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9. Guía indicadoresde Gestión
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL REPÚBLICA DE COLOMBIA
Libertad y Orden
Por una cultura de mejoramiento gerencial
Gerencia Pública Activa
GPA
POLÍTICA DE GERENCIA
9. GUÍA INDICADORES DE GESTIÓN
POLÍTICA DE GERENCIA PÚBLICA ACTIVAOFICINA DE CONTROL INTERNO
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
Ministro de Defensa Nacional
Juan Manuel Santos Calderón
Viceministro para la Estrategia y Planeación
Juan Carlos Pinzón Bueno
Jefe Oficina de Control Interno
Ricardo Garzón Villegas
Grupo Gerencia de Información y Análisis
Johanna Táutiva Pradere
ContenidoContenido
INTRODUCCIÓN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
2 . METODOLOGÍA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
1.1. Eficacia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
1.2. Eficiencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
1.3. Economía . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
1.4. Equidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
1.5. Valoración de Costos Ambientales. . . . . . . . . . . . . . . . . 9
3 . RESULTADOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
3.1. Eficacia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
3.2. Eficiencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
3.3. Economía . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
4 . ABREVIATURAS, UNIDADES DE MEDIDA
Y EXPRESIONES ACEPTADAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
5 . NOTAS Y ADVERTENCIAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
6 . DOCUMENTOS ASOCIADOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
7 . ANEXOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
8 . DEFINICIONES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
5Guía Indicadores de Gestión
GPAMinisterio de Defensa Nacional
Con el propósito de establecer una cultura de medición y mejoramiento dentro del Sector Defensa, se diseñó un sistema de
indicadores que evalúen diferentes aspectos del desempeño institucional a partir del 2008 .
Para su ejecución, se tomaron como referencia los planes de acción del 2008, que incluyen 26 de las Direcciones y Oficinas de la Unidad de Gestión General . Estos planes de acción están conformados por un total de 87 objetivos, 235 iniciativas y 1 .745 tareas . A cada una de las tareas se le asignó una ponderación de 1, de manera que no se viera alterada la planeación y todas las tareas tuvieran un mismo valor .
1. INTRODUCCIÓN
6 Guía Indicadores de Gestión
GPAMinisterio de Defensa Nacional
DependenciaNo. Iniciativas
EstratégicasNo. Objetivos No.Tareas
1 Despacho del Ministro
1.1 Dirección de Comunicación Sectorial 5 7 27
1.2 Dirección FONDELIBERTAD 6 8 24
1.3 Obispado Castrense 1 4 25
2 Despacho del Viceministro para las Políticas y Asuntos Internacionales
2.1 Dirección de Políticas de Defensa y Seguridad 3 26 135
2.2 Dirección de Programas 8 19 80
2.3 Dirección de Derechos Humanos y DIH 1 7 104
2.4 Dirección de Asuntos Internacionales 3 7 40
2.5 Programa de Atención Humanitaria al Desmovilizado 4 14 25
3 Despacho del Viceministro para la Estrategia y Planeación
3.1 Grupo de Sinergia Logística - SILOG 1 1 96
3.2 Grupo Centro Nacional de Mantenimiento Conjunto y Coordinado - CNMC 4 4 54
3.3 Oficina de Control Interno 4 14 97
3.4 Dirección de Gestión de Información y Tecnología 3 10 38
3.5 Dirección de Proyectos Especiales 2 9 41
3.6 Dirección de Planeación y Presupuestación 5 15 151
3.7 Dirección de Estudios Sectoriales 3 11 111
4 Despacho del Secretario General
4.1 Grupo Atención y Orientación Ciudadana 2 6 45
4.2 Oficina de Control Disciplinario Interno 1 5 18
4.3 Oficina de Normas Técnicas 1 6 126
4.4 Dirección de Asuntos Legales 4 4 13
4.5 Dirección de Finanzas 2 13 173
4.6 Dirección Administrativa 10 17 152
4.7 Dirección de Contratación Estatal 3 4 16
4.8 Dirección de Veteranos y Bienestar Sectorial 4 7 59
4.9 Tribunal Médico 2 4 21
5 Dirección Ejecutiva de la Justicia Penal Militar 3 10 6
6 Dirección Ejecutiva del Grupo Social y Empresarial del Sector Defensa - GSED 2 3 1
2
2
2. METODOLOGÍA
1.1. Eficacia
Se entiende por eficacia el cumplimiento y oportunidad en la obtención de resultados, objetivos y metas .
Para evaluar estas características se diseñó el siguiente indicador:
iB : Número de tareas de cada Dirección y Oficina realizadas a la fecha .
iA : Número total de tareas del plan de acción de cada Dirección y Oficina .
i
ii A
BIeficacia = x 100
7Guía Indicadores de Gestión
GPAMinisterio de Defensa Nacional
1.2. Eficiencia
La eficiencia consiste en maximizar los insumos empleados para generar algún producto, de manera que con una cantidad menor o igual de recursos se obtenga por lo menos un igual o mayor resultado .
El indicador definido para esta medición consiste en evaluar el uso del tiempo como recurso para el cumplimiento de los objetivos .
iB: Número de tareas de cada Dirección y Oficina realizadas
a la fecha .
iC: Número total de tareas planeadas a la fecha por cada
Dirección y Oficina .
i
ii C
BaIeficienci =
La importancia de este indicador radica en la comparación del resultado de cada dirección u oficina respecto a las demás . Para lograrlo se definieron umbrales de eficiencia, ineficiencia y planeación, como se muestra en la gráfica .
En donde:
es la desviación estándar de la muestra para los valores menores o que uno .
es la desviación estándar de la muestra para los valores mayores que uno .
s1
s2
s1s2
8 Guía Indicadores de Gestión
GPAMinisterio de Defensa Nacional
Adicionalmente, para comparar el comportamiento a mediano plazo se diseñó el análisis que se deriva de la siguiente gráfica:
Finalmente y para analizar el comportamiento de largo plazo se diseñó una Ruta de eficiencia, con la cual se pretende mostrar la evolución de la eficiencia de cada Dirección y Oficina durante todo el año .
1.3. Economía
Hace referencia a la capacidad de la entidad para generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros en la búsqueda del cumplimiento de sus objetivos .
s1
s1
9Guía Indicadores de Gestión
GPAMinisterio de Defensa Nacional
Para analizar el comportamiento de los recursos financieros se tendrá en cuenta el gasto de funcionamiento mensual per cápita de la Unidad de Gestión General, como primer acercamiento para realizar una evaluación de costos .
1.4. Equidad
Este concepto implica la identificación de los receptores de la acción económica y evalúa la distribución de costos y beneficios entre los diferentes agentes económicos .
Dado que la definición del concepto involucra directamente a los receptores de la acción como actores, para lograr una medición de este criterio necesariamente se debería incluir una evaluación del impacto para este caso de la gestión dentro del Ministerio . Por esta razón y por la fase de implementación de nuevos métodos de gestión en la que se encuentra el Ministerio de Defensa Nacional, se considera que todavía el establecimiento de este tipo de indicadores no aplica .
1.5. Valoración de Costos Ambientales
Consiste en verificar la gestión realizada frente a políticas nacionales y sectoriales de carácter ambiental para la búsqueda de un desarrollo sostenible y la generación de acciones de prevención, mitigación y compensación de los impactos ambientales generados .
3. RESULTADOS
El periodo de análisis se dividió en tres . El primero con corte a 31 de mayo, el segundo a 30 de septiembre y el último a 31 de diciembre .
10 Guía Indicadores de Gestión
GPAMinisterio de Defensa Nacional
3.1. Eficacia
% Avanc e al 30 de S eptiembre de 2008
87% S ILOG 81% C ontratación E s tatal
75% D. Adminis trativa69% Atención C iudadana 69% D. P rogramas 68% D. de P laneación
67% Tribunal Médico 66% D. de Finanzas
61% C ontrol Interno 60% Obis pado C as trens e
59% D. Veteranos 56% C NMC
55% J us ticia P enal Militar 54% As untos Legales
53% E s tudios S ectoria les 53% Ges tión Inf. y Tgía
51% Normas Técnicas 50% C ontrol Dis ciplinario
46% FONDE LIBE R TAD 45% Derechos Humanos
40% As . Internacionales 39% P roy. E s peciales
33% GS E D
33% P olíticas de D y S . 30% C om. S ectoria l
0 0,1 0,2 0,3 0,4 0,5 0,6 0,7 0,8 0,9 1
1
3.2. Eficiencia
Al 31 de mayo el Tribunal Médico, la Dirección de Políticas de Defensa y Seguridad, la Dirección de Comunicación Sectorial y el Programa de Atención Humanitaria al Desmovilizado no se encontraban en la Suite Visión Empresarial, razón por la cual no se presentan sus resultados .
11Guía Indicadores de Gestión
GPAMinisterio de Defensa Nacional
A Dirección de Proyectos Especiales L Grupo Atención y Orientación CiudadanaB Dirección de Asuntos Internacionales M Dirección AdministrativaC Oficina de Control Interno N Dirección de Asuntos LegalesD CNMC O SILOGE Oficina de Control Disciplinario Interno P Dirección Ejecutiva de la Justicia Penal MilitarF Dirección FONDELIBERTAD Q Dirección de Veteranos y Bienestar SectorialG Dirección de Derechos Humanos R Dirección de Gestión de Información y Tecnología H Dirección de Finanzas S GSEDI Dirección de Planeación y Presupuestación T Dirección de Contratación EstatalJ Dirección de Estudios Sectoriales U Dirección de ProgramasK Obispado Castrense V Oficina de Normas Técnicas
3.3. Economía
Gasto de Funcionamiento Per Cápita Unidad de Gestión General
2008 ENERO $4,005,192
2008 FEBRERO $4,653,333
2008 MARZO $6,000,683
2008 ABRIL $4,822,880
2008 MAYO $4,662,578
2008 JUNIO $4,885,985
Promedio $4,838,442
4. ABREVIATURAS, UNIDADES DE MEDIDA Y EXPRESIONES ACEPTADAS
No aplica .
5. NOTAS Y ADVERTENCIAS
No aplica .
6. DOCUMENTOS ASOCIADOS
No aplica .
7. ANEXOS
No aplica .
8. DEFINICIONES
No aplica .
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