Em bi un repaso por la metodología de implementación

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Business Intelligence Un repaso por la metodología de implementación - Edison Medina La Plata - Introducción

Business Intelligence continua afianzándose como una de las principales iniciativas en la que piensan invertir las organizaciones, sin embargo hemos encontrado que en muchos casos estas implementaciones no están generando los resultados esperados, quedando luego en desuso. Uno de los principales problemas que encontramos en nuestra experiencia, es que muchos de los proyectos no están siguiendo elementos metodológicos válidos para este tipo de iniciativas, generando intentos fallidos. El presente artículo permite contribuir a esta situación, revisando una metodología de implementación probada en muchos proyectos en empresas de distinto tamaño y de diversos sectores económicos. Esta metodología nace de estándares mundiales, pero hemos realizado algunas adecuaciones para nuestros países. Así, revisaremos la metodología de implementación de un proyecto de Business Intelligence que conlleve a los resultados esperados, la misma que tiene en cuenta etapas muy identificadas, desde una adecuada Planificación, pasando por el Análisis de Requerimientos necesarios para la gestión, el modelamiento dimensional, los procesos de carga que permiten alimentar el modelo anterior y llegando a la etapa de explotación, en la cual se construyen los reportes y tableros de control necesarios. Repasemos entonces la metodología, esperando que sea un impulso para el afianzamiento de sus soluciones de Business Intelligence, y vaya contribuyendo a su vez en el uso de metodologías en sus proyectos.

Metodología Business Intelligence La metodología de implementación de soluciones de Business Intelligence que revisaremos, parte de estándares mundiales, pero que hemos adecuado a las características de nuestros países. Esta metodología, reúne todas las características necesarias para llevar a la práctica exitosamente una iniciativa de Business Intelligence. En primer lugar debemos mencionar que toda implementación debe comenzar con una etapa previa de planificación del proyecto. Esta etapa dirige la definición y alcance correspondientes. La planificación de proyecto se centra en los recursos y requerimientos de colocación de personal según nivel de habilidad, junto con las asignaciones de tareas de proyecto, duración y secuencia. Revisemos cada uno de los componentes de la metodología:

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Fuente: Business Intelligence una guía práctica, Edison Medina

Planificación (Anteproyecto)

Antes de iniciar el desarrollo de cualquier proyecto de Business Intelligence, debemos considerar en forma prioritaria una etapa preliminar asociada a la definición de las iniciativas en la organización. Esta etapa debe considerar:

• Identificación de las áreas de oportunidad para aplicar Business Intelligence.

• Selección adecuada de la tecnología a utilizar.

• Identificación de problemas de calidad de datos

• Iniciar un proceso de Inducción con usuarios de la organización Además:

• Evaluar el impacto de los sistemas transaccionales hacia la nueva solución.

• Organización interna para afrontar la implementación de los proyectos a desarrollar.

Estas tareas deberán preparar el camino para un adecuado desarrollo de la solución de Business Intelligence (Data Warehouse), no tenerlas en cuenta originará que las etapas de desarrollo tomen más tiempo de lo previsto, esto ocurre con mayor notoriedad en la etapa de Procesos de Carga, en la cual se encontrarán todos los problemas de calidad que antes se debieron haber identificado. Esta metodología, que tiene como bases estándares mundiales, ha sido probada en muchos proyectos para organizaciones de diversos sectores económicos en el ámbito local y regional. Cada una de las etapas de la metodología mostrada contiene entregables, que van respaldando el avance del proyecto.

2. Arquitectura Tecnológica y Modelamiento

de datos

3. Extracción Inicialde datos

4. ActualizaciónPeriódica de

datos

5. Explotación deDatos

ADMINISTRACION DEL PROYECTO

Gestión de Riesgos

Gestión de RRHH

Gestión de Comunicación

Gestión de Calidad

Gestión de Proveedores

Gestión de Riesgos

Gestión de RRHH

Gestión de Comunicación

Gestión de Calidad

Gestión de Proveedores

1. Análisis de Requerimientos

0. Anteproyecto

• Areas de Oportunidad (Priorización)

• Plataforma Tecnológica

• Identificación problemas de calidad

• Inducción a usuarios finales









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Análisis de Requerimientos

El primer paso en una solución de Business Intelligence consiste en determinar los requerimientos de información, los procesos de trabajo llevados a cabo, la infraestructura de sistemas, bases de datos y aplicaciones de origen de la información para en función de estos ajustar las mejores herramientas tecnológicas disponibles para dar soporte a sus operaciones de manera que le permita a la gerencia alcanzar su visión y metas, y al mismo tiempo tener una retroalimentación exacta del funcionamiento de la empresa para tomar decisiones basadas en información. En esta etapa se realizarán reuniones de trabajo con los usuarios funcionales, quienes nos transmitirán sus necesidades de información. Esta etapa es de mucha importancia y se requiere el apoyo del sponsor del proyecto para que las personas involucradas se comprometan con éste. Es muy importante resaltar que lo fundamental en esta etapa es la identificación de todas las variables y métricas del área u organización. Las variables son aquellos criterios por los cuales analizaremos el negocio (por ejemplo: cliente, producto, sucursal, etc.) y una métrica es el elemento medible por el que consultaremos las variables identificadas (por ejemplo: venta, costo, rentabilidad, etc.).

1.1 Recepción y evaluación deRequerimientos

1.5 Validación de Requerimientos

1.2 Análisis de Fuentes de datos

1.3 Definición de Requerimientos

(Star Nets)

1.4 Elaboración de Prototipos


En primer lugar, una buena práctica es definir las reuniones de trabajo con los diversos grupos de usuarios. Para ello recomendamos tres reuniones con cada grupo; en la primera se trata de identificar las necesidades de información a partir del conocimiento que vamos obteniendo del manejo del área, además de las variables y métricas. Como consecuencia de esta reunión, debemos corroborar con los responsables de los sistemas transaccionales si la información solicitada existe en las bases de datos o están en hojas de cálculo o simplemente no existe registro alguno. Como consecuencia de esta reunión, se elaboran lo que llamamos diagramas funcionales, los cuales esquematizan las necesidades de información a través de las variables y métricas que identificamos con los usuarios.

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Tiempo

Vendedor

Geografía

Producto

Cliente

Año

Mes

Semana

Empresa

Supervisor

Vendedor

Sucursal Zona Sector

FamiliaLínea

ProductoTipoCliente

ClienteCiudad

Ventas SolesVentas DólaresVentas Unidades

Ciudad

Modelo Conceptual de representación de variables y métricas


Como podrá notarse en el diagrama, lo hemos organizado de tal manera que en el rectángulo de la izquierda colocamos las métricas (ventas soles, ventas dólares y ventas unidades), y en la derecha colocamos las variables solicitadas, organizadas en grupos que llamaremos «dimensiones». Nótese que éstas van tomando características jerárquicas con los atributos considerados en cada caso (por ejemplo: año, mes, semana). Las denominaciones de estos grupos deben identificar al grupo de datos, y siempre deben guardar una relación directa con ellos. Por ejemplo: Producto, quien representa a Familia, Línea y Producto. La segunda reunión de trabajo es la oportunidad para que los usuarios puedan identificar las variables y métricas solicitadas, y validarlas. Por ejemplo, un usuario podría identificar ahora que sería importante también analizar su información en períodos <diarios>, lo que haría que adicionemos en la dimensión tiempo este dato, luego de la <semana>. Asimismo, podría identificarse algunos datos que no serían importantes de considerar. Es decir, se valida completamente el diagrama. Una segunda finalidad de este diagrama, y siempre en la segunda reunión, es transmitir a los usuarios el carácter dinámico que tendrá la solución al combinar las diversas variables de acuerdo con las necesidades actuales o las que se puedan presentar a futuro. Aquí no se trata de definir todos los reportes posibles que los usuarios se plantearán a futuro, se trata de considerar todas las variables y métricas del área —en este caso ventas— que originarán múltiples requerimientos de análisis de información. Un tema adicional es solicitar a los usuarios los reportes en los cuales basan su gestión. En complemento, algo que genera valor a la consolidación de requerimientos es trabajar con los usuarios los bosquejos o prototipos de análisis de información que hoy no pueden realizar por las limitaciones de la tecnología actual. Recordemos que Business Intelligence no es reproducir los reportes actuales en la forma de una herramienta más bonita. Se busca generar valor con la información, para apoyar decididamente la toma de decisiones, en este contexto, es de vital importancia, poder trabajar escenarios de análisis con los mismos usuarios, pero con características más dinámicas.

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En la tercera reunión de trabajo se termina de validar los diagramas funcionales y los prototipos desarrollados, estos se refieren a los diseños previos de análisis de información y Tableros de Control que finalmente serán desarrollados con la herramienta analítica. Toda la información trabajada a lo largo de las reuniones de trabajo es consolidada en un documento de «Análisis de requerimientos». En éste, a los diagramas funcionales —debidamente detallados con definiciones, cálculos e inclusive ejemplos de datos— se suman los prototipos desarrollados. Este representa el entregable de esta etapa, el mismo que debe ser validado por los usuarios responsables y es la base para el desarrollo de la solución.

Modelamiento de datos Con todos los requerimientos definidos en la etapa anterior, en esta se realiza el diseño del modelo dimensional correspondiente.

2.2 Definición

de Procesos de

Carga Inicial

2.4 Definición de

Plataforma

Tecnológica

2.1 Diseño

de Modelo Lógico

de Base de Datos

2.3 Definición

de Procesos de

Actualización

Periódica

2.5 Instalación

de Plataforma

Tecnológica

2.6 Plan de

Trabajo de

Implantación


Esta etapa comprende las siguientes actividades:

1. Definición del modelo lógico de base de datos. Con los requerimientos relevados en la primera etapa del proyecto y esquematizados en los diagramas funcionales (Star Net), se desarrolla el modelo lógico del repositorio. El mismo que deberá ser validado con el equipo técnico del proyecto.

2. Diseño del modelo físico de base de datos. Una vez validado el modelo lógico de datos, estamos en condiciones de establecer el modelo físico de datos, de acuerdo a los atributos definidos para cada una de las tablas de Hechos y Dimensionales.

3. Dimensionamiento de Infraestructura Tecnológica. Determinados en forma más precisa las dimensiones de tablas y proyecciones de información a manejar en el Data Warehouse, se valida el dimensionamiento de la Infraestructura tecnológica, esbozada en la Planificación del proyecto.

4. Definición de la estrategia de almacenamiento de información. Sobre la base de las necesidades de información histórica y almacenamiento a futuro, se definen estrategias de almacenamiento de esta información.

5. Creación de Base de datos. Esta etapa considera la creación de las fuentes de datos en el motor de base de datos definido.

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El entregable de esta etapa será el Diseño Técnico, conteniendo los modelos de datos y especificaciones técnicas para los procesos de carga.

Procesos de Extracción, Transformación y Carga (ETL)

Diseño y desarrollo de los procesos ETL necesarios para alimentar en forma inicial y periódica los modelos desarrollados. En esta etapa el equipo técnico de la organización proporcionará el personal técnico necesario para el apoyo en el desarrollo de dichos procesos, específicamente en la extracción de las fuentes de datos actuales, quienes son conocedores de sus sistemas transaccionales y la problemática de ellos.

� Extracción Inicial de datos

Corresponde al desarrollo de los procesos que permitirán tener data de producción inicial en el Data Mart o Data Warehouse. Aquí se podrá encontrar información en distintas plataformas, que requieren ser procesadas.

3.4 Desarrollo

de Procesos

3.1 Construcción

de Base de Datos

3.5 Pruebas

y Ajustes

3.2 Diseño de

Procesos de

Carga Inicial

3.6 Carga Inicial

de Datos

3.3 Desarrollo de

Procedimientos

Manuales


Se consideran aquí las siguientes etapas: 1. Construcción de base de datos. Se refiere a la construcción propiamente dicha

del repositorio de datos que alojará la solución. Esto considera todos los espacios previstos, teniendo en cuenta las características de la solución.

2. Diseño de Procesos de carga inicial. En esta etapa se aprovecha para realizar el diseño de los procesos de carga, es decir, el mapeo y consideraciones de carga necesarias para que más adelante se trabaje solo en la construcción de los procesos.

3. Desarrollo de procedimientos manuales. Se considera esta etapa para los casos en que se requieran datos que no se encuentran en bases de datos y requieren algún mecanismo manual para su ingreso.

4. Desarrollo de procesos. En este paso se construyen propiamente dichos todos los procesos de carga, diseñados anteriormente.

5. Pruebas y ajustes. En la medida que se vayan desarrollando los procesos, se irán realizando las pruebas y ajustes correspondientes, a fin de garantizar un buen procesamiento de información

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6. Carga Inicial de datos. Finalmente, esta etapa culmina con la carga histórica de información acordada con los usuarios de la organización.

� Actualización periódica de datos

Corresponde al desarrollo de los procesos que permitirán tener periódicamente alimentado el Data Warehouse. Los períodos de carga son definidos con el equipo de trabajo, pudiendo ser diarios, semanales, mensuales, etc.

4.3 Desarrollo de

Procesos de

Actualización

4.2 Desarrollo de

Procedimientos

Manuales

4.1 Diseño de

Procesos de

Act. Periódica

4.5 Pruebas y

Ajustes


Las etapas consideradas aquí son similares a la de carga inicial: 1. Diseño de Procesos de actualización periódica. En esta etapa se aprovecha

para realizar el diseño de los procesos de carga, es decir, el mapeo y consideraciones de carga necesarias en la solución.

2. Desarrollo de procedimientos manuales. Se considera esta etapa para los casos en que se requieran datos que no se encuentran en bases de datos y requieren algún mecanismo manual para su ingreso.

3. Desarrollo de procesos de actualización. En este paso se construyen propiamente dichos todos los procesos de carga, diseñados anteriormente.

4. Pruebas y ajustes. En la medida que se vayan desarrollando los procesos, se irán realizando las pruebas y ajustes correspondientes, a fin de garantizar un buen procesamiento de información.

El gran entregable de esta etapa son los procesos de carga desarrollados. Además del documento de Diseño Técnico, debidamente actualizado.

Explotación de Información

Corresponde al desarrollo de los reportes dinámicos y tableros de control solicitados por los usuarios y definidas en la etapa de Análisis de Requerimientos. Se refiere a los prototipos de análisis bosquejados en la primera etapa del proyecto y desarrollados aquí con la herramienta analítica seleccionada. Además, se considera en esta etapa la capacitación formal tanto a los usuarios finales como a los usuarios técnicos para el correcto uso y soporte de la solución desarrollada.

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5.5 Soporte Post-

Implantación

5.2 Desarrollo

de Consultas

5.3 Instalación de

herramienta de

Usuario Final

5.1 Construcción

de interfaz para

usuario final

5.4 Capacitación


Se considera en esta etapa de manera prioritaria la construcción de reportes y tableros de control, definidos en la etapa de Análisis de Requerimientos. Se tienen los siguientes pasos:

1. Construcción de interfaz para usuario final. Se refiere a construir una capa de

visualización para los usuarios, que no tenga ninguna característica técnica. Es decir, las variables y métricas deben estar en un lenguaje fácil de entender para los usuarios, aislados de la complejidad técnica.

2. Desarrollo de reportes y tableros de control. Se refiere al desarrollo propiamente dicho de los reportes y tableros del control, establecidos en la primera etapa del proyecto. Es de importancia considerar un proceso de validación de estos reportes y tableros.

3. Instalación de herramienta de usuario final. Es el momento de disponer a los usuarios de la organización de la herramienta analítica, que podrán utilizar para apoyar su toma de decisiones.

4. Capacitación. Acompañando la instalación de la herramienta analítica a los usuarios, se debe establecer un plan de capacitación a ellos que consideren la presentación de todos los reportes y tableros de control construidos. Además de transmitirles el conocimiento necesario para que puedan construir reportes y tableros nuevos.

5. Soporte Post Implantación. Finalmente, debe establecerse la organización interna que en adelante deberá dar soporte a la solución desarrollada.

El entregable de esta etapa son los Reportes dinámicos y Tableros de Control debidamente desarrollados y validados con los usuarios. Además, de la capacitación a los usuarios de la organización en los reportes y tableros realizados. Adicionalmente, en esta etapa final se considera el proceso de Pase a Producción, lo que se realiza en coordinación con los usuarios responsables, y de acuerdo a las políticas de la empresa.

Administración del proyecto

En paralelo a las tareas de desarrollo, resaltamos aquí la importancia de la gestión del proyecto, de acuerdo a estándares que permitan un acompañamiento adecuado. Resaltamos aquí el hecho de poner especial atención a la gestión de Riesgos, Recursos, Humanos, Calidad, Comunicación, Proveedores, y todos los elementos necesarios para una administración de proyecto como se exige en un proyecto de gestión como este.