01. Gestión de Alcance

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Gestión de Proyectos

Gestión del Alcance

Ernesto CalvoPMP, PMI-RMP, PMI-SP, PMI-ACP, ITIL, MCTS, P6, CSM

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Objetivos

• Entender en que consiste la Gestión del Alcance del Proyecto y conocer su

importancia para todo el proyecto.

• Entender en que consiste cada uno de los procesos de la Gestión del

Alcance.

• Identificar la diferencia entre alcance del producto y alcance del proyecto.

• Poder desarrollar los entregables de la gestión de alcance:

– Project Charter

– Declaración de Alcance (Scope Statement)

– Plan de Gestión del Alcance (Scope Management Plan)

– Estructura de Descomposición del Trabajo (Work Breakdown Structure –

WBS)

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Gestión del alcance del proyecto

Definirel Alcance 5.3

Validar elAlcance5.5

Control delAlcance5.6

Crear la EDT (WBS)5.4

RecopilarRequisitos5.2

Grupo de Procesos

de Planificación

Grupo de Procesos

de Planificación

Grupo de Procesos

de

Seguimiento y Control

Grupo de Procesos

de

Seguimiento y Control

Planificar la Gestióndel Alcance5.1

4

5

5. Gestión del alcance del proyecto• 5.1 Planificar la Gestión del Alcance: Crea un plan para la gestión del

alcance que documenta cómo se va a definir, validar y controlar el alcance

• 5.2 Recopilar Requisitos: Consiste en definir y documentar las necesidades de los Stakeholders a fin de cumplir con los objetivos del proyecto.

• 5.3 Definición del alcance: Consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto.

• 5.4 Crear EDT: Subdividir los principales productos entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y másfáciles de manejar.

• 5.5 Verificación del Alcance: Formalizar la aceptación de los productosentregables completados del proyecto.

• 5.6 Control del Alcance: Controlar los cambios en el alcance del proyecto.

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5.1 Planificar la Gestión del Alcance

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Salidas

1. Plan de gestión de alcance 2. Plan de gestión de requisitos

Herramientas y Técnicas

1. Juicio de Expertos2. Reuniones

Entradas

1. Plan de Dirección del Proyecto

2. Acta de Constitución del Proyecto

3. Factores ambientales de la empresa

4. Activos de los procesos de la organización


Es un proceso de crear un plan de Gestión del alcance que documenta cómo el alcance del proyecto será definido, validado y controlado. El beneficio principal de este proceso es que provee de guía y dirección de cómo el alcance será gestionado a través del proyecto.

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Entradas

.1 Plan de Dirección del Proyecto.- Los planes secundarios aprobados del plan para la dirección del proyecto son usados para crear el plan para la gestión del alcance e influyen en el enfoque adoptado para planificar y gestionar el alcance del proyecto..2 Acta de Constitución del Proyecto.- Es usada para proporcionar el contexto del proyecto, necesario para planificar los procesos de gestión del alcance..3 Factores ambientales de la empresa.- Incluyen� la cultura de la organización,� la infraestructura,� la administración del personal y� las condiciones del mercado..4 Activos de los procesos de la organización.- Incluyen:� políticas y procedimientos; e� información histórica y base de conocimientos de lecciones aprendidas.

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.1 Juicio de Expertos.- Cualquier grupo o persona con una educación, conocimiento, habilidad, experiencia o capacitación especializada en el desarrollo de planes para la gestión del alcance puede aportar dicha experiencia.

.2 Reuniones.- Los equipos del proyecto pueden asistir a las reuniones del proyecto para desarrollar el plan para la gestión del alcance.

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.1 Juicio de Expertos.- Cualquier grupo o persona con una educación, conocimiento, habilidad, experiencia o capacitación especializada en el desarrollo de planes para la gestión del alcance puede aportar dicha experiencia.

.2 Reuniones.- Los equipos del proyecto pueden asistir a las reuniones del proyecto para desarrollar elplan para la gestión del alcance.

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Salidas

.1 Plan de gestión de alcance.- se definen los procedimientos que se llevarán a cabo para:

• Preparar el enunciado o declaración del alcance • Crear y aprobar la EDT • Realizar la verificación del alcance • Procesar y aprobar los cambios en el alcance

.2 Plan de gestión de requisitos.- ¿Cómo se documentarán e informarán los requisitos?; ¿Cómo será el proceso de seguimiento y control de los requisitos?, ¿Quiénes y cómo realizarán cambios en los requisitos?, ¿Cómo se priorizarán los requisitos?

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5.2 Recopilar Requisitos

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Salidas

1. Documentación de Requisitos

2. Matriz de Rastreabilidad de Requisitos


1. Entrevistas2. Grupos Focales 3. Talleres Facilitados4. Técnicas Grupales de

Creatividad5. Técnicas Grupales de Toma

de Decisiones6. Cuestionarios y Encuestas7. Observaciones8. Prototipos9. Benchmarking10. Diagramas de Contexto11. Análisis de Documentos

Entradas

1. Plan de Gestión del alcance

2. Plan de Gestión de Requisitos

3. Plan de Gestión de Interesados


5. Registro de Interesados


Es un proceso de definición y documentación de las necesidades de los interesados para cumplir los objetivos del proyecto. El éxito del proyecto es directamente influenciado por la captura, la gestión del proyecto y los requisitos del producto. Los requerimientos incluyen las necesidades documentadas y cuantificadas, así como las expectativas del patrocinador, clientes y otros interesados.

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Entradas.1 Plan de Gestión del Alcance.-Define con claridad el modo en que los equipos han de determinar el tipo de requisitos que es necesario recopilar para el proyecto.2 Plan de Gestión de Requisitos.-Define los procesos que se utilizarán para definir y documentar las necesidades de los interesados.3 Plan de Administración de Interesados.-Se utiliza para comprender los requisitos de comunicación y el nivel de compromiso de los interesados.4 Acta de Constitución del Proyecto. –Se usa para proporcionar los requisitos de alto nivel del proyecto, así como una descripción de alto nivel del producto del proyecto..5 Registro de Interesados.-Se usa para identificar a los interesados que pueden proporcionar información acerca de los requisitos detallados del proyecto y del producto.

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5.2 Recopilar RequisitosHerramientas y Técnicas

.1 EntrevistasEs una manera formal o informal de obtener información acerca de los interesados, a través de un diálogo directo con ellos..2 Grupos FocalesReúnen a los interesados y expertos en la materia, preseleccionados para conocer acerca de sus expectativas y actitudes con respecto a un producto, servicio o resultado propuesto.3 Talleres FacilitadosLos talleres orientados hacia los requisitos son sesiones en donde se reúne a los interesados inter-funcionales clave para definir los requisitos del producto.

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Herramientas y Técnicas.4 Técnicas Grupales de Creatividad

• Tormenta de ideas. técnica usada para generar y recopilar numerosas ideasrelacionadas con los requisitos del proyecto y del producto.• Técnicas de grupo nominal. Mediante un proceso de votación que se usa para jerarquizar las ideas más útiles, para realizar una tormenta de ideas adicional, o para asignarles prioridades.• La técnica Delphi. Un grupo seleccionado de expertos contesta de manera anónima cuestionarios y proporciona retroalimentación. • Mapa conceptual/mental. Las ideas que surgen durante las sesiones de tormentas de ideas se consolidan en un esquema único para reflejar los puntos en común y las diferencias.• Diagrama de afinidad. Esta técnica permite clasificar en grupos un gran número de ideas para su revisión y análisis.

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5.2 Recopilar RequisitosHerramientas y Técnicas.5 Técnicas Grupales de Toma de DecisionesLa toma de decisiones en grupo es un proceso de evaluación de múltiples alternativas con relación a un resultado esperado, en forma de acuerdo para acciones futuras. Existen diversos métodos como: Unanimidad, Mayoría, Pluralidad, Dictadura.6 Cuestionarios y EncuestasLos cuestionarios y las encuestas son conjuntos de preguntas escritas, diseñadas para acumular información rápidamente, proveniente de un amplio número de encuestados..7 ObservacionesLas observaciones proporcionan una manera directa de ver a las personas en su ambiente, y el modo en que realizan sus trabajos o tareas y ejecutan los procesos.

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Herramientas y Técnicas.8 PrototiposLa elaboración de prototipos es un método para obtener una retroalimentación rápida respecto de los requisitos..9 Benchmarking (Estudios Comparativos).- Implican cotejar las prácticas, tales como procesos y operaciones, con las de organizaciones comparables a fin de identificar las mejores prácticas,..10 Diagramas de Contexto.- Representan visualmente el alcance del producto al mostrar un sistema de negocio y sus interacciones con las personas y con otros sistemas ..11 Análisis de Documentos.- Se utiliza para obtener requisitos mediante el examen de la documentación existente y la identificación de la información relevante para los requisitos

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Salidas

.1 Documentación de RequisitosLa documentación de requisitos describe el modo en que los requisitos individuales cumplen con las necesidades comerciales del proyecto.

.2 Matriz de Rastreabilidad de RequisitosLa matriz de rastreabilidad de requisitos es una tabla que vincula los requisitos con su origen y los monitorea a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

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Matriz de Trazabilidad de Requisitos

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5.3 Definir el Alcance

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Salidas

1. Declaración del Alcance del Proyecto

2. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto


1. Juicio de Expertos

2. Análisis del Producto

3. Identificación de Alternativas

4. Talleres Facilitados

Entradas

1. Plan de Gestión del alcance



4. Activos de los Procesos de la Organización


El alcance del proyecto se define y describe con mayor detalle porque se conoce mayor información del proyecto. Las necesidades, deseos y expectativas de los interesados se analizan y convierten en requisitos.

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5.3 Definir el AlcanceEntradas.1 Plan de Gestión del alcance.-Establece las actividades necesarias para desarrollar, monitorear y controlar el alcance del proyecto.2 Acta de Constitución del ProyectoProporciona una descripción de alto nivel del proyecto y de las características del producto..3 Documentación de RequisitosSe utilizará para seleccionar los requisitos que serán incluidos en el proyecto..4 Activos de los Procesos de la Organización.- Incluyen:

• las políticas, procedimientos y plantillas para una declaración del alcance del proyecto• los archivos de proyectos previos• las lecciones aprendidas procedentes de fases o proyectos previos

OBJETIVO

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Herramientas y Técnicas.1 Juicio de Expertos.-Incluyen: unidades dentro de la organización, consultores , interesados,

asociaciones profesionales y técnicas, grupos industriales, expertos en la materia.2 Análisis del ProductoIncluye técnicas tales como el desglose del producto, el análisis de sistemas, el análisis de requisitos, la ingeniería de sistemas, la ingeniería del valor y el análisis del valor..3 Identificación de Alternativas.-Se emplea para generar diferentes enfoques para la ejecución y desarrollo del trabajo del proyecto..4 Talleres FacilitadosLa participación de actores clave con diversas expectativas y/o áreas de experiencia en sesiones de trabajo

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Salidas.1 Declaración del Alcance del ProyectoDescribe de manera detallada los entregables del proyecto y el trabajo necesario para crear esos entregables. Incluye:

• Una descripción del alcance del producto.• Los criterios de aceptación del producto.• Los entregables del proyecto.• Las exclusiones del proyecto.• Las restricciones del proyecto.• Los supuestos del proyecto.

.2 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.- Incluyen:• el registro de interesados• la documentación de requisitos• la matriz de rastreabilidad de requisitos

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5.4 Crear EDT

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Salidas

1. Línea Base del Alcance



1. Descomposición

Entradas

1. Plan de Gestión del alcance 2. Declaración del Alcance del

Proyecto


4. Factores ambientales de la empresa


5.4 Crear EDT

La EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) o WBS organiza y define el alcance total del proyecto. La EDT subdivide el trabajo del proyecto en porciones de trabajo más pequeñas y fáciles de manejar, donde cada nivel descendente representa una definición cada vez mas detallada del trabajo del proyecto.

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5.4 Crear la EDTEntradas

.1 Plan de Gestión del alcance.-

.2 Declaración del Alcance del Proyecto.-

.3 Documentación de Requisitos.-

.4 Factores ambientales de la empresa.-

.5 Activos de los Procesos de la Organización.- Incluyen: • las políticas, procedimientos y plantillas de la EDT• los archivos de proyectos anteriores• las lecciones aprendidas de proyectos anteriores

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5.4 Crear la EDT


.1 Descomposición.- Es la subdivisión de los entregables del proyecto en componentes más pequeños y más manejables, hasta que el trabajo y los entregables queden definidos al nivel de paquetes de trabajo. El nivel de paquetes de trabajo es el nivel más bajo en la EDT, y es aquél en el que el costo y la duración de las actividades del trabajo pueden estimarse y gestionarse de manera más confiable.

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5.4 Crear la EDT

Salidas

.1 Línea Base del Alcance.- Incluyen:• La declaración del alcance del proyecto.• La EDT.• El diccionario de la EDT.

.2 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.- Incluye: la documentación de los requisitos.

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Pregunta : Que es un entregable ?

Entregable: Cualquier resultado mensurable, tangible, y comprobable, que debe ser realizado para completar un proyecto o parte del mismo.

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¿Qué es WBS?

�REPRESENTA UN TRABAJO

�TIENE UN ESTRUCTURA JERARQUICA

�TIENE UN RESULTADO TANGIBLE: ENTREGABLE

Grupo de elementos del proyectos orientado a entregables que organiza

y define el alcance total del proyecto.

Cada nivel descendiente representa mayor detalle de la definición del

trabajo del proyecto

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Alcance de producto vs Alcance del proyecto

Alcance del producto : características y funciones que caracterizan a un producto o servicio

Alcance del proyecto : trabajo que se necesita realizar para elaborar y entregar un producto con las caracteristicas y funciones especificadas

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Estructura del WBS

Proyecto A

Entregable 1 Entregable 2 Entregable 3

Parte 2.1 Parte 2.2

2.2.1

2.2.2

2.2.3

2.2.4

2.1.1

2.1.2

Elementos de la WBS

Enfoque del proyecto

Nivel de resumenDisciplina Técnica

Nivel de detalleEnfoque Técnico

Nivel 1

Nivel 2

Nivel 3

Nivel 4

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Ejemplos de WBS

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¿Porqué usar un WBS?�Para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo que se requiera

�Para asegurar que el proyecto no incluya trabajo innecesario

�Para asegurar que el proyecto no incluya trabajo no comprometido

�Permite desarrollar una clara visión del producto final y del proceso general que lo va crear

�Trabajo omitido: retraso, sobrecosto

�Trabajo innecesario: dinero malgastado

�Trabajo no comprometido: discrepancia, conflicto con el cliente

EL WBS ES LA ENTRADA DE NUEVE PROCESOS

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¿Porqué usar un WBS?

Es la base para:� Coordinación y planificación integrada� Reporte de performance (informe de rendimiento)� Control de cambios general� Gestión del alcance del producto

Comunicaciones Reportes� Alcance del proyecto Fase del ciclo de vida� Dependencias Entregables� Riesgos Paquetes de trabajo� Progresos Comparaciones� Rendimiento Relación a costos, tiempos, riesgos,

etc.

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Empresa

Manufactura Ingeniería Laboratorio

Diseño

WBS

Paquete de TrabajoCuenta Control

OBS

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5.5 Verificar el Alcance

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5.5 Verificar el AlcanceSalidas

1. Entregables Aceptados

2. Solicitudes de Cambio

3. Información del desempeño del trabajo



1. Inspección

2. Técnicas de Grupo de decisión

Entradas

1. Plan para la Dirección del Proyecto


3. Matriz de Rastreabilidad de Requisitos

4. Entregables Validados

5. Datos de desempeño del trabajo

La verificación del alcance consiste en la aceptación de los productos entregables, mientras que el control de calidad se relaciona principalmente con cumplir los requisitos de calidad especificados para los productos entregables.

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Entradas

.1 Plan para la Dirección del Proyecto.- Contiene la línea base del alcance:• La declaración del alcance del proyecto.• La EDT.• El diccionario de la EDT.

.2 Documentación de Requisitos.- enumera todos los requisitos del proyecto y del producto, los requisitos técnicos y otros que deben contemplarse para el proyecto y el producto .3 Matriz de Trazabilidad de Requisitos.- Vincula los requisitos con su origen y los monitorea a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

.4 Entregables Validados.- Los entregables han sido terminados y verificados para corroborar su exactitud a través del proceso de Control de Calidad.

.5 Datos de desempeño del trabajo.- Pueden incluir el grado de cumplimiento con los requisitos, el número de no conformidades, la gravedad de las no conformidades

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.1 Inspección.- Incluye actividades tales como medir, examinar y verificar para determinar si el trabajo y los entregables cumplen con los requisitos y los criterios de aceptación del producto.

.2 Técnicas de Grupo de decisión.- Se utilizan para llegar a una conclusión cuando la validación es realizada por el equipo del proyecto y otros interesados

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5.5 Verificar el AlcanceSalidas

.1 Entregables Aceptados.- Los entregables que cumplen con los criterios de aceptación son formalmente aprobados por el cliente o el patrocinador..2 Solicitudes de Cambio.- Los entregables que no han sido aceptados formalmente se documentan junto con las razones por las que no fueron aceptados. Pueden necesitar una solicitud de cambio para la reparación de defectos.

.3 Información del desempeño del trabajo.- Incluye información sobre el avance delproyecto, tal como los entregables iniciados, su avance, los entregables terminados o que han sido aceptados.

.4 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.- Incluyen todosaquellos documentos que definen el producto o que informan

sobre su estado de terminación.

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For m ato de Solicit ud de C am bio

Cambio No : Unidad de Negocio:

Solicitante: Nombre de Proyecto:Fecha de Solicitud de Cambio: Gerente de P royecto:Urgencia del Cam bio: Adm inis trador del Cam bio:Descripción del Cam bio:

M otivos del Cambio :

Im pacto en el Negocio: Impacto en el P royec to:

Beneficios del Cam bio: Cos tos del Cam bio:

Docum entación jus tificatoria:

F irma: Fecha:

_______________________ ___/___/____

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5.6 Controlar el Alcance

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5.6 Controlar el AlcanceSalidas

1. Información del desempeño del trabajo

2. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización

3. Solicitudes de Cambio

4. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto



1. Análisis de Variación

Entradas

1. Plan para la Dirección del Proyecto


3. Matriz de Trazabilidad de Requisitos

4. Datos de desempeño del trabajo


El control del alcance asegura que todos los cambios solicitados y las acciones correctivas recomendadas se procesen a través del proceso Control Integrado de Cambios del proyecto. Los cambios son inevitables por lo que hay que evaluarlos objetivamente antes de aceptarlos o rechazarlos del proyecto.

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5.6 Controlar el AlcanceEntradas

.1 Plan para la Dirección del Proyecto.- Incluye:• La línea base del alcance.• El plan para la gestión del alcance del proyecto.• El plan de gestión de cambios.• El plan de gestión de la configuración.• El plan de gestión de requisitos.

.2 Documentación de Requisitos.- Los requisitos deberían ser claros (medibles y comprobables), trazables, completos, coherentes y aceptables para los interesados clave.

.3 Matriz de trazabilidad de Requisitos.- Ayuda a detectar el impacto de cualquier cambio o desviación de la línea base del alcance sobre los objetivos del proyecto.

.4 Datos de desempeño del trabajo.- Pueden incluir el número de solicitudes de cambio recibidas, el número de solicitudes aceptadas o el número de entregables que se han completado.

.5 Activos de los Procesos de la Organización.- Incluye:• las políticas, procedimientos y lineamientos existentes• los métodos de seguimiento e información que se utilizarán

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5.6 Controlar el AlcanceHerramientas y Técnicas

.1 Análisis de Variación.- Las mediciones del desempeño del proyecto se utilizan para evaluar la magnitud de la variación respecto de la línea base original del alcance.

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5.6 Controlar el AlcanceSalidas

.1 Información del desempeño del trabajo.-Incluye correlaciones y contexto sobre el desempeño del alcance del proyecto en comparación con la línea base del alcance

.2 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización.- Incluye:• las causas de las variaciones• las acciones correctivas seleccionadas y la razón de su selección• otros tipos de lecciones aprendidas procedentes del control del alcance

.3 Solicitudes de Cambio.- El análisis del desempeño del alcance puede dar lugar a una solicitud de cambio a la línea base del alcance o de otros componentes del plan para la dirección del proyecto..4 Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto.- Contiene;

• Actualizaciones a la línea base del alcance• Actualizaciones a otras líneas base

.5 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.- Incluye:• la documentación de requisitos• la matriz de rastreabilidad de requisitos

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Linea base del alcance

Documentos críticos de la gestión del Alcance

Proyecto

RFP

Propuesta

Contrato

Acta

del Proyecto

Registro de

Stakeholders

Iniciación Planificación Seguimiento y control

Plan de gestión del

alcance

Enunciado del

Alcance

WBSWBS

Diccionario

Acta de aceptación

de producto

Solicitud de

cambio formal

Estrategia de

Gestión

Stakeholders

Matriz

Trazabilidad

Documentación

De requerimientos

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1.- En los procesos de gestión del alcance del proyecto, ¿Por qué factor principal podrían variar sus herramientas y técnicas?: a) Por su complejidad. b) Por su utilización y rendimiento. c) Por su gestión. d) Por su área de aplicación.

Preguntas:

2.- Qué alternativa es correcta con respecto a los conceptos de alcance de proyecto y alcance de producto: a) Son conceptos complementarios. b) Son dos miradas de ver el alcance. c) Ambos son esenciales para elaborar la EDT. d) Todas las anteriores.

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01. Gestión de Alcance