• Títol o assumpte

• Responsable

• Data de començament

• Data d’acabament

• Nombre de folis

Els tipus d’expedients

Expedient híbrid

• Documents en paper + documents

electrònics

• Codi

• Número d’expedient

• Títol o assumpte

• Responsable

• Data de començament

• Data d’acabament

• Nombre de documents

Els tipus d’expedients

Expedient tradicional

• Índex només usat per expedients que

van al jutjat o que poden ser

susceptibles de recursos

(Contractació, contenciosos, disciplina

urbanística...)

• S’acostuma a generar un índex en un

full a part.

• S’acostuma a fer tot l’índex un cop

l’expedient està tancat.

Els tipus d’expedients

Expedient híbrid

• Índex obligatori per indicar quins són els

documents que hi ha a l’expedient i

quins són electrònics

• Camps bàsics a l’índex: P/E, títol i

“check box” de comprovació

d’arxivament.

• Realització de l’índex a mesura que

incorporem documents

Els tipus d’expedientBeneficis • Identificació ràpida del tipus

d’expedient• Ordenació del contingut

bàsic de l’índex• Implementació normativa

en l’elaboració de l’índex

Dificultats• La major part dels

departaments no elabora índex

• Caldrà formació específica i insistència

• Caldran controls per part de secretaria i/o l’arxiu municipal

Formació ús expedients-Desa’l

Presentació de les noves carpetes d’expedients

Presentació de l’eina DESA’L

Assistència sessions Desa'l

Assistents

No assistents

Sessions teòriques

29 gener

5 febrer

12 febrer

19 febrer

De tots els departaments almenys hi va assistir 1 treballador

Formació ús expedients-Desa’LFormacions pràctiques

- Treballador per treballador

- Presentació dels diferents tipus de documents

- Comprovació bona lectura PDF signats

- Comprovació permisos Desa’l

- Pràctica creació d’expedient al Desa’l

- Pràctica creació document al Desa’l

Hi ha determinats

camps obligatoris

i altres opcionals

De què parlarem?

1. Estratègia d’implementació

2. Fases d’implementació

– Fase 1: els serveis i els documents

– Fase 2: els documents interns

3. Els elements fonamentals

4. Els tipus d’expedients

5. Manuals elaborats

6. Desa’l

Manuals elaborats

Manuals elaborats

- Manual d’ús adaptat i funcional

- Requisits propis de l’Ajuntament

(forma de reflectir els codis,

classificació edictes...)

Manuals elaborats

Manuals elaborats

La importància d’usar la mateixa

disposició és que amb la integració

dels serveis els documents electrònics

provinents de l’eacat s’arxivin

automàticament al seu expedient.

Manuals en vies d’elaboració

- Manual e-notum (adaptació)

- Manual viafirma

- Catàleg de documents administratius de

l’Ajuntament de Cubelles

De què parlarem?

1. Estratègia d’implementació

2. Fases d’implementació

– Fase 1: els serveis i els documents

– Fase 2: els documents interns

3. Els elements fonamentals

4. Els tipus d’expedients

5. Manuals elaborats

6. Desa’l

Repositori DESA’L

Repositori DESA’L

Repositori DESA’L

El repositori DESA’L

Documents arxivats actualment

• 824 documents de 291 expedients

• Tipus:

• Diligències e-tauler

• Evidències notificacions e-notum

• 1 conveni

• Consultes via oberta

• Comunicacions eacat

Gràcies per la vostra atenció