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Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la

OEA 31 de diciembre de 2012(Preliminar y no auditado)

Secretaría de Administración y Finanzas

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Qué hay nuevo en este Informe Trimestral

– Resumen Ejecutivo Mejorado (Reseña de la ejecución presupuestaria resaltada del FR e ICR)

– Sección I• Las “Eficiencias y mejoras de la SAF ” están presentadas en formato

de tabla.

• Nuevas tablas que distinguen entre fondos presupuestados (RF y ICR) y fondos no presupuestados (Fondos Específicos, Voluntarios y de Servicio).

– Sección II• Información de recursos humanos y financieros agrupada y

consolidada por Capítulo y Subprograma.

INTRODUCCIÓN

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INTRODUCCIÓN

Resumen Ejecutivo Reseña de la situación financiera de la Secretaría General(31 de diciembre de 2012)

**Incluye contribuciones, transferencias, intereses, reembolsos y otros ingresos.

**

* *

(en millones de USD)Fondo Presupuesto Ingresos Obligado Gastado

Presupuesto sin Obligar

Fondo Regular 85.4 81.7 83.6 82.4 1.8 (1) Personal‐ 54.6 53.3 53.2 1.3 (2 9) No Personal‐ ‐ ‐ 30.8 30.3 29.2 0.5

Ejecución Presupuestaria del Fondo Regular

(en millones de USD)Fondo Presupuesto Ingresos Obligado Gastado

Presupuesto sin Obligar

ICR 5.2 6.7 5.2 5.1 - (1) Personal‐ 3.7 3.7 3.6 - (2 9) No Personal‐ ‐ ‐ 1.5 1.5 1.5 -

* Para fines ilustrativos tomando 2012 como un período de transición

Ejecución Presupuestaria del Fondo ICR

(en millones de USD)Fondo

Saldo de efectivoal Inicio

Ingresosnetos Gastos

Saldo de efectivoal Final

Fondos Especificos 77.8 63.5 62.6 78.7 Fondos de Servicio (sin ICR) 3.9 14.4 17.9 0.4

Cambios en el Saldo de Efectivo de los Fondos Especificos y de Servicio

**

**

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RESERVA DEL FONDO REGULAR 31/12/12

Fondo RegularSaldo del Fondo de Reserva

* Monto a ser financiado por cuotas por cobrar de Estados Miembros.

*

*

(en millones de USD)Presupesto

Aprobado 2012Actual

Ene-12 a Dic-12

Saldo Inicial del Fondo (2.9)

Más: Ingresos 85.4 81.7

Menos: Gastos & Obligaciones 85.4 83.6

Saldo Final del Fondo (4.8)

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RESERVA DEL FONDO REGULAR 2/1/13

Fondo RegularSaldo del Fondo de Reserva

* Monto a ser financiado por cuotas por cobrar de Estados Miembros.

** Pago recibido el 2 de enero de 2013 de Estado Miembro.

**

*

*

(en millones de USD)Presupesto

Aprobado 2012Actual

Ene-12 a Dic-12

ActualEne 1, 2013 -Ene 2, 2013

Saldo Inicial del Fondo (2.9) (4.8)

Más: Ingresos 85.4 81.7 4.2

Menos: Gastos & Obligaciones 85.4 83.6 0.0

Saldo Final del Fondo (4.8) (0.6)*

*

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PANORAMA DEL ICR

Estado de Variaciones en el Saldo del Fondo de ICR (comparativo)

Actual ActualEne-12 a Ene-11 a

(en millones de USD) Dic-12' Dic-11'

Saldo Inicial del Fondo 0.1 1.5

Más:Ingresos 6.7 6.8

Menos: Gastos y Obligaciones 5.2 8.1

Apoyo Administrativo al F. Regular & Otros 1.5 0.1

Saldo Final del Fondo 0.1 0.1

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RESUMEN EJECUTIVO

Ingresos y Egresos de Fondos (comparativo)(31 de diciembre de 2012)

(en millones de USD )Fuentes de aumentos de la SG/OEA 2012 2011Recaudación de Cuotas 79.2 79.3 Menos: Créditos por pronto pago (0.4) (0.5)Contribuciones de donantes 64.4 60.7 Ofrecimientos al Fondo Voluntario 1.5 1.8 Intereses 1.0 1.2 Apoyo tecnico y administrativo al Fondo Regular 1.5 - Recuperación de Costos Indirectos 6.7 6.8 Rentas 2.8 2.2 Ingresos de Servicios y Fondos de Fiduciarios 34.5 35.8 Otros ingresos y devoluciones 2.5 2.7 Subtotal 193.7 189.9 Transacciones entre fondos (25.8) (24.5)

Total 167.9 165.4

Aumentos en los Fondos Regular, ICR, Voluntarios, Específicos, de Servicio y Fiduciarios Disminuciones de la SG/OEA por Fondo(en millones de USD )Fondo Regular e ICR: Gastos y obligaciones 2012 2011Fondo Regular 83.6 83.1 ICR 5.2 8.1

Fondos Específicos 62.6 72.3 Fondos de Servicio y Fiduciarios (excluyendo ICR) 33.9 37.1 Fondo Voluntario 0.1 2.7 Subtotal 185.4 203.3 Transacciones entre fondos (25.8) (24.5)

Total 159.6 178.8

Fondos Especificos, de Servicio, Voluntario y Fiduciarios: Gastos

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RESEÑAS FINANCIERAS

Fondos Específicos (del 1 de ene. de 2012 al 31 de dic. de 2012)

Montos por DonanteDistribución de la Ejecución por Programa

Distribución de la Ejecución por ProyectoProyecto Ejecución

(in millones de USD)MAPP / Apoyo al Proceso de Paz en Colombia 7.0 Registro Civil - Haití 2.9 Seguridad Portuaria 2.6

Gestión Sostenible en la Cuenca La Plata 1.6 Otros 46.3 Total 62.6

AICMA/ Programa de Acción Integral contra las Minas Antipersonal - Colombia

2.2

Programa Ejecución(en millones de USD)

Capítulo 5 - Secretaría de Seguridad Multidimensional 21.5 Capítulo 6 - Secretaría de Asuntos Políticos 16.5 Capítulo 7 - Secretaría de Desarrollo Integral 11.1 Otros 13.5 Total 62.6

Donantes (en millones de USD)Estados Unidos 22.3 Canadá 20.6 Países Bajos 4.4 España 3.2 Naciones Unidas 1.6 Alemania 1.4 Unión Europea 1.1 México 0.9 Noruega 0.6 Bolivia 0.5 Otros Estados Miembros 2.4 Otros 5.5 Total 64.4

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RESEÑAS FINANCIERAS

Cuotas: Asignación vs. Pagos (a diciembre)

Créditos recibidos por pagos oportunos (a diciembre)

73.7 73.7

77.3 77.478.6 78.5

81.0 81.1

64.065.6

70.4

74.7

78.0 77.579.1 78.8

2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012

AÑOAsignación Actual

* No incluyen los pagos de Uruguay y Venezuela recibidos en enero 2013.

*Año

Número dePaíses Miembros

Créditos recibidosen USD

2008 16 443,312 2009 12 460,732 2010 14 540,351 2011 14 422,274 2012 13 336,945

Créditos recibidos por pagos oportunos (a diciembre)

RESEÑAS FINANCIERAS

%Número de

Estados Miembros

Créditoaplicado a

2012 %Número de

Estados Miembros

Créditoaplicado a

2013ENE 3 1 1,884 3 4 324,429 FEB 2 5 26,176 2 8 331,963

MAR 2 6 26,910 1 13 336,945 ABR 2 14 422,274 0 15 336,945

2011 2012

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RESEÑAS FINANCIERAS

*Pagos recibidos antes del 31 de enero de 2013.

** Saldo al 31 de enero de 2013.

*

*

Estado Miembro con Plan de Pago Saldo Pendiente Estado Miembro sin Plan de Pago Saldo PendienteJamaica 18,975 Antigua y Barbuda 26,667 Nicaragua 79,896 Brasil 138,564 Venezuela 4,196,701 El Salvador 93,000

Granada 75,582 Haití 27,700 San Vicente y las Granadinas 17,930 Uruguay 174,600

Sub total 4,295,572 Sub total 554,043

Gran total 31/12/12 4,849,615

Gran total 31/1/13 478,314

Saldos de Cuotas Pendientes de Estados Miembros al 31 de Diciembre de 2012(en USD)

**

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Impacto Eficiencia Esperada Resultado Esperado

DPMaximizar reducciones de costo provenientes de compras mayores.

Solicitar la mayor cantidad de Ofertas Finales y Revisadas en la mayor cantidad de Licitaciones.

DPReducir el costo de la Administración de los Archivos de Ordenes de Compra.

Implementar un archivo electrónico par alas Ordenes de Compra.

DFAMS

Reducción en el costo de transacciones contables rutinarias a través de la estandarización y automatización en el ingreso de data de las áreas técnicas que DFAMS procesa.

Formulario 100, una herramienta basada en macros desarrollada por personal de DFAMS, implementada con controles automatizados para el ingreso rutinario en el sistema Oracle de transacciones contables de proyectos.

SAF-en general Reducir costos de servicios públicos. Reducción en el consumo de agua y energía.

SAF-en general

Reducir el tiempo y costo de proveer información detallada y precisa sobre los Recursos Humanos, a la administración, al sistema de nómina y contabilidad, a los funcionarios y a los Estados Miembros.

Base de Datos del Personal de la OEA (OPDB por sus siglas en inglés) integrado con la base de datos de OASES y con el Sistema de Contratación basado en Resultados (RBCS por sus siglas en inglés). Organigrama completamente actualizado.

SAF-en generalDesarrollo de una nueva versión del informe trimestral, basado en resultados.

Informes trimestrales que incluyan información de los resultados obtenidos en cada área de la organización.

SAF-en generalAutomatizar las transacciones de compra rutinarias para liberar los recursos de personal y redirigirlos hacia actividades con mayor valor añadido.

Minimizar los casos de incumplimiento de las Regulaciones de Compras.

SAF-en general

Programa Piloto de Reconciliación Bancaria. Subir /grabar vía electrónica los documentos referentes a la Reconciliación Bancaria a la plataforma despacio colaborativo de las Oficina Nacionales (ECON-NOCS).

SAF-en generalReducir costos de procesamiento, reconciliación y reposición de caja chica.

Nueva Política de Caja Chica implementada y funcionando efectivamente.

SAF-en general

Reducción en el costo de procesamiento de Solicitud de Gastos de Viaje (TEC):- Preparación de la solicitud.- Revisión del cumplimiento con las reglas de la organización.- Procesamiento.- Pago o colección del total acordado.- Archivo y auditoria.

Sistema Automatizado para el Sistema de Gastos de Viaje (TEC) implementado y funcionando robustamente.

Impacto Eficiencia Esperada Resultado Esperado

DPEAutomatización de la producción de los datos del prespuesto.

Presupuesto propuesto y aprobado producido a través del Sistema de Planificación y Control.

DPEDisponibilidad del Módulo de Monitoreo de la Ejecución en el Sistema de Planificación y Monitoreo.

Información regularmente disponible en resultados obtenidos y sus costos.

DHRSistema de Reclutamiento competitivo y transparente. Todas las nuevas contrataciones a realizarse a través de un

proceso competitivo.

DHRReducir el costo del proceso de reclutamiento para posiciones de funcionarios a través de la automatización.

Taleo, una herramienta electrónica personalizada para utilizarse en el proceso de concurso de la SG/OEA.

DHRPolíticas de recursos humanos más eficientes y transparentes, incluyendo un proceso competitivo de reclutamiento para funcionarios de la SG/OEA.

Estrategia Revisada y Comprensiva de Recursos Humanos, incluyendo la modificación de las Normas Generales aprobada por la CAAP y el Consejo Permanente.

DOITSIncrementar la conciencia en seguridad cibernética en los países miembros a los efectos de tratar de prevenir/mitigar amenazas en esta área.

Continuación de los ejercicios de Ciberseguridad en los países miembros.

OAS Workstation Energy Management System (OWEMS) implementada.

DOITS

Reducir el costo de las telecomunicaciones e incrementar la eficiencia y optimizar los tiempos de respuesta de la red interna de la OEA.

Sistema basado en Voice Over Internet Protocol (VOIP) implementado y funcionando incluyendo servicios integrados de videoconferencia.

DPEAumento en la proporción de proyectos ejecutados por la Organización sujetos al proceso de monitoreo y evaluación.

100% de los proyectos sujetos a monitoreo y evaluación.

DPEDisponibilidad de la información en los resultados programados integrados al presupuesto.

Prespuesto basado en resultados como la principal herramienta para decisiones presupuestales.

DPReducir los costos que se incurren en las acciones de compra con los proveedores más importantes y mós recurrentes.

Establecer acuerdos corporativos y de marco para servicios y bienes recurrentes.

DOITS

Reducir el efecto invernadero a través de la implementación de una estrategia de reducción de consumo de energía de los computadores instalados en la OEA.

Impacto Eficiencia Esperada Resultado Esperado

DSG

Mejorar la eficiencia y la integridad estructural del mantenimiento del estacionamiento del Edificio de la Secretaría General (GSB).

Terminar la instalación de la membrana impermeable de poliuretano en el 3er piso del estacionamiento del Edificio de la Secretaría General (GSB). Los otros niveles se repararon en el 2010.

DGSMejorar la seguridad de los edificios. Instalación de nuevas cámaras en el estacionamiento del Edificio

Principal (MNB).

OGSMSReducir costos a las OGSMS para proveer apoyo a los proyectos ejecutados en el campo.

Política de Costos Compartidos de las Oficinas de la Secretaría General de los Estados Americanos (OGSMS).

DSGIncremento en el ingreso por alquiler Mejorar los procedimientos para administrar los Eventos

Especiales.

DSGReducir el costo operativo de equipos multifuncionales impresoras/escaner/fax.

Centralización de la creación de perfiles individuales para eliminar la actualización manual en cada equipo.

DSG Reducir costos de energía.

Reemplazar el equipo obsoleto de Aire Acondicionado Calefacción y Ventilacion (HVAC) del Edificio Principal (MNB) y el Edificio Administrativo (ADM) con un sistema moderno para el uso eficiente de energía.

Finalizar el proyecto de ahorro de energía requerido para obtener la certificación de Liderazgo en Energía y Diseño Ambiental (LEED) para el Edificio de la Secretaría General (GSB).

Reemplazar el tragaluz que cubre el patio en el Edificio Principal (MNB) para eliminar la filtración de agua que produce daños a la estructura del mismo y reducir el consumo de energía gracias a una mejor insulación.

DSGReducir el costo de implementación de los proyectos de mantenimiento diferido incluidos en el Informe de Condiciones Existentes (ECR) y reducir costos de energía

Mejorar el sistema de Aire Acondicionado, Calefacción y Ventilación (HVAC), y reducir el costo de energía.