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i
UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL
VICERRECTORADO DE POSGRADOS
PROYECTO DE FIN DE MASTER PREVIO LA OBTENCIN DEL TTULO DE
MAGISTER EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
CONTADORA PBLICA
SISTEMA DE INFORMACIN FINANCIERA-CONTABLE DE LA UNIDAD
EDUCATIVA SAGRADO CORAZN DE JESS
BETHLEMITAS QUITO.
LIGIA JAQUELINE PORRAS TORRES
QUITO ECUADOR
2003
ii
Ligia Jaqueline Porras Torres.
EL CONTENIDO DEL PRESENTE PROYECTO ES RESPONSABILIDAD DE LA AUTORA.
iii
Dr. Francisco J. Quisiguia
CERTIFICO QUE BAJO MI DIRECCION FUE DESARROLLADA EL PRESENTE PROYECTO EN SU TOTALIDAD POR LA SEORA LIGIA JAQUELINE PORRAS TORRES.
iv
D E D I C A TO R I A
JAQUELINE.
DEDICADO ESPECIALMENTE A MI ESPOSO Y MIS HIJOS QUE SUPIERON APOYARME Y A TODAS AQUELLAS PERSONAS QUE DIRECTA O INDIRECTAMENTE COLABORARON EN LA CULMINACIN DE MI CARRERA.
v
A G R A D E C I M I E N T O
Al seor Doctor FRANCISCO QUISIGUIA por su acertada direccin, dedicacin y empeo
para el desarrollo del presente proyecto.
Al seor Ingeniero GALO PONCE por su incondicional apoyo.
A la UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL.
vi
HOJA DE JURADO CALIFICADOR
Calificacin 1 Calificacin 2
Director de Proyecto
vii
SISTEMA DE INFORMACIN FINANCIERO-CONTABLE
DE LA UNIDAD EDUCATIVA SAGRADO CORAZN DE JESS
BETHLEMITAS QUITO.
TABLA DE CONTENIDOS
CAPTULOS Pginas
Introduccin 1
CAPTULO I
1.1 ANTECEDENTES 3
1.2 PROBLEMA
1.2.1 Problema General 4
1.3 OBJETIVOS
1.3.1 Objetivo General 5
1.3.2 Objetivos Especficos 5
1.3.3 Objetivos Operacionales 6
1.4 IDEA A DEFENDER 6
viii
CAPTULO II
2.1. MARCO TERICO
2.1.1 EL ENTORNO DE LA ADMINISTRACIN PBLICA Y DE LAS ENTIDADES
SIN FINES DE LUCRO. SUS IMPLICACIONES CONTABLES.
2.1.1.1 Caractersticas del entorno de estas entidades. Implicaciones contables. 7
2.1.1.1.1 Ausencia de nimo de lucro. 11
2.1.1.1.2 El sentido o interpretacin del resultado. 12
2.1.1.1.3 Los conceptos de economa eficiencia y eficacia como medida
del rendimiento de la actividad. 16
2.1.1.1.4 Normas generales del Control interno 17
2.1.2 NORMATIVA LEGAL
2.1.2.1 Los PCGAs para organizaciones sin nimo de lucro. 24
2.1.2.2 Normativa Tributaria para las organizaciones sin nimo de lucro. 39
2.1.2.3 Reglamentacin de la CONFEDEC para el presupuesto. 40
2.1.2.4 Ley presupuestaria. 42
2.1.3 SISTEMA DE INFORMACIN
2.1.3.1 Importancia de la Informacin. 44
2.1.3.2 Definicin de un sistema de informacin financiero-contable. 45
2.1.3.3 Caractersticas de un sistema de informacin financiero-contable. 45
2.1.3.4 Estructura de un sistema de informacin financiero- contable. 46
ix
2.2 MARCO REFERENCIAL.
2.2.1 La Institucin. 48
2.2.2 La Organizacin administrativa actual. 50
2.2.3 Los Mercados. 51
CAPTULO III
3 DIAGNSTICO
3.1.1 El entorno. 52
3.1.2 La Demanda. 55
3.1.3 La Oferta. 56
3.2 MISIN Y VISIN
3.3 ANLISIS FODA. 58
3.4 EVALUACIN CONTABLE. 66
3.4.1 Situacin actual de los principales procesos. 66
3.5 EVALUACIN ADMINISTRATIVA 68
3.5.1 Asignacin de funciones en la situacin actual. 68
CAPTULO IV
4 REORGANIZACIN ADMINISTRATIVA
4.1 Organigrama estructural administrativo. 70
4.2 Reasignacin de funciones. 71
4.3 Polticas y procedimientos. 75
4.3.1 rea Caja y Bancos. 83
x
4.3.2 rea Crdito y Cobranzas. 92
4.4 REORGANIZACIN CONTABLE.
4.4.1 El Plan Contable. 97
4.4.2 Sistematizacin de comprobantes, reportes e informacin contable. 108
4.4.2.1 Caractersticas y requisitos de un adecuado proceso de registro. 108
4.4.2.2 Requerimientos de informacin en comprobantes y reportes contables. 109
4.5 COMPLEMENTOS DEL SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL
4.5.1 El presupuesto general de Operaciones. 123
4.5.2 Ingresos. 126
4.5.3 Gastos. 131
4.5.4 Flujo de Efectivo. 139
4.5.5 Estados financieros pro forma. 141
CAPTULO V
Conclusiones y recomendaciones. 151
BIBLIOGRAFA 155
ANEXOS
ESTADSTICAS Y CENSOS DIRECCIN PROVINCIAL DE PICHINCHA
- TARJETA EJECUTIVA
- PLANTELES PROFESORESY ALUMNOS POR NIVEL, SOSTENIMIENTO Y SEXO.
- PLANTELES POR ATRIBUTO
ORGANIZACIONES SIN FINES DE LUCRO EN EL ECUADOR
APNDICE
GLOSARIO
xi
L I S T A D E C U A D R O S
CUADROS Pginas
CUADRO No.1 ANLISIS FODA DE LA INSTITUCIN 58
CUADRO No.2 REPORTE DE ANLISIS DE ANTIGEDAD DE PENSIONES 96
CUADRO No.3 RUTINAS DE TRANSACCIONES PARA LA DEPRECIACIN 113
CUADRO No.4 RUTINAS DE TRANSACCIONES PARA LA ADQUISICIN 114
DE ACTIVOS FIJOS
CUADRO No.5 RUTINAS DE TRANSACCIONES PARA LA RECAUDACIN 115
DE PENSIONES EN EFECTIVO
CUADRO No.6 LISTADO DE RETENCIONES 117
CUADRO No.7 REPORTE ROL DE PAGOS 120
CUADRO No.8 REPORTE CONCILIACIN BANCARIA 122
CUADRO No.455(1) FLUJO DE EFECTIVO PROYECTADO 140
CUADRO No.455(2) BALANCEN GENERAL PROYECTADO 143
CUADRO No.455(3) ESTADO DE RESULTADOS PROYECTADO 144
CUADRO No.455(4) ANLISIS FINANCIERO VERTICAL 146
CUADRO No.455(5) ANLISIS FINANCIERO HORIZONTAL 147
CUADRO No.455(6) NDICES FINANCIEROS PROYECTADOS 150
xii
L I S T A D E D I A G R A M A S
DIAGRAMAS Pginas
DIAGRAMA No. 1 PROCESO DE CONTROL DE PENSIONES 79
DIAGRAMA No. 2 CONTROL INTERNO DE CAJA BANCOS 85
xiii
L I S T A D E G R F I C O S
GRFICOS Pginas
GRFICO No. 1 COMPROBANTES ALIMENTADORES DE TRANSACCIONES 113
GRFICO No. 2 PROPUESTA SUBSISTEMA TRANSACCIONAL RETENCIONES 116
GRFICO No. 3 PROPUESTA SUBSISTEMA TRANSACCIONAL NMINA 119
GRFICO No. 4 PROPUESTA SUBSISTEMA TRANSACCIONAL DE BANCOS 121
xiv
R E S U M E N E J E C U T I V O
En el capitulo I se realiza el anlisis de la Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess
Quito, escogida como base para el desarrollo del presente proyecto, y trata el problema
principal que presenta la institucin; se formula los objetivos generales, especficos y
operacionales que se esperan alcanzar con la implantacin del sistema financiero-contable, las
cuales impulsarn a mejorar la eficiencia administrativa financiera de la institucin. Al final
de este captulo se presenta la idea a defender para la implantacin de este sistema.
En el captulo II se expone el marco terico de temas que son necesarios conocer para el
argumento cientfico, bajo los cuales se sustenta esta propuesta. Se hace referencia a la
informacin esencial para el estudio de un sistema de informacin financiero-contable para
las instituciones educativas, las caractersticas del entorno de las entidades sin fines de lucro
y sus implicaciones contables, administrativas financieras.
En el captulo III se presenta el diagnstico de la Institucin en mencin, el anlisis FODA y
un estudio estructural y funcional de cada una de las reas del nivel administrativo.
El captulo IV desarrolla especficamente la propuesta planteada, en la cual se detalla la
estructura administrativa, el control interno, procedimiento contable, reasignacin de
funciones y responsabilidades del departamento de colectura, reorganizacin contable y
finalmente el presupuesto como complemento del sistema.
En el captulo V se encuentran las conclusiones a que se llegan con la elaboracin de la
presente tesis y las recomendaciones que se emiten a los lectores del mismo.
xv
INT R ODUCCIN
La Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess Quito es la institucin seleccionada para
realizar una investigacin de fondo que permita disear un sistema de informacin contable y
financiera adaptable a las instituciones privadas de carcter educativo y sea el fundamento de
un sostenido desarrollo con adecuadas toma de decisiones sobre la base de una informacin
contable y financiera slida, gil, oportuna y adecuada.
Las instituciones educativas de carcter privado nacen con importantes potencialidades
educativas; sin embargo, los procesos administrativos y los financieros se van adaptando de
acuerdo a circunstancias estrictamente coyunturales.
Cuando la poblacin educativa crece, las carencias de procesos administrativos y la falta de
informacin financiera se evidencian a niveles de verdaderos problemas que se caotizan con
facilidad.
Esto origina inadecuadas tomas de decisiones. El descontrol se soluciona con incrementos de
pensiones y el riesgo de desercin se hace mayor.
En realidad es un problema de crecimiento que debe ser solucionado desde una perspectiva de
simplificidad administrativa, objetividad en el manejo de la informacin financiera y en un
entrenamiento bsico de interpretacin de datos contables y financieros para tomar decisiones
que garanticen un sostenido crecimiento.
2
Este proyecto esta dirigido para aquellos profesionales y voluntarios que trabajan o pretenden
trabajar en instituciones educativas particulares catlicas sin fines de lucro, organismos
conceptualizados tambin como Entidades del Tercer Sector, ya que las personas que
operan en este medio en muchos casos son miembros dedicados o comprometidos con los
fines de la entidad. Estas circunstancias hacen que una buena parte de los Directivos o del
personal de mandos medios de estas instituciones no posean la formacin especfica en el rea
contable financiera, necesaria para el desempeo de su puesto de trabajo.
Una de las ventajas al implementar un sistema de informacin financiero contable en la
Institucin elegida de investigacin, consiste en la posibilidad de ofertar una propuesta
formativa flexible en el rea administrativa financiera que permita contribuir en el progreso de
los compromisos importantes que tiene la contabilidad en las decisiones econmicas de la
institucin, siendo a la vez el punto de partida para el perfeccionamiento de controles y
procedimientos contables y administrativos, en las necesidades de futuros contadores y
administradores.
3
CAPTULO I
1. ANTECEDENTES
La institucin educativa Sagrado Corazn de Jess dirigida por la comunidad de las
Hermanas Betlehemitas, se esfuerza por dar una visin cristiana del hombre, del mundo y de
la historia; y propone afianzarse en el proceso de cambio y transformacin de la sociedad.
Tomando siempre como prioridad una ptima calidad de educacin, la institucin se vincula y
se gua por el Proyecto Educativo Institucional (P.E.I) esta consigna toda la filosofa
Educativa Betlehemita y la estructura institucional; rigindose por las disposiciones
reglamentarias vigentes del Ministerio de Educacin y Cultura.
Por otro lado debido al limitado recurso econmico con el que se amparaban, han aplicado el
mtodo ms tradicional de llevar la contabilidad como es a travs de libros contables
manuales.
En los ltimos tiempos deciden ser gestores de la transformacin y buscan involucrarse en el
avance tecnolgico. Promueven la contabilidad y se proponen disear un sistema de
informacin financiero-contable como la inversin ms reveladora para el cambio, orientado
desde la planeacin estratgica financiera para proporcionar en cualquier momento, un detalle
ordenado y sistemtico sobre los hechos econmicos de la institucin.
4
2. PROBLEMA
PROBLEMA GENERAL
La unidad educativa es una institucin particular catlica sin fines de lucro, que ha
progresado en estos cincuenta aos de funcionamiento; se rige por las disposiciones
reglamentarias vigentes del Ministerio de Educacin y Cultura, de la CONFEDEC, por la
Doctrina de la Iglesia Catlica y bajo las directrices de la Conferencia Episcopal Ecuatoriana.
La institucin desde sus orgenes no se adapt a los cambios tecnolgicos y vivi una
postergada transicin en los procesos contables; quedaron rezagadas y desactualizados
funciones de capital importancia como son las que corresponden al Departamento de
Colectura, como se puede mencionar:
1. No se encuentran correctamente distribuidas las funciones, actividades y responsabilidades
del personal administrativo y contable que trabaja en la Institucin.
2. No hay la costumbre de presupuestar las operaciones de la Unidad Educativa y no se
conocen con certeza sus resultados. Cuando se dispone de estos, no hay una base de
comparacin como para establecer eficiencias o ineficiencias de gestin.
5
3. OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO GENERAL.
Disear un sistema de informacin financiero-contable efectiva, eficiente y econmica que
permita a las autoridades utilizar sus principales herramientas para toma de decisiones y que
proporcione los datos necesarios a los administradores para analizar la situacin actual,
identificar problemas inmediatos y encontrar soluciones, descubriendo patrones y tendencias,
formulando objetivos apropiados para el futuro.
La informacin financiero contable a disear permitir tomar decisiones inteligentes a travs
del aprovechamiento de los recursos humanos, financieros y materiales con que cuenta la
Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess Betlehemitas- Quito.
3.2 OBJETIVOS ESPECFICOS
1. Efectuar un diagnstico de la situacin actual y de las necesidades en la colectura de
la Unidad Educativa.
2. Proponer un sistema de control para el manejo eficiente del efectivo y cheques.
3. Crear polticas y procedimientos generales de uso de recursos.
4. Disear e implementar el sistema de control interno en el proceso de cobro pensiones.
5. Proponer el presupuesto como un sistema de control y ejecucin.
6
3.3 OBJETIVOS OPERACIONALES
1.a Aplicacin del anlisis FODA para el cumplimiento del diagnstico de la situacin
actual y de la necesidades a la colectura de la Unidad Educativa.
2.a. Elaboracin del procedimiento para el manejo, custodia y disposicin del efectivo y
cheques.
2. b. Elaboracin del procedimiento para el manejo de caja chica y fondo rotativo.
2. c. Elaboracin de polticas y procedimientos para el rea de caja y bancos.
3. a. Elaboracin del procedimiento para el manejo adecuado de la recaudacin de efectivo.
3. b. Elaboracin de polticas y procedimientos para el rea de crdito y cobranzas.
4. a. Diseo del control interno contable.
4. b. Diseo del control interno administrativo.
5. Elaboracin del presupuesto anual de ingresos y gastos.
6 . I D E A A D E F E N D E R
Si se implementa el sistema de informacin financiero-contable, este contribuir en forma
importante a redisear y reestructurar los procesos de planeacin y control administrativa
contable de la Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess Betlehemitas Quito.
7
CAPTULO II
2.1. MARCO TERICO
2.1.1 EL ENTORNO DE LA ADMINISTRACIN PBLICA Y DE LAS ENTIDADES
SIN FINES DE LUCRO. SUS IMPLICACIONES CONTABLES.
2.1.1.1 Caractersticas del entorno de estas entidades. Implicaciones contables.
Entorno de Organizaciones sin fines de Lucro
Hace cuarenta aos nadie hablaba de organizaciones sin fines de lucro, ni de un sector sin
fines de lucro. Su naturaleza hoy en da los identifica porque hacen algo muy diferente de las
funciones que cumplen las empresas comerciales o el gobierno. Una empresa comercial ha
cumplido su tarea cuando el cliente compra el producto, lo paga y queda satisfecho con l. Un
gobierno cumple su funcin cuando sus polticas son eficaces y efectivas. Entendindose como
Eficacia la relacin que existe entre los servicios o productos generados y los objetivos y metas
programado; y como Eficiencia la relacin de los recursos programados con los realmente
utilizados para el cumplimiento de las actividades.
La institucin sin fines de lucro no provee bienes o servicios ni controla sus operaciones para
incrementar sus ganancias. Su producto final no es un par de zapatos, ni una reglamentacin
efectiva, sino en la mayor parte de casos un ser humano cambiado. Estas organizaciones son
agentes del cambio humano. Su producto es un paciente curado, un nio que aprende, un
muchacho o muchacha transformado en un adulto que se respeta a s mismo y que por tanto
tendr una rplica de impacto en la sociedad.
8
Podra conceptualizarse a este tipo de organizaciones como Organizaciones No Gubernamentales
o como Entidades del Tercer Sector. Debemos tener en cuenta que las Organizaciones No
Gubernamentales no pueden satisfacer las grandes necesidades, carencias y demandas que por su
naturaleza corresponde al Estado atender, va recaudacin de impuestos. Tampoco puede crear
los empleos, tecnologas y riquezas que generan las empresas. Estas organizaciones surgen y
operan nuevos modelos sociales bajo trminos a veces confusos y con escasa legislacin.
Las ONGs o Entidades del Tercer Sector son aquellas organizaciones consideradas como
instituciones sin fines de lucro, organismos formados en el entorno del inters general o
bienestar comn, fundamentalmente reconocidas como el sector que tiene fines sociales, vnculo
benfico que se coloca por sobre la maximizacin de la rentabilidad. Su estructuracin parte de
la separacin pblico- privado que nos remite a aquella originalmente sealada entre estado y
sociedad. Su caracterizacin como tercer sector, refiere a su ubicacin: la construccin de un
nuevo mbito que ocupara un espacio incierto entre lo que tradicionalmente se habra
considerado el mbito pblico (estado) y aquello propio del mbito privado (mercado).
Las ONGs gozan de una muy buena imagen y la poblacin atribuye gran importancia a su labor.
Sus caractersticas fundamentales, en opinin de la gente, son el trabajo desinteresado,
voluntario y los fines sociales. Lo negativo de las ONGs es la falta de difusin y rendicin
pblica sobre el destino final del dinero recaudado, excepto lo aplicado especficamente a
realizaciones puntuales y que su labor puede llevar a que el Estado se despreocupe de problemas
sociales que debera solucionar. En la sociedad se encuentra la materia prima de estas
Para un estudio ms detallado sobre este tema, vase Trabajo de investigacin acerca del rol de las Organizaciones sin Fines de Lucro (Carbone Valeria,Moscatelli Alejandra, Franceschini Virginia, Varaldo Andrea) pg.2. http://www.ucu.edu.ar/investigacion.htm
9
organizaciones que no es otra cosa que los Recursos Humanos que son los actores principales
para la prestacin de estos tipos de servicios ya sea en forma directa, trabajando en la
organizacin o a travs de aportes a la misma.
En cuanto al Estado, por definicin, ambos sectores se manejan en forma independiente uno de
otro no obstante existen fuertes lazos de relacin entre ellos, en algunos casos se consigue apoyo
para el desarrollo o directamente subsidios para su financiacin y funcionamiento, el Estado es
tambin el que de alguna forma regula y da el marco legal para estas entidades.
Caractersticas de las Instituciones sin Fines de Lucro
o Son instituciones formales con personera jurdica propia.
o Atienden necesidades sociales, trabajando por el bien comn.
o Son organizaciones pblicas y privadas, institucionalmente separadas del
Estado.
o No pertenecen al aparato gubernamental ni al Empresario.
o Son instituciones no lucrativas; no distribuyen supervit entre sus miembros.
o Pueden acumular beneficios pero no distribuirlos entre sus asociados sino
utilizarlos en actividades que sirvan para cumplir con la misin de la
organizacin (reinversin).
o Se administran por s mismas; no reciben mandato de entidades externas,
poseen sus propios mecanismos de auto-gestin.
Propician el trabajo voluntario y la solidaridad comunitaria.
Para un estudio ms detallado sobre este tema, vase Trabajo de investigacin acerca del rol de las Organizaciones sin Fines de Lucro (Carbone Valeria,Moscatelli Alejandra, Franceschini Virginia, Varaldo Andrea) pg.2 http://www.ucu.edu.ar/investigacion.htm
10
o En la mayora de los casos presentan dbil nivel de profesionalizacin en la
gestin administrativa1.
PARTICULARIDADES DE LAS ENTIDADES NO LUCRATIVAS QUE AFECTAN A
SU CONTABILIDAD
Su capital no es propiedad de agentes interesados en su rentabilidad econmica. La
proteccin de la inversin burstil no es un objetivo que deba estar presente en la
contabilidad de estas entidades.
Su capital deja de pertenecer al patrimonio del fundador y posteriores donantes para
personificarse en otro autnomo, afecto a la realizacin de un fin, y tutelado por los
poderes pblicos. La obtencin de informacin sobre el grado de cumplimiento de
tales fines y el mantenimiento de la integridad del patrimonio es objetivo prioritario a
satisfacer por sus estados contables.
Se trata de entidades mixtas donde se mezclan elementos de Derecho Pblico
administrativo con los de Derecho Privado. Su sistema contable debera permitir
uniformar y facilitar los controles financieros a realizar desde los mbitos pblico y
privado.
Su misin bsica consiste en la conversin de recursos en servicios sociales. La
comprobacin peridica del grado de cumplimiento de los objetivos operacionales es
un requisito que debe estar presente en su sistema contable.
Junto con las actividades de inters general, estas entidades tambin suelen realizar
algn tipo de actividad mercantil de carcter instrumental como fuente accesoria de
1 http://www.ucu.edu.ar/investigacion.htm
11
recursos a destinar a la prestacin de servicios sociales. Una adecuada separacin de
partidas contables afectas a unas y otras actividades, debera estar presente en su
sistema de informacin contable.
Dada la ausencia de nimo de lucro, y la naturaleza de sus actividades, el dato de
beneficio neto no es un buen indicador de los logros de la entidad. Los informes
contables deberan incidir en la posicin financiera real de la entidad ms que en su
resultado econmico.
Los agentes econmicos que aportan los recursos de la entidad, son normalmente
distintos de los beneficiarios de los servicios prestados por sta, por lo que los
primeros no condicionan su ayuda basndose en la satisfaccin experimentada en el
disfrute de tales servicios, sino en otro tipo de percepciones que les aporten una
medida sobre la calidad y oportunidad de las actividades de la entidad. El acceso a este
tipo de percepciones debera formar parte de los objetivos de informacin presentes en
sistema de informacin contable de estas entidades.2
2.1.1.1.1 Ausencia de nimo de lucro.
Las entidades sin nimo de lucro son personas jurdicas, capaces de ejercer derechos y
contraer obligaciones y de ser representadas judicial y extrajudicialmente, con sujecin a las
disposiciones legales y a sus propios estatutos. Nacen por voluntad de los asociados en virtud
del derecho constitucional de asociacin, o por la libertad de disposicin de los bienes de los
particulares, para la realizacin de fines altruistas o de beneficio comunitario; de lo que se
2 Belda Carmen Fullana, Contabilidad Financiera de Entidades no lucrativas. ww.ciberconta.unizar.es Pg1.
12
deduce que no contemplan dentro de su objeto principal el desarrollo de actividades
mercantiles3
De acuerdo con el Cdigo de Comercio, son comerciantes las personas que profesionalmente
se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles.
" La doctrina comercial ha precisado que el nimo de lucro es un elemento necesario de la
calidad de comerciante, es decir, la intencin expresa de obtener un provecho econmico y
apropiarse de l en forma privada.4
La ausencia de lucro es una de las caractersticas fundamentales de las entidades sin nimo de
lucro, entre ellas las instituciones educativas, lo cual significa que en estas entidades no existe
el reparto de utilidades generadas en el desarrollo de sus fines, ni es viable el reembolso de los
bienes o dineros aportados a la entidad. De modo que las instituciones educativas as ejerzan
ocasionalmente actividades comerciales para lograr su objeto principal, no pueden ser
comerciantes.
Ausencia de nimo de lucro: Cualquiera que sea la finalidad los resultados tienen como
propsito la distribucin de ingresos y riqueza nacional 5
2.1.1.1.2 El sentido o interpretacin del resultado.
Las entidades sin fines de lucro, en atencin a varias circunstancias pueden adoptar diversas
formas jurdicas, por ejemplo, fundaciones, asociaciones, corporaciones de derecho pblico,
3 Csar Torrente B. y Luis Eduardo B, "Las Entidades sin nimo de Lucro", publicada por la Cmara de Comercio Bogot. www.portafolio.com.co 4 Art.10 Cdigo de Comercio-Bogot. 5 http://www.businesscol.com/resources/glcontab.htm
13
federaciones deportivas, instituciones educativas, etc. y prcticamente en casi ningn caso la
de sociedad mercantil, en consecuencia, su rgimen legal se encuentra disperso en diferentes
legislaciones que regulan las mismas.
Como puede deducirse de su propia denominacin, la caracterstica ms importante de estas
entidades es precisamente su ausencia de nimo de lucro, por lo tanto, la finalidad
primordial de su contabilidad no ser la de registrar correctamente los resultados econmicos
obtenidos con su actividad beneficio prdidas en su aceptacin ms tradicional-, tal como
sucede con las empresas lucrativas, sino la de recoger y explicar las variaciones que sufra su
patrimonio como garanta para su estabilidad, los compromisos asumidos y la cobertura
estimada para su cumplimiento y fundamentalmente, los logros propuesta alcanzados y el
grado de realizacin en el ejercicio de las actividades sociales emprendidas.
Es decir, que en las entidades sin fines lucrativos el beneficio econmico no puede
considerarse el mejor indicador de su eficacia (al menos en los mismos trminos en que se
configura empresarialmente) puesto que en ningn caso es un objetivo a perseguir por la
entidad, por lo que su identificacin contable pasa a un plano diferente con su significado
distinto. As por ejemplo, dado que los beneficios si llegaran a producirse no seran
distribuibles, no existir riesgo de descapitalizacin por esta causa, por lo que hay que
conceptuarlo con un sentido distinto del que tiene en las empresas.
Tambin se debe tener en cuenta que algunas de estas entidades realizan movimientos
lucrativos (con un margen mnimo para cubrir su costo fijo de operacin), que junto con las
actividades no lucrativas propias de su objeto social, sirven en la mayora de los casos para
financiar las actividades sociales propias. Esto obliga a contemplar la coexistencia de ambas
actividades, teniendo cada una de ellas unos objetivos diferenciados, lo que obliga a que la
contabilidad d cumplida informacin de ambas.
14
La primera- la que servir para registrar las actividades lucrativas- estar orientada con los
mismos principios, criterios y normas de la contabilidad de empresas lucrativas, y la segunda-
la propia de las actividades sin nimo de lucro-, por principios, criterios y normas especficos,
los cuales debern ser una adaptacin a las operaciones peculiares de estas entidades, de los
principios, criterios y normas contables de carcter general.
Cuentas anuales y otros estados financieros
Aunque formalmente la presentacin de cuentas en las entidades sin fines lucrativos es
similar a la de cualquier otro tipo de entidad, su adecuada interpretacin exige replantear la
utilidad de ciertos formatos habituales, as como la introduccin de otro tipo de informacin
complementaria que pueda ser til a la hora de enjuiciar adecuadamente las actividades que
realizan.
Estas entidades no persiguen el lucro en sus operaciones, por lo que, al contrario de lo que
sucede con las empresas lucrativas, la obtencin de un beneficio econmico no constituye el
fin ltimo de su funcionamiento. En virtud de este antecedente, la formulacin dentro de sus
cuentas anuales de una cuenta de prdidas y ganancias de corte tradicional, tiene poco sentido
al tiempo que reporta poca utilidad para medir la actuacin general de la entidad a la que
corresponda. Bajo este aspecto, se entiende que el resultado econmico derivado de las
actividades lucrativas que pueda desarrollar la entidad, debe calcularse y presentarse de
forma similar a como lo hace cualquier empresa.
El resultado no lucrativo as como el resultado econmico obtenido por las actividades
lucrativas, deber reflejarse con los criterios propios de la actividad no lucrativa, de forma
15
que se pudiera identificar claramente los gastos de una entidad y los ingresos necesarios para
llevarla a cabo. La forma de conseguir lo indicado anteriormente podra obtenerse
diferenciando ambas actividades claramente en el documento que recoja el resultado total de
la entidad, o bien desglosando esta informacin en las notas de la memoria de las cuentas
anuales.
En lo que respecta a la memoria anual, su contenido debera incluir informaciones especficas
que contribuyan al mejor conocimiento de la actividad desarrollada por estas entidades,
separadamente los logros o metas conseguidos en el ejercicio, grado de realizacin de las
actividades emprendidas, etc. Otros aspectos que tambin deberan figurar son los que se
refieren al estado de flujo de caja y a informacin presupuestaria.
Finalmente las entidades no lucrativas deberan proporcionar informacin suficiente sobre el
desarrollo de sus actividades, de forma que sirviera a los usuarios de los estados financieros
para juzgar con el mayor conocimiento de causa su actuacin en el transcurso del ejercicio
cubierto por las cuentas presentadas. Es decir en este documento se debera dar a conocer el
grado de realizacin de las actividades de las entidades sin nimo de lucro, junto con una serie
de indicadores de gestin que facilitarn el mejor entendimiento de los documentos
formulados.
16
2.1.1.1.3 Los conceptos de economa eficiencia y eficacia como medida del rendimiento
de la actividad.
La Economa Social del Tercer Sector.
El modelo tradicional de economa mixta era hasta hace unos aos el que intentaba resolver
los principales problemas de la sociedad de la poca. Pero nos encontramos en un nuevo
contexto social en donde surgen multitud de iniciativas de organizacin econmica, situadas
entre el sector pblico y el privado y que nacen para dar una solucin satisfactoria a las
necesidades y problemas de colectivos sociales diversos y sobre todo a quienes este sistema
ha situado en condiciones de dificultad o exclusin. Es el modelo que conocemos como
Tercer Sector.
La exclusin, en los ltimos aos, se ha convertido en la nueva cuestin social. Esta nueva
cuestin social supone plantearse respuestas tiles y eficaces a los problemas de desempleo y
de exclusin social, lo que implica buscar nuevas relaciones con el Estado, con el derecho,
con el trabajo. Nos encontramos con problemas sociales de una gran complejidad, por lo que
necesitamos, ms que un sistema compacto (slo mercado o slo Estado), formas de
organizacin flexibles, donde se dirijan todos los sectores hacia un mismo fin, aunque esto
suponga reconocer importantes tensiones que tengan en cuenta el inters general. Cada sector
aportar sus competencias especficas y sus capacidades, a ser posible de una manera
interrelacionada, para poder abordar la complejidad de las necesidades sociales.
En relacin con este tema surgen algunas intervenciones que llaman la atencin sobre la
obligacin o no por parte del Estado de atender los problemas de exclusin social. Es curioso
cmo actualmente el propio Estado fomenta y respalda el voluntariado. Por ejemplo, hoy en
17
da los derechos econmicos de la exclusin social no estn reconocidos oficialmente. Nos
enfrentamos as a una nueva cuestin social. 6
Eficiencia y Eficacia en los Organismos no lucrativos
Estos dos trminos implican perspectivas complementarias a la hora de acercarse y estudiar
las organizaciones econmicas. Saber si los objetivos perseguidos se cumplen y adems si
estos se consiguen con la mejor asignacin de los recursos. Para completar estos dos aspectos
hay que preocuparse por la eficiencia social y la eficacia social. En la evaluacin de la
eficiencia y la eficacia hay una complejidad enorme a la hora de utilizar los mtodos
adecuados y la correcta definicin de los indicadores. Al aadir el trmino social se introduce
un enfoque mucho ms interesante definidos stos por oposicin a los propsitos orientados
por el beneficio econmico particular. No es suficiente ser eficiente y por tanto, asignar
correctamente los recursos y utilizar los de menor coste, sino que las decisiones deben de
estar impregnadas por una rentabilidad social en estas organizaciones. Asimismo, la eficiencia
social nos sita en un plano en el cual los objetivos que se pretenden alcanzar tengan, a su
vez, una relevancia socialmente deseable.7
2.1.1.1.4 Normas generales del control interno.
Control Interno
El control interno de un organismo comprende el plan de organizacin y el conjunto de
medios adaptados para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su
informacin financiera, tcnica y administrativa, promover la eficacia en las operaciones,
6 Economa Social (tercera sesin) web.forodigital.es 7 www.unizar.es/geses
18
estimular el cumplimiento de las polticas prescritas y lograr el cumplimiento de las metas y
objetivos programados.8
El control interno es una herramienta de gestin de una organizacin, que implica aplicar
polticas y procedimientos de desempeo de todo el personal de la institucin, para una
posterior evaluacin de objetivos, determinar si estos han sido efectuados con eficiencia,
eficacia y corregir procesos insuficientes.
Los Controles Internos en las ONGs.
Como en toda actividad empresarial, los controles internos deben ser establecidos en forma
clara y precisa para evitar errores en su interpretacin y aplicacin. En algunas ONGs, los
procedimientos internos y sus reglamentos permiten ejercer un mejor control sobre los
recursos institucionales promoviendo la eficiencia de las operaciones y asegurando el
cumplimiento de las polticas administrativas.
El enfoque ms utilizados para aplicar el control interno en las ONGs, tienen que ver con los
movimientos de:
Caja y Bancos,
Fondos de Caja Chica,
Anticipos a Proveedores, y
Compras y Adquisiciones.
8 LOAFYC Captulo 3 Sistemas de Control pg..267
19
Procesos
Los procesos son un conjunto de actividades administrativas, pasos que ayudan a identificar y
entender el control de la direccin, aplicado a casos especficos.
Los procesos son una manera definida de efectuar una actividad, por tal motivo deber
proporcionar informacin clara, concisa y completa, expresada en forma sencilla aunque no
pobre ni montona sobre qu cosa hacer, cmo hacerla, cundo hacerla, cunto hacer, dnde
hacerla y quin har o se responsabilizar del hecho.
Los procesos y registros contables para ONGs.
Los procesos contables:
La base principal para toda buena organizacin es el establecimiento de procedimientos y
mtodos sencillos de realizar; la informacin oportuna y los controles internos han sido
siempre los objetivos fundamentales de la contabilidad.
Las informaciones requeridas por el Director Ejecutivo y por el personal responsable de la
ONGs para la toma de las decisiones en los distintos proyectos, gira principalmente alrededor
de la contabilidad, ya que necesitan todo tipo de informacin (contable estadsticas, extra
contable, histrica, prospectiva, continua, peridica y accidental), y los procedimientos
adoptados para establecer el flujo de datos los mismos que deben ser a travs de los canales
de informacin apropiada los cuales son:
Documentos,
Informes especiales y,
Los estados financieros (balances generales, estados de resultados, etc)9
9 Granizo Bahamonde Guido, Sistemas de control y contabilidad para organizaciones no gubernamentales de desarrollo. Gestiopolis.com
20
Registro contable
Como en toda empresa el trmino registro contable tambin es aplicado para las instituciones
sin fines de lucro, definindose como anotar en los libros de entrada original, los hechos
econmicos que se presentan en la gestin de la organizacin, para la consecucin y entrega
de informacin financiera veraz y oportuna para la toma de decisiones.
Los registros contables:
Las funciones de la Contabilidad son:
a.- Analizar y clasificar
b.- Registrar
c.- Resumir las actividades y como consecuencia de estas actividades medir los efectos
producidos en los proyectos de cada ONG.
Los registros contables recomendados, para detallar las operaciones que diariamente realizan
las ONGs son:
Registro De Caja
Registro De Bancos
Registro De Diario (Libro Diario)
Registro De Control Presupuestario
Algunos resmenes de los registros contables pueden hacerse con cierta frecuencia y otros a
grandes intervalos. Por ejemplo, es conveniente conocer a diario el resumen de las
operaciones que realiza Caja, mientras que el resumen que se refiere a los activos fijos pueden
hacerse trimestralmente o semestralmente como una manera de control patrimonial.
Las actividades de una ONG las podemos representar de la siguiente manera:
21
Operaciones Diarias:
Registro del movimiento diario a travs de los Comprobantes de Ingreso, Egreso y Diario.
Control de las Partidas Presupuestarias.
Control del movimiento de Caja y Bancos, arqueo y determinacin de saldos.
Informes mensuales:
Balance General Consolidado
Informes por partidas y subpartidas presupuestarias por proyectos o programas.
Detalle de pagos realizados
Liquidacin de fondos disponibles por proyectos o programas
Conciliaciones bancarias
Informes anuales requeridos:
Balance General consolidado
Informes Externos de la ONG
Informes Internos de la ONG10
ADAPTACIN DEL PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD
Las limitaciones presupuestarias del gobierno, han dado lugar a una creciente proliferacin
de entidades sin fines lucrativos, tanto en nuestro pas como en los dems de la comunidad
internacional, con el objetivo de poder atender aquellas actividades de inters general, de 10 Granizo Bahamonde Guido, Sistemas de control y contabilidad para organizaciones no gubernamentales de desarrollo. Gestiopolis.com
22
carcter asistencial, educativo, cultural o cientfico, que los poderes pblicos no pueden ya
satisfacer.
El elevado nmero de instituciones no lucrativas&, la trascendencia de sus actividades, su
creciente peso en el conjunto de la economa y la escasa regulacin que exista en nuestro pas
sobre la informacin econmico-patrimonial que deben proporcionar, la adaptacin del Plan
General de Contabilidad (PGC) a estas entidades resulta necesaria e improrrogable.
La base sobre la que debe descansar la normativa contable relativa a las entidades sin fines de
lucro es el Plan General de Contabilidad. Viene adems a llenar un vaco, pues en nuestro
pas si dejamos al margen la contabilidad pblica y las adaptaciones del Plan General de
Contabilidad a las federaciones y asociaciones deportivas no existan apenas precedentes de
normas contables para el sector no lucrativo.
Ver anexo.
Caractersticas ms relevantes de las Normas de Adaptacin del PGC a las entidades sin
fines lucrativos.
Al ser estas normas una extensin del Plan General de Contabilidad al sector privado no
lucrativo, el objetivo que persiguen es lograr una informacin econmica destinada a terceros
(deudores y acreedores de todo tipo, entidades financieras, organismos pblicos, fundadores,
beneficiarios, auditores, empleados, organismos de inspeccin, etc.) Hasta su publicacin, no
resulta aventurado afirmar que la informacin haba estado sesgada hacia las necesidades de
los correspondientes rganos de supervisin y control, interesados sobre todo en la
informacin presupuestaria, y a quienes las propias entidades tendan a considerar como los
usuarios fundamentales y probablemente nicos de la misma. Con las nuevas normas de
adaptacin, resulta evidente que la trascendencia externa de la informacin suministrada por
23
estas entidades se ver potenciada al contar con un marco uniforme para la presentacin de la
misma.
En cuanto a su mbito de aplicacin, abarca a todo tipo de entidad sin fines de lucro, aunque
solo resulta obligatoria para determinadas fundaciones y asociaciones. Ahora bien, dichas
entidades presentan, desde la ptica contable, una importante complejidad derivada de su
posible multi actividad.
Adems de sus actividades propias pueden desarrollar simultneamente otras de carcter
mercantil o industrial, lo que implica que, su contabilidad debe ajustarse a lo previsto con
carcter general en las normas.
Esta posible complejidad aadida ha sido, perfectamente abordada en la adaptacin, que
permite presentar adecuadamente tanto la informacin relacionada con los fines propios,
como con las actividades tpicamente mercantiles dentro de un mismo marco informativo.
Esto ha sido posible gracias a unas lneas de actuacin fundamentales que pueden resumirse
como:
1) La aplicacin de unos principios contables que son coincidentes con los del Plan
General de Contabilidad, a pesar de las peculiaridades que presentan las entidades de este
tipo. es prcticamente unnime la postura, a nivel nacional e internacional, que considera
aplicables los mismos principios contables a cualquier entidad, sea lucrativa o no.
2) La inclusin en el cuadro de cuentas tanto de los subgrupos y cuentas necesarias para
registrar los hechos derivados de las transacciones mercantiles, como aqullos especficos
precisos para el registro de las actividades propias.
24
3) El tratamiento diferenciado dentro de las normas de valoracin de los gastos e ingresos
vinculados a la actividad propia respecto de los realizados en la actividad mercantil. Mencin
especial merece el tratamiento de las subvenciones, donaciones y legados.
4) El desarrollo de unos modelos de cuentas anuales que hacen posible reflejar todas las
operaciones que pueden realizar las entidades sin fines de lucro, aunque permitiendo omitir
las partidas del balance y de la cuenta de resultados, as como la informacin de la memoria,
relacionadas con actividades mercantiles, en el caso de que la entidad no desarrolle las
mismas.
Ahora bien, aunque la adaptacin del plan general de contabilidad permite ofrecer
informacin sobre todas las actividades que pueden desarrollar las entidades sin fines de
lucro, no descuida en absoluto las particularidades propias que presentan, dndoles un
tratamiento bien diferenciado a nivel del cuadro de cuentas, de los modelos de cuentas
anuales, y de las normas de valoracin.11
2.1.2 NORMATIVA LEGAL
2.1.2.1. Los PCGAs para organizaciones sin nimo de lucro.
PRINCIPIOS CONTABLES APLICABLES A LAS ONGS
Todas las operaciones registradas por las ONGs deben estar fundamentadas en los Principios
de Contabilidad Generalmente Aceptados PCGAs; como consecuencia de esta aplicacin, se
11 Ortega Martnez Jos Antonio, Reflexiones sobre la contabilidad financiera en entidades sin nimo de lucro: anlisis comparativo de la adaptacin del plan general de contabilidad. www.ocio.deusto.es
25
tendr una informacin veraz, objetiva y rigurosa que garantizar la informacin contenida en
los Estados Financieros y en los Informes peridicos que se presentan a las Agencias
Donantes.
Las Normas de adaptacin del Plan General de Contabilidad a entidades sin fines lucrativos,
parten del planteamiento cientfico vigente, en cuanto a minimizar las diferencias
conceptuales entre la contabilidad de las distintas categoras de organizaciones. Por ello, los
principios que operan en el modelo contable elaborado para el sector no lucrativo son iguales
a los contemplados para las empresas de negocios. Su aplicacin en el mbito presupuestario
no plantea incidencias, dado que en sus normas de informacin presupuestaria no se ha
cuestionado la utilizacin de principios distintos a los establecidos para el subsistema
econmico- patrimonial, ni la normativa legal a aplicar en materia presupuestaria presenta
divergencias al respecto.
Con carcter general, a las entidades sin fines de lucro, en mayor o menor medida, les son de
aplicacin todos los principios de contabilidad generalmente aceptados, y de otras
disposiciones reguladoras de la contabilidad. No obstante, dadas las caractersticas propias de
estas entidades a que antes se ha hecho referencia, en ciertos casos dichos principios son
medidos, por lo que quiz se debera explicar para su adecuada interpretacin y aplicacin.
Los PCGAs que ms se ajustan al desempeo de las ONGs, son los siguientes:
1. Principio de entidad contable
Est representada por la ONGs como entidad que desarrolla una actividad encaminada a
poner en ejecucin sus Programas y Proyectos. Las instituciones deben ser tratadas desde el
punto de vista contable como una entidad separada y distinta de sus directivos, miembros o
socios particulares. Por otra parte, al registrar las operaciones contables no slo hay que
26
considerar las operaciones anotadas, sino tambin observar la naturaleza de los servicios de la
institucin.
2. Principio de Periodo Contable
Es el trmino de un perodo referido al desenvolvimiento de una ONGs . Es importante
considerar este principio ya que la mayora de los Convenios y los Proyectos ejecutados por
las ONGs no empiezan el primer da del ao, y el trmino es en fecha distinta al 31 de
Diciembre tal como ocurre con las empresas comerciales e industriales. Al respecto, a los
informes mensuales y trimestrales se les puede llamar "sub-perodos contables".
Sin embargo, puede incorporarse la evolucin anual del ente contable o la evolucin por
proyecto.
3. Principio de Continuidad del Ente Contable
Se presume que contina la actividad por tiempo indefinido. Por tanto, la aplicacin de los
presentes principios no ir encaminada a determinar el valor de liquidativo del patrimonio.
Los Estados Financieros de una ONG como entidad donataria, corresponden a una entidad en
existencia permanente, por lo que sus cifras deben representar valores histricos.
4. Principio de Significatividad:
Los Estados Financieros presentados por la ONGs como entidad donataria deben ser claros y
de fcil interpretacin para todo aquel que necesite trabajar con estos reportes. Es necesario
que deban ir acompaados de notas explicativas las cuales ampliarn el origen y el significado
de las cifras ya realizadas.
27
5. Principio de uniformidad
La utilizacin de polticas, normas y procedimientos contables deben ser uniformes a travs
del tiempo, para que permitan efectuar comparaciones de los Estados Financieros en forma
integral o incidir en algunas partidas que son necesarias analizar y estudiar, de esta manera se
podr determinar cmo ha sido la evolucin del desarrollo de la ONGs o de su Proyecto.
Adoptado un criterio en la aplicacin de estos principios, debe mantenerse uniformemente en
el tiempo y en el espacio en tanto en cuanto no se alteren los supuestos que han motivado la
eleccin de dicho criterio.
Si procede la alteracin justificada de los criterios utilizados, debe mencionarse este extremo
indicando los motivos, as como su incidencia cuantitativa y, en su caso, cualitativa en los
estados contables peridicos.
6. Principio de Medicin en Trminos Monetarios
Los movimientos en las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio deben ser reconocidas
fcilmente en los registros contables y ser expresadas en trminos monetarios. La unidad
monetaria para la contabilidad y para la informacin financiera, en la Repblica del Ecuador
es el dlar de los Estados Unidos de Norteamrica.
7. Partida Doble:
En toda ONGs cada operacin que se registre afectar por lo menos a dos partidas en los
registros de contabilidad, en base al sistema de registro por partida doble y al principio de que
no hay deudor sin acreedor y viceversa.
28
Nota: En muchos casos parten realizando su control en funcin del mtodo de caja
nicamente (ingresos y salidas de efectivo)
8. Principio de Costo de Adquisicin
El activo fijo debe llevarse al costo de adquisicin o construccin, cuyos valores se
encuentran en las cuentas histricas, a no ser que dicho costo no tenga significado alguno. El
costo de los terrenos debe mostrarse por lo regular por separado. El costo de construccin
incluye el total de costos directos y los costos de gastos generales tales como ingeniera,
supervisin, administracin, intereses e impuestos. Los tems tratados como activos fijos
deben tener, para la Institucin, al menos una vida til de un ao en perspectiva, aunque
normalmente esta vida til es considerada ms larga. Deben establecerse medidas o criterios
prcticos para poder hacer distinciones uniformes entre activo fijo, gastos de operacin y
mantenimiento.
9. Principio de Obsolescencia
Los bienes que ya no estn en servicio deben retirarse mediante cargo a la reserva por
depreciacin o a gastos directamente, a fin de que los activos fijos representen los bienes
propios al servicio institucional.
10. Principio de importancia relativa
La aplicacin de estos principios, as como la de los criterios alternativos que en ocasiones
pudieran deducirse de ellos, debe estar presidida por la consideracin de la importancia en
trminos relativos que los mismos y sus efectos pudieran presentar. Por consiguiente, puede
ser admisible la no aplicacin estricta de algn principio siempre y cuando la importancia
29
relativa en trminos cuantitativos de la variacin constatada sea escasamente significativa y
no altere, por tanto, la imagen fiel de la situacin patrimonial y de los resultados del sujeto
econmico. La aplicacin de este principio no podr implicar en caso alguno la trasgresin de
normas legales.
11. Principio de registro
Todos los hechos contables deben ser registrados en el oportuno orden cronolgico, sin que
puedan existir vacos, saltos o lagunas en la informacin. El registro de los hechos debe
efectuarse mediante los procedimientos tcnicos ms adecuados a la organizacin de la
entidad contable, de forma que se garantice la coherencia interna de la informacin.
12 .Principio de prudencia
De los ingresos slo deben contabilizarse los efectivamente realizados a la fecha de cierre del
ejercicio; no deben contabilizarse aqullos que sean potenciales o se encuentren sometidos a
condicin alguna. Por el contrario, de los gastos, deben contabilizarse no slo los
efectivamente realizados, sino tambin, desde que se tenga conocimiento de ellos, aqullos
que supongan riesgos previsibles o prdidas eventuales, con origen en el ejercicio o en otro
anterior; a estos efectos deben distinguirse las prdidas potenciales o reversibles de las
realizadas o irreversibles. No obstante, de acuerdo con la normativa presupuestaria vigente,
estos gastos contabilizados pero no efectivamente realizados, los riesgos y prdidas, no
tendrn incidencia presupuestaria, slo repercutirn en el clculo del resultado econmico-
patrimonial.
30
13. Principio de devengado.
La imputacin temporal de gastos e ingresos debe hacerse en funcin de la corriente real de
bienes y servicios que los mismos representan, y no en el momento en que se produzca la
corriente monetaria o financiera derivada de aqullos.
Los gastos e ingresos que surjan de la ejecucin del presupuesto se imputarn cuando, de
acuerdo con el procedimiento establecido en cada caso, se dicten los correspondientes actos
administrativos. No obstante, al menos a la fecha de cierre del periodo, aunque no hayan sido
dictados los mencionados actos administrativos, tambin debern reconocerse en la cuenta del
resultado econmico-patrimonial los gastos efectivamente realizados por la entidad hasta
dicha fecha.
Si no puede identificarse claramente la corriente real de bienes y servicios se entender que
los gastos o los ingresos se han producido cuando se reconozcan los incrementos de
obligaciones o derechos, o las correcciones valorativas que afecten a elementos patrimoniales.
14.Principio de imputacin de la transaccin
La imputacin de las transacciones o hechos contables ha de efectuarse a activos, pasivos,
gastos o ingresos anuales de acuerdo con las reglas establecidas en este Plan de Contabilidad
Pblica y dems normas que al efecto se dicten.
La imputacin de las operaciones que deban aplicarse a los Presupuestos de gastos e ingresos
debe efectuarse de acuerdo con los siguientes criterios:
- Los gastos e ingresos presupuestarios se imputarn de acuerdo con su naturaleza
econmica y, en el caso de los gastos, adems, de acuerdo con la finalidad que con ellos se
31
pretende conseguir. Los gastos e ingresos presupuestarios se clasificarn, en su caso,
atendiendo al rgano encargado de su gestin.
- Las obligaciones presupuestarias derivadas de adquisiciones, obras, servicios, prestaciones
o gastos en general se imputarn al Presupuesto del ejercicio en que stos se realicen y con
cargo a los respectivos crditos; los derechos se imputarn al Presupuesto del ejercicio en
que se reconozcan o liquiden.
En los casos de conflicto entre este principio y el resto de los principios contables pblicos
deben prevalecer estos ltimos, en especial los principios de registro y de devengo.
15. Principio de correlacin de ingresos y gastos
El sistema contable debe poner de manifiesto la relacin entre los gastos realizados por una
entidad y los ingresos necesarios para su financiacin.
El resultado econmico-patrimonial de un ejercicio estar constituido por la diferencia entre
los ingresos y los gastos econmicos realizados en dicho perodo. El resultado as calculado
representa el ahorro bruto, positivo o negativo.
16. Principio de no compensacin
En ningn caso deben compensarse las partidas del activo y del pasivo del Balance, ni las de
gastos e ingresos que integran la Cuenta del resultado econmico-patrimonial, ni los gastos e
ingresos que integran el Estado de liquidacin del Presupuesto. Deben valorarse
separadamente los elementos integrantes de las distintas partidas del activo y del pasivo.
32
17. Principio de desafectacin
Con carcter general, los ingresos de carcter presupuestario se destinan a financiar la
totalidad de los gastos de dicha naturaleza, sin que exista relacin directa entre unos y otros.
En el supuesto de que determinados gastos presupuestarios se financien con ingresos
presupuestarios especficos a ellos afectados el sistema contable debe reflejar esta
circunstancia y permitir su seguimiento.
En este sentido, los principios de contabilidad enunciados, que presentan una mayor
particularidad y que requieren de explicacin en su aplicacin a las actividades no lucrativas
de estas entidades son las siguientes:
- Principio de devengo
- Principio de correlacin de ingresos y gastos
- Principio de costo de adquisicin
- Principio de prudencia.
Por otro lado, la unin en alguna de las entidades sin fines lucrativos, de actividades
lucrativas junto con otras no lucrativas, hace necesario separar ambas clases de operaciones
atendiendo a su intencionalidad, para poder distinguir entre las normas contables que debern
ser aplicadas a unas y otras actividades cuando sean realizadas por una misma entidad.
33
Normas Ecuatorianas de Contabilidad Aplicables a las ONGs
Mediante resolucin de la Federacin de Nacional de Contadores del Ecuador de fecha 8 de
Julio de 1999, se emiten las Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC y con Resolucin N
000140 el Servicio de Rentas Internas, resuelve disponer que las Normas Ecuatorianas de
Contabilidad NEC nmeros del 1 al 27, sean de aplicacin obligatoria por parte de los
contribuyentes obligados a llevar contabilidad.
Estados Financieros:
Los Estados Financieros deben ajustarse a las normas aplicables de informacin incluidas en
las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas.
Un juego completo de los Estados Financieros incluye los siguientes componentes:
a) Balance General;
b) Estado de Resultados;
c) Estado de presentacin de los cambios patrimoniales;
d) Estado de Flujos de Efectivo y;
e) Polticas contables y notas explicativas.
Sin embargo, es necesario aclarar que las NEC han sido emitidas para regular, estandarizar y
armonizar los procedimientos contables universales, los mismos que se dirigen bsicamente a
las empresas comerciales, industriales y de servicios. Pese a ello, de la revisin de las 27 NEC
se observa que algunas si son aplicables en las tareas que desarrollan las ONGs.
34
Nec 1.- Presentacin de estados financieros:
Esta norma debe ser aplicada en la presentacin de todos los Estados Financieros de propsito
general preparado y presentado de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. Los
Estados Financieros de propsito general son aquellos que tienen el objetivo de cumplir con
las necesidades de informacin de los usuarios y en este caso de las Agencias Donantes cuya
informacin es procesada a la medida, cumpliendo necesidades de informacin muy
especficas.
El objetivo de esta norma es dar cuenta en forma significativa de los fondos donados por las
Agencias de Cooperacin y por sus acreedores, de tal manera que al ser considerados con el
Pasivo y con el Patrimonio resulte una presentacin objetiva de la situacin econmica de la
Institucin tanto al comienzo como al fin del ejercicio. Se debe entender que los Estados
Financieros no tienen por objetivo mostrar los valores actuales de los bienes de la ONGs ni
los valores que podran obtenerse en caso de culminacin o liquidacin de sus programas o
proyectos.
NEC 5.- Utilidad O Prdida Neta por el periodo:
"El objetivo de esta Norma es sealar la clasificacin, revelacin y tratamiento contable de
ciertas partidas en el Estado de Resultados, de modo que todas las empresas (ONGs) lo
preparen y lo presenten sobre una base consistente"
Esta Norma pretende que las Instituciones den cuenta de las ventas, los ingresos, las
utilidades, los costos de ventas, los gastos, las ganancias y las prdidas en forma tal que
presenten objetivamente los resultados de las operaciones del ejercicio o ejercicios en
cuestin.
35
NEC 13.- Contabilizacin de la Depreciacin:
El alcance de esta Norma tiene que ver con la obligacin de contabilizar la depreciacin de
los activos fijos depreciables ya que sta puede tener un efecto significativo al determinar y
presentar la situacin financiera y los resultados de las operaciones de una entidad.
El monto de la depreciacin de un activo depreciable deber ser asignado, sobre una base
sistemtica, a cada uno de los perodos contables que alcance la vida til del activo, la misma
que debe estimarse despus de considerar los siguientes factores: uso y desgaste fsico
esperado, obsolescencia y lmites legales o de otro tipo para el uso de un activo.
NEC 17.- Conversin de Estados Financieros para efectos de aplicar el Esquema De
Dolarizacin:
Segn Registro Oficial No. 57, publicado el 13 de Abril del 2000, y, segn resolucin No.
SB-SC-SRI-01, se aprueba la Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC No. 17. La correcta
adaptacin al esquema de dolarizacin y la conversin de los Estados Financieros de sucres a
dlares, exige una revisin detallada de la estrategia de implantacin del nuevo sistema, el
cronograma y los pasos necesarios a seguir, posibles problemas que se pueden presentar, y la
coordinacin de las diferentes etapas que las instituciones tienen que afrontar para que esta
implantacin sea exitosa.
"La aplicacin del esquema de dolarizacin incluye adaptar las transacciones de la institucin
para llevar la contabilidad en US Dlares".
Las transacciones a ser adaptadas se refieren a todos los ciclos o movimientos econmicos de
las ONGs; implica bsicamente adaptar los valores en los sistemas de cobros (cuentas por
36
cobrar), compras (cuentas por pagar), Inventarios (activos fijos) y en Roles de Pago o
Nminas. En la mayora de Instituciones esta parte ser un trabajo principalmente del rea
contable y de Sistemas.
Segn lo manifestado en el Suplemento del Diario El Comercio titulado Dolarizacin,
publicado el 17 de Abril del 2000; las NEC 16 y 17 permiten la conversin de las cifras
contables de sucres a dlares, para lo cual se requieren seguir tres pasos fundamentales:
El primer paso que se debe dar para dolarizar la contabilidad de una Institucin, es el
conocido como reexpresin monetaria integral. Esto quiere decir que a partir del 1 de Enero
del 2000, las partidas no monetarias (activos, pasivos y patrimonio) del balance general deben
ajustarse a los niveles de inflacin acumulados a la fecha de transicin, que se establece en el
31 de Marzo del 2000. El mtodo es el mismo que se vena utilizando con anterioridad, sin
embargo el efecto de la exposicin de las cuentas a la inflacin no se registrar en el
patrimonio, si no que por este perodo va al estado de resultados, este ajuste contablemente se
registrar en una nueva cuenta denominada Resultado de Exposicin.
El segundo paso es la utilizacin del ndice de correccin de brecha entre la inflacin y la
devaluacin del sucre. En los dos ltimos aos, el segundo indicador ha sido mayor que el
primero. As mientras en 1998 la inflacin fue del 43% la devaluacin alcanz el 54.13%. En
1999 este comportamiento fue ms distorsionado, la inflacin registrada fue del 60.7% y la
devaluacin anual del 196.6%. Entonces, el objetivo es reconocer contablemente el cambio
real del poder adquisitivo del sucre. El ndice especial de correccin de brecha es igual a la
variacin acumulada de la diferencia entre las tasas de inflacin y la devaluacin del perodo
comprendido entre el 31 de diciembre - o la fecha de origen - y el 31 de marzo del 2000. La
fecha de origen es el da en que se produjo la transaccin ; por ejemplo, si la Institucin
37
compr el 5 de Mayo de 1997 una casa, la fecha de origen para la cuenta de amortizacin de
este bien es precisamente el 5 de mayo del mencionado ao.
El tercer paso es el ms simple y consiste en dividir las partidas no monetarias para 25.000
sucres y de esa manera se tienen dolarizadas las diferentes cuentas.
El proceso de conversin de los Estados Financieros de sucres a dlares aplicando la NEC 17,
seala que es requisito que el proceso de conversin debe quedar suficientemente
documentado en notas a los estados financieros.12
NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD NEC APLICADAS A
INSTITUCIONES SIN FINES DE LUCRO.
NEC DESCRIPCIN APLICABLES A
ONGs Unidad
Educativa
1 Presentacin de Estados Financieros
2 Revelacin en los Estados Financieros de Bienes Y otras Instituciones Financieras Similares
3 Estado de Flujo de Efectivo
4 Contingencias y sucesos que ocurren despus de la fecha de balance.
5 Utilidad o prdida neta por el perodo, errores fundamentales y cambios en polticas contables.
6 Revelacin de partes relacionadas
7 Efectos de variaciones en tipos de cambios de Monedas Extranjeras.
8 Reportando informacin financiera por segmentos.
9 Ingresos.
12 Granizo Bahamonde Guido, Sistemas de control y contabilidad para organizaciones no gubernamentales de desarrollo . Gestiopolis.com.
38
NEC DESCRIPCIN APLICABLES A
ONGs Unidad
Educativa
10 Costos de financiamiento.
11 Inventarios.
12 Propiedad planta y equipo.
13 Contabilizacin de la depreciacin.
14 Costos de investigacin y desarrollo.
15 Contratos de construccin.
16 Correccin monetaria integral de los Estados Financieros.
17 Conversin de los Estados Financieros para efectos de aplicacin de Esquema de dolarizacin.
18 Contabilizacin de inversin.
19 Estados Financieros Consolidados y contabilizacin de las inversiones en Subsidiarias.
20 Contabilizacin de inversiones en asociadas
21 Combinacin de negocios.
22 Operaciones discontinuas
23 Utilidad por accin
24 Contabilizacin de subsidios del Gobierno y Revelacin de informacin referente a asistencia gubernamental.
25 Activos intangibles.
26 Provisiones activos contingentes y pasivos contingentes.
27 Deterioro del valor de los activos.
39
2.1.2.2. Normativa Tributaria para las organizaciones sin nimo de lucro
INGRESOS DE FUENTE ECUATORIANA
EXENCIONES.
Norma general
Los ingresos exentos del Impuesto a la Renta de conformidad con la Ley de Rgimen
Tributario Interno debern se registrados como tales por las sociedades y las personas
naturales en su contabilidad o registro de ingresos y egresos, segn corresponda. Art.1
Ingresos de organizaciones sin fines de lucro
En el caso de que la Administracin Tributaria mediante actos de determinacin por
cualquier otro medio, compruebe que las organizaciones sin fines de lucro han destinado sus
recursos a fines distintos a los previstos en el numeral 5 del art. 9 de la Ley de Rgimen
Tributario Interno, resolver la extincin del beneficio tributario previsto en dicha norma, por
tanto tales instituciones debern cumplir con el pago del Impuesto a la Renta desde el periodo
fiscal en que se haya efectuado tal determinacin. Art.15 RTI
Art.9 LRTI .Para fines de la determinacin y liquidacin del impuesto a la renta, estn
exonerados exclusivamente los siguientes ingresos.
Los de las instituciones de carcter privado sin fines de lucro legalmente constituidas de: culto
religioso; beneficencia; promocin y desarrollo de la mujer, el nio y la familia; cultura; arte;
educacin; investigacin; salud; deportivas; profesionales; gremiales; clasistas; y de los
partidos polticos, siempre que sus bienes e ingresos se destinen a sus fines especficos y
solamente en la parte que se invierta directamente en ellos.
Para que las fundaciones y corporaciones creadas al amparo del Cdigo Civil puedan
beneficiarse de esta exoneracin, es requisito indispensable que estas instituciones se
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encuentren inscritas en el Registro nico de Contribuyentes, lleven contabilidad y cumplan
con los dems deberes formales contemplados en el Cdigo Tributario y esta Ley.
El estado a travs del Servicio de Rentas Internas, verificar en cualquier momento que las
instituciones a las que se refiere en este numeral, sean exclusivamente sin fines de lucro, se
dediquen al cumplimiento de sus objetivos estatutarios y, que sus bienes e ingresos se
destinen en su totalidad a sus finalidades especficas. De establecerse que las instituciones no
cumplen con los requisitos mencionados, debern tributar respecto de las utilidades que
obtengan en las actividades empresariales; de carcter econmico, que desarrollen en
competencia con otras sociedades obligadas a pagar impuesto a la renta.13
2.1.2.3. Reglamentacin de la CONFEDEC para el presupuesto.
Acuerdo 2072. El MINISTERIO DE EDUCACION, CULTURA, DEPORTES Y
RECREACION.
Considera que mediante decreto Ejecutivo No.2959 de agosto 6 de 2002, se expidi el
reglamento sustitutivo al Reglamento para la Regulacin del costo de la Educacin en los
establecimientos particulares del pas.
Que es necesario facilitar a las Instituciones educativas particulares, los instrumentos y
procedimientos que debern cumplir para obtener la aprobacin del costo de la educacin.
Resuelve expedir el instructivo para la aplicacin del reglamento sustitutivo al reglamento
para la regulacin del costo de la educacin de los establecimientos particulares del pas.
Dentro de los requisitos para la regulacin de Costos literal los establecimientos
particulares presentarn en la Secretara de la Junta Provincial del Costo de la Educacin
Particular, una carpeta que llevar entre otros documentos el Presupuesto Operativo en el
formulario JRC-01.14
13 Ley de Rgimen Tributario Interno y su Reglamento actualizado a enero 2003. 14 Base Legal para la Regulacin de Costos de la Educacin Particular.
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FORMULARIO JRC-01
INSTITUCION EDUCATIVA PRESUPUESTO DE OPERACIN
AO LECTIVO: INGRESOS
MATRICULAS PRIMARIA Y O JARDIN MATRICULAS SECUNDARIA PENSIONES PRIMARIA Y O JARDIN PENSIONES SECUNDARIA DERECHOS DE EXAMENES OTROS INGRESOS
EGRESOS PAGOS PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DE SERVICIO RECTOR DIRECTOR DE PRIMARIA INSPECTOR GENERAL INSPECTORES COLECTOR CONTADOR SECRETARIO(A) AUXILIAR DE SECRETARIA ADMINISTRADOR ORIENTADOR VOCACIONAL PORTEROS GUARDIAN PAGOS PERSONAL DOCENTE PROFESORES PRIMARIA Y O JARDIN PROFESONRES DE SECUNDARIA PROFESORES ESPECIALES PROFESONRES JEFES DE AREA .SUELDOS COMPLE- MENTARIOS A LAS HORAS DE CLASE GASTOS GENERALES ARRIENDO LOCAL LUZ- AGUA Y TELEFONO APORTE PATRONAL AL IESS FONDO DE RESERVA (UN SUELDO ANUAL) GASTOS DE OFICINA Y CLASES GASTOS DE MANTENIMIENTO (EDIFICIO Y MO- BILIARIO) GASTO DE ADECUACION DEL LOCAL GASTOS IMPREVISTOS DEFICIT DEL AO ANTERIOR O SUPERAVIT OTROS GASTOS TOTAL DE INGRESOS TOTAL DE EGRESOS
Fuente: Formato proporcionado por la Direccin Provincial Rgimen Escolar.
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2.1.2.4. Ley presupuestaria.
PRESUPUESTOS
Como se constituye un presupuesto
El presupuesto nace de la necesidad de proyectar a la organizacin y a sus resultados hacia un
futuro halagador, para ello se requiere considerar aspectos relacionados con la consecucin de
los objetivos principales del anlisis de la cuenta de resultados:
! Evaluacin de la calidad de los beneficios.
! Evaluacin del nivel y tendencia de los beneficios
! Estimacin de la capacidad de generacin de beneficios.
! Previsin de los beneficios
! Seguimiento de los resultados
Quienes lo elaboran
Por lo general en la mayora de instituciones lo elaboran un comit ejecutivo conformado por
los jefes de cada rea, en coordinacin con el Departamento Financiero o de Presupuestos.
Cual es su punto de partida.
El punto de partida posible es la mejor estimacin posible de los beneficios medios de una
empresa que previsiblemente se van a sostener, y repetir con cierto grado de regularidad a lo
largo de una serie de aos futuros, es lo que se denomina capacidad de generacin de
beneficios.
Uno de los objetivos principales del anlisis del beneficio es la previsin del mismo.
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Cada que tiempo es revisado
Generalmente en las instituciones se revisa dos veces en el ao, una a medio ao y luego
cerca de finalizar el ao econmico.
Que informacin bsica permite su conformacin
La informacin bsica requerida es lo que la institucin quiere lograr, sus objetivos, con ello
presupuestara sus ingresos (ventas) para luego presupuestar sus egresos (gastos).
Cual es su utilidad en la organizacin:
La utilidad de los presupuestos en la institucin es que permite realizar seguimientos sobre las
previsiones financieras. En consecuencia, lo mejor es seguir atenta y frecuentemente los
resultados y compararlos con las estimaciones e hiptesis previas. De esta forma, es posible
revisar constante las estimaciones y juicios, e incorporar la realidad observada a las
conclusiones y juicios previos. Una de las mejores formas de seguimiento de los resultados es
a travs de informes intermedios (informacin financiera mensual, trimestral, semestral).
Cual es la importancia del presupuesto en la organizacin
Es muy importante ya que permite determinar el dficit o supervit que la empresa desea o va
a conseguir, para de esta manera hacer los correctivos necesarios a fin de superar o mejorar la
posicin de la institucin.
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2.1.2.5. Sistema de informacin.
Importancia de la informacin.
Al hablar del uso informtico generalmente se tiende a pensar de la novedad tecnolgica, de
nuevas formas de elaborar informacin ms estable. Dejando olvidado la base que hace
posible la existencia de los elementos anteriores como es la informacin.
Informacin que siempre en toda organizacin ha existido y existe. Sin embargo lo que
generalmente ocurre es que la informacin circula desde, hacia y dentro de la institucin no es
adecuado a las necesidades informativas y es producida por una serie de centros de
informacin esparcidos a travs de la organizacin, sin coordinacin entre ellos; originando,
en muchas oportunidades duplicaciones de esfuerzos injustificados.
De lo anterior se deriva que es muy importante conocer su significado dentro la funcin
informtica, de forma esencial cuando su manejo esta basado en tecnologa moderna, para
esto se debe conocer que la informacin:
Est almacenada y procesada en computadoras.
Puede ser confidencial para algunas personas o a escala institucional.
Puede ser mal utilizada o divulgada
Puede estar sujeta a robos, sabotaje o fraudes.
Los primeros puntos nos muestran que la informacin esta centralizada y que puede tener un
alto valor y los ltimos puntos nos muestran que se puede provocar la destruccin total o
parcial de la informacin, que incurre directamente en su disponibilidad que puede causar
retrasos de alto costo.
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Supongamos que por cualquier circunstancia se sufre un accidente en el centro de computo o
en cualquier lugar que se guarde la informacin, surge as la pregunta qu pasa con los
datos?. Es por ello que se debe tomar en cuenta que el centro de computo o donde se
centralice la informacin al mismo tiempo es el lugar ms valioso o el ms vulnerable.
Definicin de un sistema de informacin financiero-contable.
Un sistema de informacin financiero-contable se define, como un sistema computacional que
provee a sus administradores una serie de datos internos y externos, el cual se enfoca
primordialmente a proporcionar informacin de la situacin actual y proyecciones de
escenarios futuros de la organizacin.
Caractersticas de un sistema de informacin financiero-contable.
Las principales caractersticas de los sistemas de informacin financiero-contable son los
siguientes:
" Estn diseados para cubrir necesidades especficas y particulares de la alta
administracin de la institucin.
" Extrae, filtra, comprime y da seguimiento a informacin crtica de la gestin de la
institucin.
" Implica que la directiva pueda interactuar en forma directa con el sistema sin el apoyo
o auxilio de intermediarios.
" Es un sistema desarrollado con altos estndares en sus interfases hombre-mquina,
caracterizado por una alta informacin tabular y en forma de texto.
" El sistema est soportado por elementos especializados de hardware, tales como
monitores ratn e impresoras con tecnologa avanzada.
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Estructura de un sistema de informacin financiero- contable.
Un sistema de informacin financiero-contable sigue un modelo bsico y un sistema de
informacin bien diseado, ofreciendo as control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin
aceptable de costo / beneficio.
El sistema de informacin financiero-contable de cualquier organizacin independientemente
del sistema contable que utilice, debe ejecutar tres pasos bsicos relacionada con las
actividades financieras: los datos se deben registrar, clasificar y resumir; sin embargo, el
proceso contable involucra la comunicacin a quienes estn interesados y la interpretacin de
la informacin contable para ayudar en la toma de decisiones.
Registro de la actividad financiera:
En un sistema de informacin financiero- contable se debe llevar un registro sistemtico de la
actividad lucrativa o no lucrativa diaria en trminos econmicos. En una organizacin se
llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en trminos monetarios y que
se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transaccin se refiere a una accin
terminada ms que a una posible accin a futuro. Ciertamente, no todos las operaciones se
pueden medir y describir objetivamente en trminos monetarios.
Clasificacin de la informacin:
Un registro completo de todas las actividades econmicas implica comnmente un gran
volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser til para las personas
encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la informacin se debe clasificar en grupos o
categoras. Se deben agrupar aquellas transacciones a travs de las cuales se recibe o paga
dinero.
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Resumen de la informacin:
Para que la informacin contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser
resumida. Por ejemplo, una relacin completa de las transacciones de venta de una
organizacin como Comercial Baha seria demasiado larga para que cualquier persona se
dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancas necesitan la
informacin de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacn necesitaran la
informacin de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia de Comercial
Baha necesitar la informacin de ventas resumida por almacn. 15
Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificacin y resumen constituyen los medios
que se utilizan para crear la informacin contable. Sin embargo, el proceso contable incluye
algo ms que la creacin de informacin, tambin involucra la comunicacin de esta
informacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin contable para
ayudar en la toma de decisiones. Un sistema contable debe proporcionar informacin a los
directivos y tambin a varios usuarios externos que tienen inters en las actividades
financieras de la organizacin.
15 Hans Rolle y Julian Zietske , trabajo de investigacin . [email protected] pg.1-6.
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MARCO REFERENCIAL.
2.2.1 La Institucin
La Institucin Educativa Sagrado Corazn de Jess Quito, dirigida por la comunidad de
las Hermanas Bethlemitas, se esfuerza por dar una visin cristiana del hombre, del mundo y
de la historia; y se propone la implantacin en el proceso de cambio y transformacin de la
sociedad.
En septiembre de 1941 llegaron las primeras religiosas Cleotilde Bravo, Cecilia Flores,
Imelda Das e Imelda Crdova, quienes se ubicaron en una pequea casa en el sector de la
Magdalena. Con optimismo iniciaron el mejoramiento de la casa, adecuando aulas de clase y
preparndose con todo lo indispensable en cuanto a experiencias pedaggicas con el nico
objetivo de brindar educacin a la clase pobre del sector.
En enero de 1942 se abri la primera escuela con 15 alumnas. La pobreza, incomodidad y
sacrificio de los primeros aos perdur, pero siempre con la confianza en la Divina
Providencia.
Aos ms tarde se abri la Academia de Manualidades que otorg el diploma, permitiendo
una mejor proyeccin de las estudiantes hacia el futuro.
En 1943 se inici la construccin de un modesto albergue para las nias pobres, en un
ambiente de sencillez, alegra y trabajo. Continuaron las dificultades y necesidades, pero
Dios sigui protegiendo la obra.
En 1961 se ampli y se construy un nuevo tramo que brindaba mejores condiciones fsicas y
pedaggicas.
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La Unidad Educativa Sagrado Corazn de Jess bajo la direccin de las Hermanas
Bethlemitas, fue aprobado por el Ministerio de Educacin Pblica mediante las siguientes
resoluciones:
! Seccin Primaria: resolucin No. 175 11 de octubre de 1945.
! Ciclo Bsico: resolucin No. 20 de octubre de 1960.
! Seccin Preprimaria: resolucin No.002, de octubre de 1961.
! Ciclo Diversificado: resolucin No.370. de octubre de 1960, 15 octubre 1985.
La institucin quiere revivir cada da el carisma educacional de sus fundadores: Santo Pedro
de Betancour y Madre Mara Encarnacin Rosal; quienes en su poca y de acuerdo al
momento histrico, hicieron de sus vidas una respuesta a las necesidades del hombre de su
tiempo.
Como Institucin Educativa Catlica, su laboral Pastoral est orientada a llevar a la
Comunidad a una verdadera pasin en l
