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Examen de sensibilizacin No. 1

c 1. Cul de las siguientes es la MAYOR desventaja de los reportes de avance para un director del proyecto, encomparacin con observar lo que sucede en un proyecto, hacer preguntas y dar apoyo a los miembros delequipo?

a. Los reportes de progreso incluyen informacin de todos los miembros del equipo.

b. Los reportes de progreso requieren gasto de tiempo obteniendo informacin de los involucrados.c. Los reportes de progreso generalmente muestran los problemas despus que han ocurrido.

d. Los reportes de progreso proveen informacin acerca de tendencias.

La respuesta es: C

La opcin A no puede ser la respuesta correcta dado que contar con informacin de todo el equipo no es unadesventaja, incluso podra considerarse un ventaja. La respuesta D tambin podemos descartarla puesto que elreporte de progreso por un lado no incluye informacin de tendencias y por otro lado conocer las tendenciastampoco es una desventaja. Aunque la respuesta B si podra considerase una desventaja ya que efectivamenteel reporte requiere dedicar tiempo a recopilar la informacin, si lo comparamos con el tiempo que toma irdirectamente con los miembros, asistirlos, etc, no tenemos razones para pensar que sea mayor que el tiempoconsumido para elaborar el reporte. La MAYOR desventaja es visualizar los problemas despus de que hanocurrido, la respuesta correcta es la C.

c 2. Vas a la mitad de un proyecto de dos aos para instalar nuevas tecnologas para las oficinas operativas de lacompaa alrededor del pas. Un huracn caus fallas de energa justo cuando la actualizacin estaba cerca deconcluirse. Cuando se restaur la energa, todos los reportes del proyecto y los datos histricos se habanperdido, sin que haya manera de recuperarlos. Qu se debi hacerse para mitigar este riesgo?

a. Comprar un seguro.

b. Planear un fondo de reserva.

c. Monitorear el clima y tener un plan de contingencia.

d. Agendar la instalacin fuera de la temporada de huracanes.

La respuesta es: C

De las posibles respuestas podemos descartar de inmediato la respuesta D, planear la instalacin fuera de latemporada de huracanes no mitiga el riesgo en cuestin, ya que el huracn fue la causa por la que la informacinse perdi pero pudo haber sido tambin una inundacin, incendio, etc. por lo que el riesgo a mitigar en realidades la perdida de informacin. Comprar un seguro es una buena idea, pero no mitiga el riesgo sino que lo delega.Contar con un fondo de reserva tambin sera recomendable puesto que me permitira cubrir los costosoriginados por la falla en la energa pero no recuperar la informacin adems de que no disminuye ni laprobabilidad ni el impacto de mi riesgo. La repuesta correcta es pues la C, ya que contar con un plan decontingencia, que incluya por ejemplo respaldo de informacin, y el monitoreo continuo del clima si me permitiranmitigar la perdida de mi informacin.

b 3. Un recurso asignado a tu proyecto te contacta con la intencin de dejar al equipo. l sabe que un proyectoimportante en su departamento ser aprobado y ocurrir al mismo tiempo que el tuyo. En esta organizacin

matricial, l sabe que tiene la opcin y quiere trabajar en el otro proyecto. En esas circunstancias, Qu debeshacer?

a. Darlo de baja del equipo.

b. Hablar con el gerente funcional acerca de darlo de baja del equipo.

c. Darlo de baja luego de que l consiga un reemplazo adecuado.

d. Hablar con el patrocinador acerca de darlo de baja del equipo.

La respuesta es: B

La opcin C no es correcta puesto que no es responsabilidad del recurso buscar un sustituto, en todo caso deberahacerlo el PM si es que se decide liberar al recurso. Cuando leemos las opciones A, B y D pudieran parecervalidas de inicio, la clave est en considerar que nos encontramos en una organizacin matricial en donde losrecursos tienen dos jefes. Desde esta perspectiva, la mejor respuesta es la B, ya que la decisin debera ser

tomada considerando la opinin del dueo del recurso, es decir, el gerente funcional. En una matriz funcionaldbil, sera el gerente funcional quin tomara la decisin.

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b 4. Desde la perspectiva del vendedor, Cul es el estatus de un proyecto, cuado el equipo ha completado todo eltrabajo especificado en la declaracin del contrato de trabajo y el entregable final ha sido enviado al cliente?

a. El proyecto est concluido.

b. El proyecto est en el grupo de procesos de cierre.

c. El proyecto est al final del grupo de procesos de ejecucin.

d. E proyecto est en la verificacin del alcance.

La respuesta es: B

Podemos descartar las opciones C y D dado que si el trabajo ha sido concluido no podemos estar en el proceso de ejecucin,aunque la opcin indique que es al final. Podramos pensar que estamos haciendo verificacin del alcance sin embargopuesto que se trata del entregable final el que ha sido enviado al cliente, ya hemos concluido con este proceso.

Tenemos por lo tanto dos posibles respuestas correctas, A y B. La opcin A no puede ser la correcta porque la preguntaindica que el entregable ha sido enviado al cliente pero no tenemos argumentos para decir que dicho entregable ya fueaceptado formalmente, por lo tanto desde cualquier perspectiva, el proyecto no puede haber sido completado. Deducimosentonces que debemos estar en el grupo de procesos de cierre y por lo tanto la respuesta correcta es la b.

a 5. El avance de un proyecto esta siendo monitoreado de acuerdo al plan de gestin de proyectos y el director deproyecto descubre que los entregables finales sern completados dos meses despus de la fecha de entregaimpuesta por la direccin. Qu debe hacer el PM, en PRIMER lugar?

a. Buscar opciones con los involucrados usando alguna combinacin de reduccin del trabajo faltante, re-evaluacin de dependencias discrecionales o agregando recursos.

b. Evaluar el impacto del retraso en la compaa.

c. Hacer que el equipo de proyectos trabaje ms rpido para recuperar tiempo perdido.

d. Volver a calcular el programa de trabajo y distribuirlo de acuerdo al plan de administracin decomunicaciones.

La respuesta es: A

Lo mejor que puede hacer el PM es revisar de que manera se puede compensar el tiempo a travs de alguna tcnica comointensificacin (crashing), fast-track (ejecucin rpida) y re-evaluacin de dependencias (a). Evaluar el impacto del retraso enla compaa (b) no servir para regresar el proyecto a su lnea base, volver a calcular el programa de trabajo y distribuirlo deacuerdo al plan de administracin de comunicaciones (d) no es una opcin vlida porque no ha sido aprobado ningn cambio

y hay que recordar que nicamente a travs de un cambio se pueden modificar las lneas bases. La respuesta c pudieraparecer correcta en determinado momento pero debe ser la ltima opcin puesto que involucra un trabajo extra(probablemente con costo) y desgaste del equipo de trabajo y est debe ser el ltimo recurso del PM para corregir ladesviacin.

b 6. Tu compaa est en medio de negociaciones para obtener un nuevo e importante proyecto. El proyecto es muybueno para los objetivos anuales, pero requerir de algunos de los mejores recursos de la compaa para cumplircon los objetivos de calidad. La direccin est emocionada porque este proyecto representa la oportunidad degenerar buenas ganancias y poner toda la experticia de la compaa en prctica. Los posibles miembros delequipo tambin estn emocionados por tratarse de un cliente de mucho prestigio.

Para cumplir con los objetivos del programa de trabajo, necesitas comenzar a asignar tareas a los nuevosrecursos del proyecto ahora, mientras el contrato est en negociaciones. Qu debes hacer?

a. Esperar al ltimo minuto para hacerlo.b. Pedirle al cliente una carta de intencin.

c. Slo empezar a recibir currculos y no comprometer nada de los fondos.

d. Explicarle a la direccin que esto no sera una buena idea en este momento.

La respuesta es: B

Las opciones A, C y D no resuelven el problema que se plantea, ninguna de estas acciones ayudar para poderempezar a conseguir los recursos. Una carta de intencin por parte del cliente es un compromiso losuficientemente formal como para empezar a desarrollar algunas de las actividades como conseguir los recursos,especialmente si el proyecto es importante.

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b 7. Un PM tuvo un problema complejo que resolver y tom una decisin con respecto a lo que necesitaba hacerse.Unos meses despus, el problema resurgi. Qu es lo ms probable que no haya hecho el PM?

a. Olvid hacer el anlisis de riegos apropiado.

b. Confirmar que la decisin solucionara el problema.

c. Hacer que el patrocinador validara la decisin.

d. Usar un diagrama Ishikawa.

La respuesta es: B

La opcin A no puede ser correcta porque no estamos hablando de un riesgo, sino de un problema. El sponsorno es responsable de validar las decisiones (Opcin C) y aunque la hubiera validado nada garantiza que no sehubiera tenido el mismo resultado. Un diagrama de Ishikawa (Opcin D) ayudara a visualizar las causas delproblema pero no a tomar una decisin en cuanto a la forma de resolverlo. La opcin B es la correcta, haberconfirmado que la decisin tomada resolviera el problema hubiera evitado que se volviera a presentar.

c 8. Basado en la siguiente grfica, si la duracin de la actividad F cambia a 8, cul es el efecto sobre el proyecto?

a. No hay efecto relevante.

b. La duracin del camino crtico se convierte en 16.

c. Cambia el camino crtico.

d. La actividad A est ahora en el camino crtico.

La respuesta es: C

Si la actividad F tiene una duracin de 3, el camino crtico es Inicio-C-D-E-B-Fin con duracin de 18. La actividadno est en el camino crtico.

Actividad PredecesorDuracinestimada

Comienzo 0C Comienzo 3

D C 6

A C 8

E D 4

B A,E 5

F E 3

Final B,F 0

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Si la duracin de F fuera 8:

La opcin C es la correcta puesto que el camino crtico si sufri cambios, ahora tiene una duracin de 21, laactividad F aparece en el mismo y la actividad B ya no aparece. El resto de las opciones no se cumplen.

b 9. El rol del patrocinador en un proyecto es MEJOR descrito como:

a. Ayudar a planear las actividades.

b. Ayudar a prevenir cambios innecesarios a los objetivos del proyecto.

c. Identificar las limitaciones innecesarias del proyecto.

d. Ayudar a armar el plan de gestin de proyecto.

La respuesta es: B

Si bien el sponsor puede ayudar con algunas de las actividades (opcin a) esto no es exclusivamente su deber.Algunas restricciones del proyecto provienen del sponsor, pero no tienen que ser necesariamente consideradas(opcin C). El plan de administracin del proyecto (Opcin D) es creado por el equipo y aprobado por el sponsory otros administradores. Puesto que los objetivos del proyecto se plasman en el charter del proyecto y es elsponsor quin elabora el charter, la respuesta B es la correcta.

c 10. El equipo de proyectos ha creado un plan para la implementacin de la poltica de calidad. El plan aborda laestructura organizacional, las responsabilidades, los procedimientos y otra informacin relacionada a la calidad.Si esto cambia durante el proyecto, Cul de los siguientes planes tambin cambiar?

a. El plan de Aseguramiento de calidad.

b. El plan de administracin de calidad.

c. El plan de gestin de proyecto.

d. El plan de control de calidad.

La respuesta es: C

El plan descrito es el plan de administracin de la calidad. Puesto que el plan de administracin de la calidad esparte del plan de administracin del proyecto, un cambio en el plan de administracin de la calidad implicarmodificar tambin el plan de administracin del proyecto.

b 11. Durante el comienzo del proyecto, un director del proyecto est planeando las prximas juntas del equipo para laejecucin del proyecto. Qu debera incluir en estas juntas, que tendra EL MAYOR impacto sobre el proyecto?

a. La revisin de actividades en progreso.

b. La revisin de riesgos identificados.

c. La asignacin de actividades a los miembros del equipo.

d. La estimacin de costos.

La respuesta es: B

Las cuatro opciones tienen impacto en el proyecto, la clave est en la palabra EL MAYOR. Los riesgos son unode los aspectos ms dinmicos de los proyectos, es de suma importancia revisarlos peridicamente en las juntas

de equipo con el fin identificar nuevos riesgos, re-valorar los existentes, quitar los que ya no existen y mantenerlos planes de mitigacin y contingencia vigentes.

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c 12. El proyecto ha estado yendo relativamente bien, aunque ha habido algunos problemas de disponibilidad derecursos, y el alcance del proyecto ha cambiado ms de lo esperado. El proyecto ahora est completando una desus fases. De todas las decisiones que el patrocinador debe considerar durante una junta de fin-de-fase, la msdifcil es:

a. Autorizar los cambios al alcance para la prxima fase.

b. Autorizar los incrementos en el presupuesto para la prxima fase basado en los cambios del alcance.c. Cancelar el proyecto.

d. Reducir el alcance para mantener el presupuesto.

La respuesta es: C

De todas las decisiones que se deben tomar en un proyecto la ms difcil en cualquier fase es la de cancelarlo.

a 13. Un director de proyecto est teniendo problemas con el costo de cumplir la calidad. l est preocupado por loque dir la direccin. Cul de los siguientes tipos de informacin sera la que MEJOR puede usar el PM paraevaluar el rendimiento?

a. El ndice de rendimiento de costo (CPI).

b. Una lista de quejas de la alta direccin.c. La ltima grfica de barras.

d. El presupuesto del proyecto.

La respuesta es: A

La lista de quejas (Opcion B) no le dar al gerente informacin concisa acerca del estado del proyecto en cuantoa costo. La grafica de barras (Opcin C) generalmente no presenta informacin de costos. El presupuesto delproyecto (Opcin D) tampoco proporciona informacin acerca del desempeo del mismo. El CPI muestraclaramente el desempeo del proyecto en trminos monetarios, indica que porcentaje de cada unidad monetariaplaneada se est aprovechando.

d 14. Tienes un contrato de costo ms honorarios fijos (CPFF)con el cliente y un arreglo con tu director en el cual tu

recibirs 10% de del contrato como pago por tus servicios. Mientras completas el proyecto descubres que elcosto real ser ms bajo de lo esperado, reduciendo as una parte de tu pago. Qu debes hacer?

a. Encontrar maneras de aadir actividades que provean ms beneficios para el cliente e incrementen tuscostos.

b. Expandir las actividades del camino crtico para que cuesten ms.

c. Comprar equipos ms caros.

d. Notificarle al patrocinador del proyecto el posible descenso del costo.

La respuesta es: D

Todas las dems opciones serian falta de tica. Un PM debe ser honesto aun cuando no sea lo msconveniente para sus intereses personales.

c 15. Un PM de una pequea compaa de construccin tiene un proyecto que fue presupuestado por $130.000, porun perodo de seis semanas. De acuerdo a su programa de trabajo, el proyecto debi haber costado $90.000hasta la fecha. El proyecto est atrasado porque las estimaciones originales no fueron precisas. Quin tiene laresponsabilidad primordial de solucionar este problema?

a. El patrocinador del proyecto.

b. El equipo del proyecto.

c. El director del proyecto.

d. El responsable de la oficina de proyectos.

La respuesta es: C

La responsabilidad ltima por el xito o fracaso del proyecto es del PM, por lo tanto es quin debera solucionar

no solo los problemas relacionados con la precisin de los estimados sino con todos los problemas que surjan enel proyecto. El PM puede buscar ayuda para solucionar los problemas, pero sigue siendo su responsabilidad.

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