Tutoriales Abies 1_Catalogación

IES Maese Rodrigo (Carmona)Equipo de BibliotecaCurso 2011-2012

Tutoriales de Abies 2.01. Catalogación

ADVERTENCIA: Ya han sido solucionados los problemas de ISBN a los que se alude en algunas partes de este tutorial. Mientras reformamos esas secciones, no prestéis atención a esos problemas que se mencionan

1. Presentación de AbiesEl programa Abies, en realidad, no es más que una “interfaz” de usuario, que nos permite manejar varias bases de datos creadas con Microsoft Access (el que viene con el Office). Realmente, Abies lo único que hace es automatizar y presentar de una forma integrada los mismos procesos que podríamos realizar de todos modos entrando directamente en las bases de datos con el programa MS Access. Evidentemente, para manipular directamente las bases de datos, necesitaríamos unos conocimientos informáticos mínimos, que no serán necesarios si utilizamos Abies.

Nosotros vamos a trabajar con fondos catalogados y con lectores. Las demás bases de datos nos interesan menos, pero conviene conocerlas:•”Ejemplares”: fondos (libros, revistas, discos, etc.) ya catalogados.•“Lectores”: personas con derecho a préstamo (las listas de profesores y de alumnos se descargan de Seneca)•“Depósito de Abies” colección de unas 500.000 fichas de registro ya creadas que, tras adaptarlas, podemos utilizar para catalogar nuestros libros. •“Depósito auxiliar”: base de datos donde podemos guardar las fichas de registro que descarguemos de internet.•“Ubicaciones”• “Autores”• “Editoriales”• “Materias”, etc.

Algunas de estas bases vienen ya creadas, y nuestras posibilidades de modificarlas son muy limitadas. Pero la mayoría de las bases, aunque ya están creadas también, se irán modificando a medida que vayamos introduciendo datos.

Trabajar directamente sobre bases de datos es complicado, y más complicado aún que funcionen bien las relaciones entre varias bases. En este sentido, aunque son todavía apreciables ciertas carencias, Abies facilita enormemente la gestión y el control de los fondos de la Biblioteca.

2. Requisitos de AbiesHace unos años, el programa Abies sólo funcionaba en entorno Windows. Que yo sepa, eso no ha cambiado. Aunque la verdad es que nunca he hecho la prueba de instalarlo en Linux. Por esta razón, los ordenadores de la Biblioteca tienen instalado Windows y, en principio, si algún departamento quisiera utilizar también Abies, tendría que tener Windows en, al menos, uno de sus ordenadores.

Aparte de esta limitación (suponemos) al entorno Windows, el programa Abies necesita muy pocos recursos. Cualquier ordenador puede soportarlo. He llegado a utilizarlo en ordenadores que eran auténticas antiguallas y el programa funcionaba sin problemas.

Por otro lado, es muy fácil de instalar y de trasladar. Aunque tiene un instalador automático, la instalación consiste exclusivamente en copiar los archivos en una carpeta. Por lo tanto, una vez instalado Abies en un ordenador, esa carpeta la podemos grabar en cualquier pen-drive y utilizarlo directamente en cualquier otro ordenador, sin necesidad de nueva instalación, solamente haciendo clic en el archivo “Abies.exe”

3. ¿Qué se puede hacer con Abies?•Básicamente, Abies sirve para catalogar y llevar el control de fondos de una biblioteca.•El programa permite crear perfiles de usuario (administrador, bibliotecario, usuario, etc.)con distintos niveles de acceso a los catálogos•Permite el control informático de los préstamos, altas y bajas de libros.•Permite búsquedas rápidas y el seguimiento de cualquier ejemplar catalogado.•En principio, permite integrar, en una sola, distintas bases de datos creadas en distintos ordenadores. Por ejemplo, cada Departamento podría crear su propio catálogo, que luego se integraría y centralizaría en una única base en la Biblioteca. Pero esto suele provocar complicaciones y son frecuentes los conflictos entre las distintas bases que hay que integrar.

4. Este tutorial: el proceso de catalogaciónEn este tutorial vamos a realizar todo el proceso de catalogación de dos libros:

a)Uno de ellos es un libro relativamente antiguo, de más de diez años. Para los libros anteriores a 2002/2003, Abies trae un “depósito”, una base de datos con unas 500.000 fichas bibliográficas ya creadas que, con pequeñas modificaciones, agilizan muchísimo la catalogación de libros. SI el libro es anterior a esas fechas, es muy probable que encuentres su ficha en este ”depósito”, o una muy parecida.

b)El otro libro es una publicación reciente, de menos de cuatro años. Estos libros, para empezar, no aparecerán en el depósito de Abies, por lo que tendremos que crear manualmente su ficha desde el principio. También podríamos descargarla de internet. No es un proceso difícil, pero sí que tiene varios pasos, así que ya le dedicaremos un tutorial específico. De momento, crearemos nosotros la ficha.

Por otro lado, estos libros recientes traen un nuevo formato de ISBN. Al anterior número, que empezaba por 84 normalmente (prefijo para España), se le ha antepuesto ahora un nuevo prefijo (978), supongo que por normativas internacionales. Estos nuevos números NO los acepta el programa Abies. Teóricamente, la solución consiste en instalar un “plugin”, un complemento del programa, pero ya hemos instalado varias veces ese plugin y el programa sigue rechazando los ISBN nuevos. Más adelante comentaremos qué hacer en estos casos.

Caso 1:

Catalogación de un libro a partir de una ficha del “Depósito de Abies”

En este caso, vamos a aprovechar una ficha ya creada, incluida en una base de datos que viene de serie con el programa Abies. De este modo, nosotros sólo tendremos que modificar algunos campos y concretar los datos específicos de nuestra biblioteca.

Haz clic en el icono de Abies

Para catalogar un libro nuevo, podemos entrar por cualquiera de estas opciones

Vamos a entrar en “Consultar el catálogo de la biblioteca”

Al entrar en esta opción, se nos abre

esta ventana de búsqueda, que sólo

sirve para buscar libros YA catalogados

Como nosotros vamos dar de alta libros nuevos, esta ventana no nos sirve de nada. La cerramos

Para catalogar un libro nuevo, haz clic en el botón “Nuevo”

Se nos abrirá una ventana de búsqueda,

prácticamente igual que la anterior.

La única diferencia es que con ésta buscaremos en

todas las bases de datos del programa,

no sólo en la de libros ya

catalogados.

Introducimos algún dato del libro que queremos catalogar. El más concreto y eficaz es el

número de ISBN (los libros más antiguos no lo tienen). Observa que, al escribir en esta casilla,

se deshabilitan los demás datos.

Haz clic en “Aceptar”

ADVERTENCIA: Los números de ISBN desde hace dos o

tres años plantean algún problema,

del que hablaremos más

adelante

EL programa tardará unos segundos en

realizar la búsqueda en sus bases de

datos.

Al finalizar la búsqueda, nos fijaremos en cuáles de estas opciones nos aparecen señaladas

Esta opción aparecerá señalada si ya hay catalogado algún libro con los datos que hemos introducido como

criterios de búsqueda

El depósito de Abies es una gran base de datos (unos 500.000 registros) en la que podemos encontrar fichas de registro ya creadas que, con las modificaciones

adecuadas, podemos utilizar para dar de alta nuestro libro.

El Depósito auxiliar es otra base de datos, a la que podemos importar fichas de registros que hayamos descargado de sitios web como la Biblioteca

Nacional (www.bn.es) o la Red Rebeca

En este caso, sólo aparece un registro en el Depósito de

Abies. Lo marcamos y hacemos clic en

“Seleccionar registro”

En la primera pestaña,

comprobamos los datos

fundamentales del registro y

cambiamos los que sean necesarios, por ejemplo, el año de

edición.

Se nos abrirá una ficha de registro con tres pestañas.

En la segunda pestaña,

completamos los datos que creamos

convenientes.

Sobre el número de ISBN, hablaremos más adelante

Es conveniente unificar la CDU (Clasificación

Decimal Universal), ya que aparecerá

impresa en los tejuelos del lomo del libro y puede provocar errores en la ordenación

de los libros

Para ello, borramos la que

aparece en la ficha de

registro, si no nos parece adecuada.

A continuación, haz clic en este icono.

Se abrirá una nueva ventana, en la que pinchamos en la opción “CDU

Abies”

Selecciona la opción más adecuada y haz

clic en “Aceptar”

En la tercera pestaña del

registro aparecen tres datos

fundamentales: el número de

ejemplares de ese título, el número de registro y si el

libro se puede prestar o no.

Esta casilla siempre aparece en rojo y no podemos actuar sobre ella. Aquí aparece un número y una letra aleatoria. La letra no nos

interesa, pero el número sí. Este número siempre es consecutivo respecto al último libro ya catalogado, y será el que utilicemos como

nº de registro en la casilla siguiente.

El nº de registro es el único dato individual de cada ejemplar concreto.

Por tanto, este es el único dato que nos permitirá localizar y seguir la pista de un

ejemplar determinado. Asegúrate, por tanto, de escribirlo correctamente

y anótalo también, a mano, en la primera página del libro (más

adelante será etiquetado

debidamente)

Como nº de registro utilizamos el mismo número de la casilla roja,

prescindiendo de la letra y de los ceros

a la izquierda. Asegúrate de copiarlo bien

Define el “Tipo de ejemplar”

(disponibilidad para préstamo). Por

defecto, pondremos “Normal”, salvo para

enciclopedias, ejemplares

deteriorados, etc. También se pueden establecer criterios

de restricción de préstamo.

Si tuviéramos varios ejemplares del mismo libro, los añadiríamos aquí. Cada ejemplar debe tener su nº de registro y el tipo de

ejemplar.

Como sólo tenemos un ejemplar, anulamos los demás y dejamos uno solo.

Completa los demás datos que consideres convenientes.

Podemos introducir la ubicación de un ejemplar determinado. Podemos, por ejemplo, indicar el número de armario, o si un libro se encuentra en algún departamento. Las “ubicaciones”

hay que definirlas previamente. De momento, estamos dejando este campo en blanco, salvo casos concretos.

Repasa los datos introducidos y, si

todo está correcto, pulsa “Aceptar”.

Si hay algún error o has olvidado algún dato importante, el

programa lanzará un mensaje de error.

Después de aceptar, se cerrará la ficha que

hemos creado y se abrirá una nueva

ventana de búsqueda para catalogar un

libro nuevo. Como, de momento, no

vamos a catalogar más libros, la

cerramos.

Podemos comprobar que el

nuevo libro aparece al final del

listado general

Caso 2Catalogación de un libro sin datos previos (sin ficha de registro previa)

En este caso, catalogaremos un libro que no tiene ficha de registro en el «Depósito de Abies», así que añadiremos manualmente todos los datos. También podríamos buscar una ficha de registro en páginas web como la de la red Rebeca (www.mcu.es/bibliotecas/MC/Rebeca/index.html), descargarla en nuestro ordenador e importarla al «Depósito auxiliar» de Abies. Este proceso no es complicado, pero tiene varios pasos, así que le dedicaremos otro tutorial específico más adelante. Además, si sólo vamos a buscar un título, no compensa. Este recurso es interesante si vamos a descargar varias fichas de varios libros.

Volvemos a entrar en el programa. En esta ocasión, vamos a acceder por la opción «Realizar el mantenimiento del catálogo»

Observa que, al entrar por esta opción, no se ha abierto ninguna ventana de búsqueda. Haz clic

en «Nuevo» para empezar la catalogación

Escribimos el ISBN para realizar la

búsqueda. Pero, como preveíamos,

este libro no aparece ni como ya

catalogado , ni aparece su ficha en

el «Depósito»

Por lo tanto, esta ventana de

búsqueda no nos sirve de nada. La

cerramos y automáticamente

se abrirá el formulario con tres

pestañas que ya hemos visto en el

caso anterior.

Empezamos a rellenar los datos

fundamentales, empezando por el tipo

de documento (normalmente será un

libro)

En estas tres casillas (“Autor”, “Otros

autores” y “Editorial”) no podemos escribir

directamente. Tenemos que tomar estos datos de las bases de datos

correspondientes.

Empecemos por el autor. Haz clic en el

icono de la tabla con la lupa

En la ventana que se abrirá, empezamos a escribir el

nombre del autor (Apellido, Nombre). El programa irá

realizando al mismo tiempo una búsqueda automática;

en esta búsqueda se producen errores con frecuencia, así que es

probable que tengas que repetirla.

Cuando localices el nombre que te interesa, selecciónalo haciendo doble clic y pulsa

aceptar

Si el autor no estuviera ya incluido en la

base de datos, tendríamos que añadirlo. Si eso fuera necesario,

haz clic en el icono de la hoja

en blanco.

Del mismo modo, podemos incluir otros

posibles autores (editor, recopilador,

traductor, ilustrador…),

asignándole también su función.

Incluir este dato a veces puede ser

bastante engorroso. Puedes saltártelo, si no

te parece relevante.

Al escribir en la casilla “Editorial”, se

iniciará una búsqueda

automática en un menú desplegable

Si la editorial no aparece en este

menú, tendremos que añadirla,

haciendo clic en este icono

El resto de los datos podemos escribirlos directamente en las

casillas correspondientes

Haz clic en la segunda pestaña (datos adicionales)y rellena los campos que consideres necesarios. En esta parte del formulario, ningún dato es

obligatorio, pero conviene que sea lo más detallado posible.

Son especialmente útiles los datos de

ISBN y la CDU (Clasificación

Decimal Universal)

PROBLEMAS CON EL NUEVO FORMATO DE ISBNEste mensaje de error te aparecerá, cuando intentes

guardar los datos, si has introducido el nº de ISBN de un libro editado desde 2007: “El ISBN introducido para este

documento no es válido”.

Y el programa no te permitirá guardar los datos del documento hasta que no hayas

modificado o suprimido el dato de

ISBN

El número de ISBN tenía, hasta hace unos años, este formato (10 dígitos):

Id. de país Id. Editorial Id. de edición control

84 376 0001 4

Pero, desde 2007, se han añadido tres dígitos más al principio (los mismos para todo el mundo), el 978. Cuando se agoten las combinaciones con 978, comenzarán de nuevo con 979, 980…

Internacional Id. de país Id. Editorial Id. de edición control

978 84 313 2590 9

El programa Abies no acepta el nuevo formato de ISBN. En teoría, según la información de la web, sólo hay que instalar un plugin (un complemento del programa) para solucionar el problema. Pero ya he instalado varias veces ese plugin y Abies sigue rechazando los nuevos ISBN.

No sirve de nada eliminar el 978. Abies detecta que el dígito de control (el último) está mal calculado, ya que depende de un cálculo con los demás dígitos, y rechaza el ISBN también sin ese 978.

Por tanto, de momento, la única solución es no incluir este dato, y eliminarlo si es preciso. Es un inconveniente, porque este dato es uno de los más eficaces para realizar búsquedas. Seguiremos buscando una solución.

Introduce la CDU

Elige la opción “CDU Abies 2” y la clasificación más adecuada para tu libro

Haz clic en la tercera pestaña (Datos del

ejemplar)

Añade tantos ejemplares como

sean necesarios, si hay más de uno.

Recuerda que cada ejemplar tiene sus

propios datos de “Nº de registro” y de

“Tipo de ejemplar”.

Introduce el nº de registro. Recuerda que es el mismo número de

la casilla roja, sin los ceros a la izquierda ni la

letra. Asegúrate de copiarlo bien, y

escríbelo a mano en la primera página del libro. Este dato es el

único que nos permitirá identificar cada

ejemplar concreto.

Especifica la disponibilidad para préstamo en “Tipo

de ejemplar”

Recuerda que, si el nº de ISBN es posterior a

2007 (los tres primeros dígitos son

978), debes dejar este dato en blanco.

Comprueba si te parece adecuada la

signatura. Aparecerá en el tejuelo

(etiqueta) en el lomo del libro. Puedes

modificarla directamente, si te parece necesario.

CDU

Apellido autortítulo

Revisa los datos introducidos y, si todo

te parece correcto, haz clic en “Aceptar”.

Durante unos segundos, aparecerá

este mensaje.

Si falta algún dato necesario, o alguno es incorrecto, aparecerá

el correspondiente mensaje de error. Si

todo estaba correcto, simplemente se cerrará la ficha que acabamos

de crear y se abrirá una nueva ventana de

búsqueda para seguir catalogando otros

libros.

Como , de momento, hemos acabado, hacemos clic en “Cancelar” para cerrar esta ventana

El último paso: guardar los cambios en una copia

de seguridad

Este paso no es imprescindible, los datos que hemos introducido ya están guardados en la base de datos de Abies. Guardar una copia de seguridad es sólo una precaución, por si ocurriera un accidente (virus, rotura del disco duro, borrado accidental…). Así que es conveniente renovar la copia de seguridad con cierta frecuencia. Ahora aprenderás a hacer esta copia.

Al cerrar el programa, éste está configurado para que recuerde hacer una copia de seguridad (no es

imprescindible hacerlo cada vez). También podemos hacerlo, sin cerrar el programa,

haciendo clic en “Archivo>Copia de seguridad”

En esta ventana seleccionamos la

carpeta donde queremos guardar la copia de seguridad.

Por el momento, esta carpeta es

“Escritorio>ARCHIVOS DE ABIES”. También llevo otra copia de

respaldo en un pendrive.

No hay inconveniente en crear varias copias de seguridad en localizaciones distintas. En caso de necesidad, recuperaríamos la más reciente.

Tras hacer clic en “Copiar”, el programa tardará unos

segundos en compactar las bases de datos y guardar un

archivo de MS Acces (*.mdb) dentro de un

archivo ZIP.Cuando acabe, haz clic en

“Cerrar”

Por hoy hemos acabado. Podemos cerrar el programa

Aquí acaba este primer tutorial sobre Abies. Si tienes algún comentario o sugerencia, o te ha quedado alguna duda sin resolver, escríbelos en las páginas siguientes. Muchas gracias por tu atención y tu colaboración.

COMENTARIOS, SUGERENCIAS, DUDAS______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________