111032243-Guia-Teorica-Excel-2010

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NIVEL: BSICO - INTERMEDIO

Por: Ing. Danny Riva


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GUA TERICA DE EXCEL 2010 2

UNIDAD 1: INTRODUCCIN A LOSELEMENTOS DE EXCEL

Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros

organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos

hipotecarios y programacin avanzada con VBA.

BANDA DE OPCIONES

La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al

hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la insercin de

los diferentes elementos que se pueden crear en Excel.

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales

podramos aadirlas a la barra de acceso rpido como hemos visto en el punto anterior. En

algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un

color atenuado.

Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres

cuando trabajes con Excel. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern

tiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern

pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que

debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir

del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble clic sobre cualquiera de

las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menos espacio.

De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas.

Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier

pestaa.


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LA FICHA ARCHIVO

Haciendo clic en ARCHIVO que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantallapodrs desplegar un men desde donde podrs ver las acciones que puedes realizar sobre

el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.

A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos

para la Banda de opciones.

LA BARRA DE FRMULAS

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando

vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo

estudiaremos ms adelante.

LA BARRA DE ETIQUETAS

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

LAS BARRAS DE DESPLAZAMIENTO

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay quedesplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos


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LA BARRA DE ACCESO RPIDO

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar,

Deshacer o Rehacer. Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones quequieras. Para ello haz clic en una opcin y aparecer marcada. De igual forma, si vuelves a

hacer clic sobre ella se eliminar de la barra. Si no encuentras la opcin en la lista que te

propone, puedes seleccionar Ms comandos...

LA BARRA DE ESTADO

Indica en qu estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar

zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. Tambin

dispone de tres botones para cambiar rpidamente de vista (forma en que se visualiza el libro).


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UNIDAD 2: MOVIMIENTOS RPIDOS EN LAHOJA Y MTODOS ABREVIADOS

Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la

mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y esnecesario moverse por el documento rpidamente.

Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la hoja

son:

MOVIMIENTO TECLADO

Celda Abajo FLECHA ABAJO

Celda Arriba FLECHA ARRIBA

Celda Derecha FLECHA DERECHACelda Izquierda FLECHA IZQUIERDA

Pantalla Abajo AVPAG

Pantalla Arriba REPAG

Celda A1 CTRL+INICIO

Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA

ltima celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO

ltima celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA

Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se

desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de

frmulas:

Por ejemplo, para ir a la celda DF15 debers escribirlo en el cuadro de nombres y pulsar la tecla

INTRO. Aunque siempre puedes utilizar el ratn, movindote con las barras de desplazamiento

para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta.

MOVIMIENTO RPIDO EN EL LIBRO

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto aparecen 3 hojas de

clculo aunque el nmero podra cambiarse.

Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observars como en nuestro caso tenemos 3 hojas de clculo, siendo la hoja activa, es decir, lahoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.


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Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaa

Hoja3 pasars a trabajar con dicha hoja. Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas,

tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas.

Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastar con hacer clic sobre la etiqueta de

sta. Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrn ningn

efecto. Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro

del libro de trabajo, como pueden ser:

MOVIMIENTO TECLADO

Hoja Siguiente CTRL+AVPAG

Hoja Anterior CTRL+REPAG

PRINCIPALES MTODOS ABREVIADOS

Combinadas con CTRL

Tecla DescripcinCTRL+C Copia las celdas seleccionadas.

CTRL+BMuestra el cuadro de dilogo Buscar y remplazar con la fichaBuscar seleccionada.

CTRL+G Guarda el archivo activo con el nombre de archivo, la ubicacin y el

formato de archivo actuales.CTRL+L

Muestra el cuadro de dilogo Buscar y remplazar con la fichaRemplazar seleccionada.

CTRL+N Aplica o quita el formato de negrita.CTRL+P Muestra el cuadro de dilogo Imprimir.

CTRL+VInserta el contenido del Portapapeles en el punto de insercin yremplaza cualquier seleccin. Disponible solamente despus de habercortado o copiado un objeto, texto o el contenido de una celda.

CTRL+X Corta las celdas seleccionadas.CTRL+Y Repite el ltimo comando o accin, si es posible.

CTRL+Z Utiliza el comando Deshacer para invertir el ltimo comando o

eliminar la ltima entrada que escribi.CTRL+Signo ms( +) Muestra el cuadro de dilogo Insertar para insertar celdas en blanco.

CTRL+Signo menos (-) Muestra el cuadro de dilogo Eliminar para eliminar las celdasseleccionadas.

Combinadas con otras teclas

Tecla Descripcin

TECLAS DE DIRECCIN - Mueve el cursor una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia laizquierda o hacia la derecha.

CTRL+TECLA DE DIRECCIN va hasta el extremo de la regin de

datos (regin de datos: conjunto de celdas que contiene datos y queest delimitado por celdas vacas o por los bordes de la hoja dedatos.) en una hoja de clculo.


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TECLAS DE DIRECCINMAYS+TECLA DE DIRECCIN extiende en una celda la seleccinde celdas.CTRL+MAYS+TECLA DE DIRECCIN extiende la seleccin deceldas a la ltima celda no vaca de la misma columna o fila que lacelda activa, o si la siguiente celda est en blanco, extiende la

seleccin a la siguiente celda que no est en blanco.FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA selecciona la ficha de laizquierda o de la derecha cuando la cinta de opciones estseleccionada. Cuando un submen est abierto o seleccionado, estasteclas de direccin alternan entre el men principal y el submen.Cuando una ficha de la cinta de opciones est seleccionada, estasteclas permiten desplazarse por los botones de ficha.

FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO selecciona el siguientecomando o el anterior cuando hay abierto un men o un submen.Cuando una ficha de la cinta de opciones est seleccionada, estasteclas permiten desplazarse hacia arriba y abajo en el grupo de fichas.

- En un cuadro de dilogo, las teclas de direccin permitendesplazarse entre opciones en un cuadro de lista desplegable abiertoo entre algunas opciones de un grupo de opciones.FLECHA ABAJO o ALT+FLECHA ABAJO abren una listadesplegable seleccionada.

ESC - Cancela una entrada en la celda o en la barra de frmulas.- Cierra un men o submen, un cuadro de dilogo o una ventana demensaje abiertos.- Tambin cierra modo de pantalla completa cuando se ha aplicadoeste modo y vuelve a modo de pantalla normal para mostrar de nuevola cinta de opciones y la barra de estado.

INICIO - Va al principio de una fila de una hoja de clculo.- Permite desplazarse hasta la celda de la esquina superior derecha dela ventana cuando la tecla BLOQ DESPL est activada.- Selecciona el primer comando del men cuando un men o unsubmen estn visibles.CTRL+INICIO va al inicio de una hoja de clculo.CTRL+MAYS+INICIO amplia la seleccin de celdas hasta elcomienzo de la hoja de clculo.

AV PG - Baja una pantalla en una hoja de clculo.ALT+AV PG desplaza una pantalla a la derecha en una hoja declculo.CTRL+AV PG va a la hoja siguiente de un libro.CTRL+MAYS+AV PG selecciona la hoja actual y la siguiente deun libro.

RE PG - Sube una pantalla en una hoja de clculo.ALT+RE PG desplaza una pantalla a la izquierda en una hoja declculo.CTRL+RE PG va a la hoja anterior de un libro.CTRL+MAYS+RE PG selecciona la hoja actual y la anterior de unlibro.

BARRA ESPACIADORA - En un cuadro de dilogo, ejecuta la accin del botn seleccionado, oactiva o desactiva una casilla de verificacin.CTRL+BARRA ESPACIADORA selecciona una columna completa deuna hoja de clculo.


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BARRA ESPACIADORA MAYS+BARRA ESPACIADORA selecciona una fila completa deuna hoja de clculo.CTRL+MAYS+BARRA ESPACIADORA selecciona toda la hoja declculo.- Si la hoja de clculo contiene datos, CTRL+MAYS+BARRA

ESPACIADORA selecciona la regin actual. Si presionaCTRL+MAYS+BARRA ESPACIADORA una segunda vez se seleccionala regin actual y sus filas de resumen. PresionandoCTRL+MAYS+BARRA ESPACIADORA por tercera vez, se seleccionatoda la hoja de clculo.

- Cuando hay un objeto seleccionado, CTRL+MAYS+BARRAESPACIADORA selecciona todos los objetos de una hoja de clculo.ALT+BARRA ESPACIADORA muestra el men Control de laventana de Microsoft Office Excel.

TAB - Mueve una celda a la derecha en una hoja de clculo.- Permite desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja declculo protegida.- Mueve a la opcin o grupo de opciones siguientes de un cuadro dedilogo.MAYS+TAB permite moverse a la celda anterior de una hoja declculo o a la opcin anterior de un cuadro de dilogo.CTRL+TAB pasa a la siguiente hoja de clculo abierta o a la fichasiguiente en un cuadro de dilogo.ALT+TAB pasa a otra ventana, de cualquier documento abierto.


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UNIDAD 3: INGRESO Y MODIFICACIN DEDATOS

INTRODUCIR DATOS

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros, valores lgicos o

frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes:

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees

introducir. Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes

observar en el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te explicamos

a continuacin:

>INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que seencuentra justo por debajo.

>TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y adems la celda

activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHAser la celda contigua hacia la derecha.

>CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn de la barra de frmulas, al hacer clic sobrel

se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma.

MODIFICAR DATOS

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms tarde,

despus de la introduccin.

Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede modificar

utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor,

haciendo retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque

equivale a validar la entrada de datos.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada,

despus activaremos la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de

frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.

La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar.


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En la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma, ahora es

cuando podemos modificar la informacin.

Despus de teclear la modificacin pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botn Aceptar.

Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea restaurar el

contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre

el botn Cancelar de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda muestra la

informacin que ya tena.

Si se desea remplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe

el nuevo valor directamente sobre sta.

Si se desea remplazar el contenido de una celda por otro distinto, pero que se repite varias veces

en una rango de datos, se utiliza el mtodo abreviado CTRL + L, abrindose as el cuadro de Dialogo

de Buscar y remplazar.

ERRORES EN LAS FORMULAS INGRESADAS

Puede que al introducir una frmula nos aparezca como contenido de la celda lo siguiente:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o

una hora negativa.

#NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser

sumar textos.

#DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.

#NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.

#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.

#REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.

#NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin.

#NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersectan.

#TEXTO siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error.


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EL AUTORRELLENO DE CELDAS

Vamos a explicarte un mtodo muy rpido para copiar en celdas adyacentes. Dicho mtodo utiliza

el autorrelleno, a continuacin te explicamos cmo utilizarlo y qu pasa cuando las celdas quecopiamos contienen frmulas.

Para copiar un rango de celdas a otra posicin siempre que sta ltima sea adyacente a la seleccin

a copiar, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar las celdas a copiar.2. Situarse sobre la esquina inferior derecha de la seleccin que contiene un cuadrado negro,

es el controlador de relleno.

3. Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratn se convertir en una cruznegra.

4. Pulsar entonces el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta dondequieres copiar el rango.

5. Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango.6. Soltar el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango.7. Desplegando el botn podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado:


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UNIDAD 4: FORMATO DE DATOSExcel nos permite no solo realizar cuentas sino que tambin nos permite darle una buena

presentacin a nuestra hoja de clculo resaltando la informacin ms interesante, de esta forma con

un solo vistazo podremos percibir la informacin ms importante y as sacar conclusiones de formarpida y eficiente.

FORMATO DE FUENTE

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la fuente, el

tamao, estilo y color de los datos de una celda. En la pestaa Inicio haz clic en la flecha que se

encuentra al pie de la seccin Fuente.

FORMATO DE ALINEACIN

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u

orientados de una forma determinada.

FORMATO DE NMERO

Excel nos permite modificar la visualizacin de los nmeros en la celda.

A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categora:, se elegir de la

lista una categora dependiendo del valor introducido en la celda. Las categoras ms utilizadas son:

General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excelpor defecto. Este formato admite enteros, decimales, nmeros en forma exponencial si la cifra

no coge por completo en la celda.

Nmero: Contiene una serie de opciones que permiten especficar el nmero de decimales,

tambin permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los nmerosnegativos.


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Moneda: Es parecido a la categora Nmero, permite especificar el nmero de decimales, sepuede escoger el smbolo monetario como podra ser y la forma de visualizar los nmeros

negativos.

Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los smbolos de moneda y las comasdecimales en una columna.

Fecha: Contiene nmeros que representan fechas y horas como valores de fecha. Puedeescogerse entre diferentes formatos de fecha.

Hora: Contiene nmeros que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentesformatos de hora.

Porcentaje: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 yse le asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528

como 15%, y con 2 decimales lo mostrara como 15,28%.

Fraccin: Permite escoger entre nueve formatos de fraccin.

Cientfica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger elnmero de decimales. Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se

encuentre algn nmero en la celda.

Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el cdigo postal, el nmerode telfono, etc.

Personalizada: Aqu podemos crear un nuevo formato.

FORMATO PERSONALIZADO

Para crear un nuevo formato debemos acceder al cuadro de dilogo Formato de celdas, seleccionar

la Categora: Personalizada y seguidamente en el cuadro de texto Tipo: debemos escribir el cdigo

del formato que deseamos crear.

Para crear un formato de nmero personalizado, primero debemos conocer las reglas de los cdigos

para crear un formato.

El formato se compone de cuatro secciones separadas por ; (punto y coma).

La primera seccin define el formato que tendr el nmero en la celda si es positivo; la segunda, si el

nmero es negativo, la tercera, si el nmero vale cero; la cuarta si la celda contiene texto.

0 : Reserva un dgito para un nmero, si no se completa el tamao definido por el formato secompleta con ceros.

# :Reserva un dgito para un nmero, pero si no se completa el tamao definido por el formato sedeja en blanco.

? :Reserva un dgito. Aade espacios en ceros insignificantes.. :Punto decimal.% :Smbolo porcentual., :Separador de millares.E- E+ e- e+ : Notacin cientfica.

$ - + / ( ) : : Muestra estos caracteres. No necesitan comillas.


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\ :Muestra el siguiente caracter en el formato.* :Repite el siguiente caracter hasta completar el ancho de la celda._ : Deja un espacio"texto" : Muestra el texto escrito entre la comillas dobles.

@ :Espacio reservado para texto.[color] : Muestra el caracter en el color especificado. Puede ser Negro, Azul, Cian, Verde, Magenta,Verde, Rojo y Amarillo.

[color n] : Muestra el correspondiente color de la paleta de colores, n puede ser un nmero entre0 y 56.

[valor condicin] : Permite escoger tu propio criterio para cada seccin de un formatonumrico.

m :Muestra el mes como nmero sin ceros (1-12).mm : Muestra el mes como nmero con ceros (01-12).

mmm : Muestra el nombre del mes como abreviacin (Ene, Feb).mmmm : Muestra el nombre del mes por completo (Enero, Febrero).mmmmm : Muestra la inicial del mes (E, F).d :Muestra el da como nmero sin ceros (1-31).dd : Muestra el da como nmero con ceros (01-31).ddd : Muestra el nombre del da como abreviacin (Lun, Mar).dddd : Muestra el nombre del da por completo (Lunes, Martes).yy o yyyy : Muestra el ao en dos dgitos (00-99) o cuatro (1900-9999).h o hh : Muestra la hora como nmeros sin ceros (0-23) o como nmeros con ceros (00-23).

m o mm : Muestra los minutos como nmeros sin ceros (0-59) o como nmeros con ceros (00-59).

s o ss : Muestra los segundos como nmeros sin ceros (0-59) o como nmeros con ceros (00-59).AM/PM : Muestra la hora en formato de 12 horas, si no se indica esta opcin se muestra la horaen formato 24 horas.

ESTILOS PREDEFINIDOS

Si no quieres perder mucho tiempo en colorear las celdas y aplicar estilos, la mejor opcin son los

estilos predefinidos. En la ficha Inicio, dentro de la seccin Estilos encontrars los botones Dar

formato como tabla y Estilos de celda.

FORMATO COMO TABLA

Para crear una tabla tenemos que seguir los siguientes pasos:


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- Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacas) que queremos incluir en la lista. -Seleccionar Dar Formato como Tabla en el Grupo estilos de la Ficha Inicio o Tabla en la ficha

Insertar. Aparecer a continuacin el cuadro de dilogo Crear tabla.

- Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos

la casilla de verificacin La lista tiene encabezados.

- Al final hacer clic en Aceptar. Al cerrarse el cuadro de dilogo, podemos ver que en la banda

de opciones aparece la pestaa Diseo, correspondiente a las Herramientas de tabla:

Y en la hoja de clculo aparece el rango seleccionado con el formato propio de la tabla.

Dar Formato como Tabla tiene las siguientes ventajas sobre un Rango normal de datos, y son lassiguientes:

1. Podemos tratar a nuestro rango de datos como una Unidad, que permite darle formatos,actualizaciones, etc. a todo el rango en conjunto.

2. Podemos insertar tantas columnas o filas nuevas como queramos y donde queramos, yaque siempre quedar vinculada y formar parte de nuestra 'Tabla'.


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3. Al insertar una formula sta se adapta a la Tabla, se autorrellena con el mismo formatohasta el ltimo registro de la 'Tabla'; y no slo eso, si no que adems, al ir introduciendo

nuevos registros la columna que hayamos aadido se actualizar automticamente.

4. Podemos insertar una fila de Totales, para clculos bsicos como sumar, promediar, contar,

etc.

5. Cuando no queramos seguir trabajando y haciendo uso de las ventajas de la Tabla nosiremos a las Herramientas de la tabla y la convertiremos en rango,

respetando todas las formulaciones aadidas, pero cambindolas por las referencias

relativas o absolutas correspondientes a las celdas afectadas.

FORMATO CONDICIONAL

El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato

especial o no sobre esa celda. El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para

valores que cumplan una determinada condicin, para resaltar las celdas segn el valor contenido en

ella, etc.


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Hay que seguir los siguientes pasos:

- Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional. - Accedemos al

men Formato condicional de la ficha Inicio.- Aqu tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de su relacin conotras, o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro.

- Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos para aplicardiversos efectos a determinadas celdas.

- Nosotros nos fijaremos en la opcin Nueva regla que permite crear una regla personalizadapara aplicar un formato concreto a aquellas celdas que cumplan determinadas condiciones.

- Nos aparece un cuadro de dilogo Nueva regla de formato como el que vemos en la imagen.

- En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. Normalmente querremos que se aplique elformato nicamente a las celdas que contengan un valor, aunque puedes escoger otro

diferente.

- Si nos basamos en el Valor de la celda podemos escoger entre varias opciones comopueden ser un valor entre un rango mnimo y mximo, un valor mayor que, un valor menor

que y condiciones de ese estilo.

- Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor acomparar.

- Si pulsamos sobre el botn Formato... entramos en un cuadro de dilogo donde podemosescoger el formato con el que se mostrar la celda cuando la condicin se cumpla. El

formato puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el

color de fondo de la celda, etc.

- Al pulsar sobre Aceptar se crear la regla y cada celda que cumpla las condiciones semarcar. Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le

aplicar ningn formato especial.

- Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarn los cambios efectuados en el formatocondicional.


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UNIDAD 5: FRMULAS Y FUNCIONESBSICAS

Esta unidad es una de las ms importantes del curso, pues en su comprensin y manejo est la base

de Excel.

OPERADORES MATEMTICOS

Para operaciones matemticas necesitamos los operadores aritmticos de la tabla. El operador de

exponenciacin se obtiene con ALT + 94

OPERACIN OPERADOR

Suma +Resta -

Multiplicacin *Divisin /Exponenciacin ^Negacin -Concatenacin &

Observaciones:

- Para operaciones matemticas hay que respetar la prioridad de las operaciones, primeropotencia, divisin, multiplicacin y radicacin luego se realiza la suma y resta.

- No hay que colocar parntesis entre operaciones si no es necesario.Ejemplo:= (A5*B1)/A2 no es necesario los parntesis, basta con colocar = A5*B1/A2

- El operador de concatenacin (&) se utiliza para unir varios valores en una celda, los valorespueden ser numricos, de texto o lgicos.

- Los valores de texto siempre se colocan entre comillas dentro de la frmula deconcatenacin, para valores numricos y lgicos no son necesarios las comillas.

Ejemplos: = 45&10 Resultado: 4510= Frmula&- &1 Resultado: Frmula-1

LA AUTOSUMA Y LAS FUNCIONES MS FRECUENTES

En la ficha Inicio o en la de Frmulas encontrars el botn de Autosuma que nos permite realizar lafuncin SUMA de forma ms rpida.


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Con este botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del

botn. Al hacer clic sobre sta aparecer la lista desplegable de la imagen. Y podremos utilizar otra

funcin que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmtica), Cuenta (cuenta

valores), Mx (obtiene el valor mximo) o Mn (obtiene el valor mnimo). Ademas de poder accesaral dilogo de funciones a travs de Ms Funciones....

Para utilizar stas opciones, asegrate de que debes seleccionar la celda en que quieres que se

realice la operacin antes de pulsar el botn.

LAS REFERENCIAS

Las referencias pueden ser de tres tipos:

1. REFERENCIAS RELATIVAS : Cuando copiamos celdas con frmulas que contienenreferencias a otras celdas, como por ejemplo =A2+3, la frmula variar, dependiendo dedonde vayamos a copiar la frmula, esto es porque las referencias contenidas en la frmula

son relativas a la celda que las contiene.

2. REFERENCIAS ABSOLUTAS : Para indicar una referencia absoluta en una frmula tendremosque poner el signo $ delante del nombre de la fila y de la columna de la celda, por ejemplo

=$A$2, y as aunque copiemos la celda a otra, nunca variar. Podemos utilizar la tecla F4para colocar rpidamente los dlares a la referencia.

3. REFERENCIAS MIXTAS : Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante delnombre de la fila o de la columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2o =A$2. Si digitemos dos veces la tecla F4 el dlar se posicionar delante de la fila, y cuandodigitemos 3 veces se posicionar delante de la columna.

Ejemplos:

RELATIVAS

Referencia con fila y columna relativa =C9MIXTAS

Referencia con fila absoluta y columna relativa.. =C$9Referencia con fila relativa y columna absoluta.. =$C9ABSOLUTA

Referencia con fila y columna absolutas...

=$C$9

LOS NOMBRES DE CELDA Y RANGO DE CELDAS

Establecer y nombrar celdas o el Rango de un grupo de celdas determinadas, es muy til a la hora de

simplificar relaciones y operaciones con un conjunto de datos.

Vamos a trabajar como ejemplo con un grupo de datos que representan las ventas en un semestre

de cuatro productos:


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1) Seleccionamos el rango que queremos nombrar.Por ejemplo el mes de febrero.

2) En el Cuadro de nombres, justo al lado de la barra de frmulas, escribimos el nombre quepondremos al rango. Escribimos Febrero.

3) Pulsamos Enter en el teclado y ya tendremos nombrado el rango de datos.

4) Para editar o eliminar un nombre creado vamos a la ficha formulas y abrimos elAdministrador de Nombres.


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UNIDAD 6: FUNCIONES EN EXCELUna funcin es una frmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o ms valores

y que devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la

frmula que la contiene.

SINTAXIS DE UNA FUNCIN

= nombre_funcin (argumento1, argumento2, , argumentoN)

REGLAS PARA EL INGRESO DE UNA FUNCIN

- Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =

- Primero se ingresa el nombre de la funcin, se ver una lista de funciones que servir degua para escoger la funcin a usar, una vez escogido el nombre de la lista, hacer click en la

tecla TABpara que complete automticamente el nombre de la funcin con un parntesis .

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejar espacios anteso despus de cada parntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. Silos argumentos tienen corchetes, as: [Arg1], significa que son argumentos opcionales.

- Los argumentos deben de separarse por una coma (,) o un punto y coma (;) dependiendode la configuracin del excel.

ASISTENTE PARA FUNCIONES

Tambin podemos utilizar el asistente. Si queremos introducir una funcin en una celda:

- Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin. Hacer clic en la ficha Frmulas

- Elegir la opcin Insertar funcin.


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- O bien, hacer clic sobre el botn de la barra de frmulas. Aparecer el siguiente cuadro de

dilogo Insertar funcin :

CATEGORIAS DE LAS FUNCIONES

Excel tiene 11 categoras de Funciones:

- FUNCIONES DE CUBO- FUNCIONES DE BASE DE DATOS- FUNCIONES DE FECHA Y HORA- FUNCIONES DE INGENIERA- FUNCIONES FINANCIERAS- FUNCIONES DE INFORMACIN- FUNCIONES LGICAS

- FUNCIONES DE BSQUEDA Y REFERENCIA- FUNCIONES MATEMTICAS Y TRIGONOMTRICAS- FUNCIONES ESTADSTICAS- FUNCIONES DE TEXTO

De las cuales estudiaremos las ms importantes y usadas.


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FUNCIONES MATEMTICAS

1 ENTERO Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo.

Sintaxis ENTERO(nmero)

nmero es el nmero real que se desea redondear al entero inferior ms prximo.

2 REDONDEAR Redondea un nmero a un nmero de decimales especificado.

Sintaxis REDONDEAR(nmero, nm_decimales)

nmero es cualquier nmero real que se desea redondear.nm_decimales nmero de decimales al que desea redondear el argumento de nmero.

3 SUMA Suma todos los nmeros de un rango.

Sintaxis SUMA(nmero1, [nmero2], ...)

nmero1, nmero2, ... son de 1 a 255 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener.

4 SUMAPRODUCTO Multiplica los componentes correspondientes de las matricessuministradas y devuelve la suma de esos productos.

Sintaxis SUMAPRODUCTO(matriz1, [matriz2], [matriz3], ...)

matriz1, matriz2, matriz3, ... son de 2 a 255 matrices cuyos componentesdesea multiplicar y despus sumar.

5 SUMAR.SI Suma las celdas que cumplen determinado criterio o condicin.

Sintaxis SUMAR.SI(rango,criterio, [rango_suma])

Rango es el rango de celdas que desea evaluar.criterio es el criterio o condicin que determina qu celdas deben

sumarse.Puede estar en forma de nmero, texto o expresin.

Ejemplos de Criterios: Nmeros: 50 12.5 0.181Texto: "Aprobado" "ERROR" "NO HAY"

Expresin: ">20" "


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FUNCIONES ESTADSTICAS

1 PROMEDIO Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos.

Sintaxis PROMEDIO(nmero1, nmero2, ...)

nmero1, nmero2, ... son de 1 a 255 argumentos numricos de los que sedesea obtener el promedio.

2 PROMEDIOA Devuelve el promedio de sus argumentos, incluidos nmeros, textoy valores lgicos.

Sintaxis PROMEDIOA(valor1, valor2, ...)

valor1, valor2... son de 1 a 255 celdas, rangos de celdas o valores cuyo promediose desea obtener.

3 MAX Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores.

Sintaxis MAX(nmero1, nmero2, ...)

nmero1, nmero2, ... son de 1 a 255 nmeros de los que desea encontrar el valor mximo.

4 MIN Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores.

Sintaxis MIN(nmero1, nmero2, ...)

nmero1, nmero2, ... son de 1 a 255 nmeros de los que desea encontrar el valor mnimo.

8 CONTARCuenta el nmero de celdas de celdas de un rango que contienennmeros.

Sintaxis CONTAR(valor1, valor2, ...)

valor1, valor2, ... son de 1 a 255 argumentos que pueden contener o hacer referencia a unavariedad de diferentes tipos de datos, pero slo se cuentan los nmeros.

9 CONTARA Cuenta la cantidad de celdas que no estn vacas en un rango.

Sintaxis CONTARA(valor1, valor2, ...)

valor1, valor2, ... son de 1 a 255 argumentos que representan los valores y las celdas quedesea contar. Los valores pueden ser cualquier tipo de imformacin.

10 CONTAR.BLANCO Cuenta el nmero de celdas en blanco de un rango.


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Sintaxis CONTAR.BLANCO(rango)

rango es el rango del que se desea contar el nmero de celdas en blanco.

11 CONTAR.SICuenta el nmero de celdas dentro de un rango que cumplen un solocriterio

especificado por el usuario.

Sintaxis CONTAR.SI(rango, criterio)

rango Una o ms celdas que se van a contar, incluidos nmeros o nombres, matrices oreferencias que contengan nmeros. Los valores en blanco y los de texto no se tienen

en cuenta.

criterio Nmero, expresin, referencia de celda o cadena de texto que determina las celdasque se van a contar.

Ejemplos de Criterios:Nmeros: 50 12.5 0.181

Texto: "Aprobado" "ERROR" "NO HAY"

Expresin: ">20" "


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4 SI.ERROR Devuelve un valor que se especifica si una frmula lo evala como unerror; de lo

contrario, devuelve el resultado de la frmula.

Sintaxis SI.ERROR(valor, valor_si_error)

Valor es el argumento en el que se busca un error.

Valor_si_error es el valor que se devuelve si la frmula lo evala como error.Se evalan los tipos siguientes de error: #N/A, #VALOR!, #REF!,#DIV/0!, #NUM!, #NOMBRE? o #NULO!

FUNCIONES DE FECHA Y HORA

1 HOY Devuelve la fecha actual con formato de fecha.

Sintaxis HOY()No tiene argumentos

2 AHORA Devuelve la fecha y hora actual con formato de fecha y hora.

Sintaxis AHORA()No tiene argumentos

3 DIA Devuelve el da del mes ( 1 al 31)

Sintaxis DIA(nm_de_serie)

nm_de_serie es un nmero en el cdigo de fecha y hora utilizado por Microsoft OfficeExcel

4 MES Devuelve el mes, del 1 (Enero) a 12 (diciembre)

Sintaxis MES(nm_de_serie)


5 AO Devuelve el ao, un nmero entero de 1900 a 9999

Sintaxis AO(nm_de_serie)


6 FECHA Devuelve el nmero de serie que representa una fecha determinada.

Sintaxis FECHA(ao, mes, da)


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ao es un nmero entre 1900 y 9999

mes es un nmero de 1 a 12 que representa el mes del ao.

da es un nmero de 1 a 31 que representa el da del mes.

7 HORA Devuelve la hora como un nmero de 0 a 23.

Sintaxis HORA(nm_de_serie)


8 MINUTO Devuelve el minuto como un nmero de 0 a 59.

Sintaxis MINUTO(nm_de_serie.)


9 SEGUNDO Devuelve el segundo como un nmero de 0 a 59.

Sintaxis SEGUNDO(nm_de_serie.)


10 NSHORA o TIEMPO Convierte horas, minutos y segundos dados como nmeros en un nmero deserie de Excel, con formato de hora.

Sintaxis NSHORA(hora, minuto, segundo)

hora es un nmero entre 0 y 23 que representa la hora.

minuto es un nmero entre 0 y 59 que representan los minutos.

segundo es un nmero entre 0 y 59 que representan los segundos.

11 DIASEM Devuelve un nmero del 1 al 7 que identifica el da de la semana.

Sintaxis DIASEM(nm_de_serie, tipo)


Tipo es un nmero que determina el tipo de valor que debe devolverse.

Tipo Nmero devuelto1 u omitido Nmeros del 1 (domingo) al 7 (sbado).


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2 Nmeros del 1 (lunes) al 7 (domingo).

3 Nmeros del 0 (lunes) al 6 (domingo).

12 NUM.DE.SEMANA Devuelve el nmero de semanas en el ao.

Sintaxis NUM.DE.SEMANA(nm_de_serie, Tipo_devuelto)

nm_de_seriees un nmero en el cdigo de fecha y hora utilizado por Microsoft OfficeExcel

Tipo es un nmero que determina en qu da comienza la semana. El valor predeterminado es 1.

Tipo Una semana comienza1 El domingo. Los das de la semana se numeran del 1 al 7.

2 El lunes. Los das de la semana se numeran del 1 al 7.

13 SIFECHA Calcula el nmero de das, meses o aos entre dos fechas dependiendo deun intervalo.

Sintaxis SIFECHA ( fecha inicial, fecha final, "intervalo")

fecha_inicial,fecha_final Fechas entre las que desea calcular la cantidad de das, meses o aos.intervalo Calculo que desea hacer.

stos son los intervalos disponibles.

"d" Das entre las dos fechas."m" Meses entre las dos fechas."y" Aos entre las dos fechas."yd" Das entre las fechas, como si las fechas estuvieran en el mismo ao."ym" Meses entre las fechas, como si las fechas estuvieran en el mismo ao."md" Das entre las dos fechas, como si las fechas estuvieran en el mismo mes y ao.

FUNCIONES DE TEXTO

1 CONCATENAR Concatena dos o ms cadenas en una cadena de texto.

Sintaxis CONCATENAR(texto1, texto2,.

)

texto1, texto2... son de 2 a 255 elementos de texto que se unirn en un elemento de textonico.

Los elementos de texto pueden ser cadenas de texto, nmeros oreferencias a celdas nicas.

2 IZQUIERDA Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de texto, segn elnmero de caracteres que especifique el usuario.

Sintaxis IZQUIERDA(texto, nm_de_caracteres)


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Texto Es la cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer.

Nm_de_caracteres Especifica el nmero de caracteres que se desea extraer.

3 DERECHA Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de texto, segn elnmero de caracteres que especifique el usuario.

Sintaxis DERECHA(texto, nm_de_caracteres)



4 EXTRAE o MED Devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena de textoque comienza en la posicin que se especifique.

Sintaxis EXTRAE(texto, posicin_inicial, nm_de_caracteres)


Posicin_inicial Posicin del primer carcter que se desea extraer del texto.La posicin_inicial del primer carcter de texto es 1, y as sucesivamente.


5 LARGO Devuelve el nmero de caracteres de una cadena de texto.

Sintaxis LARGO(texto)

Texto es el texto cuya longitud desea saber. Los espacios se cuentan como caracteres.

6 ESPACIOSQuita todos los espacios del texto excepto los espacios individuales entrepalabras.

Sintaxis ESPACIOS(texto)

Texto es el texto del que desea quitar espacios.

7 MAYUSC Convierte una cadena de texto en letras maysculas.

Sintaxis MAYUSC(texto)

Texto es el texto del que desea convertir en maysculas.

8 MINUSC Convierte una cadena de texto en letras minsculas.

Sintaxis MINUSC(texto)

Texto es el texto del que desea convertir en maysculas.


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9 NOMPROPIO Cambia a mayscula la primera letra del argumento texto y cualquiera delas otras letras de que se encuentren despus de un carcter que no seauna letra. Convierte todas las dems letras a minsculas.

Sintaxis NOMPROPIO(texto)

Texto es el texto entre comillas, una frmula que devuelve texto o una referencia a una celdaque contiene el texto al que se desea agregar maysculas.

FUNCIONES DE BUSQUEDA Y REFERENCIA

1 BUSCARVBusca un valor especfico en la primera columna de una matriz de tabla ydevuelve, en la

CONSULTAV misma fila, un valor de otra columna de dicha matriz de tabla.

Sintaxis

BUSCARV(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas,ordenado)

Valor_buscado Valor que se va a buscar en la primera columna de la matriz de tabla.Valor_buscado puede ser un valor o una referencia.

Matriz_buscar_en Dos o ms columnas de datos. Use una referencia a un rango o un nombrede rango.Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los valores que buscavalor_buscado.

Indicador_columnas Nmero de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverseel valor

coincidente.

Ordenado Valor lgico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta oaproximada.

2 BUSCARHBusca un valor especfico en la primera fila de una matriz de tabla ydevuelve, en la

CONSULTAH misma columna, un valor de otra fila de dicha matriz de tabla.

SintaxisBUSCARH(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_filas,ordenado)

Valor_buscado Valor que se va a buscar en la primera fila de la matriz de tabla.Valor_buscado puede ser un valor o una referencia.

Matriz_buscar_en Dos o ms filas de datos. Use una referencia a un rango o un nombre derango.

Los valores de la primera fila de matriz_buscar_en son los valores que busca valor_buscado.

Indicador_filas Nmero de fila de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valorcoincidente.

Ordenado Valor lgico que especifica si BUSCARH va a buscar una coincidencia exacta o

aproximada.


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UNIDAD 7: GRFICOS EN EXCEL

BENEFICIO DE LOS GRFICOS EN EXCEL

- La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin de los datos.- Un grfico nos dice mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y columnas.

CREAR UN GRFICO

Hay dos formas de crear un grfico:

Automticamente :- Se seleccionan los datos del rango de celdas que se quiere que participen en el grfico,- En la ficha Insertar de la Banda de opciones, escoger de la seccin Grficos el tipo de

grfico que se quiere crear. Automticamente se tiene el grfico.

Manualmente :Se debe tener en cuenta que es una serie y 3 elementos importantes antes de crear el grfico:

Serie.-Es cada uno de los rangos de datos que se desean grficar, en las tablas por lo general sereconocen porque son datos numricos ubicados a partir de la segunda columna o fila de la tabladependiendo de como estn ordenados los datos si de forma vertical u horizontalrespectivamente. Cada serie tiene un nombre que por lo general es el nombre de su respectivoencabezado en la tabla.

1. Nombre de la Serie: Es el rotulo o encabezado del rango de datos que se desea grficar. Por lo general el nombre es un texto que se puede escribir o jalar como una referencia.

2. Valores de la Serie:Es el rango de datos que se desea grficar. Los valores son datosnumricos.

3. Etiquetas de Eje Horizontal:Es el rango de datos que identifican a los valores de la seriePor lo general estan como texto, el nmero de etiquetas debe ser el mismo que elnmero de valores de la serie.

PROCEDIMIENTOS PARA CREAR UN GRFICO

1. Si se quiere graficar los datos de este tabla identificamos las series y los 3 elementosestudiados:Series: CANTIDAD y MONTO MUSD


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2. En la ficha Insertar de la Banda de opciones, escoger de la seccin Grficos el tipo degrfico que se quiere crear.

3.

Aparecer un cuadro que contendr el grfico ya creado (si seleccionaste los datospreviamente) o un cuadro en blanco (si no lo hiciste).

4. Adems, vers que aparece en la barra de mens una seccin nueva, Herramientas degrficos, con tres pestaas: Diseo, Presentacin y Formato.

AADIR UNA SERIE DE DATOS

1. Este paso es el ms importante de todos ya que en l definiremos qu datos queremosque aparezcan en el grfico. Si observamos la pestaa Diseo encontraremos dosopciones muy tiles relacionadas con los Datos:

2. Primero nos fijaremos en el botn Seleccionar datos. Desde l se abre el siguiente cuadro

de dilogo:


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3. En estas ventanas estn las series que se quieren agregar para graficarlas y los treselementos estudiados. Cada vez que se quiera agregar una serie se presiona Agregar,luego proceder a darle nombre a la serie, ingresar los valores de la serie e ingresar lasetiquetas de eje horizontal.

4. Una vez hecho todo lo anterior se tendr el grfico y mediante las pestaas diseo,presentacin y formato se modifica de acuerdo a criterio de cada uno.

10

2

15

20

13

9

14.64 15.10 13.95

7.13

9.20

5.36

0

5

10

15

20

25

Radiador Motor

Mitsubishi

Alternador Colector de

escape

Sistema

elctrico

Sistema de

frenos

Cantidad

Monto MUSD


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CARACTERSTICAS DE UN GRFICO

Para agregar caractersticas a los grficos tenemos 3 fichas en las Herramientas de Grfico:

FICHA DISEO:Son herramientas para dar diseos rpidos y predefinidos al grfico. Aqu se encuentra tambin elcomando para Seleccionar datos y mover grfico.

FICHA PRESENTACIN:Son herramientas para dar todas las opciones relativas al aspecto del grfico, como son, Titulo,Ejes, Etiquetas de datos, leyenda, escalas, lneas de cuadrculas, etc.

FICHA FORMATO:Son herramientas para dar formato a todos los elementos del grfico, slo se debe seleccionar elelemento y se coloca el formato deseado, ya sea estilos de forma pre-establecidos, omanualmente, dar rellenos, contornos, color de fuente, etc.


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UNIDAD 8: TABLAS Y GRFICOS DINMICOSCREAR UNA TABLA DINMICA

Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criteriosde agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacinde dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos,cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los datos origen, etc.

Para aquellos que tengan conocimientos de Access es lo ms parecido a una consulta dereferencias cruzadas, pero con ms interactividad.

Veamos cmo podemos crear una tabla dinmica a partir de unos datos que ya tenemos.

Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona las tablas y grficos dinmicos.

Supongamos que tenemos una coleccin de datos de los artculos del almacn con el nmero de

referencia y el mes de compra, adems sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.

Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de

cada artculo en cada mes. Para ello vamos a la ficha Insertar y hacemos clic en Tabla dinmica

(tambin podemos desplegar el men haciendo clic en la flecha al pie del botn para crear un

grfico dinmico).


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Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu podremos indicar ellugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y quequeremos ubicarla en una hoja de clculo nueva.

Podramos crear una conexin con otra aplicacin para obtener los datos desde otra fuentediferente a Excel.

En el caso de seleccionar la opcin Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las

celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras. Pulsamos Aceptar para seguir. Se abrirun nuevo panel en la derecha de la pantalla:


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Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabladinmica.

Con esta herramienta podramos construir una tabla dinmica con la siguiente estructura:

- Una fila para cada una de las Referencias de la tabla. - Una columna para cada uno de los Mesesde la tabla.- En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia en cada Mes.

Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugarcorrespondiente al pie del panel En este ejemplo deberamos arrastrar el campo REF a Etiquetasde Fila, el campo MES a Etiquetas de Columna y finalmente el campo IMPORTE a la seccin

Tras realizar la tabla dinmica este sera el resultado obtenido.

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en los rtulos de fila

tenemos las referencias, en los rtulos de columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla

las sumas de los importes.

Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados.

Una vez creada la tabla dinmica nos aparece la ficha Opciones:


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Si arrastrsemos a la zona de datos los campos Cantidad y Total, obtendramos la siguiente tabla,ms compleja pero con ms informacin:


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RESUMIR UNA TABLA DINMICA

Por defecto, al crear una tabla dinmica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede

interesarnos modificar esas frmulas por otras como pueden ser sacar el mximo o el mnimo, el

promedio, etc.

Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer

clic con el botn derecho del ratn, nos aparece un men emergente con diferentes opciones,debemos escoger la opcin Configuracin de campo de valor... y nos aparece un cuadro de

dilogo como el que vemos en la imagen.

En este cuadro de dilogo podemos escoger cmo queremos hacer el resumen, mediante Suma,

Cuenta, Promedio, etc.

Tambin podemos abrir el cuadro de dilogo con el botn de la fichaOpciones.

GRFICOS CON TABLA DINMICA

Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica deberemos hacer clic en el botn Grfico

dinmico de la pestaa Opciones.


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Para cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico que nos agrade ms o nos convengams segn los datos que tenemos.

Al pulsar este botn se abrir el cuadro de dilogo de Insertar grfico, all deberemos escoger el

grfico que ms nos convenga.

Luego, la mecnica a seguir para trabajar con el grfico es la misma que se vi en el tema de

grficos.

Documents

111032243-Guia-Teorica-Excel-2010