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INFORME DE GESTIÓN
2018
www.conjuntoalamedadesanpedro.com
_______________________________________________________________________________________
ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS CONJUNTO RESIDENCIAL ALAMEDA DE SAN PEDRO
2019
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CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
Jaime Hernán Potosí – Presidente
Alexander Alvarado Castellanos - Tesorero
Humberto Lozano Echeverry
Omar Fabián León León
Marinella Angulo Angulo
Karen Tatiana Huertas
Johan Cardozo Morales
Paulo Cesar Otero León
Heidi Marcela Velandia
COMITÉ DE CONVIVENCIA
Erika Marín
Rosa Elena Carreño
REVISOR FISCAL
José Tarsicio Toro
CONTADOR
Breider Sneider Agudelo
ADMINISTRADORA
Andrea Castellanos Alvarez
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Bogotá, 02 de Marzo/19 CONVOCATORIA
ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS
En mi calidad de Administrador del CONJUNTO RESIDENCIAL ALAMEDA DE SAN PEDRO P.H ubicado en la calle 48 sur N°
86-60 de la ciudad de Bogotá, me permito convocar a la ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS, a llevarse
a cabo el día domingo 17 de marzo del año en curso, a las 09:00 am, lugar: salón social, conforme a lo establecido en la
ley 675 de 2001, artículo 39, del reglamento de propiedad horizontal teniendo:
ORDEN DEL DÍA
1. LLAMADO A LISTA Y VERIFICACIÓN DEL QUÓRUM
2. LECTURA Y APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA
3. ELECCIÓN Y NOMBRAMIENTO DEL PRESIDENTE Y SECRETARIO DE LA ASAMBLEA.
4. NOMBRAMIENTO DE LA COMISIÓN VERIFICADORA DE LA REDACCIÓN DEL ACTA.
5. PRESENTACIÓN DE INFORME DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA, INFORME SG-SST, INFORME FONDERA Y ASOCIADOS,
Y COMITÉ DE CONVIVENCIA.
6. PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL AÑO 2018.
7. INFORME REVISORÍA FISCAL 2018.
8. PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO PARA EL 2019.
9. PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN DE PROYECTOS PARA EL 2019.
10. NOMBRAMIENTO DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA.
11. NOMBRAMIENTO DEL CONSEJO ADMINISTRATIVO.
12. NOMBRAMIENTO REVISOR FISCAL.
13. PROPOSICIONES VARIAS.
14. Cierre. La presente convocatoria se hace mediante comunicación enviada a la última dirección registrada por el propietario y mediante aviso fijado a las 9:00 pm del día 16 de Febrero de 2019 en las carteleras de la copropiedad en los términos de los artículos 39 y siguientes de la ley 675 de 2001. La presente convocatoria, se efectúa en los términos del artículo 39 de la ley 675 de 2001, la Asamblea sesiona y decide si el quórum tiene un 51% del coeficiente , de no cumplirse con el quorum establecido por la ley, se realizara un segundo día de convocatoria el tercer día hábil siguiente de la convocatoria inicial, a las ocho pasado meridiano (8:00 p.m.), sin perjuicio de lo dispuesto en el reglamento de propiedad horizontal, la cual sesionara y decidirá válidamente con un número plural de propietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados.
El registro de asistencia se realizará a partir de las 07:45 am; con el objetivo que la reunión inicie puntualmente.
La Administración solicitará los poderes con copias de las cedulas del propietario y apoderado; teniendo en cuenta el proceso de actualización de datos 2019, quiénes no realizaron este proceso se tendrá en cuenta únicamente a la persona que aparezca en nuestra base de datos inicial.
POR FAVOR ABSTÉNGASE DE FIRMAR EL LISTADO DE ASISTENCIA SI NO ES EL PROPIETARIO Ó APODERADO, YA QUE PUEDE SER SANCIONADO POR SUPLANTACIÓN.
www.conjuntoalamedadesanpedro.com
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NOTAS PARA TENER EN CUENTA.
• El registro de asistencia se realizará a partir de las 07:45 a.m.; con el objetivo que la reunión inicie
puntualmente; se dará un tiempo de espera hasta las 9:00 a.m.; momento en el cual se cierra y se
verificara el quórum de liberatorio; en caso de no reunirlo, se procederá a levantar la sesión, cobrando la
multa correspondiente a los ausentes (1 Cuota de Administración mensual plena Art. 55 reforma
reglamento de Propiedad Horizontal) y se realizará la reunión el tercer día hábil siguiente al de la
convocatoria inicial (Art 41. Ley 675 de 2001).
• Favor enviar por escrito las PROPOSICIONES y varios antes de la Asamblea a la Administración, a más
tardar el 9 de marzo de 2019.
• Recuerde señor Copropietario que las decisiones tomadas válidamente en la Asamblea obligan a:
Presentes, Ausentes y Disidentes.
• Los propietarios podrán actuar en la Asamblea directamente ó por sus representados, mediante poder de
delegación hecho por comunicación escrita (el cual se envía adjunto). Los miembros de la Administración
NO están autorizados para recibir ningún tipo de poder para representar a terceros en la Asamblea.
• Ningún propietario podrá tener más de un (1) poder adicional al propio.
• Se solicita a los arrendatarios, informar a los propietarios ó a las inmobiliarias de la Asamblea a
realizarse.
• Los propietarios que estén interesados en formar parte del Consejo de Administración SE LES RECUERDA
ESTAR AL DIA EN LA CUOTA DE ADMINISTRACIÓN.
• Teniendo en cuenta lo autorizado por la Asamblea General de Copropietarios realizada el 18 de marzo
de 2018, NO se imprimirán las cartillas con el objeto de minimizar gastos económicos en la realización
de las Asambleas. Se solicita revisar la información financiera e informes de gestión en la página web
www.conjuntoalamedadesanpedro.com.
• Los días martes 12-MAR-18 y el jueves 14-MAR-18 de las 04:00 pm a 08:00 p.m, el equipo de
Administración atenderá todas las dudas e inquietudes que surjan sobre los Informes, Estados Financieros
y Presupuesto. Rogamos tener en cuenta estas fechas y hacer las aclaraciones respectivas. Lo anterior con
el ánimo de realizar una reunión ágil y específica.
La presente convocatoria se hace en los términos que la Ley 675 de 2001 régimen al que está sometido LA
COPROPIEDAD.
CONSTANCIA
Se ha convocado con la anticipación estatutaria de 15 días fijando la Convocatoria en las Carteleras del Conjunto,
publicación en el página web www.conjuntoalamedadesanpedro.com; según lo autorizado en la Asamblea
General realizada el 18 de marzo de 2018.
ANDREA CASTELLANOS ALVAREZ Administradora.
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REGLAMENTO DE LA ASAMBLEA GENERAL 1. No se permitirá la entrada a MENORES DE EDAD y se recomienda un (1) asistente por Apartamento. 2. Verificación del Quórum: Esta actividad será a cargo del Consejo de Administración, a partir del momento de cierre
de las mesas de control de asistencia no se aceptarán más inscripciones para votar en Asamblea. 3. Elección del Presidente de la Asamblea: Se hará por aclamación o por aprobación oral de proposición presentada
en tal sentido. 4. Duración estimada de la Asamblea: La Asamblea tendrá una duración estimada de (4) horas ó (los asambleístas
podrán proponer la duración). 5. Sanción: Establecido y aprobado el tiempo de duración quien no permanezca en el recinto de reunión hasta su
terminación será considerado como no asistente de la Asamblea, hecho que representará el cobro de una sanción equivalente a 1 cuota de Administración plena. Se llamará a lista al finalizar la Asamblea.
6. Intervenciones: Quien desee intervenir en cada una de las discusiones deberá pedir la palabra levantando la mano, cada intervención tendrá una duración MAXIMA de (2) DOS MINUTOS, las intervenciones deben hacerse con respeto, en forma clara, breve y sobre el tema específico que se esté tratando en ese momento, evitando discusiones de tipo personal; el Presidente de la Asamblea nombrara un auxiliar quien le colaborara con el control del tiempo e indicara al participante cuando le falten 30 segundos para terminar cada intervención, cuando se agote el tiempo este hará una señal al Presidente indicándole que el tiempo se ha terminado.
7. Facultades del Presidente de la Asamblea: Serán facultades del Presidente de la Asamblea las siguientes: a. Uso de la palabra: Solo el Presidente de la Asamblea podrá conceder el uso de la palabra. b. Interpelaciones: Solo el Presidente de la Asamblea podrá conceder interpelaciones. Dicha interpelación tendrá una duración MAXIMA de (2) MINUTOS. c. Expulsión: El Presidente podrá expulsar de la Asamblea, previo aviso de llamado de atención (por una sola vez), al asistente que no respete el uso de la palabra, use palabras descorteses, o muestre desacato al presente reglamento. d. Moción de Orden, Aclaraciones, Declaratoria de suficiente ilustración y aviso de reiteración temática: Serán de exclusiva discrecionalidad del Presidente de la Asamblea. e. Auxiliares de la Asamblea: Los nombrara el Presidente y pueden ser: El Presidente del Consejo, El Administrador, El Contador, o los escrutadores.
8. Identificación: Quien haga uso de la palabra, deberá expresar en voz alta, su nombre, apellidos, hacer referencia al apartamento que está representando.
9. Voz y voto: de acuerdo a la sentencia C-522/02 el voto de cada propietario equivaldrá al porcentaje de coeficiente de propiedad del respectivo bien privado, sólo para las decisiones de contenido económico, para las demás decisiones se tendrá en cuenta el voto por mayoría simple de los asistentes de la asamblea.
10. No podrán participar en los órganos de dirección: a. Personas procesadas judicialmente. b. Personas con antecedentes negativos de convivencia. c. Personas no propietarias (Art. 56 del Reglamento de P.H.) d. Propietarios en mora con las cuotas del conjunto desde una (1) cuota de Administración.
11. En cuanto a los Estados Financieros, el Presupuesto y Revisor fiscal se aprobarán mediante voto al final de cada presentación. Escrutinios: Los escrutadores tendrán las siguientes funciones: De acuerdo con el sistema electrónico de votación los escrutadores será los encargados de recoger cada voto y vigilar que solo se deposite un solo voto de acuerdo a las instrucciones que de él Presidente de la Asamblea. Terminada la votación deben verificar que corresponda al número de votantes, los votos que sobren se deben anular al azar. La lectura y conteo de votos se debe hacer con la proyección correspondiente en un tablero en lugar visible en voz alta.
12. Informes: Los informes de: Administrador, Consejo de Administración, Comité de Convivencia, Revisor Fiscal y Contador serán enviados junto con la presente citación a cada uno de los propietarios junto con el presupuesto y estados financieros; estos informes serán aclarados en la oficina de la Administración los días 12 y 14 de marzo de 2019 en el horario de las 04:00 a las 08:00 pm. Para lograr el buen desarrollo de nuestra reunión se pondrá en consideración el presente reglamento junto con el orden del día.
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AGRADECIMIENTOS
Como es costumbre, hoy queremos expresar nuestros agradecimientos a esta importante audiencia del Conjunto Alameda de San Pedro y, por ende, darles a conocer el informe de gestión correspondiente al año 2018; detallando cada una de las actividades Administrativas, Operativas y Financieras, que redunda en la calidad de vida de todos los residentes. Siempre nos enorgullece presentarles una gestión transparente basada en los principios y normas establecidas en la Ley de Propiedad Horizontal, en nuestro Manual de Convivencia, en el Código de Policía, Jurídicas y Financieras como las Normas Internacionales de Información Financieras NIIF; las cuales fortalecen nuestros valores de ética, honradez, seriedad, cumplimiento y profesionalismo en cada una de éstas actividades, evidenciándose un excelente manejo administrativo. Para el 2018, el proyecto bandera de esta Administración y el cuál ustedes aprobaron en la Asamblea General de Copropietarios desarrollada el 18-MAR-18 fue la jardinería en las zonas comunes interiores; consistente en la plantación de especies vegetales y la construcción del bordillo en ladrillo, lo cual ha permitido embellecer nuestro Conjunto, mejorando la satisfacción visual y calidad de vida de quienes residen, para lo cual nos sentimos orgullosos por las innumerables felicitaciones recibidas en esta labor ejecutada. Sin embargo, queremos hacer un llamado de atención, especialmente a todos los propietarios de mascotas, para que de una u otra forma ayuden a cuidar estas zonas verdes. También, se cambiaron las cámaras de video del circuito cerrado correspondiente a las zonas comunes, se fortaleció la iluminación con nuevos reflectores en zonas oscuras adyacentes y parqueaderos, incrementando la seguridad de las instalaciones y fortalecimiento de las normas, derechos y deberes consagrados en el Manual de Convivencia. Nos llena de satisfacción presentarles cada año, la excelente gestión en el manejo de los recursos económicos especialmente en los pagos a proveedores como la Empresa de Seguridad y Empresa de Aseo, quiénes con su expedición de CERTIFICACIONES AL DÍA EN PAGOS, dan fe de ello y que EL CONJUNTO NO ESTÁ EN RIESGO DE POSIBLES EMBARGOS A SUS CUENTAS CORRIENTE Y/O AHORROS. Por ello, el Consejo Administrativo y la Administración, agradecen a todos ustedes el haberles permitido vigilar y gestionar los recursos obtenidos mensualmente a través de las cuotas de Administración. Finalmente, queremos darles a conocer que el TRABAJO EN EQUIPO es la fórmula del éxito de esta Administración. Muchas gracias,
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
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INFORME DE GESTIÓN ADMINISTRACIÓN
CONJUNTO RESIDENCIAL ALAMEDA DE SAN PEDRO 1 de enero a 31 de diciembre de 2018
ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS 2019
Es de vital importancia destacar el desarrollo de la Asamblea General Ordinaria de Copropietarios del año 2018, que se realizó el día domingo 18-MAR-18, contando con una masiva presencia de personas; siendo enmarcada por el absoluto respeto, intervenciones concisas y claras; con total orden de presentación de los temas propuestos y aclaración de las dudas respectivas.
En esta reunión se sometieron a votación y fueron aprobados los Estados Financieros del año 2017, el Presupuesto para la vigencia del 2018, como también la Asamblea reeligió como Revisor Fiscal al señor Jose Tarsicio Torres; quien se caracterizó por su agilidad y la gran parte de las dudas presentadas a los informes fueron atendidas en la oficina de Administración en los días y horarios establecidos para tal fin.
Es de resaltar, que solo se realizó una Asamblea Ordinaria en 2018 donde se aprobaron los estados financieros y el presupuesto para el respectivo año.
Todos los resultados de la Asamblea General Ordinaria fueron publicados en las carteleras del Conjunto, de igual manera fue publicada la respectiva Acta.
RELACION MANTENIMIENTOS
A continuación, se relacionan los mantenimientos realizados, con fechas respectivas durante el año anterior:
FUMIGACI
ON LAVADO
TANQUES MANT.
SALONES MOTO
BOMBAS PODA PUERTAS EXTINT.
SONDEO TORRES
ENERO 30
ENERO/18
30 ENERO/18
05 ENE/18
FEBRERO
MARZO 30 MAR/18 05 MAR/18 01 MAR/18
ABRIL
MAYO 23
MAY/18 30MAY/18
05 MAYO/18
JUNIO 30
JUNIO/18
JULIO 30 JUL/18 05
JULIO/18 13
JULIO/18
AGOSTO 30
AGOSTO/18
SEPTIEMBRE 30 SEP/18 05 SEP/18
OCTUBRE 14-16 y 21 DE OCT/18
NOVIEMBRE 30 NOV/18 05 NOV/18 17-NOV/18
DICIEMBRE 05 DIC/18
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DISEÑO E IMPLEMENTACION DEL SG-SST
Para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, se contrató la EMPRESA
GESTION INTEGRAL DE PROYECTOS, cuyo costo del diseño e implementación fue de $1.500.000 (un millón quinientos mil
pesos), proceso que se llevó a cabo para dar cumplimiento a la Normatividad y Seguridad de las personas que laboran en
las instalaciones, siendo de obligatoriedad la implementación por parte del Conjunto Residencial según Normatividad del
Gobierno Nacional.
A continuación, se hace una breve presentación de la actividad realizada por la Empresa ejecutora para la implementación
del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, de acuerdo al PHVA (planear, hacer, verificar, y actuar).
CICLO CARPETA SUBCARPETA DOCUMENTO FORMATO
1. P
lan
ear
Diagnóstico Inicial N.A Diagnóstico Inicial del conjunto residencial Alameda de San Pedro
Matriz de Identificación de Peligros
N.A Matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos
N.A Procedimiento identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos
Indicadores N.A Definición de Indicadores PDF
Indicadores del SG-SST EXCEL
Objetivos de la Política N.A Objetivos de la Política del conjunto residencial Alameda de San Pedro
Objetivos sgsst N.A Objetivos del SG-SST del conjunto residencial Alameda de San Pedro
Planeación N.A Plan de Trabajo Anual EXCEL
Política de Sg-sst N.A Política del SGSST de del conjunto residencial Alameda de San Pedro
2. H
acer
Capacitación
Capacitaciones
Cronograma de Capacitaciones EXCEL
Folleto SGSST PUBLISHER
Programa de Capacitación PDF
Inducción, re inducción, comunicación
Procedimiento de inducción, re inducción, comunicación y capacitación
Conservación de Documentos Control de Documentos y
Registros
Listado Maestro de Documentos EXCEL
Procedimiento control de documentos y registros. PDF
Contratación Procedimiento de
Proveedores y Contratistas Procedimiento de selección, evaluación y normas de seguridad para proveedores y contratistas
Documentación
Formatos de Inspección Formato inspección planeada general EXCEL
Inspección uso y estado de EPP EXCEL
Investigación de Incidentes y Accidentes de Trabajo
Formato reporte de actos y condiciones inseguras EXCEL
Investigación de accidentes de trabajo EXCEL
Procedimiento de reporte e investigación de incidentes y accidentes de trabajo
Reporte de incidentes de trabajo EXCEL
Batería de Riesgo psicosocial
Informe batería de riesgo psicosocial del conjunto residencial Alameda de San Pedro
Programa de Salud Anexos CARPETA
Programa de Salud PDF
Gestión del Cambio Gestión del Cambio Procedimiento de gestión del cambio PDF
Solicitud de Cambio EXCEL
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Medidas de Prevención
Formatos de Inspecciones Formato inspección planeada general EXCEL
Inspección uso y estado de epp EXCEL
Política de no Alcohol, No Drogas Política de alcohol, drogas y Tabaco
Obligaciones de los Empleadores
Matriz de Requisitos Legales Matriz Legal PDF
Procedimiento de identificación y evaluación de requisitos legales
Presupuesto Presupuesto del conjunto residencial Alameda de San Pedro
EXCEL
Responsabilidades del conjunto residencial
Alameda de San Pedro Responsabilidades del conjunto residencial Alameda de San Pedro
Obligaciones de los Trabajadores N.A Responsabilidades de los colaboradores del conjunto residencial Alameda de San Pedro
Plan de Emergencias Plan de Emergencias Responsabilidades de los colaboradores del conjunto residencial Alameda de San Pedro
3. V
erif
icar
Auditorias N.A
Acta de reunión EXCEL
Actividades de auditoria EXCEL
Cronograma de auditorias EXCEL
Informe de auditoria EXCEL
Listado de verificación de auditoria EXCEL
Plan de auditoria EXCEL
Procedimiento de auditorías PDF
Revisión por el Consejo de asamblea N.A Acta de revisión por el consejo de asamblea EXCEL
Procedimiento de revisión por el consejo de asamblea
4. A
ctu
ar
Acciones Correctivas Acciones Preventivas,
Correctivas y de Mejora
Procedimiento de acciones preventivas, correctivas y de mejora
Procedimiento de reporte e investigación de incidentes y accidentes de trabajo
Procedimiento de reporte e investigación de incidentes y accidentes de trabajo
EXCEL
Mejora Continua Plan de Mejora Plan de mejora SG-SST del conjunto residencial Alameda de San Pedro
RESULTADOS
✓ Todas las actividades realizadas cumplen a cabalidad con lo establecido en el cronograma de trabajo, teniendo en
cuenta las actividades que quedaron pendientes.
✓ Toda la documentación del cumplimiento de aspectos básicos en Seguridad y Salud en el Trabajo, se encuentra
almacenada y ubicada en la carpeta de SG-SST en el Conjunto Residencial Alameda de San Pedro, en el computador
de la Administración y en el computador de Nathaly Cortes en la carpeta SG-SST.
Es importante, aclarar que este Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, debe revisarse o actualizarse cada (6)
meses o máximo cada año.
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CUADRO ILUSTRATIVO
GASTOS FIJOS MENSUALES DE LA COPROPIEDAD.
El presente cuadro informativo se da a conocer con el objetivo de que la Comunidad conozca los gastos mensuales que se
generan, teniendo en cuenta, que el ideal es que los propietarios de los apartamentos paguen puntualmente sin entrar
en mora.
AÑO 2018
CONCEPTO MENSUAL ANUAL
INGRESOS ADMINISTRACIÓN (100% DE RECAUDO) $ 37.230.100 $ 446.761.200
GASTOS FIJOS
MENSUALES
GASTOS FIJOS
ANUALES
PAGO FACTURA SERVILIN $ 18.532.500 $ 222.390.000
PAGO FACTURA SERVICOMERCIALIZADORA $ 9.003.618 $ 108.043.416
PAGO ADMINISTRACION $ 1.820.000 $ 21.840.000
HONORARIOS CONTABLE $ 970.000 $ 11.640.000
HONORARIOS REV FISCAL $ 864.000 $ 10.368.000
TOTAL $ 31.190.118 $ 374.281.416
CUADRO ESTADISTICO INGRESO MENSUAL 2018
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PÓLIZA ÁREAS COMUNES
En el año inmediatamente anterior, se renovó la
póliza de áreas comunes con la aseguradora
CHUBB de Colombia Compañía de Seguros SA.
En el valor de la póliza renovada, se incluyó el
seguro de responsabilidad para directores y
administradores de la copropiedad (Consejo y
Administración), que cubre todo acto culposo,
real o presunto cometido en el cumplimiento de
estas instancias administrativas. Acorde a las
condiciones de la póliza, se valoró el seguro de
asistencia que es práctico en la atención y
prevención de siniestros provenientes de daños
de agua, electricidad, ruptura de vidrios de
fachadas entre otros.
De acuerdo, al avalúo técnico del Conjunto Alameda de San Pedro realizado por UNILONJAS, se determinó que corresponde a un valor de $34.597.755.353 para un cubrimiento del 100%.
El Consejo de Administración y la Administración, decidieron asegurar la copropiedad al 100% del avalúo con la aseguradora ZURICH COLOMBIA SEGUROS, por un valor total de la prima de $ 35.184.344,51 cancelándose en cuatro (4) cuotas iguales, la copropiedad al 31 de diciembre se encuentra a paz y salvo con esta obligación.
Es importante destacar que al hacer esos pagos anticipados se disminuyeron intereses generados por la Aseguradora, como también mencionar un valor agregado o donación de $1.350.000 de pesos para el Conjunto.
PARQUEADEROS COMUNALES Y BICICLETERO
Dentro de las actividades de gestión ejecutadas por esta Administración, se han desarrollado las siguientes actividades: Se realiza asignación trimestral de los parqueaderos comunales, reorganizando y re-enumerándose los mismos; con el objeto de tener un control más detallado del uso y especialmente para gestionar el proceso de rotación de parqueaderos para automotores y motocicletas. Teniéndose en cuenta las siguientes especificaciones para mencionada actividad:
• Paz y salvo en el pago de la cuota de Administración.
• Asignación propietarios 80% y arrendatarios 20%
• Cumplimiento en el Manual de Convivencia.
• Antigüedad de asignación.
• Pagos después de fecha no se tienen en cuenta, los pagos se deben realizar dentro de cada mes.
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JARDINERIA Y BORDILLO EN LADRILLO
En los meses de mayo y junio de 2018, se causó
cobro de Cuota Extraordinaria de $58.800 dividida
en dos pagos de $29.400 respectivamente; con el
propósito de ejecutar la implementación del
bordillo en ladrillo y jardinería en las zonas
comunes; especialmente en las zonas verdes
ubicadas en los corredores internos ubicados al
frente de cada una de las torres del Conjunto.
Se realizó presentación de las cotizaciones
(proponentes) ante la Asamblea General de
Copropietarios realizada en el 2018, exponiendo un
comparativo entre diferentes empresas. Se
determinó contratar con la EMPRESA ASITPRO
“ASISTENCIA TÉCNICA PROFESIONAL”, ya que
obtuvo la mayor votación en Asamblea. El contrato
fue asignado por un valor de $42.298.757 de pesos.
Es importante, aclarar que las zonas intervenidas
para la jardinería y bordillo, fueron las que se
especificaron detalladamente en la Asamblea 2018,
como se evidencia en la siguiente gráfica:
(Las zonas demarcadas con el color verde, fueron
las intervenidas con la jardinería.).
CUOTA EXTRAORDINARIA
AÑO 2018
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COMPRA COMPUTADOR E IMPRESORA OFICINA ADMINISTRATIVA
En el mes de junio de 2018, la Administración y
el Consejo Administrativo, autorizaron la compra
de un computador para la Oficina Administrativa;
con el fin de maximizar el trabajo Administrativo
y el proceso contable del Conjunto. Al igual que
la compra de una impresora más robusta para la
documentación que se genera.
COMPRA DE CÁMARAS DE VIDEO Y REFLECTORES
En el mes de agosto de 2018, la Administración y el
Consejo Administrativo, autorizaron la Reposición e
Instalación de 32 cámaras de video en las zonas
comunes y periféricas del Conjunto, que entraron a
reemplazar las que estaban ya deterioradas por uso
y tiempo. Se repusieron por la misma marca de
cámaras que están ubicadas al ingreso de cada
torres, cables y tuberías nuevas. Igualmente, se
instalaron 12 reflectores en los parqueaderos, zonas
oscuras y adyacentes para mejorar la seguridad. Es
de destacar, que esta inversión se hace de acuerdo
a un valor agregado que suministró la Empresa de
Seguridad SERVILIN a la copropiedad, como
donación (aprovechamientos) de $10.000.000 de
pesos, destinado exclusivamente para reforzar la
seguridad.
En las partes vulnerables de la copropiedad como
son , parte colindante con el portal americas y lote
encerrado a la parte posterior del conjunto se
ubicaron reflectores led; con el fin de tener mejor
vision del CCTV.
PROYECTOS E INVERSIONES REALIZADAS AÑO 2018
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SONDA ELECTRICA
La Administración y el Consejo Administrativo, decidieron en reunión autorizar la compra de una sonda electrica para el destaponamiento de las torres y tuberias en el Conjunto.
Lo anterior, como consecuencia a que los proveedores de sondas generaban un cobro de cuenta de $400.000 pesos aproximadamente al Conjunto por servicio prestado para la revisión y ejecución de la labor de sondeo en las torres obstruidas
Una vez efectuado el seguimiento al uso y a la necesidad de esta sonda, se pudo evidenciar que ya ha sido utilizada en cinco (5) oportunidades y que la inversión ya ha sido recuperada con la disminución de proveedores y mayor respuesta para la respectiva asistencia.
Principales ventajas:
a) Asistencia inmediata a la torre afectada sin importar si es un fin de semana ó dia corriente, ya que el todero del conjunto esta capacitado para el uso de la misma.
b) Disminución de proveedores y gastos economicos.
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HERRAMIENTAS
Se realizó compra de carros escurridores como
dotación al personal de aseo y así facilitarles el
desplazamiento para el lavado de útiles de aseo.
Se compran 3 escaleras, para realizar la limpieza
de vidrios y puertas de ingreso a las torres, como
también una (1) escalera expansiva, que nos
facilita la limpieza de pórticos y demás
mantenimientos requeridos.
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CONTRATACIONES AÑO 2018
EMPRESA DE SEGURIDAD SERVILIN
Se llevó a cabo contrato con la Empresa de Seguridad SERVILIN, contratación realizada para una vigencia de un (1) año contado a partir del mes de Mayo por un valor mensual de $ 18.532.500 (Dieciocho millones quinientos treinta y dos mil quinientos pesos m/c) con un servicio de 4 guardas diurnos y tres nocturnos.
Como valor agregado a la copropiedad, la Empresa SERVILIN, realizó donación (aprovechamientos) de $10.000.000 para la instalación de cámaras en zonas comunes. con lo cual se logró la renovación e instalación de 32 cámaras de video y reflectores en los parqueaderos y zonas oscuras adyacentes
CERTIFICACIÓN PAGOS AL DIA a 23-ENE-2019
EMPRESA SERVICOMERCIALIZADORA DE COLOMBIA – SERVICIO DE ASEO
Se llevó a cabo contrato con la empresa de seguridad SERVICOMERCIALIZADORA DE COLOMBIA, contratación realizada para una vigencia de un (1) año contado a partir del mes de Mayo por un valor mensual de $ 9.003.618 (nueve millones tres mil seiscientos dieciocho pesos m/c) con un servicio de 5 operadoras de aseo y un (1) Todero.
CERTIFICACIÓN PAGOS AL DIA a 28-ENE-2019
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CERTIFICACIONES BANCARIAS
CUENTA DE AHORROS BANCO AV-VILLAS
El Conjunto Residencial Alameda de San Pedro, tiene la Cuenta de Ahorros N° 023-973048 con fecha de apertura el 16-DIC-14.
Esta cuenta al 31 de Diciembre de 2018, tiene un saldo de $50.385.868 (Cincuenta millones trecientos ochenta y cinco mil ochocientos sesenta y ocho pesos), los cuales se encuentran distribuidos de la siguiente manera:
Fondo de Imprevistos $ 20.689.371
Mantenimiento Interno
Torres (Presentado 2018) $ 12.000.000
Obras Impermeabilización $ 11.520.000
Colpatria $ 5.474.000
Intereses $ 702.497
Total $ 50.385.868
CERTIFICACIÓN AL DIA A 01-FEB-2019
CUENTA DE CORRIENTE
BANCO AV-VILLAS
A 31 de Diciembre de 2018, en la cuenta
corriente de recaudo N° 022-123863 con
apertura del 15-ABR-14; se cuenta con un
disponible de $67.757.438 (Sesenta y siete
millones setecientos cincuenta y siete mil
cuatrocientos treinta y ocho pesos.
Cabe aclarar que la copropiedad a la fecha está
al día en pagos a proveedores, Empresa de
Vigilancia, Empresa de Aseo y Personal
Administrativo.
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EVENTOS Y ACTIVIDADES SOCIALES 2018
FIESTA DE INTEGRACION Y BINGO
El pasado 15 de septiembre de 2018, se realizaron dos (2) actividades de integración para la Comunidad del Conjunto Alameda de San Pedro, llevándose a cabo un BINGO, con el objeto de ofrecer una tarde de reunión familiar, realizando espectaculares rifas.
En horas de la noche, se llevó la ya institucionalizada FIESTA DE INTEGRACIÓN, donde se dio rienda suelta a la alegría y sano esparcimiento.
Cabe destacar que estas actividades se autofinanciaron sin afectar recursos económicos del Conjunto.
DIA DE LOS NIÑOS
El 25 de octubre de 2018, la Administración, Consejo Administrativo y el Comité de Convivencia, llevaron a cabo celebración del DIA DE LOS NIÑOS, ofreciéndoles una mañana de recreación con inflables y refrigerios. Solo participaron los niños inscritos a este evento. Al finalizar esta actividad, se hizo entrega de una (1) CAJITA FELIZ DE MC DONALDS a cada niño, compuesta por un detalle y refrigerio.
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NOVENAS E ILUMINACION NAVIDEÑA
Como acostumbramos en nuestra copropiedad, en el mes de diciembre de 2018, se instaló la decoración navideña en las zonas verdes interiores a las torres, se organizó el área de recepción, el pesebre navideño, luces perimetrales en la parte superior de las torres, decoración y arreglos al ingreso de cada una de las torres. Del 16 al 23 de diciembre, se celebraron las Novenas Navideñas, contando con una masiva participación de la comunidad en general y en especial de la población infantil, ofreciéndose diariamente un variado refrigerio para 180 personas. El cierre de la Novena, contó con la participación de grupo musical, rifas, regalos y plato navideño.
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REQUERIMIENTOS CONSTRUCTORA COLPATRIA
ÁREAS COMUNES
A continuación, se adjuntan las Respuesta a requerimientos realizados a la Constructora Colpatria en el transcurso del año 2018, entre otras Ascensor (adecuación y certificación), Arborización zona contigua del Conjunto residencial, mantenimiento Zona proyección parque distrito, adecuación de los tapones de inspección que se encuentran estipulados en los planos de la copropiedad.
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DERECHO DE PETICIÓN SOLICITUD ENTREGA TERRENOS AL DISTRITO
RESPUESTA DE COLPATRIA A LA ELABORACIÓN DE TAPONES DE INSPECCIÓN EN LAS TORRES.
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REQUERIMIENTOS MOVILIDAD Y ALCALDIA DE BOGOTÁ
Este requerimiento hace relación a la respuesta que da la Secretaría de Movilidad con la relacionado a la señalización
restrictiva al estacionamiento y operativos de control de vehículos ilegales en la Calle 48 sur entre carreras 86 y 87.
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PROCESO ADMINISTRATIVO ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO EN EL CONJUNTO
La Alcaldía Local de Kennedy mediante Oficio 20185830365791 del 26-JUN-18, comunicó a los propietarios de las tiendas
ubicadas en las Torres 5, 12, 17 y 27 del Conjunto, la apertura de Actuación Administrativa No. 28778 del 2016 por la
presunta infracción al Artículo 2 de la Ley 232 de 1995 reglamentada por el Decreto 1879 de 2008 por la actividad
comercial “Tienda”. Lo anterior debido a que el Conjunto está constituido como de USO RESIDENCIAL y no es de CARÁCTER
COMERCIAL.
Se está a la espera de la contestación y procedimiento Administrativo por parte de la Alcaldía Local de Kennedy.
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PROYECTOS QUE SE PONEN A CONSIDERACIÓN
AÑO 2019
El Consejo Administrativo y la Administración, se permiten poner en consideración de la Asamblea, los proyectos a ejecutar par el año 2019 y para lo cual se estimaría el cobro de una CUOTA EXTRAORDINARIA, así:
ADECUACIÓN E INSTALACIÓN DE ROMPEVIENTOS Y DOMO EN ZONA BBQ Este proyecto hace relación a la instalación de un sistema rompe vientos en vidrio alrededor de toda la zona del BBQ, al igual que la ubicación de un domo en las dos secciones que componen el 3er. piso del Edificio Comunal. Lo anterior, para disminuir la sensación fría en los eventos, posible ubicación de un área de gimnasio deportivo a futuro y/o salón de eventos para las Asambleas.
TERMINACIÓN DE LA JARDINERIA Y BORDILLO EN LADRILLO UBICADO EN LA ZONA DE PARQUEADEROS Y
JARDINES INTERNOS EN EL CONJUNTO
Este proyecto, consta de la terminación del bordillo en ladrillo y siembra de setos en las zonas adyacentes a los parqueaderos vehiculares, como también siembra de jardines internos en la zona límite entre torres de los apartamentos.
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ARREGLO PARQUE INFANTIL Y GIMNASIO BIOSALUDABLE AL AIRE LIBRE Este proyecto hace relación al suministro e instalación de recubrimiento del piso del parque infantil en material ECOLASTIC, debido al deterioro por constante uso. Igualmente, a la instalación de 3 máquinas biosaludables en la zona verde contigua al parqueadero de motos para actividades deportivas.
RAMPLAS PARQUEADEROS PARA AUMENTAR LA CAPACIDAD DE CUPOS DISPONIBLES
Este proyecto hace relación a la instalación de ramplas de dos pisos, con el fin de aumentar la capacidad interna de los parqueaderos vehicular.
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CONSIDERACIONES PARA PONER EN ASAMBLEA
1. Consideración para el pago de la cuota Extraordinaria, con el objeto de recaudar el presupuesto para la ejecución de los proyectos presentados para el año 2019.
2. Incentivo para el pago de la cuota de Administración, así:
• Los que paguen un año completo sobre el valor total mensual (sin pronto pago) tienen descuento de dos cuotas de administración únicamente.
• Si pagan 6 meses completos sobre el valor total mensual (sin pronto pago) tienen un descuento de una cuota de administración.
• Solo aplica en los dos casos anteriores.
3. Se solicita a la Asamblea General de Copropietarios, autorizar la eliminación en el Manual de Convivencia del segundo llamado de atención en los procesos que se realizan por malos comportamiento ó violaciones a las normas como tal; con el fin de minimizar el debido proceso; es decir, solo se haría el primer llamado de atención y si la persona vuelve a ser recurrente pasar a MULTAR inmediatamente. Lo anterior, respetando el debido proceso.
4. Se solicita a la Asamblea General de Copropietarios, autorizar la Multa a las motocicletas que se están guardando en los interiores de los apartamentos de los primeros pisos, lo anterior debido a que esto conlleva a desaseo, olores desagradables, daños en las instalaciones y posiblemente causas de violación a la seguridad de los residentes, DAÑOS PUERTAS.
5. Se solicita a la Asamblea General de Copropietarios, autorizar el Establecimiento de un Horario para el uso del SHUT de basuras.
6. Autorización para realizar la Asamblea 2019 fuera de las instalaciones del Conjunto para mayor comodidad.
AGRADECIMIENTO A TODA LA COMUNIDAD
Quiero agradecer al Consejo Administrativo y al Comité de Convivencia, por su invaluable apoyo a la Gestión
Administrativa y en especial porque siempre están atentos a las situaciones que se presentan, destacando
especialmente la labor que cada año se ha realizado y sobre todo en los proyectos cuyas inversiones son visibles
y se realizaron debidamente. Es muy gratificante, entregar resultados positivos de toda índole tanto económica,
operativa y administrativa, demostrando que se ha trabajado en equipo; siendo un factor importante para lograr
entregar estos resultados positivos a la Comunidad.
A todos los propietarios y residentes, que cada año ven con buenos ojos las actividades realizadas, que con sus
sugerencias permiten fortalecer la parte Administrativa y Operativa, para que el Conjunto sea un ejemplo de
resaltar en su calidad de vida.
Cordialmente,
ANDREA CASTELLANOS ALVAREZ Representante Legal
