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SISTEMA DE CONTROL DE VENTAS DE LA
CAFETERA DEL INSTITUTO TECNOLGICO DE
TAPACHULA
TALLER BASE DE DATOS.
Catedrtico: MGTI. Manuel de Jess
Matuz Cruz
Carrera: Ing. Sist. Comp.
Integrantes del equipo:
Gordillo Maldonado Mayra Virginia Glvez de los Santos Daro Morales Vera Ulices Elevi
Fecha de entrega:
Enero del 2015 Tapachula, Chis de Crdova y Ordoez
Servicios
Consultas ....................................................................................................................................... 6
Altas ............................................................................................................................................ 14
Bajas ............................................................................................................................................ 21
Actualizaciones ............................................................................................................................ 28
Venta ........................................................................................................................................... 35
El presente manual corresponde al sistema de ventas de la
cafetera del Instituto Tecnolgico de Tapachula, el cual contiene
muchos servicios de beneficio al usuario correspondiente; lo primero
que se abordar es cmo empezar a usar el sistema, es decir, lo
primero que se debe de hacer es dar de alta al primer empleado que
va a definirse por defecto como el administrador, al ejecutarlo nos
aparecer lo siguiente:
Nos pedir que registremos el primero usuario, presionamos en
aceptar, y nos abrir el cuadro correspondiente para dar de alta al
primer empleado:
Una vez dado de alta el primer empleado, nos volver a mostrar el
cuadro donde ingresaremos la contrasea para ingresar al sistema y
comenzar a utilizarlo, y aparecer de la siguiente manera:
As mismo si deseamos cerrar sesin y entrar con un usuario
diferente, no es necesario cerrar el programa y volver a abrirlo, sino
tiene la opcin cerrar sesin de la siguiente manera:
Y as mismo nos aparecer de nuevo el inicio de sesin en donde
podremos elegir qu usuario se desea loggear
Consultas
Este sistema contiene diversas consultas como son las
siguientes:
Consultas de productos
Crditos
Ventas
Clientes
Empleados
Proveedores
Consulta de productos
As mismo podemos realizar las consultas de productos en donde
podremos hacer una bsqueda por el nombre.
Consulta de clientes
Al realizar la consulta se muestran todos los clientes a crdito en una
tabla, y con un filtrado de datos, ya sea por nombre o por clave:
La bsqueda se puede hacer por el nombre del cliente
La bsqueda se puede hacer por la clave del cliente
Consulta de empleados
As mismo al realizar la consulta de empleado del sistema, ste nos
muestra en una tabla todos los datos de los empleados registrados
En donde se muestran todos los datos necesarios y otorgados por
cada uno de los empleados del sistema.
Consulta de proveedores
Tambin es necesario saber o conocer los datos de los
proveedores que se encuentran registrados en el sistema, por ejemplo
se puede necesitar la direccin y el telfono de tal proveedor, y para
ello se puede realizar la consulta de proveedores.
Consulta de crditos
Aqu encontraremos el saldo deudor que el cliente a crdito
tiene en la cafetera a causa de los crditos que ha solicitado, para
hacer eso realizamos lo siguiente:
Con eso obtendremos el saldo deudor del cliente seleccionado de la
tabla, y posteriormente si el cliente lo desea puede realizar algn
abonos a la cuenta deudora, para poder reducir el saldo, solamente
presionando el botn Abonar a la cuenta.
Despus el sistema nos solicitar la cantidad a abonar que desea
realizar el cliente, sta deber ser escrita en alfanumrico (pueden ser
enteros o decimales).
Posteriormente el saldo deudor se actualizar automticamente.
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Consulta de abonos a crdito
Muchas veces es indispensable o solicitud del cliente, de alguna
informacin detallada de sus abonos a su cuenta de crdito, es decir,
las fechas que ha realizado algn abono por ejemplo, es por eso de la
existencia de ste apartado, en donde se detalla toda la informacin
acerca de abonos de cada cliente
As mismo para facilitar la bsqueda, existe un filtrado de datos el cual
se puede realizar por medio del cdigo del cliente y nombre
Consulta ventas por fecha
Es posible consultar las ventas por una fecha en especfico, y as
mismo ver la informacin detallada de todos los productos de cada
venta que se hicieron en ese da
Altas
Nuestro sistema cuenta con las siguientes altas:
Clientes a crdito
Productos
Empleados
Proveedores
Altas clientes a crdito
Si deseamos dar de alta en el sistema a un cliente para otorgarle
ventas a crdito, seleccionaremos clientes a crdito y nos mostrar lo
siguiente:
NOTA: Es necesario que se encuentre loggeado como el
administrador del sistema para poder realizar ciertas altas.
Todos los campos contienen un evento de la tecla ENTER con la cual
pasar al siguiente campo presionando esa tecla, as mismo para el
botn guardar, y de esta forma el cliente quedar registrado.
Altas proveedores
Es necesario definir los proveedores que surten los productos y
que estos estn registrados en el sistema, para cualquier duda o
aclaracin o simplemente para llevar un control de los datos de todos
los proveedores, para eso es necesario registrarlos de la siguiente
manera:
Nota: El botn ACEPTAR contiene un evento de la tecla ENTER, y
al presionar, el proveedor se guardar en la base de datos y se
mostrar en la tabla expuesta de la siguiente manera:
Altas productos
Es muy importante este paso ya que de esto depende toda la
funcin del sistema ya que sin los productos no de podrn realizar las
ventas, y para poder realizarlo se necesitan ciertos requisitos como
son el nombre del producto, precio de compra, precio de venta,
cantidad y adems el nombre del proveedor el cual surti tal
producto, usaremos la tecla ENTER para pasar de campo a campo.
Si el proveedor no se encuentra en la tabla se mostrar el siguiente
cuadro para dar de alta al proveedor y despus seleccionarlo
Una vez seleccionado el proveedor se dar click en el botn aceptar y
se guardar el producto:
Algo que cabe destacar es que si el producto ya est dado de alta en
el sistema, con solo escribir el cdigo de barras de ste, el sistema
arrojar todos los datos correspondientes al producto con ese cdigo
de barras
As por ejemplo si la cantidad de Fanta 600ml era de 24 piezas, y
escribimos 4 la cantidad se actualizar y quedarn registrados en el
sistema 28 piezas de Fanta 600ml.
Altas empleados
As como los productos es necesario dar de alta a los
empleados ya que son los que harn uso del sistema, no todos con
los mismos privilegios, para eso seguiremos los siguientes pasos
El sistema solicitar una contrasea para el empleado que se est
dando de alta, y pueda usarla para ingresar cada vez que se requiera
Se escribe la contrasea deseada y click en aceptar, y el nuevo
empleado quedar registrado en el sistema.
Bajas
Todo sistema de ventas, va a contener altas y bajas de datos
ya que algunas veces es necesario depurar o tambin restringir
algunos datos, y eso lo podemos hacer por medio de la baja de datos.
As mismo el sistema contiene las siguientes bajas:
Clientes a crdito
Empleados
Devoluciones (bajas de productos)
Bajas clientes a crdito
Solamente es necesario seleccionar el nombre del cliente que se
desea dar de baja y dar click en el botn eliminar Nos pedir la
contrasea del administrador principal del sistema para poder
efectuar la baja del cliente
Despus de otorgar la contrasea correcta al sistema, el cliente
quedar inactivo para cualquier venta a crdito que se le pueda
otorgar.
Y su estado se mostrar como inactivo.
Bajas empleados
As mismo para dar de baja a algn empleado, que haga uso del
sistema, lo haremos de la siguiente manera:
Despus de seleccionar el empleado a dar de baja se dar click en el
botn Eliminar, y solicitar la contrasea de administrador para
poder realizar el proceso.
Una vez proporcionada la contrasea de administrador el empleado
quedar inactivo.
Bajas productos
Es muy importante este apartado ya que con eso se dar una
buena imagen de la cafetera, ya que se preocupar por el bienestar y
comodidad del cliente ofreciendo devoluciones de algunos productos,
con algunas condiciones previas de devoluciones, como por ejemplo
que el producto o la venta no se haya realizado hace ms de dos
horas y que obviamente sea del mismo da
Como bien mencionamos, cumpliendo todas las condiciones para la
devolucin, es necesario tener a la mano el comprobante de compra
del cliente, ya que el sistema solicitar el folio de venta
Una vez ingresado el folio de venta se dar la informacin detallada
en la tabla inferior, de los productos comprados en esa venta, por
ejemplo:
A partir de eso, solamente es necesario seleccionar el producto que se
va a devolver (de la tabla inferior), y presionar el botn Eliminar.
Aceptamos la devolucin y el proceso finalizar y posteriormente se
reflejar en las dos tablas disponibles
As mismo la modificacin de la devolucin se ver reflejada en la
venta realizada, con ese nmero de folio.
Actualizaciones
Muchas veces es necesaria la modificacin de algunos datos que
hemos definido, es por eso que se ofrecen las modificaciones o
actualizaciones de datos, en este sistema se ofrecen las siguientes
modificaciones de datos:
Actualizacin de EMPLEADOS
Actualizacin de PRODUCTOS
Actualizacin de CLIENTES A CRDITO
Actualizacin de PROVEEDORES
Actualizacin de empleados
Como vimos muchas veces por factores cambiantes es
necesario la actualizacin o modificacin de algunos datos, en este
ejemplo de los datos de los empleados registrados en el sistema por
ejemplo el telfono, direccin.
Para modificar los datos de algn empleado en especfico es
necesarios seleccin el id_empleado del cual queremos modificar, en
la lista desplegable:
Despus modificamos los datos que deseemos y daremos click en el
botn actualizar
Y los datos modificados se vern reflejados en la tabla de arriba en
donde se encuentran los nombres de todos los empleados
Actualizacin de productos
Muchas veces es necesaria la actualizacin de datos de los
productos, por ejemplo el precio de compra, precio de venta por las
variaciones de precios que stos presentan, es por eso la necesidad
de las actualizaciones de los productos.
Una vez modificado los datos necesarios presionar el botn actualizar
y los datos de los productos se actualizarn.
Actualizacin de clientes a crdito
Es indispensable tambin realizar las actualizaciones de datos
de los diferentes clientes que tenga la cafetera, ya sea sus telfonos
celulares o incluso su direccin, y otros datos personales
De igual manera se selecciona en la lista desplegable el id_cliente del
cliente deseado y se modifican los datos necesarios
Posteriormente de haber modificado los datos necesarios por el
usuario se presionar el botn de actualizar
Y los datos se vern reflejados y modificados en la tabla
Actualizacin de proveedores
En varias ocasiones es necesaria la actualizacin de los datos de
los proveedores de la cafetera como pueden ser por ejemplo, sus
datos como el telfono, direccin.
Posteriormente se mostrarn cada uno de los datos del proveedor
como son el nombre, direccin y telfono y es ah donde se podrn
efectuar las modificaciones de datos dentro de esos campos de texto y
por ltimo paso es dar click en el botn Actualizar
Venta
La parte ms importante del sistema es la venta de productos
en donde se especifican y se seleccionan los productos que el cliente
desea comprar, y as como es la parte ms importante tiene algunas
condiciones muy especiales que a continuacin se detallarn.
Existen dos tipos de venta a crdito y contado, para efectuarla
realizaremos lo siguiente:
Este es el apartado donde se escribir el cdigo de barras del
producto a vender.
Una vez escrito el cdigo de barras se presiona ENTER y mostrar el
nombre del producto, precio unitario y la cantidad que se desea
vender en una lista desplegable
Una vez seleccionada las piezas a vender del producto presiona
ENTER y despus se confirma la venta con el botn Ok presionando
nuevamente la tecla ENTER, y posteriormente los datos de la venta se
reflejarn en la tabla
Si algn producto fue capturado errneamente o simplemente se
desea eliminar de la tabla, se debe seleccionar y dar click en el botn
Eliminar registro
Posteriormente si todos los productos son los deseados se har la
seleccin de la forma de venta o forma de pago que se realizar la
venta
VENTA A CRDITO
Si selecciona la venta a crdito, se habilitarn los campos para editar y
seleccionar el nombre del cliente que har la compra a crdito
Aqu simplemente se busca y se selecciona el nombre del cliente que
har la compra y posteriormente click en el botn efectuar venta
En otro caso si el cliente que llega a hacer la compra no se encuentra
registrado en el sistema, dar click en el botn cliente nuevo y
mostrar la pantalla donde se podr dar de alta a un cliente a crdito.
Al efectuar la venta aparecer un mensaje de confirmacin, en donde
es recomendable verificar si la venta se va a realizar de la forma
seleccionada
VENTA A CONTADO
Cuando se desea realizar una venta a contado simplemente se
selecciona la opcin correspondiente a contado y posteriormente
seleccionar el botn efectuar venta, y as como la venta a crdito
aparecer un mensaje de confirmacin para verificar la forma de pago.
En cualquier tipo de venta arrojar un reporte de la venta que se
realiz, especificando los productos, cantidad, precio unitario e
importe con el nombre del cliente proporcionado previamente
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