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22 CFR Ch. II (4109 Edition) 225.119

225.119 Research undertaken with-out the intention of involvinghuman subjects.

I n t h e e v e n t r e s e a r c h i s u n d e r t a k e nw i t h o u t t h e i n t e n t i o n o f i n v o l v i n gh u m a n s u b j e c t s , b u t i t i s l a t e r p r o -p o s e d t o i n v o l v e h u m a n s u b j e c t s i n t h er e s e a r c h , t h e r e s e a r c h s h a l l f i r s t b e r e -v i e w ed a n d a p p r o v e d b y a n I R B , a s p r o -v i d e d i n t h i s p o l i cy, a c e r t i f ic a t i o n s u b -m i t t e d , b y t h e i n s t i t u t i o n , t o t h e d e -p a r t m e n t o r a g e n c y, a n d fi n a l a p p r o va lg i v e n t o t h e p r o p o se d c h a n g e b y t h e d e -p a r t m e n t o r a g e n cy.

225.120 Evaluation and disposition of applications and proposals for re-search to be conducted or sup-ported by a Federal Department or

Agency.T h e d e p a r t m e n t o r a g e n c y h e a d w i l l

e v a l u a t e a l l a p p l i c a t i o n s a n d p r o p o s a l si n v ol v in g h u m a n s u b j e ct s s u b m i t t e d t ot h e d e p a r t m e n t o r a g e n c y t h r o u g h s u c ho f f i c e r s a n d e m p l o y e e s o f t h e d e p a r t -m e n t o r a g e n c y a n d s u c h e x p e r t s a n dc o n su l t a n t s a s t h e d ep a r t m e n t o r a g e n -c y h e a d d e t e r m i n e s t o b e a p p r o p r i a t e .T h i s e v a l u a t i o n w i l l t a k e i n t o c o n s i d -e r a t i o n t h e r i s k s t o t h e s u b j e c t s , t h ea d e q u a c y o f p r o t e c t i o n a g a i n s t t h e s e

r i s k s , t h e p o t e n t i a l b e n e f i t s o f t h e r e -s e a r c h t o t h e s u b j e c t s a n d o t h e r s , a n dt h e i m p o r t a n c e o f t h e k n o w l e d g eg a i n e d o r t o b e g a i n e d .

( b ) O n t h e b a s i s o f t h i s e v a l u a t i o n ,t h e d e p a r t m e n t o r a g e n c y h e a d m a ya p p r o v e o r d i s a p p r o v e t h e a p p l i c a t i o no r p r o p o s a l , o r e n t e r i n t o n e g o t i a t i o n st o d e v e l op a n a p p r o v a b l e o n e .

225.121 [Reserved]

225.122 Use of Federal funds.F e d e r a l f u n d s a d m i n i s t e r e d b y a d e -

p a r t m e n t o r a g e n c y m a y n o t b e e x -p e n d e d f o r r e s e a r c h i n v o l v i n g h u m a ns u b j e c t s u n l e s s t h e r e q u i r e m e n t s o f t h i s p o l i c y h a v e b e e n s a t i s fi e d .

225.123 Early termination of re-search support: Evaluation of appli-cations and proposals.

( a ) T h e d e p a r t m e n t o r a g e n c y h e a dm a y r e q u ir e t h a t d e pa r t m e n t o r a g en c ys u p p o r t f o r a n y p r o j e c t b e t e r m i n a t e do r s u s p e n d e d i n t h e m a n n e r p r e s c r i b e di n a p p l i c a b l e p r o g r a m r e q u i r e m e n t s ,w h e n t h e d e p a r t m e n t o r a g e n c y h e a df i n d s a n i n s t i t u t i o n h a s m a t e r i a l l y

fa i l e d t o c o m p l y w it h t h e t e r m s o f t h i spo l i cy.

( b ) I n m a k i n g d e c i s i o n s a b o u t s u p -p o r t i n g o r a p p r o v i n g a p p l i c a t i o n s o rp r o p os a l s c o v e r e d by t h i s p o l i c y t h e d e -p a r t m e n t o r a g e n c y h e a d m a y t a k ei n t o a c c o u n t , i n a d d i t i o n t o a l l o t h e re l i g i b i l i t y r e q u i r e m e n t s a n d p r o g r a mc r i t e r i a , f a c t o r s s u c h a s w h e t h e r t h ea p p l i c a n t h a s b e e n s u b j e c t t o a t e r m i -n a t i o n o r s u s p e n s i o n u n d e r p a r a g a r p h( a ) o f t h i s s e c t i o n a n d w h e t h e r t h e a p -p l i c a n t o r t h e p e r s o n o r p e r s o n s w h ow o u l d d i r e c t o r h a s h a v e d i r e c t e d t h es c i e n t i f i c a n d t e c h n i c a l a s p e c t s o f a na c t i v i t y h a s h a v e , i n t h e j u d g m e n t o f t h e d e p a r t m e n t o r a g e n c y h e a d , m a t e -r i a l l y f a i l e d t o d i s c h a rg e r e s p o n s i bi l i t yf o r t h e p r o t e c t i o n o f t h e r i g h t s a n dw e l f a r e o f h u m a n s u b j e c t s ( w h e t h e r o rn o t t h e r e s e a r c h w a s s u b j e c t t o f e d e r a lr e g u l a t i o n ) .

225.124 Conditions.

Wi t h r e s p e c t t o a n y r e s e a r c h p r o j e c to r a n y c l a s s o f r e se a r c h p r o j e c t s t h e d e -p a r t m e n t o r a g e n c y h e a d m a y i m p o s ea d d it i o n a l c o n d it i o n s p r i or t o o r a t t h et i m e o f a p p r o v a l w h e n i n t h e j u d g m e n to f t h e d e pa r t m e n t o r a g e n c y h e a d a d di -

t i o n a l c o n d i t i o n s a r e n e c e s s a r y f o r t h ep r o t e c t i o n of h u m a n s u b j e c t s .

PART 226ADMINISTRATION OFASSISTANCE AWARDS TO U.S.NON-GOVERNMENTAL ORGANI-ZATIONS

Subpart AGeneral

S e c .226. 1 P u r p o s e a n d a p pl i c a bi l i t y .226. 2 D e fi n i t i o n s .226. 3 E f fe c t o n o t h e r i s s u a n c e s.226. 4 D e vi a t i o n s .226. 5 S u b a wa r d s.

Subpart BPre-award Requirements226. 10 P u r p o s e .226. 11 P r e - a w a r d p o l i c i es .226. 12 F o r m s f o r a p p ly i n g f or F e d er a l a s s i s t -

a n c e .226. 13 D e ba r m e n t a n d s u s p e n si o n .226. 14 S p e c ia l a w a r d c o n d i t i o n s .226. 15 M e t r i c sy s t e m o f m e a s u r e m e n t .226. 16 R e s o u r c e Co n s e r v a t i o n a n d R e c o v e r y

A c t .226. 17 C er t i f i c a t i o n s a n d r e p r e se n t a t i o n s.

VerDate Nov2008 13:08 May 14, 2009 Jkt 217074 PO 00000 Frm 01034 Fmt 8010 Sfmt 8010 Y:\SGML\217074.XXX 217074w

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Agency for International Development 226.2

Subpart CPost-award Requirements

F I N A N C IA L A N D P R O G R A M M A N A G E M E N T

226. 20 P u r p o s e o f f i n a n c i a l a n d pr o g r a mm a n a g e m e n t .

226. 21 S t a n d a r d s f o r fi n a n c i a l m a n a g e m e n ts y s t e m s .

226. 22 P a y m e n t .226. 23 Co s t s h a r i n g o r m a t c h i n g .226. 24 P r o g r a m in c o m e .226. 25 R e v i s i o n o f b u d g e t a n d p r o g r a m

p l a n s .226. 26 N o n -F e d e r a l a u d i t s .226. 27 A l l o w a b l e c o s t s .226. 28 P e r i o d o f a v a i l a b i l i t y o f fu n d s .

P R O P E R T Y S TA N D A R D S

226. 30 P u r p o s e o f p r op e r t y s t a n d a r d s .226. 31 I n s u r a n c e c o v e r a g e.226. 32 R e a l pr o p er t y.226. 33 F e d e r a l l y -o w n ed a n d e x em p t p r o p-

e r t y .226. 34 E q u ip m e n t .226. 35 S u p p l i e s a n d ot h e r e x p e n d a b l e e q u i p -

m e n t .226. 36 I n t a n g i b l e pr o p e r t y.226. 37 P r o p e r t y t r u s t r e l a t i o n s h i p.

P R O C U R E M E N T S TA N D A R D S

226. 40 P u r p o s e o f pr o c u r e m e n t s t a n d a r d s .226. 41 R e c i p i e n t r e s p o n s i b i li t i e s .226. 42 C od e s o f c o n d u c t .

226. 43 Co m p e t i t i o n .226. 44 P r o c u r e m e n t p r o c ed u r e s.226. 45 Co s t a n d p r i c e a n a l y s i s .226. 46 P r o c u r e m e n t r e c o r d s.226. 47 Co n t r a c t a dm i n i s t r a t i o n .226. 48 Co n t r a c t p r o vi s io n s .226. 49 U S A I D -S p e c i fi c p r o c u r e m e n t r e q u i r e -

m e n t s .

R E P O R T S A N D R E C O R D S

226. 50 P u r p o s e o f r e p o r t s a n d r e c o r d s .226. 51 M o n i t o r i n g a n d r e p or t i n g p r o g r a m

p e r f o r m a n c e .226. 52 F i n a n c i a l r e po r t i n g .226. 53 R e t e n t i o n a n d a c c e ss r e q u i r em e n t s

f o r r e c o r d s .

S U S P E N S I O N , T E R M I N AT I O N A N D E N F O R C E M E N T

226. 60 P u r p o s e o f s u s pe n s i on , t e r m i n a t i o na n d e n f o r c em e n t .

226. 61 S u s p en s i o n a n d t e r m i n a t i o n .226. 62 E n f or c e m e n t .

Subpart DAfter-the-Award Requirements

226. 70 P u r p o s e .226. 71 C l os e o u t p r o c ed u r e s .226. 72 S u b s eq u e n t a d j u s t m e n t s a n d co n -

t i n u i n g r e s p o n s i b i l i t i e s .226. 73 Co l l ec t i o n o f a m o u n t s d u e .

Subpart ESpecial Provisions for Awards toCommercial Organizations

226. 80 S c o pe o f s u b p a r t .226. 81 P r o h i b i t i o n a g a i n s t p r o fi t .226. 82 P r o g r a m i n co m e .

Subpart FMiscellaneous

226. 90 D i s pu t e s .226. 91 M a r k i n g .

Subpart GUSAID-Specific Requirements

226. 1001 E l i g i b i l i t y r u l e s f o r g o o d s a n d s e r v -i ce s . [Rese rved ]

226. 1002 L o c a l c o s t f i n a n c i n g . [ R e s er v e d ]226. 1003 A i r t r a n s p o r t a t i o n . [ R e s er v e d ]226. 1004 O c ea n s h i p m e n t o f g o o ds . [ R e -

se rved ]A P P E N D I X A T O P AR T 226C O N T R A C T P R O V I -

S I O N S

A U T H O R I T Y : 22 U.S.C. 2381(a) and 2401.

S O U R C E : 60 F R 3744, J an . 19, 1995, un les so t h e r w i s e n o t e d .

Subpart AGeneral 226.1 Purpose and applicability.

E x c e p t a s o t h e r w i s e a u t h o r i z e d b ys t a t u t e , t h i s p a r t e s t a b l i s h e s u n i f o r ma d m i n i s t r a t i v e r eq u i r e m e n t s f or g r a n t sa n d c o o p e r a t i v e a g r e e m e n t s a w a r d e d

b y U S A I D t o U .S . i n s t i t u t i o n s o f h i g h e re d u c a t i o n , h o s p i t a l s , a n d o t h e r n o n -p r o f i t o rg a n i z a t i o n s , a n d t o U . S . c o m -m e r c i a l o rg a n i z a t i o n s ; a n d t o s u b -a w a r d s t h e r e u n d e r. U S A I D s h a l l n o ti m p o s e a d d i t i o n a l o r i n c o n s i s t e n t r e -q u i r e m e n t s , e x c e p t a s p r o v i d e d i n S e c -t ion s 226.4, an d 226.14, or u nl ess s pec ifi-c a l l y r e q u ir e d b y F e d e r a l s t a t u t e o r e x -e c u t i v e o r d e r. N o n - p r o f i t a n d c o m m e r -c i a l or g a n i za t i o n s t h a t i m p l em e n t F e d -e r a l p r o g r a m s f o r t h e S t a t e s a r e a l s os u b j e c t t o S t a t e r e q u i r e m e n t s . T h i sp a r t s h a l l b e a d m i n i s t e r e d i n c o m p l i -a n c e w i t h t h e s t a n d a r d s s e t f o r t h i np a r t 205, P a r t i c i p a t i o n b y R e l i g i o u s Or -g a n i z a t i o n s i n U S A I D P r o g r a m s , o f

t h i s c h a p t e r .[60 FR 3744, J an . 19, 1995, as am ende d a t 69F R 61724, Oct . 20, 2004]

226.2 Definitions. Accrued expenditures m e a n s t h e

c h a rg e s i n c u r r e d b y t h e r e c i p i e n t d u r -i n g a g i v e n p e r i o d r e q u i r i n g t h e p r o v i -s i on o f f unds fo r :

( 1) G o od s a n d o t h e r t a n g i b l e p r o p e r t yr ece ived ;


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22 CFR Ch. II (4109 Edition) 226.2

( 2 ) Se r v i ce s pe r fo rm ed by e m p loyees ,c o n t r a c t o r s , s u b r e c i p i e n t s , a n d o t h e rp a y e e s ; a n d ,

( 3 ) O t h e r a m o u n t s b e c o m i n g o w e du n d e r p r o g r a m s f o r w h i c h n o c u r r e n ts e r v i c e s o r p e r fo r m a n c e i s r e q u i r e d .

Accrued income m e a n s t h e s u m o f:(1 ) Ea rn i ngs du r i ng a g iv e n pe r i od

f r o m s e r v i c e s p e r f o r m e d b y t h e r e c i p i -e n t , a n d g o od s a n d o t h e r t a n g i b l e p r o p-e r t y d e l i v er e d t o p u r c h a s e r s , a n d

( 2 ) A m o u n t s b e c o m i n g o w e d t o t h er e c i p i e n t f o r w h i c h n o c u r r e n t s e r v i c e so r p e r f o r m a n c e i s r e q u i r e d b y t h e r e -c i p i e n t .

Acquisi t ion cost of equipment m e a n st h e n e t i n v o i c e p r i c e o f t h e e q u i p m e n t ,i n c l u d i n g t h e c o s t o f m o d i fi c a t i o n s , a t -t a c h m e n t s , a c c e s s o r i e s , o r a u x i l i a r ya p p a r a t u s n e c e s sa r y t o m a k e t h e p r o p -e r t y u s a b l e f o r t h e p u r p o s e f or w h i c h i tw a s a c q u i r e d . O t h e r c h a rg e s , s u c h a st h e c o s t o f i n st a l l a t i o n , t r a n s p or t a t i o n ,t a x e s, d u t y o r p r o t e c t i v e i n - t r a n s i t i n -s u r a n c e , s h a l l b e i n c l u d e d o r e x c l u d e df r o m t h e u n i t a c q u i s i t i o n c o s t i n a c -c o r d a n c e w i t h t h e r e c i p i e n t s r e g u l a ra c c o u n t i n g p r a c t i c e s .

Activi ty m e a n a s e t o f a c t i o n st h r o u g h w h i c h i n p u t s s u c h a s c o m -m o d i t i e s , t e c h n i c a l a s s i s t a n c e , t r a i n -i n g , o r r e s o u r c e t r a n s f e r s a r e m o b i -l i z e d t o p r o d u c e s p e c i f i c o u t p u t s , s u c ha s v a c c i n a t i o n s g i v e n , s c h o o l s b u i l t ,m i c r o e n t e r p r i s e l o a n s i s s u e d , o r p o l i -c i e s c h a n g e d . A c t i v i t i e s a r e u n d e r t a k e nt o a c h i e v e o b j e c t i v e s t h a t h a v e b e e nf or m a l l y a p p r o v ed a n d n o t i f ie d t o C o n -g re s s .

Advance m e a n s a p a y m e n t m a d e b yT r e a s u r y c h e c k o r o t h e r a p p r o p r i a t ep a y m e n t m e c h a n i s m t o a r e c i p i e n tu p o n i t s r e q u e s t e i t h e r b e f o r e o u t l a y sa r e m a d e b y t h e r e c i p i e n t o r t h r o u g ht h e u s e o f p r e d e t e r m i n e d p a y m e n tschedu l e s .

Agreement Officer m e a n s a p e r s o nw i t h t h e a u t h o r i t y t o e n t e r i n t o , a d -m i n i s t e r , t e r m i n a t e a n d /o r c l o se o u t a s -s i s t a n c e a g r e e m e n t s s u b j e c t t o t h i sp a r t , a n d m a k e r e l a t e d d e t e r m i n a t i o n sa nd f i nd ings on beha l f o f U SA ID. AnA g r e e m e n t O f f i c e r c a n o n l y a c t w i t h i nt h e s c o p e o f a d u l y a u t h o r i z e d w a r r a n to r o t h e r v a l i d d e l e g a t i o n o f a u t h o r i t y.The t e rm Agreemen t O ff i c e r i n -c l u d e s p e r s o n s w a r r a n t e d a s G r a n t O f-f i ce r s . I t a l s o i n c l u d e s c e r t a i n a u t h o r -i z e d r e p r e s e n t a t i v e s o f t h e A g r e e m e n t

O ff i ce r a c t i n g w i t h i n t h e l i m i t s o f t h e i ra u t h o r i t y a s d e l e g a t e d b y t h e A g r e e -m e n t O ff i ce r.

Apparent successful applicant(s) m e a n st h e a p p l i c a n t ( s) f or U S A I D f u n d i n g r e c -o m m e n d ed f or a n a w a r d a f t e r t e c h n i ca le v a l u a t i o n , b u t w h o h a s n o t y e t b e e na w a r d e d a g r a n t , c o o p e r a t i v e a g r e e -m e n t o r o t h e r a s s i s t a n c e a w a r d b y t h eA g r e e m e n t O f f i c e r. A p p a r e n t S u c c e s s -f u l A pp l i c a n t s w i l l b e r e q u e s t e d b y t h eA g r e e m e n t O f f i c e r t o s u b m i t a B r a n d -i n g S t r a t e g y a n d M a r k i n g P l a n . A p pa r -e n t S u c c e s s fu l A p pl i c a n t s t a t u s c o n fe r sn o r i g h t a n d c o n s t i t u t e s n o U S A I Dc o m m i t m e n t t o a n a w a r d , w h i c h s t i l lm u s t b e o b l i g a t e d b y t h e A g r e e m e n tOff icer.

Award m e a n s f i n a n c i a l a s s i s t a n c et h a t p r ov i de s s u pp o r t o r s t i m u l a t i o n t oa c c o m p l i s h a p u b l i c p u r p o s e . Aw a r d si n c l u d e g r a n t s , c o o p e r a t i v e a g r e e m e n t sa n d o t h e r a g r e e m e n t s i n t h e f o r m o f m o n e y o r p r o p e r t y i n l i e u o f m o n e y, b yt h e F e d e r a l G o ve r n m e n t t o a n e l i g ib l er e c i p i e n t . T h e t e r m d o e s n o t i n c l u d e :Te c h n i c a l a s s i s t a n c e , w h i c h p r o v i d e ss e r v i c e s i n s t e a d o f m o n e y ; ot h e r a s s i s t -a n c e i n t h e f or m o f l o a n s , l oa n g u a r a n -t e e s , i n t e r e s t s u b s i d i e s , o r i n s u r a n c e ;

d i r e c t p a y m e n t s o f a n y k i n d t o i n d i v i d-u a l s ; a n d , c o n t r a c t s w h i c h a r e r e q u i r e dt o b e e n t e r e d i n t o a n d a d m i n i s t e r e du n d e r p r o c u r e m e n t l a w s a n d r e g u l a -t i o n s .

Branding strategy m e a n s a s t r a t e g yt h e A pp a r e n t S u c c e s s fu l A p pl i c a n t s u b -m i t s a t t h e s p e c if i c r e q u e s t o f a U S A IDA g r e e m e n t O ff i ce r a f t e r t e c h n i c a l e v a l -u a t i o n o f a n a p p l i c a t i o n f o r U S A I Df u n d i n g , d e s c r i b i n g h o w t h e p r o g r a m ,p r o j e c t , o r a c t i v i t y i s n a m e d a n d p o s i -t i o n e d , a s w e l l a s h o w i t i s p r o m o t e da n d c o m m u n i c a t e d t o b e n e fi c i a r i es a n dc o o p e r a t i n g c o u n t r y c i t i z e n s . I t i d e n t i -f i e s a l l d o n o r s a n d e x p l a i n s h o w t h e yw i l l b e a c k n o w l e d g e d . A B r a n d i n g

S t r a t e g y i s r e q u i r e d e ve n i f a P r e s u m p -t i v e E x c e p t i o n i s a p p r o v e d i n t h eM a r k i n g P l a n .

Cash con t r ibu t ions m e a n s t h e r e c i p i -e n t s c a s h o u t l a y, i n c l u d i n g t h e o u t l a yo f m o n e y c o n t r i b u t e d t o t h e r e c i p i e n tb y t h i r d p a r t i e s.

Closeout m e a n s t h e p r o c e s s b y w h i c ht h e A g r e e m e n t O f f i c e r d e t e r m i n e s t h a ta l l a p p l i c a b l e a d m i n i s t r a t i v e a c t i o n sa n d a l l r e q u i r e d w o r k o f t h e a w a r d


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h a v e b e e n c o m p l e t e d b y t h e r e c i p i e n ta n d U S A I D.

Commodit ies m e a n a n y m a t e r i a l , a r t i -c l e , supp ly, good s o r equ i p m en t , ex -c lud ing r ec ip i en t o f f i c e s , v e h i c l e s , andn o n - d e l i v e r a b l e i t e m s f o r r e c i p i e n t si n t e r n a l u s e i n a d m i n i s t r a t i o n o f t h eU S A I D f u n d e d g r a n t , c o o p e r a t i v ea g r e e m e n t , o r o t h e r a g r e e m e n t o r s u b -a g r e e m e n t .

Contract m e a n s a p r o c u r e m e n t c o n -t r a c t u n d e r a n a w a r d o r s u b a wa r d , a n da p r o c u r e m e n t s u b c on t r a c t u n d e r a r e -c i p i e n t s o r s u b r e c i p i e n t s c o n t r a c t .

Cost sharing or matching m e a n s t h a tp o r t i o n o f p r o je c t o r p r o g r a m c o s t s n o tb o r n e by t h e F e d e r a l G o ve r n m e n t .

Date of completion m e a n s t h e d a t e o nw h i c h a l l w o r k u n d e r a n a w a r d i s c o m -p l e t e d o r t h e d a t e o n t h e a w a r d d o c u -m e n t , o r a n y s u p p l e m e n t o r a m e n d -m e n t t h e r e t o , o n w h i c h U S A I D s p o n -so r sh ip en ds .

Disallowed costs m e a n s t h o s e c h a r g e st o a n a w a r d t h a t t h e U S A I D A g r e e -m e n t O f fi c e r d e t e r m i n e s t o b e u n a l l o w -a b l e , i n a c c o r d a n c e w it h t h e a p p l i c a b l eF e d e r a l c o s t s p r i n c ip l es o r o t h e r t e r m sa n d c o n d it i o n s c o n t a i n e d i n t h e a w a r d .

Equipment m e a n s t a n g i b l e n o n e x p e n d -

a b l e p e r s o n a l p r o p e r t y i n c l u d i n g e x -e m p t p r o p e r t y c h a r g e d d i r e c t l y t o t h ea w a r d h a v i n g a u s e fu l l i f e of m o r e t h a no n e y e a r a n d a n a c q u i s i t i o n c o s t o f $5 ,000 or more per uni t . However, con-s i s t e n t w i t h r e c i p i e n t p o l i c y, l o w e rl i m i t s m a y b e e s t a b l i s h e d.

Excess property m e a n s p r o p e r t y u n d e rt h e c o n t r o l o f U S A I D t h a t , a s d e t e r -m i n e d b y t h e h e a d o f t h e A g e n c y, i s n ol o n g e r r e q u i r e d f or i t s n e e d s o r t h e d i s -c h a rg e o f i t s r e s p o n s i bi l i t i e s .

Exempt property m e a n s t a n g i b l e p e r -s o n a l p r o p e r t y a c q u i r e d i n w h o l e o r i np a r t w i t h F e d e r a l f u n d s , w h e r e t h eF e d e r a l a w a r d i n g a g e n c y h a s s t a t u t o r ya u t h o r i t y t o v e s t t i t l e i n t h e r e c i p i e n tw i t h o u t f u r t h e r o b l i g a t i o n t o t h e F e d -e r a l G o v e r n m e n t . A n e x a m p l e o f e x -e m p t p r o p e r t y a u t h o r i t y i s c o n t a i n e di n t h e F e d e r a l G r a n t a n d C o o p e r a t i v eAgr eem en t A ct (31 U.S .C. 6306), forp r o p e r t y a c q u i r e d u n d e r a n a w a r d t oc o n d u c t b a s i c o r a p p l i e d r e s e a r c h b y an o n - p r o f i t i n s t i t u t i o n o f h i g h e r e d u -c a t i o n o r n o n - p r o f i t o rg a n i z a t i o nw h o s e p r i n c i p a l p u r p o s e i s c o n d u c t i n gs c i e n t i f i c r e s e a r c h .

Federal awarding agency m e a n s t h eF e d e r a l a g e n c y t h a t p r o vi d es a n a w a r dt o t h e r e c i pi e n t .

Federa l funds au thor ized m e a n s t h et o t a l a m o u n t o f F e d e r a l f u n d s o b l i -g a t e d b y t h e F e d e r a l G o v e r n m e n t f o ru s e by t h e r e c i pi e n t . T h i s a m o u n t m a yi n c l u d e a n y a u t h o r i ze d c a r r y o v e r o f u n -o b l i g a t e d f u n d s f r o m p r i o r f u n d i n g p e -r i o d s w h e n p e r m i t t e d by a g e n c y r e g u l a -t i o n s o r a g e n c y i m p l e m e n t i n g i n s t r u c -t i o n s .

Federal share o f r e a l p r o p e r t y, e q u i p -m e n t , o r s u p p l i e s m e a n s t h a t p e r c e n t -a g e o f t h e p r o p e r t y s a c q u i s i t i o n c o s t sa n d a n y i m p r o v e m e n t e x p e n d i t u r e sp a i d w i t h F e d e r a l f u n d s.

Funding per iod m e a n s t h e p e r i o d o f t i m e w h e n F e d e r a l f u n d i n g i s a v a i l a b l ef or o b l i g a t i o n b y t h e r e c i p i en t .

In tang ib le p roper ty and deb t ins t ru -m e n t s m e a n s , b u t i s n o t l i m i t e d t o ,t r a d e m a r k s , c o p y r i g h t s , p a t e n t s a n dp a t e n t a p p l i c a t i o n s a n d s u c h p r o p e r t ya s l o a n s , n o t e s a n d o t h e r d e b t i n s t r u -m e n t s , l e a s e a g r e e m e n t s , s t o c k a n do t h e r i n s t r u m e n t s o f p r o p e r t y o w n e r -s h i p , wh e t h e r c o n s i d e r e d t a n g i b l e o r i n -t a n g i b l e .

Mark ing p lan m e a n s a p l a n t h a t t h eA p p a r e n t S u c c e s s f u l A p p l i c a n t s u b m i t sa t t h e s p e c i f i c r e q u e s t o f a U S A I DA g r e e m e n t O ff i ce r a f t e r t e c h n i c a l e v a l -u a t i o n o f a n a p p l i c a t i o n f o r U S A I Df u n d i n g , d e t a i l i n g t h e p u b l i c c o m m u -n i c a t i o n s , c o m m o d i t i e s , a n d p r o g r a mm a t e r i a l s a n d o t h e r i t e m s t h a t w i l lv i s i b l y b e a r t h e U S A I D I d e n t i t y. R e -c i p i e n t s m a y r e q u e s t a p p r o v a l o f P r e -s u m p t i v e E x c e p t i o n s t o m a r k i n g r e -q u i r em e n t s i n t h e M a r k i n g P l a n .

Obligations m e a n s t h e a m o u n t s o f o r -d e r s p l a c e d , c o n t r a c t s a n d g r a n t sa w a r d e d , s e r v i c e s r e c e i v e d a n d s i m i l a rt r a n s a c t i o n s d u r i n g a g i v e n p e r i o d t h a tr e q u i r e p a y m e n t b y t h e r e c i p i e n t d u r -i n g t h e s a m e o r a fu t u r e p e r i o d .

Out lay s o r expendi tu res m e a n s c h a r g e sm a d e t o t h e p r o j e c t o r p r o g r a m . T h e ym a y b e r e p o r t e d o n a c a s h o r a c c r u a lb a s i s . F o r r e p o r t s p r e p a r e d o n a c a s hb a s i s , o u t l a y s a r e t h e s u m o f c a s h d i s -b u r s e m e n t s f or d i r e c t c h a rg e s f o r g oo d sa n d s e r v i c e s , t h e a m o u n t o f i n d i r e c t e x -p e n s e c h a rg e d , t h e v a l u e o f t h i r d p a r t yi n - k i n d c o n t r i b u t i o n s a p p l i e s a n d t h ea m o u n t o f c a s h a d va n c e s a n d p a y m e n t sm a d e t o s u b r e c i p i e n t s . F o r r e p o r t s p r e -p a r e d o n a n a c c r u a l b a s i s , o u t l a y s a r e


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t h e s u m o f c a s h d i s b u r s e m e n t s f o r d i -r e c t c h a rg e s f o r g o od s a n d s e r v i c e s , t h ea m o u n t o f i n d i r e c t e x p e n s e i n c u r r e d ,t h e v a l u e o f i n - k i n d c o n t r i b u t i o n s a p -p l i e d , a n d t h e n e t i n c r e a s e ( o r d e -c r e a s e) i n t h e a m o u n t s o w ed b y t h e r e -c i p i e n t f o r g oo d s a n d o t h e r p r o p e r t y r e -c e ived , f o r s e rv i ce s pe r fo rme d by em-p l o y e e s , c o n t r a c t o r s , s u b r e c i p i e n t s a n do t h e r p a y e e s a n d o t h e r a m o u n t s b e -c o m i n g o w e d u n d e r p r o g r a m s f or w h i c hn o c u r r e n t s e r v i c e s o r p e r f o r m a n c e a r er e q u i r e d .

Personal property m e a n s p r o p e r t y o f a n y k i n d e x c e p t r e a l p r o p e r t y. I t m a yb e t a n g i b l e , h a v i n g p h y s i c a l e x i s t e n c e ,o r i n t a n g i b l e , h a v i n g n o ph y s i c a l e x i s t -e n c e , s u c h a s c o p y r i g h t s , p a t e n t s , o rs e c u r i t i e s .

Principal off icers m e a n s t h e m o s t s en -i o r o f f i c e r i n a U S A I D O p e r a t i n g U n i ti n t he f i e l d , e . g . , USAID M is s io n D i r ec -t o r o r U S A I D R e p r e s e n t a t i v e . F o r g l o b -a l p r o g r a m s m a n a g e d f r o m Wa s h i n g t o nb u t e x e c u t e d a c r o s s m a n y c o u n t r i e ss u c h a s d i s a s t e r r e l i e f a n d a s s i st a n c e t oi n t e r n a l l y d i s p l a c e d p e r s o n s , h u m a n i -t a r i a n e m e r g e n c i e s o r i m m e d i a t e p o s tc o n f l i c t a n d p o l i t i c a l c r i s i s r e s p o n s e ,t h e c o g n i z a n t P r i n c i p a l O f f i c e r m a y b ea n O ff i ce D i r e c t o r , f o r e x a m p l e , t h e D i -rec t ors of USAID/W/Office of For e ignD i s a s t e r A s s is t a n c e a n d O ff i ce o f Tr a n -s i t i o n I n i t i a t i v e s . F o r n o n - p r e s e n c ec o u n t r i e s , t h e c o g n i za n t P r i n c i p a l O ff i -c e r i s t h e S e n i o r U S A I D o f fi c e r i n a r e -g i o n a l U S A I D O p e r a t i n g U n i t r e s p o n -s i b l e f o r t h e n o n - p r e s e n c e c o u n t r y, o ri n t h e a b s e n c e o f s u c h a r e s p o n s i bl e o p -e r a t i n g u n i t , t h e P r i n c i p l e U . S D i p l o -m a t i c O ff i ce r i n t h e n o n - p r e s e n c e c ou n -t r y e x e r c i s i n g d e l e g a t e d a u t h o r i t yf r o m U S A I D .

Prior approval m e a n s w r i t t e n a p -p r o v a l b y a n a u t h o r i z e d o f f i c i a l e v i -d e n c i n g p r i o r c on s e n t .

Program income m e a n s g r o s s i n c o m ee a r n e d b y t h e r e c i p ie n t t h a t i s d ir e c t l yg e n e r a t e d b y a s u p p o r t e d a c t i v i t y o re a r n e d a s a r e s u l t o f t h e a w a r d ( se e e x -clu sion s in 226.24 (e) an d (h)). Pr o-g r a m i n c o m e i n c l u d e s , b u t i s n o t l i m -i t e d t o , i n c o m e f r o m f e e s f o r s e r v i c e sp e r f o r m e d , t h e u s e o r r e n t a l o f r e a l o rp e r s o n a l p r o p e r t y a c q u i r e d u n d e r f e de r -a l l y - f u n d e d p r o j e c t s , t h e s a l e o f c o m -m o d i t i e s o r i t e m s f a b r i c a t e d u n d e r a na w a r d , l i c e n s e f e e s a n d r o y a l t i e s o np a t e n t s a n d c o py r i g h t s , a n d i n t e r e s t o n

l o a n s m a d e w i t h a w a r d f u n d s . I n t e r e s te a r n e d o n a d v a n c e s o f F e d e r a l f u n d s i sn o t p r o g r a m i n c o m e . E x c e p t a s o t h e r -w i s e p r o vi d e d i n U S A I D r e g u l a t i o n s o rt h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s of t h e a w a r d ,p r o g r a m i n c o m e d o e s n o t i n c l u d e t h er e c e i p t o f p r i n c i p a l o n l o a n s , r e b a t e s ,c r e d i t s , d i s c o u n t s , e t c . , o r i n t e r e s te a r n e d on a n y o f t h e m .

Programs m e a n a n o rg a n i ze d s e t o f a c -t i v i t i e s a n d a l l o c a t i o n o f r e s o u r c e s d i -r e c t e d t o w a r d a c o m m o n p u r p o s e , o b -

j e c t i v e , o r g o a l u n d e r t a k e n o r p r o p o s e db y a n o r g a n i za t i o n t o c a r r y o u t t h e r e -s p o n s ib i l i t i e s a s s i g n e d t o i t .

Project costs m e a n s a l l a l l o w a b l ec o s t s , a s s e t f o r t h i n t h e a p p l i c a b l eF e d e r a l c o s t p r i n c i p l e s , i n c u r r e d b y ar e c i pi e n t a n d t h e v a l u e o f t h e c o n t r i b u -t i o n s m a d e b y t h i r d p a r t i e s i n a c c o m -p l i s h i n g t h e o b j e c t i v e s o f t h e a w a r dd u r i n g t h e p r o j e ct p e r i o d .

Project period m e a n s t h e p e r i od e s t a b -l i s h e d i n t h e a w a r d d o c u m e n t d u r i n gw h i c h F e d e r a l s p o n s o r s h i p b e g i n s a n dends .

Projects i n c l u d e a l l t h e m a r g i n a lc o s t s o f i n p u t s ( in c l u d i n g t h e p r o p o s e di n v e s t m e n t ) t e c h n i c a l l y r e q u i r e d t op r o d u c e a d i s c r e t e m a r k e t a b l e o u t p u to r a d e s i r e d r e s u l t ( f o r e x a m p l e , s e r v -i c e s f r o m a f u l l y f u n c t i o n a l w a t e r / s e w -a g e t r e a t m e n t f a c i li t y ) .

Property m e a n s , u n l e s s o t h e r w i s es t a t e d , r e a l p r o p e r t y, e q u i p m e n t , s u p -p l i e s , i n t a n g i b l e p r o p e r t y a n d d e b t i n -s t r u m e n t s .

Public communications a r e d o c u m e n t sa n d m e s s a g e s i n t e n d e d f o r d i s t r i b u t i o nt o a u d i e n c e s e x t e r n a l t o t h e r e c i p i e n t so rg a n i z a t i o n . T h e y i n c l u d e , b u t a r e n o tl i m i t e d t o , c o r r e s p o n d e n c e , p u b l i c a -t i o n s , s t u d i e s , r e p o r t s , a u d i o v i s u a lp r o d u c t i o n s , a n d o t h e r i n f o r m a t i o n a lp r o d u c t s ; a p p l i c a t i o n s , f or m s , p r e s s a n dp r o m o t i o n a l m a t e r i a l s u s e d i n c o n n e c -t i o n w i t h U S A I D f u n d e d p r o g r a m s ,p r o j e c t s o r a c t i v i t i e s , i n c l u d i n g s i g n -a g e a n d p l a q u e s ; Web s i t e s /I n t e r n e t a c -t i v i t i e s ; a n d e v e n t s s u c h a s t r a i n i n gcou r se s , con fe r ences , s emina r s , p r e s sc o n fe r e n c e s a n d t h e l i k e .

Real property m e a n s l a n d , i n c l u d i n gl a n d i m p r o v em e n t s , st r u c t u r e s a n d a p -p u r t e n a n c e s t h e r e t o , b u t e x c l u d e s m o v -a b l e m a c h i n e r y a n d e q u i pm e n t .

Recipient m e a n s a n o r g a n i z a t i o n r e -c e i v i n g a g r a n t o r c o o p e r a t i v e a g r e e -m e n t d i r ec t l y f r o m U S A I D t o c a r r y o u t


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a p r o j e c t o r p r o g r a m . T h e t e r m i n -c lude s t h e fo l l owing t ypes o f U .S . o rga -n i z a t i o n s : p u b l i c a n d p r i v a t e i n s t i t u -t i o n s o f h i g h e r e d u c a t i o n ; p u b l i c a n dp r i v a t e h o s p i t a l s ; q u a s i - p u b l i c a n d p r i -v a t e n o n - p r o f i t o rg a n i z a t i o n s s u c h a s ,b u t n o t l i m i t e d t o , c o m m u n i t y a c t i o na g e n c i e s , r e s e a r c h i n s t i t u t e s , e d u -c a t i o n a l a s s o c i a t i o n s , a n d h e a l t h c e n -t e r s ; a n d c o m m e r c i a l o rg a n i z a t i o n s .T h e t e r m d o es n o t i n c l u d e g ov e r n m e n t -o w n e d c o n t r a c t o r - o p e r a t e d f a c i l i t i e s o rr e s e a r c h c e n t e r s p r o v i d i n g c o n t i n u e ds u p p o r t f o r m i s s i o n - o r i e n t e d , l a rg e -s c a l e p r o g r a m s t h a t a r e g o v e r n m e n t -o w n e d o r c o n t r o l l e d , o r a r e d e s i g n a t e da s f ed e r a l l y - fu n d e d r e s e a r c h a n d d e v e l-o p m e n t c e n t e r s .

Research and development m e a n s a l lr e s e a r c h a c t i v i t i e s , b o t h b a s i c a n d a p -p l i e d , a n d a l l d e v e l o p m e n t a c t i v i t i e st h a t a r e s u p p or t e d a t u n i v er s i t i e s , c o l-l e g e s , a n d o t h e r n o n - p r o f i t i n s t i t u -t i ons . Resea r ch i s de f i ned a s a sy s -t e m a t i c s t u d y d i r e c t e d t o w a r d f u l l e rs c i e n t i f i c k n o w l e d g e o r u n d e r s t a n d i n go f t h e sub j ec t s t ud i ed . De v e lo pmen t i s t h e s y s t e m a t i c u s e o f k n o w l e d g e a n du n d e r s t a n d i n g g a i n e d f r o m r e s e a r c h d i -r e c t e d t o w a r d t h e p r o d u c t i o n o f u s e f u l

m a t e r i a l s , d e v i c e s , s y s t e m s , o r m e t h -o d s , i n c l u d in g d e s i g n a n d d e v e l o pm e n to f p r o t o t y p e s a n d p r o c e s s e s . T h e t e r mr e s e a r c h a l s o i n c l u d e s a c t i v i t i e s i n -v o l v i n g t h e t r a i n i n g o f i n d i v i d u a l s i nr e s e a r c h t e c h n i q u e s w h e r e s u c h a c t i v i -t i e s u t i l i z e t h e s a m e f a c i l i t i e s a s o t h e rr e s e a r c h a n d d e v e l o p m e n t a c t i v i t i e sa n d w h e r e s u c h a c t i v i t i e s a r e n o t i n -c l u de d i n t h e i n s t r u c t i o n f u n ct i o n .

Smal l awards m e a n s a g r a n t o r c o o p -e r a t i v e a g r e e m e n t n o t e x c e e d i n g t h es m a l l p u r c h a s e t h r e s h o l d f i x e d a t 4 1U.S .C. 403(11).

Subaward m e a n s a n a w a r d o f f i n a n -c i a l a s s i s t a n c e i n t h e f o r m o f m o n e y, o rp r o p e r t y i n l i e u o f m o n e y, m a d e u n d e ra n a w a r d b y a r e c i p i e n t t o a n e l i g i b l es u b r e c i p i e n t o r b y a s u b r e c i p i e n t t o al o w e r t i e r s u b r e c i p i e n t . T h e t e r m i n -c l u d e s f i n a n c i a l a s s i s t a n c e w h e n p r o -v i d e d b y a n y l e g a l a g r e e m e n t , e v e n i f t h e a g r e em e n t i s c a l le d a c o n t r a c t , b u td o e s n o t i n c l u d e p r o c u r e m e n t o f g o o d sa n d s e r v i c e s n o r d o e s i t i n c l u d e a n yf o r m o f a s s i s t a n c e w h i c h i s e x c l u d e df rom t he de f i n i t i on o f awa rd i n t h i ss e c t i o n .

Subrecipient m e a n s t h e l e ga l e n t i t y t ow h i c h a s u b a w a r d i s m a d e a n d w h i c h i sa c c o u n t a b l e t o t h e r e c i pi e n t f o r t h e u s eo f t he funds p rov ided .

E D I T O R I A L N OT E : At 70 F R 50189, Au g. 26,2005, a def in i t ion of Subrecipient w a s a d d e d t o226.2, effect ive J an . 2, 2006. Howeve r, 226.2a l r e a d y i n c l u d e s a d e f i n i t i o n o f Subrecipient .Th e def in i t ion a dded a t 70 F R 50189, Aug. 26,2005 is se t for t h below :

Subrecipient m e a n s a n y p e r s o n o r g o v -e r n m e n t ( i n c l u d i n g c o o p e r a t i n g c o u n -t r y g o v e r n m e n t ) d e p a r t m e n t , a g e n c y,e s t a b l i s h m e n t , o r f o r p r o f i t o r n o n -p r o f i t o rg a n i z a t i o n t h a t r e c e i v e s aUSAID subaward , a s de f i ned i n 22 CFR226.2.

Suppl ies m e a n s a l l p e r s o n a l p r o p e r t ye x c l u d i n g e q u i p m e n t , i n t a n g i b l e p r o p -e r t y, a n d d e b t i n s t r u m e n t s a s d e f i n e di n t h i s s e c t i o n , a n d i n v e n t i o n s o f a c o n -t r a c t o r c o n c e i v e d o r f i r s t a c t u a l l y r e -d u c e d t o p r a c t i c e i n t h e p e r fo r m a n c e o f w o r k u n d e r a f u n d i n g a g r e e m e n t( subj ec t inve nt ions) , as def in ed in 37CFR pa r t 401 , R igh t s t o I nven t i onsM a d e b y N o n p r o f i t O rg a n i z a t i o n s a n dS m a l l B u s i n e s s F i r m s U n d e r G o v e r n -m e n t G r a n t s , C o n t r a c t s , a n d C o o p e r a -t i v e A g r e e m e n t s .

Suspension m e a n s a n a c t i o n b yU S A I D t h a t t e m p o r a r i l y w i t h d r a w sF e d e r a l s p o n s o r s h i p u n d e r a n a w a r d ,p e n d i n g co r r e c t i v e a c t i o n b y t h e r e c i p i -e n t o r p e n d i n g a d e ci s io n t o t e r m i n a t et h e a w a r d . S u s p e n s i on o f a n a w a r d i s as e p a r a t e a c t i o n f r o m s u s p e n s i o n u n d e rU S A I D r e g u l a t i o n s i m p l e m e n t i n g E . O. s12549 an d 12689, Debar m en t an d S us-pens i on . See 22 CFR P ar t 208.

Technica l ass is tance m e a n s t h e p r o vi -s i on o f f unds , goods , s e rv i ce s o r o the rf or e i g n a s s i s t a n c e s u c h a s l o a n g u a r a n -t ee s o r f ood fo r work , t o deve lop ingc o u n t r i e s a n d o t h e r U S A I D r e c i p i e n t s ,a n d t h r o u g h s u c h r e c i p i e n t s t o s u b -r e c i p i e n t s , i n d i r e c t s u p p or t o f a d e v el -o p m e n t o b j e ct i v e a s o p p o se d t o t h e i n -t e r n a l m a n a g e m e n t o f t h e f o r e i g n a s -s i s t a n c e p r o g r a m . T h i s d e fi n i t i o n i s a p -pl ica ble o nly t o 22 CFR 226.91.

Termina t ion m e a n s t h e c a n c e l l a t i o no f USAID sponso r sh ip , i n who le o r i np a r t , u n de r a n a g r e em e n t a t a n y t i m ep r i or t o t h e d a t e o f co m p l e t i o n .

Thi rd par ty in -k ind con t r ibu t ionsm e a n s t h e v a l u e o f n o n - c a s h c o n t r i b u -t i o n s p r o v i d e d b y n o n - F e d e r a l t h i r d


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p a r t i e s . T h i r d p a r t y i n - k i n d c o n t r i b u -t i o n s m a y b e i n t h e f o r m o f r e a l p r o p -e r t y, e q u i p m e n t , s u p p l i e s a n d o t h e r e x -p e n d a b l e p r o p e r t y, a n d t h e v a l u e o f g o o d s a n d s e r v i c e s d i r e c t l y b e n e f i t i n ga n d s p e c i f i c a l l y i d e n t i f i a b l e t o t h ep r o j e c t o r p r o g r a m .

Unliquidated obligations, f o r f i n a n c i a lr e p o r t s p r e p a r e d o n a c a s h b a s i s , m e a n st h e a m o u n t o f o b l i g a t i o n s i n c u r r e d b yt h e r e c i p i e n t t h a t h a v e n o t b e e n p a i d .F o r r e p o r t s p r e p a r e d o n a n a c c r u e d e x -p e n d i t u r e b a s i s , t h e y r e p r e s e n t t h e

a m o u n t o f ob l ig a t i o n s i n c u r r e d by t h er e c i p i e n t f o r w h i c h a n o u t l a y h a s n o tbeen r eco rde d .

Unobligated balance m e a n s t h e p o r -t i o n o f t h e f u n d s a u t h o r i z e d b y U S A I Dt h a t h a s n o t b e e n o b l i g a t e d b y t h e r e -c i p i e n t a n d i s d e t e r m i n e d b y d e d u c t i n gt h e c u m u l a t i v e o b l i g a t i o n s f r o m t h ec u m u l a t i v e f u n d s a u t h o r i z e d .

Unrecovered indirect cost m e a n s t h ed i ff e r e n c e b e t w e e n t h e a m o u n t a w a r d e da n d t h e a m o u n t w h i c h c o u l d h a v e b ee na w a r d e d u n d e r t h e r e c i p i e n t s a p pr o v e dn e g ot i a t e d i n di r e c t c o s t r a t e .

U S A I D m e a n s t h e U n i t e d S t a t e sA g e n c y f o r I n t e r n a t i o n a l D e v e l o p m e n t .

U S A I D I d e n t i t y ( I d e n t i t y ) m e a n s t h eo ffi c i a l m a r k i n g fo r t h e U n i t e d S t a t e sA g e n c y f o r I n t e r n a t i o n a l D e v e l o p m e n t(USAID) com pr i s ed o f t he US AID logoo r s e a l a n d n e w b r a n d m a r k w i t h t h et a g l i n e t h a t c l e a r l y c o m m u n i c a t e s o u ra s s i s t a n c e i s f r o m t h e A m e r i c a n p e o -p l e . Th e USAID Iden t i t y i s a va i l ab l eo n t h e U S A I D We b s i t e a t http: / / www.usa id .gov/branding an d i s p rov idedw i t h o u t r o y a l t y, l i c e n se o r o t h e r f ee t or e c i p i e n t s o f U S A I D f u n d e d g r a n t s o rc o o p e r a t i v e a g r e e m e n t s o r o t h e r a s s i s t -a n c e a w a r d s .

USAID Par tner Co-Branding Guide i s aU S A I D p r o d u c e d p u b l i c a t i o n t h a t i sp r o v i de d f r e e o f ch a rg e t o r e c i p i e n t s o f

U S A I D f u n d e d g r a n t s o r c o o p e r a t i v ea g r e e m e n t s o r o t h e r a s s i st a n c e a w a r d so r s u b a w a r d s , t h a t d e t a i l s r e c -o m m e n d e d m a r k i n g p r a c t i c e s a n d p r o -v ide s examp le s o f USAID fun d ed p ro -g r a m s , pr o j e c t s , a c t i v i t i e s , p u b l i c c om -m u n i c a t i o n s , a n d c o m m o d i t i e s m a r k e dw i t h t h e U S A ID I de n t i t y.

Working cap i ta l advance m e a n s a p r o -c e d u r e w h e r e b y f u n d s a r e a d v a n c e d t ot h e r e c i p i e n t t o c o v e r i t s e s t i m a t e d

d i s b u r s e m e n t n e e d s f o r a g i v e n i n i t i a lpe r i od .

[60 FR 3744, J an . 19, 1995, as am ende d a t 70F R 50189, Au g. 26, 2005]

226.3 Effect on other issuances.

F o r a w a r d s s u b j e c t t o t h i s p a r t , a l la d m i n i s t r a t i v e r e q u i r e m e n t s o f c o d i -f i e d p r o g r a m r e g u l a t i o n s , p r o g r a mm a n u a l s , h a n d b o o k s a n d o t h e r n o n -r e g u l a t o r y m a t e r i a l s w h i c h a r e i n c o n -s i s t e n t w i t h t h e r e q u i r e m e n t s o f t h i sp a r t s h a l l b e s u p e r s e d e d , e x c e p t t o t h ee x t e n t t h e y a r e r e q u i r ed b y st a t u t e , ora u t h o r i z e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e d e vi -a t ions provi s ion 226.4.

226.4 Deviations.

T h e O ff i ce o f M a n a g e m e n t a n d B u d g -e t ( O M B ) m a y g r a n t e x c e p t i o n s f o rc l a s s e s o f g r a n t s o r r e c i p i e n t s s u b j e c tt o t h e r e q u i r e m e n t s o f t h i s p a r t w h e ne x c e p t i o n s a r e n o t p r o h i b i t e d b y s t a t -u t e . H o w e v e r , i n t h e i n t e r e s t o f m a x -i m u m u n i fo r m i t y , e xc e pt i o n s fr o m t h er e q u i r e m e n t s o f t h i s p a r t s h a l l b e p e r -m i t t e d o n l y i n u n u s u a l c i r c u m s t a n c e s .U S A I D m a y a p p l y m o r e r e s t r i c t i v e r e -q u i r e m e n t s t o a c l a s s o f r e c i p i e n t sw h e n a p p r o v e d b y O M B . U S A I D m a ya p p l y l e s s r e s t r i c t i v e r e q u i r e m e n t sw h e n a w a r d i n g s m a l l a w a r d s , e x c e p tfo r t h o s e r e q u ir e m e n t s w h i ch a r e s t a t -u t o r y. E x c e p t i o n s o n a c a s e - b y - c a s eb a s i s m a y a l s o b e m a d e b y t h e U S A I DD e p u t y A s s i s t a n t A d m i n i s t r a t o r f o rM a n a g e m e n t .

226.5 Subawards.

U n l e s s s e c t i o n s o f t h i s p a r t s p e c i f i -c a l l y e x c l u d e s u b r e c i p i e n t s f r o m c o v -e r a g e , t h e p r o v i s i o n s o f t h i s p a r t s h a l lb e a p p l i e d t o s u b r e c i p i e n t s i f s u c h s u b -r e c i p i e n t s a r e o rg a n i z a t i o n s w h i c h , i f r e c e i v i n g a w a r d s d i r e c t l y f r o m U S A I D ,w o u l d f a l l w i t h i n t h e d e f i n i t i o n o f r e -c i p i e n t s . S t a t e a n d l o c a l g o v e r n m e n ts u b r e c i p i e n t s a r e s u b j e c t t o t h e p r o v i -s i o n s o f r e g u l a t i o n s i m p l e m e n t i n g t h eg r a n t s m a n a g e m e n t c o m m o n r u l e , U n i f o r m A d m i n i s t r a t i v e R e q u i r e -m e n t s f o r G r a n t s a n d C o o p e r a t i v eA g r e e m e n t s t o S t a t e a n d L o c a l G o v -e r n m e n t s , a s a m e n d e d .


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Subpart BPre-awardRequirements

226.10 Purpose.Se ct ion s 226.11 t hr oug h 226.17 pr e-

s c r i b e f or m s a n d i n s t r u c t i o n s a n d o t h e rp r e - a w a r d m a t t e r s t o b e u s e d i n a p p l y -i ng fo r USAID awa rd s .

226.11 Pre-award policies.(a ) Use of grants and cooperat ive agree-

ments , and con t rac t s . I n e a c h i n s t a n c eU S A I D s h a l l d e c i d e o n t h e a p p r o p r i a t e

a w a r d i n s t r u m e n t ( i.e. , g r a n t c o o p e r a -t i v e a g r e e m e n t o r c o n t r a c t ) . T h e F e d -e r a l G r a n t a n d C o o p e r a t i v e A g r e e m e n tAct (31 U.S.C. 630108) gove rn s t he us eo f g r a n t s , c o o p e r a t i v e a g r e e m e n t s a n dc o n t r a c t s . A g r a n t o r c o o p e r a t i v ea g r e e m e n t s h a l l b e u se d o n ly w h e n t h ep r i n c i p a l p u r p o s e o f a t r a n s a c t i o n i s t oa ccompl i sh a pu b l i c pu rpos e o f suppo r to r s t i m u l a t i o n a u t h o r i z e d b y F e d e r a ls t a t u t e . T h e s t a t u t o r y c r i t e r i o n f o rc h o o s i n g b e t w e e n g r a n t s a n d c o o p e r a -t i v e a g r e e m e n t s i s t h a t f o r t h e l a t t e r , s u b s t a n t i a l i n v o l v e m e n t i s e x p e c t e db e t w e e n t h e e x e c u t i v e a g e n c y a n d t h eS t a t e , l o c a l g o v e r n m e n t , o r o t h e r r e -c i p i e n t w h e n c a r r y i n g o u t t h e a c t i v i t yc o n t e m p l a t e d i n t h e a g r e e m e n t . C o n -t r a c t s s h a l l b e u s e d w h e n t h e p r i n c i p a lp u r p o s e i s a c q u i s i t i o n o f p r o p e r t y o rs e r v i c e s fo r t h e d i r e c t b e n e fi t o r u s e o f t h e F e d er a l G o ve r n m e n t .

(b ) Public notice and priori ty set t ing.U S A I D s h a l l n o t i f y t h e p u b l i c o f i t s i n -t e n d e d f u n d i n g p r i o r i t i e s f o r d i s c r e -t i o n a r y g r a n t p r o g r a m s , u n l e s s f u n d i n gp r i o r i t i e s a r e e s t a b l i s h e d b y F e d e r a ls t a t u t e .

226.12 Forms for applying for Fed-eral assistance.

( a ) U S A I D s h a l l c o m p l y w i t h t h e a p -p l i c a b l e r e p o r t c l e a r a n c e r e q u i r e m e n t sof 5 CFR par t 1320, Cont ro l l ing P ape r-w o r k B u r d e n s o n t h e P u b l i c , w i t h r e -g a r d t o a l l f o r m s u s e d i n p l a c e o f o r a sa s u p p le m e n t t o t h e S t a n d a r d F o r m 424(SF 424) ser ies .

( b ) App l i c an t s sha l l u se t h e SF424s e r i e s o r t h o s e f o r m s a n d i n s t r u c t i o n sp re sc r i bed by USAID.

( c ) F o r F e d e r a l p r o g r a m s c o v e r e d b yE.O. 12372, In t ergove rn m ent a l R eviewo f F e d e r a l P r o g r a m s , t h e a p p l i c a n ts h a l l c o m p l e t e t h e a p p r o pr i a t e s e ct i o n so f t he SF424 ( App l i ca t i on f o r Fede ra l

A s s i s t a n c e ) i n d i c a t i n g w h e t h e r t h e a p -p l i c a t i o n w a s s u b j e c t t o r e v i e w b y t h eS t a t e S i n g l e P o i n t o f C o n t a c t ( S P O C ) .T h e n a m e a n d a d d r e s s o f t h e S P O C f o ra p a r t i c u l a r S t a t e c a n b e o bt a i n e d fr o mt h e F e d e r a l a w a r d i n g a g e n c y o r t h eC a t a l o g o f F e d e r a l D o m e s t i c A s s i s t -a n c e . T h e S P O C s h a l l a d v i s e t h e a p p l i -c a n t w h e t h e r t h e p r o g r a m f o r w h i c ha p p l i c a t i o n i s m a d e h a s b e e n s e l e c t e db y t h a t S t a t e f or r e v i ew.

( d) F e d e r a l a w a r d i n g a g e n c i e s t h a t d ono t u se t he SF424 fo rm shou ld i nd i -c a t e w h e t h e r t h e a p p l i c a t i o n i s s u b j e c tt o r ev i ew by t he S t a t e unde r E .O . 12372.

226.13 Debarment and suspension.

U S A I D a n d r e c i p i e n t s s h a l l c o m p l yw i t h t h e n o n p r o c u r e m e n t d e b a r m e n ta n d s u s p e n s i o n c o m m o n r u l e i m p l e -m en t in g E .O.s 12549 an d 12689, Deba r-m e n t a n d S u s p e n s i o n , 2 2 C F R P a r t2 0 8 . T h i s c o m m o n r u l e r e s t r i c t s s u b -a w a r d s a n d c on t r a c t s w i t h c e r t a i n p a r -t i e s t h a t a r e d e b a r r e d , s u s p e n d e d o ro t h e r w i s e e x c l u d e d f r o m o r i n e l i g i b l efo r p a r t i c i pa t i o n i n F e d er a l a s s is t a n c ep r o gr a m s o r a c t i v i t i e s .

226.14 Special award conditions.

I f a n a p p l i c a n t o r r e c i p i e n t : H a s ah i s t o r y o f p o o r p e r f o r m a n c e , i s n o t f i -n a n c i a l l y s t a b l e , h a s a m a n a g e m e n ts y s t e m t h a t d o e s n o t m e e t t h e s t a n d -a r d s p r e s c r i b e d i n t h i s p a r t , h a s n o tc o n fo r m e d t o t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n so f a p r e v i ou s a w a r d , o r i s n o t o t h e r w i s er e s p o n s i bl e , t h e U S A I D A g r e e m e n t O f-f i c e r m a y i m p o s e a d d i t i o n a l r e q u i r e -m e n t s a s n e e d e d , p r o v i d e d t h a t s u c ha p p l i c a n t o r r e c i p i e n t i s n o t i f i e d i nw r i t i n g a s t o : T h e n a t u r e o f t h e a d d i -t i o n a l r e q u i r e m e n t s , t h e r e a s o n w h yt h e a d d i t i o n a l r e q u i r e m e n t s a r e b e i n gi m p o s e d , t h e n a t u r e o f t h e c o r r e c t i v ea c t i o n n e e d e d , t h e t i m e a l l o w e d f o rc o m p l e t i n g t h e c o r r e c t i v e a c t i o n s , a n dt h e m e t h o d f o r r e q u e s t i n g r e c o n s i d e r -a t i o n o f t h e a d d i t i o n a l r e q u i r e m e n t si m p o s e d . A n y s p e c i a l c o n d i t i o n s w i l l b ep r o m p t l y r e m o v e d o n c e t h e c o n d i t i o n st h a t p r o m p t e d t h e m h a v e b e e n c o r -r e c t e d .

226.15 Metric system of measure-ment.

( a ) T h e M e t r i c C o n v e r s i o n A c t , a sa m e n d e d b y t h e O m n i b u s T r a d e a n d


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Com pet i t iven ess Act (15 U.S.C. 205) de-c l a r e s t h a t t h e m e t r i c s y s t e m i s t h ep r e f e r r e d m e a s u r e m e n t s y s t e m f o r U . S .t r a d e a n d co m m e r c e .

( b ) W h e r e v e r m e a s u r e m e n t s a r e r e -q u i r e d o r a u t h o r i z e d , t h e y s h a l l b em a d e , c o m p u t e d , a n d r e c o r d e d i n m e t -r i c s y s t e m u n i t s o f m e a s u r e m e n t , u n -l e s s ot h e r w i s e a u t h o r i z ed b y t h e a g r e e -m e n t o f f i c e r i n w r i t i n g w h e n i t h a sb e e n f o u n d t h a t s u c h u s a g e i s i m p r a c -t i c a l o r i s l i k e l y t o c a u s e U .S . fi r m s t oe xpe r i ence s i gn i f i c a n t i n e f f i c i en c i e s o rt h e l o s s o f m a r k e t s . W h e r e t h e m e t r i cs y s t e m i s n o t t h e p r e d o m i n a n t s t a n d -a r d f o r a p a r t i c u l a r a p p l i c a t i o n , m e a s -u r e m e n t s m a y b e e xp r e ss e d in b o t h t h em e t r i c a n d t h e t r a d i t i o n a l e q u i v a l e n tu n i t s , p r o v i d e d t h e m e t r i c u n i t s a r el i s t e d f i r st .

226.16 Resource Conservation andRecovery Act.

U n d er t h e A c t , a n y U . S . S t a t e a g e n c yo r agency o f a po l i t i c a l subd iv i s i on o f aS t a t e w h i c h i s u s i n g a p p r o p r i a t e d F e d -e r a l f u n d s m u s t c o m p l y w i t h S e c t i o n6002. Sect ion 6002 requ i re s t ha t pref -e r e n c e b e g i v e n i n p r o c u r e m e n t p r o -g r a m s t o t h e p u r c h a s e o f s p e c if i c pr o d -

u c t s c o n t a i n i n g r e c y c l e d m a t e r i a l si den t i f i ed i n gu ide l i ne s d e ve l o ped byt h e E n v i r o n m e n t a l P r o t e c t i o n A g e n c y(EP A) (40 CF R p a rt s 247254). Accor d-i n g l y, S t a t e a n d l o c a l i n s t i t u t i o n s o f h i g h e r e du c a t i o n a n d h o s p it a l s t h a t r e -c e i v e d i r e c t F e d e r a l a w a r d s o r o t h e rF e d e r a l f u n d s s h a l l g i v e n p r e fe r e n c e i nt h e i r p r o c u r e m e n t p r o g r a m s f u n d e dw i t h F e d e r a l f u n d s t o t h e p u r c h a s e o f r e c y c le d p r od u c t s p u r s u a n t t o t h e E P Agu ide l i ne s .

226.17 Certifications and representa-tions.

U n l e s s p r o h i b i t e d b y s t a t u t e o r c o d i -f i e d r e g u l a t i o n , U S A I D m a y a t s o m ef u t u r e d a t e , a l l o w r e c i p i e n t s t o s u b m i tc e r t i f i c a t i o n s a n d r e p r e s e n t a t i o n s r e -q u i r e d b y s t a t u t e , e x e c u t i v e o r d e r , o rr e g u l a t i o n o n a n a n n u a l b a s i s , i f t h e r e -c i p i e n t s h a v e o n g o i n g a n d c o n t i n u i n gr e l a t i o n s h i ps w i t h t h e a g e n c y. An n u a lc e r t i f i c a t i o n s a n d r e p r e s e n t a t i o n s s h a l lbe s i gned by r e spons ib l e o f f i c i a l s w i tht h e a u t h o r i t y t o e n s u r e r e c i p i e n t s c o m p l ia n c e w i t h t h e p e r t i n e n t r e q u ir e -m e n t s .

Subpart CPost-awardRequirements

F I N A N C I AL A N D P R O G R A M M A N A G E M E N T

226.20 Purpose of financial and pro-gram management.

Se ct ion s 226.21 t hr ou gh 226.28 pre -s c r i b e s t a n d a r d s f o r f i n a n c i a l m a n a g e -m e n t s y s t e m s , m e t h o d s f o r m a k i n gp a y m e n t s a n d r u l e s f or : S a t i s fy i n g c o s ts h a r i n g a n d m a t c h i n g r e q u i r e m e n t s ,a c c o u n t i n g fo r p r o g r a m i n c o m e , b u d g et

r e v i s i o n a p p r o v a l s , m a k i n g a u d i t s , d e -t e r m i n i n g a l l o w a b i l i t y o f c o s t s a n d e s -t a b l i s h i n g f u n d s a v a i l a b i l i t y .

226.21 Standards for financial man-agement systems.

( a ) R e c i p i e n t s s h a l l r e l a t e f i n a n c i a ld a t a t o p e r f o r m a n c e d a t a a n d d e v e l o pu n i t c o s t i n f o r m a t i o n w h e n e v e r p r a c -t i c a l .

( b) R e c i p ie n t s f in a n c i a l m a n a g e m e n ts y s t e m s s h a l l p r o v i d e f o r t h e f o l lo w i n g .

( 1 ) A c c u r a t e , c u r r e n t a n d c o m p l e t ed i s c l o s u r e o f t h e f i n a n c i a l r e s u l t s o f e ach f ede r a l l y - sponso red p ro j ec t o rp r o gr a m i n a c c o r da n c e w i t h t h e r e p o r t -i ng r equ i r emen t s s e t f o r t h i n 226 .52 .

W h i l e U S A I D r e q u i r e s r e p o r t i n g o n a na c c r u a l b a s i s , i f t h e r e c i p i e n t m a i n -t a i n s i t s r e c o r d s o n o t h e r t h a n a n a c -c r u a l b a s i s , t h e r e c i p i e n t s h a l l n o t b er e q u i r e d t o e s t a b l i s h a n a c c r u a l a c -c o u n t i n g s y s t e m . T h e s e r e c i pi e n t s m a yd e v e l o p s u c h a c c r u a l d a t a f o r t h e i r r e -p o r t s o n t h e b a s i s o f a n a n a l y s i s o f t h ed oc u m e n t a t i o n on h a n d .

( 2 ) R e c o r d s t h a t i d e n t i f y a d e q u a t e l yt h e s o u r c e a n d a p p l i ca t i o n o f fu n d s f o rf e d e r a l l y - s p o n s o r e d a c t i v i t i e s . T h e s er e c o r d s s h a l l c o n t a i n i n f o r m a t i o n p e r -t a i n i n g t o a l l F e d e r a l a w a r d s , a u t h o r -i z a t i o n s , o b l i g a t i o n s , u n o b l i g a t e d b a l -a n c e s , a s s e t s , o u t l a y s , i n c o m e a n d i n -t e r e s t .

( 3 ) E ff ec t i ve con t ro l ove r and ac -c o u n t a b i l i t y f o r a l l fu n d s , pr o p e r t y a n do t h e r a s s e t s . R e c i p i e n t s s h a l l a d e -q u a t e l y s a f e g u a r d a l l s u c h a s s e t s a n da s s u r e t h e y a r e u s e d s o l e l y f o r a u t h o r -i z ed pu rpose s .

( 4 ) Compar i son o f ou t l ay s w i th budg -e t a m o u n t s f o r e a c h a w a r d . W h e n e v e ra p p r o p r i a t e , f i n a n c i a l i n f o r m a t i o ns h o u l d b e r e l a t e d t o p e r f o r m a n c e a n du n i t c o st d a t a .


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( 5 ) Wr i t t e n p r o c e d u r e s t o m i n i m i z et h e t i m e e l a p si n g b et w e e n t h e t r a n s fe ro f f u n d s t o t h e r e c i p i e n t f r o m t h e U . S .T r e a s u r y a n d t h e i s s u a n c e o r r e d e m p -t i o n o f c h e c k s , w a r r a n t s o r p a y m e n t sb y o t h e r m e a n s f o r p r o g r a m p u r p o s e sb y t h e r e c ip i en t . To t h e e xt e n t t h a t t h ep r o v i si o n s o f t h e C a s h M a n a g e m e n t I m -prove m ent Act (CMIA) (P ub. L . 101453)g o v e r n , p a y m e n t m e t h o d s o f S t a t ea g e n c i e s , i n s t r u m e n t a l i t i e s , a n d f i s c a la g e n t s s h a l l b e c o n s i s t e n t w i t h C M I AT r e a s u r y - S t a t e A g r e e m e n t s o r t h eCMIA de fau l t p rocedu re s co d i f i ed a t 31CFR par t 205, Withdrawal of Cashf r o m t h e Tr e a s u r y f o r A d v a n c e s u n d e rF e d e r a l G r a n t a n d O t h e r P r o g r a m s .

(6 ) Wr i t t e n p rocedu re s f o r de t e r -m i n i n g t h e r e a s o n a b l e n e s s , a l l o c a b i l i t ya n d a l l o w a b i l i t y o f c o st s i n a c c o r d a n c ew i t h t h e p r o v i s i o n s o f t h e a p p l i c a b l eF e d e r a l c o s t p r i n c i p l e s a n d t h e t e r m sa n d c o n d i t i o n s o f t h e a w a r d .

(7 ) Acco un t i ng r eco rds , i n c lud ingc o s t a c c o u n t i n g r e c o r d s , t h a t a r e s u p -p o r t e d b y s o u r c e d o c u m e n t a t i o n .

( c ) W h e r e t h e F e d e r a l G o v e r n m e n tg u a r a n t e e s or i n s u r e s t h e r e p a y m e n t o f m o n e y b o r r o w e d b y t h e r e c i p i e n t ,U S A I D , a t i t s d i s c r e t i o n , m a y r e q u i r ea d e q u a t e b o n d i n g a n d i n s u r a n c e i f t h eb o n d i n g a n d i n s u r a n c e r e q u i r e m e n t s o f t h e r e c ip i en t a r e n o t d e em e d a d e q u a t et o p r o t e c t t h e i n t e r e s t o f t h e F e d e r a lG o v e r n m e n t .

( d ) U S A I D m a y r e q u i r e a d e q u a t e f i -d e l i t y b o n d c o v e r a g e w h e r e t h e r e c i p i -e n t l a c k s s u f fi c i e n t c o v e r a g e t o p r o t e c tt h e F e d e r a l G o ve r n m e n t s i n t e r e s t .

( e ) W h e r e b o n d s a r e r e q u i r e d i n t h es i t u a t i o n s d e s c r i b e d a b o v e , t h e b o n d ss h a l l b e o b t a i n e d f r o m c o m p a n i e s h o l d -i n g c e r t i fi c a t e s o f a u t h o r i t y a s a c c e p t -a b l e su r e t i e s , a s p r e sc r i bed i n 31 CFRpa r t 223 , Su re ty C om pa n ie s Do ingB u s i n e s s w i t h t h e U n i t e d S t a t e s .

226.22 Payment.

( a ) P a y m e n t m e t h o d s s h a l l m i n i m i z et h e t i m e e l a p si n g b et w e e n t h e t r a n s fe ro f f u n d s f r o m t h e U n i t e d S t a t e s Tr e a s -u r y a n d t h e i s s u a n c e o r r e d e m p t i o n o f c h e c k s , w a r r a n t s , or p a y m e n t b y o t h e rm e a n s b y t h e r e c i p i e n t s . P a y m e n tm e t h o d s o f S t a t e a g e n c i e s o r i n s t r u -m e n t a l i t i e s s h a l l b e c o n s i s t e n t w i t hT r e a s u r y - S t a t e C M I A a g r e e m e n t s o rde f au l t p rocedu re s c od i f i ed a t 31 CFRpar t 205.

(b ) (1 ) Rec ip i en t s w i l l b e pa id i n ad -v a n c e , p r o v i d e d t h e y m a i n t a i n o r d e m -o n s t r a t e t h e w il l i n gn e s s t o m a i n t a i n :

( i ) Wr i t t e n p r o c e d u r e s t h a t m i n i m i z et h e t i m e e l a p s in g b e t w e en t h e t r a n s fe ro f f u n d s a n d d i s b u r s e m e n t b y t h e r e -c i p i e n t , a n d

( i i ) f i n a n c i a l m a n a g e m e n t s y s t e m st h a t m e e t t h e s t a n d a r d s f o r f u n d c o n -t r o l a n d a c c o u n t a b i l i t y a s e s t a b l i s h e din S ect ion 226.21.

( 2) C a s h a d v a n c e s t o a r e c i p i e n t o rg a -n i z a t i o n s h a l l b e l i m i t e d t o t h e m i n -

i m u m a m o u n t s n e e de d a n d b e t i m e d t ob e i n a c c o r d a n c e w i t h t h e a c t u a l , i m -m e d i a t e c a s h r e q u i r e m e n t s o f t h e r e -c i p i e n t o rg a n i z a t i o n i n c a r r y i n g o u tt h e p u r p o s e of t h e a p p r o v e d p r o gr a m o rp r o je c t . T h e t i m i n g a n d a m o u n t o f c a s ha d v a n c e s s h a l l b e a s c l o s e a s i s a d m i n -i s t r a t i v e l y f e a s i b l e t o t h e a c t u a l d i s -b u r s e m e n t s b y t h e r e c i p i e n t o rg a n i z a -t i o n f o r di r e c t p r o g r a m o r p r o j ec t c o s t sa n d t h e p r o po r t i o n a t e s h a r e o f a n y a l -l o w a b l e i n d ir e c t c o s t s .

( c ) Wheneve r pos s ib l e , advances w i l lb e c o n s o l i d a t e d t o c o v e r a n t i c i p a t e dc a s h n e e d s f o r a l l a w a r d s m a d e b yU S A I D t o t h e r e c i p i e n t .

( 1 ) A d v a n c e p a y m e n t m e c h a n i s m s i n -

c l u d e , b u t a r e n o t l i m i t e d t o , U S A I DL e t t e r o f C r e d i t , T r e a s u r y c h e c k a n de l e c t r o n i c f u n d s t r a n s fe r.

( 2) Ad v a n c e p a y m e n t m e c h a n i s m s a r esub j ec t t o 31 CFR pa r t 205.

( 3 ) R e c i p i e n t s w i l l b e a u t h o r i z e d t os u b m i t r e q u e s t s f o r a d v a n c e s a n d r e i m -b u r s e m e n t s a t l e a s t m o n t h l y w h e ne l e c t r o n i c f u n d t r a n s f e r s a r e n o t u s e d .

( d ) R e q u e s t s f o r Tr e a s u r y c h e c k a d -v a n c e p a y m e n t s h a l l b e s u b m i t t e d o nSF 270, Reques t f o r Advance o r R e im -b u r s e m e n t , o r o t h e r f o r m s a s m a y b ea u t h o r i z e d b y O MB . T h i s fo r m i s n o t t ob e u s e d w h e n Tr e a s u r y c h e c k a d v a n c ep a y m e n t s a r e m a d e t o t h e r e c i p i e n ta u t o m a t i c a l l y t h r o u g h t h e u s e o f a p r e -d e t e r m i n e d p a y m e n t s c h e d u l e o r i f p r e -c l u d e d b y s p e c i a l U S A I D i n s t r u c t i o n sf or e l e c t r o n i c f u n d s t r a n s f e r.

( e ) R e i m b u r s e m e n t i s t h e p r e f e r r e dm e t h o d wh e n t h e r e q u i r e m e n t s i n p a r a -g r a p h ( b ) o f t h i s s e c t i o n c a n n o t b e m e t .U S A I D m a y a l s o u s e t h i s m e t h o d o na n y c o n s t r u c t i o n a g r e e m e n t , o r i f t h em a j o r p o r t i o n o f t h e c o n s t r u c t i o np r o j e c t i s a c c o m p l i s h e d t h r o u g h p r i -v a t e m a r k e t f i n a n c i n g o r F e d e r a l


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l o a n s , a n d t h e F e d e r a l a s s i s t a n c e c o n -s t i t u t e s a m i n o r p o r t i o n o f t h e p r o je c t .

( 1 ) W h e n t h e r e i m b u r s e m e n t m e t h o di s u s e d , U S A I D s h a l l m a k e p a y m e n tw i t h i n 30 d a y s a f t e r r e c e i p t o f t h e b i l l -i n g , u n l e s s t h e b i l l i n g i s i m p r o p e r.

( 2 ) R e c i p i e n t s a r e a u t h o r i z e d t o s u b -m i t a r e q u e s t f o r r e i m b u r s e m e n t a tl e a s t m o n t h l y w h e n e l e c t r o n i c f u n d st r a n s f e r s a r e n o t u s e d .

( f ) I f a r e c i p i e n t c a n n o t m e e t t h e c r i -t e r i a f o r a d v a n c e p a y m e n t s a n d U S A I Dh a s d e t e r m i n e d t h a t r e i m b u r s e m e n t i s

n o t f e a s i b l e b e c a u s e t h e r e c i p i e n t l a c k ss u f f i c i e n t w o r k i n g c a p i t a l , t h e U S A I DA g r e e m e n t O ff i ce r m a y p r o v i d e c a s h o na w o r k i n g c a p i t a l a d v a n c e b a s i s . U n d e rt h i s p r o c e d u r e , U S A I D s h a l l a d v a n c ec a s h t o t h e r e c i pi e n t t o c ov e r i t s e s t i -m a t e d d i s b u r s e m e n t n e e d s f o r a n i n i -t i a l p e r i o d g e n e r a l l y g e a r e d t o t h e r e -c ip i en t s d i sb u r s ing cyc l e , no r ma l ly 30d a y s . T h e r e a f t e r , U S A I D s h a l l r e i m -b u r s e t h e r e c i p i e n t f o r i t s a c t u a l c a s hd i s b u r s e m e n t s . T h e w o r k i n g c a p i t a l a d -v a n c e m e t h o d o f p a y m e n t w i l l n o t b eu s e d f or r e c i p i e n t s u n w i l l i n g o r u n a b l et o p r o v i d e t i m e l y a d v a n c e s t o t h e i rs u b r e c i p i e n t s t o m e e t t h e s u b r e c i p i -e n t s a c t u a l c a s h d is b u r s e m e n t s .

( g ) To t h e e x t e n t a v a i l a b l e , r e c i p i -e n t s s h a l l d i s b u r s e f u n d s a v a i l a b l e f r o mr e p a y m e n t s t o a n d i n t e r e st e a r n e d o n ar e v o l v i n g f u n d , p r o g r a m i n c o m e , r e -b a t e s , r e f u n d s , c o n t r a c t s e t t l e m e n t s ,a u d i t r e c o v e r i e s a n d i n t e r e s t e a r n e d o ns u c h f u n d s b e fo r e r e q u e s t i n g a d d i t i o n a lc a s h p a y m e n t s . T h i s p a r a g r a p h i s n o ta p p l i c a b l e t o s u c h e a r n i n g s w h i c h a r eg e n e r a t e d a s f or e i g n c u r r e n c i e s .

( h ) U n l e s s ot h e r w i s e r e q u i r e d b y s t a t -u t e , U S A I D w i l l n o t w i t h h o l d p a y -m e n t s f o r p r o p e r c h a rg e s m a d e b y r e -c i pi e n t s a t a n y t i m e d u r i n g t h e p r o j e ctpe r i od un l e s s :

(1 ) A r ec ip i en t ha s f a i l ed t o comp lyw i t h t h e p r o j e c t o b j e c t i v e s , t h e t e r m sa n d c o n d i t i o n s o f t h e a w a r d , o r F e d e r a lr e p o r t i n g r e q u i r e m e n t s , o r

( 2 ) T h e r e c i p i e n t o r s u b r e c i p i e n t i sd e l i n q u e n t i n a d e b t t o t h e U n i t e dS t a t e s a s d e f i n e d i n O M B C i r c u l a r A 129 , Man ag in g Fede ra l C re d i t P ro -g r a ms . Unde r such con d i t i o ns , USAIDm a y, u p o n r e a s o n a b l e n o t i c e , i n f o r mt h e r e c i p i e n t t h a t p a y m e n t s s h a l l n o tb e m a d e f o r o b l i g a t i o n s i n c u r r e d a f t e ra s p e c i f i e d d a t e u n t i l t h e c o n d i t i o n s

a r e c o r r e c t e d o r t h e i n d e b t e d n e s s t ot h e F e d e r a l G o ve r n m e n t i s l i qu i d a t e d .

( i ) S t a n d a r d s g o v e r n i n g t h e u s e o f b a n k s a n d o t h e r i n s t i t u t i o n s a s d e po s i-t o r i e s o f f u n d s a d v a n c e d u n d e r a w a r d sa r e a s f o l l ows .

(1 ) Excep t f o r s i t ua t i ons de sc r i bed i npa rag raph ( i ) ( 2 ) o f t h i s s ec t i on , o r a so t h e r w i s e p r o v i d e d i n U S A I D r e g u l a -t i o n s o r i m p l e m e n t i n g g u i d a n c e g o v -e r n i n g e n d o w m e n t f u n d s , U S A I D d o e sn o t r e q u i r e s e p a r a t e d e p o s i t o r y a c -c o u n t s f or f u n d s p r o v i d e d t o a r e c i p i e n to r e s t a b l i s h a n y e l i g i b i l i t y r e q u i r e -m e n t s f o r d e p o s i t o r i e s f o r f u n d s p r o -v i d e d t o a r e c i p i e n t . H o w e v e r , r e c i p i -e n t s m u s t b e a b l e t o a c c ou n t fo r t h e r e -c e i p t , o b l i g a t i o n a n d e x p e n d i t u r e o f f unds .

(2) Advances o f Fede r a l f unds sh a l l bed e p o s i t e d a n d m a i n t a i n e d i n i n s u r e da c c o u n t s w h e n e v e r p o s s i bl e .

( j ) C o n s i s t e n t w i t h t h e n a t i o n a l g o a lo f e x p a n d i n g t h e o p p o r t u n i t i e s f o rw o m e n - o w n e d a n d m i n o r i t y - o w n e db u s i n e s s e n t e r p r i s e s , r e c i p i e n t s a r e e n -c o u r a g e d t o u s e w o m e n - o w n e d a n d m i -n o r i t y - o w n e d b a n k s ( a b a n k w h i c h i so w n e d a t l e a s t 50 p e r c e n t b y w o m e n o rm i n o r i t y g r o u p m e m b e r s ).

( k ) R e c i p i e n t s s h a l l m a i n t a i n a d -v a n c e s o f F e d e r a l f u n d s i n i n t e r e s tb e a r i n g a c c o u n t s , u n l e s s:

( 1 ) T h e r e c i p i e n t r e c e i v e s l e s s t h a n$120,000 in F eder a l awa rds per yea r,

( 2 ) T h e b e s t r e a s o n a b l y a v a i l a b l e i n -t e r e s t b e a r i n g a c c o u n t w o u l d n o t b e e x -pec t ed t o e a rn i n t e r e s t i n exce s s o f $250p e r y e a r o n F e d e r a l c a s h b a l a n c e s , o r

(3 ) The depos i t o ry wou ld r equ i r e ana v e r a g e o r m i n i m u m b a l a n c e s o h i g ht h a t i t w o u l d n o t b e fe a s i bl e w it h i n t h ee x p e c t e d F e d e r a l a n d n o n - F e d e r a l c a s hr e s o u r c e s .

( l ) Excep t a s o the rw i se p rov ided i nt h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s of t h e a w a r di n a c c o r d a n c e w i t h U S A I D r e g u l a t i o n so r o t h e r i m p l e m e n t i n g g u i d a n c e , f o rt h o s e e n t i t i e s w h e r e C M I A a n d i t s i m -p l e m e n t i n g r e g u l a t i o n s d o n o t a p p l y,i n t e r e s t e a r n e d o n F e d e r a l a d v a n c e s d e-p o s i t e d i n i n t e r e s t b e a r i n g a c c o u n t ss h a l l b e r e m i t t e d a n n u a l l y t o D e p a r t -m e n t o f H e a l t h a n d H u m a n S e r v i c e s ,P a y m e n t M a n a g e m e n t S y s t e m , R o c k -v i l l e , MD 20852 . I n t e r e s t amoun t s up t o$ 2 5 0 p e r y e a r m a y b e r e t a i n e d b y t h er e c i p i e n t f o r a d m i n i s t r a t i v e e x p e n s e .S t a t e u n i v e r s i t i e s a n d h o s p i t a l s s h a l l


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c o m p l y w i t h C M I A , a s i t p e r t a i n s t o i n -t e r e s t . I f a n e n t i t y s u b j e c t t o C M I Au s e s i t s o w n f u n d s t o p a y p r e - a w a r dc o s t s f o r d i s c r e t i o n a r y a w a r d s w i t h o u tp r i o r w r i t t e n a p p r o v a l f r o m t h e F e d -e r a l a w a r d i n g a g e n c y, i t w a i v e s i t sr i g h t t o r e c o v e r t h e i n t e r e s t u n d e rCMIA.

( m ) E x c e pt a s n o t e d e l s e w h e r e i n t h i sp a r t , o n l y t h e f o l l o w i n g f o r m s s h a l l b ea u t h o r i z e d f o r t h e r e c i p i e n t s i n r e -q u e s t i n g a d v a n c e s a n d r e i m b u r s e -m e n t s . U S A I D s h a l l n o t r e q u i r e m o r et h a n a n o r i g i n a l a n d t w o c o p i e s o f t h e s e fo r m s .

(1) The S F 270, Requ es t for Advan ceo r R e i m b u r s e m e n t , i s t h e s t a n d a r df o r m f o r a l l n o n c o n s t r u c t i o n p r o g r a m sw h e n e l e c t r o n i c f u n d s t r a n s f e r o r p r e -d e t e r m i n e d a d v a n c e m e t h o d s a r e n o tu s e d . U S A I D h a s t h e o p t i o n o f u s i n gt h i s f o r m f o r c o n s t r u c t i o n p r o g r a m s i nl i eu o f t he SF271 , Ou t l ay Rep o r t andR e q u e s t f o r R e i m b u r s e m e n t f o r C o n -s t r u c t i o n P r o g r a m s .

(2 ) The SF27 1 , O u t l ay R e p o r t andR e q u e s t f o r R e i m b u r s e m e n t f o r C o n -s t r u c t i o n P r o g r a m s , i s t h e s t a n d a r df o r m t o b e u s e d f o r r e q u e s t i n g r e i m -b u r s e m e n t f o r c o n s t r u c t i o n p r o g r a m s .H o w e v e r , U S A I D m a y s u b s t i t u t e t h eS F 2 7 0 w h e n i t d e t e r m i n e s t h a t i t p r o -v i d e s a d e q u a t e i n f o r m a t i o n t o m e e tF e d e r a l n e e d s.

226.23 Cost sharing or matching.( a ) A l l c o n t r i b u t i o n s , i n c l u d i n g c a s h

a n d t h i r d p a r t y i n k i n d , s h a l l b e a c ce p t -e d a s p a r t o f t h e r e c i p i e n t s c o s t s h a r -i n g o r m a t c h i n g w h e n s u c h c o n t r i b u -t i o n s m e e t a l l o f t h e fo l l o wi n g c r i t e r i a .

( 1 ) Are ve r i f i ab l e f r om th e r e c ip i en t sr e c o r d s .

( 2) A r e n o t i n c l u d e d a s c o n t r i b u t i o n sf or a n y o t h e r f e d e r a l l y - a s si s t e d p r o j e c to r p r o gr a m .

(3 ) Are nece s sa ry and r ea so n a b l e f o rp r o p e r a n d e f f i c i e n t a c c o m p l i s h m e n t o f p r o j e c t o r p r o g r a m o b j e c t i v e s .

( 4 ) Are a l l owab le unde r t h e app l i c a -b l e c o s t p r i n c i p l e s.

( 5 ) A r e n o t p a i d b y t h e F e d e r a l G o v -e r n m e n t u n d e r a n o t h e r a w a r d , e x c e p tw h e r e a u t h o r i ze d by F e d e r a l s t a t u t e t ob e u s e d f or c o s t s h a r i n g o r m a t c h i n g .

(6 ) Are p rov ided fo r i n t h e a pp rovedb u d g e t .

( 7 ) Con fo rm to o the r p r ov i s i ons o f t h i s p a r t , a s a p p l i c a b l e .

( b) U n r e c o ve r e d i n d i r e c t c o s t s m a y b ei n c l u d e d a s p a r t o f c o s t s h a r i n g o rm a t c h i n g .

( c) Va l u e s fo r r e c i p i e n t c o n t r i b u t i o n so f se r v i c e s a n d p r o p e r t y s h a l l b e e s t a b -l i s h e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e a p p l i c a -b l e co s t p r i nc ip l e s . I f USAID au t ho r i ze sr e c i p i e n t s t o d o n a t e b u i l d i n g s o r l a n df o r c o n s t r u c t i o n / f a c i l i t i e s a c q u i s i t i o np r o j e c t s o r l o n g - t e r m u s e , t h e v a l u e o f t h e d o n a t e d p r o p e r t y f o r c o s t s h a r i n go r m a t c h i n g s h a l l b e t h e l e s s e r o f:

( 1) T h e c e r t i f ie d v a l u e o f t h e r e m a i n -i n g l i fe o f t h e p r o p e r t y r e c o r d e d i n t h er e c i p i e n t s a c c o u n t i n g r e c o r d s a t t h et i m e o f d o n a t i o n , o r

( 2 ) T h e c u r r e n t f a i r m a r k e t v a l u e .H o w e v e r , w h e n t h e r e i s s u f f i c i e n t j u s -t i f i c a t i o n , t h e U S A I D A g r e e m e n t O f f i -c e r m a y a p p r o v e t h e u s e o f t h e c u r r e n tf a i r m a r k e t v a l u e o f t h e d o n a t e d p r o p -e r t y, e v e n i f i t e x c e e d s t h e c e r t i f i e dv a l u e a t t h e t i m e o f d o n a t i o n t o t h ep r o j e c t .

( d ) Vo lun t ee r s e rv i ce s f u rn i shed byp r o f e s s i o n a l a n d t e c h n i c a l p e r s o n n e l ,c o n s u l t a n t s , a n d o t h e r s k i l l e d a n d u n -s k i l l e d l a b o r m a y b e c o u n t e d a s c o s ts h a r i n g o r m a t c h i n g i f t h e s e r v i c e i s a ni n t e g r a l a n d n e c e s s a r y p a r t o f a n a p -p r o v e d p r o j e c t o r p r o g r a m . R a t e s f o rv o l u n t e e r s e r v i c e s s h a l l b e c o n s i s t e n tw i t h t h o s e pa i d fo r s i m i l a r w o r k i n t h er e c i p i e n t s o rg a n i z a t i o n s . I n t h o s e i n -s t a n c e s i n wh i c h t h e r e q u i r e d s k i l l s a r en o t f o u n d in t h e r e c i p ie n t o rg a n i z a t i o n ,r a t e s s h a l l b e c o n s i s t e n t w i t h t h o s ep a i d fo r s i m i l a r w o r k i n t h e l a b o r m a r -k e t i n w h i c h t h e r e c i p i en t c o m p e t e s fo rt h e k i n d o f s er v i c e s i n v o lv e d . I n e i t h e rc a s e , p a i d f r i n g e b e n e f i t s t h a t a r e r e a -s o n a b l e , a l l o w a b l e , a n d a l l o c a b l e m a yb e i n c l u de d i n t h e v a l u a t i o n .

(e ) Wh e n a n e m p l oy e r o t h e r t h a n t h er e c i p i e n t f u r n i s h e s t h e s e r v i c e s o f a ne m p l o y e e , t h e s e s e r v i c e s s h a l l b e v a l -u e d a t t h e e m p l o y e e s r e g u l a r r a t e o f p a y ( p l u s a n a m o u n t o f f r i n g e b e n e f i t st h a t a r e r e a s o n a b l e , a l l o w a b l e , a n d a l -l ocab l e , bu t exc lu s ive o f ove rheadc o s t s ) , p r o v i d e d t h e s e s e r v i c e s a r e i nt h e s a m e s k i l l fo r w h i ch t h e e m p l o y e ei s n o r m a l l y p a i d .

( f ) D o n a t e d s u p p l i e s m a y i n c l u d es u c h i t e m s a s e x p e n d a b l e e q u i p m e n t ,o f f i c e supp l i e s , l abo ra to ry supp l i e s o rw o r k s h o p a n d c l a s s r o o m s u p p l i e s .Va l u e a s s e s s e d t o d o n a t e d s u p p l i e s i n -c l u de d i n t h e c o s t s h a r i n g o r m a t c h i n g


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s h a r e s h a l l b e r e a s o n a b l e a n d s h a l l n o te x c e e d t h e f a i r m a r k e t v a l u e o f t h ep r o pe r t y a t t h e t i m e o f t h e d o n a t i o n .

( g ) T h e m e t h o d u s e d f o r d e t e r m i n i n gc o s t s h a r i n g o r m a t c h i n g f o r d o n a t e de q u i p m e n t , b u i l d i n g s a n d l a n d f o rw h i ch t i t l e p a s s es t o t h e r e c i pi e n t m a yd i f f e r a c c o r d i n g t o t h e p u r p o s e o f t h ea wa rd , i f:

( 1 ) I f t he pu rpose o f t he awa r d i s t oa s s i s t t h e r e c i p i e n t i n t h e a c q u i s i t i o no f e q u i p m e n t , b u i l d i n g s o r l a n d , t h et o t a l v a l u e o f t h e d o n a t e d p r o p e r t ym a y b e c l a i m e d a s c o s t s h a r i n g o rm a t c h i n g , or

(2 ) I f t he pu rpose o f t he awa r d i s t os u p p o r t a c t i v i t i e s t h a t r e q u i r e t h e u s eo f e q u i p m e n t , b u i l d i n g s o r l a n d , n o r -m a l l y o n l y d e p r e c i a t i o n o r u s e c h a rg e sf o r e q u i p m e n t a n d b u i l d i n g s m a y b emade . Howeve r, t he fu l l va lu e o f equ ip -m e n t o r o t h e r c a p i t a l a s s e t s a n d f a i rr e n t a l c h a rg e s f or l a n d m a y b e a l l o w e d ,p r o v i d e d t h a t t h e U S A I D A g r e e m e n tO ff ic e r h a s a p p r o v e d t h e c h a r g e s .

( h ) T h e v a l u e o f d o n a t e d p r o p e r t ys h a l l b e d e t e r m i n e d i n a c c o r d a n c e w i t ht h e u s u a l a c c o u n t i n g p o l ic i e s of t h e r e -c i p i e n t , w i t h t h e f o l l o w i n g q u a l i f i c a -t i o n s .

(1 ) The va lue o f dona t ed l a nd andb u i l d i n g s s h a l l n o t e x c e e d i t s f a i r m a r -k e t v a l u e a t t h e t i m e o f d o n a t i o n t ot h e r e c i p i e n t a s e s t a b l i s h e d b y a n i n d e -p e n d e n t a p p r a i s e r ( e . g . , c e r t i f i e d r e a lp r o p e r t y a p p r a i s e r o r G e n e r a l S e r v i c e sA d m i n i s t r a t i o n r e p r e s e n t a t i v e ) a n dc e r t i f i ed by a r e spon s ib l e o f f i c i a l o f t her e c i p i e n t .

( 2 ) T he va lue o f don a t ed equ ipmen ts h a l l n o t e x ce e d t h e fa i r m a r k e t v a l u eo f e q u i p m e n t o f t h e s a m e a g e a n d c o n -d i t i o n a t t h e t i m e o f d on a t i o n .

(3 ) The va lue o f dona t ed s pace sha l ln o t e x c e e d t h e f a i r r e n t a l v a l u e o f c o m -p a r a b l e s p a c e a s e s t a b l i s h e d by a n i n d e -p e n d e n t a p p r a i s a l o f c o m p a r a b l e s p a c ea n d f a c i l i t i e s i n a p r i v a t e l y - o w n e db u i l d i n g i n t h e s a m e l oc a l i t y.

( 4 ) The va lue o f l oaned equ ipmen ts h a l l n o t e x c e e d it s fa i r r e n t a l v a l u e .

( i ) T h e f o l l o w i n g r e q u i r e m e n t s p e r -t a i n t o t h e r e c i p i e n t s s u p p o r t i n gr e c o r d s f o r i n - k i n d c o n t r i b u t i o n s f r o mt h i r d p a r t i e s.

( 1 ) Vo l un t e e r s e rv i ce s sha l l be docu -m e n t e d a n d , t o t h e e x t e n t f ea s i b l e , s u p -p o r t e d b y t h e s a m e m e t h o d s u s e d b yt h e r e c i p i e n t f o r i t s o w n e m p l o y e e s ,

( 2 ) T h e b a s i s f o r d e t e r m i n i n g t h ev a l u a t i o n f o r p e r s o n a l s e r v i c e s , m a t e -r i a l , e q u i p m e n t , b u i l d i n g s a n d l a n ds h a l l b e do c u m e n t e d .

226.24 Program income.( a ) R e c i p i e n t s s h a l l a p p l y t h e s t a n d -

a r d s s e t f o r t h i n t h i s s e c t i o n t o a c -c o u n t f o r p r o g r a m i n c o m e r e l a t e d t op r o j e c t s f i n a n c e d i n w h o l e o r i n p a r tw i t h F e d e r a l fu n d s .

( b ) E x c e p t a s p r o v i d e d i n p a r a g r a p h( h ) o f t h i s s e c t i o n , p r o g r a m i n c o m ee a r n e d d u r i n g t h e p r o j e c t p e r i o d s h a l lb e r e t a i n e d b y t h e r e c i p i e n t a n d , i n a c -c o r d a n c e w i t h U S A I D r e g u l a t i o n s ,o t h e r i m p l e m e n t i n g g u i d a n c

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