MANUAL DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO PARA LAS

COMUNICACIONES DEL DISTRITO CAPITAL

• Mejorar las interacciones comunicativas de la Administración de las entidades del nivel central, adscritas, locales y vinculadas a cada uno sus sectores de la Alcaldía Mayor de Bogotá con sus diferentes públicos de interés con el ánimo de lograr una gestión enfocada en el buen servicio para los ciudadanos.

• Medir la gestión en el enfoque estratégico para ofrecer un mejor servicio al ciudadano.

 • Medir los riesgos que pueden afectar la imagen que los ciudadanos

tienen respecto a la Alcaldía Mayor de Bogotá

ENFOQUE CIUDADANO

PRINCIPIOS

GENERALES

SERVICIO

UNICIDAD CONCEPTUAL DE

IMAGEN

GERENCIA INTEGRAL

FORMACIÓN

COORDINACIÓN

DIRECCIONAMIENTO

MEDICIÓN

DESCENTRALIZACIÓN CON

DIRECCIONAMIENTO

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

EQUIDAD

Definición

• Contiene los lineamientos que orientan a las entidades que conforman la estructura administrativa del Distrito en la ejecución de estrategias que garanticen la integridad, la coherencia en los mensajes y contenidos informativos que se

transmiten y la unicidad conceptual de imagen.

Alcance

El Manual busca el mejoramiento de los procesos comunicativos de la Administración Distrital con sus diferentes grupos de interés a nivel interno y externo con el ánimo de lograr una gestión enfocada en el servicio y el bienestar de los colaboradores y los ciudadanos.

Propósito

• Debe ser el marco de referencia para los equipos de comunicaciones de la Alcaldía Mayor de Bogotá, los 12 sectores que la componen y las entidades adscritas y vinculadas, así como para el manejo de campañas institucionales, piezas comunicativas y medios de comunicación.

Referentes de acción

1.- Enfoque en el ciudadano: las comunicaciones deben tener como objetivo el ciudadano, sus expectativas y necesidades.

2.- Servicio: las oficinas de prensa deben estar enfocadas en el servicio: tiempos de respuesta cumplimiento de las expectativas de lo solicitado, buen trato y resolución efectiva de las situaciones de crisis.

3.- Unicidad conceptual de imagen: se debe propender por el posicionamiento de la gestión de la Administración y de las

entidades del nivel central, adscritas, vinculadas y locales.

• 4.- Gerencia integral: la labor de comunicar involucra comunicación interna y externa en cuanto a procesos, relaciones y medios.

• 5.- Formación: se deben brindar programas de formación para competencias comunicativas de los equipos de trabajo, los líderes corporativos y los VOCEROS de la institución.

• 6.- Coordinación: desarrollar acciones específicas en el interior de la entidad y de forma interinstitucional para generar un solo discurso comunicativo y así evitar incidencia negativa en la percepción de imagen.

7.- Direccionamiento: la labor de comunicaciones y prensa debe ir dirigida a la socialización de los objetivos estratégicos, tácticos y operativos de la entidad y del sector, así como de la Alcaldía y las entidades adscritas.

8.- Medición: las estrategias de comunicaciones deben ser medidas desde el orden estratégico, táctico y operativo. Evaluación del cumplimiento de objetivos (eficacia) y el manejo adecuado de recursos (eficiencia).

9.- Descentralización con direccionamiento: el Manual es un referente para la toma de decisiones de los sectores y las entidades adscritas, lo cual no excluye que cada sector tenga sus propias estrategias para las comunicaciones adecuadas a sus propias necesidades específicas.

10.- Planeación estratégica: todas las entidades deben trazar un plan de comunicaciones en los programas y metas del Plan de Desarrollo Distrital.

11.- Equidad: las acciones de comunicación deben permitir que todos los y las servidoras tengan acceso a la información, a los productos y a los servicios que resulten de las estrategias y campañas de comunicación.

INDICADORES DE LA OFICINA DE COMUNICACIONES Y PRENSA DE LA

ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ.

NOMBRE DEL INDICADOR DESCRIPCIÓN/CÓMO SE OBTIENE

OPERATIVO DE CUMPLIMIENTO

Para el caso de la Alcaldía Mayor de Bogotá se pretende evaluar la gestión de las oficinas de comunicación y prensa, particularmente desde el análisis mediático: Número de Boletines, entrevistas, contactos con medios

TÁCTICO DE EFICACIASe ha planteado el siguiente indicador: Número de veces que fueron mencionados en medios los conceptos de efectividad, oportunidad, contundencia y servicio en vinculación directa con la percepción de imagen que define su entidad

ESTRATÉGICO DE EFICACIA

Se plantear el siguiente indicador estratégico: Percepción de los usuarios sobre los conceptos de imagen asociados a cada una de las entidades adscritas a la Alcaldía Mayor de Bogotá en vinculación directa con las nociones de efectividad, oportunidad, servicio y contundencia.

TÁCTICO DE EFICACIAPermite medir la satisfacción de las necesidades de los grupos de interés y el grado de cumplimiento de los objetivos estratégicos.

ESTRATÉGICO DE EFICIENCIA

Es de esta forma como se establece la relación entre los costos de los insumos y los productos de la manera como se invirtió en medios. Así mismo se determina la productividad y optimización con la cual se administran los recursos para la obtención de resultados del proceso y el cumplimiento de los objetivos.

Manejo de crisis

1.- MATRIZ DE RIESGO: la deben construir todas y cada una de las entidades del nivel central, adscritas, vinculadas y locales para identificar oportunamente las situaciones que pueden generar una crisis que afecte negativamente la imagen de la Administración Distrital.

• Medición: las entidades del nivel central, adscritas, locales y vinculadas a cada uno de los sectores harán el levantamiento de las Matrices de Riesgo TRIMESTRALMENTE, con el fin de generar estrategias preventivas, de choque y de recuperación frente a los riesgos identificados.

• Seguimiento: Todas las entidades adscritas, locales y vinculadas a cada uno de los sectores deberán realizar MENSUALMENTE el seguimiento de los riesgos identificados con el fin de establecer su evolución o estado.

2.- FORMACIÓN DE VOCEROS: las entidades del nivel central, adscritas, vinculadas y locales de la Administración Distrital deberán capacitar a sus VOCEROS institucionales con el propósito de que adquieran destrezas comunicativas para interactuar con los medios de manera favorable.

- Selección: el vocero tendrá características como mostrar credibilidad, seriedad, expresarse con autoridad y convicción, ser receptivo, cordial y capacidad para sortear la situación.

* Cada entidad deberá elaborar su MANUAL DE CRISIS a partir de las matrices construya.

Planeación estratégica

• Conjunto de objetivos, medios (humanos, físicos, económicos y técnicos) y estrategias empleados por los responsables de comunicaciones y prensa para ordenar y articular las acciones previstas con las prioridades del Plan de Desarrollo Distrital.

Para el éxito se requiere desarrollar las etapas de planear, hacer, ajustar y verificar. - Coherente: conforme a los objetivos y prioridades del Plan de Desarrollo Distrital - Viable: no debe ser ni demasiado excesiva ni demasiado ambiciosa en sus objetivos y

metas. - Efectiva: con actividades específicas que tengan resultados concretos e impacto. - Sostenible: con continuidad más allá de un gobierno, plurianual y con visión de largo

plazo. - Flexible: que se pueda adaptar a las transformaciones y necesidades coyunturales.

Gracias