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PROFOSJUPrograma de Fortalecimiento
Sistema Judicial Uruguayo
PROFOSJUPrograma de Fortalecimiento
Sistema Judicial Uruguayo
Suprema Corte de Justicia
Uruguay
Comunicaciones Electrónicas
Dra. Ivonne CarriónCoordinadora General
Esc. Virginia TraversaEncargada de la Unidad de Administración de las Comunicaciones Electrónicas
X SEMINARIO DE GESTIÓN JUDICIAL
Objetivos del nuevo modelo de gestión
• OBJETIVO GENERAL
mejorar los servicios
judiciales que brinda el Poder
Judicial y que esa mejora sea
percibida por los usuarios
• OBJETIVO ESPECÍFICO
mejorar la gestión de
tribunales y juzgados
mejorar la eficiencia y eficacia en la prestación del servicio
de justicia
* Reducir los tiempos insumidos en las comunicaciones
* Reducir los recursos utilizados en las comunicaciones
* Acceso a la información en tiempo real
* Mejorar la prestación del servicio de justicia a través de la gratuidad en el acceso al servicio de las comunicaciones electrónicas
* Estandarizar el worflow de los procesos de las comunicaciones
Objetivos específicos Comunicaciones electrónicas
Objetivos del nuevo modelo de gestión judicial
Proceso
1.- Definición del modelo
2- Normativa legal que lo habilite
3- Desarrollo del sistema informático que lo soporte
4.- Implantación en un piloto
5- Evaluación y propuesta de extensión
6- Extensión
Apoyo de nuevas tecnologíasEscalable Flexible Adaptable
Definiciones del Nuevo modelo
Identificación Única de Expedientes
Comunicaciones Electrónicas
Expediente Electrónico
Consultas e ingreso web de causas
Tramitación guiada
Firma Electrónica Avanzada
SCJ como prestador de Servicios de certificación
Situación inicialDescripción
Recursos involucrados en el procesoIntervención de dos oficinas
work flow con 10 pasos3 hojas papel con cada comunicación
Tiempos insumidos en el procesoPromedio 2 meses
Resultado no siempre efectivo
Riesgos de concretarse la comunicaciónUsuario impugna su efectividad
Comunicación del resultado a la sedeReiteración de actos procesales
Las comunicacionesson ordenadas por una sede judicialy cumplidas por una oficina central
que presta un servicio común a todas las sedes judiciales
Situación inicial Workflow de las comunicaciones en la situación de inicio
1. Funcionario de la sede judicial elabora la comunicación 3 vías �
2. Control y firma del documento por el Actuario o Secretario del Tribunal �
3. Funcionario de la Sede confecciona un relacionado con todas la comunicaciones �
4. Funcionario de la oficina de comunicaciones pasa a retirar las comunicaciones de la sede judicial y las traslada a la oficina central de comunicaciones
�
5. Funcionario de la oficina de comunicaciones entrega las comunicaciones en su oficina �
6. La oficina central de comunicaciones asigna un funcionario para entregar la comunicación al interesado según la zona geográfica donde corresponda hacer la entrega
�
7. Notificador concurre y entrega la comunicación al destinatario, consignando el resultado obtenido 1 vía
�
8. Notificador entrega copia de la comunicación a la oficina de comunicaciones 1 vía �
9. La oficina de comunicaciones devuelve a la sede judicial copia de la comunicación 1 vía �
10. La sede judicial agrega copia de la comunicación al expediente correspondiente �
TIEMPO INSUMIDO DEL PROCESO 8 SEMANAS
Situación inicial:
Volumen de comunicaciones realizadas en soporte papel
durante la situación de inicio
Oficina ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SE TIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL AnualOficina Central de Comunicaciones
10 32455 19825 30955 26365 23044 21441 26618 28113 32578 24557 19646 285607
Oficina Central de Comunicaciones
0
5000
10000
15000
20000
25000
30000
35000
ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
JULIO
AGOST
O
SETIEM
BRE
OCTUBRE
NOVI
EMBRE
DICIE
MBRE
Año 2008
Ca
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edul
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s
DiseñoAspectos a mejorar
1.- Riesgos que representa el traslado físico de documentos en soporte papel
2.- Mejorar los tiempos que insume la comunicación mediante la entrega física dedocumentos en soporte papel que insume 8 semanas promedio
3.- Evitar errores o demoras por no ubicar los domicilios físicos donde entregarlos documentos –papel
4.- Evitar las demoras que implicaba no tener la constancia de entrega del documentoal momento de celebrar una audiencia y prorrogarla reiterando la comunicación
5.- Reducir costos: cada comunicación implica la utilización de soporte papel entres vías, o sea utilizan 3 hojas papel para cada comunicación
6.- Evitar los incidentes procesales dilatorios interpuestos contra las comunicacionesalegando que no se habían efectuado correctamente
7- Recursos humanos necesarios para la tarea los que debían incluso cumplir tareasfuera del horario a fin de absorber el cúmulo de comunicaciones a cumplir
Diseño propuesto: principales características
� El SCE CONSTA DE 3 MODULOS:
• GESTION DE CASILLAS DE CORREO
• GESTION DE LAS COMUNICACIONES EN LOS JUZGADOS Y TRIBUNALES
• ACCESO DEL USUARIO A LAS COMUNICACIONES RECIBIDAS
1.- A través de la página oficial de las notificaciones electrónicashttp://comunicaciones.poderjudicial.gub.uy
2.- Configurar su equipo y recibir la información a través de su proveedor
• INTEGRADO al Sistema Gestión Judicial y Sistema de Gestión de Tribunales - las decisiones judiciales se toman de estos sistemas sin necesidad de doble digitación
• FUNCIONA CON SERVIDOR PROPIO DEL P.J.@notificaciones.poderjudicial.gub.uy
• SEGURIDAD Y GARANTIASFIRMA DIGITALROLES HABILITANTES DE CADA USUARIO INTERNO DEL P.J.LA SCJ se constituyó en AUTORIDAD CERTIFICANTE
DISEÑO PROPUESTO POR EL PROYECTO:WORK FLOW DE LAS COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS
1.Funcionario lo confecciona el cedulón electrónico conteniendo la comunicación.
2.Actuario o Secretario controla, firma digitalmente y envía a la casilla de correo del destinatario
3.Llega al servidor del PJ y se deposita en la casilla de correo electrónico del usuario, quedando de esa forma lista para que éste acceda a ella. Envío y recibo de la comunicación es un proceso sincrónico
Cedulón
A los efectos de la constitución de domicilio electrónico, obligatorio en todo proceso, el Poder Judicial proveerá gratuitamente direcciones de correo en un servidor propio
(número CI) notificaciones.poderjudicial.gub.uy
DISEÑO PROPUESTO POR EL PROYECTO: roles
Funcionario Secretario
PLAN DE IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS
Fecha Sedes Total Sedes
02/03/2009 SCJ; Tribunales de Apelaciones Trabajo; Jdos. de Trabajo 25
11/05/2009 Tribunales de Apelaciones Civiles; Jdos. Civiles; Jdos. de Paz 65
25/05/2009 Jdo. de Aduana; Jdos. Concursos; Jdos. Contencioso Administrativo 7
17/08/2009 Tribunales de Apelaciones de Familia; Jdos. Familia; Jdos. Violencia Doméstica 36
01/12/2010 Jdos. Penales 12
10/12/2010 Jdos. Departamento de Canelones 17
14/03/2011 Jdos. Departamento de San José 4
01/04/2011 Jdos. Departamento de Maldonado 8
11/04/2011 Jdos. Departamento de Colonia 4
09/05/2011 Jdos. Departamentos de Flores y Florida 3
23/05/2011 Jdos. Departamentos de Durazno y Mercedes 6
06/06/2011 Jdos. Departamentos de Lavalleja y Rocha 6
27/06/2011 Jdos. Departamentos de Treinta y Tres y Cerro Largo 6
25/07/2011 Jdos. Departamento de Artigas 4
15/08/2011 Jdos. Departamentos de Paysandú y Río Negro 8
12/09/2011 Jdos. Departamento de Salto 5
10/10/2011 Jdos. Departamento de Tacuarembó 4
24/10/2011 Jdos. Departamento de Rivera 4
25/10/2010 Oficinas de apoyo a los despachos judiciales 8
Total de Sedes y oficinas de apoyo implantadas 232
BENEFICIOS ALCANZADOS: rápida implantación y aceptación por los usuarios
Beneficios alcanzados por las comunicaciones electrónicas
� A nivel de actividades - decisión, registro y comunicación-los actos de comunicación (notificaciones; intimaciones yoficios) impactan en los TIEMPOS INSUMIDOS en losprocesos (de dos meses pasan a 2 días)
� En el ámbito de los documentos generados, enviados orecibidos en el ejercicio de la función jurisdicción, los actosde comunicación impactan en los TIEMPOS Y RECURSOSINSUMIDOS en los procesos (481.845 comunicacionespermitieron prescindir de 1:445.535 hojas papel)
� A nivel del Modelo de Gestión: la definición del modelo quese adopta, con fuerte apoyo de las nuevas tecnologías,impacta en la GESTION DEL CAMBIO CULTURAL que lainstitución debió encarar
PORCENTAJE
80%
15%3% 2%
HASTA 5 DIAS
DE 6 A 10 DÍAS
DE 11 A 20 DÍAS
MAS DE 20 DÍAS
11.507 Casillas de correo otorgadas
Marzo/2009 inicio de la
implantación
2010 incorporación
de Montevideo y 2011 todo el país
Tiempos reducidos Menos recursos
Usuario beneficiado
699 Dispositivos para firma electrónica otorgados
232 Sedes y oficinas de
apoyo incorporadas al
SCE
452.249 comunicaciones
electrónicas
1.430 funcionarios capacitados
80% insumen de
1 a 5 días
Situación Actual: algunas cifras
LOGROS DEL NUEVO MODELO DE GESTIÓN
* Se reducen los tiempos insumidos en las comunicaciones electrónicas menos de 5 días en el 80 % de los casos.
* Se utilizan menos recursos.
en 481.845 comunicaciones electrónicas realizadas desde la implantación del nuevo modelo se evitó utilizar 1:445.535 hojas papel; se liberaron recursos humanos que cumplían tareas manuales.
* Acceso a la información en tiempo real
comunicaciones realizadas el mismo día de la decisión
* Prestación del servicio en forma gratuita
Se otorgan casillas de correo gratuitas y se facilita el acceso.
* Satisfacción de los usuarios (internos y externos)
Solicitud de extensión del servicio. Incremento de las comunicaciones realizadas. No se registraron impugnaciones
* Mejora del modelo de gestión
De 10 pasos a 3 pasos Confección del cedulón
Control-Firma y Envío
Información
Por mayor información, consultar:
Página WEB www.comunicaciones.poderjudicial.gub.uy
E-mailujecutora@poderjudicial.gub.uyuane@poderjudicial.gub.uy
Teléfonos (598 2) 902 15 61 – (598 2) 908 24 72
Personalmente Oficinas del PROFOSJU18 de Julio 1082 Entrepiso.
18 de julio 1082 Entre-Piso (esquina Paraguay)
(598) 2901-2586 (598) 2901-3397
e-mail: uejecutora@poderjudicial.gub.uy
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