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EVIDENCIA EN AUDITORIA, PAPELES DE TRABAJO Y HOJAS DE HALLAZGOS
Los papeles de trabajo son todas aquellas cédulas y documentos que son elaborados por el Auditor u obtenidos por él durante el transcurso de cada una de las fases del examen.
Los papeles de trabajo son la evidencia de los análisis, comprobaciones, verificaciones, interpretaciones, etc., en que se fundamenta el Contador Público, para dar sus opiniones y juicios sobre el sistema de información examinado.
Los papeles de trabajo constituyen un medio de enlace entre los registros de contabilidad de la empresa que se examina y los informes que proporciona el Auditor
CONTENIDO Programas de trabajo
Planillas con análisis y anotaciones obtenidas
de la empresa.
Las cartas de confirmación enviadas
por terceros.
Manifestaciones obtenidas de la
compañíaExtractos de
documentos y registros de la compañía.
Planillas con comentarios preparados
por el Auditor.
Memorandos preparados por el
Auditor, para exponer algunos hechos, que
complementan la información de las
planillas.
Objetivo de los papeles de trabajo
Proporcionar evidencia del trabajo realizado y
de los resultados obtenidos en dicho
trabajo.
Suministrar la base para los informes y opiniones
del Auditor Independiente.
Constituir una fuente de información
concerniente a detalles de saldo de cuentas,
rubros de los estados financieros y otros datos
obtenidos en relación con el examen o para
efectos posteriores a la realización del mismo,
como futuras Auditorías.
Facilitar los medios para una revisión de los Supervisores, Jefes,
organismos gubernamentales u
otros Contadores que determinen la
suficiencia y efectividad del trabajo realizado y
las bases que respaldan las conclusiones
expresadas, probar a la vez que el trabajo se realizó con calidad
profesional.
Ayudar al Auditor a la conducción de su
trabajo.
Contenido de los papeles de trabajo
Nombre de la entidad, programa, área, unidad administrativa, rubro o actividad examinada, de acuerdo con los componentes determinados en la planificación.
Título o propósito del papel de trabajo.
Índice de identificación y ordenamiento.
Fecha de aplicación del o de los procedimientos de auditoría.
Referencia al procedimiento del programa de auditoría o la explicación del objetivo del papel de trabajo.
Descripción concisa de la labor realizada y de los resultados alcanzados
Fuentes de información utilizadas, como archivos, registros, informes o funcionarios que proporcionaron los datos.
Base de selección de la muestra verificada, en los casos aplicables.
Referencia cruzada de datos importantes entre papeles de trabajo.
Conclusión o conclusiones a las que llegaron, si corresponde.
Rúbrica e iniciales de la persona que lo preparó y la fecha de conclusión. Los documentos preparados por la entidad deben identificarse con ese título "preparado por la entidad", la fecha de recepción y las iniciales del auditor que trabajó con esa información.
Evidencia de la revisión efectuada por el jefe de equipo y el supervisor.
Clasificación de los
papeles de trabajo
Por su uso
Archivo corriente de
Auditoria
Por su contenido
Archivo permanente
Hojas de trabajo
Hoja
s de
trab
ajo
Son hojas multicolumnares en las cuales se listan agrupamientos de cuentas de mayor con los saldos sujetos a examen. Sirven de resumen y guía de las restantes cédulas que se refieran a cada cuenta.
contendrán los saldos del ejercicio anterior con el fin de hacer comparaciones. También se anotarán en
estas hojas de trabajo los ajustes y reclasificaciones que resulten de la revisión, para obtener en ellas las
cifras finales o de Auditoría que son las referidas en el dictamen.
Cedulas sumarias o de resumen:
se elaboran teniendo en cuenta los rubros correspondientes a un grupo homogéneo, que permita el análisis de manera más
eficiente. Para cada sumaria debe existir un rubro en la Hoja de Trabajo.
Son aquellas que contienen el primer análisis de los datos relativos a uno de los renglones de las hojas de trabajo y sirven como nexo
entre ésta y las cédulas de análisis o de comprobación.
• Detallan los rubros contenidos en las cédulas sumarias, y contienen el análisis y la comprobación de los datos de estas últimas, desglosando los renglones o datos específicos con las pruebas o procedimientos aplicados para la obtención de la evidencia suficiente y competente.
Cédulas analíticas o
de comprobació
n:
Cédula sub-analítica:
En algunas cuentas se requiere elaborar cédulas adicionales a las analíticas
para examinar otras cuentas que se desagregan de estas
últimas
Tienen similitud con la cédulas analíticas pues son la
mínima unidad de análisis
se deben obligatoriamente describir todas y cada una de las técnicas y procedimientos de auditoría que se aplicaron
en la cuenta.
MARCAS DE AUDITORIA
Signos o simbolos
el tipo de procedimiento, tarea o pruebas
realizadas
TIPOS DEMARCAS DE AUDITORIA
con significado uniforme
con distinto
significado
MARCAS CON SIGNIFICADO UNIFORME
incluyen en los papeles de trabajo y representan pruebas o
procedimientos de auditoría aplicados a las transacciones u
operaciones registradas o informadas por la entidad
registran en el lado derecho de la información verificada y de ser extensa la información se
utiliza un paréntesis rectangular que identifique concretamente la información sujeta a revisión
y en el centro se ubicará la marca
MARCAS DE AUDITORIASIMBOLO SIGNIFICADO
√S^∑∆αCCNO
Tomado de y/o chequeado con
Documentación sustentatoria
Transacción rastreada
Comprobado sumas
Re ejecución de cálculos
Verificación posterior
Circularizado
Confirmado
No autorizado
Inspección física
han sido aceptados como marcas de auditoría uniforme
Referencia Cruzada
tiene por objeto relacionar información importante contenida en un papel de trabajo
con respecto a otro
debe evitarse la utilización en
situaciones poco relevantes
Índices de los papeles de trabajo
El índice tiene la finalidad de facilitar el acceso a la información contenida en los papeles de trabajo por parte
de los auditores y otros usuarios, así como sistematizar su ordenamiento
Estructura resumida de los índices y su ordenamiento
Estándares básicos para documentar la auditoria
La auditoría es un proceso continuo de acumulación de información documental, testimonial, analítica y física relacionada con la verificación de las actividades desarrolladas por una entidad y el
cumplimiento de las funciones y obligaciones de sus funcionarios y empleados dirigidas a evaluar la eficiente utilización de los recursos, la efectividad en el logro de las metas y objetivos institucionales y
el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas aplicables.
Documentación de una auditoria
CRITERIOS PARA DOCUMENTAR UNA AUDITORIA
Planificación Preliminar
Planificación Especifica
Ejecución del Trabajo
Comunicación de Resultados
CRITERIOS PARA DOCUMENTAR UNA AUDITORIA
Estructurar el contenido de los papeles de
trabajo
Utilizar de manera consistente los
índices definidos para las fases y los
componentes identificados
Desglosar la
ejecución del Trabajo
Mantener expedientes
independientes de las fases
CRITERIOS PARA DOCUMENTAR UNA AUDITORIA
Agrupar los expedientes en
legajos de información manejable
Concluida la auditoría
proceder a numerar todos los papeles de
trabajo
Mantener en forma separada el
expediente de papeles de trabajo de la supervisión
técnica
Estructura y contenido del archivo permanente
de papeles de trabajo es la base para la planificación y
programación de la auditoría financiera
En la práctica de la auditoría, su ausencia o disponibilidad parcial es calificada como una de las principales causas
negativas para ejecutar una auditoría eficiente
La importancia otorgada a la organización y manejo del archivo
permanente, permite el desarrollo de una
aplicación informática para facilitar la
estructuración de la información y la
utilización de las fuentes de datos disponibles en
una base de datos de fácil acceso
La información contenida en el archivo permanente se actualizará de manera
continua y obligatoriamente al
menos una vez al año o semestralmente
Archivo de Planificacion
Orientado a documentar la etapa de planificación preliminar y específica de
cada auditoría de manera que se identifiquen claramente la naturaleza,
alcance y objetivo de la auditoría a ejecutar
Los papeles de trabajo acumulados en la planificación de la auditoría se organizarán en los siguientes segmentos
Administración de la auditoríaIncluye los documentos preparados para programar, organizar, manejar y controlar la auditoría y el equipo
de profesionales, la correspondencia recibida y
remitida no relacionada directamente con hallazgos
específicos, el ordenamiento cronológico de los hechos y los
reportes emitidos como producto de la auditoría en las diferentes
fases del trabajo
Planificación de la auditoría1) Documentación de la planificación preliminar2) Documentación de la planificación específica
1) Documentación de la planificación preliminar
El expediente de papeles de trabajo de la planificación
preliminar estará integrado por el programa aplicado y los
documentos organizados con la información obtenida en la fase
2) Documentación de la planificación específica
El expediente de papeles de trabajo incluirá el programa de la
planificación preliminar, que incluye la evaluación del control, así como los
programas, cuestionarios o diagramas específicos para evaluar los
procedimientos de control y los papeles de trabajo, incluso el plan
específico de auditoría y el informe de evaluación del control interno.
Estructura y contenido del archivo de planificación
conformado por los legajos de papeles de trabajo, que contienen la información recopilada durante la fase de ejecución
PAPELES DE TRABAJO DE USO GENERAL son aquellos que no están relacionados
directamente con el componente, cuenta o actividad en particular, sino con la
auditoría en su conjunto. Estos papeles de trabajo se mantendrán en un archivo temporal, mientras se realice el examen
con el propósito de facilitar su uso y revisión, para luego archivarlos en el orden que se sugiere posteriormente
PAPELES DE TRABAJO DE USO ESPECÍFICO
son aquellos que constituyen evidencias de los hallazgos relacionados con cada
componente, cuenta o actividad en particular
Estructura y contenido del archivo corriente
Preparados por la entidadEstados financieros y Balance de
comprobaciónCartas de representación de los funcionarios
de la entidad
Preparados por terceros ajenos a la entidadCarta de preguntas a los asesores legales Carta de confirmación de compañías de
seguros
Principales papeles de trabajo de uso general
Preparados por el
auditor
Plan específico
de auditoría
Programa de trabajo
Hoja de asuntos
pendientes
Cédulas de ajustes
sugeridos
Preparados por el
auditor
Sugerencias para futuros exámenes
Informes de avance de trabajo y tiempo
utilizado
Hoja principal de trabajo
Evaluación de control interno
Preparados por la entidad
Anexos de la composición de los
saldos de las cuentasConciliaciones bancarias Resultados de
constataciones físicas
Declaraciones de retención y pago de
impuestos y obligaciones de terceros
Análisis de cuentas deudoras y acreedoras
por antigüedad de saldos
Preparados por terceros ajenos a la entidadConfirmación de saldos de bancos,
deudores y acreedoresConfirmación de bienes de la entidad en
poder de terceros y viceversa Resúmenes de cuenta
Principales papeles de trabajo de uso específico
Preparados por el
auditor
Cédulas sumarias o de resumen de
rubros o componentes
Hojas de comentarios o
notas
Cédulas de análisis
específico
Detalles de arqueos
Preparados por el
auditor
Detalles de recuentos selectivos
Copias, resúmenes o fotocopias de
documentos de importancia
Otros elementos como
grabaciones, fotografías,
discos de archivo de computadora
El archivo corriente estará dividido en dos partes, la primera se refiere a la "Información resumen y de control", cuyo índice se presenta en números romanos,
mientras que la segunda parte corresponde al archivo de la "Documentación del trabajo" dividida en varios segmentos, uno por cada componente cuenta o actividad
examinada, su índice constará de letras mayúsculas simples o dobles, para las cédulas sumarias y letras seguidas de números correlativos para los papeles de análisis
PROPIEDADES DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo son la fundamentación de la
opinión del Auditor en su dictamen y por tanto respaldan el trabajo
realizado por el mismo y tienen una utilización que va más allá de la Auditoría del período en que estos se
realizaron
Por la importancia y la responsabilidad que
revisten para el Auditor, los papeles de trabajo son de su propiedad, pero deben estar disponibles para ser
exhibidos en cualquier momento a las autoridades, al cliente o al colega que se haga cargo de las Auditorías
posteriores
Estos papeles de trabajo están protegidos por el
secreto profesional y solo pueden ser exhibidos en los
casos previstos por la confidencialidad del Código
de Ética profesional. El tiempo que debe
mantenerlos en su poder el Auditor es de cinco años
HALLAZGOS
Se refieren a presuntas deficiencias o irregularidades identificadas como
resultado de la aplicación de los procedimientos de Auditoría.
HALLAZGOS
Identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestión de recursos en la entidad, programa o proyecto bajo examen que merecen ser comunicados
en el informe.
OBJETIVO
HALLAZGOS
ELEM
ENTO
S DE
HAL
LAZG
O D
E AU
DITO
RIA
CONDICION situación actual encontrada por el auditor.
CRITERIO norma con la cual el auditor mide la condición
CAUSA motivo del incumplimiento del criterio o norma.
EFECTO resultado adverso o potencial de la condición encontrada
HALLAZGOS
EVIDENCIA DE AUDITORÍA
Concepto
La evidencia de auditoria es el elemento de juicio que obtiene el auditor para probar afirmaciones incluidas en los estados financieros.
El elemento de juicio es cualquier dato obtenido mediante aplicación de técnicas de auditoría, bajo la forma de procedimientos de un programa de
auditoría.
PRUEBAS DE AUDITORÍA
PRUEBAS DE CONTROL
DE CUMPLIMIENTO DE OBSERVACIÓN
PRUEBAS SUSTANTIVAS
Proporcionan evidencia directa sobre la validez de las
transacciones.
En la etapa de ejecución se pone en práctica el plan de auditoría y los procedimientos planificados a fin de obtener suficiente evidencia que
respalde la elaboración del informe.
Tipos de evidencia de la auditoria
Evidencia electrónica, es la que se obtiene de los sistemas electrónicos mediante la aplicación de
«técnicas de auditoría asistida por computadora».
La evidencia física, es la que obtiene el auditor mediante la observación o la inspección directa de la existencia de cosas de carácter natural o creado.
Evidencia Testimonial, es la información que se obtiene de terceros a través de declaraciones orales y escritas recibidas en respuesta a indagaciones o por medio de entrevistas o preguntas.
La evidencia documental, es la que se obtiene mediante el examen de los documentos y registros de las actividades, operaciones y transacciones que soportan el objeto de la auditoría.
La evidencia analítica, es la que se obtiene al realizar la interrelación de datos e información mediante el razonamiento lógico para averiguar la conformidad.
Técnicas y Prácticas de Auditoría
OTRAS PRÁCTICAS DE AUDITORÍA son operaciones o labores auxiliares de auditoría
Las pruebas selectivas, son prácticas o procedimientos que permiten simplificar la labor de medición o verificación de las características de un grupo de ítems para derivar conclusiones a base del examen de un grupo parcial de ítems.
El síntoma, es la señal o indicio de una cosa, hecho o acción que se utiliza para buscar operaciones que merecen una revisión o investigación con mayor profundidad.
La Intuición, es la proyección de los sentidos para la percepción clara e instantánea de algo que no está claro en determinadas circunstancias.
La sospecha, es la actitud o acción de desconfianza de alguna información que carece del suficiente crédito.
El arqueo de caja.
OTRAS PRÁCTICAS DE AUDITORÍA
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
Conjunto de operaciones o técnicas de investigación
Obtener evidencia que posibilite validar afirmaciones
opinión del auditor con relación a la situación financiera del ente
Diseño de procedimientos
El diseño de procedimiento contempla la relación de tres elementos básicos que son:
La técnica de auditoría a aplicar para reunir la evidencia El objeto de la auditoría investigado y,
El objetivo de la auditoría a alcanza
Considerando la afirmación y el criterio de referencia aplicado.
EJEMPLO
INTEGRANTES:
NORMA SARMIENTO
BORIS CALLE
JUAN PLASENCIA
ALFONSO MORA RAMIREZ
