Teoría administrativa.sesion 2

TEORÍA GENERAL DE LA

ADMINISTRACIÓN

FUNDAMENTOS Y ASPECTOS CONCEPTUALES

Definición de empresa

Es la entidad integrada por el capital y el trabajo, como factores de producción y dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestación de servicios, con fines lucrativos y la consiguiente responsabilidad.(RAE)

Grupo social en el que, a través de la administración del capital y el trabajo, se producen bienes y/o servicios tendientes a la satisfacción de las necesidades de la comunidad (Münch Galindo)

Definición de Administración

Entornos

Son todos los factores externos a la empresa que tengan una influencia significativa en la estrategia empresarial y que la misma no puede modificar.

Planeación

Definición de planeación.

"Es la determinación de escenarios futuros y del rumbo hacia donde se dirige la empresa, y de los resultados que se pretenden obtener para minimizar riesgos y definir las estrategias para lograr el propósito de la organización con una mayor probabilidad de éxito"

La planeación implica la selección de misiones y objetivos y de las acciones para cumplirlos, y requiere de la toma de decisiones, es decir, de optar entre diferentes cursos de acción futuros.

Tipos de planes

5 años

1 a 5 años

1 años

Tipos de planes

Administración por objetivos

Planeación estratégica

Misión ObjetivosSon los fines importantes a

los que se dirigen las actividades

organizacionales e individuales.

Misión y objetivos

Análisis externo.

Un análisis externo consiste en detectar y evaluar acontecimientos y tendencias que suceden en el entorno de una empresa, que están más allá de su control y que podrían beneficiar o perjudicarla significativamente.

La razón de hacer un análisis externo es la de detectar oportunidades y amenazas, de manera que se puedan formular estrategias para aprovechar las oportunidades, y estrategias para eludir las amenazas o en todo caso, reducir sus consecuencias.

2.4.3 FODA.

Es el instrumento de análisis principal para una Planeación Estratégica que nos permite contemplar los diferentes factores del momento que intervienen en la planeación para el logro de un objetivo, permitiendo a la vez el desarrollo de estrategias a seguir para cada factor contemplado en el proyecto.

FortalezasDebilidadesAmenazasOportunidades

La cantidad de esfuerzo humano implicado en la aplicación e implementación es una función de la capacidad del administrador para influir en otros subordinados, compañeros y jefes.

Implementación.

Seguimiento.

El seguimiento consiste en el análisis y recopilación sistemáticos de información a medida que avanza un proyecto. Su objetivo es mejorar la eficacia y efectividad de un proyecto y organización.

Se basa en metas establecidas y actividades planificadas durante las distintas fases del trabajo de planificación.

Ayuda a que se siga una línea de trabajo, y además, permite a la administración conocer cuando algo no está funcionando. Si se lleva a cabo adecuadamente, es una herramienta de incalculable valor para una buena administración y proporciona la base para la evaluación.

Te permite determinar si los recursos disponibles son suficientes y están bien administrados, si tu capacidad de trabajo es suficiente y adecuada, y si estás haciendo lo que habías planificado.

2.5 Técnicas de planeación.

Consiste en que el administrador que las utilice, tome las decisiones más adecuadas de acuerdo a la situación más específica del medio y de la organización en donde se actúe. Las técnicas pueden ser usadas en cualquier proyecto.

2.6 Planeación operacional.

Organización

Organización

Definición y tipos de organizaciones.

División del trabajo.

Jerarquización.

3.3.2 Departamentalización.

Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud.

Coordinación.

La coordinación es un proceso que consiste en integrar las actividades de departamentos independientes a afectos de perseguir las metas de la organización con eficacia.

Los manuales administrativos.

De organización.

Información detallada referente a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica, organigrama, misión y funciones organizacionales.

De procedimientos.

Instrumento técnico que incorpora información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre si para realizar una función, actividad o tarea específica en una organización. Permite entender mejor el desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos ya que permite la disminución de fallas u omisiones y el incremento de la productividad.

Incluye tiempos de ejecución, uso de recursos materiales y tecnológicos, aplicación de métodos de trabajo y control para desarrollar las operaciones de modo oportuno y eficiente.

De políticas.

Generales.

Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los siguientes manuales:

Específicos.

De descripción de puestos.

Contiene las responsabilidades y obligaciones asignadas a los puestos que integran la estructura organizacional, a través de la descripción de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.

La cultura organizacional.

La cultura organizacional es el es

el conjunto de suposiciones,

creencias, valores, hábitos y

normas que comparten y aceptan

sus miembros para hacer de ésta

su forma de comportamiento

dentro de la organización. Una

cultura debe propiciar que los

miembros de la organización

vivan sus valores y proveer de un

clima favorable ya que la cultura

influye en todo lo que sucede en

el seno de la organización.

Dirección

Dirección.

Importancia.

Es la parte esencial de la administración a la cual se debe subordinar y ordenar todos los demás elementos.

Pone en marcha todo lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.

A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional.

La dirección eficiente es determinante en la moral de los empelados y consecuentemente en la productividad.

A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.

Motivación.

Es la voluntad para realizar grandes esfuerzos para alcanzar las metas de la organización, con la condición de que el esfuerzo pueda satisfacer alguna necesidad individual.

Una combinación de procesos intelectuales, fisiológicos y psicológicos que decide, en una situación dada, con qué vigor se actúa y en qué dirección se encauza la energía.

Teorías de motivación.

El Liderazgo inevitablemente

requiere del USO DEL PODER para

influir en los pensamientos y en

las acciones de otras personas.

Liderazgo.

Tipos de poder.Poder legitimo: lo da el puesto.

Poder tradicional: basado en las tradiciones y en la costumbre.

Poder experto: se refiere a la influencia ejercida como resultado de la experiencia una habilidad especial o un conocimiento.

Poder carismático: basados en las cualidades personales del líder.

Estilos de liderazgo.

Principios de gerencia.

Las habilidades gerenciales son un conjunto de competencias y conocimientos que una persona posee para realizar las actividades de administración y liderazgo en el rol de Gerente de una organización.

Entre estas habilidades se encuentran: Manejo de Recursos humanos Liderazgo Trabajo en equipo Capacidad de negociación Gestión de proyectosToma de decisiones

Toma de decisiones.

Consiste en la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional y los planes hechos.

Los pasos para una buena de toma de decisiones son:

Definición del problema Elaboración de alternativas de

solución Análisis y evaluación de las

alternativas Elección de la mejor alternativa y

jerarquización de las demás Ejecución de la alternativa

seleccionada.

Tipos de decisiones.

Irreversible: una vez tomada la decisión, no puede anularse.

Reversible: puede modificarse por completo.

Experimental: no es definitiva hasta que aparezcan los primeros resultados.

En etapas: son aquellas que suceden, tras la decisión inicial.

Retrasada: se pone en espera hasta el momento adecuado.

Mayoría: suele decidirse a través de una votación.

Comunicación.

Elementos de la comunicación.

Proceso de comunicación.

Barreras de la comunicación.

Las Barreras de la Comunicación son aquellos elementos que afectan negativamente a su eficacia. Existen diversos elementos que debemos tener en cuenta para evitar estos aspectos negativos:

Lugar y Momento Perturbaciones o Interferencias en la Comunicación Falta de Empatía Ausencia de Retroalimentación Prejuicios y Estereotipos Efecto Halo No Escuchar Supuestos Confusos Falta de Planeación Distorsión Semántica

Control

El control.

Este proceso incluye, obviamente, asegurarse de que todos los recursos estén siendo utilizados de la manera más efectiva posible siempre en función del logro de los objetivos que la organización ha propuesto.

Importancia.

Establece medidas para corregir las actividades. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos. Determina y analiza las causas que pueden originar desviaciones. Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento

en que se establecen medidas correctivas. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes,

sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la planeación. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

Áreas estratégicas de control.

El desempeño clave o las áreas claves de resultados son aquellos elementos de la unidad o la empresa que deben funcionar con eficacia para que toda la unidad o empresa logren el éxito.

Control Gerencial Control Operativo

También denominado control por departamentos o control táctico. Está orientado al mediano plazo y aborda cada unidad de la empresa, como un departamento o cada conjunto de recursos, de manera aislada.

Su contenido es especifico y está orientado a cada tarea u operación en el nivel más bajo de la organización empresarial y se dirige al corto plazo ya la acción correctiva inmediata.

Control gerencial y operativo.

El proceso de control.

El control es un proceso cíclico, compuesto por cuatro fases:

Establecimiento de normas.

Medición del desempeño.

 La  medición  del  desempeño  con  los  estándares debería hacerse, idealmente, en forma anticipada, con el  fin  de  que  las  desviaciones  detecten  antes  de  que ocurran y se eviten mediante las acciones apropiadas.

Ejecución de las acciones correctivas.

Las  medidas  y  los  informes  de  control  indican  cuando  las actividades  que  se  realizan  no  logran  los  resultados esperados, y permiten establecer condiciones para poner en marcha la acción correctiva.

  La  acción  necesaria  se  emprende  con  base  en  los  datos cuantitativos  obtenidos  en  las  tres  fases  anteriores  del proceso de control.

Tipos de control.

Técnicas de control.

Una  técnica  de  control  es  un  procedimiento  que representa  información  de  la  organización  de  una manera tal que permita desarrollar e implementar una estrategia  adecuada  señalando  los  puntos  fuertes  y débiles de la unidad o unidades en las cuales se basa.

Presupuestales.

La  presupuestación  es  la elaboración de planes en términos numéricos  para  determinado periodo futuro.

Al  establecer  planes  en  términos de  números  y  al  clasificarlos  en partes  que  se  asemejan  a  las  de una  organización,  los presupuestos  correlacionan  la planeación  y  permiten delegar autoridad  sin  perder control. 

No presupuestales.

Modernas.

Entre éstas técnicas podemos encontrar la Técnica de Revisión  y  Evaluación  de  Programas  (PERT  por  sus siglas  en  inglés),  Gráfico de  Gantt  o  Cronograma de Actividades,  Costeo  Directo  y  la  Investigación  de Operaciones, entre otras.

Punto de equilibrio.

Este análisis permite a los 

administradores contar con datos 

precisos, relacionados al total de costos fijos y variables 

más convenientes para la 

organización, para maximizar las 

utilidades a través de las ventas planificadas.

Coordinación

Coordinación.

La  coordinación  es  un  proceso  que  consiste  en integrar  las  actividades  de  departamentos independientes a efectos de perseguir las metas de la organización con eficacia. 

Importancia.

La importancia que tienen la coordinación y la forma operativa en que la empresa se puede desenvolver sin necesidad de fricciones ante un mismo objetivo social, se pueden  ilustrar  por medio de  la  labor que  realiza un equipo bien integrado.

Constituye  así  la coordinación  una prueba  del  equilibrio de  la  empresa  o institución.

Comportamiento y manejo de grupos.

Manejo de conflictos.

Los  conflictos  en  la  empresa, normalmente  se  toman  como  un elemento  negativo  por  las  consecuencias desfavorables  que  pueden  generar  al interior de  la misma, tales como, perdida de  recursos,  ineficiencia,  baja productividad,  malos  entendidos, hostilidad, etc.

 El  manejo  positivo  del  conflicto dependerá del establecimiento de  formas coherentes  de  solución  a  partir  de  la comprensión  sistemática  del  conflicto  y de su relación con la complejidad.

Manejo del riesgo.

Manejo  de  riesgo  es  un  esfuerzo  coordinado  para  proteger los bienes financieros, físicos y humanos de la organización. El primer paso es una identificación de riesgos sistemática a los  cuales  puede  estar  expuesta  la  organización.  Luego  se implementan  las  medidas  de  control  de  pérdidas  para reducir o eliminar riesgos.

Flujo de información.

Los flujos  de  información  son  necesarios  para  que  la empresa  desempeñe  su  actividad,  es  decir,  para  que  sus miembros puedan conocer los datos que les permitan tomar sus  decisiones  y  puedan  comunicarse  entre  sí  para desarrollar sus funciones y permitir el logro de los objetivos fijados.