2. Cuentas Incobrables

El presente captulo, tendr como objetivo dar a conocer los siguientes temas:

Analizar las cuentas por cobrar.

Describir los mtodos para contabilizar las cuentas de difcil cobro y establecer las

provisiones correspondientes.

Cuentas Incobrables

In

Manual de Contabilidad Bsica

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Corporacin Industrial Minuto de Dios

1. DEUDORES

Comprende el valor de las deudas a cargo de terceros y a favor de la entidad, incluidas las comerciales

y no comerciales.

Forman parte de este grupo, entre otras, las siguientes cuentas:

Clientes

Cuentas por

cobrar a casa

Matriz

cuentas por

cobrar a

vinculados

econmicos

Cuentas por

cobrar a

socios y

accionistas

Aportes por

cobrar,

anticipos y

avances.

Depsitos y

promesas de

compraventa

Cuentas Incobrables

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En este grupo tambin se incluye el valor de la provisin, de naturaleza crdito, constituida para cubrir

las contingencias de prdida.

Las cuentas por cobrar representadas en moneda extranjera debern ajustarse a la tasa de cambio

representativa del mercado.

1.1 Clientes

Comprende el derecho que tiene la entidad de exigirles a sus clientes el pago de su deuda por la venta

de mercancas o la prestacin de servicios a crdito.

Representa todos los valores a favor de la entidad y a cargo de clientes nacionales y extranjeros de

cualquier naturaleza, por concepto de venta de mercancas, productos terminados, servicios y contratos

realizados.


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Dinmica Se Debita:

-Por el valor de las mercancias o servicios

vendidos a crdito.

-Por el valor de las notas dbito por cheques

devueltos por los bancos.

-Por el ajuste por diferencia en cambio de las

cuentas de clientes del exterior.

-Por los ajustes al favor de la entidad, como

interes, etc.

-Por los ajustes generados a favor del cliente.

Se Acredita:

-Por los pagos efectuados por los clientes.

-Por el valor de las devoluciones de

mercancas o servicios no aceptados.

-Por los descuentos o bonificaciones por

cualquier concepto.

-Por los traslados a cuentas de difcil cobro.

Cuentas Incobrables

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Control interno

Con el fin de minimizar posibles prdidas futuras relacionadas con las cuentas por cobrar originadas

por las ventas a clientes, es necesario implementar una serie de polticas internas para el manejo y

control de cartera; algunas de estas polticas son:


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7. El personal encargado de las ventas y la facturacin debe ser diferente al personal que maneja los

recaudos y los recursos contables.

6. Los vendedores no deben ser cobradores, para evitar malos manejos de dinero.

5. Cada vez que un cliente devuelva mercanca, para proceder a elaborar la nota crdito es necesario

constatar en qu estado llega la mercanca, si est completa segn lo informado y la causal de devolucin.

4. Todo pago de los clientes debe estar soportado por un recibo de caja o un formato de consignacin.

3. Visitar espordicamente a los clientes para verificar el procedimiento de cobro por los representantes de

la empresa.

2. Enviar peridicamente extractos a los principales clientes, solicitando su verificacin o conciliacin y observaciones.

1. Preparar mensualmente un estado de cuenta del total de la cartera clasificada por vencimiento para

facilitar su cobro.

Cuentas Incobrables

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CUENTAS INCOBRABLES O DEUDAS DE DIFCIL COBRO

Las empresas que otorgan crdito, normalmente esperan que el deudor cumpla oportunamente los

compromisos de pago. El departamento de cartera debe realizar un estudio adecuado para determinar

la capacidad de endeudamiento, costumbres de pago, solvencia moral del deudor, etctera, para

eliminar posibles prdidas de cartera. A pesar de todo esto, algunas de las cuentas son incobrables,

por factores como muerte del deudor, insolvencia del mismo, declaracin expresa de no pago,

etctera. La prdida de cartera es asumida por la empresa.

Cuando esto sucede, y una vez agotadas todas las gestiones de cobro, es necesario efectuar una

reclasificacin con el fin de mostrar los estados financieros con el verdadero valor de realizacin de la

cartera.

Dinmica

Se Debita:

Por el traslado de la cuenta de clientes.

Se Acredita:

Por el valor cargado contra la provisin


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Provisin para cuentas de difcil cobro

Representa el monto de los valores provistos por la entidad para cubrir eventuales prdidas de cuentas

de clientes, como resultado del anlisis efectuado al grupo de deudores.

Dinmica Se Debita:

Por el valor de las cuentas cargadas como

incobrables.

Por el valor del ajuste al clculo de la

provisin.

Se Acredita:

Por el valor resultante del anlisis de las

cuentas deudoras. -

Cuentas Incobrables

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Mtodos para contabilizar las cuentas incobrables

Mtodo de

provisin para

cuentas

incobrables

Mtodo de

anulacin

directa.


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a. Mtodo de anulacin directa

Consiste en revertir simplemente el registro contable original, es decir, acreditar la cuenta clientes por

el valor de la deuda incobrable y debitar la cuenta gastos operacionales - Provisiones por idntico

valor.

Este mtodo es ms sencillo, pero tiene la desventaja de que la informacin de las cuentas malas

deducidas de cartera desaparece y no es possible evaluar ni tomar decisiones para un perodo

determinado.

Ejemplo: Supngase que Almacn La Comparsa Ltda. Vende a crdito mercancas el da 8 de febrero

del ao 01 por valor de $ 250,000 al seor Pedro Garca. Con base en un estudio de cartera realizado

el 31 de octubre del ao 01, el jefe de cartera determina que pese a las gestiones de cobro la cuenta

del seor Garca no podr cobrarse. El gerente autoriza su retiro de cartera de la empresa.

El registro en el momento de la venta ser

FECHA CUENTA DEBITO CREDITO

Deudores-Clientes 250.000

Ingresos Operacionales-Ventas 250.000 Febero 8

Cuentas Incobrables

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Para eliminar la cuenta incobrable del saldo de nuestra cartera, el registro sera el siguiente:

Con este asiento no queda prueba alguna que permita conocer la prdida total en un perodo por este

concepto, pues lo que se debit el 8 de febrero se cancel el 31 de octubre.

b. Mtodo de provisin para cuentas de difcil cobro

Consiste en estimar, mediante un anlisis de vencimientos en la fecha de cierre de libros, el porcentaje

de las cuentas de clientes que probablemente no podrn ser recuperadas.

Es importante conocer cul ser el verdadero valor de recuperacin de esta cartera para las

proyecciones y los anlisis de flujos de caja.


Gastos Operacionales-Provisiones 250.000

Deudores -Clientes 250.000 Octubre 31.


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Ejemplo: Supngase que al 31 de diciembre del ao 01 Almacn La Comparsa Ltda. Posee un saldo

de cartera por $ 2, 740,000. La administracin decide calcular la provisin para deudores con el fin de

conocer el verdadero valor de recuperacin de su cartera y fijar para el futuro las polticas de ventas a

crdito. Las cuentas por cobrar a esta fecha se discriminan as:

Por decisin tomada por los rganos directivos de la entidad, se establecieron los siguientes

porcentajes probables de prdidas de cartera:

Cuentas Incobrables

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Para efectuar el ajuste al 31 de diciembre del ao 01, se calcula la prdida estimada con base en las

ponderaciones, y se obtiene el siguiente cuadro de vencimientos:

Cuentas Vigentes 0%

1-60 das 0%

61-120 das 3%

121-180 das 5%

181-360 das 10%

Ms de 360 das 15%


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La contabilizacin del ajuste al 31 de diciembre del ao 01 sera:


Gastos Operacionales-Provisiones 90.500

Provisiones-Clientes 90.500

Diciembre

31.

Cuentas Incobrables

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Con este asiento se afecta el estado de resultados del perodo porque reduce las utilidades, al igual

que el balance general porque disminuye el saldo de la cuenta de clientes. El saldo en el balance

general al 31 de diciembre del ao 01 quedara as:

El saldo de la provisin se reduce en la medida que se reconozcan cuentas incobrables. Supngase

que el cliente E definitivamente no va a pagar la factura vencida a ms de 360 das por valor de $

30,000.

El asiento para contabilizar el reconocimiento de esta cartera perdida sera el siguiente:

Deudores-Clientes $2.740.000

Menos: Provisin ($90.500)

Deudores-Clientes $2.649,500


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La cuenta provisin para cuentas incobrables al 31 de diciembre del ao 01 presenta el siguiente saldo:

Para el ao 02, la compaa estima que una provisin de $ 80,000 ser suficiente.

No se requiere registrar el valor total, puesto que esa cuenta trae un saldo crdito de $ 60,500 al cierre

de diciembre 31 del ao 01.


Provisiones-Clientes 30.000

Clientes 30.000

Diciembre

31.

Cuentas Incobrables

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Ser necesario ajustar la cuenta hasta completar ese valor. A la provisin estimada de $ 80,000 se le

resta el saldo de $ 60,500 para determinar el valor del ajuste. As, se tiene:

Provisin estimada - Clientes 80.000

Valor saldo cuenta a diciembre 31/01 60.500

Valor del ajuste a efectuar 19.500

De acuerdo con este clculo, se proceder a realizar el siguiente asiento:


Gastos operacionales-Provisiones 19.500

Provisin- Clientes 19.500

Diciembre

31.


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Tratamiento de cuentas de difcil cobro

Ocasionalmente, algunas cuentas que se han cancelado por considerarse incobrables, pueden ser

pagadas posteriormente por el deudor de manera total o parcial.

Esta situacin debe ser reflejada en los estados financieros. Como quiera que las cuentas han sido

descargadas de cartera y su valor se ha eliminado como cuenta mala, es necesario revivir esa cuenta

para que se refleje en el flujo de la entidad, de la siguiente forma:

a. Se restablece la

cuenta clientes

por el valor

pagado y

simultneamente

se incrementan

por idntica cifra

la provisin

b. Se registra

el ingreso por

la cancelacin

de la

respectiva

cuenta por

cobrar.

Cuentas Incobrables

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Supngase que una empresa recibe el 15 de abril del ao 01 el pago de $ 20,000 de una cuenta por

cobrar que el ao anterior se haba considerado incobrable y se haba retirado del saldo de la cartera.

Para incorporar el pago, debe hacerse el siguiente asiento:



Provision-Clientes 20.000

Caja 20.000


abr-15

jul-18


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BIBLIOGRAFIA

CONTABILIDAD GENERAL. Hernando Daz. Editorial Prentice Hall.

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