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CAPITULO 4
4.1 MÉTODOS PARA EL ANÁLISIS DE RIESGO
4.1.1 MÉTODO PARA EL ANÁLISIS DE RIESGO.
Aunque existen múltiples técnicas de análisis de riesgo, emplearemos dos muy conocidas.
a) Análisis o evaluación de riesgo. b) AMFE (Análisis de modo y efecto de falla potencial)
4.1.1.1 Análisis o Evaluación de Riesgo
Es el proceso mediante el cual se estima la probabilidad de ocurrencia de un suceso no deseado y la determinación de probables efectos desfavorables en los procesos, el producto o en cualquier otro agente expuesto a éste: La exposición al riesgo y sus efectos suele presentarse durante periodos planificados, como por ejemplo: los requeridos en la prestación del servicio y la fabricación del producto.
Es indispensable que al momento de considerar los riesgos del sistema, se determine especialmente:
a) La naturaleza b) La facilidad de detección c) La exposición del agente (receptor) al efecto del riesgo. d) La probabilidad de ocurrencia del suceso. e) La severidad del impacto.
De tal manera que podamos considerar acciones preventivas que permitan minimizar el impacto que se pueda generar dentro de los procesos del sistema de gestión.
Las acciones preventivas, por ejemplo, estarán orientadas a asumir el tratamiento del riesgo a la no conformidad potencial; sin embargo, eso no quiere decir que el riesgo sea eliminable, puesto que siempre existirán factores externos que impidan que deje de existir.
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4.1.1.2 ANALISIS MODAL DE FALLOS (AMFE)
4.1.1.2.1 ¿Qué es?
Es una herramienta de análisis para la identificación, evaluación y prevención de los fallos potenciales que pueden aparecer en un producto, servicio o en un proceso. Con la detección temprana de los puntos débiles y la introducción de las medidas correctoras adecuadas se previenes los fallos potenciales, aumentando la fiabilidad.
4.1.1.2.2 Características principales.
a) Carácter preventivo: el anticiparse a la ocurrencia de fallo en los productos en los servicios o en los procesos permite actuar con carácter preventivo ante los posibles problemas.
b) Sistematización: el enfoque estructurado que se sigue para la realización de un AMFE asegura prácticamente, que todas las posibilidades de fallo han sido consideradas.
c) Guía en la priorización: la metodología del AMFE permite priorizar las acciones necesarias para anticiparse a los problemas dando criterios para resolver conflictos entre acciones con efectos contrapuestos.
d) Participación: la realización de un AMFE es un trabajo en equipo, que requiere la puesta en común de los conocimientos de todas las áreas afectadas.
e) Aplicación: el AMFE se desarrolla en nuevos desarrollos, nuevos procesos o servicios, y nuevas condiciones de uso para productos existentes.
4.1.1.2.3 Definición de términos utilizados
a) Cliente: se considera cliente tanto al usuario final (cliente externo) como la siguiente operación o fase del proceso (cliente interno).
b) Fallo: se dice que un producto, servicio o proceso fallas cuando no lleva a cabo, de forma satisfactoria, la prestación que de él se espera (función).
c) Modo potencial de fallo: es la forma en que es posible que un producto, servicio o un proceso falla. (Ej. Rotura, deformación, dilación, etc.)
d) Efecto potencial de fallo: es la consecuencia que puede traer consigo la ocurrencia de un fallo, tal y como las experimenta el cliente (Ej. Deformación-no funciona, dilación perdida del tren
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Figura 5 Diagrama de Flujo de AMFE
Fuente: Elaboración Propia en base a diagrama de “Herramientas de la calidad”, Asociación Española para la calidad. 2002
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4.1.1.3 Realización de un AMFE
4.1.1.3.1 Paso 1: Selección del grupo de trabajo.
El grupo de trabajo estará compuesto por personas que dispongan de amplia experiencia y conocimiento del producto, servicio o del proceso objeto del AMFE.
Se designara un coordinador para el grupo, que además de encargarse de la organización de las reuniones, domine la técnica del AMFE y por tanto se a capaz de guiar al equipo en su realización.
4.1.1.3.2 Paso 2: establecer el tipo de AMFE a realizar, su objeto y límites.
Definir de forma precisa el producto o parte del procuro, el servicio o el proceso objeto de estudio, delimitando claramente el campo de aplicación del AMFE.
El objeto de estudio no será excesivamente amplio, recomendando su subdivisión y la realización de varios AMFE en caso contrario.
Para el cumplimiento de este paso se requiere un conocimiento básico, común a todos los integrantes del grupo, del objeto de estudio. En el caso de un AMFE de proceso, se recomienda la construcción de un diagrama de flujo que clarifique el mismo para todos los participantes.
4.1.1.3.3 Paso 3: Aclaras las prestaciones o funciones del producto o del proceso analizado.
Es necesario un conocimiento exacto y completo de las funciones del objeto d estudio para identificar los Modos de Fallas Potenciales o bien tener una experiencia previa de productos o procesos semejantes.
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Se expresan todas y cada una de forma clara y concisa y por escrito.
4.1.1.3.4 Paso 4: Determinar los Modos Potenciales de Fallo
Para cada función definida en el “Paso 3” identificar todos los posibles Modos de Fallo.
Esta identificaron es un paso crítico y por ello se utilizaran todos los datos que puedan ayudar en la tarea:
a) AMFE anteriormente realizado para productos, servicios o procesos similares.
b) Estudios de fiabilidad. c) Datos y análisis sobre reclamaciones de clientes tanto internos como
externos. d) Los conocimientos de los expertos mediante la realización de tormentas de
ideas o procesos lógicos de deducción.
En cualquier caso, se tendrá que el uso del producto o proceso, a menudo, no es el especificado (uso previsto – uso real) y se identificaran también los Modos de Fallo consecuencia del uso indebido.
4.1.1.3.5 Paso 5: Determinar los efectos Potenciales de Fallo
Para cada modo potencial de fallo identificaran todas las posibles consecuencias que estos puedan implicar para el cliente. Al decir cliente, nos referimos tanto a los clientes externos como internos.
Cada modo de fallo puede tener varios efectos potenciales. Para cada modo de fallo se identificaran todas las posibles causas sean estas directas o indirectas
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Para el desarrollo de este paso se recomienda la utilización de los diagramas causa-efecto, diagrama de relaciones o cualquier otra herramienta de análisis de relaciones de causalidad.
4.1.1.3.6 Paso 6: Identificar Sistemas de controles actuales
En este paso se buscaran los controles diseñados para prevenir las causas de fallo (directas o indirectas) o bien para detectar el Modo de Fallo resultante.
Esta información debe de obtenerse del análisis de sistemas y procesos de control de productos /servicios o procesos, similares al objeto de estudio.
4.1.1.3.7 Paso 7: Determinar los índices de evaluación para cada Modo de Fallo
Existen 3 evaluaciones:
- Índice de Gravedad (G)
- Índice de Ocurrencia (O)
- Índice de Detección (D)
4.1.1.3.7.1 Índice de Gravedad
Evalúa la gravedad del efecto o consecuencia de que se produzca un determinado fallo para el cierre
La evaluación se realizara en una escala del 1 al 10 de acuerdo a una tabla de gravedad y que es función de la mayor a la menor satisfacción del cliente por la degradación de la función o las prestaciones.
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Cada una de las causas potenciales correspondientes a un mismo efecto se evalúa con el mismo índice de gravedad. En el caso en que una misma cauda pueda contribuir a varios efectos distintos del mismo modo de fallo, se le asignara el índice de gravedad mayor.
4.1.1.3.7.2 Índice de Ocurrencia
Evalúa la probabilidad de que se produzca el modo de fallo por cada una de las causas potenciales en una escala del 1 al 10 de acuerdo a una tabla de Ocurrencia. Para su evaluación, se tendrá en cuenta todos los controles actuales utilizados para prevenir que se produzca la causa potencial del fallo.
4.1.1.3.7.3 Índice de Detección
Evalúa por cada causa, la probabilidad de detectar dicha causa y el modo de fallo resultante antes de llegar al cliente en una escala del 1 al 10 de acuerdo a una tabla de detección.
Para determinar el índice de detección se supondrá que la causa de falla de lo ocurrido y se evaluara la capacidad de los controles actuales para detectar la misma o el modo de fallo resultante.
Los tres índices anteriormente mencionados son independientes y para garantizar la homogeneidad de sus evaluaciones, estas serán realizadas por el mismo grupo de análisis
4.1.1.3.8 Paso 8: Calcular par cada Modo de Fallo potencial los números de prioridad de riesgos (NPR)
Para cada potencial, de cada uno de los modos de fallo potenciales, se calculara el numero de prioridad de riesgo multiplicando los índices de gravedad (G), de ocurrencia (O) y de detección (D) correspondientes.
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NPR= G.O.D
El valor resultante podrá oscilar entre y 1,000, correspondiendo a 1,000 el mayor potencial de riesgo.
El resultado final de AMFE es, por tanto, una lista de modos fallo potenciales, sus efectos posibles y las causas que podrían contribuir a su aparición clasificados por unos índices que evalúan su impacto en el cliente.
4.1.1.3.9 Paso 9: Proponer acciones de mejora
Cuando se obtengan números de prioridad de riesgos NPE elevados, deberán establecer acciones de mejora para reducirlos. Se fijaran, así mismo, los responsables y las fechas límites para la implantación de dichas acciones.
Con carácter general, se seguirá el principio de prevención para eliminar las causas de los fallos en su origen (acciones correctoras).En su defecto, se propondrán medidas tendentes a reducir la gravedad del efecto (acciones contingentes).
Finalmente, se registraran las medidas efectivamente introducidas y las fechas en que se hayan adoptado.
4.1.1.3.10 Paso 10: Revisar el AMFE
El AMFE se revisara periódicamente, en la fecha que se haya establecido previamente, evaluando nuevamente los índices de Gravedad, Ocurrencia y Detección y recalculando los números de prioridad de riesgo (NPR), para determinar la eficacia de las acciones de mejora
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4.2 CASO PRÁCTICO
Se presenta un caso práctico de una institución financiera en el proceso de análisis y resolución crédito del sector de la mediana empresa. El cual se detalla a continuación.
a) Perfil de cliente
Empresas legalmente constituidas, familiares o sociedades anónimas y de capital variable dentro del territorio de la Republica de El Salvador, con ventas anuales superiores a $1,000,000.00 hasta un límite $10,000,000.00 de ventas anuales
b) Requisitos para trámite de crédito
a. Fotocopia de escritura de constitución de la empresa. Fotocopia del NIT y NRC fiscal de la empresa
b. Fotocopia de credencial de representante legal de la empresa. Fotocopia de DUI y NIT de representante legal
c. Fotocopia de la matricula de comercio legalmente inscrita
d. Fotocopia de Estados Financieros de los últimos 3 periodos contables y de comprobación debidamente auditados con notas y dictamen financiero del auditor
e. Fotocopia de declaraciones de Renta de los últimos periodos contables
f. Fotocopia de ultimas 6 declaraciones del IVA
g. Flujo de caja proyectado mensualmente proyecta para un año
4.2.1 PASO 1 SELECCIÓN DEL GRUPO DE TRABAJO
4.2.1.1 Estará compuesto por
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a) Gerente de Créditos
b) Gerente de Área
c) Gerente de Riesgos
d) Ejecutivo de Negocios
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4.2.2 PASO 2 ESTABLECER EL TIPO DE AMFE A REALIZAR, SU OBJETIVO Y
LÍMITES
El proceso de análisis y resolución de créditos para empresas
Figura 5 Diagrama de análisis y resolución de créditos para empresas
Verificar documentación del crédito.
Ejecutivo de negocios
Recibir documentación de análisis financiero
Ejecutivo de negocios
Analizar variaciones cualitativas y cuantitativas, preparar recomendación.
Elaborar informe ejecutivo
Ejecutivo de negocio
Revisar normativa de aprobaciones
Ejecutivo de negocios
Elaborar acuerdo de aprobación de cliente
Ejecutivo de negocios
Realizar presentación de caso a nivel de
Ejecutivo de negocios/Gerente
Firma del acuerdo de resolución.
Comité de crédito
Resolución favorable NO FIN
Nivel Si
Fuente: Elaboración propia
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4.2.3 PASO 3 ACLARAR LAS PRESTACIONES DEL PRODUCTO O DEL
PROCESO ANALIZADO
Tabla 4 Proceso de crédito
No. ACTIVIDAD COMO SE HACE QUIEN LO HACE
AREA Si es actividad de control
1 Recibir documentación del cliente de Análisis
Financiero
Debe recibir los informes evaluados por Análisis Financiero tales como:
Vaciado de Estados Financiero (Balance General, Estados de Resultados, Flujo de
Efectivo, Proyecciones si existieran. Informe según
sea el caso de nivel de resolución.
Ejecutivo de negocio
Gerencia de Créditos
N/A
2 Analizar variables cualitativas y
cuantitativas y prepara informe con
recomendación
Debe de analizar todas las variables cualitativas y
cuantitativas, preparar las recomendaciones de
acuerdo al informe recibido de análisis financiero y
presentar el caso al gerente para la revisión.
Ejecutivo de Negocio
Gerencia de Créditos
N/A
3 Elaborar informe ejecutivo
Debe elaborar informe ejecutivo en archivo formato
Word, que incluye la evaluación cualitativa
(mercado, entorno, cliente, productos, negocios
colaterales y otros) my cuantitativa del cliente
(análisis de Rentabilidad, análisis financiero,
proyecciones, entre otros) y/o grupo económico sujeto
del crédito
Ejecutivo de Negocio
Gerencia de créditos
C1
4 Revisar normativa de Delegación de
Aprobaciones de crédito
Debe revisar la Normativa de Delegación para
determinar el Nivel de Aprobación correspondiente
y políticas de crédito
Ejecutivo de Negocios
Gerencia de créditos
C2
5 Elaborar Acuerdo de Aprobación del
cliente
Debe elaborar Acuerdo de Aprobación en formato
Word. Si existen excepciones
documentarias, estas deberán dejarse por escrito
en el acuerdo de aprobación.
Ejecutivo de negocios
Gerencia de créditos
N/A
6 Realizar presentación de caso a nivel de
Debe exponer la presentación de cada caso a Comité respectivo en su
Ejecutivo de negocios y
Gerente
Gerencia de créditos
N/A
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aprobación respectivo
orden de trámite, en el cual los participantes están definidos en base a la
delegación de aprobación. 7 Firma del acuerdo de
resolución Los ejecutivos participantes
del nivel de aprobación deben analizar y evaluar el caso presentado para tomar la decisión de resolución la cual podrá ser aceptada o
denegada, deberán firmar el acuerdo en cualquiera de
los casos resultantes. ¿Resolución es favorable?
Si: pasa al siguiente proceso.
No: Fin de actividades
Ejecutivo de negocios ,gerente y
participantes en los niveles
autorizantes
Niveles de Resolución Delegados
C3
Fuente: Elaboración propia
4.2.4 PASO 4 DETERMINAR LOS MODOS POTENCIALES DE FALLO
Tabla 5 Modos Potenciales de Fallo
Actividad Modo de Fallo Recibir documentación del cliente de análisis financiero
a) Información Falsa o Incompleta b) Información Manipulada o
Maquillada Analizar variables cuantitativas y cualitativas; preparar informe con recomendación
a) Usar la subjetividad o prejuicios b) Desconocimiento del sector a
analizar c) Obviar la información dudosa d) Desconocimiento de políticas de
conozca su cliente Elaborar informe ejecutivo a) Uso de formatos diferentes al
establecido b) Análisis tendencioso a favor o
contra c) Informe escueto o redundante
Revisar normativa de delegación de aprobación de crédito
a) Desconocer la política de crédito b) Desconocer niveles de
delegación para aprobación de crédito
Elaborar acuerdo de aprobación del cliente a) Desconocer el manejo de excepciones
b) No documentar excepciones o condiciones especiales
Realizar presentación de caso a nivel de aprobación respectivo
a) Omitir niveles jerárquicos b) Desconocimiento de niveles de
delegación para aprobación de crédito
Firma de acuerdo a) Falta de firmas autorizadas
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Fuente: Elaboración propia
4.2.5 PASO 5 DETERMINAR LOS EFECTOS POTENCIALES DE FALLO
Tabla 6 Efectos Potenciales de Fallo
Actividad Modo de Fallo Efectos potenciales Recibir documentación del cliente de análisis financiero
a) Información Falsa o Incompleta
b) Información Manipulada o Maquillada
a) Análisis no concuerda con realidad de empresa
b) Cliente moroso Analizar variables cuantitativas y cualitativas; preparar informe con recomendación
a) Usar la subjetividad o prejuicios
b) Desconocimiento del sector a analizar
c) Obviar la información d) Desconocimiento de
políticas de conozca su cliente
a) Mal análisis del crédito b) Aumento del riesgo c) Vacios en el análisis d) Lavado de dinero
Elaborar informe ejecutivo
a) Uso de formatos diferentes al establecido
b) Análisis tendencioso a favor o contra
c) Informe escueto o redundante
a) Atrasos en el proceso b) Resultados erróneos c) Reproceso
Revisar normativa de delegación de aprobación de crédito
a) Desconocer la política de crédito
b) Desconocer niveles de delegación para aprobación de crédito
a) Mal planteamiento y deficiente atención al cliente
b) Incremento Costo Operativos
Elaborar acuerdo de aprobación del cliente
a) Desconocer el manejo de excepciones
b) No documentar excepciones o condiciones especiales
a) Mala información para el cliente
b) atrasos en la resolución del crédito
Realizar presentación de caso a nivel de aprobación respectivo
a) Omitir niveles jerárquicos
b) Desconocimiento de niveles de delegación para aprobación de crédito
a) Invalidación de crédito b) Reproceso del crédito
Firma de acuerdo a) Falta de firmas autorizadas
a) Atrasos para la resolución del crédito y notificación al cliente
Fuente: Elaboración propia
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4.2.6 PASO 6 IDENTIFICAR LOS SISTEMAS DE CONTROL ACTUALES
Tabla 7 Sistemas de control
Fuente: Elaboración propia
4.2.7 PASO 7 DETERMINAR LOS ÍNDICES DE EVALUACIÓN PARA CADA
MODO DE FALLO.
Para el caso del proceso de análisis y resolución de un crédito de mediana empresa; solo se puede determinar el nivel de gravedad, ya que no se cuenta con un registro estadístico exacto ni un seguimiento e investigación post otorgamiento de cada uno de los clientes.
Tabla 8 Índice de Gravedad
Efecto Valor Alerta peligrosa 10
Peligroso; con alarma 9 Muy Arriba 8
Alto 7 Moderado 6
Bajo 5 Muy Bajo 4
Código del control
Descripción Del Control
(Actividad de control)
Naturaleza (manual/automático)
TIPO (Preventivo/detectivo)
Responsables de Ejecutar el
control
Frecuencia De
Ejecución
¿Tiene Evidencia de que el control se ejecutó?
¿Cuál es la evidencia?
C1 Informe
Ejecutivo
Manual Preventivo Ejecutivo de Negocios
Por Evento Si Informe de Ejecutivo
C2 Revisar Normativa de Delegación de Aprobación de
crédito
Manual Preventivo Ejecutivo de Negocios
Por Evento Si Políticas
C3 Autorizar acuerdo de aprobación
Manual Preventivo Ejecutivo Gerente
Niveles de Resolución
Por Evento Si Acuerdo Aprobado y asentado
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De menor importancia 3 Muy de menor importancia 2
Ninguno 1 Fuente: Elaboración propia
4.2.8 PASO 8 CALCULAR PARA CADA MODO DE FALLO POTENCIAL LOS
NÚMEROS DE PRIORIDAD DE RIESGO (NPR).
Tabla 9 Numero de Prioridad de Riesgo
Modo de Fallo Valor a) Información Falsa o
Incompleta b) Información Manipulada
o Maquillada
a) 10 b) 10
a) Usar la subjetividad o prejuicios
b) Desconocimiento del sector a analizar
c) Obviar la información d) Desconocimiento de
políticas de conozca su cliente
a) 7 b) 7
c) 10 d) 8
a) Uso de formatos diferentes al establecido
b) Análisis tendencioso a favor o contra
c) Informe escueto o redundante
a) 5 b) 7 c) 5
a) Desconocer la política de crédito
b) Desconocer niveles de delegación para aprobación de crédito
a) 7 b) 7
a) Desconocer el manejo de excepciones
b) No documentar excepciones o condiciones especiales
a) 8 b) 6
a) Omitir niveles jerárquicos
b) Desconocimiento de niveles de delegación para aprobación de crédito
a) 5 b) 5
a) Falta de firmas autorizadas a) 6
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Fuente: Elaboración propia
4.2.9 PASO 9 PROPONER ACCIONES DE MEJORA
Tabla 10 Acciones de Mejora
Modo de Fallo Valor Medidas de contingencia a) Información Falsa o
Incompleta b) Información Manipulada o
Maquillada a) 10 b) 10
a) Levantamiento de Información a través de visita a cliente.
b) Verificación de información con instituciones de gobierno o autónomas (Ministerio de Hacienda o Superintendencia del Sistema Financiero, DICOM, etc.)
a) Obviar la información b) Desconocimiento de
políticas de conozca su cliente
a) 10 b) 8
a) Cumplir Check List de requisitos de trámite de crédito.
b) Capacitaciones, evaluaciones semestrales.
a) Desconocer el manejo de excepciones
a) 8
a) Revisión de política de créditos, productos, servicios y procesos.
Fuente: Elaboración propia
4.2.10 PASO 10 REVISAR EL AMFE
Tabla 11 Control de seguimiento del AMFE
Causa Medidas de Contingencia
Responsable de implementación
Fecha de Implementación
Seguimiento y Monitoreo
Responsable del
seguimiento a) Información
Falsa o Incompleta
b) Información Manipulada o Maquillada
a) Levantamiento de Información a través de visita a cliente.
b) Verificación de información con instituciones de gobierno o autónomas
a) Ejecutivo de Negocios
b) Asistente Operativo
a) 01-ene-2010 b) 01-ene-2010
a) Mensual b) Por
evento
a) Jefe inmediato
b) Ejecutivo de Negocios
a) Obviar la información
b) Desconocimiento de políticas de conozca su cliente
a) Cumplir Check List de requisitos de trámite de crédito.
b) Capacitaciones, evaluaciones semestrales.
a) Ejecutivo de Negocios
b) Ejecutivo de Negocios
a) 01-ene-2010 b) 01-ene-2010
a) Por evento
b) Trimestral
a) Jefe inmediato
b) Jefe inmediato
a) Desconocer el manejo de excepciones
a) Revisión de política de créditos, productos, servicios y procesos.
a) Ejecutivo de Negocios
a) 01-ene-2010
a) Mensual a) Jefe inmediato
Fuente: Elaboración propia
