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Índice 1 Herramientas Tecnológicas .................................................................................................................................. 3

1.1 Herramientas de Gestión de Proyectos ......................................................................................... 3

1.2 Herramientas PPM (Project & Portfolio Management) ......................................................... 6

1.3 ¿Hacia Dónde Evolucionará el Mercado? ..................................................................................... 9

2 Cuadro de Mando Integral ................................................................................................................................... 10

3 Conclusiones .................................................................................................................................................................. 13

4 Referencias Bibliográficas .................................................................................................................................... 13


Objetivos

• Conocer con detalle los tipos de herramientas tecnológicas que existen, y que apoyarán en su tarea diaria tanto a los miembros de la PMO como a los Jefes de Proyecto. Familiarizarse con la interfaz.

• Estudiar el concepto de cuadro de mando integral.

1 Herramientas Tecnológicas

Una de las decisiones más importantes que deben ser tomadas cuando se implanta una Oficina de Gestión de Proyectos es el soporte tecnológico que se va a proporcionar tanto a los miembros de la PMO como a los Jefes de Proyecto para apoyarles en su tarea diaria.

Existen dos tipos de herramientas tecnológicas para la Gestión de Proyectos:

• Herramientas de Gestión de Proyectos: son aplicaciones que están diseñadas para la Gestión de Proyectos de forma individual. Este tipo de herramientas permiten identificar y gestionar el alcance, coste y tiempo del proyecto.

• Herramientas PPM (Project & Portfolio Management): este tipo de herramientas integra la gestión de proyectos, programas y portafolios, permitiendo que la organización alinee mejor sus recursos e inversiones con las prioridades del negocio al mismo tiempo que se incrementa el control sobre todos los tipos de trabajo y se monitoriza el desempeño de forma más sencilla a través de informes de cartera.

Cuando se va a seleccionar una aplicación de soporte se deberán de tener en cuenta algunos aspectos que son claves para su éxito como la madurez organizativa, la metodología seguida o las herramientas ya implantadas.

1.1 Herramientas de Gestión de Proyectos

Este tipo de herramientas son las más habituales en las empresas. Son más sencillas de utilizar y tienen un menor coste de implantación. Sirven para definir y gestionar el alcance, el cronograma y los costes del proyecto.

Estas herramientas pueden clasificarse en dos tipos:

• Herramientas de Software As A Service (SAAS): La información de estas herramientas se almacena en un servidor diferente al del usuario. Generalmente

Una de las decisiones más importantes que

deben ser tomadas al implantar una Oficina

de Gestión de Proyectos es el soporte

tecnológico que se proporciona


se paga un coste mensual en función del número de usuarios de la aplicación siendo adecuadas cuando la empresa no tiene una gran infraestructura informática.

• Herramientas de escritorio: Son aquellas que ejecuta información almacenada en el propio ordenador del usuario.

Las herramientas SAAS comerciales más habituales en el mercado son:

• Basecamp (www.basecamphq.com). Se la considera una de las mejores herramientas para la administración de proyectos al permitir hacer listas, compartir archivos, registro de tiempo, etc. Está aconsejada para pequeñas, medianas empresas.

Interfaz Basecamp

• Central Desktop (www.centraldesktop.com). Se trata de una herramienta más compleja que la anterior. Ofrece la posibilidad de crear conversaciones privadas, proteger la extranet a través de passwords, gestionar contenidos y hacer un seguimiento de los proyectos con los clientes en un entorno seguro y reservado.

• Redmine (www.redmine.org). Es una herramienta para la Gestión de Proyectos de código libre. Permite gestionar varios tipos de proyectos en función de diferentes roles con permisos determinados. Además se establece un sistema de notificaciones para los usuarios mediante correo electrónico ya sea porque le han asignado una tarea o porque una parte del proyecto ha cambiado o se ha actualizado.

http://www.basecamphq.com/

http://www.centraldesktop.com/

http://www.redmine.org/


• Zoho Projects (www.zoho.com/projects). Zoho Projects es un software de gestión de proyectos, colaboración y rastreo de incidencias que permite que los equipos colaboren. Cuenta con integración de google docs.

Por su parte, las herramientas de escritorio más comunes son:

• Microsoft Project (www.microsoft.com/project). Es la herramienta de gestión de proyectos más popular comercializada por Microsoft. Sirve para desarrollar planes de proyecto, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

Interfaz Microsoft Project

• Serena OpenProj (http://sourceforge.net/projects/openproj). Es la herramienta de código libre alternativa a Microsoft Project, incluso en el interfaz y en las funcionalidades. Esta herramienta permite abrir y gestionar archivos de Microsoft Project. Existe versión en español que puede ser descargada de forma gratuita en: http://sourceforge.net/projects/openproj/files/latest/download

http://www.zoho.com/projects

http://www.microsoft.com/project

http://sourceforge.net/projects/openproj

http://sourceforge.net/projects/openproj/files/latest/download


Interfaz Openproj

• Oracle Primavera (www.oracle.com/us/corporate/acquisitions/primavera). Es la herramienta de gestión de proyectos más común en el sector de la construcción ya que fue diseñado por Oracle para estos ámbitos. Ayuda a los usuarios gestionar proyectos, manejar sus carteras, evaluar el rendimiento, controlar los costos y realizar un seguimiento del progreso.

1.2 Herramientas PPM (Project & Portfolio Management)

Las herramientas PPM integran la gestión de todos los aspectos relacionados con los proyectos y los portfolios dentro de la organización. Por este motivo, para que cumplan esta función deberán de tener una serie de características específicas:

• Generación de cronogramas a través del detalle de tareas e hitos interrelacionados.

• Planificar y controlar el presupuesto del proyecto a nivel de paquetes de trabajo.

• Apoyar el control de riesgos, supuestos, seguimiento de compromisos y puntos abiertos.

• Facilitar las comunicaciones entre los interesados.

• Gestionar la documentación del proyecto incluso a través de flujos de aprobación.

• Generar cuadros de mando que informen sobre el avance de la cartera de proyectos, programas y portafolios.

• Generar informes a nivel de proyecto.

Las herramientas PPM integran la gestión

de todos los aspectos relacionados con los

proyectos y los portfolios dentro de la

organización

http://www.oracle.com/us/corporate/acquisitions/primavera


A continuación se detalla las herramientas de este tipo más comunes del mercado:

• Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM)

(http://www.microsoft.com/project/en/gb/solutions.aspx) integra productos de gestión avanzada, tecnologías y servicios en una solución personalizable enfocada en resolver desde proyectos puntuales hasta programas complejos a lo largo de la vida del proyecto.

Es una solución de administración de proyectos empresariales diseñada para trabajar con numerosos productos de Microsoft. A pesar de que puede manejar equipos de cualquier tipo, es más adecuado para los equipos que están buscando agregar herramientas avanzadas de gestión de proyectos a las licencias de Microsoft que ya están utilizando.

Permite manejar presupuestos complejos, los costos y la priorización de proyectos, además se adapta para aquellos que manejan varios proyectos y equipos grandes. La solución puede manejar metodologías de gestión de proyectos formales, así como procesos personalizados.

Interfaz EPM Microsoft

• CA Clarity PPM (http://www.ca.com/es/intellicenter/ca-clarity-ppm.aspx) ofrece capacidades de administración de proyectos y portfolios para unificar y simplificar la información y los procesos de PPM en un único sistema de registro. Esta herramienta que fue incorporada al mercado en noviembre del 2008.

http://www.microsoft.com/project/en/gb/solutions.aspx

http://www.ca.com/es/intellicenter/ca-clarity-ppm.aspx


Permite a los líderes de negocios, instituciones de gobierno y organizaciones no lucrativas obtener sencilla y rápidamente la visibilidad que ellos necesitan para mejorar su portafolio, demanda y administración de proyectos, todo lo que ayuda a alinear mejor a las Ti con los objetivos de negocio de la empresa

Interfaz CA Clarity

• HP Project Portfolio Management: (http://www8.hp.com/es/es/software-solutions/software.html?compURI=1170491#.U5YPsvl_vWQ) integra y unifica las actividades que gestionan la ejecución de proyectos - gestión financiera, gestión de la demanda, gestión del tiempo y de los recursos, gestión del proyecto y el programa, y gestión del portfolio. HP PPM software proporciona visibilidad en tiempo real de todas sus inversiones en cualquier momento y desde múltiples perspectiva

http://www8.hp.com/es/es/software-solutions/software.html?compURI=1170491#.U5YPsvl_vWQ

http://www8.hp.com/es/es/software-solutions/software.html?compURI=1170491#.U5YPsvl_vWQ


Interfaz de la herramienta HP-PPM

1.3 ¿Hacia Dónde Evolucionará el Mercado?

Con la incursión de las Tecnologías de Información en el mundo empresarial y el incremento de proyectos a nivel global dentro del Negocio, se hizo indispensable la adquisición de herramientas SW potentes para la Gestión de la cartera de proyectos .

La evolución histórica que han seguido estas herramientas la podemos resumir de la siguiente manera:

• Módulos independientes y a medida para la gestión de proyectos.

• Integración del módulo de gestión en el ERP empresarial.

• Centralización de todos los datos en un repositorio único, proporcionando un mayor control, seguridad y estandarización de reglas para equilibrar la cartera de negocio con la visión de la empresa a medio-largo plazo.

• Conectividad y accesibilidad a la información desde cualquier punto. Acceso Web.

Hasta este punto toda la gestión estaba centralizada en servidores y BBDD propias del cliente, con la consiguiente inversión en tecnología y servicios.

Con la finalidad de reducir costes y maximizar el rendimiento de la inversión, el mercado se está dirigiendo hacia:

• SaaS (Software as a Service), descentralizando todo el software hacia un proveedor de servicios vía web. Se reducen tanto los tiempos de puesta en marcha como la inversión realizada.

• Servicios en la “nube” que tiene que ver con el procesamiento y almacenamiento masivo de datos en servidores que alojen la información del usuario.

Ejemplo. Se debe de seleccionar la herramienta tecnológica que dará soporte a la Oficina de Gestión de Proyectos que se va a ser implementada en tu organización. Como resultado de la Evaluación de Madurez se concluyó que la empresa apenas tenía procedimientos de Gestión de Proyectos definidos aunque sí que se desarrollaban

La incursión de TI ha hecho indispensable

la adquisición de herramientas SW

potentes para la Gestión de la Cartera de

Proyectos


cronogramas de proyectos pese a no estar estandarizados. ¿Qué herramientas informáticas de gestión sugerirías?

Teniendo en cuenta el nivel de madurez de la organización no sería adecuado implementar herramientas tipo PPM porque tienen un gran número de funcionalidades que soportan procesos y operativas que ni siquiera serán asumidas en el día a d ía de la PMO.

Lo recomendable sería utilizar aplicaciones de Gestión de Proyectos para elaborar la planificación y hacer el seguimiento. En caso de ser una pequeña empresa y no disponer de recursos podría utilizarse cualquiera de software libre.

2 Cuadro de Mando Integral

Un Cuadro de Mando Integral (CMI o Business Score Card) es una herramienta de gestión empresarial que se utiliza para medir la evolución de la actividad de una compañía y sus resultados desde un punto de vista estratégico y a través de una perspectiva general.

En el número de Enero de la revista “Harvard Business Review” de 1992, Robert Kaplan y David Norton hicieron referencia por primera vez a esta herramienta hablando de ella como un sistema de supervisión y control empresarial cuya función principal residía en la monitorización del cumplimiento de los objetivos a través de la medic ión de indicadores de gestión.

Aunque son muchos los beneficios que supone el desarrollo de un Cuadro de Mando Integral, los más destacables son:

• Proporciona una visión amplia para el seguimiento detallado a través de múltiples variables del negocio.

• Contempla la evolución de la compañía a corto, medio y largo plazo generando la información necesaria para llevar a cabo una gestión proactiva.

Esta herramienta puede elaborarse en función de varios criterios, uno de los más habituales es dependiendo de la estructura organizativa y es ahí donde se relacionaría el Cuadro de Mando Integral con la Oficina de Gestión de Proyectos.

El CMI se estructura en función de cuatro perspectivas o puntos de vista desde las cuales se analiza y recopila la información que será medida posteriormente. Aunque pueden variar, originalmente y de forma habitual estas cuatro perspectivas son:

EL CMI es una herramienta que sirve para

medir la evolución de la actividad de una

compañía y sus resultados desde un punto de

vista estratégico

EL CMI se estructura en función de cuatro

perspectivas: cliente, financiera, procesos y

aprendizaje


• Perspectiva cliente. Se trata de definir cuál es la percepción que tienen nuestros clientes de nuestra empresa. ¿Qué podemos mejorar para satisfacer mejor las necesidades de los clientes? El principal indicador será la satisfacción del cliente en función de la cual se reforzará o debilitará la percepción del valor de la organización.

• Perspectiva financiera. Es la que más interesa a los accionistas y responde a la pregunta. “¿Qué percepción tienen los accionistas de nuestra empresa? ”. Lo que se mide es la capacidad de generar valor por parte de la compañía y, por tanto, de maximizar los beneficios y minimizar los costes.

• Perspectiva procesos. A través de esta visión se pretende analizar los procesos internos que resultan clave para satisfacer a nuestros clientes para contestar a “¿En qué áreas de la empresa debemos mejorar?” En este caso los indicadores clave que pueden definirse son los relacionados con los procesos de innovación, calidad o productividad.

• Perspectiva aprendizaje/crecimiento. Está referida a los recursos tanto personales como tecnológicos que aportan valor a la organización. La información que obtengamos de este punto de vista nos ayudará a responder a “¿Qué hacer para seguir mejorando y creando valor?”

Si queremos desarrollar un CMI deberemos completar los siguientes pasos:

• Diseñar la estrategia del área o de la empresa que sean alcance del CMI. Es necesario identificar cuál es la situación de partida y cuál es la visión futura, por este motivo el primer paso es realizar un análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades).

• Se deberán de diferenciar los objetivos estructurales propios de las áreas organizacionales de la empresa.

• Se deberá de comunicar la estrategia: una vez decididas las acciones que se llevarán a cabo, se deberá de informar a la organización cuáles van a ser los próximos pasos con el objetivo de que todo el mundo conozca hacia dónde se va a orientar la organización.

• Alinear los objetivos. Es necesario que los objetivos de las áreas estén alineados con los de la organización para lograr alcanzar la posición deseada.

• Trasladar los objetivos a presupuestos, para de esta manera trasladar la importancia cualitativa de los planes a importancia cuantitativa dentro de los presupuestos.


• Establecer métricas e indicadores para medir la evolución de la hoja de ruta y evaluar el cumplimiento de la misma tanto en tiempo como en términos económicos.

Ejemplo. Te solicitan como miembro de la Oficina de Gestión de Proyectos que realices un cuadro de mando integral. Para ello es necesario que definas los indicadores de las cuatro perspectivas habituales definidas por Kaplan.

Aunque existen muchos formatos para generar este tipo de cuadro de mandos, podemos utilizar el siguiente:

Objetivos estratégicos

Indicadores Frecuencia

Perspectiva Financiera

OE1

1. Gastos fijos por producto suministrado

2. Porcentaje de beneficio sobre ventas

1. Trimestral

2. Trimestral

Perspectiva del cliente

OE2

1. Grado de satisfacción del cliente

2. Número de reclamaciones mensuales

1. Mensual

2. Mensual

Perspectiva interna

OE3 1. Grado de eficiencia en el uso de instalaciones, espacios, servicios y recursos

1. Semestral

Perspectiva aprendizaje

OE4

1. Porcentaje de personas con certificaciones

Internacionales

2. Porcentaje de empleados que han realizado cursos formativos en el año

1. Anual

2. Anual


3 Conclusiones

• Uno de los pilares de la implantación de una Oficina de Gestión de Proyectos es el soporte tecnológico. Esto no significa que se deba de implementar o desarrollar la herramienta de gestión más avanzada posible sino que se deberá de utilizar aquella que esté alineada con la madurez de la organización.

• Desde el punto de vista informático existen dos tipos de herramientas: las que sirven para gestionar específicamente un proyecto, planificando y controlando su evolución, y las que se utilizan para gestionar de forma integral la cartera de proyectos facilitando el reporte sobre la evolución del portfolio y la asignación de recursos en función de su disponibilidad.

• Independiente de su tipología, en el mercado se pueden encontrar herramientas muy variadas y con un coste muy diverso, algunas de ellas son la que se denominan de “software libre” esto implica que no tienen un coste de licencia y que pueden introducirse mejoras en la propia aplicación porque su código de programación es abierto y todo el mundo puede acceder a él. Estas aplicaciones suelen ser más sencillas que las que tienen que adquirirse por medio de una licencia pero tienen prácticamente las mismas funcionalidades.

• Fuera del ámbito tecnológico pero dentro del de las herramientas de gestión que pueden ser usadas por la PMO, está el Cuadro de Mando Integral, una herramienta de control empresarial que permite establecer y monitorizar los objetivos de una empresa o de un área concreta. Para generarlo se crean una serie de indicadores financieros y no financieros vinculados con el control operativo y con los objetivos estratégicos a corto y largo plazo respectivamente.

4 Referencias Bibliográficas

• EPM Microsoft:

http://office.microsoft.com/es-es/support/epmsolution/descripcion-general-de-la-solucion-epm-enterprise-project-management-de-microsoft-office-HA010165644.aspx

• Microsoft Project:

http://www.microsoft.com/project/en/gb/default.aspx




http://www.microsoft.com/project/en/gb/default.aspx


• HP-PPM:

http://www8.hp.com/us/en/software-solutions/project-portfolio-management-it-portfolio-management/

• CA Clarity:

http://www.ca.com/es/project-and-portfolio-management.aspx

• Robert S. Kaplan y David P. Norton. Cuadro de Mando Integral.

• Francisco Amo Baraybar. El Cuadro de Mando Integral.



http://www.ca.com/es/project-and-portfolio-management.aspx

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