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USO DE LA APLICACIÓN SIAFPAMODULO DE PRESUPUESTO

MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS

DIRECCIÓN NACIONAL DE CONTABILIDAD

OBJETIVO

Brindar información oportuna,confiable, transparente y completasobre la disponibilidad, gestión y usode los recursos financieros de laadministración del Sector Públicopanameño.

SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACION FINANCIERA DE PANAMA

Es la herramienta informática diseñada

y desarrollada para apoyar el manejo de

la Administración Financiera del sector

público panameño, de acuerdo a la

normativa y procedimientos legales

vigentes.

MITES MICFS

MIEJC (Consulta Ejecutivo)

MITEO MICOS MICOOMICPS

MISUP (Anulación)

Grupo MIPPL solo aplica a entidades cuya área de Recursos Humanos ejecuta la acción en el sistema.

SIAFPA CONSOLIDADO

E.P.D.

DIPRENA

Estructura, planilla, descuento

TESORO

INGRESO

RECTORES

SIAFPA INSTITUCIONAL

Compras

Tesorería

Contabilidad

Presupuesto

GERENCIAL

SIAFPA CONSOLIDADO

BDDIntegrada

COMPRAS PRESUPUESTO CONTABILIDAD TESORERIA FISCALIZACION

DIRECTOR

Procesos

• Bloqueo de Partida • Actualización de Partidas

Procesos

• Cierre e Inicio de Mes de Proceso• Reembolso de Caja Menuda

Procesos

• Reformas al presupuesto (Traslados/Redistribuciones)

• Reportes

Crea Expediente

COMPRAS

T 120011133

Bloquea la Partida

PRESUPUESTO

T 120011133

Registra las afectaciones contables

CONTABILIDAD

T 120011133

Autoriza y Emite los pagos

TESORERIA

T 120011133

Revisa y Refrenda los documentos

CONTROL FISCAL

T 120011133

SIAFPA Manual.lnk

SIAFPA Ayudante.lnk

Herramienta de apoyo al usuario en la búsqueda de solución de problemas frecuentes de menor complejidad, en el momento que se presenten.

Herramienta de apoyo al usuario en brindar el conocimiento sobre el uso y manejo de la aplicación SIAFPA.

Herramienta de ayuda en línea para apoyar al usuario en la atención de problemas diarios a través del Centro de Gestión de Incidentes llamando al 506-6789

Cuenta de correo cau_dncs@mef.gob.pa

Siafpa.lnk

Solamente un funcionarioautorizado con su código deusuario y contraseña podrá teneracceso al sistema.Cada opción y transacciónseleccionada queda registradainmediatamente en una bitácora,lo que permite dejar pistas deauditoría.

El usuario accesa a la aplicación Siafpa a través de este ícono:

USUARIO MD049CPO01

MD = M. Institucional Gobierno Central0 = Gobierno Central

49 = Número de Entidad (Defensoría)

DE111CPO01DE = M. Institucional S. Descentralizado1 = Sector Descentralizado

11 = Número de Entidad (GORGAS

CP = GRUPO COMPRASO = Nivel Operativo

01 = Número Secuencial

Cuando entra por primera vez con su usuario, el sistema le enviará un mensaje de que debecambiar su clave inicial y personalizarla. Una vez personalizada deberá confirmarla.

Control de Acceso al Sistema

Cada colaborador queinteractúa con el sistemaSIAFPA deberá tener suusuario y clave de accesoal sistema. Si intenta abrirotra sesión de trabajoademás de la que tiene enuso el sistema lemandará un mensaje queexcedió el límite deacceso (error 50)

Cuando trata de entrar al sistema y colocar una clave errada o por olvido el sistema lemandará un mensaje de error y tendrà que solicitar el reinicio de su contraseña.

BARRA DE HERRAMIENTAS

Salir del Sistema

Cerrar Ventana

Guardar o (Salvar)

Nuevo (transacción Nueva)

Buscar Información

Ir al siguiente registro

Ir al anterior registro

Ir al primer registro

Ir al ultimo registro

Nuevo registro

Borrar Registro

Los niveles de usuarios SIAFPAcomprenden una serie de accesos yprivilegios competentes a susdiversas funciones de acuerdo a suorden o nivel de jerarquía.

Para creación o eliminación de usuarios deberá llenar el formulario correspondienteque puede descargar de la página web del MEF www.mef.gob.pa y enviarlo a lacuenta de correo como adjunto dncs.solicitudes@mef.gob.pa, el usuario solicitantedeberá tener una cuenta de correo de la entidad para recibir su usuario y clave.Adicional deberá enviar a esa misma cuenta de correo una nota formal firmada por elDirector. (No enviar físicamente)

El primer formulario es para llenarlo directamente y el segundo formulario lo puedeimprimir, una vez listo lo deberá guardar y enviarlo como adjunto a la cuenta decorreo dncs.solicitudes@mef.gob.pa, el usuario solicitante deberá tener unacuenta de correo de la entidad para recibir su usuario y clave.

El primer formulario es para llenarlo directamente y el segundo formulario lo puedeimprimir, una vez listo lo deberá guardar y enviarlo como adjunto a la cuenta decorreo reiniciosiafpa@mef.gob.pa, el usuario solicitante deberá tener una cuentade correo de la entidad para recibir su usuario y clave.

La Ejecución del Presupuesto de Gastos se realiza en tres etapas secuenciales: Compromiso, Devengado y Pago

Compromiso: es la solicitud de adquisición de bienes o serviciosindependientemente de su entrega, pago o consumo, y constituye todaobligación adquirida por una institución pública que conlleva unaerogación a favor de terceros con cargo a la disponibilidad de fondos de larespectiva partida del período fiscal vigente.

Devengado: es el recibo de bienes o servicios entregados porparte del proveedor sin considerar el momento en que seconsumen o pagan, y constituyen la obligación de pagar porlos bienes o servicios recibidos.

Pago: constituye la emisión y entrega de cheques o latransferencia electrónica de fondos a favor de losproveedores una vez que se reciben los bienes yservicios adquiridos.

Dígito: 13, 14 y 15

Objeto: Especifica el concepto de gasto por el cual se ejecuta la partida

101 = Alquileres de edificios y locales

111 = Agua

141 = Viáticos

X XX X X XX XXXXX XXX

Dígito: 11 y 12

Actividad: Identifica las tareas o las unidades administrativas encargadas de ejecutar las mismas.

01 = Coordinación Administrativa de PRONAT

Dígito: 9 y 10

Sub-programa: Desagregación del Programa o Proyecto

01 = Zonificación de Lotes

Dígito: 6,7 Y 8

Fuente de Financiamiento: determina el recurso de financiamiento de los programas o proyectos.

001 = Ingresos Corrientes

100 = Recursos del Patrimonio

200 = Crédito Interno

300 = Crédito Externo

Dígito: 5

Programa / Proyecto: Especifíca los programas o proyectos que ejecuta la Administración de un gobierno.

1 = PRONAT

Dígito: 4

Tipo de Presupuesto: Especifíca el Tipo de presupuesto de la partida

Estos pueden ser:

0 = Funcionamiento

1 = Inversiones

2 = Seguro Educativo

Dígito: 2 y 3

Entidad: Identifica la Entidad o Institución dentro del area codificado.

01 = Asamblea Legislativa

16 = Ministerio de Economía y Finanzas

08 = Anam

Dígito: 1

Area: Especifíca el sector público que corresponde la partida

0 = Gobierno Central

1 = Entidades Descentralizadas

2 = Empresas Públicas

3 = Intermediarios Financieros

5 = Municipios

Control de Acceso al Sistema

Control para el Registro de la Solicitud de Viáticos

Control de Transacciones Refrendadas

Control de la Naturaleza Deudora o Acreedora de los Saldos de las Cuentas

Control de la Disponibilidad de la Partida Presupuestaria

Validación de los Momentos Contables y Presupuestarios

Este control aplica exclusivamente, cuando a un funcionario se le quiere asignar un viático dentro de un mismo rango de fecha.

Control de Transacciones para el Registro de Solicitudes de Viático

Control de Transacciones Refrendadas

Este control aplica cuando la transacción ya ha sido refrendada y se intenta refrendarla nuevamente.

Control de la Naturaleza Deudora o Acreedora de los Saldos de las Cuentas

Este control aplica en contabilidad se quiere hacer un registro contable a una cuenta que no tiene saldo suficiente ya sea porque la cuenta es errada o por un registro previo incorrecto.

01/02/2012

Controla la Disponibilidad de la Partida Presupuestaria

Este control aplica en presupuesto cuando se quiere bloquear la partida y la mismano cuenta con saldo suficiente.

01/02/2012

OPCIONES DEL MODULO DE PRESUPUESTO

MATRIZ DE AFECTACIONES PRESUPUESTARIASQUE VALIDA EL SIAFPA POR DOCUMENTOS

Contratos xEjecutar Compromiso Devengado Pagado

Orden de Compra (No. De O/C) X

Gestión de Cobro (No. De G/C) X

Cheque (No. De G/C) X

Adq. de Bienes/servicios (Contrato) X

Gestión de Cobro (No. De G/C) X

Cheque (No. De G/C) X

Contratos De Alquiler y Honorarios (No. de Contrato) X

Inicio de mes (No. de Contrato) X

Gestión de Cobro (No. de G/C) X

Cheque (No. de Cheque) X

Solicitud de Viáticos, Cajas Menudas y Cuentas Directas

Gestión de Cobro (No. de G/C) X

Cheque (No. de Cheque) X

Validación de Momentos Presupuestarios

Registro de la Orden de Compra/Momento del Compromiso

01/02/2012

120003527

Febrero

Validación de Momentos PresupuestariosRegistro de la Recepción de Almacén/Momento de Devengado

20/02/20129

01/02/2012

120003527

Febrero

Validación de Momentos PresupuestariosEmisión del Cheque Institucional/Momento de Pagado

01/02/2012

120003527

Febrero

FLUJOS

SIAFPA Institucional: Flujo de trabajo(*): -Orden de Compra

No se puede mostrar la imagen en este momento.

(*) Simplificado

Bloqueo/

Reserva

Compro-

Deven-

Pagado

Solicitud

De Compra

Momentos presupuestarios y contables

Orden de Compra

Bloqueo

Recibe

Bien o Servicios

Gestión

De Cobro

Ejecución

Contabiliza

Orden de Compra

1,000-1,000

Contabiliza

Recepción

1,000-1,000

Imprime

cheque

1,000Contabiliza

cheque

-1,000

ContabilidadPresupuestoCompras AlmacenResponsable de

Servicios u Obras

Tesorería

SIAFPA Institucional: Flujo de trabajo(*): Contrato Honorario

(*) Simplificado

Precom -

promiso

Compro-

Deven-

Pagado

Registro Contrato

Bloqueo

Ejecución

Contabiliza Contrato

600-600

Bloqueo/

Reserva

Orden de proceder

Recepción de Gestión de Cobro -100 100

Registro Conting.

Contabiliza

Gestión de Cobro

Autorización e impresión

cheque

Contabiliza

Cheque

100-100

Contabilidad Presupuesto Tesorería

SIAFPA Institucional: Flujo de trabajo(*): -Solicitud de Viáticos

(*) Simplificado

Bloqueo/

Reserva

Compro-

Deven-

Pagado

Solicitud

De Viáticos

Bloqueo

Generar

Gestión

De Cobro

Ejecución

Imprime

cheque

Contabiliza

cheque

Contabiliza Solicitud de

Viáticos

500-500

-500 500

Contabilidad Presupuesto Compras AlmacénTesorería

1. Antecedentes/Borrador Solicitud de Compra2. Bloqueo de partida presupuestaria3. Generar Solicitud de Compra 4. Aprobación Solicitud de Compra5. Resultados de Adjudicación6. Generar Orden de Compra 7. Asiento Contable de la O/C8. Refrendo de la O/C9. Recepción de Almacén o Servicios10. Emisión de Recibo x el sistema (Sólo aplica a entidades del G. central)11. Recepción de la Gestión de Cobro12. Refrendo de la Gestión de Cobro13. Autorización de emisión de cheque14. Impresión de cheque15. Asiento de Diario/Contabilizar Cheque16. Revisión de cheque

COMPRAS PRESUPUESTO CONTABILIDAD TESORERIA CONTROL FISCAL

1. Antecedentes/Borrador Solicitud de Compra2. Bloqueo de partida presupuestaria3. Generar Solicitud de Compra 4. Aprobación Solicitud de Compra5. Resultados de Adjudicación6. Generar Orden de Compra7. Emitir Recibo x el sistema (Sólo aplica a entidades del Gobierno Central) 8. Asiento Contable de la O/C9. Autorización de emisión de cheque10. Pagos11. Asiento de Diario/Contabilizar Cheque12. Refrendar Orden de Compra y cheque13. Contabilizar Recepción de Almacén o de servicio

1. (Contratos)Antecedentes/Borrador Solicitud de Compra2. Bloqueo de partida presupuestaria3. Generar Solicitud de Compra 4. Aprobación Solicitud de Compra5. Resultados de Adjudicación6. Contabilizar Pre-compromiso del Contrato 7. Registrar Fianza8. Refrenda el Contrato9. Fecha de Orden de Proceder10. Recepción de Bienes y Servicios/Asiento Cont.11. Emisión de Recibo x el sistema (Sólo aplica a Entidades del G. Central) 12. Recepción de Gestión de Cobro13. Refrendo de la Gestión de Cobro14. Autorización de Emisión de Cheque15. Pago16. Contabilizar pagado del Cheque17. Revisión de Cheques

1615 17

¿ Cómo sabemos cuáles son esas transacciones pendientes?

¿ Cómo las identificamos?

¿ Cómo las ordenamos?

¿ Cómo hacemos la búsqueda más rápida?

Click derecho del mouse

TRANSACCIONES QUE INICIAN EN PRESUPUESTO

Reformas al PresupuestoTraslados

Redistribuciones

Reembolsos de Caja Menuda

CONCEPTOSTraslados: transferencias de recursos de partidas del

presupuesto, con saldos disponibles o sin utilizar a otras que

hayan quedado con saldos insuficientes o que no tengan

asignación presupuestaria.

Redistribuciones: movilización de montos por asignar de

partidas de meses posteriores hacia la fecha actual para cubrir

alguna necesidad.

Créditos Adicionales: aumentan el monto del presupuesto

General del Estado, para atender causas imprevistas y urgentes,

Proyectos no previstos en el Presupuesto o para proveer

insuficiencia en las partidas existentes en el Presupuesto.

CONCEPTOSBloqueo Presupuestario: es un control

administrativo, no tiene efecto en la ejecución

presupuestaria de gastos de las partidas.

Garantiza que el saldo de una partida elegida

para usarse para determinado gasto no sea

asignada a otro gasto mientras no se de la

ejecución real.

1. Solicitud de Traslado de Partidas (Institucional)2. Aprobación del Jefe de Presupuesto (Institucional)3. Aprobación del Director de Presupuesto (Institucional)4. Recepción de Solicitud de Traslado de Partidas (Diprena)5. Aprobación del Jefe de Presupuesto (Diprena)6. Aprobación del Director de Presupuesto (Diprena)

MODULO DE PRESUPUESTO

INSTITUCIONAL DIPRENA

1. Solicitud de Redistribución Mensual (Institucional)2. Aprobación del Jefe de Presupuesto (Institucional)3. Aprobación del Director de Presupuesto (Institucional)4. Recepción de Solicitud de Redistribución de Partidas (Diprena)5. Aprobación del Jefe de Presupuesto (Diprena)6. Aprobación del Director de Presupuesto (Diprena)

Son sumas de dinero fijas, en efectivo, provistas a oficinas públicas a solicitud de éstas. Se reembolsan de fondos bancarios institucionales. No obstante, los procesos de desembolso y reembolso, requieren de la afectación presupuestaria y financiera (afectación contable) para su ejecución.

Cajas Menudas:

Reembolso de Caja Menuda: Se recomienda que los Custodios presenten solicitudesde reembolso cuando se haya usado del 20% al 40% delos recursos o de acuerdo a la velocidad de rotación defondos; lo que resulte mejor para asegurarse que laUnidad cuente con recursos suficientes, mientras secumple el trámite.

1. Afectación de partidas de gastos de la C/M.2. Emisión de Recibo por el sistema (Sólo aplica a entidades del G. Central)

3. Generar Gestión de Cobro4. Contabiliza devengado del reembolso de C/M5. Autoriza Emisión de Cheque6. Pagos / Impresión del cheque7. Contabiliza el pago del cheque8. Revisión de cheque de C/Menuda

Caso Práctico

Reportes

Anulaciones

Cierre y Apertura Presupuestaria

ANULACIONES

Tipos de Anulaciones:

•Total

•Paso a Paso

•Genérica Total o Paso a Paso

•Adjudicación por Renglón

Esta labor generalmente es realizada por el Director de Administración yFinanzas de la Entidad.

Fecha:_________________ Dpto. Solicitante de la Anulación: _________________________

Otros departamentos que afecta:Compras Nombre:_______________________PresupuestoContabilidad Firma:_________________________Control FiscalTesorería

Anulación Paso a PasoAnulación Genérica Paso a Paso

No. de Transacción:_____________________ Monto:___________________Anular desde el paso:___________________

Anulación TotalAnulación Genérica TotalNo. de Transacción:_____________________ Monto:___________________Documento para anular:MD003 Cuenta DirectaMD004 Contratos para Adquisición de Bienes y ServiciosMD005 Contrato de HonorariosMD006 Contrato de AlquilerMD007 Solicitud de ViáticosMD008 Apertura de FondoMD009 Reembolso de Fondo InstitucionalMD017 Notas de DébitoMD018 Apertura de Caja MenudaMD019 Reembolso de Caja MenudaMD022 Ingreso de GestiónMD027 Boleta de DepósitoMD034 Adquisición de Bienes/Servicios al Crédito (Fondo Institucional)MD035 Adquisición de Bienes/Servicios al Contado (Fondo Institucional)MD036 Registro de Planilla adicional de Contrato

Motivo de la Anulación:____________________________________________________________________________________________________________________________________

Recibido por:_____________________ Anulación ejecutada por:_______________________Fecha de Corrección:______________ Número de Anulación:_________________________

Indique a que departamento debe remitirse la documentación para continuar con su procesamiento:ComprasContabilidadPresupuestoTesoreríaControl Fiscal

Sistema Integrado de Administración Financiera de Panamá (SIAFPA)

Formulario de Anulación de Transacciones

CIERRE PRESUPUESTARIO

APERTURA PRESUPUESTARIA

REPORTES Y CONSULTAS

REPORTES DE PRESUPUESTO

Parametrizados de Ejecución

Ejecución de Partidas de Gastos

Movimiento Pres. de Gastos

Ejecución de Gastos y pago según Objeto

REPORTE DE MENSUALIZACION POR OBJETO-RESUMEN

Reporte que permitirá identificar la mensualización programadadurante el año por entidad. Puede ser filtrado por objeto de gasto,por partida o por programa.

DEFINICIÓN:

REPORTE PARAMETRIZADOS DE EJECUCIÓN

DEFINICIÓN:

Representan un grupo de reportes orientados a escoger el nivel dealcance de la información a filtrar desde el tipo de presupuesto hastaobjeto de gasto, además de las columnas que requiera para el análisis.

DEFINICIÓN:Reporte destinado a evaluar y medir la ejecución presupuestaria en un período determinado. Este reporte es conocido como Pormenorizado de Gastos por Área y Entidad. La columna de Ejecución Presupuestaria agrupa los saldos de: Compromiso + Devengado + Pagado.

REPORTE DE EJECUCION DE PARTIDAS DE GASTO

DEFINICIÓN:Reporte orientado a ilustrar todos los movimientos presupuestarios registrados en unapartida. Este, puede ser listado en forma total (todas las partidas) o selectivo (una partida) ydesplegará todos los movimientos efectuados a la fecha actual del sistema sin un rangoespecífico de mes o fecha.

REPORTE MOVIMIENTO PRESUPUESTARIO DE GASTOS

REPORTE DE PARTIDA PRESUPUESTRARIA

Consulta destinada a ilustrar el estado presupuestario de una partida específica. En ella se detalla los saldos de los momentos presupuestarios, por partida o por transacción.

DEFINICIÓN:

REPORTE DE PAGOS POR MES Y OBJETO DE GASTO

DEFINICIÓN:

Reporte que permite analizar el comportamiento de pagos efectuados por objeto de gasto presupuestario en un mes específico.

CONSULTA DE PARTIDA DE GASTOSDEFINICIÓN:

Consulta destinado a ilustrar el estado presupuestario de una partida específica. En ella sedetalla los saldos tanto real como disponibles al año y a la fecha, los bloqueos mensuales yanuales, las reformas (traslados y redistribuciones), y la ejecución presupuestaria de gastos.

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