Teoria de la organización sesion 3 y 4

17/09/2010 1ORGANIZACION Y METODOS - Lic. Adm. SIGSFRIDO CALDERON Q.

SESION DE TRABAJO N° 03 y 04

Es el proceso mediante el cual sediseña estructuras organizacionalespara lograr los objetivospredeterminados, tomando en cuentala filosofía organizacional (misión,visión, valores, objetivos estratégicos),los recursos necesarios y el contextoen que actúa la institución.


Contribuye a que losobjetivos seansignificativos yfavorezcan la eficiencia(optimización derecursos) y eficacia(logro de objetivos)organizacional.


Complejidad:Existen organizaciones altas y bajas.Las grandes organizaciones tienen un grannúmero de niveles intermedios que coordinane integran las labores de las personas a travésde la interacción indirecta.

En las organizaciones pequeñas lasactividades las realizan interactuandodirectamente con los colaboradores.


Anonimato:Le da importancia al trabajo u operación que se realice, sin tomar en cuenta quién lo ejecuta.


Rutina estandarizada:Son procesos y canales de comunicación que

existe en un ambiente despersonalizado oimpersonal, las grandes organizacionestienden a formar sub-colectividades o gruposo equipos formales o informales,manteniendo una acción personalizadadentro de ellas.


Estructuraorganizacional noformal:Configuran unaorganización informalcuyo poder, en algunoscasos, son más eficazque las estructurasformales.


Tendencia a la especialización y la proliferación de funciones:Pretende distanciar la autoridad formal de las de idoneidad profesional o técnicas, las cuales necesitan un sistema extra-formal de interdependencia Autoridad-Capacidad para mantener el orden.


Tamaño:Va a depender del número de participantes y dependencias.


La palabra organización tiene tres acepciones: La primera, etimológicamente, proviene del

griego “organon” que significa instrumento.

La segunda, se refiere a la organización como una entidad o grupo social.

La tercera, tiene que ver con la organización como un proceso.


Esta etapa del proceso administrativo se basa enla obtención de eficiencia que solo es posible através del ordenamiento y coordinación racionalde todos los recursos que forman parte del gruposocial.Después de establecer los objetivos a alcanzar, enla etapa de organización, es necesario determinarmedidas a utilizar para lograr lo que se deseaalcanzar, y de esto se encarga la etapa deorganización.


Agustín Reyes Ponce:Organización es la estructuración de lasrelaciones que deben existir entre lasfunciones, niveles y actividades de loselementos materiales y humanos de unorganismo social, con el fin de lograr sumáxima eficiencia dentro de los planes yobjetivos señalados.


Eugenio Sisto Velasco:Organizar es ordenar y agrupar lasactividades necesarias para alcanzar los finesestablecidos creando unidadesadministrativas, asignando en su casofunciones, autoridad, responsabilidad yjerarquía y estableciendo las relaciones queentre dichas unidades deben existir.


Isaac Guzmán Valdivia:Organización es la coordinación de lasactividades de todos los individuos queintegran una organización con el propósito deobtener el máximo de aprovechamientoposible de los elementos materiales, técnicosy humanos, en la realización de los fines quela propia empresa persigue.


Joseph L. Massie:La estructura y asociación por lo cual un

grupo cooperativo de seres humanos, asignalas tareas entre los miembros, identifica lasrelaciones e integra sus actividades haciaobjetivos comunes.


Harold Koontz y Cyril O’Donnell:Organizar es agrupar las actividadesnecesarias para alcanzar ciertos objetivos,asignar a cada grupo un administrador con laautoridad necesaria para supervisarlo ycoordinar tanto en sentido horizontal comovertical toda la estructura de la institución.


Lyndall Urwick: Disposición y correlación de las actividades de una empresa

Mario Sverdlik: Proceso de estructurar o arreglar las partes de una empresa.


Es el proceso mediante el cual se establecen: Unidades organizacionales (dirección,

departamentos, secciones, áreas, jefaturas, comités, cargos o puestos de trabajo).

Relaciones formales de autoridad, coordinación, asesoría, apoyo, supervisión, control, etc.

Niveles jerárquicos y tramos de control.


Es el proceso mediante el cual se establecen: Establecimiento de procesos y procedimientos, así

como de los sistemas de comunicación ycoordinación.

Establecer sistemas de cargos como: de altadirección, ejecutivos, operativos, asesoría, apoyo,fiscalización o control.

Luego de establecidas las unidades y los cargos, sehace necesaria la determinación de los niveles deresponsabilidad y la autoridad formal asignada a cadapuesto.


Es el proceso mediante el cual se establecen: Se trata, también, de determinar qué recursos y qué

actividades se requieren para alcanzar los objetivosde la organización. Luego se debe diseñar la forma decombinarla en grupos operativos, es decir, crear laestructura organizacional de la institución. Algunosautores refieren que a la estructura organizacional sedebe organizar el sistema de recursos que sonnecesarios para que el capital social realice susactividades de manera eficaz.


Para definir en una organización un cargo y seasignificativo para los individuos, deberá deincorporar: Objetivos verificables que constituyen parte

central de la planeación. Definir claramente los principales deberes o

actividades, sean éstos permanentes, rutinarioso eventuales y periódicos.

Un área de discreción o autoridad yresponsabilidad de modo que quien cumple unafunción sepa lo que debe hacer para alcanzar losobjetivos y a quién reportar.


Del objetivo:Este principio se refiere a que todas lasactividades establecidas en la organizacióndeben estar relacionadas con los objetivos ypropósitos de la empresa.Esto nos dice que la existencia de un puestosolo es justificable si sirve para alcanzar losobjetivos establecidos y no se deben hacergastos innecesarios en puestos que nocontribuyen en nada a lograr los objetivos.


Especialización:Este principio afirma que el trabajo de unapersona debe limitarse, hasta donde seaposible, a la realización de una sola actividad.El trabajo se llevará a cabo más fácilmente sise subdivide en actividades claramenterelacionadas y delimitadas. Mientras másespecifico y menor sea el campo de acción deun individuo, mayor será su eficiencia ydestreza.


Jerarquía: Este principio se refiere a la necesidad deestablecer centros de autoridad de los queemane la comunicación necesaria para lograrlos planes, en los cuales la autoridad y laresponsabilidad fluyan en línea clara eininterrumpida, desde el más alto ejecutivohasta el nivel mas bajo. Este principioestablece que la organización es unajerarquía.


Paridad de autoridad y responsabilidad:Esto se refiere a que a cada grado deresponsabilidad debe corresponder el grado deautoridad necesario para cumplir dicharesponsabilidad. Por ejemplo, no se le puedehacer responsable de un trabajo a una persona,sino se le otorga la autoridad para poderrealizarlo; y de igual manera, no se le puede darautoridad a un empleado, sobre determinadotrabajo, sino se le hace responsable por losresultados


Unidad de mando:Este principio establece que, al determinar uncentro de autoridad y decisión para cadafunción, debe asignarse un solo jefe; y lossubordinados no deberán reportar a más deun superior porque si el empleado recibeórdenes de más de un solo jefe, esto solo leocasionara confusión, ineficiencia y fuga deresponsabilidad.


Difusión:Este principio nos dice que las obligacionesde cada puesto que cubren autoridad yresponsabilidad, deben publicarse y ponersepor escrito, a disposición de todos losmiembros de la empresa que tengan relacióncon dicha autoridad y responsabilidad. Porotra parte la relación de labores no debehacerse con demasiado detalle.


Amplitud o tramo de control:Debe haber un límite en cuanto al número desubordinados que deben reportar a unejecutivo, de manera que este pueda realizarsus funciones con eficiencia. Lyndall Urwickdice que un gerente no debe ejercer autoridaddirecta a más de cinco o seis subordinados, conel fin de asegurar que no este sobrecargado ypueda, en determinado momento, atenderfunciones de mayor importancia.


De la coordinación:Siempre deberán mantenerse en equilibriolas unidades de una organización. Eladministrador debe buscar el equilibrioadecuado en todas las funciones


Continuidad:La empresa debe mantenerse, mejorarse yajustarse constantemente.

Problemas para determinar los niveles de laorganización: Costo, comunicación,planeación y control.


Autoridad: Es la potestad que se otorga a alguien para hacer o mandarhacer algo.

Potestad que se otorga a alguien que tiene: Conocimientos pertinentes para desempeñar el cargo específico. Práctica en el desempeño de las actividades que demandan el cargo. Es un referente en su cargo, su unidad o en la organización (es un

colaborador ejemplar). Sabe reconocer y premiar los resultados, tanto de él, como de sus

colaboradores. Es capaz de sancionar las disfunciones o errores de él y de sus

colaboradores. Cuando la carga laboral de muy alta se debe delegar autoridad a personas

competentes para desempeñar dichos cargos, es decir delegar autoridad apersonas que tienen la ventaja diferencial pertinente al cargo.


Responsabilidad: . Es la obligación que alguien tiene de dar cuenta de laautoridad; otorgada a alguien, que puede ser uno mismo, por ejemplo enempresas unipersonales o del director del centro educativo, y de sometersea las consecuencias, que pueden ser:

Beneficios o perjuicios.

Ventajas o desventajas.

Méritos o deméritos.

La responsabilidad no se delega, es proporcional al grado de autoridad, amayor nivel jerárquico en la organización mayor responsabilidad y asísucesivamente.

Es la virtud o disposición habitual de asumir las consecuencias de las propiasdecisiones, respondiendo de ellas ante alguien.

Responsabilidad es la capacidad de dar respuesta de los propios actos.


Lineal o militar: Esta centralizada en una sola persona y se da enpequeñas empresas.

Ventajas- Mayor facilidad en la toma de decisiones y en su ejecución.- No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.- La disciplina es fácil de mantener.

Desventajas- Es rígida e inflexible.- La organización depende de hombres clave, provocandotrastornos.- No fomenta la especialización.- Los ejecutivos saturados de trabajo, no realizan funciones dedirección, solamente son operativos


Funcional: Consiste en dividir el trabajo y establecer laespecialización de manera que cada hombre, desde el gerente hastael obrero, ejecute el menor número de funciones.

Ventajas- Mayor especialización.- Se obtiene la más alta eficiencia de cada persona.- La división del trabajo es planeada.- El trabajo manual se separa del intelectual.- Disminuye la presión sobre un solo jefe.

Desventajas- Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad.- Se viola el principio de unidad de mando.- Dificultades entre los jefes por no definir la autoridad claramente.


Lineo- funcional. Se combinan los dos tiposde organización, aprovechando las ventajas yevitando las desventajas inherentes a cadauna. Conserva de la organización lineal omilitar la autoridad que se transmite a travésde un solo jefe. Y de la funcional, laespecialización de cada actividad en unafunción. Este tipo de organización es el másutilizado en la actualidad.


Staff: Surge como consecuencia de las grandesorganizaciones y del avance de la tecnología, contarcon especialistas capaces de proporcionarinformación experta y de asesoría a losdepartamentos de línea.

Ventajas- Logra que los conocimientos expertos influyan sobrela manera de resolver los problemas de dirección.- Hace posible el principio de responsabilidad yautoridad, y la especialización Staff.

Desventajas- Hay confusión sino son bien definidos los deberes yresponsabilidades de la asesoría.


Comités: Asignar los diversos asuntos administrativos aun grupo de personas que se reúnen para discutir yresolver los problemas que se les encomienden; se da encombinación con otro tipo de organización. Hay comitésdirectivos, ejecutivos, de vigilancia, consultivos, etc.

Ventajas- Las soluciones son más efectivas.- Se comparte la responsabilidad.- Permite que las ideas se fundamenten.- Se aprovecha al máximo la experiencia.

Desventajas- Las decisiones son lentas.- Es difícil disolverlos.- Los gerentes se desligan de la responsabilidad.


Matricial: Matriz, de parrilla, de proyecto o administración de producto. Se abandona el principio de unidad de mando. Requiere de una estructura administrativa sólida y de mecanismos especiales de apoyo.

Ventajas- Coordina la mejora de productos como los objetivos del departamento.- Propicia la comunicación interdepartamental entre las funciones y los productos.- Permite cambiar de una tarea a otra.- Favorece el intercambio de experiencias.

Desventajas- Confusión acerca de quien depende de quién.- Da lugar a la lucha de poder.- Supone pérdidas de tiempo.- Resistencia al cambio.


División del trabajo: Es la separación y delimitación de lasactividades con el fin de realizar unafunción con la mayor precisión,eficiencia y mínimo de esfuerzo, dandolugar a la especialización yperfeccionamiento del trabajo.


Jerarquización:Se refiere a la disposición defunciones por orden de rango, gradoo importancia.


Departamentalización:Es la división o agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas con base en su similitud.


Descripción de funciones, actividades y responsabilidades:Es la recopilación ordenada y clasificada detodos los factores y actividades necesariaspara llevar a cabo el trabajo de la mejormanera.


Coordinación: Se refiere a sincronizar y armonizar losesfuerzos, las líneas de comunicación yautoridad deben ser fluidas y se debe lograr lacombinación y la unidad de esfuerzos bienintegrados y balanceados en el grupo social.


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