Embed Size (px)
Citation preview
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE INGENIERO COMERCIAL
TEMA:
“REDISEÑO DEL PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN, VALIDACIÓN Y CUSTODIA DE LOS COMPROBANTES DE
RETENCIÓN DE LA EMPRESA AGRIPAC”
AUTOR:
HUGO DANIEL WONG MACÍAS
TUTOR DE TESIS:
ING. MARÍA TAMARA ORTIZ LUZURIAGA, MAE
GUAYAQUIL, JUNIO 2016
II
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO “ REDISEÑO DEL PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN, VALIDACIÓN Y CUSTODIA DE LOS COMPROBANTES DE RETENCIÓN DE LA EMPRESA AGRIPAC
REVISORES: MGS. Vásquez Jiménez Mario
MAE. Herrera Lozano Luis
INSTITUCIÓN:
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD: CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA: INGENIERÍA COMERCIAL
FECHA DE PUBLICACIÓN: N° DE PÁGS.: 91
ÁREA TEMÁTICA: FINANZAS - GESTIÓN Y COMPETITIVIDAD DE LAS EMPRESAS NACIONALES
PALABRAS CLAVES: Comprobantes de retención, Agripac, Procesos
RESUMEN:
El propósito de este trabajo de investigación es brindar un rediseño de los procedimientos y controles para
optimizar los resultados financieros. La revisión se basa en los procesos y controles de recepción,
validación y custodia de los comprobantes de retención de la empresa Agripac.
N° DE REGISTRO(en base de datos): N° DE CLASIFICACIÓN:
N°
Teléfono:
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDFSI NO
CONTACTO CON AUTORES:
Wong Macías Hugo Daniel
Teléfono:
0985664640
E-mail:
CONTACTO DE LA INSTITUCIÓNNombre:Abg. Mariana Zuñiga Macías
CAPTURA DEL ANTIPLAGIÓ
FIRMA DEL DOCENTE TUTOR
III
ÍNDICE GENERAL
CARÁTULA I
FICHA DE REGISTRO DE TESIS II
CAPTURA ANTIPLAGIÓ III
ÍNDICE GENERAL IV
CERTIFICADO DEL TUTOR V
RENUNCIA A DERECHO DE AUTORÍA VI
DEDICATORIA VII
AGRADECIMIENTO VIII
SUMARIO ANALÍTICO IX
ÍNDICE DE TABLAS XII
ÍNDICE DE FIGURAS
XIII
RESUMEN
XV
ABSTRACT
XVI
IV
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
Habiendo sido nombrada, a María Tamara Ortiz Luzuriaga, MAE, como tutor de
tesis de grado como requisito para optar por título de Ingeniero Comercial,
presentado por el egresado:
Wong Macías Hugo Daniel CON CI# 0930459201
TEMA: “REDISEÑO DEL PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN, VALIDACIÓN Y CUSTODIA DE LOS COMPROBANTES DE RETENCIÓN DE
LA EMPRESA AGRIPAC”
CERTIFICO QUE: he revisado y aprobado en todas sus partes, encontrándose
apto para su sustentación.
__________________________________
María Tamara Ortiz Luzuriaga, MAE
TUTOR DE TESIS
V
GUAYAQUIL, JUNIO 2016
RENUNCIA DE DERECHOS DE AUTORÍA
Por medio de la presente certifico que los contenidos desarrollados en esta
tesis son de absoluta propiedad y responsabilidad de:
Wong Macías Hugo Daniel CON CI# 0930459201
TEMA: “REDISEÑO DEL PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN, VALIDACIÓN Y CUSTODIA DE LOS COMPROBANTES DE RETENCIÓN DE LA EMPRESA
AGRIPAC”
Derechos que renuncio a favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga
uso como a bien tenga.
Wong Macias Hugo Daniel
CI# 093045920-1
VI
GUAYAQUIL, JUNIO 2016
VII
DEDICATORIA
Dedico este trabajo a todas las personas que confiaron en mí, de igual
manera a las que no lo hicieron, a lo largo de este camino pude entender que la
persona en que más se debe confiar y la única que nos puede ayudar es uno
mismo.
Wong Macías Hugo Daniel
VIII
AGRADECIMIENTO
En primer lugar agradezco a Dios por todas las cosas buenas que ha
hecho por mí en especial devolverme la salud.
Agradezco a mi familia en especial a mis padres por estar a mi lado en
todos los momentos;
A todos profesores que han contribuido en mi formación académica desde
la escuela, colegio, universidad y ahora en el desarrollo de mi tesis.
A todas las personas que han contribuido en mi desarrollo laboral como
son mis compañeros y jefes.
También quiero aprovechar esta oportunidad para agradecer a mis
amigos y de manera muy especial a una persona que desde el primer momento
confió en mí y hasta continua haciéndolo.
Wong Macías Hugo Daniel
IX
SUMARIO ANALÍTICO
INTRODUCCIÓN........................................................................................1
ANTECEDENTES.......................................................................................3
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.........................................................5
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA.............................................................7
SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA.......................................................7
JUSTIFICACIÓN.........................................................................................7
OBJETIVOS................................................................................................8
DISEÑO METODOLÓGICO.......................................................................9
Capítulo 1..................................................................................................12
1.1. Marco metodológico......................................................................12
1.2. Marco teórico.................................................................................13
1.2.1. Proceso...................................................................................13
1.2.2. Administración.........................................................................15
1.2.3. Proceso administrativo............................................................17
1.2.4. Reestructuración de procesos................................................19
1.2.5. Proceso tributario....................................................................20
1.2.5.1. Renta..................................................................................20
1.2.5.2. Impuesto a la renta.............................................................21
1.2.5.3. Sujetos del impuesto..........................................................21
1.2.5.4. Comprobantes de retención...............................................22
1.2.5.5. Comprobantes electrónicos................................................22
1.2.5.6. Tarifas del impuesto...........................................................24
1.2.5.8. Crédito tributario y devolución............................................24
1.2.5.8. Pago en exceso y pago indebido.......................................25
1.2.6. Impacto del impuesto a la renta en el Ecuador.......................26
X
1.2.7. Control....................................................................................28
1.2.7.1. Control y auditoría interna..................................................29
1.2.7.2. Informe Committe of Sponsoring organitations..................31
1.2.7.3. Informe COSO Enterprise Risk Managment.......................33
1.2.7.4. Normas ISO........................................................................35
1.2.8. Digitalización de documentos.................................................35
1.2.9. Marco conceptual....................................................................36
Capítulo 2..................................................................................................38
2. Diagnóstico de la empresa...............................................................38
2.1. Reseña histórica de la empresa.................................................38
2.2. Misión.........................................................................................45
2.3. Visión..........................................................................................45
2.4. Objetivos Agripac.......................................................................46
2.5. Política........................................................................................46
2.6. Organigrama de la empresa Agripac..........................................46
2.7. Situación económica de la empresa...........................................49
2.8. Proceso de lo comprobantes de retención-clientes....................50
2.8.1. Agencias–Puntos de ventas..................................................51
2.8.2. Área de Anexos bancarios-Contabilidad...............................54
2.8.3. Área de impuestos–contabilidad...........................................54
2.8.4. Descripción de los controles..................................................56
2.9. Comprobantes de retención con inconsistencias.......................57
2.10. Análisis tributario.....................................................................61
2.10.1. Reclamo ejercicio fiscal 2010..............................................61
2.10.2. Reclamo ejercicio fiscal 2012..............................................63
2.11. Interpretación de los resultados del diagnóstico.....................65
Capítulo 3..................................................................................................76
XI
3. Propuesta..........................................................................................76
3.1. Almacenamiento de los comprobantes electrónicos en línea.....76
3.2. Capacitaciones puntos de ventas...............................................79
3.2.2. Presupuesto de capacitaciones.............................................79
3.2.2. Cronograma de actividades...................................................80
3.3. Control en la validación de los comprobantes de retención.......85
3.4. Digitalización de comprobantes de retención pre impresos.......86
Conclusiones............................................................................................90
Recomendaciones....................................................................................91
Bibliografía................................................................................................92
XII
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1.1 Plazos para la declaración del Impuesto a la Renta.................21
Tabla 2.1 Volumen Mensual de Comprobantes de Retención..................50
Tabla 2.2 Declaración Impuesto a la Renta Agripac, 2010.......................61
Tabla 2.3 Resumen SRI Ejercicio Fiscal 2010..........................................62
Tabla 2.4 Detalle comprobantes de retención rechazados, 2010.............62
Tabla 2.5 Declaración Impuesto a la Renta Agripac, 2012.......................63
Tabla 2.6 Liquidación de Impuesto a la Renta Agripac, 2012...................64
Tabla 2.7 Comprobantes de retención rechazados, 2010.......................64
Tabla 2.8 Tiempo de trabajo.....................................................................65
Tabla 2.9 Emisión de Comprobantes de Retención..................................66
Tabla 2.10 Frecuencia Emisión Comprobantes de Retención..................67
Tabla 2.11 Función Comprobante de Retención......................................68
Tabla 2.12 Incumplimiento de normativas tributarias................................69
Tabla 2.13 Importancia de los comprobantes de retención......................70
Tabla 2.14 Inconvenientes comprobantes de retención...........................71
Tabla 2.15 Impacto de los comprobantes de retención............................72
Tabla 2.16 Controles actuales en la recepción de comprobantes............73
Tabla 2.17 Nivel de intereses comprobantes de retención.......................74
Tabla 2.18 Predisposición a talleres y capacitaciones..............................75
Tabla 3.1 Tarifa Plan de Almacenamiento................................................77
Tabla 3.2 Tarifa Plan de Almacenamiento de One Drive..........................77
Tabla 3.3 Tarifa Plan de Almacenamiento Dropbox.................................78
Tabla 3.4 Plan almacenamiento-Departamento de Impuestos.................78
Tabla 3.5 Presupuesto de Capacitación...................................................80
Tabla 3.6 Cronograma de Capacitaciones................................................81
Tabla 3.7 Programa de Actividades-Día 1 Capacitación..........................82
Tabla 3.8 Programa de Actividades-Día 2 Capacitación..........................83
Tabla 3.9 Programa de Actividades-Día 3 Capacitación..........................84
Tabla 3.10 Formato – Comprobantes de retención entregada.................85
Tabla 3.11 Formato – Comprobantes de retención no entregados..........85
Tabla 3.12 Cotización Ofistore S.A...........................................................87
Tabla 3.13 Cotización Lokers Ecuador S.A..............................................87
XIII
Tabla 3.14 Cotización Central File............................................................88
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1.1 Teoría de Procesos.................................................................14
Figura 1.2 Funciones del Proceso de Gestión..........................................16
Figura 1.4 Proceso Administrativo como sistema abierto.........................18
Figura 1.5 Proceso de Emisión de Comprobantes electrónicos...............23
Figura 1.6 Ingreso por Recaudación de Impuestos..................................26
Figura 1.7 Recaudación Impuesto a la Renta 2012-2015.........................27
Figura 1.8 Componentes del Control Interno............................................32
Figura 1.9 Relación Informe COSO-COSO ERM.....................................34
Figura 2.1 Primer Local Agripac...............................................................38
Figura 2.2 Inicios Agripac en Quito...........................................................39
Figura 2.3 Edificio Córdova 623 y Padre Solano......................................39
Figura 2.4 Agripac se convierte en Sociedad Anónima............................40
Figura 2.5 Segundo edifico principal Agripac............................................40
Figura 2.6 Agripac Expansión Nacional....................................................41
Figura 2.7 Escuelita Agripac.....................................................................41
Figura 2.8 Planta Agrigrain.......................................................................42
Figura 2.9 AeroAgripac.............................................................................42
Figura 2.10 Implementación del Sistema Sap en Agripac........................43
Figura 2.11 Centro de Acopio Amguaña...................................................43
Figura 2.12 Puntos de ventas Agripac – Nivel nacional............................45
Figura 2.13 Organigrama Estructural Agripac...........................................47
Figura 2.14 Organigrama del departamento de contabilidad....................48
Figura 2.15 Informe económico Agripac 2014..........................................49
Figura 2.16 Recibo de Cobro Cliente........................................................52
Figura 2.17 Información de Recaudos......................................................52
Figura 2.18 Información de ventas...........................................................53
Figura 2.19 Resumen Cuadre de Caja.....................................................53
Figura 2.20 Diagrama de Proceso–Retenciones a la fuente cliente.........55
Figura 2.21 Comprobante de Retención-Error en número de Factura.....58
Figura 2.22 Comprobante de Retención-Error Periodo Fiscal..................58
XIV
Figura 2.23 Comprobante de Retención-Error Base imponible................59
Figura 2.24 Comprobantes de Retención-Error fecha de autorización.....60
Figura 2.25 Comprobante de Retención - Tachones, enmendaduras......60
Figura 2.26 Tiempo de trabajo..................................................................65
Figura 2.27 Emisión de Comprobantes de Retención..............................66
Figura 2.28 Frecuencia Emisión Comprobantes de Retención.................67
Figura 2.29 Función Comprobante de Retención.....................................68
Figura 2.30 Incumplimiento de normativas tributarias..............................69
Figura 2.31 Importancia de los comprobantes de retención.....................70
Figura 2.32 Inconvenientes comprobantes de retención..........................71
Figura 2.33 Impacto de los comprobantes de retención...........................72
Figura 2.34 Controles actuales en la recepción de comprobantes...........73
Figura 2.35 Nivel de intereses comprobantes de retención......................74
Figura 2.36 Predisposición a talleres y capacitaciones............................75
XV
RESUMEN
La empresa Agripac ha presentado inconvenientes en sus reclamos
administrativos por pago en exceso de impuesto a la renta. La
administración tributaria reconoció un valor inferior al solicitado alegando
que existen inconsistencias y errores en los reclamos, principalmente
relacionados con errores presentados en los comprobantes de retención.
El monto no reconocido en los reclamos de los ejercicios fiscales del año
2010 y 2012 asciende a US$ 220,762.14 dólares, de los cuales
US$164,395.88 dólares se relacionan con comprobantes de retención
Se hizo una revisión de los procesos y controles de recepción,
validación y custodia de los comprobantes de retención. Mediante el
método de análisis y síntesis se analizó los elementos del proceso de
forma individual y global. Además, se utilizaron técnicas como la
búsqueda de información bibliográfica, la observación y encuestas.
Debido a los problemas presentados en los últimos reclamos y una
vez realizada la revisión se propone reforzar los controles y procesos
actuales mediante la implementación de recursos tecnológicos tales como
el almacenamiento en línea y digitalización de información. De igual
manera los recursos humanos deben se optimizados por medio de
capacitaciones. El propósito de este trabajo de investigación es brindar
una solución integral al problema antes expuesto a través del rediseño de
los procedimientos y controles que comprenden los comprobantes de
retención.
Palabras claves: Comprobantes de retención, Agripac, Procesos,
Control
XVI
ABSTRACT
The company Agripac has presented disadvantages in their
administrative claims for excess payment of tax income. The tax
administration recognized a value lower than the request on the grounds
that there are inconsistencies and errors in the claims, mainly related to
errors in the vouchers of retention.
A review was made of the processes and controls of reception,
validation and custody of the vouchers of retention. Using the method of
analysis and synthesis, elements of the process were analyzed
individually and globally. Also, techniques were used as the search of
bibliographic information, observation and surveys.
Due to problems presented in the latest claims and once the review
aims to strengthen controls and current processes through the
implementation of technological resources such as storage in line and
digitalization of information. Similarly, human resources should be
optimized by means of trainings. The purpose of this research is to provide
a comprehensive solution to the problem before exposed through of the
redesign of the procedures and controls that include receipts for retention.
Key words: Proof of retention, Agripac, Processes, Control
XVII
INTRODUCCIÓN
Un resultado óptimo se lleva a cabo mediante un proceso eficiente, si bien
es cierto, el correcto desarrollo de un proceso no asegura la consecución del
objetivo trazado, sin embargo está siempre será la mejor vía para lograrlo.
Cuando los resultados no son los esperados o simplemente no se consiguen es
un claro indicio que una o varias partes del proceso no se están desarrollando
de la manera correcta, otro motivo puede ser que alguna actividad del proceso
es innecesaria o está mal estructurada.
Actualmente la empresa Agripac ha presentado inconvenientes en sus
reclamos administrativos por pago en exceso de impuesto a la renta, los
resultados que la empresa obtiene por esta glosa tributaria no son los
esperados debido a que el Servicios de Rentas Internas no reconoce la
totalidad del valor solicitado en el reclamo por inconsistencias encontradas en
el mismo, la principal causa de las inconsistencias son los problemas que se
presentan con los comprobantes de retención.
En esta investigación se analizaron los procesos de recepción, custodia y
validación de los comprobantes de retención así como las áreas encargadas de
los mismos, el propósito de este trabajo es brindar una solución integral a los
inconvenientes presentados en este reclamo tributario. A continuación se
detalla la estructura del presente trabajo de investigación:
En el capítulo 1 se llevó a cabo la búsqueda de fuentes y materiales
bibliográficos y linkográficas acerca de temas de administración, procesos y
controles que contribuyan al tema de estudio, además se referenció conceptos,
normativa legal y teorías relacionadas con el contexto de la investigación.
En el capítulo 2 se efectuó un breve análisis de la empresa profundizando
en los ámbitos referentes al trabajo de investigación, se examinó los controles
actuales, adicionalmente se hizo una descripción de los procesos y áreas
involucradas.
En el capítulo 3 se planteó la propuesta a desarrollar, la misma que
consisten en realizar acciones tales como capacitaciones, implementación de
1
nuevos recursos tecnológicos y actividades de control que contribuyan al
correcto desarrollo del proceso.
Finalmente se dio a conocer las conclusiones obtenidas mediante la
investigación y las recomendaciones realizadas con el fin de mejorar los
procesos y controles. También se incluye las fuentes bibliográficas de la cual
se obtuvo la información que contribuyó al desarrollo de la investigación.
2
ANTECEDENTES
La Real Academia Española, RAE, indica: “impuesto es un tributo que se
exige en función de la capacidad económica de los obligados a su pago” (Real
Academia Española, 2015).
Como lo indica la RAE un impuesto debe estar correlacionado con el nivel
de ingresos del individuo sujeto del impuesto. En nuestro país existen
impuestos que no distinguen el nivel económico del contribuyente como es el
caso del IVA, sin embargo el impuesto a la renta se maneja bajo un concepto
de equidad ya que el pago de este tributo se lo realiza en relación a los
ingresos percibidos por los contribuyentes a lo largo de un período fiscal.
La función del impuesto a la renta es la redistribución de los ingresos
percibidos por los contribuyentes a la sociedad. Las normativas que rigen este
impuesto son diferentes para las personas naturales y jurídicas, así también el
análisis y la forma de asumir el impacto no debe ser el mismo.
Existen diferencias entre las organizaciones y los individuos con respecto
a la cancelación de sus impuestos, ya que sus ingresos provienen de fuentes y
actividades diferentes.
En lo que respecta a impuesto a la renta está expuesto a constantes
cambios ya que por lo general forman parte fundamental en el presupuesto de
un estado por lo cual es común que los gobiernos modifiquen ciertos elementos
de este impuesto en el caso de presentarse factores externos que puedan
afectar la economía del país (Blank & Tarquin, 2012).
En el Ecuador el impuesto a la renta no ha sufrido cambios significativos a
sus mecanismos en los últimos cuatro años, si bien es cierto todos los años se
ha modificado la tabla de ingresos gravados, su estructura se ha mantenido a
lo largo de este tiempo. En los últimos 10 años los ingresos por recaudaciones
tributarias han tenido más relevancia que los ingresos provenientes de petróleo
en el presupuesto general del Estado (Chuqui Ramos & Guano Rocha , 2014).
3
Los ingresos correspondientes a recaudaciones tributarias se han
convertido en una de las principales fuentes de financiamiento del estado, la
actual relevancia que poseen las recaudaciones tributarias son el resultado de
las acciones que ha realizado el estado en los últimos años, tales como
campañas constantes que incentivan la cultura tributaria, reforma a los
impuestos vigentes, elaboración de nuevos impuestos, e implementación de
estrictas medidas correctivas (Díaz Guzmán, 2012).
Los controles del organismo regulador cada día son más exigentes, por lo
tanto, es importante para las empresas adaptar y optimizar sus procesos
operativos y administrativos, con el objetivo cumplir correctamente con las
normativas y de este modo evitar conflictos tributarios. Los procesos
administrativos inadecuados ocasionan un manejo ineficiente de los recursos,
pudiendo así incurrir en el incumplimiento de las normativa tributarias lo cual
conlleva sanciones además de la pérdida de beneficios tributarios, lo que es
una gran desventaja para cualquier empresa que tenga como objetivo
sobresalir en el mercado.
Los contribuyentes que no acceden a los beneficios tributarios como la
devolución de pago en exceso del impuesto a la renta las empresas se verán
afectadas económicamente ya que no podrán deducir el total de sus gastos,
asumirán las retenciones faltantes y con inconsistencias lo que significará una
disminución en sus utilidades.
La administración tributaria con el fin de optimizar recursos, se encuentra
en constante actualización tanto de normas y procedimientos que incluyen la
aplicación de herramientas tecnológicas como son los procesos en línea. A
partir del año 2014 los comprobantes electrónicos se convirtieron en un nuevo
factor a considerar en los reclamos administrativos por pago en exceso de
impuesto a la renta. El nuevo esquema de facturación electrónica no es
obligatorio para todos, siendo los contribuyentes especiales el principal sujeto
obligado a la emisión de documentos electrónicos. Actualmente tan solo 4906
contribuyentes especiales se encuentran activos en el Ecuador siendo esta
cifra un porcentaje poco relevante, considerando que en el año 2014 el total de
contribuyentes activos en el país superaban los 1’600,000 (El Telégrafo, 2015).
4
Por este motivo el manejo de los comprobantes de retención pre impresos
continúa manteniendo una relevancia significativa para las empresas.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La empresa Agripac se creó en el año de 1972, siendo su actividad
principal la venta de insumos para el consumo agrícola, contando con un solo
local ubicado en el centro de Guayaquil. La empresa se convirtió en sociedad
anónima en el año de 1983 y comenzó a llamarse Agripac S.A. nombre que
mantiene hasta la actualidad, a medida que la empresa fue creciendo comenzó
a diversificar sus actividades manteniendo la venta de insumos agrícolas como
actividad económica principal e incursionando en otras divisiones como salud
animal, acuicultura, producción y venta de balanceados, entre otras. Agripac
posee certificaciones internacionales como la: ISO 9001, OHSAS 18001, e ISO
14001.
Una de las fuentes de financiamiento que utiliza la empresa es la
titularización, para lo cual necesita la evaluación de su solvencia y capacidad
de pago del fideicomiso, dicha evaluación debe ser realizada por una
calificadora de riesgo autorizada. En el año 2015 realizó su tercera
titularización de flujo, en la cual la calificadora de riesgo CLASS
INTERNATIONAL RATING S.A. le otorgó la calificación AAA, lo que significa
que la compañía posee un patrimonio autónomo con excelente capacidad de
generar los flujos proyectados y responder a las obligaciones determinadas en
la emisión. En el año 2011 la calificadora de riesgo PACIFIC CREDIT RATING
le otorgó la calificación AAA-, la cual indica que tiene las mismas cualidades de
una empresa AAA pero con tendencia a descender hacia su inmediato inferior.
Esta calificación se mantuvo durante los años 2012, 2013 y 2014 otorgadas por
la misma calificadora.
En lo que respecta al ámbito tributario la empresa fue calificada por el
Servicio de Rentas Internas como contribuyente especial en el año de 1995
mediante la Resolución Nº 6925. Esta designación es otorgada por el SRI a los
contribuyentes considerados trascendentes en base a sus méritos, importancia
económica e importancia de la actividad (SRI, 2010).
5
En el año 2014 las ventas de la empresa ascendieron a US$279, 392,498
dólares lo cual significó un aumento del 22% con relación a las ventas del año
2013 y un aumento del 45 % en lo que respecta las ventas alcanzadas el año
2012. El aumento en los ingresos que la empresa ha logrado estos últimos
años se ve reflejado en el ranking de las 500 mayores empresas del Ecuador
publicado anualmente por la revista Vistazo, en el año 2012 la empresa se
ubicó en la posición 69, el año 2013 ascendió a la posición 57 y el año 2014
alcanzo la posición 47 del ranking (Grupo Vistazo, 2015).
Para grandes empresas, como es el caso de Agripac, debido al valor alto
de facturación, el valor retenido por concepto de impuesto a la renta no
compensado con el impuesto a pagar se convierte en un activo improductivo
significativo, llegando a superar los cientos de miles dólares. En el caso de que
el contribuyente tenga derecho al reclamo administrativo de pago en exceso de
impuesto a la renta, deberá realizar el respectivo trámite administrativo luego
de esto el organismo tributario devolverá el valor que determine le corresponda,
considerando el valor del dinero en el tiempo, es decir se incluye intereses.
El 20 de marzo del 2014 la empresa Agripac presentó el reclamo
administrativo por pago en exceso de impuesto a la renta perteneciente al
periodo fiscal 2012, en el cual se solicitaba la devolución de US$1’717,245.47
dólares, desglosados en US$1’221,773.84 dólares correspondientes a
retenciones en la fuente, y el valor de US$495,471.63 dólares correspondientes
a crédito tributario de ISD. De este reclamo el Servicios de Rentas Internas
aceptó devolver el valor de US$1’103,000.48 dólares por retenciones en la
fuente y US$447,101.49 dólares por concepto del crédito tributario de ISD.
El 9 de Abril del 2015 la empresa Agripac S.A. presentó el reclamo
administrativo por pago en exceso de impuesto la renta correspondiente al
periodo fiscal 2010, en este reclamo se solicitó la devolución de
US$369,033.34 dólares por concepto de retenciones en la fuente. De este
reclamo el SRI aceptó devolver solo el valor de US$315,351 dólares; es decir
no fue reconocido el valor de US$ 53,681.64.
6
En estos reclamos mencionados no se le ha reconocido el valor total
solicitado, uno de los principales motivos de estos valores no devueltos
corresponden a retenciones en la fuente no encontradas y a comprobantes de
retención sin la firma del agente de retención o en su defecto comprobantes
mal llenados. En el periodo fiscal 2012 no se reconoció el 10% de lo solicitado
mientras que en el periodo fiscal 2010 no se reconoció el 15%, lo cual asciende
al valor de US$172,455 dólares.
Estos valores al no ser reconocidos, son un gasto no deducible para el
cálculo del Impuesto a la Renta y por lo tanto afecta a los tributos a cancelar.
Por lo antes expuesto es necesario analizar y proponer mejoras en los
procesos y controles del procedimiento de recepción, validación y custodia de
documentos tributarios que permitan obtener un óptimo resultado en la
"Solicitud de Devolución de Pago en Exceso" del Impuesto a la Renta en la
empresa Agripac, y a su vez beneficios financieros.
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Existen deficiencias en los procedimientos de recepción, validación, y
custodia de los comprobantes de retención de la empresa Agripac?
SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA
¿Cuál es la situación actual de los procedimientos de recepción,
validación y custodia de los comprobantes de retención de la empresa Agripac?
¿Cuáles han sido los resultados de las devoluciones solicitadas en los
últimos reclamos administrativos por pago en exceso de impuesto a la renta?
¿Cuáles son los motivos que impiden obtener los resultados esperados
en las solicitudes de devolución de pago en exceso de impuesto a la renta?
JUSTIFICACIÓN
Todo contribuyente debe cumplir con sus obligaciones tributarias, más
aun si se trata de una sociedad jurídica la cual debe adaptar sus procesos a las
normativas tributarias que rigen su jurisdicción, en esta investigación se toma
como referencia los procesos de recepción, validación y custodia de los
comprobantes de retención.
7
Mediante el desarrollo del trabajo se evaluará los procesos actuales de
recolección, control y custodia de los comprobantes de retención, ya que los
mismos son de suma importancia para el reclamo administrativo por pago en
exceso del impuesto a la renta.
Se espera que al finalizar esta investigación se puedan establecer
correcciones y mejoras necesarias para el correcto funcionamiento del proceso
y lograr obtener un óptimo resultado en este reclamo tributario.
Adicionalmente se desea que este trabajo pueda contribuir a los
materiales bibliográficos de carácter tributario del país, debido a que los
principales materiales referentes a temas tributarios son internacionales, por
ende no están aplicado a los entornos y variables que se manejan en el
Ecuador.
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Establecer una propuesta de rediseño de los procedimientos de
recepción, validación y custodia de los comprobantes de retención de la
empresa Agripac.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Analizar las bases teóricas y referenciales que permitan analizar conocer
la situación actual de la problemática y definir medidas de corrección.
Analizar los controles y los procedimientos de recepción, validación y
custodia de los comprobantes de retención para identificar falencias
administrativas.
Evaluar los resultados obtenidos de la solicitud de devolución del pago
en exceso del impuesto a la renta en relación a los comprobantes de
retención.
Proponer controles para mejorar los procesos relacionados directamente
con los comprobantes de retención.
8
DISEÑO METODOLÓGICO
Según la problemática planteada se consideró adecuado realizar una
investigación de tipo descriptiva, para lo que se emplearon métodos de nivel
teóricos tales como el histórico lógico y el analítico sintético; también se
utilizaron métodos de nivel empírico como es el caso de la observación
científica no participativa y la encuesta.
MÉTODOS DEL NIVEL TEÓRICO UTILIZADOS
Método histórico lógico
Por medio de este método se analizó la información cronológica de los
resultados obtenidos en los reclamos administrativos por pago en exceso de
impuesto a la renta de la empresa Agripac, así como los problemas que no han
permitido que los montos que se ha solicitado no sean reconocidos en su
totalidad por la administración tributaria. También se analizó fundamentación
teórica, conceptos, legislación y normativas relacionadas con la problemática
de la investigación.
Método de análisis y síntesis
La utilización de este método permitió realizar un análisis individual de las
áreas involucradas directamente con el proceso de recepción, validación y
custodia de los comprobantes de retención, las áreas objeto del estudio fueron
los puntos de ventas quienes son los que inician el proceso al recibir los
comprobantes de retención, el área de anexos bancarios quienes son el
segundo filtro del proceso y el área de impuestos quien es la encargada de
efectuar una revisión más especializada de los comprobantes de retención así
como su custodia, al obtener una mayor comprensión de los elementos del
proceso se realizó un análisis global de los mismos.
MÉTODOS DEL NIVEL EMPÍRICO UTILIZADOS
Observación científica no participante
9
Se realizó una observación de las áreas de puntos de ventas, anexos
bancarios y el área de impuestos, de este modo se obtuvo una mayor
información acerca de las funciones y actividades que cumplen cada área, así
como los controles que efectúan cada una de ellas de igual manera se pudo
evidenciar deficiencias en algunos aspectos de los controles efectuado.
La encuesta
Se realizó un cuestionario el cual fue dirigido al personal de los puntos de
ventas de la empresa Agripac a nivel nacional, el objetivo del mismo fue
obtener mayor información acerca del primer filtro del proceso, se abordó
temas específicos como el nivel de conocimiento del impuesto a la renta, su
impacto, beneficios y sanciones; las preguntas que se realizaran en la encuesta
son de tipo cerradas politómicas.
TIPO DE INVESTIGACIÓN
El tipo de investigación utilizada fue la descriptiva, a través del desarrollo
de la misma se describió el proceso de recepción validación y custodia de los
comprobantes de retención, se detalló las funciones y actividades de los
elementos que componen el proceso, se analizó los resultados obtenidos en
los reclamos administrativos del pago en exceso del impuesto a la renta, los
cuales han presentado inconvenientes se evidenció que la principal causa de
estos los inconvenientes presentados son inconsistencias en los comprobantes
de renta. Se realizó un análisis de los controles que involucran los
comprobantes de retención, en cada área involucrada se identificaron algunas
deficiencias, por este motivo a través de esta investigación se planteó un
rediseño de los procesos y controles actuales.
POBLACIÓN Y MUESTRA
Para este cuestionario se establece como población los puntos de ventas
de ventas de la empresa Agripac a nivel nacional, actualmente la empresa
cuenta con 161 puntos a lo largo de país. A continuación se detalla la fórmula
que se va a emplear para el cálculo de la muestra.
n = ____z 2 _N pq_________
10
e2 (N-1)+z2 pq
Donde:
n= Tamaño de la muestra. (¿)
N= Población total, universo (161)
z= porcentaje de fiabilidad (1.65)
p= probabilidad de ocurrencia (0.50)
q=probabilidad de no ocurrencia (0.50)
e= error del muestreo. (0.03)
Al reemplazar la formula con los datos que se detallaron anteriormente el
resultado del tamaño de la muestra es 132.
n = ____ (1.65)2_ (161) (0.50) (0.50) _________
(0.03)2 (161-1)+ (1.65)2 (0.50) (0.50)
n = 132
11
CAPÍTULO 1
1.1. Marco metodológicoA través de la investigación histórica y de la observación de los procesos
contables realizados en Agripac se logra realizar el análisis y síntesis de la
eficiencia de los mismos. Para lograr este estudio es necesario realizar una
investigación descriptiva que se complemente con los resultados de las
encuestas realizadas a los Jefes de Agencias.
Método histórico lógico
La investigación histórica consiste en la revisión de documentación de
hechos pasados que estén relacionados con el tema de estudio o que
contribuyan al desarrollo de la investigación. La investigación lógica conlleva
realizar una investigación documental de datos relacionados con el caso de
estudio, con el fin de establecer similitudes, diferencias y comparaciones
(Bernal, 2010).
Método de análisis y síntesis
Bernal (2010) indicó que el método de análisis y síntesis empieza con la
segmentación y estudio de cada uno de los elementos del proceso, para
posteriormente analizarlos de forma global.
Observación científica no participante
Por medio de la herramienta de la observación es posible conocer los
elementos del proceso, sus objetivos, características e identificar situaciones
actuales (Bernal, 2010).
La encuesta
La herramienta de la encuesta es empleada con mucha frecuencia en el
desarrollo de un trabajo de investigación, debido a que la misma ayuda a la
obtención de información en poco tiempo y de manera eficiente (Anguita,
Repullo Labrador, & Donado Campos, 2003).
12
Investigación Descriptiva
La investigación descriptiva permite detallar los principales aspectos,
particularidades, propiedades y diferencias del objeto de estudio, este tipo de
investigación generalmente es apoyada con técnicas como la revisión
documental, la observación, la encuesta y la entrevista (Bernal, 2010).
Vara Horna (2012) indicó que el diseño descriptivo está planteado para
detallar una investigación empresarial, en este tipo de investigación se utiliza
generalmente técnicas como, la observación, guías de registros y la encuesta.
1.2. Marco teóricoEn esta investigación se analizó los procesos de recepción, validación y
custodia de los comprobantes de retención, a continuación se menciona las
citas, definiciones y teorías administrativas, de procesos, controles, y otros
materiales científicos que aporten a la investigación. De igual manera se
incluye el material bibliográfico referente a los comprobantes de retención y al
impuesto a la renta.
1.2.1. Proceso
El término proceso puede tener muchas interpretaciones y diferentes
enfoques debido a que se lo involucra en casi todas las actividades diarias sin
importar su naturaleza o el fin que se desea conseguir a través de las mismas.
La RAE (2015) definió al proceso como el “conjunto de las fases
sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial”.
Juan Bravo Carrasco (2009) definió al proceso como la vía para acercar e
integrar a la organización y con el fin de comprender lo complejo de las
interacciones de sus partes. A su vez describió al proceso como un todo
encaminado a cumplir un objetivo que sea de utilidad para la organización y
genere satisfacción al cliente.
De acuerdo a lo indicado por Carrasco el proceso es un todo mediante el
cual se pueden lograr a comprender todos los elementos que forman parte del
13
mismo para de esta manera poder cumplir de forma eficiente con el objetivo
trazado por la organización.
“Un proceso recibe entradas y realiza actividades de valor agregado sobre
esas entradas para crear una salida” (Summers, 2006, pág. 202).
Figura 1.2.1 Teoría de Procesos
Fuente: Administración de la Calidad, Summer Donnas, 2006
Summer definió al proceso de una forma general y sencilla, a
continuación, veremos como la definición de proceso se vuelve más específica
en función a los enfoques que le otorguen los diferentes autores.
Se puede considerar que el proceso es la presencia de un grupo de
acciones organizadas, las cuales por medio de la utilización de recursos se
encargan de convertir los componentes de entrada en salidas o resultados para
la organización (Mora Andrade, 2011).
El proceso es una situación que presenta cambios constantes, sus
elementos mantienen una dinámica y evolución en sus interacciones las cuales
afectan a cada uno de ellos; una de las características del proceso es que no
puede ser estático sino todo lo contrario debe ser una secuencia de eventos
continuos (Chiavenato, Administración: Teoría, proceso y práctica, 2001).
14
Lo expuesto por Chiavenato es corroborado por el autor Amaru (2009)
quien describió a la interacción de los miembros como la vía por medio de la
cual se realizan las actividades del proceso, también el mismo Amaru hizo
énfasis en la relevancia e importancia que poseen factores como las
emociones y la comunicación.
La teoría de proceso puede ser muy amplia debido a que este no está
limitado a la consecución de un solo objetivo, el cumplimiento de un proceso
puede significar alcanzar un grupo de objetivos, la eficacia de los procesos está
directamente relacionada con la eficacia de la empresa, debido a que para
realización de cualquier proceso se debe utilizar recursos de la organización y
esta a su vez no puede realizar un producto o prestar un servicio sin efectuar
un proceso (Krajewski , Ritzman, & Malhotra, 2008).
En base a esto podemos determinar que el proceso está sujeto a
constantes cambios, por lo cual todas las partes involucradas en el proceso
deben mantenerse en una dinámica constante para poder adaptarse a ellos y
de esta manera lograr con eficacia el o los objetivos que busca la empresa.
1.2.2. Administración
La administración es el proceso de lograr realizar actividades de forma
eficaz y eficiente, por medio de otros individuos o en colaboración de los
mismos (Robbins & Decenzo, 2002).
Koontz & Weihrich (2013) definieron a la administración como el proceso
que se busca establecer un entorno de cooperación entre los elementos que
forman parte del proceso para lograr alcanzar los objetivos de forma eficiente.
Los autores coincidieron en que la administración es un proceso
encaminado a realizar actividades de forma correcta optimizando los recursos,
es decir lograr la eficiencia y eficacia, para que esto sea posible es necesario
que exista la colaboración de los individuos que forman parte de este proceso.
Uno de los principales autores de teorías administrativas es Henri Fayol,
considerado como uno de los pilares de la administración clásica; “De acuerdo
15
con Fayol la administración es una actividad común a todo lo que emprende el
ser humano (…) y siempre exige algún grado de planeación, organización,
dirección, coordinación y control” (Amaru Maximiano, 2009, pág. 46).
De forma sencilla se puede definir a la administración como un proceso
que incluye funciones organizacionales tales como el liderazgo, dirección,
control y planeación, cuyo propósito es establecer y mantener un entorno en el
cual los individuos puedan alcanzar sus objetivos de manera eficiente (Amaru
Maximiano, 2009).
La teoría administrativa de Fayol fue publicada en el siglo XIX sin
embargo a pesar del transcurso del tiempo no ha perdido vigencia, un autor
contemporáneo como Amaru definió a la administración de una forma similar al
considerarla como un proceso el cual debe incluir funciones para que así los
individuos alcancen con eficiencia los objetivos trazados.
Es importante citar la teoría administrativa de Frederick Taylor conocido
como el padre de la administración científica, fue el pionero en considerar a la
administración como ciencia, según Taylor la administración no debe ser
improvisada, se debe utilizar la ciencia y los recursos tecnológicos como
herramienta para que empleadores y empleados alcancen el mayor potencial y
capacidades que le permitan cumplir con los objetivos de la organización,
Taylor hizo énfasis en el constante estudio de los procesos para buscar
alternativas que permitan optimizar la eficiencia en los procesos (Chiavenato,
2007).
Lourdes Münch (2007) consideró a la administración como un proceso
que busca la coordinación y optimización de los recursos con el propósito de
conseguir los objetivos con mayor eficacia y calidad.
16
Figura 1.2.2 Funciones del Proceso de Gestión
Fuente: Fundamentos de Administración, Lourdes Münch, 2007
“La administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar
el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales (Chiavenato,
2007, pág. 10). El autor definió a la administración como un proceso que
involucra elementos como la planeación, organización, dirección y control los
cuales son necesario para lograr que la empresa cumpla con los objetivos
propuesto de una forma eficaz y eficiente.
De acuerdo al material citado podemos definir a la administración como el
proceso mediante el cual la empresa puede alcanzar los objetivos con mayor
eficiencia y eficacia, y además nos indican que para que exista una adecuada
administración la misma debe estar acompañada de elementos que permitan el
correcto desarrollo de la misma.
1.2.3. Proceso administrativo
Münch (2007) indicó: “un proceso es el conjunto de pasos o etapas
necesarios para llevar a cabo una actividad, en cuanto que el proceso
administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales
se efectúa la administración” (pág. 36).
Como expuso la autora los procesos administrativos están conformados
de varias etapas sucesivas, por lo cual es necesario que estas etapas se
17
realicen de forma correcta para que el resultado obtenido al final del proceso
sea el esperado.
Otros autores definieron al proceso como una serie de acciones que
transforman los ingresos o entradas en salidas o resultados, en lo referente a
proceso administrativo los autores lo describieron como una guía de planeación
control y mejoramiento de los procesos primarios de la empresa contando con
el apoyo de equipos permanente de procesos. Se entiende por proceso
primario al grupo de tareas interdisciplinarias fundamentales para lograr
satisfacer a los clientes externos consiguiendo así cumplir el propósito de la
empresa (Gryna, Chua, & DeFeo, 2007).
Chiavenato (2001) consideró que el proceso administrativo es más que un
conjunto de acciones que transforman las entradas en resultados, el autor nos
indica que el proceso administrativo se lo debe considerar como un sistema
abierto en cual sus elementos actúan con un efecto sinérgico.
Figura 1.2.3 Proceso Administrativo como sistema abierto
Fuente: Administración Proceso Administrativo, 2001
Koontz y Weihrich (2013) describieron al proceso administrativo como el
conjunto de diversas ciencias y conocimientos encaminados hacia un mismo
18
objetivo y que tienen como núcleo o eje principal a las ciencias y principios
administrativos.
Summers (2006) consideró que las empresas pueden lograr la eficiencia
mediante la administración de procesos, debido a que al analizar y mejorar los
principales procesos de una empresa mejora el desempeño de la misma, lo
cual le posibilita el crecimiento y el logro de sus metas.
Amaru (2009) indicó que el objetivo del proceso administrativo es ser una
guía para que la organización logre ser eficiente y eficaz en sus procesos
claves, el autor también detalla que los grupos partes del proceso deben
interactuar entre si y no permanecer aislados.
De acuerdo a lo expuesto el proceso administrativo es un grupo de etapas
relacionadas entre sí que pueden incluir otras ciencias u conocimientos que
contribuyan a cumplir el objetivo y la mejora continua del proceso, para así
generar un beneficio a la organización, también podemos observar como los
autores coinciden en que mediante el proceso administrativo la organización
podrá mejorar sus procesos y lograr alcanzar le eficacia y eficiencia de los
mismo lo cual le permitirá cumplir con sus objetivos.
1.2.4. Reestructuración de procesos
La reestructuración es una táctica que emplea la organización con el fin
de modificar su estructura financiera o grupo de negocio (Hitt, Ireland, &
Hoskisson, 2008).
La MBA María Mora (2011) indicó que la restructuración de procesos
empieza con la revisión de los actuales procesos de una organización, a través
de esta revisión se puede detectar los procesos deficientes u obsoletos, una
vez identificados se deberá plantear mejoras en los mismos con el fin de que
en un plazo determinado estos cambios se conviertan en beneficios o
resultados significativos para la organización. Los objetivos primordiales que se
busca obtener al realizar una restructuración de procesos es la simplicidad, la
eliminación labores innecesarias, las disminución en los tiempos del proceso, la
automatización, optimización y estandarización de los recursos y actividades.
19
Una organización puede llegar a ser efectiva, eficaz y eficiente mediante
la restructuración de los procesos o sistemas, ya que es primordial para
cualquier organismo o empresa poseer una estructura organizacional definida y
además que la misma este acorde a los objetivos y propósitos de la
organización. Una correcta estructura organizacional dependerá del correcto
funcionamiento y desarrollo de los procesos y sistemas, por lo cual es
necesario realizar el análisis y reestructuración de los procesos para poder
lograr la optimización de los mismos (Reinoso Reinoso & Pazmiño Viteri, 2014).
Evelyn Villacis (2015) a través de su trabajo de investigación detalló
como las organizaciones suelen tener deficiencias en su estructura
organizacional y también en sus procesos internos, indicó que en la mayoría
de los casos esta deficiencia se debe al enfoque erróneo que suelen tener las
organizaciones cuando se concentran tan solo en un determinado proceso,
actividad, producto o servicio, al incurrir en este error los demás procesos no
reciben la importancia que necesitan.
Podemos concluir que cada actividad o proceso que se realiza en una
organización debe tener el grado de importancia que esta amerita, mediante
una reestructuración de procesos se realiza un análisis y revisión integral para
poder conocer las actividades o procesos que se están descuidando, así como
los procesos incensarios que no generan valor para la organización y de esta
manera poder asignar de manera eficiente los recursos que cada actividad o
proceso necesita.
1.2.5. Proceso tributario
Según la RAE (2015) un tributo es aquella obligación que ese efectúa de
acuerdo a la utilización o beneficio obtenido de un determinado recurso.
En el enfoque neoclásico, la tributación influye en el costo del capital (Bergstrom y Sodersten, 1981) y éste es el principal determinante del nivel de inversiones. De acuerdo con este enfoque, disminuir el costo del capital a través, por ejemplo, de beneficios tributarios implicaría un incremento de la inversión dada la elasticidad de la misma respecto al costo del capital. (Roca, 2010, pág. 6)
20
En esta cita Jerónimo Roca hizo referencia a la influencia que tienen los
beneficios tributarios en los costos, y como estos pueden llegar a determinar el
nivel de inversión, de esta manera nos indica la importancia de cumplir con
efectividad y eficiencia las normativas tributarias para de esta manera poder
aprovechar sus beneficios.
1.2.5.1. Renta
Se entiende por renta a los ingresos que genera una determinada
actividad o un bien dentro de un plazo establecido. La RAE la define como: “ la
utilidad o beneficio que rinde anualmente algo, o lo que de ello se cobra;
aquello que paga en dinero o en frutos un arrendatario; ingreso, caudal,
aumento de la riqueza de una persona” (Real Academia Española, 2015).
En el Ecuador para efectos tributarios se entenderá por renta a los
ingresos originados en el país y a los ingresos provenientes del extranjero
logrado por las sociedades de origen ecuatoriano o personas naturales
residentes en el Ecuador (Ley de Régimen Tributario Interno, 2012).
1.2.5.2. Impuesto a la renta
El impuesto a la renta es empleado para las rentas que logren las
personas naturales, sociedades de origen nacional o extranjero, dentro del
ejercicio impositivo es decir el 1 enero al 31 de diciembre (SRI, 2010).
Tabla 1.2.1 Plazos para la declaración del Impuesto a la Renta
Noveno Dígito Personas naturales Sociedades1 10 de marzo 10 de abril2 12 de marzo 12 de abril3 14 de marzo 14 de abril4 16 de marzo 16 de abril5 18 de marzo 18 de abril6 20 de marzo 20 de abril7 22 de marzo 22 de abril8 24 de marzo 24 de abril9 26 de marzo 26 de abril0 28 de marzo 28 de abril
Fuente: Servicio de Rentas Internas 2010
21
Presentar la declaración de este impuesto es de carácter obligatorio para
todos los contribuyentes, con ciertas excepciones establecidas por el Servicio
de Rentas Internas. En lo que respecta a nuestro tema de investigación las
sociedades no se encuentran dentro de las excepciones por lo cual es
obligación presentar su declaración del impuesto a la renta dentro del plazo
establecido por el SRI.
En el caso de la empresa Agripac cuyo número de RUC es
0990006687001, el noveno digito es el 8 por lo cual su plazo corresponde
hasta el 24 de abril de cada ejercicio fiscal. Cabe indicar que la declaración de
este impuesto se la realiza de forma anual y se lo realiza por medio del
formulario 101.
1.2.5.3. Sujetos del impuesto
Los sujetos involucrados en el impuesto a la renta figuran como sujeto
activo y sujeto pasivo; el sujeto activo es el Estado ecuatoriano encargado de
administrar este impuesto a través del Servicio de Rentas Internas, el sujeto
pasivo incluye a las personas naturales, sucesiones indivisas y las sociedades
nacionales y extranjeras, que obtengan ingresos gravados, las consideraciones
que permite determinar un ingreso es gravado o ingreso exento constan en el
capítulo dos y tres del código tributario (Código Tributario, 2007).
1.2.5.4. Comprobantes de retención
El comprobante de retención es un documento tributario que certifica las
retenciones de impuestos que efectúan los agentes de retención según lo
establecido por el Reglamento de comprobantes de venta retención y
documentos complementarios, la Ley de Régimen tributario interno y
resoluciones emitidas por el Director General del Servicio de Rentas Internas.
El plazo para la emisión de un comprobante de retención es de 5 días hábiles
una vez recibido el comprobante de venta (Reglamento de Comprobantes de
Venta, Retención y Documentos Complementarios., 2010).
22
1.2.5.5. Comprobantes electrónicos
Un comprobante electrónico es un documento que cumple con los requisitos legales y reglamentarios exigibles para todos comprobantes de venta, garantizando la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Un comprobante electrónico tendrá validez legal siempre que contenga una firma electrónica (SRI, 2010).
El proceso de un comprobante electrónico empieza al momento que el
contribuyente genera el documento, el cual debe contar con la firma electrónica
que certifica su autenticidad, el documento generado viaja al servidor del
Servicio de Rentas Internas quien valida y autoriza el comprobante;
posteriormente el Servicio de Rentas Internas notifica al contribuyente si el
documento electrónico que ha generado ha sido autorizado con éxito o ha sido
rechazado. Este proceso tiene un tiempo aproximado de 3 a 5 segundos desde
el momento que el contribuyente genera el documento electrónico.
Según el Servicio de Rentas Internas (2010) los documentos que pueden
ser emitidos bajo el esquema de facturación electrónica son las facturas, notas
de crédito, notas de débito, comprobantes de retención y guías de remisión. El
documento electrónico se lo realiza bajo la estructura XML, adicionalmente el
cliente podrá solicitar la representación gráfica del comprobante denominada
RIDE.
Figura 1.2.4 Proceso de Emisión de Comprobantes electrónicos
Fuente: Servicio de Rentas Internas 2010
23
Cuando en el Ecuador se inició la implementación del esquema de
facturación electrónica el RIDE no tenía validez tributaria, sin embargo el SRI
mediante la resolución NAC-DGERCGC14-00788 y NAC-DGERCGC14-00790
estableció que la representación impresa del documento electrónico posee
validez tributaria.
Las normas para la emisión de comprobantes electrónicos formaban parte
del marco legal ecuatoriano desde de Mayo del 2009 según la Resolución
NAC-DGERCGC09-00288 publicada en el Registro Oficial No. 585. Sin
embargo es en el mes de febrero del 2012 cuando la administración tributaria
dispone implementar el esquema de facturación electrónica.
La implementación comenzó con la fase de voluntariedad en la cual de
forma opcional todos los contribuyentes podían emitir documentos electrónicos
en ambiente de prueba así como también en ambiente de producción.
En el año 2014 se inició la fase de obligatoriedad, la administración
tributaria por medio de la Resolución NAC-DGERCGC12-00105 publicada en el
Registro Oficial 666 del 21 de marzo del 2012 estableció el calendario de
obligatoriedad para ingresar al esquema de facturación electrónica.
Según el calendario de obligatoriedad para la implementación del
esquema de facturación electrónica la empresa Agripac debía empezar a emitir
comprobantes electrónicos a partir del 1 de enero del 2015, sin embargo la
empresa implemento el esquema de facturación electrónica en el mes de
octubre del 2014.
1.2.5.6. Tarifas del impuesto
La tarifa correspondiente a este impuesto esta detallada en el artículo 36
de la Ley de Régimen Interno, el cual nos indica el porcentaje que se aplicará
en función a los ingresos percibidos por el contribuyente a lo largo del periodo
fiscal. El porcentaje de la tarifa es determinado por la tabla de ingresos
establecida por el SRI, esta tabla detalla las fracciones básicas y los
porcentajes que le corresponden a cada rango, cabe indicar que las fracciones
de las tablas se actualizan cada año (Ley de Régimen Tributario Interno, 2012).
24
La tabla de ingresos vigente para el año 2015 fue publicada en el registro
oficial 208 el 8 de enero del 2015, la misma que detalla que aquellos
contribuyentes cuyos ingresos grabados percibidos del periodo fiscal en
mención superen los US$10,800.00 no estarán exentos de cancelar este
impuesto.
En lo que respecta a la empresa Agripac, la cual es una sociedad debe
acogerse al artículo 37 de la Ley de Régimen tributario interno el cual indica
que la tarifa del impuesto a la renta a la que están sujetas las sociedades es
del veinte y dos por ciento de su base imponible, la cual estará detallada en el
formulario 101 (Ley de Régimen Tributario Interno, 2012).
1.2.5.7. Crédito tributario y devolución
Todos los contribuyentes que presentan su declaración del impuesto a la
renta y realizan el pago respectivo del mismo, tienen derecho a solicitar la
devolución de estos valores o en su defecto aplicarlo como crédito tributario
para sus siguientes declaraciones.
Según el artículo 47 de la ley de régimen tributario interno los
contribuyentes están en la facultad de presentar ante la administración
tributaria el reclamo administrativo por pago indebido o pago en exceso de
impuesto a la renta en los casos en que el monto que se le ha retenido por
concepto de retención a la fuente supere al impuesto causado o tal impuesto
no haya existido (Ley de Régimen Tributario Interno, 2012).
En el caso de que el contribuyente elija la opción de utilizar los valores
pagados en exceso como crédito tributario; y posteriormente la administración
tributaria utilizando su potestad de verificar la declaración del contribuyente
comprueba que dicho crédito tributario no existe es por un valor menor, la
administración tributaria interpretara tal acontecimiento como un intento de
perjuicio al estado por lo cual el contribuyente deberá cancelar el valor del
crédito tributario inexistente utilizado, con intereses y adicional un recargo del
cien por ciento del impuesto (Ley de Régimen Tributario Interno, 2012).
25
El contribuyente realizará la solicitud de devolución de pago en exceso o
reclamo administrativo de pago indebido del impuesto a la renta presentando
ante la administración tributario el formulario 107 en el caso de ser una persona
natural no obligada a llevar contabilidad y en el caso de ser una sociedad como
es Agripac se deberá presentar una carta del reclamo que cumpla con las
normativas que se detallan el artículo 119 el código tributario además deberá
indicar la vía en que se realizara la devolución, las cuales pueden ser
acreditación directa a una cuenta bancaria o mediante una nota de crédito
desmaterializada, adicional a esto deberá presentar y adjuntar requisitos varios
que el SRI publica en su portal web (SRI, 2010).
Una vez el contribuyente presente su solicitud de reclamo ante la
administración tributaria deberá recibir la devolución de los valores en un plazo
de 120 días hábiles es decir 6 meses, de no recibir la devolución en el plazo
establecido por la ley o en el caso que el contribuyente considere que el valor
devuelto no es el correcto, el contribuyente tendrá derecho a presentar su
respectivo reclamo bajo el concepto de pago indebido y cumpliendo los
términos establecidos por el Código tributario.
1.2.5.8. Pago en exceso y pago indebido
Según lo indicado en el artículo 123 del Código Tributario se entenderá
por pago en exceso cuando el monto cancelado por el contribuyente en su
declaración esta excedido en comparación al monto que se debió cancelar
utilizando la tarifa impuesta por la ley sobre la base imponible.
Según el artículo 122 del código tributario se entenderá por pago indebido
cuando el monto cancelado por el contribuyente en su declaración corresponde
a un tributo no establecido por la ley o el tributo es exento por la ley, también
aplica cuando el pago corresponde a una medida ilegal (Código Tributario,
2007).
26
1.2.6. Impacto del impuesto a la renta en el Ecuador
El impuesto a la renta es una recaudación primordial en el presupuesto
general del estado ecuatoriano, la recaudación que este impuesto genera han
aumentado en los últimos años (Díaz Guzmán, 2012).
En el presupuesto general del Estado del año 2013 el valor recaudado por
concepto de impuestos ascendió a USD$ 12,879,498,482,37 dólares lo cual
significó el 50% del total de ingresos de ese año; el 2014 el valor recaudado
por este rubro sumo la cifra de US$13,940,265,098 dólares lo que representó el
40% de los ingresos totales, en el 2015 los ingresos por recaudación de
impuestos ascendieron a US$15,565,698,454 dólares que representa el 56%
del total de ingresos del presupuesto (Ministerio de Finanzas del Ecuador,
2015).
Figura 1.2.5 Ingreso por Recaudación de Impuestos
$ 12
,879
,498
,482
.37
$ 13
,940
,265
,098
.00
$ 15
,565
,698
,278
.00
INGRESOS POR RECAUDACIÓN DE IMPUESTOS-PRESUPEUSTO GENERAL
Del ESTADO
RECAUDACIÓN AÑO 2013
RECAUDACIÓN AÑO 2014
RECAUDACIÓN AÑO 2015
Fuente: Ministerio de Finanzas, 2015
Como podemos observar la recaudación de impuesto del año 2015
aumentó un 20% en relación a lo recaudado en el año 2013. En lo que respecta
a impuesto a la renta los valores recaudados bajo este concepto han
aumentado de una manera significativa en estos últimos cuatro años.
27
Según la Dirección Nacional de Planificación y Gestión Estratégica en el
año 2012 la recaudación acumulada por este impuesto sumo la cantidad de
$US2, 747,211 dólares, en el año 2013 ascendió a $US3, 178,582dólares, en
el año 2014 fueron US$ 3, 447,557 dólares y en el año 2015 el monto
recaudado asciende a US$ 4, 118,352 dólares. Esto significó un aumento del
50% en relación a lo recaudado en el año 2012, que representado en dólares
es la cantidad de US$ 1, 371,141 (Dirección Nacional de Planificación y
Gestión Estratrégica, 2015).
Figura 1.2.6 Recaudación Impuesto a la Renta 2012-2015
Informe de Recaudación Mensual septiembre, 2015
Del total de lo recaudado por concepto de impuesto a la renta de enero a
septiembre del año 2015 la cantidad de US$1, 466,918 proviene de las
personas jurídicas, es decir la contribución de las sociedades es el 36% del
total de la recaudación del impuesto en este período. Adriana Guzmán (2012) a
través del desarrollo de su trabajo de investigación recalcó la importancia que
tiene este impuesto para un estado, la autora la expone como una necesidad
que tienen los estados para lograr mantener una estabilidad económica. El
estado ecuatoriano ha tomado acciones para incentivar una cultura tributaria en
el país, de igual manera ha reforzado los controles y sanciones para impedir los
fraudes y evasiones.
28
De acuerdo a lo expuesto en cifras podemos concluir que los ingresos por
recaudación de impuestos forman parte fundamental en el prepuesto general
de un estado y nuestro país no es la excepción, la recaudación por concepto de
impuesto a la renta es uno de los rubros más significativos en lo que ha
recaudación de impuestos se refiere.
1.2.7. Control
El termino control posee diversas interpretaciones y su concepto varía en
función al enfoque o al área en la que sea aplicado. El control puede ser
interpretado como una función administrativa, como una función de restricción
de un proceso o sistema, así como una medida de regularización empleada ya
sea por los individuos o las organizaciones, también puede asociarse con las
acciones de comprobación, comparación y dirección. Sin embargo, a pesar de
tener varias interpretaciones la esencia del control consiste en comprobar si la
función objeto del control está consiguiendo o no los resultados esperados
(Chiavenato, 2001).
Unas de las etapas del proceso administrativo es el control, el cual
además de ser considerado parte del proceso, también es considerado como
una herramienta de apoyo para las demás etapas del proceso administrativo
A través del control se garantiza el cumplimiento de los planes. Si el control se conceptualiza como la última etapa del proceso administrativo, esto no significa que en la práctica suceda de la misma manera; la planeación y el control están relacionados a tal grado, que en muchas ocasiones el administrador difícilmente puede delimitar si está planeando o controlando. (Mûnch Galindo, 2007, pág. 55)
De acuerdo a lo expuesto por la Münch el control es de gran importancia
para el éxito del proceso y este debe existir a lo largo de todo el proceso; lo que
se busca a través de esta investigación es identificar las falencias en los
procesos actuales involucrados en el reclamo administrativo por pago en
exceso de impuesto a la renta y de esta manera establecer los controles
necesarios para mejorarlos y por consiguiente obtener los resultados
esperados al finalizar el proceso.
29
La esencia del control reside en la verificación de si la actividad controlada está alcanzando o no los resultados deseados. Cuando se habla de resultados deseados, se parte del principio de que estos resultados estaban previstos y requieren ser controlados. Entonces, el control presupone la existencia de objetivos y de planes, ya que no se puede controlar sin que haya planes que definan lo que debe hacerse. El control verifica si la ejecución está acorde con lo que se planeó; y cuanto más completos, definidos y coordinados sean los planes y mayor sea el periodo para el cual fueron hechos, más complejo seré el control.(Chiavenato, 2001, págs. 346-347)
Chiavenato definió al control como una herramienta que permite verificar
los resultados de un proceso, también indicó que para que exista un control
primero se elaboraron los planes y los objetivos que se esperan alcanzar con el
desarrollo del proceso, además hace énfasis en la relación que existe entre
complejidad del control y la complejidad del plan que se desea controlar.
Por lo cual podemos concluir que los procesos administrativos están
conformados de etapas sucesivas que buscan un resultado, las mismas deben
ser controladas en todos sus niveles para asegurar el cumplimiento del
objetivo, además el nivel de complejidad del control varía en función del
proceso que se va a controlar.
1.2.7.1. Control y auditoría interna
El control interno es un procedimiento empleado y estructurado por
aquellos que cumplen con la función de administrar, el control interno como tal
tiene el propósito de asegurar que la organización alcance sus objetivos de
forma efectiva y eficiente, otro propósito del control interno es lograr que la
información de la organización sea fiable para de esta manera cumplir con los
aspectos legales y regulatorios (Coopers & Lybrand, 1997).
Las interpretaciones de control interno suelen ser distintas para cada
individuo, ya que varía en función del área en donde la aplica o el objetivo u
objetivos que desean alcanzar, sin embargo Piattini y Del Peso (2001)
indicaron que el control interno generalmente se asocia a las organizaciones,
en especial al área de finanzas y auditoria, ya que esta por lo general es
empleado para mejorar aspectos relacionadas a estas áreas.
30
A través del tiempo el crecimiento de la economía y de las industrias
convirtió a las organizaciones en entes más complejos, de igual manera la
dirección de las mismas; por este motivo se volvió en un factor primordial
determinar sistemas, procesos y normativas que permitan a la organización
adaptarse a los cambios constantes de aquel entorno. Es así como se
establecen los primeros índicos de control interno (Aguilar Rivas, Barahona
Guerra, & Trejo Romero, 2010).
Bravo y Chérrez (2012) a través del desarrollo de su investigación
también hicieron referencia a la relación que existe entre el crecimiento y el
control interno, las autoras indica que las organizaciones al entrar en una etapa
de crecimiento necesitan de un adecuado control interno, el cual se convierte
en un factor fundamental en la estructura administrativa y contable de una
organización. La no presencia del control interno en una organización puede
dar lugar a los errores en los procesos ya sean estos fortuitos así como
premeditados; ocasionar demoras en los mismos, además también se pueden
ver afectado los costos. En cambio que la adecuada aplicación del control
interno ayuda a la organización ha evitar fraudes, optimizar los tiempos y
recursos, además que permite realizar un análisis a la eficiencia de la
organización y sus procesos.
La auditoría interna es una herramienta que contribuye a la organización
en la consecución de sus metas. Por medio de la auditoria interna se analizan
los procesos, procedimientos y actividades de la organización para en base a
esto poder plantear medidas oportunas en beneficio de la organización
(Santillana, 2013).
Santillana (2013) también hizo énfasis en lo significativo que puede llegar
a ser la auditoria interna debido al alcance que tiene la misma ya que conlleva
la revisión de diversos aspectos tales como los financieros, operativos,
regulatorios. La revisión consiste en que todos los procesos y procedimientos
objetos de la auditoria cumplan con las reglamentaciones y políticas internas de
la institución.
31
Por esos motivos el mismo autor nos indica la importancia que tiene el
auditor interno en este `tipo de procesos, ya que para estar acorde al nivel de
exigencia que requiere una eficiente auditoria interna, el auditor debe poseer
una gran variedad de conocimientos, acompañado de una solidez profesional y
académica.
Como podemos observar los conceptos de auditoría y control interno son
muy similares ya que ambos buscan alcanzar las metas de la organización de
una forma eficiente que pueda garantizar la estabilidad de la organización tanto
interna como externa, por lo cual se puede considerar a la auditoría y control
interno como una vía de mejoramiento constante.
1.2.7.2. Informe Committe of Sponsoring Organitations
En el año de 1983 apareció la primera perspectiva clásica del control
interno, el autor de este enfoque fue el Committe of Sponsoring Organitations
(COSO), este enfoque redefinió la teoría del control interno estableciendo un
manual que la organización y el auditor puedan utilizar al momento de realizar
las evaluaciones de los sistemas de controles, con el objetivo de lograr una
mejora en los mismos. En el año de 1992 aparece un renovada perspectiva del
control interno llamado el informe COSO, el cual fue diseñado por el Committee
of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (Aguilar Rivas,
Barahona Guerra, & Trejo Romero, 2010).
De acuerdo al informe COSO el control interno está compuesto de cinco
elementos los cuales se relacionan e interactúan. Los elementos que el informe
COSO detalla son:
Entorno de Control
Evaluación de riesgos
Actividades de control
Información y comunicación
Supervisión
32
Figura 1.2.7 Componentes del Control Interno
Fuente: Los Nuevos Conceptos del Control Interno, 2007
Los elementos del control interno tienen influencia entre sí, es decir que
un determinado elemento puede interactuar e influenciar con otro creando así
una dinámica en los sistemas de control interno. Los sistemas de control
interno poseen características únicas por lo cual hay que tener en cuenta que
no es posible utilizar un mismo sistema de control en todas las ocasiones ya
que varían en función de la organización, sus economías, capacidades,
filosofías y requerimientos de control interno. Si bien es cierto que para lograr
un correcto sistema de control interno siempre es necesario la presencia de
todos los elementos del control interno antes mencionado, lo cual hasta cierto
punto ocasiona una similitud entre sistemas de control interno, sin embargo
esto no implica que exista igualdad entre un sistema de control y otro (Coopers
& Lybrand, 1997).
A través de la realización de un informe COSO se establece un
precedente significativo en el control interno ya que este nos aporta un
concepto del mismo, establece su alcance, así como los elementos que lo
33
conforman y a su vez nos indica la forma en que estos se encuentran
relacionados. Primero se debe detallar los antecedentes del Informe COSO,
luego se detalla las características más notables exponiendo la relevancia que
han tenido con los órganos auditores y como estos se ven reflejados al
momento de elaborar una auditoria, y por último se expone las conclusiones y
recomendaciones (Carmona Ibañez, 2008).
De acuerdo al material se pudo establecer la relevancia que tiene la
elaboración del informe COSO para una organización, proceso o sistema,
adicionalmente el autor nos detalla los beneficios que conlleva la aplicación del
informe COSO, de igual manera realizó una descripción de la estructura
general del informe antes mencionado.
1.2.7.3. Informe COSO Enterprise Risk Managment
En el año 2004 la dirección del Committee of Sponsoring Organizations of
the Treadway Commission publico la creación del informe COSO ERM, el cual
es una actualización del tradicional informe COSO creado en el año de 1992.
Las siglas ERM corresponden a los términos en ingles Enterprise Risk
Managment que en nuestro idioma significan gestión de riesgo empresarial.
El nuevo informe COSO ERM, es un enfoque en el cual se actualizan los
conceptos del tradicional informe COSO, profundizando el control interno y
enfocándose de forma más extensa y consistente en la gestión de riesgo
empresarial. En la actualidad existe un ambiente empresarial cada día más
complejo, en el cual los riesgos que una organización debe asumir son
constantes, a menudo la administración debe tomar decisiones referentes a
estos riesgos y establecer el nivel de riesgo que la organización puede afrontar
sin que la misma se vea afectada de manera significativa. De ahí nace la
necesidad de poder establecer un control para asumir los riegos actuales; al
incorporar este nuevo aspecto se busca que las organizaciones que emplean el
informe COSO ERM puedan lograr su objetivo de obtener un eficiente control
interno y a su vez identificar los potenciales riesgos que puedan perturbar a la
organización. De esta forma se consigue un proceso de control interno más
34
completo e integrado (Consejo de Auditoría Interna General del Gobierno,
2004).
Figura 1.2.8 Relación Informe COSO-COSO ERM
Fuente: Evaluación del sistema de control interno al área de crédito y cobranzas de la empresa comercial Chávez Cunalata Cía. Ltda. (Tesis de grado), 2012
Bravo Cadena y Chérrez Malla (2012) consideraron al informe COSO
ERM como una extensión de la versión original del informe con una orientación
hacia la gestión de riesgo empresarial, en esta nueva versión de control interno
el número de elementos que lo componen son ocho a diferencia de la versión
original que contaba con cinco elementos. Establecimientos de objetivos,
identificación de eventos, respuesta de riesgos son los nuevos elementos que
se suman a los tradicionales elementos de la versión original del informe COSO
los cuales se mantienen. Los elementos del informe COSO ERM son iguales
para cualquier organización sin embargo la implementación de cada elemento
se llevara a cabo en función de la necesidad y el tamaño de la organización.
Podemos concluir que el informe COSO ERM es una renovación del
informe COSO tradicional, esta actualización se debió a la necesidad que
tienen las organizaciones de adaptarse a los cambios que sufre el medio
empresarial en cual se desenvuelven, por lo cual este nuevo informe considera
y hace énfasis a los riesgos empresariales a los que están expuestos las
organizaciones. A través de este renovado enfoque se busca obtener un
35
control interno más amplio e integral, considerando nuevos elementos de
control que al aplicarlos le permitan a la organización además de obtener un
eficiente control de sus procesos, poder asumir los riesgos externos que se
presenten.
1.2.7.4. Normas ISO
Una de las medidas de control interno utilizada en la empresa Agripac es
la aplicación de las normas ISO, actualmente cumple con la normativa ISO9001
e ISO 1400, la empresa certificadora es la compañía Bureau Veritas.
Las normativas ISO 9000 aparecieron en los años de 1990 originalmente
fueron diseñadas para el sector industrial de fabricación sin embargo se fue
extendiendo a otros sectores económicos. El termino ISO 9000 comprende un
conjunto de normativas internacionales que aseguran la calidad en el interior
una empresa. La organización que aspire obtener la certificación internacional
ISO 9000 deberá cumplir fases y requerimientos que determinen la capacidad
que tiene la organización para cumplir con los estándares de calidad
establecidos por la normativa sin embargo la certificación no asegura la calidad
de los resultados que obtenga la organización (Van Den Berghe, 1998).
Con el transcurrir del tiempo el entorno de los sistemas empresariales ha
experimentado el proceso de globalización, lo cual originó en las
organizaciones la necesidad de integrarse a este proceso que se expandió de
una forma acelerada. Con el fin de cumplir con esta necesidad las
organizaciones adoptaron normativas establecidas por organismos
especializados en la regulación y control del ambiente económico. La norma
ISO 9000, relacionada con la implementación de sistemas de calidad, y la
norma ISO 1400, relacionada con gestiones medioambientales son las más
destacadas a nivel mundial, ambas normativas son emitidas por la
Organización Internacional de Estandarización ISO (Saizarbitoria & Viadiu,
2005).
La certificación de las normativas trae consigo potenciales ventajas tales
como la conexión en los procesos de la empresa, aumentar o mantener el
36
puesto en el mercado, brinda eficacia a los procesos y mejora la calidad en los
resultados, productos y servicios, de la empresa (Van Den Berghe, 1998).
1.2.8. Digitalización de documentos
La digitalización de documentos consiste en convertir documentos físicos
en representaciones gráficas digitales, las cuales son almacenadas en
dispositivos magnéticos, estos dispositivos varían en función a las necesidades
y recursos de los usuarios. La digitalización de documentos tiene como objetivo
brindar una solución a los problemas que genera el almacenamiento físico de
documentos (Grupo Telecon, 2015).
Una de las principales ventajas de la digitalización de información es la
velocidad que esta brinda a los procesos, el mejor control de la información que
esta genera y de igual manera la seguridad que conlleva un respaldo digital
(García Caballero, 1998).
1.2.9. Marco conceptual
Con el propósito de lograr un mayor entendimiento se da a conocer los
siguientes conceptos:
RUC: Registro Único de Contribuyentes Es un instrumento que tiene por
función registrar e identificar a los contribuyentes con fines impositivos y como
objeto proporcionar información a la Administración Tributaria (Ley del Registro
Único de Contribuyentes, 2004).
Registro Oficial: El Registro Oficial fue creado el 1 de julio de 1895, por el
Gral. Eloy Alfaro, Jefe Supremo de la República en aquel entonces, como un
órgano de publicación de las leyes que regirían a nuestro país ( Registro Oficial
del Ecuador, 2012).
ISD: Es el impuesto a salida de divisas, cuya tarifa es del 5%. El hecho
generador de este impuesto lo constituye la transferencia, envío o traslado de
divisas que se efectúen al exterior, sea en efectivo o a través del giro de
cheques, transferencias, retiros o pagos de cualquier naturaleza, inclusive
compensaciones internacionales, sea que dicha operación se realice o no con
37
la intervención de las instituciones que integran el sistema financiero (SRI,
2010).
Pago en exceso: Se considerará pago en exceso aquel que resulte en
demasía en relación con el valor que debió pagarse al aplicar la tarifa prevista
en la ley sobre la respectiva base imponible. La administración tributaria, previa
solicitud del contribuyente, procederá a la devolución de los saldos en favor de
éste, que aparezcan como tales en sus registros, en los plazos y en las
condiciones que la ley y el reglamento determinen, siempre y cuando el
beneficiario de la devolución no haya manifestado su voluntad de compensar
dichos saldos con similares obligaciones tributarias pendientes o futuras a su
cargo (Código Tributario, 2007).
Pago indebido: Se considerará pago indebido, el que se realice por un
tributo no establecido legalmente o del que haya exención por mandato legal; el
efectuado sin que haya nacido la respectiva obligación tributaria, conforme a
los supuestos que configuran el respectivo hecho generador. En iguales
condiciones, se considerará pago indebido aquel que se hubiere satisfecho o
exigido ilegalmente o fuera de la medida legal (Código Tributario, 2007).
RIDE: Es un formato de representación impresa de un documento
electrónico (SRI, 2010).
XML: El formato XML conocido así por sus siglas en ingles Extensible
Markup Language, lenguaje extensibles de marcas, tiene la característica de
almacenar la información en forma legible y adaptable para diversas
plataformas (SII, 2014).
Nota de Crédito Desmaterializada: Una nota de crédito desmaterializada
es un documento que emite el Servicio de Rentas Internas el cual genera un
saldo o anotación electrónica en la cuenta virtual perteneciente al beneficiario.
Las notas de crédito desmaterializadas pueden ser utilizadas como saldos en
cualquier declaración de impuestos. La notas de créditos desmaterializadas
pueden ser libremente negociadas en las bolsas de valores de Guayaquil y
Quito así como en las casa de valores (SRI, 2010).
38
39
CAPÍTULO 2
2. Diagnóstico de la empresa
A continuación se dará a conocer los antecedentes de la empresa, sus
objetivos, políticas, situación económica, y demás aspectos que permitan
obtener una mayor comprensión de su situación actual, además se analizará
las áreas y procesos directamente involucrados a la problemática de la
investigación.
2.1. Reseña histórica de la empresa
El mayo de 1972 se crea Agripac bajo el concepto de compañía de
responsabilidad limitada, empezó sus actividades alquilando un local en el
sector céntrico de Guayaquil (Agripac S.A., 2015).
Figura 2.9 Primer Local Agripac
Fuente: Agripac, 2015
En julio de 1976 expande sus actividades a la región sierra, abriendo un
local en la ciudad de Quito. (Agripac S.A., 2015).
40
Figura 2.10 Inicios Agripac en Quito
Fuente: Agripac, 2015
En Enero de 1977 adquiere como sede la casa ubicada en las calles
General Córdova 623 y Padre Solano, centro de Guayaquil, la misma que
pertenecía a la Congregación de las siervas de María (Agripac S.A., 2015).
Figura 2.11 Edificio Córdova 623 y Padre Solano
Fuente: Agripac, 2015
41
En noviembre de 1983 la compañía se convierte en sociedad anónima
bajo el nombre de Agripac S.A., característica que la mantiene vigente (Agripac
S.A., 2015).
Figura 2.12 Agripac se convierte en Sociedad Anónima
Fuente: Agripac, 2015
En abril de 1991 Agripac expande su sede al adquirir el edifico ubicado en
la calle Córdova 615, inicialmente el bien inmueble contaba con dos, posterior a
la compra se realizó la construcción del tercer piso (Agripac S.A., 2015).
Figura 2.13 Segundo edifico principal Agripac
Fuente: Agripac, 2015
42
En 1993 Agripac comienza una etapa de expansión por media de la cual
inaugura 17 nuevas agencias, distribuidas en la región costa y sierra del
Ecuador (Agripac S.A., 2015).
Figura 2.14 Agripac Expansión Nacional
Fuente: Agripac, 2015
En 1994 Agripac crea el programa denominado La Escuelita Agripac, con
el fin de sintetizar los hábitos en la manipulación de los cultivos mediante la
práctica y la teoría (Agripac S.A., 2015).
Figura 2.15 Escuelita Agripac
Fuente: Agripac, 2015
43
En 1997 Agripac realiza la adquisición de una nueva planta denominada
Agrigrain, cuyo propósito es la comercialización de granos, adicionalmente la
empresa inicia el programa Plan Maíz con el fin de colaborar con el grupo
económico maicero del país (Agripac S.A., 2015).
Figura 2.16 Planta Agrigrain
Fuente: Agripac, 2015
En el 2010 Agripac logro la triple certificación del sistema de gestión
integrado. Adicionalmente se crea AeroAgripac con el fin de participar en el
área de la fumigación agrícola (Agripac S.A., 2015).
Figura 2.17 AeroAgripac
Fuente: Agripac, 2015
44
En el 2011 Agripac implementa la plataforma informática SAP, programa
que se ajustaba a los nuevos objetivos y necesidades de la empresa (Agripac
S.A., 2015).
Figura 2.18 Implementación del Sistema Sap en Agripac
Fuente: Agripac, 2015
En 2012 se crea una nueva agencia con sede en el cantón Amaguaña,
provincia del Pichincha, la cual cuenta con oficinas administrativas, punto de
venta y cinco bodegas de 1000mt2 cada una, lo que la convierte en uno de los
más grandes centros de distribución Agripac (Agripac S.A., 2015).
Figura 2.19 Centro de Acopio Amguaña
Fuente: Agripac, 2015
45
Líneas de Producción
En la actualidad la empresa cuenta con 9 líneas de producción:
División Agrícola
División Fertilizantes
División Semillas
División Salud Animal
División Acuacultura
División Consumo
División Químicos Industriales
Terminal de Fertilizantes
Aeroagripac
Plantas Industriales
La producción de la empresa Agripac se realiza en cuatro plantas
industriales, las cuales son: Celtec, Agrigain, Balanfarina, y Laquinsa.
La planta industrial Celtec ubicada en Guayaquil, posee una capacidad de
almacenamiento 1, 500,000.00 de kilo/litros mensuales y cuenta con una
bodega con capacidad para 1,200 toneladas, en esta planta se realiza los
fraccionamientos de productos.
La planta Agrigrain ubicada en Quevedo se dedica al procesamiento de
semillas de arroz y soya también cumple la función de centro de acopio de
maíz y soya, posee una capacidad de 1,150 toneladas de semillas al mes.
La planta industrial Balanfarina se dedica al procesamiento de
balanceados para camarón, pollo, ganado, cerdos y mascotas, está ubicada en
Duran y posee una capacidad de producción de 10,800 toneladas métricas de
balanceados mensuales.
Por último la planta industrial Laquinsa también ubicada en la ciudad de
Duran se dedica a la formulación de agroquímicos y posee una capacidad de
producción de 2, 800,000 litros al mes.
46
Puntos de Ventas a nivel nacional
La empresa cuenta con 161 puntos de ventas a nivel nacional, los cuales
se encuentran distribuidas en 3 de las cuatro regiones de nuestro país. La
región costa cuenta con el mayor número de agencias a nivel nacional 107, la
región sierra con 44 agencias y la región oriental con 10 agencias.
Figura 2.20 Puntos de ventas Agripac – Nivel nacional
Fuente: Agripac, 2015
2.2. Misión
Ofrecer soluciones integrales a través de la provisión de insumos de alta
calidad gracias a nuestra filosofía de servicio permanente.
2.3. Visión
Consolidar al grupo corporativo en todo el territorio ecuatoriano,
enfocando nuestro futuro en el cliente como base del éxito del negocio.
47
2.4. Objetivos Agripac
Satisfacer a nuestros clientes, cumpliendo con las especificaciones de
nuestros productos y servicios.
Realizar nuestras actividades productivas considerando el desarrollo
sustentable.
Mantener sitios seguros y saludables para nuestros colaboradores,
proveedores y visitantes.
2.5. Política
Producir, distribuir y comercializar insumos agropecuarios e industriales
de excelente calidad para satisfacer los requerimientos y expectativas del
mercado a nivel nacional e internacional, preservando el medio ambiente, así
como la salud, integridad y seguridad de todo el personal.
2.6. Organigrama de la empresa Agripac
La empresa Agripac está encabezada por su presidente el Ingeniero Colín
Armstrong, como se puede observar en la figura 2.13 la presidencia cuenta con
la asesoría del vicepresidente ejecutivo y el gerente de puntos de venta, y a su
vez tiene como inmediato inferior a la gerencia general, la cual está
representada por el Ingeniero Gustavo Wray.
La gerencia general cuenta a su disposición las áreas dirección comercial,
dirección de compras, dirección de finanzas, dirección de operaciones y de
recursos humanos; además de contar con la asesoría del departamento legal,
de sistemas, de auditoria interna, de administración de bienes y el
departamento de seguridad, ambiente y calidad.
Dentro del área de finanzas se encuentra el departamento de
contabilidad, como detalla la figura 2.14 la contadora general, ingeniera Laura
Delgado, es la responsable del departamento, a su vez el departamento de
contabilidad se encuentra dividido en cuatro áreas las cuales son el área de
costos, el área de anexos bancarios, el área de impuestos y el área de cuentas
por pagar.
48
Figura 2.21 Organigrama Estructural Agripac
Fuente: Agripac, 2015
49
Figura 2.22 Organigrama del departamento de contabilidad
Fuente: Agripac, 2015
50
2.7. Situación económica de la empresa
A lo largo de estos últimos años la empresa Agripa ha logrado mejorar y
optimizar sus operaciones, lo cual se ve reflejado la consolidación de sus
productos y marcas, además de los reconocimientos y el crecimiento
obtenidos. Son diversos los factores que le ha permitido a Agripac alcanzar
con eficiencia los objetivos planteados; entre los factores a destacar en estos
últimos años podemos mencionar a los programas y alianzas estratégicas, la
eficiencia de sus plantas industriales, la diversificación de sus líneas de
producción, y la expansión de los puntos de ventas.
En lo que respecta a la situación financiera el año 2014 resultó favorable
para la empresa, las ventas tuvieron un crecimiento del 22.4% en relación al
anterior año de igual manera el financiamiento a través de préstamos bancarios
descendió un 22%, esta cifra es un claro resultado de la optimización de los
recursos y operaciones comerciales y administrativas.
Figura 2.23 Informe económico Agripac 2014
Fuente: Agripac, 2015
51
La meta de ventas proyectada para el año 2014 fue de 260 millones de
dólares, sin embargo al finalizar el año se logró alcanzar los 276.9 millones,
obteniendo así una rentabilidad neta de 19 millones de dólares. El programa
entre el Ministerio de agricultura, ganadería y pesca (MAGAP) y la empresa
privada para el fomento agrícola, así como el programa Plan Semillas fueron
factores relevantes para poder alcanzar y superar la meta de ventas
proyectadas.
2.8. Proceso de lo comprobantes de retención-clientes
Los comprobantes de retención pueden ser emitidos por el cliente desde
el momento que se efectúa la venta y de acuerdo a las normativas tributarias el
emisor tiene un plazo de cinco días hábiles para otorgar el comprobante de
retención al sujeto objeto de la retención en este caso la empresa Agripac.
El cliente al momento de cancelar la compra está en capacidad de emitir
un comprobante de retención en la fuente, si bien es cierto la normativa
tributaria establece la obligación de emitir el comprobante de retención, la
decisión de acatar esta normativa es exclusivamente responsabilidad del
cliente, por lo cual él puede cancelar la totalidad del importe de la factura o
emitir un comprobante de retención y cancelar el valor restante en efectivo. En
el caso de que el cliente decida emitir un comprobante de retención inicia el
proceso.
Tabla 2.2 Volumen Mensual de Comprobantes de Retención
MESES PRE IMPRESO
% PRE IMPRESO ELECTRÓNICO %
ELECTRÓNICO TOTAL
Ago-15 4517 78% 1238 22% 5755Sept-15 4901 75% 1645 25% 6546Oct-15 4321 68% 2001 32% 6322Nov-15 4330 77% 1282 23% 5612Dic-15 7144 62% 4312 38% 11456Ene-16 3176 66% 1670 34% 4846Feb-16 5227 67% 2565 33% 7792
33616 14713 48329
Elaborado por el autor
52
Para indicar el proceso de los comprobantes de retención emitidos por los
clientes hay que mencionar a las áreas involucradas, las cuales son los puntos
de venta, el área de anexos bancarias, y el área de impuesto, las dos últimas
pertenecientes al departamento de contabilidad.
El promedio mensual de comprobantes de retención a la fuente que
maneja la empresa Agripac es 6,900.00, de los cuales el 70% corresponde a
comprobantes pre impresos y mientras que los comprobantes de retención
electrónicos representan el 30% del total. Esta información corresponde a los
comprobantes de retención válidos recibidos desde el mes de agosto 2015
hasta febrero 2016, podemos apreciar que el volumen de comprobantes de
retención pre impresos es mayor al de los comprobantes electrónicos
2.8.1. Agencias–Puntos de ventas
Las Agencias o puntos de ventas son la fuente de entrada del proceso de
recepción, validación y custodio de comprobantes de retención en la empresa
Agripac, debido a que son los encargados de realizar la facturación y captar los
recaudos de las ventas, dentro de los que se incluye a los comprobantes de
retención, el personal de los puntos de ventas están conformados por el Jefe
de Agencia y su ayudante.
El proceso se origina cuando el cliente emite un comprobante de
retención por la compra realizada, el personal del almacén recibe el
comprobante de retención original, realiza una breve revisión del documento,
para posteriormente ingresar la información al sistema mediante un recibo de
cobro, el cual se verá reflejado en el anexo bancario del día.
El anexo bancario es un reporte de la información de las ventas y
recaudos del día realizados por la agencia, este reporte debe llevar adjunto los
documentos originales que sirven para respaldar lo recaudado, como son las
papeletas de depósito, vales de caja, vouchers, confirmaciones de las
transferencias bancarias de pagos recibidos y los comprobantes de retención
emitidos por clientes. En el caso de los comprobantes de retención electrónicos
los puntos de ventas adjuntan al anexo la impresión del RIDE.
53
Figura 2.24 Recibo de Cobro Cliente
Fuente: Sistema SAP Agripac, 2015
Figura 2.25 Información de Recaudos
Fuente: Sistema SAP Agripac, 2015
54
Figura 2.26 Información de ventas
Fuente: Sistema SAP Agripac, 2015
Figura 2.27 Resumen Cuadre de Caja
Fuente: Sistema SAP Agripac, 2015
55
Una vez que el punto de venta elabora los anexos bancarios estos son
enviados al departamento de contabilidad, específicamente al área de anexos
bancarios, el cual está ubicado en la matriz principal en el centro de Guayaquil.
El personal de los puntos de ventas tiene la obligación de al menos una vez por
semana enviar vía Courier los anexos bancarios con sus respectivos soportes.
2.8.2. Área de Anexos bancarios-Contabilidad
El área de anexos Bancarios está encargada de revisar y llevar un control
de los anexos bancarios de todas las agencias de la empresa, sus principales
funciones son cuadrar el anexo, revisar que el anexo tenga los respectivos
soportes, realizar las correcciones en el caso de que existan errores en los
registros, además de informar las inconsistencias que se presenten.
En lo que respecta a los comprobantes de retención la revisión que el
personal de anexos bancarios realiza consiste en verificar que el valor total de
retenciones ingresadas en el sistema coincida con el valor total de las
retenciones físicas adjuntadas en el anexo bancario.
Luego de realizar el cuadre los comprobantes de retención serán
enviados al área de Impuestos y en los casos en que los totales no coincidan el
área se comunica con el almacén para informar la anomalía.
2.8.3. Área de impuestos–contabilidad
Los asistentes contables del área de impuestos son los encargados de
receptar todos los comprobantes de retención a nivel nacional, los cuales son
entregados por el área de anexos bancarios, otra de sus actividades es revisar
que los comprobantes de retención sean válidos y cumplan con las normativas
tributarias.
Una vez concluida la revisión los comprobantes de retención que
presentan inconsistencias son regresados a la agencia para que el personal de
la misma contacte al cliente y solicite la emisión de un nuevo comprobante. Los
comprobantes válidos son conciliados en el sistema, y posteriormente
archivados.
56
Figura 2.28 Diagrama de Proceso–Retenciones a la fuente cliente
Elaborado por el autor
57
2.8.4. Descripción de los controles
Puntos de Venta
El control por parte del personal de los puntos de venta consiste en
revisar que el comprobante de retención entregado por el cliente ha sido
emitido de manera correcta y entregado en el plazo establecido por la ley, sin
embargo este primer filtro no es eficiente debido a que el personal de los
puntos de ventas son profesionales especializados en ciencias agrícolas o
veterinarias, mas no administrativas ni tributarias, por este motivo la revisión
que efectúan al comprobante de retención tiene muchas limitaciones.
Con respecto al tema del envió de los anexos bancarios, a pesar de estar
establecido que el anexo tiene un tiempo máximo de tres días para ser
enviado, en muchos casos las agencias incumplen con los plazos establecidos
y los anexos bancarios llegan en forma tardía lo cual retrasa el proceso.
Área de Anexos Bancarios
En lo que respecta al control efectuado por esta área, este se limita a la
verificación de los totales que detalla el anexo bancario contra el físico
adjuntado en el anexo. Solo se efectúa este control debido a que realizar una
revisión detallada de cada uno de los comprobantes de retención aumentaría
en forma significativa la carga operativa de esta área. Una vez realizada la
cuadratura del anexo bancario los comprobantes de retención son entregados
al departamento de impuestos.
En los casos en que el valor total de que las retenciones físicas no
coincida con lo que indica el anexo bancarios el personal de esta área debe
informar los puntos de venta, sin embargo una vez informada la anomalía no se
da el seguimiento oportuno.
También cabe indicar que el área de anexos bancarios no elabora un
detalle de las retenciones que los almacenes no envían, por lo cual el
departamento de impuestos no puede determinar el volumen de las retenciones
faltantes.
58
Área de Impuestos
El área de impuestos es el último filtro del proceso, el control efectuado
por esta área es más especializado que los mencionados anteriormente, dicho
control consiste en verificar que cada comprobante de retención cumpla con los
requisitos exigidos por las normativas tributarias, también se encargan de
constatar que el comprobante de retención este ingresado correctamente en el
sistema y de no ser el caso tomar las medidas correctivas necesarias.
Otra función del área es controlar que todos los comprobantes de
retención ingresados al sistema reposen físicamente en nuestros archivos, sin
embargo cabe indicar que esta revisión se la realiza de forma anual, en las
cuales se evidencia que existen registros por los cuales no existe el físico del
comprobante de retención. Con respecto a los comprobantes de retención
electrónicos no está establecido como obligación él envió magnético de los
documentos RIDE y XML por parte de los puntos de venta.
2.9. Comprobantes de retención con inconsistencias
Los comprobantes de retención pierden su validez tributaria cuando
poseen error de digitación de datos, error en el cálculo de retención o falta de
firma del Agente de Retención. Se realizó una verificación a los documentos del
periodo fiscal 2016 para constar si actualmente se presentan éstos errores.
Existen casos donde el campo que detalla el número de comprobante de
venta objeto de retención no está escrito o digitado incorrectamente por parte
del cliente, ya sea que tan solo un dígito no sea el correcto la administración
tributaria considera al documento sin validez. Como se observa en el
comprobante de retención entregado por el cliente Álvarez Álvarez Holgar Juan
el número de comprobante de venta que se detalla es el 151001-000027042,
sin embargo luego de la respectiva revisión se logró identificar que el número
de factura objeto de la retención es el 151001-00002045, el ultimo digito no es
correcto lo cual genera que este comprobante de retención pierda su validez
tributaria.
59
Figura 2.29 Comprobante de Retención-Error en número de Factura
Fuente: Agripac, 2016
Otro motivo por el cual un comprobante de retención no es válido ante la
administración tributaria es por la inconsistencia en los periodos fiscales, como
podemos observar el comprobante de retención del cliente Rosero Salame
Silvana del Carmen fue emitido en enero del 2016, sin embargo el periodo
fiscal corresponde al año 2015.
Figura 2.30 Comprobante de Retención-Error Periodo Fiscal
Fuente: Agripac, 2016
60
La base imponible utilizada para el cálculo del valor retenido en el
comprobante debe ser la indicada en la normativa tributaria. En esta ocasión el
cliente Arteaga Vera Guido Alfredo considero como base imponible el total de
la factura, lo cual no es lo correcto debido a que la normativa establece que
para el cálculo del impuesto al renta se debe considerar el subtotal sin incluir el
IVA, es decir el valor retenido es incorrecto, por este motivo el valor el
comprobante retención no tiene validez.
Figura 2.31 Comprobante de Retención-Error Base imponible
Fuente: Agripac, 2016
Cuando un comprobante de retención es emitido fuera del periodo de
autorización que detalla el mismo, es considerado inválido ya sea que el
comprobante fuese emitido en una fecha anterior al periodo de autorización o
en su defecto fue emitido posteriormente.
En este caso el comprobante de retención del cliente Elvia Hortencia
Aguirre Mendoza fue emitido con fecha 12 de enero 2016, sin embargo el
periodo de autorización que detalla el comprobante empieza a partir del 19 de
enero 2016, es decir fue emitido fuera del período de autorización establecido
por lo cual el comprobante de retención es inválido.
61
Figura 2.32 Comprobantes de Retención-Error fecha de autorización
Fuente: Agripac, 2016
El comprobante de retención que se detalla presenta alteraciones se
puede observar como el número de RUC esta sobrescrito, lo cual no es
permitido por las normativas tributarias, las mismas que indican que los
comprobantes de ventas y retención no deben presentar tachones, borrones o
enmendaduras, y por ende pierde su validez tributaria.
Figura 2.33 Comprobante de Retención - Tachones, enmendaduras
Fuente: Agripac, 2016
62
2.10. Análisis tributario
Para efecto de este análisis se tomó como referencia los reclamos
administrativos por pago en exceso del impuesto a la renta que se han
realizado en los ejercicios fiscales correspondientes a los años 2010 y 2012.
2.10.1. Reclamo ejercicio fiscal 2010
El 9 de Abril del 2014 la empresa Agripac presentó la solicitud de pago en
exceso por retenciones de impuesto a la renta, en la cual se solicitó al
organismo rector tributario el Servicio de Rentas Internas la devolución del
valor de US$369,033.34 dólares que es el monto de retenciones en la fuente
efectuadas a la empresa en el ejercicio fiscal 2010, las mismas que no fueron
utilizadas en el pago de impuesto a la renta del año en mención.
Tabla 2.3 Declaración Impuesto a la Renta Agripac, 2010
Detalle Casillero Valor USDUtilidad Gravable 819 5890849Utilidad a Reinvertir y Capitalizar 831 650000Saldo Utilidad Gravable 832 5240849Total Impuesto Causado 839 1407712(-) Anticipo Determinado correspondiente al ejercicio fiscal corriente 841 1410997(=) Impuesto a la Renta causado Mayor que el Anticipo determinado 842 0(+) Saldo Pendiente de pago del Anticipo 845 900024,2(-) Retenciones en la fuente que le realizaron en el ejercicio fiscal 846 921744,3(-) Retenciones por Dividendos Anticipados 847 87279,28(-) Crédito Tributario de Años Anteriores 850 0(-) Crédito Tributario Generado por Impuesto a la Salida de Divisas 851 260034Saldo a favor contribuyente 869 369033,3
Fuente: Resolución Nª109012014RREC068301, 2014
El 22 de Agosto del 2014 el Servicio de Rentas Internas mediante la
resolución Nº 109012014RREC068301 resuelve reconocer a la empresa la
cantidad de US$ 315,351.70 dólares por el pago en exceso por concepto de
retenciones en la fuente del impuesto a la renta correspondiente al periodo
fiscal 2010.
63
Tabla 2.4 Resumen SRI Ejercicio Fiscal 2010
Detalle Casillero Valor USDUtilidad Gravable 819 5890849Utilidad a Reinvertir y Capitalizar 831 650000Saldo Utilidad Gravable 832 5240849Total Impuesto Causado 839 1407712(-) Anticipo Determinado correspondiente al ejercicio fiscal corriente 841 1410997(=) Impuesto a la Renta causado Mayor que el Anticipo determinado 842 0(+) Saldo Pendiente de pago del Anticipo 845 900024,2(-) Retenciones en la fuente que le realizaron en el ejercicio fiscal 846 876121,8(-) Retenciones por Dividendos Anticipados 847 81578,02(-) Crédito Tributario de Años Anteriores 850 0(-) Crédito Tributario Generado por Impuesto a la Salida de Divisas 851 257676,1Saldo a favor contribuyente 869 315351,7
Fuente: Resolución Nª109012014RREC068301, 2014
El valor no reconocido a la empresa por el reclamo del ejercicio fiscal
2010 ascendió US$ 53,681.64 dólares, del cual US$ 45,622.52 corresponden a
retenciones a la fuente. Dentro este rubro US$ 2,897.23 dólares se deben a
comprobantes de retención que no fueron presentados en el reclamo es decir
no se contaba con el documento físico y US$ 42,725.29 corresponden a
comprobantes de retención rechazados por la administración tributaria.
Tabla 2.5 Detalle comprobantes de retención rechazados, 2010
Detalle Total USDCorresponde a Otro Ejercicio Fiscal 1.331,03Emitido Fuera del Periodo de Validez 2.612,67Comprobante de Retención Ilegible 679,53No permite Verificar Validez 1.470,41No señala el Ejercicio Fiscal 614,92Comprobante de Retención Repetido 2,26Sin Firma del Agente de Retención 30.809,92Sin Fecha de Emisión del Comprobante de Retención 2.368,35No es Comprobante de Retención 2.836,20TOTAL 42.725,29
Fuente: Resolución Nª109012014RREC068301, 2014
64
2.10.2. Reclamo ejercicio fiscal 2012
El 20 de Abril del 2014 la empresa Agripac presentó la solicitud
administrativa de pago en exceso por retenciones de impuesto a la renta, en la
cual solicitó al organismo rector tributario el Servicio de Rentas Internas se
reintegre la cantidad de US$ 1 717,245.47 dólares, del cual US$ 1 274,451.28
dólares correspondía a retenciones en la fuente del Impuesto a la Renta que le
efectuaron a la empresa en el periodo fiscal 2012 y US$ 495,471.63 dólares
por retenciones del Impuesto a la Salidas de Divisas del periodo fiscal en
mención. Estos valores se habían pagado excesivamente en el ejercicio
económico del año 2012.
Tabla 2.6 Declaración Impuesto a la Renta Agripac, 2012
Detalle Casillero Valor USDTotal Impuesto Causado 839 1638516(-) Anticipo Determinado correspondiente al ejercicio fiscal corriente 841 1738705(=) Impuesto a la Renta causado Mayor que el Anticipo determinado 842 0(+) Saldo Pendiente de pago del Anticipo 845 1096868(-) Retenciones en la fuente que le realizaron en el ejercicio fiscal 846 1221774(-) Retenciones por Dividendos Anticipados 847 52677,44(-) Crédito Tributario Años Anteriores 50 0(-) Crédito Tributario Generado por Impuesto Salidas de Divisas 851 1539662Saldo de Impuesto a Pagar 859Saldo a favor contribuyente 869 1717245
Fuente: Resolución Nª109012015RDEV008882, 2015
El 26 de Enero del 2015 el Servicio de Rentas internas mediante la
resolución Nº 109012015RDEV008882 resuelve reconocer a la empresa la
cantidad de US$ 1 550,101.97 dólares por el pago en exceso por concepto de
impuesto a la renta correspondiente al periodo fiscal 2012. Cabe indicar que en
este reclamo se realizó una impugnación a la primera resolución emitida por el
Servicio de Rentas Internas ya que en primera instancia solo se resolvió
reconocer la cantidad US$ 956,625.57 dólares.
65
Tabla 2.7 Liquidación de Impuesto a la Renta Agripac, 2012
Detalle Instancia Valor USDValor Reintegrado mediante resolución Nº 109012014RREC061698 1º RESOLUCION 956625,57
Valor Reintegrado mediante resolución Nº 109012015RDEV008882 VALOR IMPUGNADO 146374,91
Saldo Crédito Tributario por Impuesto Salida de Divisas Año 2012 VALOR IMPUGNADO 447101,49
Total Reintegro Reclamo 2012 1550102
Fuente: Resolución Nª109012015RDEV008882, 2015
En el reclamo de pago indebido por concepto de impuesto a la renta
correspondiente al ejercicio fiscal del año 2012 del valor de las retenciones en
las fuentes que se solicitó US$ 1’221,773.84 dólares, se devolvió US$
1’103,000.48 dólares. Los valores no devueltos corresponden a retenciones en
la fuente no encontradas por el valor de US$114,886.69 dólares, y a
comprobantes sin firmas de agente de retención por el valor de US$ 3,886.67
dólares.
Tabla 2.8 Comprobantes de retención rechazados, 2010
Detalle Total USDValor solicitado por retenciones en la fuente que le realizaron 1.221.773,84
(-) Comprobantes de retencion no encontrados 114.886,69
(-) Comprobantes de retencion sin firma del agente de retencion 3.886,67
Total 1.103.000,48
Fuente: Resolución Nª109012015RDEV008882, 2015
66
2.11. INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL DIAGNÓSTICO
1. ¿Cuánto tiempo lleva laborando en la empresa?
Objetivo
Conocer el tiempo que el jefe de almacén lleva laborando en la empresa.
Tabla 2.9 Tiempo de trabajo
Detalle Frecuencia PorcentajeMenos de un año 13 10%1 a 2 años 36 27%Más de tres años 83 63%TOTAL 132 100%
Elaborado por el autor
Figura 2.34 Tiempo de trabajo
10%
27%
63%
Menos de un año 1 a 2 años Más de tres años
Elaborado por el autor
Análisis e interpretación:
El 63% de los encuestados ha laborado más de 3 años en la empresa, el
27% de 1 a 2 años y el 9% lleva laborando menos de un año.
67
2. ¿Ha emitido o emite comprobantes de retención a la fuente?
Objetivo
Identificar cuantos jefes de almacén que han emitido o emiten
comprobantes de retención, por lo cual conocen la función del mismo.
Tabla 2.10 Emisión de Comprobantes de Retención
Detalle Frecuencia PorcentajeSi 16 12%No 116 88%TOTAL 132 100%
Elaborado por el autor
Figura 2.35 Emisión de Comprobantes de Retención
12%
88%
Si No
Elaborado por el autor
Análisis e Interpretación:
El 88% de los encuestados no ha emitido comprobantes de retención,
mientras que el 12% si ha emitido.
68
3. ¿Con qué frecuencia recibe los comprobantes de retención a la fuente?
Objetivos
Conocer el volumen de retenciones en la fuente que se receptan en los
puntos de ventas.
Tabla 2.11 Frecuencia Emisión Comprobantes de Retención
Detalle Frecuencia PorcentajeMuy Frecuente 61 46%A menudo 52 40%Rara vez 19 15%TOTAL 132 100%
Elaborado por el autor
Figura 2.36 Frecuencia Emisión Comprobantes de Retención
46%
40%
15%
Muy Frecuente A menudo Rara vez
Elaborado por el autor
Análisis e Interpretación
Podemos determinar que el 46% de los encuestados recibe
comprobantes de retención muy frecuentemente, mientras que el 40% de los
encuestados los recibe a menudo y el 15% rara vez reciben comprobantes de
retención.
69
4. ¿Conoce usted la función de un comprobante de retención?
Objetivos
Conocer el grado de conocimiento de los jefes de almacén con respecto a
la función que cumple un comprobante de retención.
Tabla 2.12 Función Comprobante de Retención
Detalle Frecuencia PorcentajeSi 83 63%No 49 37%TOTAL 132 100%
Elaborado por el autor
Figura 2.37 Función Comprobante de Retención
63%
37%
Si No
Elaborado por el autor
Análisis e Interpretación
Podemos determinar que el 63% de los encuestados dicen conocer la
función del comprobante de retención, mientras que el 37% desconoce la
función del comprobante.
70
5. ¿Conoce usted que sucede cuando los comprobantes de retención incumplen las normativas tributarias establecidas por el Servicio de Rentas Internas?
Objetivo
Conocer el nivel de conocimiento de los jefes de almacén acerca de las
sanciones o inconvenientes ocasionados por los comprobantes de retención
que no cumplen con las normativas tributarias.
Tabla 2.13 Incumplimiento de normativas tributarias
Detalle Frecuencia PorcentajeSi 53 40%No 79 60%TOTAL 132 100%
Elaborado por el autor
Figura 2.38 Incumplimiento de normativas tributarias
40%
60%
Si No
Elaborado por el autor
Análisis e Interpretación
Podemos determinar que el 60% de los encuestados desconoce que
sucede cuando un comprobante de retención incumple las normativas
tributarias establecidas por el Servicio de Rentas Internas; mientras que el 40%
si tiene conocimiento al respecto.
71
6. ¿Usted considera importante revisar los comprobantes de retención al momento de ser recibidos?
Objetivos
Conocer la opinión de los jefes de almacenes acerca de la importancia de
la revisión de los comprobantes de retención.
Tabla 2.14 Importancia de los comprobantes de retención
Detalle Frecuencia PorcentajeSi 129 98%No 3 2%TOTAL 132 100%
Elaborado por el autor
Figura 2.39 Importancia de los comprobantes de retención
98%
2%
Si No
Elaborado por el autor
Análisis e Interpretación
Podemos determinar que el 98% de los encuestados considera
importante revisar los comprobantes de retención en el momento de ser
recibidos, mientras que el 2% no lo considera importante.
72
7. ¿Conoce usted si la empresa ha tenido algún tipo de inconveniente por causa de los comprobantes de retención a la fuente?
Objetivos
Identificar el grado de conocimiento de los jefes de almacenes con
respectos a los litigios tributarios que la empresa ha tenido a causa de los
comprobantes de retención en la fuente.
Tabla 2.15 Inconvenientes comprobantes de retención
Detalle Frecuencia PorcentajeSi 21 16%No 111 84%TOTAL 132 100%
Elaborado por el autor
Figura 2.40 Inconvenientes comprobantes de retención
16%
84%
Si No
Elaborado por el autor
Análisis e interpretación
Podemos determinar que el 84% de los encuestados no conoce si la
empresa ha tenido inconvenientes por causa de los comprobantes de
retención, mientras que el 16% si tienen conocimiento al respecto.
73
8. ¿Qué tan relevante es para usted el impacto de los comprobantes de retención en la empresa?
Objetivos
Identificar la perspectiva de los jefes de almacén con respecto al impacto
que genera un comprante de retención en la empresa.
Tabla 2.16 Impacto de los comprobantes de retención
Detalle Frecuencia PorcentajeRelevante 121 92%Poco Relevante 7 5%Irrelevante 4 3%
TOTAL 132 100%
Elaborado por el autor
Figura 2.41 Impacto de los comprobantes de retención
92%
5%
3%
Relelvante Poco Relevante Irrelevante
Elaborado por el autor
Análisis e Interpretación
Podemos determinar que el 92 % de los encuestados considera relevante
el impacto de los comprobantes de retención en la empresa, el 5% lo considera
relevante, mientras que el 2% considera que el impacto es irrelevante.
74
9. ¿Usted considera adecuados los controles existentes al momento de recibir los comprobantes de retención de impuesto a la renta?
Objetivo
Conocer la opinión que tienen los jefes de almacén a cerca de los
controles actuales que se rigen los procesos involucrados en la recepción de
los comprobantes de retención.
Tabla 2.17 Controles actuales en la recepción de comprobantes
Detalle Frecuencia PorcentajeSi 87 66%No 3 2%Sí, pero necesita mejorar 42 32%
TOTAL 132 100%
Elaborado por el autor
Figura 2.42 Controles actuales en la recepción de comprobantes
66%
2%
32%
Si No Si, pero necesita mejorar
Elaborado por el autor
Análisis e Interpretación
Podemos determinar que el 86% de los encuestados consideran que los
controles actuales en la recepción de comprobantes de retención de impuesto
a la renta son adecuados, mientras que el 2% no los consideran adecuados, y
el 32% los considera adecuados sin embargo creen que necesitan mejorar.
75
10. ¿El grado de interés que usted tiene con respecto a este tema lo considera?
Objetivos
Conocer el nivel de interés que poseen actualmente los jefes de almacén
con respecto al tema de los comprobantes de retención en la fuente.
Tabla 2.18 Nivel de intereses comprobantes de retención
Detalle Frecuencia PorcentajeAlto 100 76%Mediano 32 24%Bajo 0 0%
TOTAL 132 100%
Elaborado por el autor
Figura 2.43 Nivel de intereses comprobantes de retención
76%
24%
Alto Mendiano Bajo
Elaborado por el autor
Análisis e Interpretación
Podemos determinar que el 76% de los encuestados tiene un alto grado
de interés con respecto a este tema, mientras que el 24% tiene un mediano
grado de interés.
76
11. ¿Estaría interesado en recibir talleres o capacitaciones con respecto al tema de los comprobantes de retención de impuesto a la renta?
Objetivo
Conocer el nivel de disposición por parte de los jefes de almacén a recibir
talleres o capacitaciones que refuercen sus conocimientos tributarios en el área
de comprobantes de retención.
Tabla 2.19 Predisposición a talleres y capacitaciones
Detalle Frecuencia PorcentajeSi 131 99%No 1 1%
TOTAL 132 100%
Elaborado por el autor
Figura 2.44 Predisposición a talleres y capacitaciones
99%
1%
Si No
Elaborado por el autor
Análisis e Interpretación
77
Podemos determinar que el 99% de los encuestados eta interesado en
recibir talleres o capacitaciones acerca de los comprobantes de retención,
mientras que el 1% no tiene interés al respecto.
CAPÍTULO 3
3. Propuesta
La propuesta de este trabajo de investigación tiene como objetivo
establecer el rediseño de los procesos y controles relacionados a la recepción,
validación y custodia de los comprobantes de retención de la empresa Agripac.
3.1. Almacenamiento de los comprobantes electrónicos en línea
El almacenamiento de los comprobantes de retención electrónicos se
deberá realizar mediante una herramienta digital, como es el sistema de
almacenamiento en línea conocido como nube. Este proceso deberá estar a
cargo del personal del área de impuestos, quienes son los actuales
responsables de la custodia de los mencionados documentos.
Este sistema le permite al usuario almacenar una determinada cantidad
de información en el servidor del proveedor del servicio. La cantidad de
información que se puede almacenar depende del plan de almacenamiento que
se adquiera.
Con este servicio el usuario almacenará los RIDE y los archivos XML
correspondientes a los comprobantes de retención, de esta manera se podrán
contar con un respaldo seguro y confiable para esta clase de documentos. A
continuación se detalla los planes de almacenamiento de los proveedores
Google con su producto Drive, Microsoft con One Drive y Yahoo con Dropbox.
La compañía Google fue fundada en el año de 1998 por Larry Page y
Segey Brin, ambos estudiantes de la Universidad de Stanford, quienes en el
78
año 1995 desarrollaron un motor de búsqueda al cual lo nombraron BackRub,
posteriormente este cambiaría su nombre a Google. El motor de búsqueda de
contenido en línea, tiene como objetivo ayudar al usuario a conseguir la
información que necesita de forma sencilla y rápida. A través del tiempo
Google ha diversificado sus líneas, ofreciendo a sus usuarios una gran
variedad de productos entre los que destacan Gmail, Google Drive, Google
Chrome, Google Maps; actualmente la compañía cuenta con más de 40,000
colaboradores (Google, 2015).
Tabla 3.20 Tarifa Plan de Almacenamiento
Almacenamiento total
Tarifa mensual Usuario
15 GB Gratis 1 usuario100 GB $1,99 1 usuario1 TB $9,99 1 usuario10 TB $99,99 1 usuario20 TB $199,99 1 usuario30 TB $299,99 1 usuario
Fuente: Google, 2016
Microsoft
La compañía Microsoft se fundó en el año de 1975 por Bill Gates y Paul
Allen, inicialmente se dedicaron a crear y distribuir hardware y software,
Microsoft brinda una gran variedad de productos y asistencia tecnológica tanto
a individuos naturales como a empresas, entre sus productos más destacados
podemos mencionar a Windows y Office con todos sus elementos en el que se
incluye One Drive. La misión de la compañía es ayudar a los individuos y
compañías a desarrollar su máximo potencial por medio de la tecnología.
Microsoft cuenta con oficinas a nivel mundial, siendo su sede principal
Washington, Estados Unidos (Microsoft, 2012).
79
Tabla 3.21 Tarifa Plan de Almacenamiento de One Drive
Almacenamiento total
Tarifa mensual Usuario
15 GB Gratis 1 usuario57 GB en total $4,49 1 usuario107 GB en total $7,49 1 usuario207 GB en total $11,49 1 usuario1 TB $12,50 1 usuario
Fuente: Microsoft, 2016
Dropbox
Dropbox es una empresa de tecnología que brinda servicios de
almacenamiento en línea, fue fundada por Arash Ferdowsi y Drew Houston en
el año 2007. La empresa actualmente posee cerca de 400 millones de
usuarios, el objetivo de la empresa es crear un producto fácil de usar y que
genere confianza en el individuo o empresa que lo utilice, Dropbox mantiene
una alianza estratégica con Yahoo, por este motivo todos los usuarios que
posean una cuenta de correo de Yahoo cuentan con Dropbox como su servidor
de almacenamiento en línea.
Tabla 3.22 Tarifa Plan de Almacenamiento Dropbox
Almacenamiento total Tarifa mensual Usuario
2 GB Gratis 1 usuario16 GB Gratis/con publicidad 1 usuario16 GB $4,00 1 usuario1 TB $10,00 1 usuarioIlimitado $15,00 5 usuarios
Fuente: Dropbox, 2016
Se considera que el plan de almacenamiento en línea de 100 GB del
proveedor Google Drive es el que más se adapta a las necesidades y
características de Agripac, debido a que actualmente la empresa cuenta con el
servicio de Gmail proporcionado por el mismo proveedor, además
económicamente la oferta de Google es la más conveniente. El valor total anual
80
por el plan de almacenamiento en línea de 100 GB para los 3 usuarios del
departamento de impuestos seria de US$71.64 dólares.
Tabla 3.23 Plan almacenamiento-Departamento de Impuestos
PLAN 100 GB
NÚMEROS DE
USUARIOTARIFA TOTAL
MENSUAL 3 $1,99 $5,97ANUAL 3 $23,88 $71,64
Elaborado por el autor
Para complementar esta medida el departamento de impuestos deberá
exigir a los puntos de ventas él envió de forma magnética del RIDE así como
del archivo XML, actualmente los puntos de ventas tan solo envían como
soporte el documento RIDE impreso.
3.2. Capacitaciones puntos de ventas
Fortalecer los controles en los puntos de ventas mediante capacitaciones.
Se pudo comprobar a través de las encuestas realizadas al personal de los
puntos de venta de la empresa el alto grado de interés que ellos tiene con
respecto al tema de los comprobantes de retención, de igual manera se
comprobó que ellos cuentan con una gran disposición a recibir capacitaciones
acerca de este tema.
Para las capacitaciones se considerará a todos los jefes de almacén de
los puntos de ventas y a uno de sus ayudantes, en las capacitaciones se
desarrollará como tema principal la correcta aplicación del Reglamento de
comprobantes de venta, retención y documentos complementarios,
enfocándose exclusivamente en los comprobantes de retención, de igual
manera se tratará otros puntos tales como la importancia de los comprobantes
de retención, así como el impacto que estos documentos generan en la
empresa y por ende repercuten en sus trabajadores.
El propósito de estas capacitaciones es instruir al personal de los puntos
de ventas acerca de las normativas y requisitos a las que un comprobante de
81
retención está sujeto, de igual manera darles a conocer la importancia y
relevancia de este tema.
3.2.1. Presupuesto de capacitaciones
El presupuesto estimado para realizar las capacitaciones a nivel nacional
asciende a US$12,136.00 dólares, en el que se incluye los viáticos para
movilización de los jefes de agencia y ayudantes hacia el punto de encuentro
de la capacitación, Guayaquil en el caso del grupo 1 y Quito en el caso del
grupo 2, también se incluye los viáticos del contador tributario en su viaje y
estadía en Quito, de igual manera esta cubiertos los gastos de los refrigerios en
los recesos.
Tabla 3.24 Presupuesto de Capacitación
VIÁTICOS MOVILIZACIÓN GRUPO 1 Y 2 $12.136,00VIATICO CONTADOR TRIBUTARIO/CAPACITACIÓN REGIÓN SIERRA
$530,00
VIAJE A QUITO-4 PASAJES $200,00HOTEL-6 NOCHES $240,00VIATICO DIARIO - 6 DÍAS $90,00ALIMENTACIÓN RECESO $540,00TOTAL $13.206,00
Elaborado por el autor
3.2.2. Cronograma de actividades
Las capacitaciones serán dictadas por el contador tributario de la
empresa, para lograr una mejor organización y captación por parte de los
asistentes se segmentará a los puntos de ventas en dos grupos, el personal de
la región costa, y el personal de la región sierra y oriente.
Como se observa en la tabla 3.6 los primeros en recibir las capacitaciones
serán jefes de almacén de los puntos de venta de la región costa,
posteriormente los ayudantes de la región costa, en la semana 3 se capacitará
a los jefes de almacén de la región sierra y oriente y finalmente en la semana 4
recibirán capacitaciones los ayudantes de la región sierra y oriente.
82
El tiempo estimado de las capacitaciones es de tres días, con el fin de no
afectar significativamente las actividades de los puntos de venta se realizaran
las capacitaciones pasando un día, sin embargo en el caso de las
capacitaciones realizadas a los puntos de venta de la región sierra y oriente
serán de forma continua debido a temas logísticos.
Cada reunión tendrá un tiempo estimado de 6 horas, se incluye la hora de
receso; se estima que la duración total para realizar las capacitaciones de
todos los grupos sea de un mes.
83
Tabla 3.25 Cronograma de Capacitaciones
Elaborado por el autor
84
Tabla 3.26 Programa de Actividades-Día 1 Capacitación
Elaborado por el autor
85
Tabla 3.27 Programa de Actividades-Día 2 Capacitación
Elaborado por el autor
86
Tabla 3.28 Programa de Actividades-Día 3 Capacitación
Elaborado por el autor
87
3.3. Control en la validación de los comprobantes de retención
Elaborar detalles semanales de los comprobantes de retención recibidos y
no recibidos. Para mejorar el proceso es necesario que el departamentos de
impuestos tenga conocimiento de la cantidad de comprobantes de retención
que no recibe, por este motivo el departamento de anexos bancarios deberá
elaborar un detalle semanal de los comprobantes de retención recibidos y no
recibidos, esta responsabilidad será asignada a esta área debido a que una de
sus funciones es realizar la validación entre los comprobantes de retención
físicos adjuntado en el anexo bancario y lo registrado en el sistema. Este
detalle deberá ser entregado al departamento de impuestos quienes se
encargarán de dar seguimiento a los comprobantes de retención que han sido
registrados y no enviados al departamento contable.
Tabla 3.29 Formato – Comprobantes de retención entregada
Nª Factura Fecha de Entrega Nª Doc. Nª de Comprobante
de retención Importe
002004-000051736 29.01.2016 403545962 001002-000000047 3,96002004-000051621 27.01.2016 403546188 001002-000000042 39,78001004-000031882 19.01.2016 403548801 001020-000000347 4,98006004-000021758 22.01.2016 403546970 005015-000024995 26,5165002-000023465 06.01.2016 403548368 001002-000006602 54,25
Elaborado por el autor
Tabla 3.30 Formato – Comprobantes de retención no entregados
Nª FacturaFecha Anexo Bancario
Nª Doc.Nª de
Comprobante de retención
Importe
004001-000000107 04.01.2016 401201610 004001-000000107 13,03001001-000001530 04.01.2016 401201615 001001-000001530 4,82001001-000001473 04.01.2016 401201615 001001-000001473 21001001-000010976 04.01.2016 401201615 001001-000010976 9,99001001-000002356 04.01.2016 401201617 001001-000002356 0,76
Elaborado por el autor
88
3.4. Digitalización de comprobantes de retención pre impresos
Emplear los servicios de digitalización de la información para los
comprobantes de retención reimpresos a través de la implementación de este
servicio se podrá contar con un respaldo magnético de todos los comprobantes
de retención pre impresos, lo cual evitaría el extravió de los documentos, de
igual manera otra de las ventajas digitalización de información es el control y
ahorro del tiempo, ya que al tener una base de información organizada se
agilitan los proceso involucrados en los reclamos de pago en exceso del
impuesto a la renta, y se además se obtiene un eficiente control de la
información.
A continuación se hará mención de las principales opciones de
proveedores del servicio de digitalización de la información.
OFISTORE S.A.
Ofistore es una compañía de origen ecuatoriano que inicio sus actividades
el 2007 como proveedora de utensilios de impresión. Con el transcurso del
tiempo la compañía fue diversificando sus servicios, incursionando en campos
como el outsourcing de impresión, custodia de archivos y la digitalización de
información.
El propósito de la compañía es otorgar a los clientes una solución de
procesos de documentos, por medio del uso de sofisticados equipos de
impresión y software de primera línea; garantizado a sus clientes seguridad,
control, ahorro de tiempo y disponibilidad en sus proceso.
En la cotización que se detalla a continuación se considera un volumen de
4,830.00 comprobantes de retención mensuales, se solicitó tres indicadores de
referencia los cuales son número de comprobante de retención, numero de
factura y fecha del documento, además incluye costos adicionales como un
dispositivo de almacenamiento el cual será común, es decir que no se
segmentara la información por usuario. Cabe indicar que el precio detallado es
89
un valor estimado, puede variar luego de inspecciones antes de la
implementación y el mismo no incluye IVA.
Tabla 3.31 Cotización Ofistore S.A.
SERVICIO ANUAL MENSUALESCANEO DE DOCUMENTOS 3.525,55 293,8INDICADORES DE REFERENCIA(3) 1.586,50 132,21UNIDAD DE DISCO DURO (COMÚN) 75 6,25
TOTAL ESTIMADO 5.187,05 432,25
Elaborado por el autor
LOCKERS S.A.
Lockers es una empresa cuya actividad es prestar servicios tecnológicos
que ayuden a solucionar problemas del control físico y digital de documentos,
de esta manera el cliente podrá reducir costos y mejorar su productividad, la
compañía cuenta con una trayectoria de más de 20 de años de servicio en la
región de américa latina y cerca de 8 años en el Ecuador.
En la cotización que se detalla a continuación se considera un volumen de
4,830.00 comprobantes de retención mensuales, se solicitó tres indicadores de
referencia los cuales son número de comprobante de retención, numero de
factura y fecha del documento, además incluye los costos adicionales por
concepto de transporte de documentos, tipo de archivo de exportación y
almacenamiento.
Cabe indicar que el valor de esta cotización es un estimado ya que según
lo indicado por el proveedor el precio puede variar una vez ellos realicen las
ultimas inspecciones antes de la implementación, también es necesario
mencionar que los precios finales no incluyen IVA.
Tabla 3.32 Cotización Lokers Ecuador S.A.
SERVICIO ANUAL MENSUALESCANEO DE DOCUMENTOS 3.294,91 274,58INDICADORES DE REFERENCIA (3) 1.482,71 123,56ADICIONALES 329,49 27,46
TOTAL ESTIMADO 5.107,11 425,59
90
Elaborado por el autor
CENTRAL FILE
Central File es una empresa que se dedica a la prestación de servicios
integrales de tecnología para administrar, procesar, controlar, organizar, y
almacenar los documentos así como las unidades de respaldo magnético. Sus
productos van dirigido especialmente para las empresas a las cuales les
ofrecen un variado portafolio de servicio que les permitirán obtener beneficios
como una infraestructura propia y distribución de los recursos humanos;
optimizar los recursos, reducir costo de desarrollo de aplicaciones y
entrenamiento; y además de las ventajas que significa utilizar archivos
magnéticos. Entre sus servicios a destacar se encuentran la administración y
custodia de archivos físicos, custodia de medios magnéticos, aplicativos web
para gestión Documental y Comprobantes Electrónicos, y la digitalización y
almacenamiento de CloudFile.
En la cotización que se detalla a continuación se considera un volumen de
4,830.00 comprobantes de retención mensuales, se solicitó tres indicadores de
referencia los cuales son número de comprobante de retención, numero de
factura y fecha del documento, además se considera un dispositivo de
almacenamiento común para los usuarios, en esta oferta el proveedor alquila
los equipos para la digitalización por cual el proceso operativo cuenta por parte
de Agripac, en el valor se considera el alquiler de dos equipos de scanner
además se incluye los costos de la instalación y mantenimiento de equipos. El
precio total del servicio es un valor estimado, el cual puede cambiar a medida
que el proveedor realice las respectivas inspecciones antes de la
implementación, el valor total no incluye IVA.
Tabla 3.33 Cotización Central File
SERVICIO ANUAL MENSUALALQUILER EQUIPO SCANNER (2) 2.700,00 225INDICADORES DE REFERENCIA(3) 1.355,00 112,92UNIDAD DE DISCO DURO (COMÚN) 80 6,67INSTALACIÓN/MANTENIMIENTO 500 41,67
TOTAL ESTIMADO 4.635,00 386,25
91
Elaborado por el autor
De acuerdo a las características y ofertas de los proveedores expuestos
se considera que la mejor opción es prestar los servicios del proveedor Lokers
S.A., debido a que en su esta propuesta el proveedor se encarga el proceso
operativo de la digitalización de los comprobantes de retención, además
económicamente es la oferta más conveniente, si bien es cierto la oferta de
Central File es la de menor costo, en la misma el proveedor se limita a otorgar
a las herramientas para el proceso de digitalización, lo cual implica que la
empresa invierta horas hombre para realizar el trabajo operativo del proceso
para la digitalización de los comprobantes de retención. El proceso de
digitalización de información se complementará con la implementación del
sistema de almacenamiento en línea, la información de los comprobantes de
retención pre impresos digitalizados también deberán ser almacenados en la
nube.
92
CONCLUSIONES
Las fuentes bibliográficas, permitieron afirmar la importancia de los
procesos y controles por su repercusión en la eficacia, eficiencia y la
consecución de objetivos de una organización. Además a través del estudio de
las leyes, normativas, reglamentos tributarios referentes al impuesto a la renta
y los comprobantes de retención se determina su importancia y el impacto que
éstos generan a la economía del estado y a las empresas.
Una vez realizada la revisión de los resultados obtenidos en los reclamos
administrativos por pago en exceso de impuesto a la renta correspondiente a
los ejercicios fiscales del año 2012 y 2010, se constató que no alcanzaron los
objetivos financieros estimados debido a los inconvenientes presentados en los
comprobantes de retención. Por lo tanto, se evidencia falencias en los procesos
de recepción, validación y custodia de los mencionados documentos.
De acuerdo a las encuestas realizadas a los jefes de almacenes se
demostró que existe desconocimiento acerca de la función, importancia y
marco legal de los comprobantes de retención. El 63% de los encuestados
conoce la función de estos documentos, el 40% conoce acerca de las
sanciones que existen a causa de este documento tributario y solo el 16% tiene
conocimiento de los inconvenientes que tiene la empresa a causa de los
comprobantes de retención que incumplen las normativas tributarias. Sin
embargo, el 92% de los encuestados considera importante el impacto de los
comprobantes de retención, y el 99% está interesado en recibir capacitaciones
con respecto a este tema.
A través el análisis realizado a los procesos del departamento contable se
evidenció que los controles actuales tienen limitaciones, existen fallas en los
procesos de custodia de los comprobantes de retención y la verificación física
de estos documentos es tardía.
93
Los procesos antes mencionados necesitan ser reforzados y
reestructurados, lo cual es posible mediante la optimización de sus recursos
humanos, aumento de los controles tales como validaciones semanales, la
implementación de alternativas tecnológicas y capacitación constante a los
puntos de ventas.
RECOMENDACIONES
Las recomendaciones están orientadas a complementar el rediseño de
procedimientos planteados en este trabajo de investigación, con el fin de que la
implementación de la propuesta pueda desarrollarse de forma eficaz y eficiente
para la empresa.
Se recomienda realizar evaluaciones periódicas a los procesos y
controles de recepción validación y custodia de los comprobantes, lo cual
permitirá detectar errores en los mismos, así como también oportunidades de
mejoras, de este modo los procesos y controles poseerán una gran dinámica
orientada hacia el mejoramiento continuo.
Es necesario realizar una búsqueda constante de herramientas y
alternativas tecnológicas que contribuyan a un eficiente desarrollo de los
procesos y controles de la empresa, debido a que las innovaciones
tecnológicas progresan constantemente y es importante poder conocer que
recursos tecnológicos que pueden contribuir a la mejora de los procesos.
Es fundamental continuar fortaleciendo la cultura tributaria del personal de
los puntos de ventas mediante capacitaciones, charlas y talleres constantes, de
esta manera aumentara el conocimiento tributario del personal, además que
también se mantendrán actualizados en los que respecta a temas tributarios.
Es importante analizar los resultados de los futuros reclamos
administrativos por pago en exceso de impuesto a la renta que la empresa
realice, de esta manera se podrá cuantificar el impacto de los procedimientos y
controles planteados en este trabajo de investigación.
94
BIBLIOGRAFÍA
Agripac S.A. (2015). Agripac S.A. Recuperado de http://www.agripac.com.ec
Aguilar Rivas, D. I., Barahona Guerra, K. G., & Trejo Romero, J. A. (2010).
Manual de control interno y actualización del sistema contable de la
asociación de desarrollo integral del Salvador, de acuerdo a normas
internacionales de contabilidad (NIC´s), para implementarse en el año
2010 (tesis de grado). Universidad de El Salvador, San Vicente, El
Salvador:
Amaru Maximiano, A. C. (2009). Funadamentos de Administración Teroria
general y proceso administrativo. Mexico: Pearson Educación de
Mexico.
Anguita, J. C., Repullo Labrador, J. R., & Donado Campos, J. (2003). La
encuesta como técnica de investigación. Elaboración de cuestionarios y
tratamiento estadístico de los datos (I). Madrid: Atención Primaria.
Bernal, C. A. (2010). Metodología de la investigación. Bogotá: Pearson
Educación de Colombia .
Blank, L. T., & Tarquin, A. J. (2012). Ingeniería Económica-7ma Edición.
Mexico: McGraw-Hill Interamericana Editores S.A.
Bravo Cadena, A. E., & Chérrez Malla, G. E. (2012). Evaluación del sistema de
control interno al área de crédito y cobranzas de la empresa comercial
Chávez Cunalata Cía. Ltda (tesis de grado). Universidad del Azuay,
Cuenca, Ecuador.
95
Carmona Ibañez, P. (2008). Un enfoque moderno del control interno: el informe
COSO y sus repercuciones. Estudios Financieros. Revista de
Contabilidad y Tributación, 203-220.
Carrasco, J. B. (2009). Gestion de Procesos (Con Responsabilidad Social).
Santiago de Chile: Editorial Evolución S.A.
Chiavenato, I. (2001). Administración: Teoría, proceso y práctica. Bogotá:
McGraw-Hill Interamericana S.A.
Chiavenato, I. (2007). Introducción a la teoría general de la administración.
Mexico: McGraw-Hill /Interamericana Editores S.A.
Chuqui Ramos, L. E., & Guano Rocha , V. C. (2014). Impacto del Impuesto a la
Renta en las operaciones de comercio exterior de la empresa florícola
“Agrogan” ubicada en la parroquia de Joseguango Bajo, cantón
Latacunga , Provincia de Cotopaxi, periodo 01 de enero al 31 de
diciembre 2011 (tesis de grado). Universidad Técnica de Cotopaxi,
Guayaquil, Ecuador.
Código Tributario. (2007). Código Tributario. Quito: República Constitucional
del Ecuador.
Consejo de Auditoría Interna General del Gobierno. (2004). Actualización del
Marco COSO ERM 2004. Santiago de Chile: Gobierno de Chile.
Coopers & Lybrand. (1997). Los Nuevos Conceptos del Control Interno
(Informe COSO). Madrid: Ediciones Díaz de Santos.
Díaz Guzmán, A. G. (2012). Análisis de los efectos económicos en los
impuestos en el Ecuador (tesis de grado).Universidad Técnica Particular
de Loja, Loja, Ecuador.
Dirección Nacional de Planificación y Gestión Estratrégica. (2015). Informe
mensual de Recaudacion Septiembre - 2015. Quito.
El Telégrafo. (13 de Enero de 2015). El Telégrafo. Recuperado de
http://www.eltelegrafo.com.ec
96
García Caballero, R. (1998). Nuevas tecnologías y servicios de información
gráfica: reflexiones para el profesional de la información ante la
digitalización de imágenes fijas. Obtenido de Repositorio Documental
Gredos: http://gredos.usal.es
Google. (2015). Google. Recuperado de http://www.google.es
Grupo Telecon. (2015). TBS Telelcon Business Solutions. Recuperado de
http://www.tbs-telecon.es
Grupo Vistazo. (2015). 500 Mayores empresas del Ecuador. VISTAZO, 140.
Gryna, F. M., Chua, R., & DeFeo, J. A. (2007). Método Juran: Análisis y
planeación de la calidad, 5ta Edición. Mexico D.F.:
McGraw-Hill/nteramericana Editores S.A.
Hitt, M. A., Ireland, R. D., & Hoskisson, R. E. (2008). Administración Estratégica
. Mexico: Cengage Learning Editores S.A.
Koontz, H., & Weihrich, H. (2013). Elementos de Administración Un enfoque
internacional y de innovación. Mexico D.F.: McGRAW-HILL.
Krajewski , L., Ritzman, L., & Malhotra, M. (2008). Administración de
Operaciones Procesos y cadenas de valor. Mexico: Pearson Educación
de Mexico S.A.
Ley de Régimen Tributario Interno. (2012). Ley de Régimen Tributario Interno.
Quito: Regsitro Oficial Suplemento 487.
Ley del Registro Único de Contribuyentes. (2004). Ley del Registro Único de
Contribuyentes. Quito: Registro Oficial.
Microsoft. (2012). Microsoft. Recuperado de http://www.microsoft.com
Ministerio de Finanzas del Ecuador. (2015). Proforma del Presupusto General
del Estado 2015. Quito: Ministerio de Finanzas.
Mora Andrade, M. A. (2011). Propuesta de mejra de la gestión de procesos
tributarios de personas naturales en el Servicio de Rentas Internas (tesis
97
de Maestria). Universidad Andina Simón Bolívar, Loja, Ecuador.
Mûnch Galindo, L. (2007). Administración. Escuelas, proceso
administrativo,áreas funcionales y desarrollo emprendedor. México:
Pearson Educación de México.
Piattini Veithuis, M. G., & Del Peso Navarro, E. (2001). Auditoría Informática Un
enfoque práctico. Bogotá: Alfaomga Grupo Editor S.A.
Real Academia Española. (2015). Real Academia Española. Recuperado de
http://dle.rae.es
Registro Oficial del Ecuador. (2012). Registro Oficial Organo del Gobierno del
Ecuador. Recuperado de http://www.registroficial.gob.ec
Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos
Complementarios. (2010). Reglamento de Comprobantes de Venta,
Retención y Documentos Complementarios. Quito: Registro Oficial.
Reinoso Reinoso, A. K., & Pazmiño Viteri, J. P. (2014). Propuesta de
reestructuración del sistema administrativo, financiero-contable y modelo
de un sistema de control interno en la Empresa Steel Estructuras CÍA.
LTDA (tesis de pregado). Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE,
Sangolquí, Ecuador.
Robbins, S. P., & Decenzo, D. A. (2002). Fundamentos de Administración-
Tercera Edición. México: Pearson Educación de México S.A.
Roca, J. (2010). Evaluación de la efectividad de los beneficios tributarios.
Wahington D.C.: Banco Interamericano de Desarrollo.
Saizarbitoria, I. H., & Viadiu, F. M. (2005). Análisis y un modelo de la difusión
internacional de las normas ISO 9000 e ISO 14000. Revista Europea de
Dirección y Economía de la Empresa, 81-100.
Santillana, J. R. (2013). Auditoria Interna-Tercera Edición. México: Pearson
Educación de México S.A.
98
SII. (2014). Servicio de Impuestos Internos de Chile. Obtenido de htp://ww.sii.cl
SRI. (2010). Servicios de Rentas Internas del Ecuador. Recuperado de
http://www.sri.gob.ec/
Summers, D. C. (2006). Administración de la calidad . Mexico: Pearson
Educación de Mexico SA.
Van Den Berghe, W. (1998). Aplicación de las Normas ISO 9000 a la
enseñanaza y la foramación. Revista Europea de Formación Prfesional,
21-30.
Vara Horna, A. A. (2012). 7 pasos para una tesis exitosa. Lima: Facultad de
Ciencias Administrativas y Recursos Humanos. USMP. Recuperado de
www.aristidesvara.net
Villacis Trujillo, E. A. (2015). Propuesta de reestructuración de las áreas
administrativas, contable y de producción en la empresa industrias,
comercio y servicios Incoser S.C.C. (tesis de grado). Pontificia
Universidad Católica del Ecuador, Quito, Ecuador.
99
