REGLAMENTO INTERNO

REGLAMENTO INTERNOAsociacin Civil Wara nace el 2006 y es una organizacin sin fines de lucro sin afiliacin poltica partidaria ni religiosa, que apuesta por nuevas formas de relacin con las poblaciones, reconociendo los saberes previos de nuestra diversidad cultural, nos proponemos desarrollar y fortalecer capacidades (destrezas, habilidades y condiciones para el ejercicio de los derechos) desde el enfoque de desarrollo humano, enfatizando las poblaciones rurales y urbanas excluidas, a partir de sus potencialidades sociales, culturales y productivas.

Bajo estas consideraciones brinda sus servicios dentro del marco de la calidad total al tiempo previsto y dentro de lo presupuestado

La administracin se compromete a:

Consolidar la propuesta institucional a nivel interno y externo as como desarrollar la gestin eficiente y eficaz de los recursos presupuestarios y operativos

Mejorar continuamente la eficacia del proceso de gestin de calidad. Comunicar en toda la organizacin la importancia de involucrar la calidad en todo lo que hacemos.

Asegurar la disponibilidad de recursos para el cumplimiento de los proyectos conforme est previsto.

POLITICAS DE ETICATeniendo en cuenta que la tica se encuentra relacionada con el comportamiento humano en general, todas aquellas actividades que realice el/la empleado/a de Wara en la organizacin deben propender al cumplimiento de la presente poltica.

El compromiso de Wara es defender la reputacin de la organizacin y de sus contrapartes financieras y promueve el cumplimiento de los estndares aplicables, otras polticas, normas y reglamentos.

Wara demanda que todos sus empleados u otros, mientras desempean labores en nombre de la organizacin, mantengan el ms alto estndar de conducta tica y de integridad. Esta es la base fundamental en sus relaciones con los beneficiarios, contratistas, proveedores, comunidades campesinas as como tambin con sus empleados.

A fin de implementar la poltica de tica los empleados de Wara debe evitar cualquier comportamiento que los lleve al abuso de poder, a adquirir compromisos que lo lleven a tener conflicto de intereses, implicarse en

irregularidades financieras, cometer fraude (adulterar de comprobantes de pago) aceptar soborno o comisiones y tener mala conducta en general en las relaciones realizadas a nombre de Wara.

Alentamos a los empleados a promover un ambiente que propicie los ms altos niveles de integridad como una parte fundamental de la meta de la organizacin de atraer empleados de calidad. Los empleados no participarn en conductas o actividades que puedan daar la reputacin y honorabilidad de la organizacin o causarle deshonra de otra manera que se afecte el buen nombre de la organizacin.

Cada empleado tiene la responsabilidad de hacer preguntas, buscar guas, reportar violaciones sospechosas y expresar su preocupacin con respecto al cumplimiento de esta poltica.

Cualquier violacin de esta poltica dar lugar a acciones disciplinarias que puede resultar en causal de resolucin de contrato.

TITULO IGENERALIDADES1. El presente Reglamento es un instrumento normativo que regula el proceso de la Gestin Administrativa promovida por Asociacin Civil Wara; determina el rol de los elementos que intervienen en dicho proceso y establece los derechos, obligaciones y sanciones..

2. El presente Reglamento es de aplicacin para todos los integrantes de la Institucin.

TITULO IIOBJETIVOS3. La Institucin, mediante el presente Reglamento, persigue los siguientes objetivos:

a) Establecer procedimientos que permitan regular el proceso de la gestin administrativa-contable, para la ejecucin de los Proyectos promovidos por Asociacin Civil Wara.

b) Definir los requisitos de los procedimientos administrativos.

c) Establecer los lineamientos generales que ayuden a determinar el rol de los elementos que intervienen en el proceso.

TITULO IIIDE LOS REQUERIMIENTOS Y ABASTECIMIENTOS4. Los requerimientos (ver FORMATO 01), se recepcionarn en el rea Administrativa, previo el V B del coordinador responsable, a inicios de cada mes en caso de adquisicin de bienes, en caso de habilitacin de fondos e imprevistos la atencin ser inmediata, luego se ingresan a la Administracin para su autorizacin y luego a la Direccin para el VB. Los requerimientos deben describir principalmente lo siguiente: Fondos provenientes, Microproyecto, Centro de Costos/Analtica, Rubro, Acciones, Actividad, Precio (Valor referencial indicado en el Presupuesto) y caracterstica del bien (Marca, Modelo, etc.) o servicio solicitado, con el fin de controlar la ejecucin presupuestaria.

5. Los requerimientos sern atendidos por la Administracin a partir del primer da hbil de la siguiente semana, a excepcin de aquellas adquisiciones o servicios que por estar fuera del mercado local y por tiempo que demande obtenerlas Ejemplo: Confecciones, adquisiciones en Lima, etc.

6. Las adquisiciones mayores a una UIT1 o el equivalente en Moneda Nacional, debe contener como mnimo 03 cotizaciones (solicitada por el rea Administrativa, Orden de Pedido o Compra, firmada por la Administracin.

7. La Administracin realizar las adquisiciones respectivas.

8. Los requerimientos solicitados se entregar al Responsable de rea, en el lugar indicado, quien verificara la calidad, cantidad de lo adquirido, quedando bajo su responsabilidad cualquier incidencia posible.

9. La atencin de fotocopias, anillados, espiralados, deben ser requeridos mediante la Orden de Pedido, los mismos que sern proporcionados por el rea Administrativa.

10. Los requerimientos que no se presentan oportunamente pasarn a ser atendidos en la semana siguiente, as como, los que no renan los requisitos sealados en la clusula 4 u observados por la Administracin, los que sern devueltos al responsable para su correccin y posterior atencin.

11. Para el caso de saldos o remanentes de materiales u otros, estos deben ingresar al almacn previa gua de internamiento, e informe a administracin bajo el principio de promover el uso adecuado de los

1 UIT:Unidad impositiva Tributaria 2011 S/3600.00

recursos y destinarlos a otras actividades institucionales. Ejemplo:

materiales de oficina, construccin, insumos, etc.

12. Los equipos y enseres de propiedad institucional solicitados por el Responsable de cada rea o Zonal, para la ejecucin de las actividades, deben ser entregados custodiados y mantenidos en perfectas condiciones de uso, quedando bajo su responsabilidad.

TITULO IVDE LAS RENDICIONES Y COMPROBANTES DE PAGO13. Para el caso de Anticipo de Fondos, entregados al personal para gastos de viaje, se solicitara mediante formato, y sern rendidos inmediatamente a su retorno, teniendo como plazo antes de finalizado el mes en el cual se solicitaron los fondos. La Rendicin ser presentada en formatos establecidos por la Institucin (proporcionados por el rea Administrativa), como son: Liquidacin de Gastos, Gastos sin justificantes, etc.

El gasto por el incumplimiento de esta norma, ser cargado a su cuenta personal va retencin de sueldo sin derecho a reclamo o reembolso por regularizacin posterior.

14. Los comprobantes de pago deben ser elaborados por losPROVEEDORES y teniendo las siguientes caractersticas:

a) Facturas: Razn Social, RUC y direccin b) Boletas de Venta: Razn Social y direccin

c) Otros documentos autorizados por la SUNATASOCIACION CIVIL WARA RUC N 20527766860URB. QUINTA JARDIN A15 SANTIAGOAsimismo, se considera necesario detallar en los comprobantes: el importe en letras, la descripcin del bien o servicio adquirido y cancelacin (sello y firma). No se aceptarn comprobantes que expresen el trmino POR CONSUMO y los que tengan enmendaduras o borrones.

15. Para el caso de Proyectos Cofinanciados, ejecutados mediante encargo, sern emitidos de acuerdo a las normas establecidas con la financiera para la rendicin de cuentas.

16. Los documentos que no se especifiquen en la clusula 13; no sern aceptados como gastos institucionales.

17. Las sustentaciones de los gastos deben ser respaldados por Comprobantes de Pagos autorizados por la SUNAT a excepcin de movilidad local (detallado) y viticos que ser va Gastos sin Justificantes o Declaracin Jurada, y otros formatos que requiera las financieras de turno para su veracidad.

18. Para el caso de talleres ser necesario registrar la asistencia al evento va formato adaptado por el rea tcnica (Original), detallando la participacin del facilitador y la poblacin objetivo y no la del responsable de la actividad, el que ser adjuntado y archivado como soporte contable de los gastos realizados.

TITULO VDEL PAGO A LOS PROVEEDORES19. Los comprobantes de pagos, elaborados segn la Clausula 14, se recepcionar por el rea Administrativa, hasta el da mircoles, de cada semana para su cancelacin los das Viernes a horas de 3:00 p.m. a 5:30 p.m. (nico da de pago) en oficina de la institucin a excepcin de feriados donde se cancelaran el siguiente da hbil.

20. Para los servicios de terceros como Asesora tcnica, Capacitaciones,

Mano de Obra Calificada y otros servicios; se debe elaborar un Contrato, quedando bajo la supervisin del responsable de rea el seguimiento de la actividad o servicio prestado y la presentacin de informes para la cancelacin respectiva,

TITULO VIDEL ALMACEN21. El horario de atencin ser el de oficina de lunes a viernes, permitiendo facilitar el trabajo de los compaeros del equipo.

22. Para la atencin de los requerimientos de almacn se manejara mediante kardex.

23. Quedando prohibido el ingreso al almacn del personal no autorizado.

24. El control de almacn en las zonales estar cargo del Coordinador Zonal o a quin designe este.

TITULO VIIDEL MANTENIMIENTO Y USO DE LOS EQUIPOS INFORMATICOS, NO INFORMATICOS Y VEHCULOS25. Al trmino de las labores diarias, los equipos informticos y no informticos, deben ser apagados adecuadamente quedando bajo responsabilidad de los usuarios asignados.

26. El mantenimiento preventivo de los equipos informticos y no informticos, se realizarn trimestralmente segn cronograma, salvo atencin inmediata por algn desperfecto o falla en su funcionamiento previa comunicacin escrita a la Administracin para su conocimiento, aprobacin y cancelacin.

27. Esta prohibido el uso de los equipos informticos y no informticos, por terceras personas y para fines personales, salvo previa autorizacin de la administracin o Coordinacin zonal; as como tambin el uso inadecuado de los equipos por el usuario.

28. El uso de las unidades mviles es de exclusividad del personal de la institucin.

29. Toda persona que conduzca vehculos obligatoriamente deber portar licencia de conducir vigente, tarjeta de propiedad y cascos en el caso de motocicleta, el incumplimiento de alguno de estos requisitos, ser causal de memorndum para el personal de la institucin y se suspender el uso de los vehculos.

30. El mantenimiento preventivo de los vehculos, se realizara de acuerdo a lo programado por el responsable en su defecto cuando la situacin lo amerite, previa comunicacin escrita a la Administracin para su conocimiento, aprobacin y cancelacin.

31. Los desperfectos ocasionados por negligencia del conductor durante el uso de los vehculos, ser de responsabilidad personal, asumiendo este los costos que demande la reparacin as como las papeletas impuestas por la Polica de Transito; en un plazo no mayor de cinco das despus de haberse producido el desperfecto, dao y sancin, caso contrario la Administracin se reserva este derecho, asumiendo los costos temporales, para luego ser descontados al personal.

32. El abastecimiento de suministros (Combustible, lubricantes), para los vehculos de uso institucional, en las actividades programadas, es de responsabilidad del Usuario, Adjuntando la Bitcora, la misma que debe ser llenada diariamente de acuerdo al recorrido de las unidades, asimismo el cierre de la bitcora ser al mes para el cruce respectivo con la factura.

33. Despus de haber utilizado los vehculos, estos deben ser guardados diariamente en la Institucin y las llaves dejadas en administracin o al

responsable. En el caso de los fines de semana estos debern ser lavados e internados en los lugares asignados.

34. Se prohbe el uso de los vehculos en das no laborables salvo previa solicitud por escrito a la Administracin.

35. Se prohbe el uso de los vehculos a personas ajenas a la institucin.

36. Todo bien de la institucin (vehculos, material informtico, no informtico, y audiovisual (material audiovisual, cmaras fotogrficas, proyectores) se entregan bajo responsabilidad para la ejecucin de actividades en campo. Si por causas de negligencia sean hurtadas, malogradas debern de ser informadas a administracin el mismo da de ocurrido los hechos, en este caso ser asumido en su integridad el arreglo o reposicin del bien.

37. En casos inevitables de robos, o deterioro fehacientemente comprobadas en horarios de trabajo y comisiones de informarse a administracin para los efectos legales y administrativos correspondientes.

TITULO VIIIDE LA SEGURIDAD38. El ingreso de personas ajenas a la institucin ser recepcionada por la secretara, y se comunicar a la persona indicada para su autorizacin y atencin respectiva. El ingreso de estos solamente se har en horarios de trabajo. A solicitud del miembro del equipo pueden ser atendidos fuera del horario quedando registrado para su revisin y evaluacin.

TITULO IXDEL PERSONAL DE LA INSTITUCIN39. El horario de trabajo en oficina, es de 8:30 a.m. a 1:00 p.m. y de 3.00 p.m. a 6:30 p.m. de lunes a viernes, con una tolerancia mxima de 10

minutos para el ingreso. En caso de realizar actividades fuera del horario sealado, el personal deber comunicar por escrito oportunamente a la administracin para la autorizacin respectiva.

40. Las tardanzas injustificadas y acumuladas en un nmero de tres (durante el mes), ser equivalente a una inasistencia. Las inasistencias debern ser justificadas inmediatamente y por escrito, de no hacerlo se proceder al descuento respectivo, previa revisin del libro de asistencias.

41. Previa coordinacin con un integrante del rea para el seguimiento de las actividades en curso, se solicitarn los permisos por escrito a la Administracin para su autorizacin y registro, quien comunicara a la Direccin.

42. Los permisos por enfermedad o incapacidad temporal debern adjuntar el Certificado Mdico (Essalud o Clnica) respectivo y otros documentos que sustenten la ausencia.

43. Con respecto a los Adelantos de Remuneracin, estos se facilitaran solamente hasta en tres oportunidades durante el ao, Descuentos de Ley y Seguros Particulares (Oncolgico, Medica, etc.) que se aportan mensualmente.

44. El personal que se desplaza fuera de su mbito de trabajo tomar las previsiones del caso a fin de que el da sealado de reincorporacin a las labores sea cumplida, respetando el horario de trabajo. Las inasistencias a partir de esa fecha se descontarn por planilla.

45. Las Vacaciones del personal, son obligatorias y programadas por el Coordinador, el personal interesado y Administracin, de acuerdo a la fecha de ingreso como trabajador de la institucin. En caso de fraccionamiento de vacaciones deben presentar una Solicitud segn modelo elaborado por la Administracin (D.L. N 713), estas no deben ser menores a siete das.

46. El trabajador tendr derecho a gozar de 30 das de vacaciones slo despus de haber realizado labor efectiva por lo menos 210 das en el ao (D.L. N 713). Este derecho se ejercita por un perodo completo como lo establece la ley, en menor tiempo ser calculado proporcionalmente al tiempo laborado. El trabajador no deber acumular vacaciones consecutivas.

47. Los pagos por remuneraciones, se realizara previa elaboracin de planilla, los das jueves ltimos de cada mes, a excepcin de feriados donde se cancelaran un da antes. Los pagos se realizaran, mediante transferencias a sus cuentas personales o emisin de cheques, firmando el Libro de planilla en seal de aceptacin y conformidad.

48. No se pagarn horas extras. Tampoco compensaciones de trabajo fuera de horarios con das de descanso.

49. El personal que ha laborado 23 das hbiles, segn sea el caso, segn el mes y segn la zona de trabajo (Puno, Chumbivilcas, Mara), tendr derecho a una semana de descanso.

50. Para viajes de trabajo fuera del mbito de accin, el personal tendr una dieta diaria de S/. 60.00 / Da Cusco a Lima u otras ciudades. Los sustentos con respecto a transporte y alojamiento para viajes de trabajo fuera del mbito de accin, el personal tendr que sustentar mediante comprobante de pago; reservndose la Administracin el derecho de exceptuar los pagos en lugares donde exista la informalidad.

51. Los trabajadores debern de alcanzar los informes mensuales en forma fsica y virtual acompaado con las respectivas fuentes de verificacin (actas de entrega, fotografas, testimonios, etc) a la fecha de cierre del mes y los informes requeridos a la fecha indicada.

52. Concluido el contrato de trabajo el personal est obligado a entregar toda la documentacin en orden, as como los bienes asignados. Para este caso se requiere del informe del coordinador zonal o en su defecto el director ejecutivo para que administracin proceda con el pago, entrega de certificados, etc.

53. La continuidad laboral ser comunicada a travs de una carta por la direccin de la institucin.

TITULO XDE LAS SANCIONES AL PERSONAL ADMINISTRATIVO Y TCNICO54 Son actos pasibles de sancin los siguientes:

Hechos dolosos comprobados (sustraccin de materiales, de equipos, adulterar comprobantes, aprovecharse del cargo para favorecerse de beneficios de proveedores, de las contrapartes (municipios), y terceros. Informar desvirtuando la informacin aprovechando a realidad a terceros, utilizando medios como el internet, o entrega de documentos a terceros.

Cusco, Enero del 2011