1. CONCEPTOS BÁSICOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

1

1. CONCEPTOS BÁSICOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Un sistema de información reúne, procesa, almacena, analiza y difunde información para un objetivo específico. Como todos los sistemas tiene entradas (datos, instrucciones) y salidas (reportes, cálculos). Procesa las entradas y produce las salidas que serán enviadas al usuario o a otro sistema. Los pasos a seguir para el desarrollo de un sistema de información son:

• Inventario Preliminar: Relevamiento sin mucho detalle para ver el volumen de la tarea a realizar.

• Etapa de Análisis: (crítico y detallado de la organización) Análisis de

Sistemas: usando herramientas, encuestas, estadísticas, etc., que muestran la organización actual de la empresa con las modificaciones propuestas para organizar el sistema.

• Etapa de Diseño: Se busca encontrar la mejor solución informática en

función de la Ingeniería de Sistemas y los diagnósticos. Esto llevará a una carpeta técnica con instructivo, manual de funciones, etc., para llegar a la última etapa.

• Programación e Implementación: Se elige el lenguaje y programadores.

• Puesta en Marcha

• Mantenimiento: Se mantiene con actualizaciones. Con el tiempo, la

ejecución del sistema decrece por lo que se requiere más mantenimiento. Cuando este tiempo es muy grande se intenta renovarlo.

Estos pasos se llevarán a cabo en el transcurso del proyecto. Se aplicarán de forma detallada y concisa para lograr resultados óptimos. Diseño: Son metodologías y herramientas o software que nos facilitan las tareas.

Metodologías: 1. Lineal 2. Estructurada o Modular. 3. Diseño Orientado a Objetos 4. Metodologías CASE.

2

En todas se llega al concepto fundamental de la informática "archivo". En el sistema Lineal, las aplicaciones son definidas o diseñadas en secuencias, como una escala o etapa de un proceso productivo. En el sistema Modular, se parte de una idea general de lo que es el sistema y se empieza a seccionar el sistema en estructuras de acuerdo a un criterio preestablecido (Ejemplo: de acuerdo a las funciones de cada área y a su vez subdividirlo). Se llegará a un nivel donde ya no se podrá realizar subdivisiones y se tendrá entonces las aplicaciones. En el presente trabajo de grado se utilizará la metodología modular descrita anteriormente, para diseñar un sistema acorde a los requerimientos de la entidad en la que se desarrollará el proyecto (Registraduría Nacional del Estado Civil) y a los criterios preestablecidos por los desarrolladores. Archivos: Contenedores de los datos que nos suministran información de la organización.

Hay dos grupos de archivos o ficheros (entidad).

1. Convencionales: Están asociados a una filosofía de lenguaje más artesanal,

son los que tienen una relación directa con los programas. 2. Bases de Datos: Se originan del anterior pero tienen una estructura más

completa y hacen uso de la tecnología. Un fichero o archivo contiene un conjunto de información relativa a un conjunto de individuos o de objetos.

Un archivo puede estar estructurado en varios niveles, puede tener subarchivos o subniveles a su vez estos contener varios registros o artículos y estos a su vez tener campos o atributos que contienen la información agrupada o elemental. El sistema a diseñar se compondrá de los dos grupos de archivos, que suministrarán información necesaria y precisa para realizar las diferentes tareas. Registro: Un registro de un archivo contiene todas las informaciones relativas a un mismo individuo o a un mismo objeto perteneciente al fichero.

3

Una grabación es la representación física de un registro sobre el soporte del fichero. La aplicación que se va a diseñar manejará registros para cada objeto o individuo, que contendrán información relacionada y figurarán en todos los archivos.

Operaciones sobre los archivos: Determinadas operaciones se refieren a todos los registros de un fichero. Otras solo conciernen a determinados registros del mismo.

Las operaciones que conciernen a todos los registros de un archivo son:

• Creación de un archivo: Con técnicas. • Anulación o destrucción de un fichero. • Selección o clasificación del fichero: Ordenar todos los artículos

(grabaciones) de un archivo siguiendo los valores crecientes y/o decrecientes de uno o varios campos que figuran en los registros de dicho fichero. Los campos utilizados para este fin (ordenamiento) se llaman llaves o claves o argumentos de clasificación, ordenamiento o entresacado.

• La reunión o fusión (conceptos distintos):

Reunión: permite obtener un fichero a partir de otros ficheros (2 o más).

Características No Físicas de los archivos de base de datos:

1. Archivos permanentes: Contienen información fundamental o de base para

la aplicación considerada, también se dice que tienen esta denominación porque son conservados en forma permanente:

a. De situación: Este contiene la fotografía del contenido de un archivo

permanente en una fecha dada. b. Ficheros archivos: Estos son archivos de situación que se conservan (Back

Up).

c. Ficheros históricos: Estos contienen la fotografía de un fichero permanente tomada generalmente a intervalos regulares de tiempos.

4

2. Archivos de Movimiento: Contiene información destinadas a crecer o a poner al día, en el sentido amplio ficheros permanentes (información que produzca cambio y modificación de archivos).

3. Archivos de Unión: Contiene informaciones que un programa comunica a

otro programa. 4. Archivos de maniobra: Es un fichero creado por un programa para

almacenar provisionalmente informaciones que utiliza durante su ejecución. Antes del final de su ejecución el programa considerado destruye generalmente el o los archivos de maniobra que ha creado y utilizado (Ficheros temporales).

5. Archivos Tablas: Contienen tableros de valores generalmente utilizados

para programas de cálculos o decodificación de información sistematizada. Características Físicas de los archivos de base de datos 1. Soporte: La información de un archivo se graba sobre un soporte físico

comúnmente llamado el soporte, distinguiremos dos tipos: a. No Reutilizables: entre los cuales los principales son las tarjetas, el papel

con caracteres especiales, cupones con caracteres especiales, sobre el que las grabaciones no pueden borrarse por lo tanto pueden servir una vez.

b. Reutilizables: entre los cuales los principales son todos los soportes magnéticos.

2. Longitud de las grabaciones: el largo de un registro es igual a la suma de

las longitudes de las informaciones elementales que contiene, pueden existir registros de longitud fija, variable o longitud indefinida.

Bases de Datos Una Base de Datos es un sistema de archivos de computadoras que usa una organización de archivos particulares para facilitar la actualización rápida de registros aislados, la actualización simultánea de registros relacionados, fácil acceso de los programas de aplicaciones a todos los registros y acceso rápido a

5

todos los datos almacenados que deben unirse para satisfacer un informe o consulta particular de rutina o de propósito especial. Componentes de una BD

1. Archivos de las BD: Estos tienen los elementos de los datos almacenados en archivos de listas invertidas, archivos jerárquicos, archivos de redes o sistemas de Bases de datos.

2. Sistemas de Administración de BD: Llamado DBMS, es un conjunto de

programas de software que administra la BD, controla el acceso a ella, le proporciona seguridad y realiza otras tareas.

3. Sistema de Interface de Lenguaje Anfitrión: Esta es la parte del DBMS que

se comunica con los programas de aplicaciones en lenguaje de alto nivel, como programas en Cobol y Fortran que piden datos de los archivos para que pueda obtenerse la información necesaria.

4. Programas de aplicación: Estos realizan las mismas funciones que en sistemas convencionales pero son independientes de los archivos de datos, y usan definiciones estándares de los mismos, los programas de aplicación usando el lenguaje anfitrión de la interface los desarrollan por lo general programadores profesionales. (No se definen los datos).

5. Sistema de Interface de Lenguaje Natural: Este lenguaje de consultas permite la actualización y las consultas en línea de los usuarios que no son muy ilustrados acerca de los sistemas de cómputo (Lenguajes Query, como SQL).

6. Diccionario de datos: Depósito Centralizado de información en forma computarizada acerca de los datos en una DB (el nombre de cada elemento en la DB y una descripción y definición de sus atributos). El diccionario incluye información acerca de la localización de estos datos en los archivos de una DB y muchos también contienen reglas de acceso y de seguridad y privacidad acerca de los mismos.

7. Las terminales de acceso y actualización en línea: Estas pueden encontrarse adyacentes en la computadora o a miles de Km. de distancia, pueden ser terminales inteligentes, no inteligentes o micro computadoras.

6

8. Sistema Gestor de Interfaces de Salida: Este proporciona información de trabajos de rutina, documentos o informes especiales.

El sistema que se propondrá y diseñará en el presente trabajo de grado estará conformado por dos bases de datos que facilitarán la actualización de registros, el acceso a los datos almacenados, el mantenimiento de la información y el procesamiento de la misma.

• Base de datos “Cedulación”: Contendrá la información de las cédulas preparadas, documentos entregados y por entregar, información de los recibos de consignación y de las certificaciones expedidas en la Registraduría Nacional del Estado Civil.

• Base de Datos “Banco de datos”: Base de datos del Banco de datos que

contiene la información de los supernumerarios contratados por la entidad.

• Grupo de tablas Auditoría: Grupo de tablas para el seguimiento de las tareas realizadas por el usuario dentro del SIC.

Calidad: Es la concordancia con los requerimientos funcionales y de rendimiento explícitamente establecidos, con los estándares de desarrollo explícitamente documentados y con las características implícitas que se espera de todo software desarrollado profesionalmente. (Pressman, 1988, 480). Los requerimientos del software son los fundamentos desde los que se mide la calidad. La falta de concordancia con los requerimientos es una falta de calidad. Los estándares especificados definen un conjunto de criterios de desarrollo que guían la forma en que se aplica la Ingeniería del software. Si no se siguen esos criterios, casi siempre se dará una falta de calidad. Existe un conjunto de requerimientos implícitos que a menudo no se mencionan. Si el software se ajusta a sus requerimientos explícitos pero falla en alcanzar los requerimientos implícitos, la calidad del software queda en entredicho (480). A continuación se muestran algunos de los factores de calidad: • Corrección: El grado en que un programa satisface sus especificaciones y

consigue los objetivos de la misión encomendada por el cliente. • Fiabilidad: El grado en que se puede esperar que un programa lleve a cabo

sus funciones esperadas con la precisión requerida.

7

• Eficiencia: La cantidad de recursos de computadora y de código requeridos por un programa para llevar a cabo sus funciones.

• Integridad: El grado en que puede controlarse el acceso al software o a los

datos por personal no autorizado.

• Facilidad de uso: El esfuerzo requerido para aprender, trabajar con, preparar la entrada e interpretar la salida de un programa.

• Facilidad de mantenimiento: El esfuerzo requerido para localizar y arreglar

un error en un programa.

• Flexibilidad: El esfuerzo requerido para modificar un programa operativo.

• Portabilidad: El esfuerzo requerido para transferir el programa desde un hardware y/o un entorno de sistemas de software a otro.

• Reusabilidad: El grado en que un programa (o partes de un programa) se

puede reusar en otras aplicaciones.

• Facilidad de interoperación: El esfuerzo requerido para acoplar un sistema a otro.

Se tendrán en cuenta las anteriores definiciones y los factores de calidad para garantizar la calidad del software que se diseñará.

8

2. ESTUDIO PRELIMINAR 2.1. ACLARACIÓN DE LA SOLICITUD El SIC (Sistema de Información y Cedulación) se desarrollará para la Entidad Registraduría Nacional del estado Civil Armenia, y la Delegación Departamental del Estado Civil del Quindío. La Registraduría Nacional del Estado Civil es la entidad encargada de registrar la vida civil, es decir llevar un registro del ciudadano a partir de su nacimiento hasta su muerte, a través de documentos como registro civil de nacimiento, tarjeta de identidad, cédula de ciudadanía, partida de matrimonio y registro de defunción. También esta encargada de darle identificación a través de dichos documentos, los cuales tienen un número único asignado a cada persona, que es válido hasta el momento de su muerte, sin asignársele este a otra persona. En todo el país dichas tareas se llevan a cabo por medio de las Registradurías Especiales que se encuentran en todas las ciudades. Una de ellas es la Registraduría Nacional del Estado Civil Armenia, la cual requiere actualmente un software seguro y eficiente para el sistema de cedulación. La Delegación Departamental del Estado Civil del Quindío se encarga de manejar todos los procesos administrativos referentes a las Registradurías Especiales que se encuentran en el departamento. Una de estas funciones administrativas es la contratación de personal supernumerario para eventos especiales que pueden ser jornadas electorales tanto nacionales como locales. El sistema de contratación de supernumerarios, especialmente los procesos que intervienen en el mantenimiento de la información de las hojas de vida, declaración juramentada de bienes, e información acerca de la labor desempeñada en vinculaciones anteriores con la entidad, requieren un nuevo sistema que les permita disminuir tanto la papelería, como el tiempo y esfuerzo invertido en el buen desarrollo de estas actividades.

9

2.2. ANÁLISIS DEL SISTEMA Tanto para el análisis del sistema de Cedulación y Contratación de supernumerarios actual como para el sistema propuesto se utilizarán las metodologías anteriormente descritas (Véase capitulo 1. “Conceptos básicos de sistemas de información”) que permitan conocer y comprender a profundidad la situación problema para así plantear una posible solución para el mismo. 2.2.1. Descripción del sistema actual. La descripción del sistema actual se divide en dos subsistemas que se han denominado Cedulación y Contratación de supernumerarios. 2.2.1.1. Descripción de sistema actual de Cedulación: En la Registraduría Nacional del Estado Civil Armenia existen diferentes procesos los cuales desarrollan tareas específicas que al relacionarse entre sí permiten cumplir con los objetivos y propósitos de la entidad. El sistema que se esta analizando en la Registraduría Nacional del Estado Civil Armenia es el Sistema de Cedulación que se compone de los siguientes procesos: - Proceso Preparar cédula. Como su nombre lo indica este proceso se encarga de preparar la cédula de ciudadanía ya sea por primera vez, duplicado o rectificaciones y es realizado en el área de cedulación. Este proceso se lleva a cabo de la siguiente manera: El ciudadano llega a la entidad con los documentos requeridos (Fotos, grupo Sanguíneo, Factor RH, Documento base, Consignación) para solicitar el trámite de su cédula. Si este trámite se va a realizar por primera vez para el ciudadano, el funcionario de la Registraduría encargado del trámite recibe los documentos (Documento Base, fotos, grupo sanguíneo y factor Rh) y procede a ingresar al Aplicativo para hacer cédulas, la información necesaria que está contenida en estos, así como los datos proporcionados verbalmente por el ciudadano. Toda esta información se imprime en formatos propios de la Registraduría (Véase Anexo1) y se entrega junto con sus documentos al ciudadano, quien se dirige al área de Reseña, donde otro funcionario toma las huellas dactilares del ciudadano sobre la parte correspondiente al formato propio de la entidad (Tarjeta dactilar. Véase el Anexo 1). En este momento se da por terminado el proceso preparar cédula por primera vez.

10

Si el ciudadano solicita un duplicado ó rectificación de su cédula, el funcionario encargado del trámite, recibe los documentos (Fotos, grupo Sanguíneo y factor RH, Recibo de consignación). Con el recibo de consignación el ciudadano se dirige al área de Archivo para solicitar la tarjeta alfabética en caso de que haya sido cedulado anteriormente en la ciudad de Armenia. Si no es así solicita el número de cédula correspondiente a sus nombres y apellidos. Con este dato ó tarjeta alfabética el ciudadano se dirige de nuevo al área de cedulación, donde el funcionario encargado realiza el mismo procedimiento explicado para el trámite de cédulas por primera vez, con la única diferencia que los datos que por primera vez se toman del Documento Base ahora se toman de la tarjeta alfabética, o son suministrados por el ciudadano verbalmente. Con el fin de comprender mejor el proceso Preparar Cédula, se muestra el diagrama de pasada de dicho proceso (Véase la figura 1). Simbología utilizada en la realización de los diagramas de pasada.

11

Figura 1: Diagrama de Pasada Proceso Preparar Cédula

12

Figura 1: Diagrama de Pasada Proceso Preparar Cédula (Continuación)

13

Figura 1: Diagrama de Pasada Proceso Preparar Cédula (Continuación)

14

Figura1: Diagrama de pasada proceso Preparar cédula (Continuación)

15

Cuadro 1: Diccionario de Datos Diagrama de Pasada Proceso Preparar Cédula

PROCESO PREPARAR CÉDULA

Nombre: Diagrama de pasada y descripción del procedimiento Preparar cédula. Descripción: Trámite de cédulas a los ciudadanos

ENTIDADES 1. Información: Proporciona Información general al ciudadano, trámites,

documentos requeridos, etc. 2. Ciudadano: Persona a la cual se le tramita el documento de identificación.

3. Duplicados: Área de la Registraduría Nacional del Estado Civil Armenia,

encargada de tramitar tanto duplicados como rectificaciones de la cédula de ciudadanía.

4. Primera Vez: Área de la Registraduría Nacional del Estado Civil Armenia,

encargada de tramitar por primera vez la cédula de ciudadanía.

5. Reseña: Área de la Registraduría Nacional del Estado Civil Armenia, que se encarga de tomar la impresión dactilar de la persona se que va a cedular.

6. Acopio: Área de la Registraduría Nacional del Estado Civil Armenia en donde

se escanean las fotos, huellas y firma del ciudadano.

PROCESOS 1. Solicitud: Solicitud del ciudadano para tramitar la cédula de ciudadanía.

2. Respuesta: Indicación de los pasos a seguir por el ciudadano.

3. Digitar datos: Digitar información, estatura y señas particulares.

4. Almacenar: Guardar en el disco duro los datos que aparecen en pantalla.

5. Reseñar ciudadano: Tomar la impresión dactilar (reseña) del ciudadano que

esta realizando el proceso de cedulación.

6. Confrontar información: Confrontar con el ciudadano si la información impresa y almacenada es correcta.

7. Archivar Alfabética: Guardar en los archivadores físicos la tarjeta alfabética.

8. Buscar Alfabética: Buscar en los archivadores físicos la tarjeta alfabética del

ciudadano, a partir del nombre y apellidos del mismo.

9. Consulta en ANI: Consulta de información en la base de datos ANI en la cual aparece el nombre, apellidos y el número de cédula del ciudadano.

16

10. Escribir datos en consignación: Escribir nombres y apellidos del ciudadano en la parte de atrás del recibo de consignación.

11. Escanear foto, huellas y firma: Escanear foto, huellas y firma del ciudadano

DOCUMENTOS

1. Documento Base: Hace referencia al documento que trae el ciudadano como

base para su identificación, este campo se señala con una X y puede ser:

RC: Registro Civil TI.: Tarjeta de identidad PB: Partida de Bautismo CC.: Cédula de Ciudadanía

CN: Carta Natural EP: Escritura Pública

2. Fotos: 3 fotos del ciudadano, a color, con fondo blanco, tamaño 4x5. 3. Tipo de sangre: Documento donde se indica el tipo de sangre y factor Rh del

ciudadano.

4. Información Impresa en formatos de la entidad: Información del ciudadano impresa en los formatos de la entidad.

5. Contraseña: Formato con los datos personales, foto y huella del ciudadano.

Documento de identificación temporal.

6. Tarjeta Dactilar: Formato de la entidad donde se toman las huellas del ciudadano.

7. Tarjeta Alfabética Formato con los datos personales, foto y huella de los

ciudadanos cedulados.

8. Consignación: Recibo que demuestra que el ciudadano consignó en el banco el valor correspondiente a la preparación de la cédula de ciudadanía.

DECISIONES

1. ¿Es primera vez?: Pregunta si es primera vez que tramita la cédula de

ciudadanía. 2. ¿Es un duplicado?: Pregunta si es duplicado ó rectificación de la cédula de

ciudadanía. - Proceso Entregar Documentos. La Registraduría Nacional de Estado Civil Bogotá envía a la Registraduría Nacional del Estado Civil Armenia, las cédulas por lotes, junto con un reporte que relaciona, el número de cédula con el nombre y apellido del ciudadano, especificando las cédulas enviadas, y para las que no llegaron existe un código de excepción que indica el porqué de esta irregularidad. El funcionario de la ciudad de Armenia verifica que el material recibido (Cédulas)

17

corresponda con lo estipulado en el reporte. En caso de que haya alguna anomalía se elabora un documento informándola, dicho documento es enviado a la Registraduría Nacional del Estado Civil Bogotá, después de esto el funcionario archiva las cédulas recibidas. Cuando el ciudadano va a reclamar la cédula de ciudadanía, presenta su contraseña, denuncio, certificación o poder al funcionario encargado del área, el cual verifica en la lista de cédulas recibidas e informa la disponibilidad de la cédula. Si la cédula se encuentra disponible, se le hace entrega al ciudadano, de lo contrario se le pide que espere como mínimo dos meses más. El control de la entrega de cédulas se realiza en forma manual, escribiendo en un libro el nombre y firma de la persona que reclamo el documento y la fecha en la que se hizo la entrega. Como se puede ver el proceso Entregar Documentos se divide en los subprocesos Recibir Cédulas y Entregar Cédulas. Con el fin de comprender mejor el proceso Entregar Documentos, se muestran los diagramas de pasada de dicho proceso dividido en su respectivos subprocesos (Véanse las figuras 2 y 3).

18

Figura 2: Proceso Entregar Documentos Subproceso Entregar Cédulas

19

Figura 3: Diagrama de pasada Proceso Entregar Documentos Subproceso Recibir Cédulas

Cuadro 2: Diccionario de datos diagrama de pasada proceso de entregar documentos

Entrega de documentos Nombre: Diagrama de pasada procesos de recepción y entrega de cédulas. Descripción: Recepción de cédulas desde la ciudad de Bogotá y Entrega de las cedulas a los ciudadanos.

ENTIDADES 1. Ciudadano: Persona a la cual se le tramita el documento de identificación. 2. Registraduría Nacional del Estado Civil Bogotá: Entidad encargada de

registrar la vida civil e identificar a los Colombianos y organizar los procesos

20

electorales.

3. Secretaría: Área de la Registraduría en cargada de recibir y enviar correspondencia.

4. Entrega documentos: Área de la Registraduría Nacional del Estado civil

Armenia encargada de recibir, controlar y entregar las cédulas de ciudadanía.

DOCUMENTOS 1. Contraseña: Formato con los datos personales, foto y huella dactilar.

Documento de identificación temporal. (Véase anexo 1). 2. Foto: Fotografía encontrada en la contraseña que se le devuelve al ciudadano

al entregársele la cédula.

3. Poder: Documento mediante el cual un ciudadano autoriza a un tercero para reclamar su cédula de ciudadanía. Este documento debe estar autenticado.

4. Reporte: Documento en el cual están relacionados los números de cedulas

recibidas desde la Registraduría Nacional del Estado Civil Bogotá, con un código de excepción correspondiente a la novedad respectiva del número de cédula.

5. Informe de faltantes o errores: Informe emitido por el área de entrega de

documentos, donde se especifican los faltantes o errores encontrados en el reporte.

PROCESOS

1. Buscar en la lista: Búsqueda del número de cédula solicitado en la lista de las

cedulas que han sido recibidas desde Bogotá (reporte).

2. Buscar cédula: Buscar la cédula en los archivadores físicos.

3. Verificar la fecha de preparación: Verifica la fecha en la que se preparó la cédula solicitada y la compara con las fechas de preparación de las cedulas que han sido recibidas desde Bogotá.

4. Informar al ciudadano: Informa al ciudadano la no disponibilidad de la cédula

solicitada.

5. Buscar en el archivo de novedades: Buscar el número de cédula en el archivo de novedades (reporte) para verificar si se ha reportado alguna novedad.

6. Informar al ciudadano que debe esperar: Informar al ciudadano que debe

esperar otro tiempo para reclamar la cédula solicitada.

7. Buscar código de novedad: Busca en una lista el código de novedad relacionado con la cédula solicitada, para saber cual es la novedad o problema

21

que impide que la cédula este disponible.

8. Verificar lo que se recibe: Verificar que el material recibido (cédulas) corresponda con el reporte de cédulas enviadas.

DECISIONES

1. ¿Falta algo?: Falta alguna cédula que está relacionada en el reporte

2. ¿Está?: La cédula solicitada está disponible

3. ¿Debería estar?: Verifica si la cédula solicitada debería estar disponible.

4. ¿Se ha reportado alguna novedad?: Hay alguna novedad con la cédula solicitada.

- Proceso Manejar Archivo. Se realiza en el área de Archivo y como su nombre lo indica este proceso se encarga de manejar toda la información que hace parte del archivo de identificación, e incluye subprocesos como expedición de certificaciones, información al ciudadano, entre otros que se explican a continuación. Este proceso se lleva a cabo de la siguiente manera: Después de terminar el proceso de Preparar cédula el ciudadano se dirige al área de Archivo para allí junto con un funcionario de la Registraduría confrontar la información impresa en el formato propio de la entidad (Véase el Anexo 1). El formato propio de la entidad esta conformado por la tarjeta alfabética, la contraseña, y la tarjeta dactilar. La tarjeta alfabética es archivada en grandes armarios, la tarjeta dactilar se envía al Centro de Acopio y la contraseña se le entrega al ciudadano como documento de identificación temporal. Cuando un ciudadano solicita su tarjeta alfabética para llevarla al área de duplicados y ésta no se encuentra en los armarios, el funcionario del área de archivo procede a consultar el número de cédula del ciudadano en el ANI (Archivo Nacional de Identificación), que es un sistema que almacena y administra la información de las personas ceduladas en toda Colombia, pero que desafortunadamente sólo permite conocer el número de cédula de un ciudadano en particular a partir de sus nombres y apellidos o viceversa.

22

Dentro del proceso Manejar archivo se lleva a cabo el subproceso Expedir certificaciones, que consiste en elaborar un documento a solicitud del ciudadano, que certifica que este se encuentra esperando que su cédula llegue desde la ciudad de Bogotá; este documento es válido como identificación temporal y es tramitado para aquellas personas que han extraviado su cédula de ciudadanía, su contraseña o ésta ha expirado. Después de que el ciudadano hace la solicitud de dicho documento, el funcionario procede entonces a la elaboración de la certificación, utilizando un sello-plantilla que se llena a máquina con los datos suministrados por el ciudadano o encontrados en la correspondiente tarjeta alfabética y se hace firmar por el registrador. Para así entregarlo al ciudadano como documento válido de identificación por tiempo indefinido. Como se puede ver el proceso Manejar archivo se subdivide en los subprocesos Recibir Tarjetas Alfabéticas, Prestar Tarjetas Alfabéticas, Expedir certificados.

Con el fin de comprender mejor el proceso Manejar Archivo, se muestran los diagramas de pasada de dicho proceso dividido en su respectivos subprocesos (Véanse las figuras 4-6).

23

Figura 4: Diagrama de pasada Proceso Manejar Archivo

Subproceso Prestar Tarjetas Alfabéticas

24

Figura 5: Diagrama de pasada Proceso Manejar Archivo

Subproceso Recibir Tarjetas Alfabéticas

25

Figura 6: Diagrama de pasada Proceso Manejar archivo Subproceso Expedir Certificaciones

Cuadro 3: Diccionario de Datos Diagramas de Pasada Proceso Manejar Archivo.

PROCESO MANEJAR ARCHIVO Nombre: Diagrama de pasada y descripción del proceso Manejar Archivo. Descripción: Maneja y controla la información referente al archivo de tarjetas alfabéticas

ENTIDADES 1. Ciudadano: Persona a la cual se le tramita el documento de identificación. 2. Archivo: Área de la Registraduría Nacional del Estado Civil Armenia donde se

archivan las tarjetas alfabéticas.

3. Acopio: Área de la Registraduría Nacional del Estado Civil Armenia en donde se escanean las fotos, huellas y firma del ciudadano.

26

PROCESOS 1. Confrontar información: Confrontar con el ciudadano si la información

impresa y almacenada es correcta.

2. Cedularse otra vez: Hacer el proceso Preparar cédula desde el principio.

3. Escanear: Escanear foto, huellas y firma del ciudadano.

4. Almacenar: Guardar magnéticamente la información del ciudadano en el sistema.

5. Archivar: Guardar en los archivadores físicos la tarjeta alfabética.

6. Solicitar Tarjeta Alfabética: Proceso mediante el cual el ciudadano solicita el

préstamo de la Tarjeta alfabética.

7. Solicitar consignación: El funcionario del área de archivo solicita al ciudadano su recibo de consignación como requisito para buscar su tarjeta alfabética.

8. Buscar Alfabética: Buscar en los archivadores físicos la tarjeta alfabética del

ciudadano, a partir del nombre y apellidos del mismo.

9. Consulta en ANI: Consulta de información en la base de datos ANI en la cual aparece el nombre, apellidos y el número de cédula del ciudadano.

10. Solicitar certificado: El ciudadano solicita al funcionario del área de archivo,

un documento que certifique que su cédula está en trámite.

11. Preguntar nombres y apellidos al ciudadano.

12. Informar que no se puede hacer el certificado.

13. Elaborar manualmente el certificado: El funcionario pone una plantilla – sello en un papel cualquiera, llena los datos a máquina y lo hace firmar por el registrador.

- Proceso Controlar recibos de consignación. Este proceso es realizado por un funcionario de la Registraduría, el cual debe contar el número de consignaciones, totalizarlas por código de banco, confrontar la cantidad de consignaciones, con el total de duplicados y/o rectificaciones (cédulas) que se hicieron, con esta información se elabora un reporte que es enviado a la Registraduría Nacional del Estado Civil Bogotá.

27

Figura 7: Diagrama de pasada proceso Controlar recibos de consignación

Cuadro 4: Diccionario de datos diagrama de pasada proceso Controlar recibos de consignación.

PROCESO CONTROLAR RECIBOS DE CONSIGNACIÓN

Nombre: Diagrama de pasada y descripción del procedimiento Controlar Recibos de Consignación. Descripción: El proceso Controlar recibos de consignación se encarga de controlar los recibos de consignación recibidos en el área de duplicados y en las áreas tarjetas de identidad y registro civil.

ENTIDADES 1. Registraduría Nacional del Estado Civil Bogotá: Entidad encargada de

registrar la vida civil e identificar a los Colombianos y organizar los procesos electorales.

2. Duplicados: Área de la Registraduría Nacional del Estado civil Armenia,

encargada de tramitar tanto duplicados como rectificaciones de la cédula de ciudadanía.

3. Secretaría: Área de la Registraduría encargada de generar el reporte y

enviarlo a la Registraduría Nacional del Estado Civil Bogotá.

28

PROCESOS 1. Contar consignaciones: El funcionario de la Registraduría cuenta

manualmente la cantidad de recibos de consignación recibidos durante un periodo de tiempo específico.

2. Solicitar cantidad de duplicados: El funcionario de la Registraduría solicita al

área de duplicados la cantidad de duplicados y rectificaciones de cédulas de ciudadanía elaboradas en un periodo de tiempo determinado.

3. Responder: El funcionario del área de duplicados informa la cantidad de

duplicados y rectificaciones elaboradas en dicho periodo.

4. Comparar: El funcionario de la Registraduría compara la cantidad de recibos existentes con la cantidad de duplicados y rectificaciones elaboradas.

5. Elaborar reporte: El funcionario de la Registraduría elabora manualmente un

reporte informando la cantidad de consignaciones realizadas, estructurando dicha información, por código de banco.

6. Justificar faltantes: Anexar en el informe el motivo por el cual faltan recibos

de consignación. DOCUMENTOS

1. Reporte consignaciones: Reporte con la información de las consignaciones

recibidas en el mes, estructurada y organizada por bancos y totalizado.

2.2.1.2. Descripción de sistema actual de contratación de supernumerarios. Este sistema se compone de varios procesos, entre ellos el proceso de adquisición y mantenimiento de información referente a hojas de vida e información en general del personal supernumerario que se contrata con fines específicos, entre los cuales se encuentran jornadas electorales e inscripción de cédulas de ciudadanía. El proceso de adquisición y mantenimiento de la información de los supernumerarios es llevado a cabo por los funcionarios de la Delegación Departamental del Quindío y da inicio cuando el aspirante a supernumerario se acerca a la Delegación y diligencia un formulario de aspirante, en el cual consigna información básica tanto personal, como laboral y académica. Después de diligenciar dicho formulario, el aspirante lo entrega al funcionario de la delegación asignado para labor, quien lo archiva, para posteriormente hacer una selección de personal que será vinculado. Después de que el funcionario de la Delegación Departamental selecciona el personal que será vinculado, se llama a cada aspirante para informarle en que

29

fecha debe presentarse, así como la documentación que debe presentar, que incluye registro civil de nacimiento, fotocopia de la cedula de ciudadanía, fotocopia del pasado judicial expedido por el DAS, fotocopia del certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría, carta de inscripción a fondo de pensiones y cesantías. Cuando el aspirante llega a la Delegación solicita al funcionario todos los formularios que debe diligenciar, que incluye: dos copias del formato único de hoja de vida Ley 190, dos copias del formulario de declaración juramentada de bienes y rentas ley 190, formulario de afiliación a EPS, formulario de seguro de vida. El funcionario de la delegación se los entrega y el aspirante procede a diligenciarlos y devolvérselos al funcionario junto con la documentación que exigida como requisito para la vinculación. A continuación el funcionario de la Delegación digita el acta de posesión para el aspirante, donde indica que se encuentra ya vinculado como supernumerario, el aspirante la firma y entrega, el funcionario de la Delegación archiva toda la documentación y al terminar la vinculación de todos los supernumerarios envía a los formularios de EPS seguro de vida, pensiones a sus respectivos destinatarios, así mismo el acta de posesión, y seguro de vida son enviados a la Registraduría Nacional del Estado Civil en Santa Fe de Bogotá. Este proceso se repite cada vez que se vincula personal supernumerario, sin importar si ya se tiene la hoja de vida del aspirante, ya que como la información se encuentra en papel no existe una forma fácil y rápida de actualizar dicha información. A continuación se presenta el diagrama de pasada correspondiente al sistema de contratación de supernumerarios, que incluye el proceso de adquisición y mantenimiento de la información de los supernumerarios.

30

Figura 8: Diagrama de pasada proceso Contratación de supernumerarios

31

Figura 8: Diagrama de pasada proceso Contratación de supernumerarios (Continuación)

32

Cuadro 5: Diccionario de datos Diagrama de pasada proceso Contratación de supernumerarios

SISTEMA DE CONTRATACION DE SUPERNUMERARIOS

Nombre: Diagrama de pasada y descripción del sistema de contratación de supernumerarios. Descripción: El sistema de contratación de supernumerarios permite manejar la información referente al personal que se vincula temporalmente a la entidad.

ENTIDADES

1. Delegación departamental: Área de la Registraduría Nacional del Estado Civil,

encargada de la parte administrativa de las Registradurías especiales a nivel departamental.

2. Aspirante supernumerario: Persona que aspira laborar en una temporada

específica en la Registraduría Nacional del estado Civil. 3. Registraduría Nacional del Estado Civil Bogotá: Entidad encarga de registrar la

vida civil e identificar a los Colombianos y organizar los procesos electorales.

PROCESOS

1. Diligenciar formularios: El aspirante llena los formularios con sus datos

personales, información laboral y académica. 2. Digitar información requerida: El funcionario de la Registraduría digita la

información básica del aspirante para imprimir el acta de posesión. 3. Imprimir acta de posesión: Se imprime el acta de posesión individual para cada

aspirante. 4. Firmar acta: El aspirante firma la correspondiente acta de posesión, aceptando la

información allí especificada. 5. Archivar docume ntación: El personal de la Delegación guarda la información

proporcionada por el aspirante en un archivador físico. 6. Digitar listado supernumerarios: El personal de la delegación departamental

digita el listado del personal vinculado, con información como cargo. 7. Imprimir listado supernumerarios: Se imprime el listado digitado en la

delegación departamental.

DOCUMENTOS

1. Declaración de bienes: Documento mediante el cual el aspirante declara todos

los bienes y rentas que posee actualmente.

33

2. Hoja de vida: Formato único de hoja de vida reglamentario para la contratación de funcionarios públicos.

3. Formulario EPS: Formulario diligenciado por el aspirante para su ingreso como

cotizante a una EPS. (Entidad Promotora de Salud). 4. Formulario seguro de vida: Formulario diligenciado por el aspirante para obtener

el seguro de vida. 5. Fotocopia antecedentes disciplinarios: Fotocopia del certificado de

antecedentes disciplinarios expedida por la procuraduría. 6. Fotocopia del pasado judicial: Fotocopia del pasado judicial expedido por el

DAS. 7. Fotocopia de la cédula: Fotocopia de la cédula de ciudadanía. 8. Acta de posesión: Acta que soporta la vinculación del supernumerario a la

entidad. 9. Listado de supernumerarios: Listado que relaciona los supernumerarios

vinculados, con datos como fecha de vinculación y cargo. 2.2.1.3. Diagrama de flujo de datos y descripción de sistema - Sistema de cedulación.

Figura 9: Diagrama de Flujo de Datos y Descripción del sistema

34

Cuadro 6: Diccionario de datos DFD y Descripción del sistema

SISTEMA DE CEDULACIÓN Nivel D.F.D: 0 Nombre: Descripción del sistema de cedulación. Descripción: El sistema de cedulación se encarga de tramitar el documento de identificación del ciudadano, ya sea por primera vez, duplicado o rectificaciones.

PROCESOS 1. Sistema de cedulación: Diligenciamiento de la cédula de ciudadanía.

FLUJOS 1. Información cedulado: Incluye datos del ciudadano e información documentos. 2. Información documentos: Datos del ciudadano respaldados en documentos

como son: - Tipo de sangre y factor RH - Consignación - Tarjeta alfabética - Contraseña - Documento base - Fotos. 3. Cédulas: Documento de identificación del ciudadano.

ENTIDADES EXTERNAS 1. Ciudadano: Persona a la cual se le tramita el documento de identificación. 2. Registraduría Nacional del Estado Civil Bogotá: Entidad encargada de registrar la


35

- Diagrama de flujo de datos y descripción de procedimientos cedulación.

Figura 10: DFD y Descripción de procedimientos

36

Cuadro 7: Diccionario de datos DFD y Descripción de procedimientos

SISTEMA DE CEDULACIÓN Nivel D.F.D: 1 Nombre: Descripción de procedimientos.

Descripción: El sistema de cedulación se encarga de tramitar el documento de identificación del ciudadano, ya sea por primera vez, duplicado o rectificaciones y de expedir rectificaciones.

PROCESOS

1. Cedular primera vez: Prepara las cédulas de los ciudadanos que van a cedularse por primera vez.

2. Elaborar duplicados: Prepara la cédula de las personas que solicitan

duplicados o rectificaciones.

3. Reseñar ciudadano: Toma la impresión dactilar (reseña) del ciudadano que esta realizando el proceso de cedulación.

4. Entregar documentos: Entrega la cédula de ciudadanía al solicitante. 5. Manejar archivo: Manejo del archivo de las “tarjetas alfabéticas” que

contienen la información del ciudadano cedulado en la ciudad de Armenia y manejo de la Base de Datos ANI (Archivo Nacional de Identificación).

6. Control de recibos de consignación: Permite tener la información de las

consignaciones realizadas por los ciudadanos para la preparación de sus documentos de identificación

FLUJOS 1. Datos cedulados en otra ciudad: Información (nombre y número de cédula) de las personas ceduladas en otras ciudades del país.

2, 11, 12. Consignación: Recibo que muestra que el ciudadano consignó en el banco la cantidad establecida para la preparación de su cédula de ciudadanía. Requisito para las personas que van a solicitar duplicados o rectificaciones. 3, 10. Tarjeta alfabética: Formato con los datos personales, foto y huella de los ciudadanos cedulados en la ciudad de Armenia. (Ver anexo 1).

13, 16, 17, 19. Información documentos : Datos del ciudadano respaldados en documentos como son:

- Tipo de sangre y factor RH - Consignación - Tarjeta alfabética - Contraseña - Documento base - Fotos.

37

- Proceso preparar cédula por primera vez.

Figura 11: Diagrama de flujo y descripción del proceso preparar cédula por primera vez.

FLUJOS 4. Certificado: Documento expedido por la Registraduría que certifica que el ciudadano allí nombrado se encuentra en espera de su cédula. Este documento es válido como identificación y no tiene fecha de vencimiento.

5. Solicitud certificado: Petición del certificado por parte del ciudadano.

6, 7. Contraseña : Formato con los datos personales, foto, huellas y firma del ciudadano. Documento de identificación temporal. 8. Cédula: Documento de identificación del ciudadano.

9, 14, 15, 18. Datos impresos: Información completa del ciudadano impresa en un formato específico, para fotos, huellas y firma. Incluye tarjeta dactilar, tarjeta alfabética y contraseña. (Ver anexo 1)

20. Informe de recibos de consignación: Informe detallado de los recibos de consignación organizado por bancos y tipo de documentos.

ENTIDADES EXTERNAS

1. Ciudadano: Persona a la que se le tramita la cédula. 2. Registraduría Nacional Bogotá: Entidad encargada de registrar la vida civil

de los colombianos y manejar los procesos electorales

ALMACENES DE DATOS

1. ANI: Archivo Nacional de Identificación, base de datos en donde se consulta el nombre y número de cédula de las personas ceduladas en otras ciudades.

38

Cuadro 8: Diccionario de datos de DFD y descripción del proceso de cedulación por primera

vez.

SISTEMA DE CEDULACIÓN Nivel D.F.D: 2 Nombre: Descripción del proceso de cedulación por primera vez. Descripción: Tramite de cédulas a ciudadanos por primera vez.

PROCESOS 1.1. Preparar cédula: Ingresar información del ciudadano a la ¨ Aplicación para

hacer cédulas ¨ e imprimirlos.

FLUJOS 1, 2. Información documentos: Datos del ciudadano respaldados en

documentos como son: - Tipo de sangre y factor RH - Consignación - Tarjeta alfabética - Contraseña - Documento base - Fotos.

3. Datos impresos: Información completa del ciudadano impresa en un formato específico, para fotos, huellas y firma. Incluye tarjeta dactilar, tarjeta alfabética y contraseña. (Ver anexo 1)

ENTIDADES EXTERNAS 1. Ciudadano: Persona a la cual se le tramita la cédula. 2. Aplicación para hacer cédulas: Software donde se ingresan los datos

personales del ciudadano para tramitar la cédula de ciudadanía.

39

- Proceso de elaboración de duplicados o rectificaciones.

Figura 12: Diagrama de flujo de datos y descripción del proceso de elaboración de duplicados o rectificaciones

Cuadro 9: Diccionario de datos Diagrama de flujo de datos y descripción del proceso de elaboración de duplicados o rectificaciones

SISTEMA DE CEDULACIÓN

Nivel DFD: 2 Nombre: Descripción del proceso de elaboración de duplicados o rectificaciones. Descripción: Tramite de duplicados y rectificaciones de cédulas.

PROCESOS

2.1. Diligenciar duplicados o rectificaciones: Ingresar información del ciudadano al ¨ Aplicativo para diligenciar cédulas ¨ e imprimirlos.

FLUJOS

1. Tarjeta alfabética: Formato con los datos personales, foto y huella de los

ciudadanos cedulados. (Ver anexo 1). 2. Consignación: Recibo que muestra que el ciudadano consignó en el banco la

cantidad establecida para la preparación de su cédula. Requisito para las personas que van a solicitar duplicados o rectificaciones.

40

3, 4. Datos impresos: Información completa del ciudadano impresa en un formato específico, para fotos, huellas y firma. Incluye tarjeta dactilar, tarjeta alfabética y contraseña. (Ver anexo 1)

5. Información documentos: Datos del ciudadano respaldados en documentos

como son: - Tipo de sangre y factor RH - Consignación - Tarjeta alfabética - Contraseña - Documento base - Fotos.

ENTIDADES EXTERNAS

1. Ciudadano: Persona a la cual se le tramita la cédula. 2. Aplicación para hacer cédulas: Software donde se ingresan los datos

personales del ciudadano para tramitar la cédula de ciudadanía.

- Proceso de reseña.

Figura 13 :DFD y descripción del proceso de reseña.

Cuadro 10: Diccionario de Datos de DFD y descripción del proceso de reseña

SISTEMA DE CEDULACIÓN Nivel DFD: 2 Nombre: Descripción del proceso de reseña. Descripción: Toma de las huellas dactilares del ciudadano, las cuales son asentadas en formatos especiales de la entidad.

PROCESOS

3.1. Reseñar ciudadano: Toma la impresión dactilar (reseña) del ciudadano que esta realizando el proceso de cedulación.

FLUJOS 1. Datos impresos: Información completa del ciudadano impresa en un formato

específico, para fotos, huellas y firma. Incluye tarjeta dactilar, tarjeta alfabética y contraseña. (Ver anexo 1)

41

ENTIDADES EXTERNAS

1. Ciudadano: Persona a la cual se le tramita la cédula.

- Proceso Entregar documentos.

Figura 14: DFD y descripción del proceso de entrega de documentos

Cuadro 11: Diccionario de datos de DFD y descripción del proceso de entrega de documentos


Nivel D.F.D: 2 Nombre: Descripción del proceso de entrega de documentos. Descripción: Entrega de la cédula de ciudadanía a la persona que lo solicite.

PROCESOS

4.1. Recibir documento: Recibir el documento (contraseña, certificación o poder) para reclamar la cédula de ciudadanía.

4.2. Firmar libro: Proceso que realiza el ciudadano para recibir su documento.

FLUJOS

1. Contraseña: Formato con los datos personales, foto, huellas y firma del ciudadano. Documento de identificación temporal, utilizado en éste proceso para

42

reclamar la cédula de ciudadanía. 2. Certificación: Documento expedido por la Registraduría que certifica que el

ciudadano allí nombrado se encuentra en espera de su cédula. Este documento es válido como identificación y no tiene fecha de vencimiento.

3. Poder: Documento autenticado, que se le otorga a un tercero para reclamar la

cédula de ciudadanía del solicitante.

4. Número de cédula: Número de la cédula de ciudadanía de la persona que va a reclamar.

5, 6. Información disponibilidad: Confirmación de si la cédula se encuentra o no disponible para ser entregada.

7. Aceptación: Aprobación del ciudadano para firmar el libro y asentar la entrega del

documento.

8. Cédula: Documento de identificación del ciudadano.

ENTIDADES EXTERNAS 1. Ciudadano: Persona a la cual se le tramita la cédula.

ALMACENES DE DATOS

1. Lista de cédulas disponibles: Listado con los números de las cédulas que se encuentran disponibles para entregar.

43

- Proceso Manejar Archivo.

Figura 15: DFD y descripción del proceso Manejar Archivo

Cuadro 12: Diccionario de Datos del Diagrama de flujo de datos y descripción del proceso Manejar Archivo


Nivel DFD: 2 Nombre: Descripción del proceso manejar archivo de identificación. Descripción: Archivo de las “tarjetas alfabéticas” que contienen la información del ciudadano cedulado en la ciudad de Armenia y manejo de la Base de Datos ANI (Archivo Nacional de Identificación).

PROCESOS

5.1. Buscar alfabética: Búsqueda de la tarjeta con la información del ciudadano en los archivadores físicos a partir del nombre y apellidos del mismo.

5.2. Confrontar información: Verificar que la información impresa sea correcta.

5.3. Buscar datos: Obtener los datos del ciudadano para expedir el certificado.

FLUJOS

1. Consignación: Recibo que muestra que el ciudadano consignó en el banco la cantidad especificada para la preparación de su cédula. Requisito para las personas que van a solicitar duplicados o rectificaciones.

2. Tarjeta alfabética: Formato con los datos personales, foto y huella de los

44

ciudadanos cedulados. (Ver anexo 1).

3. Datos impresos: Información completa del ciudadano impresa en un formato específico, para fotos, huellas y firma. Incluye tarjeta dactilar, tarjeta alfabética y contraseña. (Ver anexo 1)

4. Contraseña: Formato con los datos personales, foto, huellas y firma del

ciudadano. Documento de identificación temporal.

5. Solicitud certificado: Petición del certificado por parte del ciudadano.

6. Certificado: Documento expedido por la Registraduría que certifica que el ciudadano allí nombrado se encuentra en espera de su cédula. Este documento es válido como identificación y no tiene fecha de vencimiento.

ENTIDADES EXTERNAS

1. Ciudadano: Persona a la cual se le tramita la cédula. 2. Archivo: Archivadores físicos en donde se encuentran almacenadas las

“tarjetas alfabéticas” de las personas ceduladas en la ciudad de Armenia.

- Proceso Controlar recibos de consignación.

Figura 16: Diagrama de flujo de datos y descripción del proceso Controlar recibos de

consignación

45

Cuadro 13: Diccionario de datos DFD y descripción del proceso Controlar recibos de consignación


Nivel DFD: 2 Nombre: Descripción del proceso Controlar recibos de consignación. Descripción: Permite tener la información de las consignaciones recibidas por la Registraduría Nacional del Estado Civil Armenia, por diferentes conceptos.

PROCESOS 6.1. Contar recibos de consignación: El funcionario de la Registraduría

cuenta manualmente la cantidad de recibos de consignación existentes. 6.2. Comparar cantidades: El funcionario de la Registraduría compara la

cantidad de recibos existentes con la cantidad de duplicados o rectificaciones elaborados en el mismo periodo de tiempo y elabora un informe con base en esta información.

FLUJOS

1. Consignación: Recibo que muestra que el ciudadano consignó en el banco la cantidad especificada para la preparación de su cédula. Requisito para las personas que van a solicitar duplicados o rectificaciones.

2. Cantidad de recibos: Resultado de la operación anterior

2. Informe de recibos de consignación: Informe detallado de los recibos de

consignación, su origen y clasificación según bancos. 3. Información de recibos dependencias Cantidad de cedulas o rectificaciones

elaboradas en el periodo de tiempo especificado. Dato Verbal

ENTIDADES EXTERNAS

1. Registraduría Nacional Bogotá: Entidad encargada de registrar la vida civil de los colombianos y manejar los procesos electorales

2. Dependencias: Dependencias que hacen parte de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

46

- Sistema de contratación de supernumerarios

Figura 17: Diagrama de flujo de datos y descripción de sistema de contratación de supernumerarios

Cuadro 14: Diccionario de datos DFD sistema de contratación de supernumerarios


Nivel DFD: 0 Nombre: Diagrama de contexto y descripción de sistema de contratación de supernumerarios. Descripción: El sistema de contratación de supernumerarios permite manejar la información referente al personal que se vincula temporalmente a la entidad.

PROCESOS

1. Sistema de contratación de supernumerarios: Permite diligenciar y archivar toda la papelería referente a la contratación de personal supernumerario.

FLUJOS

1. Información aspirante: Información personal , familiar, laboral y académica del

aspirante.

2. Listado supernumerarios: Listado que relaciona los supernumerarios

vinculados, con datos como fecha de vinculación y cargo.

ENTIDADES EXTERNAS

1. Aspirante supernumerario: Persona que aspira laborar en una temporada específica en la Registraduría Nacional del estado Civil.

2. Registraduría Nacional del Estado Civil Bogotá: Entidad encarga de registrar la


47

- Procedimientos contratación de supernumerarios.

Figura 18: Diagrama de flujo de datos y descripción de procedimientos contratación supernumerarios.

48

Cuadro 15: Diccionario de datos DFD y descripción de procedimientos contratación de personal supernumerario


Nivel DFD: 1 Nombre: Descripción de procedimientos. Descripción: El sistema de contratación de supernumerarios permite manejar la información referente al personal que se vincula temporalmente a la entidad.

PROCESOS

1. Entregar formularios: El funcionario de la delegación departamental entrega al aspirante los formularios a diligenciar, que son: formato de hoja de vida, declaración juramentada de bienes, formulario EPS, formulario seguro de vida.

2. Diligenciar formularios: El aspirante consigna su información personal,

académica, familiar y laboral en los formularios específicos. 3. Digitar información: El funcionario de la delegación digita la información

requerida para elaborar el acta de posesión de cada aspirante. 4. Imprimir acta de posesión 5. Archivar documentación: El funcionario de la delegación departamental guarda

en un archivador físico toda la documentación presentada por el aspirante.

ENTIDADES

1. Aspirante supernumerario: Persona que aspira laborar en una temporada específica en la Registraduría Nacional del estado Civil.

2. Registraduría Nacional del Estado Civil: Entidad encarga de registrar la vida civil

e identificar a los Colombianos y organizar los procesos electorales.

FLUJOS

1, 2. Formularios: Formularios de hoja de vida, declaración de rentas, EPS, seguro de vida. 3, 5. Información supernumerario: Información del aspirante que incluye: nombre, cédula, fecha de nacimiento, cargo, fecha de vinculación y documentación presentada. 4. Listado supaernumerarios: Listado de los supernumerarios contratados por la entidad. 7, 6. Acta de posesión: Acta que soporta la vinculación del supernumerario a la entidad.

7. Documentación: Documentación presentada por el supernumerario que incluye formularios diligenciados y documentos.

49

ALMACENES DE DATOS

1. Archivo.doc: Archivo digital que contiene acta de posesión de cada supernumerario.

2. Archivo físico: Armario físico en el que se archiva toda la documentación

presentada por el supernumerario. 2.2.1.4. Lista de entradas al sistema. Las diferentes entradas al sistema de cedulación y contratación de supernumerarios, permiten alimentar tanto el software para cedular, como los procesos manuales Manejar archivo, Expedir certificaciones, Controlar consignaciones, Entregar documentos y Contratar personal supernumerario, proporcionando información suficiente para desarrollar correctamente dichos procesos. Estas entradas pueden ser de diferentes tipos de fuentes: Verbales: Es información que debe entrar al sistema y que es proporcionada por el ciudadano en forma verbal. Documentos: Es la información que se encuentra respaldada por algún documento. Observadas por el funcionario: Son aquellas que son verificadas visualmente por el funcionario encargado. - Lista de entradas al sistema de cedulación - Lista de entradas al proceso Preparar Cédula. Esta información es digitada por un funcionario de la Registraduría, es utilizada para alimentar el aplicativo encargado de almacenar dicha información e imprimirla en formatos propios de la entidad. - Entradas Verbales:

• Nombre del padre (En caso de que no aparezca en el documento base). • Nombre de la madre (En caso de que no aparezca en el documento base) • Dirección: Es la dirección de residencia del ciudadano. • Ciudad: Es la ciudad de residencia del ciudadano

50

• Teléfono: Número telefónico del ciudadano si lo tiene. - Entradas documentos:

• Número de cédula: Campo correspondiente al número de identificación único de los ciudadanos, el cual es ingresado al aplicativo por el funcionario quien en caso de que la cédula se este diligenciando por primera vez, lo lee de un documento y después de digitarlo lo subraya de dicho documento para controlar que ya se ha asignado. Si la cédula que se diligencia es un duplicado o rectificación el número de cédula se mira en la tarjeta alfabética o recibo de consignación.

• Primer Apellido: Campo alfabético correspondiente al primer apellido del

ciudadano cuya cédula se está diligenciando. Tomado del documento base.

• Segundo Apellido: Campo alfabético correspondiente al segundo apellido del ciudadano cuya cédula se está diligenciando. Tomado del documento base.

• Partícula: Campo alfabético correspondiente a la partícula adicional.

Ejemplo: Andrea López de Botero. Tomada del documento base.

• Primer nombre: Campo alfabético correspondiente al primer nombre del ciudadano cuya cédula se está diligenciando. Tomada del documento base.

• Segundo nombre: Campo alfabético correspondiente al segundo nombre

del ciudadano cuya cédula se está diligenciando. Tomado del documento base.

• Fecha de nacimiento: Campo de tipo fecha correspondiente a la fecha de

nacimiento del ciudadano cuya cédula se está diligenciando. Tiene el siguiente formato: Día / Mes / Año. Tomado del documento base.

• Lugar de nacimiento: Campo alfanumérico correspondiente al lugar de

nacimiento del ciudadano cuya cédula se está diligenciando. Se toma del documento base y está dividido en subcampos así:

• Departamento: Campo numérico que corresponde al código de departamento.

• Municipio: Campo numérico que corresponde al código de municipio. • Lugar de nacimiento: Campo alfabético que corresponde al nombre de la

ciudad.

51

• Sexo: Campo alfabético que identifica el sexo del ciudadano, los valores

posibles son: F o M.

• Documento base: Hace referencia al documento que trae el ciudadano como base para su identificación, este campo se señala con una X y puede ser:

RC: Registro Civil TI: Tarjeta de identidad PB: Partida de Bautismo CC: Cédula CN: Carta Natural EP: Escritura Pública

• Número de documento base: Número serial de identificación del

documento base. Tomado del documento base.

• Oficina de registro: Campo alfabético correspondiente a la oficina en que se expidió el documento base. Tomado del documento base.

• Partícula complementaria: Campo numérico correspondiente a la partícula

complementaria (si la hay) del documento base. Ejemplo:

TI: 09935 - 810102 Número Partícula complementaria

• Grupo sanguíneo: Código de un (1) carácter alfabético correspondiente al

grupo sanguíneo del ciudadano. Tomado de cualquier documento que lo certifique.

• Factor RH: Campo alfanumérico correspondiente al factor RH del

ciudadano. Tomado de cualquier documento que lo certifique.

• Número de preparación: Número consecutivo de 10 dígitos que identifica el formulario para el diligenciamiento de la cédula de ciudadanía. Tomado del formato propio de la entidad.

• Fotos: 3 Fotos a color de fondo blanco de tamaño 4x5.

- Entradas observadas:

• Estatura: Es observada por el funcionario, cuando el ciudadano se para descalzo frente a la regla (para medir) utilizada para estos fines.

• Código de señas particulares: El código es ingresado por el funcionario

después de verificar visualmente si el ciudadano tiene alguna marca o seña particular.

52

- Otras entradas:

• Huellas dactilares: Son las huellas dactilares de todos los dedos de ambas manos, impresas en un formato predefinido.

• Firma del ciudadano

- Lista de entradas al proceso Entregar documentos. Todas las entradas de este proceso son documentos que son recibidos y en algunas ocasiones archivados por el funcionario de la Registraduría encargado de dicha área.

• Cédulas de ciudadanía: Documento de identificación permanente del ciudadano, es recibido y archivado por el funcionario de la entidad, para posteriormente ser entregado al ciudadano correspondiente.

• Reporte de cédulas de ciudadanía: Documento en el cual están

relacionados los números de cédulas recibidas desde la Registraduría Nacional del Estado Civil Bogotá, con un código de excepción correspondiente a la novedad respectiva del número de cédula si la hay. Este documento es verificado y archivado por el funcionario de la Registraduría encargado del área.

• Contraseña: Formato con los datos personales, foto y huella dactilar índice derecho, válida como documento de identificación temporal del ciudadano. Utilizada por el funcionario del área como base para definir si la cédula solicitada ya llegó o no. Después de entregar la cédula correspondiente este documento se destruye

• Documento o poder: Documento mediante el cual un ciudadano autoriza a un tercero para reclamar su cédula de ciudadanía. Este documento debe estar autenticado. Es utilizado por el funcionario de la Registraduría de la misma forma que la contraseña.

• Certificación: Documento expedido por la Registraduría que certifica que el ciudadano allí nombrado se encuentra en espera de su cédula. Este documento es válido como identificación y no tiene fecha de vencimiento.

53

Es utilizado por el funcionario de la Registraduría de la misma forma que la contraseña.

- Otras entradas

• Firma de quien recibe la cédula: Esta firma es plasmada en un libro de control de entrega.

- Entradas al proceso Manejar archivo. Estas entradas son principalmente documentos, e información verbal utilizada para consultar datos en un aplicativo. Son tomadas por el funcionario de la Registraduría encargado de dicho proceso. - Verbales:

• Nombres y apellidos del ciudadano: Utilizados para buscar la tarjeta alfabética del ciudadano en los armarios en que están archivadas. Si la tarjeta no se encuentra allí, esta información es utilizada para consultar en el ANI (Archivo Nacional de Identificación), el número de cédula del ciudadano.

- Entradas documentos:

• Tarjeta Alfabética: Formato con los datos personales, foto y huellas dactilares del ciudadano. Es archivada en grandes armarios y se presta frecuentemente al ciudadano para que la utilice en el proceso de hacer cédula.

• Consignación: Recibo de consignación utilizado para escribir por detrás el

número de cédula del ciudadano, requerido en el proceso hacer cédula. - Entradas al proceso Controlar recibos de consignación. Las únicas entradas de este proceso son dos:

• Recibos de Consignación: Recibo que demuestra que el ciudadano consignó en el banco la cantidad establecida para la preparación de su documento de identificación. Utilizada para contar la cantidad de recibos que hay en un periodo de tiempo determinado.

• Número de duplicados ó consignaciones realizados: Entrada verbal

utilizada por el funcionario para compararla con el número real de recibos encontrados.

54

- Lista de entradas al sistema de contratación de supernumerarios. Las entradas al sistema de contratación de supernumerarios se dividen en tres formatos diferentes que son: - Formulario de inscripción como aspirante a supernumerario: Este formulario es diligenciado por aquellas personas que aspiran a una vacante como supernumerario en la Registraduría Nacional del Estado Civil y contiene los siguientes campos:

• Ciudad de vinculación: Campo alfabético correspondiente a la ciudad en la que se diligencia el formulario.

• Fecha: Campo de tipo fecha que corresponde a la fecha en que se diligencia el formulario.

• Lugar: Campo alfabético que corresponde al lugar en que se diligencia el formulario.

• Cargos a proveer: Campo numérico, que corresponde a el numero de vacantes disponibles.

• Denominación: Campo alfabético correspondiente al nombre del cargo al que aspira.

• Código y grado: Campo numérico que corresponde al código del cargo al que aspira.

• Remuneración: Campo de tipo monetario correspondiente al pago mensual asignado para el cargo al que aspira.

• Ubicación orgánica y jerárquica: Campo alfabético correspondiente a la

ubicación de la Registraduría Nacional del Estado Civil en la que el aspirante laborará.

• Sitio de trabajo: Campo alfabético que corresponde a la ciudad en la que el aspirante laborará.

55

• Apellidos: Campo alfabético correspondiente a los apellidos del aspirante.

• Nombres: Campo alfabético correspondiente a los nombres del aspirante.

• C.C.: Campo numérico correspondiente al número de cedula de ciudadanía del aspirante.

• Profesión u oficio: Campo alfabético correspondiente a la profesión u oficio del aspirante.

• Matricula o T.P: Campo numérico correspondiente al número matricula o tarjeta profesional del aspirante.

• Edad: Campo numérico correspondiente a la edad del aspirante.

• Dirección de residencia: Campo alfanumérico correspondiente a la dirección de residencia del aspirante.

• Teléfono: Campo numérico correspondiente al número telefónico del aspirante.

• Ciudad: Campo alfabético correspondiente a la ciudad de residencia del aspirante.

• Años cursados en primaria: Campo numérico correspondiente a la cantidad de años cursados de la educación primaria por el aspirante.

• Titulo obtenido en primaria: Campo alfabético correspondiente al titulo

obtenido de la educación primaria por el aspirante.

• Establecimiento de estudios de primaria: Campo alfabético correspondiente al nombre de la institución en la que curso la educación primaria el aspirante.

56

• Lugar: Campo alfabético correspondiente a la ciudad en la que curso la educación primaria el aspirante.

• Años cursados en bachillerato: Campo numérico correspondiente a la cantidad de años cursados del bachillerato por el aspirante.

• Titulo obtenido en bachillerato: Campo alfabético correspondiente al titulo obtenido en el bachillerato por el aspirante.

• Establecimiento de estudios de bachillerato Campo alfabético correspondiente al nombre de la institución en la que curso el bachillerato el aspirante.

• Lugar: Campo alfabético correspondiente a la ciudad en la que curso el bachillerato el aspirante.

• Años cursados en educación técnica: Campo numérico correspondiente a la cantidad de años cursados de la educación técnica por el aspirante.

• Título obtenido en educación técnica: Campo alfabético correspondiente al título obtenido en la educación técnica por el aspirante.

• Establecimiento de estudios de técnica: Campo alfabético correspondiente al nombre de la institución en la que curso la educación técnica el aspirante.

• Lugar: Campo alfabético correspondiente a la ciudad en la que curso la educación técnica el aspirante.

• Años cursados en Profesional tecnológico: Campo numérico

correspondiente a la cantidad de años cursados de la educación de Profesional tecnológico por el aspirante.

• Titulo obtenido en Profesional tecnológico: Campo alfabético correspondiente al titulo obtenido en la educación de Profesional tecnológico por el aspirante.

57

• Establecimiento de estudios de Profesional tecnológico: Campo

alfabético correspondiente al nombre de la institución en la que curso la educación de Profesional tecnológico el aspirante.

• Lugar: Campo alfabético correspondiente a la ciudad en la que curso la educación de Profesional tecnológico el aspirante.

• Años cursados en universidad: Campo numérico correspondiente a la cantidad de años cursados de la Universidad por el aspirante.

• Título obtenido en Universidad: Campo alfabético correspondiente al título obtenido en la Universidad por el aspirante.

• Establecimiento de estudios de Universidad: Campo alfabético correspondiente al nombre de la institución en la que curso la educación Universitaria el aspirante.

• Lugar: Campo alfabético correspondiente a la ciudad en la que curso la

educación universitaria el aspirante.

• Años cursados en post-grado: Campo numérico correspondiente a la cantidad de años cursados de post-grado por el aspirante.

• Título obtenido en post-grado: Campo alfabético correspondiente al titulo obtenido en post-grado por el aspirante.

• Establecimiento de estudios de post-grado: Campo alfabético correspondiente al nombre de la institución en la que curso la educación de post-grado el aspirante.

• Lugar: Campo alfabético correspondiente a la ciudad en la que curso la educación de post-grado el aspirante.

• Experiencia Laboral Entidad: Campo alfabético correspondiente al nombre de la entidad en la que trabaja o trabajó el aspirante.

58

• Cargo: Campo alfabético correspondiente al cargo que desempeña o desempeño el aspirante en la empresa nombrada en al renglón anterior.

• Tiempo laborado: Campo numérico, que describe el tiempo en que el aspirante ocupó el cargo mencionado anteriormente.

- Formulario Único Declaración Juramentada De Bienes Y Rentas Y Actividad Económica Privada Persona Natural (Ley 190 De 1995) Este formulario es diligenciado por el aspirante escogido para ser supernumerario y contiene los siguientes campos (Ver anexo 2):

• Apellidos: Campo alfabético correspondiente a los apellidos del aspirante.

• Nombres: Campo alfabético correspondiente a los nombres del aspirante.

• C.C.: Campo numérico correspondiente a la cedula de ciudadanía del aspirante.

• País: Campo alfabético correspondiente al país de residencia del supernumerario.

• Departamento: Campo alfabético correspondiente al departamento de residencia del supernumerario.

• Municipio: Campo alfabético correspondiente al municipio de residencia del supernumerario.

• Dirección de residencia: Campo alfanumérico correspondiente a la dirección de residencia del aspirante.

• Teléfono: Campo numérico correspondiente al número telefónico del aspirante.

59

• Ciudad: Campo alfabético correspondiente a la ciudad de residencia del

aspirante.

• Nombre pariente de primer grado de consanguinidad: Campo alfabético correspondiente al nombre del pariente en primer grado de consanguinidad del supernumerario.

• Documento de identificación pariente de primer grado de consanguinidad: Campo alfabético correspondiente al nombre del pariente en primer grado de consanguinidad del supernumerario.

• Parentesco pariente de primer grado de consanguinidad: Campo alfabético correspondiente al nombre del parentesco del familiar en primer grado de consanguinidad del supernumerario.

• Concepto de ingresos y rentas obtenidos en el ultimo año: Campo alfabético correspondiente al concepto de ingresos y rentas obtenidos en el ultimo año por el supernumerario.

• Valor: Campo de tipo monetario correspondiente al valor del concepto de ingresos y rentas obtenidos en el ultimo año por el supernumerario mencionado en el renglón anterior.

• Entidad financiera: Campo alfabético correspondiente al nombre de la entidad financiera en la que el supernumerario tiene una cuenta de ahorros o corriente.

• Tipo de cuenta: Campo alfabético correspondiente al tipo de cuenta que el supernumerario posee en la entidad mencionada en el renglón anterior.

• Nº de la cuenta: Campo numérico correspondiente al número de cuenta que el supernumerario posee en la entidad mencionada en el renglón anterior.

60

• Sede de la cuenta: Campo alfabético correspondiente a la sede de cuenta que el supernumerario posee en la entidad mencionada en el renglón anterior.

• Saldo de la cuenta: Campo de tipo monetario correspondiente al saldo de la cuenta que el supernumerario posee en la entidad mencionada en el renglón anterior.

• Tipo de bien: Campo alfabético correspondiente al tipo de bien que el supernumerario posee.

• Identificación del bien: Campo alfabético correspondiente a la identificación del bien que el supernumerario posee mencionado en el renglón anterior.

• Valor: Campo monetario correspondiente valor bien del supernumerario mencionado en el renglón anterior.

• Entidad o persona: Campo alfabético correspondiente a la entidad o persona con la que el supernumerario tiene algún tipo de obligación vigente.

• Concepto: Campo alfabético correspondiente concepto de la obligación que el supernumerario posee con la persona o entidad mencionada en el renglón anterior.

• Entidad o institución: Campo alfabético correspondiente a la entidad o institución a la que el supernumerario pertenece, que puede ser junta y concejos directivos.

• Calidad de miembro: Campo alfabético correspondiente a la calidad de

miembro con la que esta vinculado el supernumerario en la entidad mencionada en el renglón anterior.

• Corporación, Sociedad o asociación: Campo de alfabético correspondiente al nombre de las asociaciones, corporaciones o sociedades a las que el supernumerario se encuentra vinculado.

61

• Calidad de socio: Campo alfabético correspondiente a la calidad de socio

como la que esta vinculado el supernumerario en la entidad mencionada en el renglón anterior.

• Nombres y apellidos del cónyuge: Campo alfabético correspondiente a los nombres y apellidos del cónyuge del supernumerario.

• Cedula de ciudadanía del cónyuge: Campo alfabético correspondiente al número de cedula de ciudadanía del cónyuge del supernumerario.

• Detalle de las actividades: Campo alfabético correspondiente a las actividades económicas privadas del supernumerario.

• Forma de participación: Campo alfabético correspondiente a la forma de participación del supernumerario en la actividad descrita en el renglón anterior.

- Formato Único De Hoja De Vida Persona Natural (Ley 190 De 1995) Este formato al igual que el anterior es diligenciado por el aspirante escogido para ser supernumerario y contiene los siguientes campos (Ver anexo 3):

• Primer apellido: Campo alfabético correspondiente al primer apellido del supernumerario.

• Segundo apellido: Campo alfabético correspondiente al segundo apellido del supernumerario.

• Nombres: Campo alfabético correspondiente a los nombres del

supernumerario.

• Sexo: Campo alfabético correspondiente al sexo del supernumerario, puede ser F o M.

• Nacionalidad: Campo alfabético correspondiente a la nacionalidad del supernumerario, puede ser: Colombiana, doble nacionalidad o extranjera.

62

• País extranjero: Campo alfabético correspondiente al país al que pertenece el supernumerario, en caso de que tenga nacionalidad extrajera o doble.

• Documento de identificación para extranjeros: Campo alfabético correspondiente al tipo de documento de identificación si la nacionalidad del supernumerario no es colombiana.

• Número identificación: Campo numérico correspondiente al número de documento de identificación del supernumerario.

• Libreta Militar /clase: Campo numérico correspondiente al tipo de libreta militar del supernumerario, si la posee.

• Número libreta: Campo numérico correspondiente al número de libreta militar del supernumerario si la tiene.

• Distrito Militar: Campo numérico correspondiente al distrito militar al que pertenece la libreta militar del supernumerario si la tiene.

• Identificación para extranjeros: Campo alfabético correspondiente al tipo de identificación que tiene el supernumerario de nacionalidad extrajera.

• Número de extranjeros: Campo numérico que corresponde al número de

identificación de extranjería del supernumerario.

• Número pasaporte: Campo numérico que corresponde al número de pasaporte del supernumerario, si lo tiene.

• Lugar de nacimiento-municipio: Campo alfabético que corresponde al municipio de nacimiento del supernumerario.

• Departamento: Campo alfabético que corresponde al departamento de nacimiento del supernumerario.

63

• País: Campo alfabético que corresponde al país de nacimiento del

supernumerario.

• Fecha de nacimiento: Campo de tipo fecha, que corresponde a la fecha de nacimiento del supernumerario, con formato de dia/mes/año.

• Dirección de correspondencia: Campo alfabético que corresponde a la dirección de correspondencia del supernumerario.

• Municipio y departamento: Campo alfabético que corresponde al municipio y departamento de la dirección de correspondencia del supernumerario.

• País de correspondencia: Campo alfabético que corresponde al país la dirección de correspondencia del supernumerario.

• Teléfonos de contacto: Campo numérico que corresponde al número telefónico del supernumerario.

• Ultimo grado de educación básica y media aprobado: Campo alfabético que corresponde al último grado de educación básica y media aprobado por el supernumerario.

• Título obtenido en básica: Campo alfabético que corresponde al título de educación básica obtenido por el supernumerario.

• Establecimiento donde curso el último año: Campo alfabético que

corresponde al nombre de la institución donde el supernumerario curso su último grado de educación básica y media.

• Educación superior modalidad: Campo alfabético que corresponde a la modalidad académica del estudio cursado por el supernumerario.

• Educación superior Graduado: Campo alfabético que indica si el supernumerario obtuvo su título o no.

64

• Educación superior nombre de los estudios: Campo alfabético que

corresponde al nombre de los estudios cursados por el supernumerario.

• Educación superior nombre del establecimiento educativo: Campo alfabético que corresponde al nombre del establecimiento en que el supernumerario curso sus estudios.

• Educación superior fecha de terminación: Campo de tipo fecha, que corresponde a la fecha de terminación de los estudios de educación del supernumerario, tiene el formato mes/año.

• Educación superior número de tarjeta profesional: Campo numérico que corresponde al número de la tarjeta profesional del supernumerario, si la tiene.

• Otros estudios nombre: Campo alfabético que corresponde al nombre los estudios complementarios cursados por el supernumerario.

• Otros estudios establecimiento: Campo alfabético que corresponde al nombre del establecimiento en que el supernumerario curso su educación complementaria.

• Otros estudios horas: Campo numérico que corresponde a la duración en horas de los estudios complementarios cursados por el supernumerario.

• Otros estudios fecha: Campo de tipo fecha, que corresponde a la fecha de

terminación de los estudios complementarios cursados por el supernumerario, tiene el formato año.

• Publicaciones, investigaciones y/o logros laborales: Campo alfabético que corresponde a la descripción de las publicaciones, investigaciones y/o logros laborales, alcanzados por el supernumerario.

• Idioma: Campo alfabético correspondiente a el /los idiomas que el supernumerario hable, lea, escriba, junto con la descripción de su habilidad para cada actividad.

65

• Experiencia laboral empresa o entidad: Campo alfabético

correspondiente al nombre de la empresa o entidad en la cual el supernumerario ha laborado anteriormente o en la actualidad.

• Experiencia laboral tipo de empresa: Campo alfabético correspondiente al sector al que pertenece la empresa en la que el supernumerario ha laborado, puede ser privada o publica.

• Experiencia laboral departamento: Campo alfabético que corresponde al departamento de ubicación de la empresa en la que el supernumerario labora o laboró.

• Experiencia laboral municipio: Campo alfabético que corresponde al

municipio de ubicación de la empresa en la que el supernumerario labora o laboró.

• Experiencia laboral dirección: Campo alfanumérico que corresponde a la

dirección de la empresa en la que el supernumerario labora o laboró.

• Experiencia laboral teléfonos: Campo numérico que corresponde al(los) numero(s) telefónico(s) de la empresa en la que el supernumerario labora o laboró.

• Experiencia laboral fecha de ingreso: Campo de tipo fecha que

corresponde a la fecha de ingreso del supernumerario a la empresa en la que laboró o labora, con formato dia/mes/año.

• Experiencia laboral tiempo de servicio: Campo numérico, que

corresponde a tiempo que el supernumerario laboró o ha laborado en la entidad, con formato de años-meses-días.

• Experiencia laboral dedicación: Campo alfabético correspondiente al tipo de dedicación del supernumerario en el empleo al que se hace referencia, puede ser tiempo completo, medio tiempo, y otra dedicación, e cuyo caso hay que especificarla en horas diarias.

• Experiencia laboral cargo o contrato actual: Campo alfabético que corresponde al cargo o contrato actual del supernumerario en la empresa a la que se hace referencia.

66

• Experiencia laboral dependencia: Campo alfabético que corresponde al

nombre de la dependencia en la que labora o laboró el supernumerario en la empresa a la que se hace referencia.

• Actividades particulares clase de actividad: Campo alfabético que corresponde a las actividades particulares desarrolladas por el supernumerario.

• Actividades particulares nombre de la entidad: Campo alfabético que corresponde al nombre de la entidad en la que el supernumerario presta o prestó servicios que acumulen horas para efectos pensiónales.

• Actividades particulares sector: Campo alfabético que corresponde al sector de la empresa en la que el supernumerario presta o prestó servicios que acumulen horas para efectos pensiónales.

• Actividades particulares tiempo de servicio: Campo de tipo fecha, que corresponde al tiempo de servicio del supernumerario en la empresa a la que se hace referencia como actividad particular. Formato años/meses.

• Tiempo total de experiencia y situación laboral sector publico: Campo alfabético que identifica si el supernumerario ha trabajado en el sector público.

• Tiempo total de experiencia y situación laboral tiempo de experiencia

publico: Campo numérico correspondiente al total en años, meses y días del supernumerario como empleado del sector público.

• Tiempo total de experiencia y situación laboral sector privado: Campo alfabético que identifica si el supernumerario ha trabajado en el sector privado.

• Tiempo total de experiencia y situación laboral tiempo de experiencia privado: Campo numérico correspondiente al total en años, meses y días del supernumerario como empleado del sector privado.

67

• Tiempo total de experiencia y situación laboral sector independiente: Campo alfabético que identifica si el supernumerario ha trabajado en el sector independiente.

• Tiempo total de experiencia y situación laboral tiempo de experiencia independiente: Campo numérico correspondiente al total en años, meses y días del supernumerario como empleado del sector independiente.

• Tiempo total de experiencia y situación laboral vinculado: Campo numérico, que corresponde al tiempo totalizado de experiencia laboral del supernumerario.

• Inhabilidades: Campo alfabético que corresponde a la manifestación del supernumerario de que se encuentra o no incurso dentro de las causales del inhabilidad e incompatibilidad del orden constitucional o legal, para ejercer cargos o empleos públicos, o para establecer contratos de prestación de servicios con la administración pública.

• Observaciones: Campo alfabético correspondiente a las observaciones hechas por el jefe de personal o de contratos con respecto al aspirante a supernumerario.

Documents

1. CONCEPTOS BÁSICOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN