SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL -...

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

Módulo “Mi Escritorio”

Administrador de Unidad

Ministerio de Educación - 2011

Versión 1.1

I N D I C E

INTRODUCCION ............................................................................................................................... 3

ADMINISTRADOR DE UNIDAD ......................................................................................................... 4

INICIO PREDETERMINADO SISTEMA ............................................................................................... 6

INICIO PREDETERMINADO MODULO ............................................................................................... 7

EXPEDIENTES

1. BUSCAR ................................................................................................................................. 9

2. HABILITAR .......................................................................................................................... 11

3. CAMBIAR PLAZO DE RESPUESTA ......................................................................................... 15

4. DERIVAR ............................................................................................................................. 19

5. MODIFICAR TEXTO .............................................................................................................. 21

USUARIOS ................................................................................................................................... 26

CARGA DE TRABAJO .................................................................................................................. 30

ANEXOS

CONTROL DE CAMBIOS .................................................................................................................. 32

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I N T R O D U C C I O N

El propósito del Sistema de Gestión Documental (SGD), es permitir manejar de manera efectiva la

documentación generada en las diferentes secciones del Ministerio de Educación.

Este sistema se ubica dentro del Marco Básico de los Programas de Mejoramiento de la Gestión (PMG), y

forma parte del programa Gobierno Electrónico, cuyo propósito es automatizar aquellos procesos que son

más demandados en los servicios públicos, ya sea por los usuarios externos o por los propios funcionarios y

sus equipos directivos, y cuya información resulta relevante a la hora de tomar decisiones.

El presente manual tiene como objetivo describir únicamente las tareas que puede realizar un administrador

de Unidad.

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A D M I N I S T R A D O R D E U N I D A D

En la imagen se puede apreciar cómo que el administrador de la unidad “Poniente-A”, ve a su región.

Solo su propia unidad es visible y aunque pueda saber de la existencia del resto de las unidades, no tendrá

acceso a ellas. Esto es válido para todas las tareas asociadas a este rol.

Expedientes

Estas tareas son bastante simples siguiendo los pasos que corresponde, y los pasos mismos son pocos y

fáciles de recordar. La parte que puede resultar más complicada, es obtener de los usuarios la información

mínima necesaria para realizar la acción solicitada. A continuación se indica dicha información:

1. Solicitud formal vía correo electrónico. No es conveniente ejecutar peticiones recibidas telefónica o

personalmente ya que los datos podrían ser ambiguos, o ser mal entendidos, y llevar a ejecutar una

acción equivocada. También resulta util para tener un respaldo de la acción realizada.

2. Número del expediente.

3. Nombre del usuario que tiene dicho expediente en su poder.

4. Acción a realizar:

Habilitar un expediente cerrado.

Cambiar plazo de respuesta.

Corregir texto en los campos de materia o nota.

Derivarlo desde los activos de un usuario que no se encuentra en funciones, hacia los activos de un

usuario que si lo está.

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Administración de Usuarios

Las tareas posibles de realizar, entre otras, son:

Inactivar a un usuario.

Bloquear la derivación hacia un usuario que no está en funciones.

Desbloquear la derivación hacia un usuario que nuevamente está en funciones.

Reporte de Carga de Trabajo

Los administradores podrán visualizar la carga de trabajo por usuario, de la unidad, facilitando la gestión de

expedientes pendientes, o no resueltos.

PRECAUCION: Debido a que el administrador debe ser un usuario con la suficiente habilidad en el uso del

sistema, en este manual se obviarán puntos que forman parte de los manuales de usuario estándares.

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I N I C I O P R E D E T E R M I N A D O S I S T E M A

1. Administrador: Seleccione ésta opción para desplegar las tareas específicas del administrador.

2. Identificación del usuario conectado: Nombre/Región/Unidad. Para este ejemplo, al Administrador de

Unidad se le agregó [AUNI] como parte de su nombre, para diferenciar los distintos niveles que existen.

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I N I C I O P R E D E T E R M I N A D O M O D U L O

Esta es la ventana de inicio predeterminada del módulo “Administrador” para la unidad. Se pueden apreciar

las opciones:

admin. buscar: Permite la administración de los expedientes.

admin. usuarios: Permite la administración de los usuarios.

carga trabajo: Entrega un despliegue con la actividad de la unidad, relacionada con “Mi Escritorio”.

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E X P E D I E N T E S

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B U S C A R

Para realizar acciones sobre un expediente, siempre lo primero será buscarlo. Para buscar puede usar una

combinación de criterios.

1. N Expediente: Identificación del expediente a intervenir.

2. Año Expediente: Asegúrese de que el año de búsqueda, coincide con el del expediente. Por ejemplo,

puede haber un expediente nº 25 para los años 2010, 2011, 2012, etc.

3. Unidad Origen: Seleccione su unidad, aún cuando será la única que verá, esto refrescará la lista de

usuarios.

4. Usuario Escritorio: Seleccione al usuario que tiene el expediente en su poder. Puede ser usted mismo.

5. Buscar: Inicia la búsqueda, los resultados se desplegarán en otra ventana, aún cuando no encuentre

ninguno.

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El resultado exitoso de una búsqueda se verá como en la imagen superior.

1. Número del expediente.

2. Año de creación del expediente.

Cómo mínimo deben coincidir estos dos puntos pero, podrían solicitarse más datos para tener plena

seguridad de que se trata del expediente que corresponde.

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H A B I L I T A R

El despliegue a continuación es el resultado de la búsqueda que haya realizado.

1. Edite el expediente, pinchando su número.

12

Si tiene cualquier tipo de duda, use cualquiera de los botones “Volver” para salir de la edición antes de

realizar cambios.

1. Número del expediente.

2. Fecha del expediente.

3. Si los datos de los puntos 1 y 2 coinciden con la solicitud recibida, use esta opción para habilitar el

expediente. Este botón aparece solamente en los expedientes cerrados.

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1. Este botón aparece porque el documento ya no está cerrado.

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A continuación se puede apreciar el cambio que ocurre en el seguimiento, al habilitar el expediente.

Expediente Cerrado

1. La acción realizada al cerrar el expediente, es claramente visible.

Expediente Habilitado

1. El tipo de acción cambió de “Cierre Documento” a “Despacho Documento”.

2. Se identifica la acción del administrador.

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C A M B I A R P L A Z O D E R E S P U E S T A

El despliegue a continuación es el resultado de la búsqueda que haya realizado.

1. Se puede apreciar que el ícono está en rojo, indicando que está fuera de plazo, y por cuantos días.

2. Edite el expediente, pinchando su número.

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Si tiene cualquier tipo de duda, use cualquiera de los botones “Volver” para salir de la edición antes de

realizar cambios.

1. Número del expediente.

2. Fecha del expediente.

3. Si los datos de los puntos 1 y 2 coinciden con la solicitud recibida, puede cambiar el plazo de respuesta.

El cambio se concentrará en éste punto así que, para mayor claridad en el ejemplo a continuación, se

mostrará solo esa sección.

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1. Fecha del expediente. No puede ser modificada, en base a ella se calcula el plazo de respuesta.

2. Plazo de respuesta original.

3. Para este ejemplo, el plazo se cambiará a 20 días.

1. Se selecciona la opción de 20 días.

2. El plazo de respuesta cambia automáticamente.

3. Guardar Cambios: Graba el cambio realizado.

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En caso de que se desee comprobar que el plazo realmente cambió, se puede buscar nuevamente el

expediente y verificar la cantidad de días restantes que indique el ícono.

1. En este caso, el cambio fue suficiente para que el ícono pasara de rojo a verde, y la cantidad de días, de

ocho días vencido a estar dentro del plazo, con trece días restantes.

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D E R I V A R

El despliegue a continuación es el resultado de la búsqueda que haya realizado.

1. Se selecciona el expediente a derivar. Podría ser uno o más entre los resultados.

2. admin. derivar: se desplegará la ventana de derivación.

La derivación realizada por el administrador, es exactamente igual que la derivación que realiza un usuario

cualquiera.

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1. Seleccione el usuario a quien se le derivará el expediente.

2. Derivar: Realiza la derivación y despliega una ventana con los detalles de la acción.

1. Volver: Se posiciona en la ventana de activos personales del usuario Administrador.

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M O D I F I C A R T E X T O

El despliegue a continuación es el resultado de la búsqueda que haya realizado.

1. Edite el expediente, pinchando su número.

PRECAUCION: Los únicos campos modificables son “Nombre exped.”, “Materia” y “Nota”.

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Si tiene cualquier tipo de duda, use cualquiera de los botones “Volver” para salir de la edición antes de

realizar cambios.

1. Número del expediente.

2. Fecha del expediente.

3. Si los datos de los puntos 1 y 2 coinciden con la solicitud recibida, puede modificar el texto requerido,

solo entre aquellos campos que lo permitan. Para el ejemplo, en el campo materia se cambió la palabra

“Documento” a “Expediente”.

4. Guardar Cambios: Graba el cambio realizado.

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1. Texto modificado.

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A continuación se puede apreciar el cambio que ocurre en el seguimiento, al modificar texto del expediente.

Expediente Original

Expediente Modificado

1. Se indica que se realizaron cambios al expediente.

2. Seleccionando éste ícono, en una ventana emergente se desplegará el texto del expediente antes del

cambio realizado:

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U S U A R I O S

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Al seleccionar la opción “admin. usuarios”, se despliega la siguiente ventana:

1. Seleccione éste ícono para editar los datos del usuario.

PRECAUCION

El único dato que no es posible modificar, es el Rut del usuario.

Para derivar: Esta opción se usa cuando temporalmente, el usuario no debe recibir expedientes,

porque está con vacaciones o licencia médica.

Inactivar: Esta opción se usa cuando un usuario ya no forma parte del Servicio.

Cambio de Unidad: Puede cambiar de unidad a un usuario pero, siempre dentro de su propia división.

El procedimiento sugerido es:

1) Cambie la opción “Para derivar” del usuario a “No pueden derivarle expedientes”.

2) El usuario, o el administrador, debe derivar TODOS los expedientes que se encuentren en la

carpeta activos, a un usuario de la unidad actual para que continúe su proceso.

3) Cambie la unidad del usuario.

4) Cambie la opción “Para derivar” del usuario a “Si pueden derivarle expedientes”.

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1. Para derivar: A este usuario se le pueden derivar expedientes, se deshabilitará dicha acción

seleccionando “no pueden derivarle expedientes”.

2. Guardar: Graba la modificación.

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1. Para derivar: Se puede apreciar que ahora al usuario no se le podrán derivar expedientes, aún cuando

aparezca en la lista de su unidad.

2. Este mensaje confirma la actualización.

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C A R G A T R A B A J O

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Este es un despliegue de la actividad de su unidad en “Mi Escritorio”, relacionada con los expedientes activos

y cerrados por cada usuario.

Se pueden hacer ordenamientos de mayor a menor, y viceversa, para determinar quien tiene la mayor

cantidad de activos en su bandeja, o quien ha cerrado mayor cantidad de expedientes, todo esto solo de los

últimos sesenta días.

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ANEXOS

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C O N T R O L D E C A M B I O S

El control de cambios es una descripción corta y precisa que permite visualizar rápidamente las diferencias

entre las distintas versiones de los manuales.

Por ejemplo, si en la versión 1.0 de un manual se menciona una tarea obsoleta, en la versión 1.1 del mismo

manual, dicha tarea se elimina y esto se indica en el control de cambios.

VERSION 1.0

No existe versión anterior.

VERSION 1.1

Actualizaciones de texto en la sección “Modificar Texto”, página 21.

Se agrega la sección “Anexos – Control de Cambios” en la página 32, y se corrige el índice en la

página 2.

VERSION 1.2

Actualizaciones de texto en la sección “Anexos – Control de Cambios”, página 32.