MEDIOS DE COMUNICACIÓN ELECTRÓNICA CON PROVEEDORES Y FACTURACIÓN ELECTRÓNICA. 7 OCTUBRE

José María Ortín 2015 - Queda prohibida la reproducción total o parcial del contenido de este documento, así como su transmisión y uso con fines diferentes de los que han

originado su elaboración y entrega.

José María OrtínDesarrollo de Negocio

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Factura Electrónica.COMUNICACIÓN CON PROVEEDORES Y FACTURACIÓN

ELECTRÓNICAOctubre 2015

Parte 1. Documentación Electrónica

Indice

Validez Jurídica de los documentos electrónicos1

Documento Electrónico2

Generación de Documentos Electrónicos3

Firma Electrónica Basada en Certificados4

Firma Electrónica Basada en Biometría5

Firma Electrónica Existen numerosa legislación que permite utilizar la firma

electrónica como evidencia de la validez de un determinado

documento o proceso

o La legislación española, dada la necesidad imperiosa de actualizar la

cobertura jurídica a los nuevos modelos de negocio que ha

posibilitado la llegada de Internet, regula mediante dos leyes

principalmente, las transacciones y gestiones telemáticas a través de

Internet. Estas son:

o Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica.

o Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la

información y de comercio electrónico.

La Ley 59/2003 es la regulación que establece y determina las garantías

necesarias para la acreditación de las partes en un proceso telemático y

la evidencia de los actos realizados por diferentes actores en una gestión

no presencial mediante los conceptos de certificado electrónico y firma

electrónica.

Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica.

Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la

información y de comercio electrónico

Ley 11/2007

(LAECSP)Ley 15/1999

(LOPD)

R.D. 1720/2007

(RMS-LOPD)

R.D. 1671/2009

(Desarrollo

LAECSP)

R.D. 3/2010

(ENS)

R.D. 4/2010

(ENI)

Administración electrónica Protección de datos de

carácter personal

Ley 59/2003

(Firma-e)

Firma electrónica

Firma Electrónica

Firma Electrónica La tipología de firma electrónica requerida introduce un elemento adicional:

el dispositivo seguro de creación de firma

o Respecto a la firma electrónica, el artículo 3 de la Ley 59/2003 establecetres tipos de firma digital cada una con diferente carácter probatorio. Esteartículo establece los siguientes tres conceptos de firma digital:

o La firma electrónica es el conjunto de datos en forma electrónica,consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden serutilizados como medio de identificación del firmante.

o La firma electrónica avanzada es la firma electrónica que permiteidentificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datosfirmados, que está vinculada al firmante de manera única y a losdatos a que se refiere y que ha sido creada por medios que elfirmante puede mantener bajo su exclusivo control.

o Se considera firma electrónica reconocida la firma electrónicaavanzada basada en un certificado reconocido y generadamediante un dispositivo seguro de creación de firma. La firmaelectrónica reconocida tendrá respecto de los datos consignados enforma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relacióncon los consignados en papel.

conjunto de datos en forma electrónica, que pueden ser

utilizados como medio de identificación del firmante.

avanzada, permite identificar al firmante y detectar

cualquier cambio ulterior de los datos firmados, vinculada

al firmante de manera única y creada por medios que el

firmante puede mantener bajo su exclusivo control

reconocida la firma electrónica avanzada basada en un

certificado reconocido y generada mediante un dispositivo

seguro de creación de firma.

Firma Electrónica. Dispositivo Seguro La definición de un dispositivo seguro de creación de firma está recogida en el

TÍTULO IV Dispositivos de firma electrónica y sistemas de certificación de

prestadores de servicios de certificación y de dispositivos de firma electrónica

CAPÍTULO I - Dispositivos de firma electrónica - Artículo 24. Dispositivos de creación

de firma electrónica.

o 1. Los datos de creación de firma son los datos únicos, como códigos o claves

criptográficas privadas, que el firmante utiliza para crear la firma electrónica.

o 2. Un dispositivo de creación de firma es un programa o sistema informático

que sirve para aplicar los datos de creación de firma.

o 3. Un dispositivo seguro de creación de firma es un dispositivo de creación defirma que ofrece, al menos, las siguientes garantías:

o a) Que los datos utilizados para la generación de firma pueden producirse

sólo una vez y asegura razonablemente su secreto.

o b) Que existe una seguridad razonable de que los datos utilizados para la

generación de firma no pueden ser derivados de los de verificación de

firma o de la propia firma y de que la firma está protegida contra la

falsificación con la tecnología existente en cada momento.

o c) Que los datos de creación de firma pueden ser protegidos de forma

fiable por el firmante contra su utilización por terceros.

o d) Que el dispositivo utilizado no altera los datos o el documento que deba

firmarse ni impide que éste se muestre al firmante antes del proceso de

firma.

programa o sistema informático que sirve para aplicar los

datos de creación de firma

Los datos utilizados para firmar se producen una vez

Existe una seguridad razonable de que no se pueden reproducir la firma

desde los datos de verificación o desde la propia firma

Los datos de creación de firma se protegen de forma fiable frente a

terceros

El dispositivo no altera datos o documentos a firmar ni impide mostrarlos

al firmante

Firma Electrónica .. Resumen ..

FIRMA ELECTRONICA puede ser

firma electrónica, avanzada y

reconocida (ésta ultima solo se

puede realizar utilizando un

Dispositivo Seguro de Creación

de Firma)

DISPOSITO SEGURO DE CREACION

DE FIRMA, protege los datos

utilizados para la creación de la

firma, no permite su generación

desde la propia firma o algún

otro método, lo hace de forma

fiable y no impide mostrar lo

firmado.

DISPOSITIVO DE CREACION DE

FIRMA, es un programa o sistema

informático que sirve para aplicar

los datos de creación de firma

La opción del HSM

o la Tarjeta

Criptográfica ..

Ley 11/2007 La Ley 11/2007, establece en su artículo 1:

o 1. La presente Ley reconoce el derecho de los ciudadanos a

relacionarse con las Administraciones Publicas por medios electrónicos

y regula los aspectos básicos de la utilización de las tecnologías de la

información en la actividad administrativa, en las relaciones entre las

Administraciones Publicas, así como en las relaciones de los

ciudadanos con las mismas con la finalidad de garantizar sus

derechos, un tratamiento común ante ellas y la validez y eficacia de

la actividad administrativa en condiciones de seguridad jurídica.

o 2. Las Administraciones Publicas utilizaran las tecnologías de la

información de acuerdo con lo dispuesto en la presente Ley,

asegurando la disponibilidad, el acceso, la integridad, la

autenticidad, la confidencialidad y la conservación de los datos,

informaciones y servicios que gestionen en el ejercicio de sus

competencias.

Derecho de los ciudadanos a relacionarse con AAPP por

medios electrónicos.

Disponibilidad, acceso, integridad, autenticidad,

confidencialidad y conservación de los datos.

Ley 11/2007 Formas de identificación y autenticación.

Las Administraciones Publicas admitirán, en sus relaciones por medios electrónicos, sistemas de firma electrónica que sean conformes a lo establecido en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica y resulten adecuados para garantizar la identificación de los participantes y, en su caso, la autenticidad e integridad de los documentos electrónicos.

Las Administraciones Publicas podrán utilizar los siguientes sistemas para su identificación electrónica y para la autenticación de los documentos electrónicos que produzcan:

o a) Sistemas de firma electrónica basados en la utilización de certificados de dispositivo seguro o medio equivalente que permita identificar la sede electrónica y el establecimiento con ella de comunicaciones seguras.

o b) Sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa automatizada.

o c) Firma electrónica del personal al servicio de las Administraciones Publicas.

o d) Intercambio electrónico de datos en entornos cerrados de comunicación, conforme a lo específicamente acordado entre las partes.

Sistemas de firma electrónica basados en la utilización de certificados

de dispositivo seguro para IDENTIFICAR LA SEDE ELECTRONICA Y

ESTABLECER CON ELLA COMUNICACIONES SEGURAS.

RD 3/2010. ENS.

• La finalidad del Esquema Nacional de Seguridad es la creación de las condiciones necesarias de confianza en el uso de los medios electrónicos, a través de medidas para garantizar la seguridad de los sistemas, los datos, las comunicaciones, y los servicios electrónicos, que permita a los ciudadanos y a las Administraciones públicas, el ejercicio de derechos y el cumplimiento de deberes a través de estos medios.

• El Esquema Nacional de Seguridad persigue fundamentar la confianza en que los sistemas de información prestarán sus servicios y custodiarán la información de acuerdo con sus especificaciones funcionales, sin interrupciones o modificaciones fuera de control, y sin que la información pueda llegar al conocimiento de personas no autorizadas.

MISIÓN DEL ENS: • GENERAR CONFIANZA EN EL USO DE LA TECNOLOGIA.

OBJETIVOS:• GARANTIZAR EL FUNCIONAMIENTO NORMAL DE LOS SERVICIOS

TELEMÁTICOS Y EL CONTROL DE LA INFORMACIÓN.

• ESTABLECER UN MARCO COMÚN QUE HAN DE GUIAR LA ACTUACIÓN DE LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS EN MATERIA DE SEGURIDAD DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN.

RD 4/2010. ENI.

• La finalidad del Esquema Nacional de Interoperabilidad es establecer los principios y directrices de interoperabilidad en el intercambio y conservación de la información electrónica por parte de Administraciones Públicas.

MISIÓN DEL ENI: • ESTABLECER LOS PRINCIPIOS DE LA INTEROPERABILIDAD.

OBJETIVOS:• ESTABLECER LOS CRITERIOS DE INTERCAMBIO Y CONSERVACIÓN

DE LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA POR PARTE DE LAS ADMINISTRACIONES PUBLICAS

Usos Firma Electrónica .. Resumen ..

LEY 11/2007 establece que sedeben utilizar sistemas de firmaelectrónica basados en lautilización de certificados dedispositivo seguro para IDENTIFICARLA SEDE ELECTRONICA YESTABLECER CON ELLACOMUNICACIONES SEGURAS.)

El ENI establece que losPrestadores de Servicios deCertificación deberán RECOGEREN SUS POLITICAS DECERTIFICACION, la gestión que sepuede realizar con los DispositivosSeguros de Creación de Firma.

El ENS establece que se utilizarándispositivos criptográficos certificados

para PROTECCION DE CLAVES

CRIPTOGRAFICAS y Se utilizarán

preferentemente dispositivos seguro

de firma para Generación de Firma

Electrónica en el NIVEL MEDIO y

obligatoriamente para NIVEL ALTO.

El ENI establece que las entidadesregularán en su POLITICA DE FIRMAELECTRÓNICA, la gestión de loscertificados y firmas electrónicas,incluyendo la gestión de los

Dispositivos Seguros de Creaciónde Firma.

• El soporte papel es tangible

• Está limitado por las restricciones

físicas (espacio y tiempo).

• Su creación ocupa un espacio

material.

• Su traslado implica un transporte

físico del soporte.

• Su manipulación o destrucción

supone una alteración o

eliminación del soporte tangible y

por tanto, deja evidencias físicas.

• Su validez jurídica viene

determinada por elementos como

la firma manuscrita o logotipos y

sellos

El sistema que gestiona la documentación en soporte papel puede

ser representado por la siguiente figura. Podemos observar que:

Documento Electrónico vs papel

El sistema de información que es necesario para la gestión de la

información en soporte electrónico, como puede verse, se

incrementa en complejidad y requiere de más elementos que

participan en cualquiera de las fases de tratamiento de la

información.


Igualmente la validez jurídica viene

determinada por las evidencias que impiden

su alteración como la firma electrónica.

Persona SalaDocumento

en papel

Expediente

en papel

Archivo

en papel

Documentoelectrónico

Expediente electrónico

Archivo electrónicoAutor

Documento Electrónico. Trámites

La información en formato electrónico es intangible pero se

almacena en soportes tangibles, por tanto:

• Un documento electrónico tiene propiedades lógicas o

METADATOS: Fecha de creación, de modificación, autor, tamaño

asociados al contenido del documento, por tanto, más

información que debe ser gestionada.

• A priori en un documento electrónico no existe original y copia si

no se añaden pruebas adicionales.

• La velocidad de transmisión es mucho mayor lo que mejora la

usabilidad y eficacia dado que multiplica la capacidad de

tratamiento de información.

• La manipulación o destrucción de los documentos deja

evidencias lógicas en forma de trazas o registros de auditoría que

son también información en soporte electrónico que habrá que

gestionar y proteger. Debe recordarse que la fecha y hora de los

sistemas informáticos es un parámetro de configuración, y por

tanto, un dato que es necesario acreditar fehacientemente.


Dispone de METADATOS.

Deja evidencias de su manipulación.

No existe original y copia.

Indice






Antes de planificar la gestión de un Expediente, que almacena sus

documentos en formato electrónico, que pueden ser requeridos

judicialmente para justificar su validez en dicho soporte, se deben

planificar y resolver al menos los siguientes aspectos:

• Ciclo de vida de la información (estrategia de almacenamiento deinformación que alinea la infraestructura de tecnologías de la información con

los requisitos de negocio basada en el valor cambiante de la información en el

tiempo)

• Validez jurídica del documento en soporte electrónico (el valor probatorio dela documentación en soporte electrónico, corresponde a la Ley 59/2003, de

firma electrónica con el establecimiento de qué condiciones se requieren para

poder determinar el carácter probatorio de un documento en soporte

electrónico)

• Identidad digital, garantías de autoría, integridad y no repudio (La Ley 59/2003es la regulación que establece y determina las garantías necesarias para la

acreditación de las partes en un proceso telemático y la evidencia de los

actos realizados por diferentes actores en una gestión no presencial mediante

los conceptos de certificado electrónico y firma electrónica)

Documento Electrónico

Ciclo de vida de la documentación.

Validez Jurídica basada en la Ley 59/2003.

Garantía de no repudio.

Creación /Actualización

Clasificación /Autoría

Almacenamiento/Seguridad

ConversiónArchivo / Custodia

Destrucción

Búsqueda/Recuperación

Documento Electrónico. Ciclo vida

Documento Electrónico. Normativa

Corresponde a la Ley 59/2003, de firma electrónica el establecimiento de

qué condiciones se requieren para poder determinar el carácter

probatorio de un documento en soporte electrónico. Tal como establece

el Artículo 3 de la Ley 59/2003 de firma electrónica, se establecen las

siguientes definiciones:

o La firma electrónica reconocida tendrá respecto de los datos consignados enforma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los

consignados en papel.

o El documento electrónico será soporte de:o a. Documentos públicos, por estar firmados electrónicamente por funcionarios que tengan

legalmente atribuida la facultad de dar fe pública, judicial, notarial o administrativa, siempre que

actúen en el ámbito de sus competencias con los requisitos exigidos por la ley en cada caso.

o b. Documentos expedidos y firmados electrónicamente por funcionarios o empleados públicos en el

ejercicio de sus funciones públicas, conforme a su legislación específica.

o c. Documentos privados.

o 8. Los documentos a que se refiere el apartado anterior tendrán el valor y la

eficacia jurídica que corresponda a su respectiva naturaleza, de conformidadcon la legislación que les resulte aplicable.

o 9. El soporte en que se hallen los datos firmados electrónicamente será

admisible como prueba documental en juicio.

Documento Electrónico. Ley 59/2003

Firma Electrónica.

Soporte de documentos privados.

Valor y eficacia jurídica.

Será admisible como prueba documental en juicio.

Articulo 30. Copias electrónicas.

2. Las copias realizadas por las Administraciones Públicas, utilizando medios

electrónicos, de documentos emitidos originalmente por las Administraciones

Públicas en soporte papel tendrán la consideración de copias auténticas siempre que se cumplan los requerimientos y actuaciones previstas en el artículo 46 de la

Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del

Procedimiento Administrativo Común.

3. Las Administraciones Públicas podrán obtener imágenes electrónicas de los

documentos privados aportados por los ciudadanos, con su misma validez y

eficacia, a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen, de lo que se dejará

constancia. Esta obtención podrá hacerse de forma automatizada, mediante el

correspondiente sello electrónico.

4. En los supuestos de documentos emitidos originalmente en soporte papel de los

que se hayan efectuado copias electrónicas de acuerdo con lo dispuesto en este

artículo, podrá procederse a la destrucción de los originales en los términos y con las condiciones que por cada Administración Pública se establezcan.

Documento Electrónico. Ley 11/2007

Las administraciones públicas podrán hacer copias auténticas.

Indice






DOCUMENTOS CUYO ORIGEN ES PAPEL

Generación de documentos electrónicos

Proceso de Digitalización









Proceso de Digitalización CERTIFICADA

• Las condiciones establecidas para garantizar que una

aplicación cumple con los criterios de la Agencia Estatal de

Administración tributaria (en adelante AEAT) están recogidos

en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, , por la que se

desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación

telemática y conservación de facturas, contenidas en el Real

decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que seaprueba el reglamente por el que se regulan las obligaciones

de facturación; igualmente se deben considerar la Resolución

de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de la

Administración Tributaria, sobre procedimiento para lahomologación de software de digitalización contemplado en

la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2.007.Orden

EHA/962/2007RD 1496/2003

Resolución AEAT

de 24 de Octubre

Indice






• CERTIFICADO DIGITAL es un archivo FIRMADO con la clave privada de

una AUTORIDAD DE CERTIFICACION y que contiene la clave pública de

dicha identidad y los atributos del titular del certificado.

• El uso de certificados basado en la criptografía asimétrica, está diseñado

sobre una Entidad de Certificación en la que confían todos los usuarios

que emite los certificados, para entenderlo podemos utilizar el símil de

una caja con dos llaves diferentes, una publica que conoce todo el

mundo y otra privada que el dueño debe mantener en secreto.

Firma Electrónica basada en certificados

• Es necesario un elemento que evite que un participante suplante a otro.

• Debe ser un elemento en el que todos los participantes confíen.

• El elemento certifica con su firma que un participante es quien dice ser.

• La llave pública del elemento debe ser conocida por todos y es la única

que necesita ser conocida previamente.

• Este elemento se llama Autoridad de Certificación.


http://images.google.es/imgres?imgurl=http://www.sicalwin.com/images/eventos/camerfirma/camerfirma_logo.gif&imgrefurl=http://www.sicalwin.com/noticias/noticia_ampliada.asp?id=121&h=150&w=176&sz=7&tbnid=V8l7ZX0hygiYhM:&tbnh=80&tbnw=95&hl=es&start=7&prev=/images?q=camerfirma&svnum=10&hl=es&lr=&rls=GGLD,GGLD:2004-39,GGLD:en

http://images.google.es/imgres?imgurl=http://www.sicalwin.com/images/eventos/camerfirma/camerfirma_logo.gif&imgrefurl=http://www.sicalwin.com/noticias/noticia_ampliada.asp?id=121&h=150&w=176&sz=7&tbnid=V8l7ZX0hygiYhM:&tbnh=80&tbnw=95&hl=es&start=7&prev=/images?q=camerfirma&svnum=10&hl=es&lr=&rls=GGLD,GGLD:2004-39,GGLD:en

http://www.firmaprofesional.com/home.htm

http://www.firmaprofesional.com/home.htm

http://www.izenpe.com/

http://www.izenpe.com/

http://www.catcert.net/

http://www.catcert.net/

http://images.google.es/imgres?imgurl=http://www.actea.es/C15/Alianzas Estrat%C3%A9gicas/Image Library/ANF_Tradise_logo.jpg&imgrefurl=http://www.actea.es/C15/Alianzas Estrat%C3%A9gicas/default.aspx&h=443&w=1350&sz=75&tbnid=QuWBFgIwAL_CfM:&tbnh=49&tbnw=150&hl=es&start=10&prev=/images?q=tradise&svnum=10&hl=es&lr=&rls=GGLD,GGLD:2004-39,GGLD:en

http://images.google.es/imgres?imgurl=http://www.actea.es/C15/Alianzas Estrat%C3%A9gicas/Image Library/ANF_Tradise_logo.jpg&imgrefurl=http://www.actea.es/C15/Alianzas Estrat%C3%A9gicas/default.aspx&h=443&w=1350&sz=75&tbnid=QuWBFgIwAL_CfM:&tbnh=49&tbnw=150&hl=es&start=10&prev=/images?q=tradise&svnum=10&hl=es&lr=&rls=GGLD,GGLD:2004-39,GGLD:en

http://www.ancert.com/

http://www.ancert.com/

http://www.ipsca.es/

http://www.ipsca.es/

• Los tipos de Firma Electrónica dependen del fichero a firmar, ejemplo defirma XAdES:


HashCifrado

CertificadoDe Firma

Mensaje

HashCifrado

CertificadoDe Firma

Mensaje

Sello deTiempo

Datos deRevocación

El mensaje puede ir por separado (Detached) o anexado (Attached).

PK

CS#

7 /

CM

S

XM

LDsi

g

CA

dES

XA

dES

• Los dispositivos seguros de creación de firma permiten alcanzar la firma

RENOCOCIDA:


Software

Tarjeta Criptográfica

Token USB CriptográficoHSM

Hardware Security Modules

• En las organizaciones son múltiples las necesidades existentes de recibir y

entregar documentación tanto a clientes, colaboradores, personal

propio, subcontratado, .., etc.

• Los Portales de Gestión son herramientas muy útiles para permitir una

gestión integrada de determinados tipos de documentos, habilitando

procesos de firma electrónica, actualmente muchas empresas y

organizaciones disponen de portales para:

– Gestión de Facturas Electrónicas.

– Gestión de Documentación de Proveedores.

– Gestión de Pedidos.

Y también existen portales multipropósito como la Secretaría Virtual.

Portales de gestión

Indice






• Abordar un proceso de firma electrónica en una organizaciónpermite dar validez a los documentos que implican a diferentespartes (trabajadores, clientes, proveedores, .., etc), la ley de firmaelectrónica 53/99 homologa la firma electrónica a la firmamanuscrita.

• Son múltiples los casos en que es difícil o muy complicado dotar alos firmantes de certificados digitales reconocidos, sin embargoexisten otras opciones para generar firma electrónica, entre ellasse encuentra la firma electrónica basada en parámetrosbiométricos.

• Firma de documentos electrónicos desde cualquier lugar,empleando un Smartphone, un Tablet o un PC, mediante unmétodo ampliamente aceptado socialmente y con validez legal;aportando garantías de integridad, autoría y no repudio deldocumento

• Las características que aporta la firma electrónica basada enbiometría son:– Firma de documentos en cualquier lugar

– Listo para las diferentes plataformas móviles

– Verificación de firmas en tiempo real

Firma Electrónica basada en Biometría

• Firma de documentos en cualquier lugar

– Utilizando un Smartphone o Tablet con pantalla táctil, captura la firma

manuscrita y genera un patrón caligráfico único a partir de

parámetros intransferibles como la velocidad y presión

• Listo para las diferentes plataformas móviles

– Firma biométrica desde Windows con tabletas digitalizadoras de firma

o desde Smartphones o Tablets con Apple iOS, Android, BlackBerry o

Windows Phone utilizando los SDK disponibles

• Verificación de firmas en tiempo real

– Posibilidad de autenticar al firmante comparando, en segundos, la

firma realizada con la firma registrada

• Firma biométrica de documentos

– Firma de documentos electrónicos desde cualquier lugar, empleando

un Smartphone, un Tablet o un PC, mediante un método ampliamente

aceptado socialmente y con validez legal; aportando garantías de

integridad, autoría y no repudio del documento


La firma manuscrita biométrica

– Se basa en la firma manuscrita de una persona realizada sobre un dispositivo de captura con pantalla táctil

– El dispositivo de captura registra parámetros como la velocidad y presión durante la firma y genera un patrón caligráfico de la firma realizada a partir de estos parámetros


La firma manuscrita biométrica

– Permite la firma de documentos encualquier lugar mediante el uso de

– dispositivos móviles como una tabletao un smartphone

– La firma manuscrita tiene una ampliaaceptación personal y social comométodo de autenticación

– Es un método universal, fácil y sencillopara firmar documentos que ha sidovalidado jurídicamente y pericialmente


Firma en tres sencillos pasos


El documento resultante: Se genera un documento electrónico legible en formato PDF o

PDF/A firmado electrónicamente y con plena validez legal para ser presentado como prueba en un procedimiento judicial


Validez Legal de la Firma:

Informes jurídicos realizados por despachos de abogados que

concluyen que el documento resultante tiene validez como

prueba en un tribunal con la participación de peritos

informáticos y peritos calígrafos.

Informes de peritos calígrafos, de la “Federación Española de

Grafólogos y Peritos Calígrafos“ y de la “Asociación Profesionalde Peritos Calígrafos y Técnicos de Análisis de Escritura” que

afirma que los documentos resultantes tienen la misma validez

y capacidad de cotejo para estudios, investigaciones y como

prueba ante un Tribunal.


José María OrtínDesarrollo de NegocioM. [email protected]. http://www.linkedin.com/in/josemariaortinTw. @jmortinfirmae

José María Ortín 2015 - Queda prohibida la reproducción total o parcial del contenido de este documento, así como su transmisión y uso con fines diferentes de los que han

originado su elaboración y entrega.

Factura Electrónica.COMUNICACIÓN CON PROVEEDORES Y FACTURACIÓN

ELECTRÓNICAOctubre 2015

José María OrtínDesarrollo de Negocio

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Parte 2. Factura Electrónica

Indice

Presentación de Factura Electrónica1

Factura Electrónica para Administraciones Públicas2

Emisión de Factura Electrónica con ERP. SAP R/33

Recepción de Factura Electrónica con ERP. SAP R/34

Portal de Relaciones con Terceros5

Digitalización Certificada de Documentos6

Software Gratuito emisión factura electrónica7

• «Agenda Digital para Europa», una de las iniciativas que la Comisión Europea está impulsando en el marco de la estrategia «Europa 2020»

• Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica

• Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos

• Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público

• Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación

• Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público

Cada país dispone de su propia legislación similar a la citada para España, nuestras herramientas se adaptan a las necesidades nacionales e internacionales de nuestros clientes.

Legislación y Normativa

Factura Electrónica

Existen varias definiciones todas ellas equivalentes:

Atendiendo al Formato:Es un Documento tributario generado por medios informáticos en formatoelectrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conservael mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en lafactura en papel.

Atendiendo a la transmisión:Por Equivalente funcional de la factura en papel, que se puede transmitirdesde el expedidor al destinatario por medios telemáticos.

En términos informáticos:Es un fichero con el contenido exigido por ley a cualquier factura, que sepuede transmitir de emisor a receptor por medios telemáticos (de unordenador a otro) y que posee unas características que aseguren laautenticidad e integridad.


¿qué ventajas aporta su uso?

• Ahorro de costes en la emisión, gestión, recepción y almacenamiento de facturas en papel.

• Evita errores en la captura de datos de facturación.

• Ajuste del desfase de tiempo habitual entre la emisión de la factura y la confirmación de la recepción.

• Validez jurídica de las facturas electrónicas. Adaptación a la legislación. Desde el 1 de noviembre de 2010 las Administraciones Públicas sólo deberían recibir facturas electrónicas.

• Integración absoluta con las aplicaciones de gestión internas existentes.

• Automatización de la administración y contabilidad.

• Información obtenida en tiempo real.


¿qué plazos están establecidos?


Formato de Factura Electrónica recomendado

• El formato que contiene la factura electrónica es un fichero donde sealmacenan los datos que la conforman. No existen requisitos formalesrespecto a la forma en que debe codificarse la factura electrónica, por lo quela elección del mismo dependerá del procedimiento de facturación electrónicaque se escoja, entendiendo que solo se dotará de validez legal al mismocuando contenga todos los datos exigibles a cualquier factura y se proceda aaplicarle la firma electrónica reconocida.

• El módulo de Factura Electrónica incorpora el formato Facturae, éste es unformato de estructura de datos definido por el Ministerio de Economía yHacienda y por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio. Es deobligatorio uso para los proveedores de las AAPP. Se encuentra en laactualidad en su versión 3.2.


Formato de Factura Electrónica recomendado

• El formato que contiene la factura electrónica es un fichero donde sealmacenan los datos que la conforman. No existen requisitos formalesrespecto a la forma en que debe codificarse la factura electrónica, por lo quela elección del mismo dependerá del procedimiento de facturación electrónicaque se escoja, entendiendo que solo se dotará de validez legal al mismocuando contenga todos los datos exigibles a cualquier factura y se proceda aaplicarle la firma electrónica reconocida.

• El módulo de Factura Electrónica incorpora el formato Facturae, éste es unformato de estructura de datos definido por el Ministerio de Economía yHacienda y por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio. Es deobligatorio uso para los proveedores de las AAPP. Se encuentra en laactualidad en su versión 3.2.


A modo de resumen

• A partir del 1 de enero de 2015 Administraciones Públicas (obligatoriamente laAdministración General del Estado y para Comunidades Autónomas, EmpresasPúblicas, Administración Local, .., etc, en “función de la disponibilidadpresupuestaria” solamente deberían recibir Facturas Electrónicas.

• El formato que la AEAT ha definido como estándar de facto es el formato“factura-e” con la recomendación de generar y almacenar las facturas confirmas electrónicas de larga duración (XAdES-X-L).

• La integración con el ERP de la organización se hace imprescindible paraintegrar en un solo proceso automatizado la emisión y recepción de facturas dela organización.

• La transmisión electrónica entre el emisor y el receptor, para ello son multipleslos canales (correo electrónico, portales de proveedores, .., etc)

• La validación de la autenticidad e integridad mediante el uso de una firmaelectrónica reconocida.

• Disponer de la conformidad del receptor.


Situación de la Factura Electrónica


En OPERACIÓN

Portal de Clientes

EMUASAEn proceso Portal de

Proveedores

Ayto de Murcia

En Proceso Portal de

Proveedores

Servicio Murciano de Salud

En Proceso Portal de

ProveedoresCARM

Octubre Octubre Enero2013 2014

Presenta su proyecto de Portal de Proveedores

Presenta su proyecto de Facturación a Clientes

Exige Proveedores Factura Electrónica

Propuesta en estudio del Portal de Proveedores

Presenta su proyecto de Portal de Proveedores

Situación de la Factura Electrónica

La Comunidad de Castilla la Mancha obliga a sus proveedores a generar facturas electrónicas a través de su Portal.

La Comunidad Valenciana ha publicado el formato GEFACTURA, basado en facturae y obliga a sus proveedores a generar facturas electrónicas a través de su Portal.

… y así el resto de las administraciones.

En conclusión, los proveedores de las principales Administraciones Públicas, ya sean autónomos, micropymes, pymes, empresas medianas o grandes empresas, reciben invitaciones de generación de Facturas Electrónicas o requerimientos de obligación para la emisión de dichas facturas.


Ahorro de costes


COSTES EMISION FACTURA EN PAPEL

EL COSTE DE EMISION 10.000 FACTURAS EN PAPEL ES DE 41.000 €

% casos por

facturaDiarias Mensuales Anuales

Coste Unidad

CosteMensual

CosteAnual

100% Facturas Emitidas por la Organización44 924 10.164 2,80 € 2.588,24 € 28.470,59 €

100%Facturas duplicadas y Almacenadas en la Organización

1 924 10.164 1,25 € 1.157,26 € 12.729,89 €

0% Facturas adelantadas por Fax al cliente0 0 0 1,04 € - € - €

0% Facturas Adelantadas por mail al cliente0 0 0 - € - € - €

0%Facturas enviadas por correo ordinario al cliente

0 0 0 - € - € - €

0%Facturas enviadas por correo certificado al cliente

0 0 0 - € - € - €

Recuperaciones de Facturas del Archivo (*)

0 0 0 1,40 € - € - €

3.745,50 € 41.200,48 €

(*) Nº de veces que recuperamos una factura para trabajar con ella (contabilidad, asesoría fiscal, gestión de proyectos, administración, .., etc).

Ahorro de costes


EL COSTE DE EMISION 10.000 FACTURAS ELECTRONICAS ES DE 33.000 €

AHORRO PARA 10.000 FACTURAS ES DE 7.000 €, POR FACTURA 0,70 €

% casos por

factura

EMISION DE FACTURAS CON ERP - FACTURAE

Diarias Mensuales AnualesCoste

UnidadCoste

MensualCosteAnual

100%Facturas Emitidas por la Organización

44 924 10.164 2,58 € 2.384,96 € 26.234,51 €


44 924 10.164 - € - € - €

0%Facturas adelantadas por Fax al cliente

0 0 0 1,04 € - € - €

0%Facturas Adelantadas por mail al cliente

0 0 0 0,74 € - € - €


39,6 831,6 9.147,6 0,74 € 613,27 € 6.746,02 €


4,4 92,4 10.16,4 0,74 € 68,14 € 749,56 €


3 63 693 - € - € - €

3.066,37 € 33.730,09 €


COSTES EMISION FACTURA ELECTRONICA

EL COSTE DE EMISION 10.000 FACTURAS ELECTRONICAS ES DE 33.000 €

AHORRO PARA 10.000 FACTURAS ES DE 7.000 €, POR FACTURA 0,70 €

Ahorro de costes en la Emisión

% casos por

factura

EMISION DE FACTURAS CON ERP - FACTURAE

Diarias Mensuales AnualesCoste

UnidadCoste

MensualCosteAnual

100%Facturas Emitidas por la Organización

44 924 10.164 2,58 € 2.384,96 € 26.234,51 €


44 924 10.164 - € - € - €

0%Facturas adelantadas por Fax al cliente

0 0 0 1,04 € - € - €

0%Facturas Adelantadas por mail al cliente

0 0 0 0,74 € - € - €


39,6 831,6 9.147,6 0,74 € 613,27 € 6.746,02 €


4,4 92,4 10.16,4 0,74 € 68,14 € 749,56 €


3 63 693 - € - € - €

3.066,37 € 33.730,09 €


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Indice

Presentación de Compañía1







http://www.facturae.gob.es

Aviso 15 de enero de 2015

A partir de esta fecha las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas deberán ser electrónicas.

Esta obligación afectará a los tres niveles de la Administración del Estado:

• Administración General del Estado (Estatal).

• Comunidades Autónomas (Autonómica).

• Administración Local (Ayuntamientos, Diputaciones Provinciales, Cabildos y Consejos insulares, etc.).

Y también a:

• Organismos autónomos.

• Universidades Públicas.

• Entidades de derecho público.

• Órganos constitucionales.

• Mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la S. Social.

¿QUIÉN ESTÁ OBLIGADO a recibir Factura Electrónica?

Factura Electrónica para Administraciones Públicas

http://www.facturae.gob.es/factura-electronica/glosario/Paginas/facturar-aapp.aspx#Facturar-AP1


¿Qué FORMATO deben tener las facturas electrónicas para las Administraciones Públicas?

Las facturas electrónicas destinadas a las Administraciones Públicas tienen tres requisitos específicos:

• Estar escritas en un lenguaje informático determinado (Factura-e 3.1 o 3.2).

• Estar Firmadas Electrónicamente.

• Indicar el destinatario de la factura electrónica. destinatario de la

¿Cómo debe ser la FIRMA ELECTRONICA de una factura electrónica para las Administraciones Públicas?

Para firmar electrónicamente una factura dirigida a una Administración Pública necesita utilizar un certificado electrónico reconocido.

El programa informático o servicio de facturación que emplee le indicará cómo usarlo.

En caso de utilizar la intermediación de un prestador de servicios de factura electrónica, será este el que firme electrónicamente sus facturas.


http://www.facturae.gob.es/factura-electronica/glosario/Paginas/facturar-aapp.aspx#Facturar-AP1

http://www.facturae.gob.es/que-desea/Paginas/administraciones-publicas.aspx#dt6


¿Cómo indico el DESTINO de una factura electrónica dirigida a una Administración Públicas?

Para que la factura electrónica dirigida a la administración pública llegue al destinatario que le corresponda, deberá identificarlo en la factura electrónica.

En particular, deberá identificar:

• oficina contable

• órgano gestor

• unidad tramitadora

La administración le proporcionará la información necesaria

Conceptos sobre la Factura Electrónica


Otorgar el consentimiento al emisor para la emisión de factura electrónica.

• El destinatario deberá proceder a la verificación de la firma y disponer del procedimiento de control interno que a su juicio considere apropiado que le permita verificar la validez de los certificados utilizados

• Los empresarios o profesionales deberán conservar, durante el plazo que resulte de lo dispuesto por la Ley General Tributaria

• La obligación de conservación se refiere a las facturas y documentos sustitutivos recibidas en el formato y soporte original en el que éstas hubieran sido remitidas

• La gestión de la conservación de las facturas y documentos sustitutivos recibidos debe hacerse ordenadamente, de modo que cualquiera que sea su formato y soporte, y en especial cuando este sea electrónico, se garantice su legibilidad

• El obligado tributario debe facilitar el acceso completo (aquél que posibilite una consulta en línea a los datos que permita la visualización de los documentos con todo el detalle de su contenido, la búsqueda selectiva) y sin demora injustificada a las facturas o documentos sustitutivos recibidos, entendiéndose por tal aquél que permita la consulta directa de todos y cada uno de ellos, cualquiera que sea su soporte

¿QUÉ OBLIGACIONES tiene una Administración Pública como Receptora de Facturas Electrónicas?


PROVEEDOR

Datos Factura

Punto General

de EntradaGestor

Documental

Proveedor presenta factura-e

Datos Factura

Plataforma valida Factura Electrónica

1

2

6 5

Factura-e

3

Anotación Registro Contable

4

Plataforma valida Firma Electrónica

4

3

5 Extrae los datos de la Factura

2

Factura-e

6 Procesa e inserta en ERP

7 Almacena Copia

8 Acceso Proveedores a consultas

Factura-e

9

1

7

Control de Acceso en ERP

89

GESTION DE LA RECEPCION DE FACTURA ELECTRONICA PARA AAPP

Órgano Gestor Oficina Contable

Punto General de Entrada

Punto General de Entrada

SW Contabilidad

Punto General

de Entrada

Registro

Órgano Gestor

Factura-e


Órgano Gestor. Módulo SAP R/3 de Recepción Factura Electrónica

Los procesos que se gestionan en SAP R/3 para cada factura electrónica recibida son:

• Aprobación de Facturas

• Contabilización de Facturas

Permitiendo:

• Procesamiento ágil de la factura

• Comunicaciones al Proveedor (sobre cambio de estado de la factura)

• Visualización de Facturas (sobre el formato factura-e)


Indice








Obtener el consentimiento del receptor para la emisión de factura electrónica.

• Crear un modelo de factura electrónica que garantice la integridad y autenticidad mediante una firma electrónica reconocida.

• Remitir de forma telemática la factura al receptor.

• La gestión de la conservación de los documentos expedidos a que se refiere el artículo 19 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y de las copias o matrices de esos documentos, debe hacerse ordenadamente, de modo que, cualquiera que sea su formato y soporte, y en especial cuando este sea electrónico, se garantice la legibilidad de tales documentos, copias o matrices, debiendo el obligado tributario facilitar, en su caso, a requerimiento de la Administración Tributaria, el descifrado y la decodificación de datos no auto explicativos.

• Los empresarios o profesionales deberán conservar, durante el plazo que resulte de lo dispuesto por la Ley General Tributaria

• El obligado tributario debe facilitar el acceso completo (aquél que posibilite una consulta en línea a los datos que permita la visualización de los documentos con todo el detalle de su contenido, la búsqueda selectiva)y sin demora injustificada a las facturas o documentos sustitutivos recibidos, entendiéndose por tal aquél que permita la consulta directa de todos y cada uno de ellos, cualquiera que sea su soporte.

Obligaciones del Emisor

Emisión de Factura Electrónica con SAP R/3

En el caso de que el receptor sea una empresa privada, es heterogéneo el sistema de recepción de facturas electrónicas, ya sea EDI, Portal de Proveedores propio, Plataforma Externad e Facturación Electrónica o similar. Dependiendo de la tecnología se adecuará la emisión al destinatario.

En el caso de que el receptor será una Administración Pública, tanto el Portal FACe como cualquier otro Portal de la Administración Pública que permita a los proveedores presentar sus facturas debe permitir:

• Se debe ofrecer a los proveedores de un único punto de presentación de facturas con todas las ventajas que ello conlleva – ventanilla única de presentación y consulta, formato unificado, codificación unificada de unidades, etc.

• El punto debe ofrecer un Portal web para presentar la factura electrónica y permite a los proveedores si lo desean conectar sus sistemas de facturación con el punto de manera automática.

• Además debe permitir la integración para la presentación y consulta de facturas a otros sistemas del sector privado lo que permite un envío cómodo y sencillo de sus facturas electrónicas:

• Servicio automatizado para presentar Facturas.

• Servicio automatizado para consultar el estado de las Facturas.

Opciones de integración para el Emisor


GENERACION DE FACTURA ELECTRÓNICA

• La integración de soluciones de emisión y recepción de factura electrónica en el ERPfacilita un proceso ágil de emisión y recepción de facturas electrónicas, pero sobre todogarantiza que, el control de la información vinculada a las facturas no sale de la propiaorganización, garantizando los niveles de seguridad, confidencialidad e integridad queno proporcionan soluciones externas de gestión de facturas electrónicas.

INTEGRACIÓN CON MULTIPLES RECEPTORES

• Los procesos de emisión de las facturas electrónicas a los destinatarios de las mismasasí como la consulta automática del estado de tramitación de las facturas debe formarparte de la solución integrada con SAP.

METODOLOGÍA DE INTEGRACIÓN

• FIRMAMED dispone de una metodología propia de integración de soluciones deemisión y recepción de factura electrónica que optimiza los tiempos de puesta enproducción de los desarrollos así como la implicación del personal de desarrollo expertoen SAP.

Objetivos de un Proyecto de Factura Electrónica con SAP R/3


Proceso de Emisión: Esquema de conectividad

DISFRIMUR HEFAME EMUASA PESCANOVA

Módulo Emisión / Recepción Factura Electrónica

C. VALENCIANA G. CATALUÑA MERCADONA SERVICIO MURCIANO SALUD

Portales Factura Electrónica

Webservices Facturae

• Transformación Facturae

• Validación

• Extensión de firma

• Visor pdf


• Presentación Facturae

• Actualización Estado

Otros Clientes

PROVEEDOR

CLIENTES

Plataforma Factura Electrónica



El módulo de Factura Electrónica en SAP R/3 desarrollado por FIRMAMED, recoge losprocesos de Emisión y Recepción, con su correspondiente configuración, que se refleja elsiguiente menú.

Estructura General de la Funcionalidad


Configuración de las opciones de Firma Electrónica

La configuración de las opciones de firma electrónica es una parte fundamental del menúde configuración, al no establecer una limitación por Mandantes o Sociedades, este menúpermitirá configurar los certificados para generar la firma electrónica vinculada a cada unade las sociedades.

• Configuración de la firma electrónicaSe parametriza por sociedad el ID Certificado de firma instalado en sistema operativo,necesario para la emisión de facturas.

El repositorio de certificados puede ser estándar, el de SAP o un HSM


• Configuración de la versión de envíoEstablece diferentes parámetros que se pueden configurar en función de lasnecesidades expresadas por el cliente. Los parámetros a configurar son:Cliente, Fecha de validez, Versión de generación de factura electrónica con la quetrabaja o acepta el cliente permite definir diferentes versiones (factura-e estándar 3.1,factura-e estándar 3.2/3.2.1, gefactura, .., etc).

Configuración de las opciones de Envío


Esta opción se ha diseñado para permitir una adecuada configuración de las necesidades establecidas por los clientes para permitir el envío de factura electrónica desde el sistema SAP.

• Configuración Sistema Envío Factura Electrónica

El sistema de configuración se realiza a través de variables entre las que se incluyen el nombre del directorio y el fichero de salida necesarios para la emisión y recepción de facturas. Para ello se utiliza la Transacción estándar de SAP FILE.

Configuración de las opciones de Envío


Maestro de Clientes

Es necesario indicar en el maestro de clientes para identificar si éste acepta factura electrónica y si ésta es una administración pública.

Proceso de Emisión: Datos Maestros


El proceso de emisión de Factura Electrónica se realiza de forma colectiva, es decir, mediante un proceso de trabajo en fondo se puede controlar si se están originando en nuestro sistema SAP facturas concretas relevantes para la generación de ifactura en un único fichero.

El fichero recibido, se almacena en la dirección configurada en el apartado de configuración del envío.

Nota: ifactura es la facturae en formato de codificación Base 64.

Proceso de Emisión: Generación Factura electrónica


Una vez generado el fichero, y pasado su tiempo reglamentario (24 horas), se tiene que realizar el proceso de Completar factura (para su revocación o extensión de firma).

Este proceso llama al servicio web y tras recibir contestación, los estados en los que puede quedar el fichero son: • V Verificada correctamente • R Revocada o no valida • 5 Error al grabar fichero completo

El fichero recibido, se almacena en la dirección configurada en el apartado de configuración del envío, se presenta en el Portal de Relaciones con Terceros, y en su caso a través de éste, en la dirección especificada en su maestro de clientes.

Proceso de Emisión: Completar Factura electrónica


Informe para la obtención de un listado con información de la situación en la que han quedado cada uno de los ficheros generados o no en el proceso de Envío.

Parámetros de selección:

• Sociedad • Cliente • Fecha • Hora • Estado

Proceso de Emisión: Informes de Factura Electrónica


Indice








Proceso de Recepción: Esquema de conectividad



• Transformación

• Validación

• Extensión de firma

• Visor pdf


• Presentación

• Actualización Estado

Módulo Emisión / Recepción Factura Electrónica

Portal de Relaciones con Terceros

• Aprobación

• Contabillización

CLIENTE

PROVEEDORES

Recepción de Factura Electrónica con SAP R/3

El módulo de recepción de Facturas Electrónicas de SAP R/3 está integrado con el Portal de Relaciones con Terceros de FIRMAMED. Tiene dos procesos:

Aprobación de Facturas

Las facturas siguen un Primer Proceso Opcional de Aprobación de Facturas por el Responsable de dicho Proveedor. El proceso de Aprobación está formado por dos subprocesos:

Contabilización de facturas

Avisos internos. Mail de aviso de facturas pendientes de aprobar

Aprobación de Facturas

Proceso de Recepción: Funcionalidad


Un proceso automático envía un email recordatorio a cada responsable de la unidad organizativa con un documento pdf adjunto, cuyo contenido son las facturas pendientes de aprobación.

Proceso de Recepción: Mail Recordatorio de Aprobación de Facturas


En el proceso de Aprobación de facturas cada usuario responsable de aprobación de facturas del proveedor, puede listar las facturas con estatus de aprobación Pendiente para su Aprobación o Rechazo

Proceso de Recepción: Aprobación de Facturas


En el proceso de Contabilización de facturas se procede a la contabilización de las facturas, que previamente han sido Aprobadas por los responsables.

Proceso de Recepción: Contabilización de Facturas


Visualizar Imagen Factura muestra en otra ventana la factura en formato pdf, obteniendo el detalle para la contabilización de la factura.



Contabilización de factura o abono con datos propuestos para las posiciones de acreedor e iva, tomados del fichero ifactura. Los datos de imputación a la cuentas de gasto y centros de coste son introducidos manualmente.



Indice









Soluciona la problemática de ENVÍO y RECEPCIÓN de documentos electrónicos (especialmente facturas) entre los clientes y proveedores.

Las características del Portal son:

• Portal desarrollado en Java e integrado con múltiples ERP’s tales como SAP R/3, SAP BO, MS Dynamics, QS, Baan.

• El Portal gestiona las facturas emitidas por el proveedor al titular del portal, facturas emitidas por el titular del portal al proveedor (autofacturación) y facturas emitidas por el titular del portal a sus clientes.

• El Portal está integrado con gestor documental, por defecto todos nuestros portales están integrados con Alfresco pero se pueden integrar con cualquier gestor documental del cliente (incluido Content Server).

• El Portal permite a los terceros firmar electrónicamente los documentos que presentan mediante certificados digitales.

Conceptos Generales


El Portal de Relaciones con Terceros, a través de la Plataforma de FirmaElectrónica de FirmaMed, dispone de un conjunto de servicios web, integrablescon los módulos de Emisión y Recepción de Facturas Electrónicas de SAP R/3 (yotros ERP tales como Microsoft Dynamics, SAP Business One, QS, .., etc.) quepermiten al ERP:

• Presentar Facturas Electrónicas en Portales de Terceros de nuestros clientes.

• Consultar el estado de las Facturas Electrónicas enviadas a Portales o Soluciones denuestros clientes.

• Validar Facturas Electrónicas Recibidas por Proveedores.

• Extender la firma de Facturas Electrónicas Recibidas al formato XAdES-XL(recomendado por la Agencia Tributaria y recogido en el factura-e 3.1 y 3.2).

• .., etc.

Este conjunto de servicios web permiten que nuestra solución de FacturaElectrónica de SAP R/3, sea independiente del cliente al que dirigimos nuestrasfacturas.

Conceptos Generales


En el módulo Web del Portal. Permite un acceso indistinto para clientes o proveedores, aportando información global del portal y de los procesos de facturación electrónicas así como un proceso dual de autenticación, usuario y contraseña o certificado digital.

Conceptos Generales


La gestión de documentos tanto de clientes como de proveedores está asociada a Perfiles, que gestionan los documentos que tienen que presentar, con qué periodicidad y con qué caducidad (facturas y otros tipos de documentos)

Gestión documental


La Creación de facturas en el Portal se puede realizar de tres formas:

1. Cargar factura si el tercero (proveedor o cliente) o propietario del portal, puede generar la factura previamente por sus propios medios.

2. Generar factura sobre un formulario en el portal de forma manual.

3. Vía Web Service que consume el tercero o propietario del portal desde su ERP, como por ejemplo desde el Módulo SAP R/3 de Factura Electrónica.

Creación de Facturas


Seleccionando el fichero facturae

Creación de Facturas: Cargar Factura


Para proveedores que no tengan automatizado el proceso de generación de factura electrónica en su ERP, pueden hacerlo desde el formulario del Portal

Creación de Facturas: Generar Factura


La gestión de las facturas es sencilla, y ofrece un seguimiento visual de los datos de la factura, del estado, además de la posibilidad de descarga y visualización.

Informe Facturas emitidas y recibidas


Grupo Hefame (Sector Distribución Farmacéutica)

• Multiportal para empresas del grupo (4 empresas alta en el Portal sobre 23 empresas que componen el grupo).

• Gestión de 1.500 acreedores del grupo.

Algunas referencias:


Grupo Disfrimur (Sector Transporte)

• Multiportal para empresas del grupo (4 empresas alta en el Portal sobre 4 empresas que componen el grupo).

• Gestión de 900 proveedores y acreedores del grupo.



Grupo AGBAR – Aguas de Murcia (Sector Aguas y servicios)

• Multiportal para empresas del grupo (1 empresas alta en el Portal sobre 8 empresas que componen el grupo en la Región de Murcia).

• Gestión de 1.200 proveedores y acreedores del grupo.



Servicio Murciano de Salud (Sector Publico Sanitario)

• Portal individual. Integrado con SAP R/3.

• Gestión de 15.000 proveedores y acreedores.


Indice








Proceso de digitalización certificada:

DigitalizaciónMigración a

PDF-AFirma

ElectrónicaSellado en

tiempo

Extensión firma a

XAdES-XL

Factura Papel

1 2 3 4 5

Documento PDF

Documento Electrónico XML

Documento PDF-A

Hardware Security Module


Documento PDF-A

Firma electrónica


Documento PDF-A

Firma electrónica

Sello de tiempo

En 24 horas extensión de la firma a XAdES-XL


Documento PDF-A

Firma electrónica

Sello de tiempo

Lista revocados


Digitalización Certificada de Documentos

Herramientas para la extracción de información:

FIRMAMED utiliza la tecnología eFLOW Unified Content Platform, herramientade reconocimiento y captura automática de datos y entrega de contenidos.

Solución que permite a las empresas extraer de forma automatizada cualquierclase de información contenida en un documento, ya esté este estructurado(formularios), semi-estructurado (facturas) o sin estructura (correspondencia,faxes, emails). Y se encuentre escrita a máquina (OCR), manuscrita (ICR), marcasen casillas (OMR) o Códigos de Barras.

Validando la información y exportándola a los sistemas corporativos (ERP, CRM,bases de datos, aplicaciones documentales) como por ejemplo SAP, SAGE,ORACLE, SIEBEL, DOCUMENTUM, FILE NET, etc.


Herramientas de digitalización:

eFLOW está basado en tecnologías de inteligencia artificial: identifica el diseñodel documento y recopila la información relevante evitando las “plantillas” en elprocesamiento de documentos semi-estructurados, consiguiendo en un tiempomuy corto la entrada en producción.


Ayuntamiento de Murcia

• Digitalización de facturas de menos de 5.000 € (35.000 facturas anuales)



Indice








Software Gratuito

Los Portales que configuran los Puntos Generales de Entrada de cada Administraciónpermiten la generación de facturas electrónicas de forma gratuita.

El Ministerio de Industria, Energía y Turismo ha generado una aplicación gratuita deescritorio para generar facturas electrónicas y su remisión al Face.

Software Gratuito

Generar Factura:

Software Gratuito

Recibir Factura:

José María OrtínDesarrollo de NegocioM. [email protected]. http://www.linkedin.com/in/josemariaortinTw. @jmortinfirmae