el archivo

*Guía del tema para seguir las explicaciones del profesor. Completar con la bibliografía, enlaces y demás materiales proporcionados en el aula y

Campus Virtual

Dra. Verónica Mateo Ripoll.Universidad de Alicante

ESQUEMA

1.- Ideas y conceptos2.- El vocablo “archivo”3.- Concepto de “archivo”4.- Sistematización de archivos5.- Funciones de los archivos6.- Etapas de los archivos

1. Ideas y conceptos

1. Ideas y conceptos

1. Ideas y conceptos

Archivo =

Documentos +

Organización +

Servicios

2. El vocablo “archivo” Al archivo en el mundo greco-latino se le designaba como:

Scrinium Tabularium Sacrarium Armarium Archivum

Archivio (italiano)Archivo (castellano) Arxiu (valenciano)Archivio (portugués)Archive (francés)

2. El vocablo “archivo” Lugar (físico, ubicación,

edificio o instalaciones) Institución (entidad

generadora de documentos)

Material (conjunto de documentos)

Depósito (recinto o estancia concreta dentro de una institución)

Colección de documentos

ARCHIVOacepciones

III. Concepto de Archivo

1. ¿Qué compone un archivo?

2. ¿Quién lo crea?

1. Conjunto de documentos

2. Reunidos, producidos y recibidos por una persona o institución pública o privada

III. Concepto de Archivo

1. ¿Cómo se forma?

2. ¿Para qué se conserva?

1. En razón de sus funciones y actividades, de cualquier fecha y soporte,

2. Se conservan como testimonio e información y están al servicio de la investigación, cultura y gestión administrativa

Definición de Archivo<<Conjunto de documentos reunidos, producidos y recibidos por una persona

o institución pública o privada, en razón de sus funciones y actividades, de cualquier fecha y soporte, que se

conservan como testimonio e información y están al servicio de la investigación, la cultura y la gestión

administrativa>>

J.R. Cruz Mundet. Manual de Archivística.Fund. Germán Sánchez Ruipérez. Madrid, 2001. Págs. 89-

92

Definición de Archivo según la ley 16/1985 del PHE

<<Son archivos los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión

de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas,

en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la

investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa (...)

Definición de Archivo según la ley 16/1985 del PHE

(…) Asimismo, se entienden por archivos las instituciones culturales donde se

reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente

mencionados dichos conjuntos orgánicos>>.

IV. SISTEMATIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

1.Según la relación que mantenga el archivo con la institución o entidad que lo ha creado1.1) Con relación a su existencia

* vivo * muerto

1.2) Con relación a la naturaleza de la institución* civil* religioso

IV. SISTEMATIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

1.http://www.parquechasweb.com.ar/parquechas/notas/Nota_HospitalTornu.htm

2. http://www.ua.es/dossierprensa/1998/01/17/7.html3.

http://www.porttarragona.es/castellano/empreses_arxiucentral.htm

4.http://lanic.utexas.edu/project/tavera/colombia/predicadores.html

IV. SISTEMATIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

2) Según la función que ejercen en la entidad o institución2.1) archivo corriente o de gestión2.2) archivo depósito o intermedio2.3) archivo histórico

3) Según el organismo productor3.1) archivo público3.2) archivo privado

IV. SISTEMATIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas. Son universalmente imprescindibles e inalienables, de propiedad pública y no pueden ser destruidos.

http://www.mcu.es/archivos/MC/AGA/index.html

IV. SISTEMATIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

ARCHIVO PRIVADO: según su dependencia con instituciones enmarcadas en el derecho privado. En función de su actividad, se dividen en: personales, nobiliarios, eclesiásticos y de empresa.

http://www.fcmedinasidonia.com/4archivo/1Archivo23ind/archivo.htm

IV. SISTEMATIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

4) Según su categoría4.1) locales4.2) provinciales4.3) regionales // autonómicos 4.4) generales

5) Según la edad del documento5.1) archivo de gestión5.2) archivo intermedio5.3) archivo histórico

IV. SISTEMATIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

6) Según los fondos que contenga6.1) singulares6.2) múltiples

¿7) según su soporte?7.1) audioviosuales7.2) cartográficos7.3) especiales

IV. SISTEMATIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Algunos ejemplos: http://www.ayto-alcaladehenares.es/template2.asp?

cat_id=2403&mcat_id=1103&site_language=2 http://www.aytoburgos.es/contenidos/cpcontent.asp?

contentid=516&nodeid=420 http://www.precolombino.cl/es/audiovisual/index.php http://www.ucm.es/info/multidoc/prof/fvalle/

tema12b.htm

V. Funciones de los archivos

1. Organizar la documentación administrativa útil y vigente (fase pre-archivística)

2. Recibir la documentación no vigente

3. Valoración y selección de la documentación. Expurgo

4. Clasificación y ordenación

V. Funciones de los archivos

5. Descripción de la documentación

6. Instalación de la documentación

7. Dar servicio a:

1º La administración2º Los ciudadanos3º La investigación y

difusión cultural

V. Funciones de los archivos

Funciones que, a decir de V. Cortés, pueden resumirse en tres:

RECOGER, CUSTODIAR RECOGER, CUSTODIAR Y SERVIRY SERVIR

VI. Las etapas del archivo

ARCHIVO DE GESTIÓNARCHIVO ADMINISTRATIVO

ARCHIVO INTERMEDIOARCHIVO HISTÓRICO

Sobre estos aspectos, podemos consultar a modo de ejemplos… http://www.documentalistaenredado.net/203/

deficiencias-en-la-gestion-archivistica-de-la-administracion-publica-valenciana-aclaraciones-y-2/

http://www.archivonacional.go.cr/transferencias.htm

http://www.itcr.ac.cr/informatec/2007/Enero-Febrero/n32.htm