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UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL

Facultad de Ciencias Econmicas y Negocios

Escuela de Ingeniera en Finanzas y Auditora, C.P.A.

TESIS PREVIA LA OBTENCIN DEL TITULO DE INGENIERO EN FINANZAS

Y AUDITORA, C.P.A.

Tema:

Propuesta de Implementacin de un Sistema Contable Informtico para el

Almacn Electrhogar

Autor:

Santiago Andrs Arias Saavedra

Director de Tesis:

CPA. DR. Jorge Guerrero M.C.A.

QUITO, OCTUBRE DEL 2010

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INDICE

Informe Ejecutivo 5

CAPTULO I: 1. EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIN 7

1.1 Planteamiento del problema 7

1.2 Formulacin del problema 8

1.3 Objetivo General 12

1.4 Objetivos Especficos 12

1.5 Justificacin 12

1.6 Limitaciones 16

1.7 Idea a defender o Hiptesis 17

1.8 Variables de Investigacin 18

1.9 Mtodos de la investigacin 19

1.9.1 Mtodo de observacin cientfica 19

1.9.2 Mtodo Inductivo 23

1.9.3 Mtodo Deductivo 24

1.9.4 Mtodo de Sntesis 25

1.9.5 Mtodo de Anlisis 26

1.10 Tipo y diseo de la investigacin 27

1.10.1 Explorativa 27

1.10.2 Descriptiva 27

CAPITULO II: MARCO REFERENCIAL-TERICO-CONCEPTUAL 30

2.1 Antecedentes 30

2.2 La Empresa 33

2.2.1 Concepto 33

2.2.2 Importancia de la empresa 34

2.2.3 Clasificacin de las empresas 35

2.3 La contabilidad 41

2.4 Objetivos de la contabilidad 41

2.5 Importancia de la contabilidad 42

2.6 La Contabilidad tambin sirve para 42

2.7 La contabilidad es interdependiente 43

2.8 Naturaleza, funciones y principios del sistema contable 44

2.9 Funciones bsicas de la contabilidad 45

2.10 La cuenta 46

2.11 Clasificacin de las cuentas contables 46

2.12 Cuentas que conforman el balance general 51

2.13 El Plan de cuentas (diseo) 61

2.14 La Transaccin 68

2.15 Transacciones Comerciales 68

2.16 Importancia de la transaccin 69

2.17 El Proceso contable 69

3

2.18 Estados Financieros Bsicos 72

2.19 Marco legal 76

2.19.1 Principios y procedimientos contables 76

2.19.2 Los Principios de Contabilidad 79

2.20 Las NEC: 1, 3, 7, 9, 11, 12, 13 83

2.20.1 NEC 1: Presentacin de Estados Financieros 83

2.20.2 NEC 3: Estados de Flujos de Efectivo 92

2.20.3 NEC7: Efectos de las Variaciones en Moneda Extranjera 95

2.20.4 NEC 9: Ingresos 96

2.20.5 NEC11: Inventarios 100

2.20.6 NEC 12: Propiedad, Planta y Equipo 104

2.20.7 NEC 13: Contabilizacin de la depreciacin 108

2.21 Ley de Rgimen Tributario Interno 114

2.22 Retencin en la Fuente 123

2.23 La sistematizacin de la informacin contable financiera 129

2.24 Las ventajas de la sistematizacin de la informacin 130

CAPITULO III 133

3.1 Diagnstico de la empresa en la parte contable y tributaria 133

3.2 Anlisis FODA 147

3.3 Diagnstico FODA 147

3.4 Anlisis FODA 149

3.5 Otros Factores 151

3.6 Implementacin del sistema contable en pasos 155

CAPTULO IV 188

4.1 Introduccin 188

4.2 Objetivos: General y Especficos 189

4.3 mbito de Aplicacin 190

4.4 Polticas de la empresa 190

4.5 Organigrama estructural 193

4.6 Control interno 196

4.7 Plan de cuentas 200

4.8 Proceso Contable 207

4.9 Proceso de compras 212

4.9.1 Procedimientos 213

4.9.2 Flujo grama de proceso de compras 214

4.9.3 Documentos a utilizar 215

4.9.4 Forma de llenar los documentos 216

4.9.5 Contabilizacin 219

4.9.6 Devolucin en compras 228

4.10 Proceso de Ventas 229

4.10.1 Procedimientos 229

4.10.2 Flujo grama 236

4



4.10.5 Devolucin en Ventas 244

4.11 Proceso Contable 245

4.11.1 Proceso de compras 258


4.11.3 Orden de compra 260

4.11.4 Cotizacin 264


4.11.6 Contabilizacin 269

4.11.7 Devolucin en compras 273

4.11.8 Proceso de Ventas 277



4.11.11 Devolucin en Ventas 284

CAPITULO V 286

5.1 Concluciones 286

5.2 Recomendaciones 286

5.3 Bibliografa 288

5.4 Glosario de trminos 290

5

Informe Ejecutivo

La implementacin de un sistema de contabilidad dentro de las empresas es

fundamental, ya que esta es la que permite llevar un control de las

negociaciones mercantiles y financieras y adems de satisfacer la imperante

necesidad de informacin para as obtendr mayor productividad y

aprovechamiento de los recursos.

La contabilidad se encarga de analizar y valorar los resultados econmicos que

obtiene la empresa agrupando y comparando resultados, tambin planifica y

recopila los procedimientos a seguir en funcin del control y del cumplimiento

de los objetivos empresariales, adems registra y clasifica las operaciones de la

empresa, para as informar los hechos econmicos en forma pertinente,

permitiendo ejecutar las tareas segn los procedimientos preestablecidos bajo

control y supervisin del contador.

"El capital intelectual de la empresa es decir las relaciones estratgicas con

proveedores y clientes, la eficiencia de los procesos internos, los sistemas de

calidad, los medios tecnolgicos, las cualidades humanas etc., como elementos

generadores de valor han de ser tomados en consideracin en el anlisis, lo

que requiere evaluarlos adecuadamente e integrarlos en la planificacin

estratgica de la empresa."

Un efecto que produce estos nuevos cambios en la presentacin de la

informacin es que hace que sobresalga en medio de otras empresas.

Los sistemas de informacin han desempeado un importante lugar en el

mercado como elemento de control y organizacin; sin embargo, no debe

limitarse solo a esa funcin, dado que nos encontramos en la necesidad de

buscar el poder explicativo de los sistemas de informacin en el

comportamiento de los usuarios de la informacin empresarial, as no solo se

busca un manejo tcnico en la empresa sino que se tomen todos los

6

componentes tanto tangibles como intangibles que nos permitan competir en un

entorno que cada vez es ms fuerte y ms agresivo.

Una de las consecuencias en la desorganizacin del manejo financiero del

almacn es no tener en cuenta cuanto inventario tienen en stock en el da o al

da. Tambin que los ingresos percibidos tanto diarios como semanales o

mensuales, no son del todo correctos porque al momento de no tener una

facturacin sistemtica la transaccin suele demorarse y puede que haya algn

error humano y por ende una mala facturacin que causa una prdida a la

empresa.

7

1 Vctor Molina: Sistemas contables para empresas grandes, medianas, y pequeas

CAPTULO I

1. EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIN

1.1 Planteamiento del problema

En el Ecuador existe la necesidad de que las organizaciones como,

microempresa, locales comerciales entre otras, cuenten con sistemas contables

contemporneas, que les permitan llevar a cabo una contabilidad ms detallada

mejor organizada ms rpida y eficiente.

La implementacin de un sistema de contabilidad dentro de las empresas es

fundamental, ya que esta es la que permite llevar un control de las

negociaciones mercantiles y financieras y adems de satisfacer la imperante

necesidad de informacin para as obtendr mayor productividad y

aprovechamiento de los recursos.

Muchas personas todava creen que la contabilidad es una tcnica de

recopilacin de informacin y solo basa sus fundamentos en un proceso

rutinario de registrar, clasificar y resumir la informacin de cada una de las

transacciones efectuadas por la empresa.

Pero esto no es verdad, la contabilidad es mucho ms que eso, se constituye

en la actualidad como una de las herramientas fundamentales del desarrollo de

las organizaciones.

La contabilidad se encarga de analizar y valorar los resultados econmicos que

obtiene la empresa agrupando y comparando resultados, tambin planifica y

recopila los procedimientos a seguir en funcin del control y el cumplimiento de

los objetivos empresariales, adems registra y clasifica las operaciones de la

8


empresa, para as informar los hechos econmicos en forma pertinente,

permitiendo ejecutar las tareas segn los procedimientos preestablecidos todo

bajo control y supervisin del contador es parte esencial de las organizaciones.

El departamento de contabilidad es el rea de la empresa donde se clasifican,

se registran e interpreta toda la informacin financiera, para la toma de

decisiones

En la actualidad la contabilidad es la herramienta que mejor muestra la realidad

econmica de las empresas, es por ello que su correcta implementacin dentro

de las organizaciones es de vital importancia para la toma de decisiones en

todo lo referente a su actividad productiva2.

En este contexto la creacin de un buen sistema contable surge de la

necesidad de informacin por parte de todos los actores que componen el todo

empresarial, ya que este sistema debe estar estructurado y hecho para

clasificar todos los hechos econmicos que ocurren en el negocio.

Es as que, la implementacin de sistemas en contabilidad, se constituye en la

base para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirn a la

obtencin del mximo rendimiento econmico que implica el constituir una

empresa.

1.2 Formulacin del problema

La desorganizacin contable en el almacn genera la falta de rapidez en la

verificacin de stock de mercaderas, la falta de eficiencia y eficacia en el

manejo del rea contable por ende la falta de crecimiento de la empresa que

causa una falta de competitividad.

9


Hacer que un negocio sobreviva no es tarea sencilla hoy en da, y seguramente

ser an ms difcil en el futuro prximo. Esta parece ser una verdad

incontrovertible.

La mayora de los estudiosos de estas cuestiones aseguran que,

aproximadamente, de cada 100 empresas que se forman, 80 desaparecern en

los dos aos siguientes.

Aunque la suerte sin duda est presente, como en cualquier otra actividad de

nuestra vida, los errores y fallas de las empresas que dejan de operar, parecen

repetirse en la mayora de los casos y tienen que ver con una mala

administracin.

Factores adversos3

A) Recursos financieros insuficientes

B) Productos sin calidad

C) Mercados muy competidos por empresas mejor organizadas

D) Desorganizacin contable

E) Inconstancia impuntualidad o falta de inters del empresario

De todos estos factores interesa destacar la limitada capacidad administrativa y

la falta aguda de capital. Son pocos los que emprenden un negocio, sabiendo, a

ciencia cierta, cunto dinero va a necesitar para cubrir las operaciones

indispensables por lo menos en un periodo de seis meses o un ao3. Pero el

tiempo corre desde el primer da de operaciones y, habr que pagar la renta, la

luz y los sueldos en una fecha fija. Por si esto fuera poco, al principio es natural

que se presenten gastos extra, por descomposturas de la maquinaria, porque la

produccin es baja debido a la falta de experiencia y muchos otros problemas.

La empresa es la unin de personas, objetos fsicos y recursos econmicos con

el propsito de producir artculos o prestar servicios para obtener utilidades.

10

4Arregui M. Jorge: Anlisis para el desarrollo empresarial

La palabra empresa se identifica con el esfuerzo y el riesgo. Con el esfuerzo

porque el hecho de montar un negocio requiere de intenso trabajo y con

frecuencia de muchas ms horas de lo que las normas dictan. Y con el riesgo

porque para poner en marcha una idea se arriesgan los recursos con que se

cuenta y en ocasiones el patrimonio familiar. La empresa representa por

naturaleza un riesgo permanente de perder la inversin. Mientras ms grandes

son las empresas, mayores son los riesgos de una mala decisin y las

consecuencias de mayor amplitud.

Qu distingue a las empresas

Las caractersticas que la distinguen de entre otras cosas son:

El giro Actividad a que se dedica.

La ubicacin Lugar donde se localiza.

El tamao Consideracin de medida.

Giro Comercial

Las empresas cuyo giro es el comercial se dedican a la compra y venta de

productos4. Se denominan de venta al pblico cuando los artculos van

directamente a los consumidores. El revendedor es aquel que compra en

grandes cantidades y vende a otros comerciantes. Se dice que vende al

mayoreo cuando por la cantidad de piezas vendidas se justifica dar un precio

ms bajo y al menudeo cuando se vende pieza por pieza al consumidor.

La utilidad del comerciante se logra cuando compra al mayoreo y vende al

menudeo aumentando a su precio de compra sus gastos y algo de utilidad.

Una vez conocida la empresa se puede incorporar la funcin administrativa.

Todas sus etapas estn interrelacionadas y cada una de ellas es importante en

cuanto a su participacin para el logro de los objetivos.

Planeacin: las actividades de planeacin fijan los propsitos de la empresa, as

como los recursos materiales y humanos para lograrlos

11

5Arregui M. Jorge: Anlisis para el desarrollo empresarial

Control: Las actividades de control examinan si est siendo eficaz y eficiente en

el logro de los propsitos fijados en la planeacin

Organizacin: Las actividades de organizacin establecen el orden de los

recursos y las funciones que deben realizar los miembros de la empresa para

lograr los propsitos.

Direccin: Las actividades de direccin consisten en hacer que el personal

trabaje para que se logren los propsitos de la empresa.

Elementos indispensables para la promocin de la microempresa

Capacitacin y asistencia tcnica5

En la prctica, los empresarios de pequeos negocios requieren del

conocimiento de los factores que afectan el destino de la empresa.

La delicada situacin econmica que vivimos, exige de los empresarios una

administracin actualizada y realista. Para lograrla es necesario que se capacite

en los temas relacionados con la planeacin, organizacin y control de las

actividades internas de la empresa. En lo externo, requiere del conocimiento del

mercado, de las caractersticas y de los requerimientos locales para fortalecer

las ventas.

Asimismo, requiere de un seguimiento a travs del cual se brinde asistencia

tcnica que permita asegurar el sano desarrollo de la microindustria.

12

Objetivos:

1.3 General

Proponer la implementacin de un sistema contable que genere orden y apoyo

a las personas que atienden en el almacn, adoptando el sistema llamado

Mnica 8.5, con el propsito de dar un tratamiento ptimo a la contabilidad que

se lleva en dicho almacn.

1.4 Especficos

Examinar la contabilidad llevada anteriormente, analizando todas las cuentas

que fueron usadas antes para volver a utilizarlas y las que no se consideren

necesarias desecharlas.

Estudiar al sistema contable, ver todas sus funciones y operaciones para

conocer mejor su funcionamiento y aplicacin.

Dar orden a la contabilidad para eliminar las fallas de facturacin.

Tener proyecciones ms competentes por la facilidad de la informacin.

Dar a conocer de forma ms detallada

Conocer con absoluta precisin cmo se maneja las cuentas por pagar y

cuentas por cobrar de la empresa.

1.5 Justificacin

Es conveniente proponer esta investigacin del sistema contable, sirve para dar

ms control al almacn de manera que pueda desenvolverse de manera ms

eficiente y sea ms competitivo.

Mejor competitividad para los dueos y propietario del almacn comercial.

13

En este caso la competitividad es un trmino importante por lo cual en esta tesis

muy utilizado en los medios empresariales, polticos y socioeconmicos en

general. A ello se debe la ampliacin del marco de referencia de nuestros

agentes econmicos que han pasado de una actitud auto protectora a un

planteamiento ms abierto, expansivo y proactivo.

La competitividad tiene incidencia en la forma de plantear y desarrollar cualquier

iniciativa de negocios, lo que est provocando obviamente una evolucin en el

modelo de empresa y empresario.

La ventaja comparativa de una empresa estara en su habilidad, recursos,

conocimientos y atributos, etc., de los que dispone dicha empresa, los mismos

de los que carecen sus competidores o que estos tienen en menor medida que

hace posible la obtencin de unos rendimientos superiores a los de aquellos.

El uso de estos conceptos supone una continua orientacin hacia el entorno y

una actitud estratgica por parte de las empresas grandes como en las

pequeas, en las de reciente creacin o en las maduras y en general en

cualquier clase de organizacin. Por otra parte, el concepto de competitividad

nos hace pensar en la idea "excelencia", o sea, con caractersticas de eficiencia

y eficacia de la organizacin.

a) La competitividad y la estrategia empresarial

La competitividad no es producto de una casualidad ni surge espontneamente;

se crea y se logra a travs de un largo proceso de aprendizaje y negociacin

por grupos colectivos representativos que configuran la dinmica de conducta

organizativa, como los accionistas, directivos, empleados, acreedores, clientes,

por la competencia y el mercado, y por ltimo, el gobierno y la sociedad en

general.

Una organizacin, cualquiera que sea la actividad que realiza, si desea

mantener un nivel adecuado de competitividad a largo plazo, debe utilizar antes

o despus, unos procedimientos de anlisis y decisiones formales, encuadrados

http://www.monografias.com/trabajos11/sercli/sercli.shtml

14

en el marco del proceso de "planificacin estratgica". La funcin de dicho

proceso es sistematizar y coordinar todos los esfuerzos de las unidades que

integran la organizacin encaminados a maximizar la eficiencia global.

Para explicar mejor dicha eficiencia, consideremos los niveles de

competitividad, la competitividad interna y la competitividad externa. La

competitividad interna se refiere a la capacidad de organizacin para lograr el

mximo rendimiento de los recursos disponibles, como personal, capital,

materiales, ideas, etc., y los procesos de transformacin. Al hablar de la

competitividad interna nos viene la idea de que la empresa ha de competir

contra s misma, con expresin de su continuo esfuerzo de superacin.

La competitividad externa est orientada a la elaboracin de los logros de la

organizacin en el contexto del mercado, o el sector a que pertenece. Como el

sistema de referencia o modelo es ajeno a la empresa, sta debe considerar

variables exgenas, como el grado de innovacin, el dinamismo de la industria,

la estabilidad econmica, para estimar su competitividad a largo plazo. La

empresa, una vez ha alcanzado un nivel de competitividad externa, deber

disponerse a mantener su competitividad futura, basado en generar nuevas

ideas y productos y de buscar nuevas oportunidades de mercado.

Y tambin porque sirve para dar ms estabilidad contable y financiera al

almacn de modo que pueda tener ms control del mismo, la estabilidad y

solvencia de la compaa, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las

ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda

conocer la capacidad financiera de la empresa. Se dice tambin que la

contabilidad es el lenguaje de los negocios pero no existe una definicin

universalmente aceptada.

Dar el servicio de venta de tecnologa para la gente lo compre y tener una

ganancia moderada.

15

Como se trata acerca de venta de artculos tecnolgicos se puede decir que la

tecnologa se propone mejorar u optimizar nuestro control del mundo real, para

que responda de manera rpida y predecible a la voluntad o el capricho de la

sociedad, aunque no siempre sea en su beneficio. La tecnologa es tambin la

provincia de la industria y de la empresa comercial; para nada sirve si sus

productos no responden a las necesidades de los consumidores.

Tradicionalmente la tecnologa ha progresado por el mtodo emprico del

tanteo. La tecnologa ha estado a la vanguardia en muchos campos que

posteriormente adquirieron una slida base cientfica. Se dice que los efectos la

tecnologa constituyen un "impacto". La tecnologa derrama sobre la sociedad

sus efectos ramificadores sobre las prcticas sociales de la humanidad, as

como sobre las nuevas cualidades del conocimiento humano.

Podemos definir tecnologa como el conjunto de reglas instrumentales que

prescriben un rumbo racional de actuacin para lograr una meta previamente

determinada y que debe evaluarse en funcin de su utilidad y de su eficacia

practica.

La tecnologa es creada por el hombre con el fin de satisfacer una necesidad,

esta necesidad es la causa de la evolucin de la tecnologa. La tecnologa se

encuentra en una constante evolucin y los objetos que no se adaptan

simplemente desaparecen, es decir, a medida que las necesidades son

mayores o digamos ms complicadas se necesita crear un objeto que pueda

llenar el vaci, el cual llega a reemplazar el anterior.

Como lo antes mencionado se trata de un local comercial en que vende

aparatos electrnicos y no tienen un sistema contable que los pueda ayudar a

manejar sus ingresos y egresos para tener una mejor utilidad y ser competitivo

en el mercado.

16

1.6 Limitaciones

La empresa que llevara a cabo el estudio y la colocacin del sistema contable.

La empresa est ubicada en Carceln se dedica a la compra y venta de

electrodomsticos, y tambin audio y video.

Una limitacin puede ser el tiempo que se demorara en venir el programa a ser

instalado y verificado de ms o menos de 15 a 20 das

Tambin sera el precio que cuesta un programa desde 90 hasta 15000 y va a

niveles superiores, pero que el dueo est dispuesto a pagar para no tener algo

pirata y que rindiera para siempre y que pueda actualizado o cambiado a uno

mejor por menos precio.

El tiempo que tomara realizar la investigacin y la implementacin puede variar

de 3 meses a 4 meses.

Limitaciones De La Informacin Contable:

Primero que nada las limitaciones de la informacin contable van a depender

del tipo de informacin que se est utilizando, ya que la informacin depende

del giro que tenga la empresa. Por esto vamos a nombrar algunas de las

limitaciones que tienen estos sistemas, ya que abarcarlos todos sera muy

difcil. Nos centraremos principalmente en la informacin que afecta al control,

relacin con los costos de la empresa y con la toma de decisin de la empresa.

Una parte importante de esta comprensin es el reconocimiento claro de las

limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra

persona que est en posicin de tomar decisiones y que carezca de

conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta qu punto la

informacin contable se basa en estimativos ms que en mediciones precisas y

exactas.

17

1.7 Idea a defender o Hiptesis

La implementacin del sistema contable Mnica 8.5 permitir mejorar el manejo

contable de la empresa.

Un proyecto de computarizacin como Mnica 8.5 debera contar con la

participacin de una participacin de integrantes del personal y debera afectar

a los departamentos y niveles diferentes dentro de la organizacin. Se debe

formar un equipo del proyecto, determinar los objetivos, celebrar reuniones

regularmente, establecer los requisitos de rendicin de informes, llevar a cabo

una evaluacin (incluyendo un anlisis de costos), elaborar un presupuesto

realista y desarrollar un cronograma susceptible de logro. La formacin de un

equipo, integrado por miembros de todas las reas de la organizacin, es

crucial para el xito del proyecto. Esto reconoce el impacto que tendr el

proyecto sobre toda la organizacin y aumenta el grado de compromiso del

personal con respecto al suministro de datos exactos y la utilizacin de los

informes que generar el nuevo sistema.

Los siguientes pasos para implementar el proyecto de computarizacin:

Formar el equipo del proyecto;

Preparar los documentos que servirn de gua;

Examinar el sistema actual;

Desarrollar propuestas de modificaciones para el sistema;

Seleccionar y comprar el software;

Instalar los equipos de computacin, los dispositivos y el software, e ingresar la

informacin preliminar requerida;

Preparar y capacitar al personal;

18

Seguir paso a paso y evaluar el proyecto.El momento en que se tomen estos

pasos depender del tamao y complejidad de su organizacin.

Posteriores secciones de este suplemento tratan con mayor detalle dos

aspectos importantes referentes a la seleccin y compra del software para su

proyecto de computarizacin: la definicin de las necesidades de software y la

evaluacin del software y de los vendedores.

1.8 Variables de Investigacin

Implementacin del Sistema, para mejor aprovechamiento de tiempo, rapidez,

eficiencia, eficacia.

Controlar y elaborar la facturacin para ventas e ingreso a inventario.

Controlar y elaborar facturas para devoluciones de ventas e ingresos a

inventario

Reportar los estados de inventarios, ventas, compras, Clientes, proveedores y

existencias.

Acezar rpidamente la informacin sobre los productos, proveedores, cliente,

ventas y compras.

Manejo del precio en funcin de mrgenes de utilidad o valores absolutos.

Manejo de porcentajes de descuentos independientes en cada producto a

facturar.

Manejo del impuesto cargado a la facturacin tanto de compras como de

ventas.

Control de cdigos de productos, manteniendo la unicidad de los mismos.

19

6 Dr. Hctor Luis vila Baray: Introduccin a la metodologa de la investigacin

Mantenimiento de la base de datos directamente por parte del usuario.

Modificacin y edicin de los registros de la base de datos.

Manejo del sistema tanto con el teclado como con el Mouse.

Soluciones para el manejo Contable

Facturas Ventas

Compras Cobranzas

Pagos Inventarios

Contabilidad Sueldos

Estadsticas Informes de gestin

Entre otros beneficios

1.9 Mtodos de la investigacin6

1.9.1 Mtodo de observacin cientfica: porque con el mtodo de la

observacin han aparecido nuevas ideas para ponerlos en prctica como es la

metodologa de una adaptacin de un sistema contable para el almacn.

Llamamos mtodo a una serie ordenada de procedimientos de que hace uso la

investigacin cientfica para observar la extensin de nuestros conocimientos.

Podemos concebir el mtodo cientfico como una estructura, un armazn

formado por reglas y principios coherentemente concatenados.

El mtodo cientfico es quizs uno de los ms til o adecuado, capaz de

proporcionarnos respuesta a nuestras interrogantes. Respuestas que no se

obtienen de inmediato de forma verdadera, pura y completa, sin antes haber

20


pasado por el error. Esto significa que el mtodo cientfico llega a nosotros

como un proceso, no como un acto donde se pasa de inmediato de la

ignorancia a la verdad. Este es quizs el mtodo ms til o adecuado, ya que

es el nico que posee las caractersticas y la capacidad para auto corregirse y

superarse, pero no el nico.

El mtodo cientfico es la conquista mxima obtenida por el intelecto para

descifrar y ordenar los conocimientos. Consta de 5 pasos fundamentales que

han sido desarrollados a travs de muchas generaciones y con el concurso de

muchos sabios.

Cinco pasos del mtodo cientfico7

Observacin:

Consiste en la recopilacin de hechos acerca de un problema o fenmeno

natural que despierta nuestra curiosidad. Las observaciones deben ser lo ms

claras y numerosas posible, porque han de servir como base de partida para la

solucin.

Hiptesis:

Es la explicacin que nos damos ante el hecho observado. Su utilidad consiste

en que nos proporciona una interpretacin de los hechos de que disponemos,

interpretacin que debe ser puesta a prueba por observaciones y experimentos

posteriores. Las hiptesis no deben ser tomadas nunca como verdaderas,

debido a que un mismo hecho observado puede explicarse mediante

numerosas hiptesis. El objeto de una buena hiptesis consiste solamente en

darnos una explicacin para estimularnos a hacer ms experimentos y

observaciones.

21


Experimentacin:

Consiste en la verificacin o comprobacin de la hiptesis. La experimentacin

determina la validez de las posibles explicaciones que nos hemos dado y

decide el que una hiptesis se acepte o se deseche8.

Teora:

Es una hiptesis en cual se han relacionado una gran cantidad de hechos

acerca del mismo fenmeno que nos intriga. Algunos autores consideran que la

teora no es otra cosa ms que una hiptesis en la cual se consideran mayor

nmero de hechos y en la cual la explicacin que nos hemos forjado tiene

mayor probabilidad de ser comprobada positivamente.

Ley:

Consiste en un conjunto de hechos derivados de observaciones y experimentos

debidamente reunidos, clasificados e interpretados que se consideran

demostrados. En otras palabras la ley no es otra cosa que una hiptesis que ha

sido demostrada mediante el experimento. La ley nos permite predecir el

desarrollo y evolucin de cualquier fenmeno natural.

Objetividad:

Se intenta obtener un conocimiento que concuerde con la realidad del objeto,

que lo describa o explique tal cual es y no como desearamos que fuese. Se

deja a un lado lo subjetivo, lo que se siente o presiente.

Racionalidad:

La ciencia utiliza la razn como arma esencial para llegar a sus resultados. Los

cientficos trabajan en lo posible con conceptos, juicios y razonamientos, y no

con las sensaciones, imgenes o impresiones. La racionalidad aleja a la ciencia

de la religin y de todos los sistemas donde aparecen elementos no racionales

o donde se apela a principios explicativos extras o sobrenaturales; y la separa

22


del arte donde cumple un papel secundario subordinado a los sentimientos y

sensaciones.

Inventividad:

Es inventivo porque requiere poner en juego la creatividad y la imaginacin,

para plantear problemas, establecer hiptesis, resolverlas y comprobarlas.

Significa que para extender nuestros conocimientos se requiere descubrir

nuevas verdades. En cierto sentido, el mtodo nos da reglas y orientaciones,

pero no son infalibles9.

Sistematicidad:

La ciencia es sistemtica, organizada en sus bsquedas y en sus resultados.

Se preocupa por construir sistemas de ideas organizadas coherentemente y de

incluir todo conocimiento parcial en conjuntos ms amplios.

Para lograr esta coherencia en las diversas ciencias se acude a operaciones

lgicas que garanticen este orden o sistematicidad. Estas operaciones lgicas

son: definicin, divisin y clasificacin, que nos proporcionan los lineamientos

para determinar con exactitud el contenido y la extensin de los conocimientos

cientficos.

Generalidad:

La preocupacin cientfica no es tanto ahondar y completar el conocimiento de

un solo objeto individual, sino lograr que cada conocimiento parcial sirva como

puente para alcanzar una comprensin de mayor alcance.

Falibilidad:

La ciencia es uno de los pocos sistemas elaborados por el hombre donde se

reconoce explcitamente la propia posibilidad de equivocacin, de cometer

errores. En esta conciencia de sus limitaciones, en donde reside la verdadera

capacidad para auto corregirse y superarse.

23


Verificabilidad:

Es la confirmacin o rechazo de la hiptesis. Se verifican o rechazan las

hiptesis por medio del mtodo experimental. Se plantean hiptesis o

supuestas respuestas a nuestros problemas y esta confirma o se reestructura

de acuerdo a los resultados presentados durante la experimentacin.

Perfectibilidad: significa que el mtodo es susceptible de ser modificado,

mejorado o perfeccionado.

Normatividad:

Significa que el mtodo es un procedimiento, es una gua y en cuanto tal nos

proporciona principios y tcnicas para la investigacin. La Tcnica es un

conjunto de procedimientos de que se sirve una ciencia o arte.

No es un recetario: significa que el mtodo no es una lista de recetas para dar

con las respuestas correctas a las preguntas que el cientfico se formula. Lejos

de esto, el mtodo es el conjunto de procedimientos por los cuales:

- se plantean los problemas cientficos y

- se ponen a prueba las hiptesis cientficas.

1.9.2 Mtodo Inductivo10: Se inicia con la observacin de fenmenos

particulares con el propsito de llegar al conocimiento.

Un fenmeno puede ser cualquier cosa que cambia, aquello por lo que se ven

afectados los sentidos, y cualquier acontecimiento que produzca una

consecuencia.

24


Son ejemplos de fenmenos:

Si dejamos un cuerpo en el aire sin soporte alguno, cae al suelo.

Si sacamos aire de un globo sus paredes se hacen flcidas.

Al poner un plato de agua al sol, se observa que sta desaparece.

Este mtodo fue utilizado preferentemente por Aristteles, y se basa en la

observacin de los fenmenos. Pero observar no quiere decir mirar de forma

pasiva, sino hacerse preguntas, tomar notas, intentar explicar lo sucedido...

El mtodo inductivo es pues, la observacin del mundo exterior y los fenmenos

que en l se llevan a cabo, con el fin de formular reglas, leyes y teoras que

expliquen dichos fenmenos y nos permitan preverlos, tanto sos como

similares.

1.9.3 Mtodo Deductivo11: Se inicia con el anlisis del conocimiento para

llegar a hechos particulares.

El mtodo deductivo es un mtodo cientfico que considera que la conclusin

est implcita en las premisas. Por lo tanto, supone que las conclusiones sigue

necesariamente a las premisas: si el razonamiento deductivo es vlido y las

premisas son verdaderas, la conclusin slo puede ser verdadera.

El mtodo deductivo infiere los hechos observados basndose en la ley general

(a diferencia del inductivo, en el cual se formulan leyes a partir de hechos

observados).

El mtodo deductivo puede dividirse en mtodo deductivo directo de conclusin

inmediata (cuando se obtiene el juicio de una sola premisa, sin intermediarios) y

mtodo deductivo indirecto o de conclusin mediata (cuando la premisa mayor

contiene la proposicin universal y la premisa menor contiene la proposicin

particular, la conclusin resulta de su comparacin).

25


En todos los casos, los investigadores que siguen el mtodo deductivo

comienzan con el planteamiento del conjunto axiomtico de partida (donde los

supuestos deben incorporar slo las caractersticas ms importantes de los

fenmenos, con coherencia entre los postulados) y continan con el proceso de

deduccin lgica (partiendo siempre de los postulados iniciales). As, pueden

enunciar leyes de carcter general, a las que se llegan partiendo del conjunto

axiomtico y a travs del proceso de deduccin.

1.9.4 Mtodo de Sntesis12: Proceso de conocimiento que procede de lo

simple a lo complejo, de la causa a los efectos, de la parte al todo, de los

principios a las consecuencias.

Implica la sntesis (del griego sntesis, que significa reunin), esto es, unin de

elementos para formar un todo.

El juicio analtico implica la descomposicin del fenmeno, en sus partes

constitutivas. Es una operacin mental por la que se divide la representacin

totalizadora de un fenmeno en sus partes.

El juicio sinttico, por lo contrario, consiste en unir sistemticamente los

elementos heterogneos de un fenmeno con el fin de reencontrar la

individualidad de la cosa observada. La sntesis significa la actividad unificante

de las partes dispersas de un fenmeno. Sin embargo, la sntesis no es la suma

de contenidos parciales de una realidad, la sntesis aade a las partes del

fenmeno algo que slo se puede adquirir en el conjunto, en la singularidad.

El mtodo sinttico es el utilizado en todas las ciencias experimentales ya que

mediante sta se extraen las leyes generalizadoras, y lo analtico es el proceso

derivado del conocimiento a partir de las leyes. La sntesis genera un saber

superior al aadir un nuevo conocimiento que no estaba en los conceptos

anteriores, pero el juicio sinttico es algo difcil de adquirir al estar basado en la

26


intuicin reflexiva y en el sentido comn, componentes de la personalidad y que

no permiten gran cambio temporal.

1.9.5 Mtodo de Anlisis13: Es aquel que se preocupa de dividir el todo en

partes y revisar cuidadosamente cada una de las partes, identificando las partes

de inters.

El Mtodo analtico es aquel mtodo de investigacin que consiste en la

desmembracin de un todo, descomponindolo en sus partes o elementos para

observar las causas, la naturaleza y los efectos. El anlisis es la observacin y

examen de un hecho en particular. Es necesario conocer la naturaleza del

fenmeno y objeto que se estudia para comprender su esencia. Este mtodo

nos permite conocer ms del objeto de estudio, con lo cual se puede: explicar,

hacer analogas, comprender mejor su comportamiento y establecer nuevas

teoras.

Analizar significa desintegrar, descomponer un todo en sus partes para estudiar

en forma intensiva cada uno de sus elementos, as como las relaciones entre s

y con el todo. La importancia del anlisis reside en que para comprender la

esencia de un todo hay que conocer la naturaleza de sus partes. El todo puede

ser de diferente ndole

El todo puede ser tambin racional, por ejemplo, los productos de la mente: las

hiptesis, leyes y teoras. Descomponemos una teora segn las leyes que la

integran; una ley o hiptesis, segn las variables o fenmenos que vinculan y el

tipo de relaciones que establecen, por lo tanto, puede hablarse de anlisis

emprico y anlisis racional. El primer tipo de anlisis conduce necesariamente

a la utilizacin del segundo tipo; por ello se le considera como un procedimiento

auxiliar del anlisis racional.

El anlisis va de Io concreto a lo abstracto ya que mantiene el recurso de la

abstraccin puede separarse las partes (aislarse) del todo as como sus

27


relaciones bsicas que interesan para su estudio intensivo (una hiptesis no es

un producto material, pero expresa relaciones entre fenmenos materiales;

luego, es un concreto de pensamiento).

1.10 Tipo y diseo de la investigacin14

De acuerdo a la profundidad del estudio he escogido los mtodos

1.10.1 Explorativa:

Porque el objetivo es examinar un problema del local comercial mediante la

investigacin y adems de eso ha sido poco estudiado, y del cual se tiene

dudas cual o posiblemente no se ha estudiado antes.

Si no existen investigaciones previas sobre nuestro objeto de estudio, y por lo

tanto se requiere explorar e indagar, con el fin de alcanzar el objetivo planteado,

se utilizar el tipo investigacin exploratoria. Segn esto se puede definir este

tipo de exploracin de la siguiente manera:

Explorar significa incursionar en un territorio desconocido. Por lo tanto,

emprenderemos una investigacin exploratoria cuando no conocemos el tema

por investigar, o cuando nuestro conocimiento es tan vago e impreciso que nos

impide sacar las ms provisorias conclusiones sobre qu aspectos son

relevantes y cules no.

Se puede tener una gran voluntad y entusiasmo para estudiar o investigar

cualquier tema, pero si se desconoce el mismo se debe iniciar un estudio

exploratorio para empezar a conocerlo y familiarizarse con l, para precisar

mejor el problema que interesa resolver o para comenzar a dar forma a alguna

hiptesis previa que sobre la cuestin tengamos.

Para explorar un tema relativamente desconocido disponemos de un amplio

espectro de medios para recolectar datos en diferentes ciencias: bibliografa

especializada, entrevistas y cuestionarios hacia personas, observacin

28


participante (y no participante) y seguimiento de casos. La investigacin

exploratoria terminar cuando, a partir de los datos recolectados, adquirimos el

suficiente conocimiento como para saber qu factores son relevantes al

problema y cules no. Hasta ese momento, se est ya en condiciones de

encarar un anlisis de los datos obtenidos de donde surgen las conclusiones y

recomendaciones sobre la investigacin.

1.10.2 Descriptiva15:

Analizar la situacin actual del sistema contable que tiene el almacn.

El objetivo de la investigacin descriptiva consiste en llegar a conocer las

situaciones, costumbres y actitudes predominantes a travs de la descripcin

exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Su meta no se limita a

la recoleccin de datos, sino a la prediccin e identificacin de las relaciones

que existen entre dos o ms variables. Los investigadores no son meros

tabuladores, sino que recogen los datos sobre la base de una hiptesis o teora,

exponen y resumen la informacin de manera cuidadosa y luego analizan

minuciosamente los resultados, a fin de extraer generalizaciones significativas

que contribuyan al conocimiento.

29

Encuesta:

Es un conjunto de preguntas que se prepara y puede ser aplicado a muchas

personas: tiene cuestionario.

Encuesta a 2 personas

tems Excelente

Muy

Bueno Bueno Regular Malo

1 Como es el Trabajo en la empresa

2

Un computador podra ser de

ayuda a la empresa

3

Sera la empresa ms solvente con

un sistema contable

4

La implementacin de un sistema

contable ayudara en el trabajo

diario

5

Se podra ser ms competitivo este

local con un sistema contable

6

El Software a instalar debera

contener especificaciones y

manuales

30

CAPITULO II

MARCO REFERENCIAL-TERICO-CONCEPTUAL

2.1 Antecedentes

La memoria del ser humano es limitada. Desde que tuvo la invencin de los

primitivos sistemas de escritura, el hombre los ha utilizado para llevar a cabo el

registro de aquellos datos de la vida econmica que le era preciso recordar.

Las primeras civilizaciones que surgieron sobre la tierra tuvieron que hallar la

manera de dejar constancia de determinados hechos con proyeccin aritmtica,

que se producan con demasiada frecuencia y era demasiado complejo para

poder ser conservados en la memoria. Reyes y sacerdotes necesitaban calcular

la reparticin de tributos, y registrar su cobro por uno u otro medio. La

organizacin de los ejrcitos tambin requera un clculo cuidadoso de las

armas, pagas y raciones alimenticias, as como de altas y bajas en sus filas.

Algunas sociedades que carecan de escritura en sentido escrito utilizaron, sin

embargo, registros contables; es el caso de los Incas, que empleaba los quipus,

agrupaciones de nudos de distintas formas y colores ordenados a lo largo de un

cordel, y cuya finalidad, an no desvelada totalmente era, sin duda, la de

efectuar algn tipo de registro numrico.

En Mesopotamia el cdigo de Hammurabi, promulgado aproximadamente en el

ao 1700 a de J.C. contena, a la vez que leyes penales, normas civiles y de

comercio. Regulaba contratos como los de prstamo, venta, arrendamiento,

comisin, depsito y otras figuras propias del derecho civil y mercantil. La

propia organizacin del estado, as como en adecuado funcionamiento de los

templos, exigan el registro de sus actividades econmicas en cuentas

detalladas. Los templos llegaron a ser verdaderas instituciones bancarias, que

realizaban prestamos -el inters estaba cuidadosamente regulados y contratos

de depsito.

31

En Egipto la contabilidad entre los pueblos de Mesopotamia aun ms necesario

fue su uso en una sociedad tan rgidamente centralizada como la del Egipto

faranico. El instrumento material utilizado habitualmente por los egipcios para

realizar la escritura era el papiro. Las anotaciones de tipo contable, por su

carcter repetitivo, llegaron a conformar un tipo de escritura hiertica que ha

resultado muy difcil de descifrar para los estudiosos. De cualquier forma, y

pese al papel decisivo que la contabilidad desempeo en el antiguo Egipto, no

puede decirse que la civilizacin faranica haya contribuido a la historia de la

contabilidad con innovaciones o procedimientos que no hubieran sido ya

utilizados por los poderosos comerciantes caldeos.

En Grecia paso algo similar, en Roma se, presento en todos los aspectos de la

vida pblica, se manifest tambin en la minuciosidad con la que particulares,

altos cargos del estado, banqueros y comerciantes llevaban sus cuentas. Ya en

el siglo I antes de Cristo se menospreciaba a una persona que fuera incapaz de

controlar contablemente su patrimonio. El libro mas empleado era el de

ingresos y gastos (codees accepti et expensi). Los grandes negociantes

llegaron a perfeccionar sus libros de contabilidad de tal manera que algunos

historiadores han credo ver en ellos un primer desarrollo del principio de la

partida doble. Aunque hay algunas citas de grandes autores, como Ciceron que

parecen sustentar tal hecho, son demasiado confusas como para establecer la

tesis de que el mtodo de la partida doble era conocido en la antigedad.

El surgimiento de una nueva ciencia:

En los primeros decenios del siglo XIX se advirti la tendencia, ms evidente en

los pases nrdicos y del rea anglosajona, a enfocar los problemas contables

como instrumental y terminologa prestados por la floreciente ciencia de la

microeconoma. Se produjo una invasin reciproca entre el rea econmica y

del rea contable: el clculo microeconmico precisaba de una contabilidad

ms perfecta que pudiera aportar los datos necesarios para el anlisis

econmico de la empresa. Y a su vez la contabilidad procuro perfeccionar la

32

obtencin y manejo de los datos empleando tcnicas propias de la

microeconoma. El desarrollo de las tcnicas de contabilidad de costos,

constituye el ms claro ejemplo de la penetracin de los conceptos

microeconmicos en el campo contable. Por la misma razn, cuanto ms se

perfecciona la contabilidad interna de la empresa ms estrecha va quedando el

viejo cors de la partida doble, que amenazaba en la primera mitad del siglo

quedar obsoleta sin haber encontrado una tcnica capaz de sustituirlo con

ventaja.

Presente y perspectivas de la contabilidad

Desde mediados del siglo, la contabilidad parece haber perdido identidad propia

penetrada como esta hasta la medula de conceptos tomados en prstamo del

anlisis econmico.

La aparicin del ordenador electrnico ha reforzado el papel de la contabilidad

matricial, desarrollada rpidamente en los aos transcurridos desde mediada la

dcada de los cincuenta, hasta hace pocos aos. La contabilidad entendida en

su sentido tradicional constitua la nica fuente de datos de que se dispona en

la empresa, fuente por otra parte muy limitada a causa de la imposibilidad de

llevar a cabo manualmente un nmero muy elevado de operaciones aritmticas.

El empleo del ordenador electrnico abre nuevos horizontes a la ciencia y a la

tcnica contable, en pocos aos van a transformarse radicalmente tanto en sus

objetivos como en sus procedimientos.

La Contabilidad se define como un sistema adaptado para clasificar los hechos

econmicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se constituya en el

eje central para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirn a la


empresa determinada.

http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml

33

16 Hannington Terry: Como medir y gestionar la reputacion de su empresa. Deusto S.A. Ediciones 2006

La Contabilidad se define como un sistema adaptado para clasificar los hechos

econmicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se constituya en el

eje central para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirn a la


empresa determinada.

2.2 La Empresa

2.2.1 Concepto16:

La empresa es la unidad econmico-social con fines de lucro, en la que el

capital, el trabajo y la direccin se coordinan para llevar a cabo una produccin

socialmente til, de acuerdo con las exigencias del bien comn. Los elementos

necesarios para formar una empresa son: capital, trabajo y recursos materiales.

En general, se entiende por empresa al organismo social integrado por

elementos humanos, tcnicos y materiales cuyo objetivo natural y principal es la

obtencin de utilidades, o bien, la prestacin de servicios a la comunidad,

coordinados por un administrador que toma decisiones en forma oportuna para

la consecucin de los objetivos para los que fueron creadas. Para cumplir con

este objetivo la empresa combina naturaleza y capital.

En Administracin la empresa es el grupo social en el que a travs de la

Administracin de capital y el trabajo se producen bienes y servicios, tendientes

a la satisfaccin de las necesidades de la sociedad.

En Derecho es una entidad jurdica creada con nimo de lucro y est sujeta al

Derecho mercantil.

En Economa, la empresa es la unidad econmica bsica encargada de

satisfacer las necesidades del mercado mediante la utilizacin de recursos

http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml

34


materiales y humanos. Se encarga, por tanto, de la organizacin de los factores

de produccin, capital y trabajo.

2.2.2 Importancia de la empresa17:

Aspecto Econmico

Unidad generadora de empleos

Unidad generadora de ingresos o recursos financieros para un individuo, la

empresa y para un pas.

Unidad productiva y que desplaza bienes y/o servicios a un mercado.

Unidad transformadora de productos y/o servicios nuevos

Unidad de crecimiento empresarial

Unidad de generacin y aplicacin tecnolgica

Unidad distribuida de las riquezas

Aspecto Social

Unidad generadora de Empleos

Unidad satisfactoria de necesidades sociales.

Unidad que permite alcanzar objetivos empresariales, grupales e individuales

Unidad de agrupacin de rganos e individuos que permite darle fuerza en la

toma de decisiones

Unidad que genera estatus

Aspecto Poltico

Unidad de progreso nacional al trabajar en forma conjunta o grupal, para aspirar

entrar a un mercado competitivo

35


Unidad generadora de divisas par aun pas

Unidad generadora de estabilidad econmica de todo pas

Unidad de intercambio comercial, al exportar e importar productos y/o servicios

Unidad de intercambio monetario

Unidad de intercambio de relaciones pblicas y diplomticas (relaciones

internacionales)

Unidad generadora de expansin empresarial

2.2.3 Clasificacin de las empresas18

Existen numerosas diferencias entre unas empresas y otras. Sin embargo,

segn en qu aspecto nos fijemos, podemos clasificarlas de varias formas.

Dichas empresas, adems cuentan con funciones, funcionarios y aspectos

dismiles, a continuacin se presentan los tipos de empresas segn sus mbitos

y su produccin.

Segn la actividad o giro

Las empresas pueden clasificarse, de acuerdo con la actividad que desarrollen,

en:

Empresa Industriales. La actividad primordial de este tipo de empresas es la

produccin de bienes mediante la transformacin de la materia o extraccin de

materias primas. Las industrias, a su vez, se clasifican en:

Extractivas. Cuando se dedican a la explotacin de recursos naturales, ya sea

renovable o no renovable. Ejemplos de este tipo de empresas son las

pesqueras, madereras, mineras, petroleras, etc.

36


Manufactureras: Son empresas que transforman la materia prima en productos

terminados, y pueden ser:

De consumo final. Producen bienes que satisfacen de manera directa las

necesidades del consumidor. Por ejemplo: prendas de vestir, muebles,

alimentos, aparatos elctricos, etc.

De produccin. Estas satisfacen a las de consumo final. Ejemplo: maquinaria

ligera, productos qumicos, etc.

Empresa Comerciales19. Son intermediarias entre productor y consumidor; su

funcin primordial es la compra/venta de productos terminados. Pueden

clasificarse en:

Mayoristas: Venden a gran escala o a grandes rasgos.

Minoristas (detallistas): Venden al menudeo.

Comisionistas: Venden de lo que no es suyo, dan a consignacin.

Servicios. Son aquellas que brindan servicio a la comunidad que a su vez se

clasifican en:

Transporte

Turismo

Instituciones financieras

Servicios pblicos (energa, agua, comunicaciones)

Servicios privados (asesora, ventas, publicidad, contable, administrativo)

Educacin

Finanzas

Salubridad

37


Segn la forma jurdica

Atendiendo a la titularidad de la empresa y la responsabilidad legal de sus

propietarios. Podemos distinguir:

Empresas individuales20: si slo pertenece a una persona. Esta puede

responder frente a terceros con todos sus bienes, es decir, con responsabilidad

ilimitada, o slo hasta el monto del aporte para su constitucin, en el caso de

las empresas individuales de responsabilidad limitada o EIRL. Es la forma ms

sencilla de establecer un negocio y suelen ser empresas pequeas o de

carcter familiar.

Empresas societarias o sociedades: constituidas por varias personas.

Dentro de esta clasificacin estn: la sociedad annima, la sociedad colectiva,

la sociedad comanditaria y la sociedad de responsabilidad limitada

Las cooperativas u otras organizaciones de economa social.

Segn su dimensin

No hay unanimidad entre los economistas a la hora de establecer qu es una

empresa grande o pequea, puesto que no existe un criterio nico para medir el

tamao de la empresa. Los principales indicadores son: el volumen de ventas,

el capital propio, nmero de trabajadores, beneficios, etc. El ms utilizado suele

ser segn el nmero de trabajadores. Este criterio delimita la magnitud de las

empresas de la forma mostrada a continuacin:

Micro empresa: si posee 10 o menos trabajadores.

Pequea empresa: si tiene un nmero entre 11 y 50 trabajadores.

Mediana empresa: si tiene un nmero entre 51 y 250 trabajadores.

Gran empresa: si posee ms de 250 trabajadores.

Mega empresa: si posee ventas internacionales.

38


Segn su mbito de actuacin

En funcin del mbito geogrfico en el que las empresas realizan su actividad,

se pueden distinguir

Empresas locales

Regionales

Nacionales

Multinacionales

Transnacionales

Mundial

Segn la titularidad del capital

Empresa privada21: si el capital est en manos de accionistas particulares

(empresa familiar si es la familia, empresa auto gestionada si son los

trabajadores, etc.)

Empresa pblica: si el capital y el control est en manos del Estado

Empresa mixta: si la propiedad es compartida

Segn la cuota de mercado que poseen las empresas

Empresa aspirante: aqulla cuya estrategia va dirigida a ampliar su cuota

frente al lder y dems empresas competidoras, y dependiendo de los objetivos

que se plantee, actuar de una forma u otra en su planificacin estratgica.

Empresa especialista: aqulla que responde a necesidades muy concretas,

dentro de un segmento de mercado, fcilmente defendible frente a los

competidores y en el que pueda actuar casi en condiciones de monopolio. Este

39


segmento debe tener un tamao lo suficientemente grande como para que sea

rentable, pero no tanto como para atraer a las empresas lderes.

Empresa lder: aqulla que marca la pauta en cuanto a precio, innovaciones,

publicidad, etc., siendo normalmente imitada por el resto de los actuantes en el

mercado.

Empresa seguidora: aqulla que no dispone de una cuota suficientemente

grande como para inquietar a la empresa lder.

Elementos de la empresa22

Factores activos: empleados, propietarios, sindicatos, bancos, etc.

Factores pasivos: materias primas, transporte, tecnologa, conocimiento,

contratos financieros, etc.

Organizacin: coordinacin y orden entre todos los factores y las reas.

Factores activos

Personas fsicas y/o jurdicas (entre otras entidades mercantiles, cooperativa,

fundaciones, etc.) que constituyen una empresa realizando, entre otras,

aportacin de capital (sea puramente monetario, sea de tipo intelectual,

patentes, etc.). Estas "personas" se convierten en accionistas de la empresa.

Participan, en sentido amplio, en el desarrollo de la empresa:

Administradores.

Clientes.

Colaboradores y compaeros.

Fuente financiera.

Accionistas.

40

Suministradores y proveedores.

Trabajadores.

Factores pasivos

Todos los que son usados por los elementos activos y ayudan a conseguir los

objetivos de la empresa. Como la tecnologa, las materias primas utilizadas, los

contratos financieros de los que dispone, etc.

reas funcionales

Organizacin jerrquica y departamental de una empresa

Dentro de una empresa hay varios departamentos o reas funcionales. Una

posible divisin es:

Produccin y logstica

Direccin y recursos humanos

Comercial (marketing)

Finanzas y administracin

Sistemas de informacin

23 Pedro Zapata Sanchez: Contabilidad general 38

Ventas

Pueden estar juntas o separadas en funcin del tamao y modelo de empresa.

2.3 La contabilidad23

Definicin

La contabilidad es una tcnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las

operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados.

Por consiguiente, los gerentes o directores a travs de la contabilidad podrn

orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y

estadsticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la

compaa, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos

y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad

financiera de la empresa.

2.4 Objetivos de la contabilidad

Proporcionar informacin a: Dueos, accionistas, bancos y gerentes, con

relacin a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, la

cosas posedas por los negocios. Sin embargo, su primordial objetivo es

suministrar informacin razonada, con base en registros tcnicos, de las

operaciones realizadas por un ente privado o pblico. Para ello deber realizar:

Registros con bases en sistemas y procedimientos tcnicos adaptados a la

diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente.

Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos

propuestos.

42

24 Pedro Zapata Sanchez: Contabilidad general

Interpretar los resultados con el fin de dar informacin detallada y razonada.

Con relacin a la informacin suministrada, esta deber cumplir con un objetivo

administrativo y uno financiero:

Administrativo: ofrecer informacin a los usuarios internos para suministrar y

facilitar a la administracin intrnseca la planificacin, toma de decisiones y

control de operaciones. Para ello, comprende informacin histrica presente y

futura de cada departamento en que se subdivida la organizacin de la

empresa.

Financiero: proporcionar informacin a usuarios externos de las operaciones

realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que tambin se

le denomina contabilidad histrica.

2.5 Importancia de la contabilidad24

La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la

necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras.

As obtendr mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra

parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para

obtener informacin de carcter legal.

2.6 La Contabilidad tambin sirve para:

Los clculos y estados numricos que se llevan en una organizacin para

registrar y controlar los valores patrimoniales de la organizacin. Sirve para:

Proporcionar una imagen numrica de lo que sucede en la vida y en la actividad

organizacional.

43

Registrar y controlar las transacciones de la organizacin con exactitud y

rapidez.

Fuente variada, actualizada y confiable de informacin para la toma de

decisiones.

Proteger los activos de la organizacin mediante mecanismos que evidencien

en forma automtica y oportuna la malversacin de fondos o sustraccin de

activos.

Explicar y justificar la gestin de los recursos.

Preparar estados financieros.

2.7 La contabilidad es interdependiente y est interrelacionada con toda

la organizacin.

Existe una estrecha relacin entre:

La operacin de la organizacin

La contabilidad

La toma de decisiones

44

La actividad de la organizacin origina las operaciones administrativas.

Las operaciones tienen un reflejo documental.

Los documentos son la base de las inscripciones contables.

La contabilidad ofrece resmenes de la situacin actual y peridica.

El anlisis de los datos contables orienta las decisiones de la gerencia.

Las decisiones de la gerencia determinan la actividad de la organizacin.

2.8 Naturaleza, funciones y principios del sistema contable

El sistema contable en la administracin

Es un conjunto especfico de procedimientos y mtodos aplicables a las

transacciones de una organizacin y relacionados entre s por una serie de

principios generales que le dan la fisonoma de sistema para hacer contabilidad.

Entindase para ello "mtodo" como la normal o regla, es decir, como un

enunciado breve y concreto que fija la forma o modo de hacer o dejar de hacer

algo para lograr un propsito.

45


El "procedimiento" contempla uno o ms mtodos. Cuando las normas o reglas

se complementan con la accin de las personas en espacio y tiempo se

construye un procedimiento concreto.

Sistema uniforme de contabilidad

Se busca la uniformidad en los sistemas de contabilidad de manera que facilite

las comparaciones de resultados y de los estados financieros. No obstante,

resulta bastante difcil considerando que existen tantos sistemas de contabilidad

como actividades, servicios y administradores existan.

Partes fundamentales del sistema de contabilidad

Clasificacin de cuentas: el nombre de cada cuenta debe responder a su

contenido

Registros y formularios de contabilidad

Normas y procedimientos

Estados y Reportes

2.9 Funciones bsicas de la contabilidad25

La contabilidad, siendo un sistema que permite llevar el control de todas las

transacciones de una organizacin, necesita realizar las siguientes funciones

fundamentales:

Ordenar y archivar la documentacin que respalda las operaciones contables.

Clasificar la informacin, para determinar en qu parte del balance de aplicarn

las operaciones: en activo, en pasivo, en patrimonio, en ingresos o en egresos.

Registrar las operaciones contables en los libros autorizados, segn lo

determinan las leyes de cada pas.

46


Informar sobre los resultados obtenidos en las transacciones de la organizacin,

en un perodo determinado.

2.10 La cuenta26

Concepto:

La cuenta es un registro donde se anotan en forma clara, ordenada y

comprensible los aumentos y las disminuciones que sufre un valor o concepto

del activo, pasivo o capital contable, como consecuencia de las operaciones

realizadas por la entidad.

2.11 Clasificacin de las cuentas contables:

Las cuentas se pueden clasificar en diversas formas, por ejemplo: atendiendo a

su significado econmico-financiero, o por su fin o movimiento funcional, por su

naturaleza, etc. En este trabajo la clasificaremos de acuerdo con el papel que

desempean en contabilidad. As tendremos:

Reales o de valores de valuacin transitorias de orden nominales o de

resultados de patrimonio.

Cuentas reales o de valores.

Representan bienes, derechos u obligaciones de la empresa, determinando su

patrimonio.

Las cuentas de valores activos, representan los bienes de la empresa y como

tales figuran en el activo. Pueden controlar bienes materiales tangibles:

Mercancas, Edificios, Terrenos, Caja, etc. Bienes intangibles: Patentes,

Concesiones, etc. Crditos a favor de la empresa: Cuentas por cobrar, Efectos

por Cobrar, etc. Estas cuentas para figurar en el Activo, deben tener saldo

47


deudor. Las cuentas de valores pasivos, representan las obligaciones

contradas por la empresa, y como tales figuran en el pasivo, Ejemplos:

Hipotecas por Pagar, Efectos por Pagar, etc. Para figurar en el pasivo deben

tener saldo acreedor.

Cuentas de valuacin27.

Representan una disminucin al saldo de las cuentas de activo a las cuales

valan. Las cuentas de valuacin se utilizan para reflejar el valor de realizacin

de algn activo o para mostrar el valor segn libros o la distribucin del costo

histrico. Algunas cuentas de valuacin o complementarias de activo son:

Provisin para cuentas incobrables

Depreciacin acumulada

Amortizacin acumulada

Cuentas transitorias.

Estas cuentas las emplearemos para reflejar operaciones que, debido a

contratos o situaciones eventuales, nos impiden efectuar cargos o abonos a las

cuentas correspondientes que reflejaran la operacin comercial efectuada.

Como su nombre lo indica (transitorias), al cesar el contrato o la eventualidad

que lo motiv, se cancelan, se anulan de nuestra contabilidad. Algunas son:

Mercancas en Transito; Reclamaciones Pendientes; Partidas en suspenso;

Diferencia en Caja, etc.

Ejemplo:

Supongamos que falta una cantidad de US $ 50 en caja, hasta que

descubramos la causa que la origino abriremos una cuenta llamada Diferencia

en Caja, por lo que el asiento sera el siguiente:

48


Diferencia en Caja 50,

Caja 50,

Cuentas de orden28.

Las cuentas de orden son aquellas que controlan operaciones que no alteran la

naturaleza de los bienes, derechos u obligaciones de un ente.

Las cuentas de orden deudoras se muestran al final del activo y las acreedoras

al final del pasivo y patrimonio. Por lo tanto forman parte del Balance General

pero no representan activos, pasivos o patrimonio.

Ejemplos:

Depsitos en prenda.

Cuando una entidad efecta ventas a crdito, puede darse la situacin de exigir

al cliente la entrega de algn bien que garantice, en caso de falta de pago, el

crdito otorgado. Esta situacin da lugar al uso de cuentas de orden para el

control de este tipo de informacin.

Mercancas en comisin.

Dentro de nuestro medio son comunes las operaciones consistentes en recibir

de otra entidad mercancas para ser vendidas, obteniendo un premio

denominado comisin. En estas operaciones quien remite las mercancas es

llamado comitente. Quien recibe las mercancas para venderlas y obtener una

comisin, es conocido con el nombre de comisionista.

En estas circunstancias, al recibir mercancas el comisionista, no puede

registrarlas en cuentas de balance en tanto que no constituyen recursos

propios, sino del comitente.

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Documentos descontados y endosados.

El otorgar crdito es una prctica comn en las operaciones comerciales. Este

crdito en frecuentes ocasiones se hace constar en documentos como letras o

pagars, los cuales se controlan a travs de la cuenta, documentos por cobrar.

De la misma manera como se concede crdito, las entidades llegan a colocarse

en situaciones tales, que tambin requieren de unos financiamientos para

cumplir su programa de pagos o inversiones, para lo cual recurren a diferentes

fuentes de financiamiento, entre ellos, a transferir a una institucin bancaria los

derechos sobre el cobro de sus documentos con vencimiento en fechas

posteriores, a cambio de recibir el valor de ellos, menos una comisin cobrada

por el banco por prestar el servicio de cubrir anticipadamente el importe de los

documentos recibidos29.

Avales otorgados.

Al comentar los depsitos en prenda, se comentaba que esta situacin se

presentaba con la finalidad de garantizar en una forma material y ms directa el

cumplimiento de algn crdito concedido, existe otra manera la cual consiste en

una tercera persona que se compromete a pagar la obligacin contrada por el

deudor principal, esto se conoce como aval. Este aval no asume una

responsabilidad inmediata.

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30 Jos Rey Pombo: Contabilidad General, Ao (2004)

Juicios pendientes

Otro caso de pasivo contingente se presenta cuando se recibe de algn

empleado, una demanda laboral. La suma demandada en este caso,

normalmente se sujeta a un trmite para estudia si carece de fundamento o

procede total o parcialmente. Ante esta situacin, la contabilidad no puede

permanecer a la expectativa hasta su resolucin final.

Seguros contratados.

El asegurar los activos de una entidad ante diferentes riesgos, tiene como

finalidad de protegerlos, as como procurar que su reposicin por causar de

algn siniestro sea para quien solicite el seguro, al menor costo posible. La

suma asegurada no representa un valor que modifique la situacin financiera y

resultados de la entidad.

Activo depreciable.

El clculo de la depreciacin implica un asiento que se refleja por una parte en

cuentas de resultados, por ser una partida que disminuye la utilidad o

incrementa las perdidas y por otra, una aplicacin en la cuenta complementaria

correspondiente.

Cuentas nominales o de resultados30.

Son aquellas cuentas que registran los incrementos del patrimonio mediante los

ingresos, o las disminuciones por los costos o egresos, ocurridos en un perodo

determinado.

Cuentas de patrimonio.

Estas cuentas muestran las cantidades aportadas por los accionistas y las

ganancias o prdidas ocurridas por operaciones con el capital social u originado

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por las actividades normales del negocio. Las cuentas que con mayor

frecuencia se encuentran dentro del patrimonio, son las siguientes:

Capital social

Supervit

Reservas

2.12 Cuentas que conforman el balance general31.

Activo

Activo Circulante

Caja

En esta cuenta se registrar el dinero en efectivo, en cheque y boletos de

tarjetas de crdito que entren en la empresa. Se abonar al depositar en el

banco los ingresos recibidos y los pagos en efectivo.

Generalmente Caja tiene una cuenta auxiliar denominada Caja Chica que se

emplea para registrar los pequeos desembolsos en efectivo.

Bancos

Esta cuenta se emplea para controlar el dinero que se moviliza en las

denominadas cuentas corrientes bancarias. Con los Bancos se suelen realizar

diversas operaciones, no siempre en dinero, en cuyo caso la cuenta que

controle esa operacin deber complementarse con un apellido.

Por ejemplo: Banco Cuenta Giros al Cobro, Banco Cuenta Giros Descontados.

Efectos por cobrar

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La emplearemos para controlar determinados documentos debidamente

formalizados que representen crditos a favor de la empresa. Los documentos

negociables ms importantes que se controlan por intermedio de esta cuenta

son las denominadas letras de cambio o giros y los pagars. Para que sean

registrados en esta cuenta deben haber sido aceptados por sus deudores. Esto

significa reconocer una deuda y comprometerse a cancelarla a su vencimiento o

a la vista.

Cuentas por cobrar

Para controlar los crditos a favor de la empresa, no reconocidos por medio de

la aceptacin de letras de cambio o pagars sino por medio de facturas

emplearemos Cuentas por Cobrar32.

Inventario mercaderas

Como su nombre lo indica, la cuenta Inventarios de Mercancas o simplemente

Inventarios, la emplearemos para reflejar el valor de las mercancas propiedad

de la empresa adquirida o producida con la intencin de venderlas.

Gastos pagados por anticipado

El nombre de la cuenta nos dice que movilizaremos la misma para agrupar

todas aquellas cantidades que hemos pagado por anticipado a cuenta de

futuros gastos. Existen ciertos contratos o circunstancias que nos obligan a

emplear esta cuenta. Por ejemplo las plizas de seguros se suelen pagar por

adelantado y no ser justo que carguemos como gastos del mes los

desembolsos efectuados dentro del mes, pero que corresponden a meses

sucesivos. Algunas de las cuentas auxiliares que forman este grupo son:

Seguros Pagados por Anticipado

Intereses Pagados por Anticipado

Impuestos Pagados por Anticipado

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Activos largo plazo

Inversiones largo plazo

Estn constituidas por cuentas que representan inversiones a largo plazo o de

carcter permanente, en ttulos valores, bienes inmuebles (no usados por la

empresa) cuentas de participacin, prstamos y, en todo caso, las acciones en

empresas filiales o afiliadas.

Activo Fijo

Est constituido por cuentas que representan activos de carcter permanente

destinados a la produccin de bienes y servicios. Sus componentes ms

importantes deben separarse por rubros, tales como33:

Terrenos

La cuenta terrenos (dentro del activo fijo) significa el valor de la tierra, donde

tenemos instalada nuestra empresa y donde se han levantado las edificaciones

(Edificios, plantas comerciales o industriales, etc.).

La cuenta Terrenos (dentro del activo, en el grupo de Inversiones) significa el

valor de los terrenos adquiridos por la empresa para futuras expansiones, para

rentarlos o bien con fines de especulacin a corto o a largo plazo.

Edificios

Cuando la incluimos dentro del activo fijo, representa el valor de construccin

de los edificios, plantas comerciales o industriales, etc., que sean empleados

por la empresa para la produccin de bienes o servicios.

Cuando son incluidos en el grupo de inversiones, significa el valor de los

edificios adquiridos para futuras expansiones, para rentarlos o bien con el fin de

especular a corto o largo plazo.

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Maquinaria

En las empresas de tipo industrial (fabricacin de productos) y en determinadas

empresas de servicios, como por ejemplo: produccin de energa elctrica, etc.,

empleamos la cuenta Maquinaria para controlar los diversos tipos de mquinas

empleadas en la produccin de bienes y servicios34.

Muebles y enseres

La cuenta Muebles y Enseres, tambin denominada Mobiliario, la emplearemos

para controlar las mesas, sillas, archivos, etc., usadas en las diversas oficinas

de la empresa.

Equipos de oficina

Debido, primero a la mecanizacin y actualmente a la computarizacin de los

sistemas administrativos y como consecuencia del elevado costos de estos

equipos, (los cuales, en algunos casos, como los equipos de computacin,

tienen una vida muy limitada a consecuencia de los cambios rpidos en su

tecnologa) se ha hecho necesario abrir la cuenta Equipos de Oficina que

controlar la inversin en computadoras, calculadoras, procesadores de

palabras, mquinas de escribir, fotocopiadoras, etc.

Activo intangible

Patentes

Las patentes representan los derechos otorgados a una persona, natural o

jurdica, a nivel nacional o internacional, con carcter de exclusividad, para su

explotacin o venta.

Marcas de fbrica

Estas se emplean para procurar mantener los aspectos distintivos de los

productos de una empresa. Proporcionan a sus propietarios derechos de

exclusividad para el uso, explotacin o venta de la marca.

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Cargos diferidos

Gastos constitucin diferidos35

En la constitucin y legalizacin de una empresa se suelen incurrir en una serie

de desembolsos, los cuales, si son de cierta relevancia con relacin a los

ingresos de esa empresa, no debern cargarse al primer perodo, sino diferirlos

para ser repartidos en varios perodos futuros. Los gastos de constitucin se

realizan con la intencin de que la causa que los motiv la creacin de la

empresa, generara ingresos.

Cuentas de orden

Como dijimos en la primera parte del trabajo, las cuentas de orden son cuentas

que controlan operaciones que no alteran la naturaleza de los bienes, derechos

u obligaciones de un ente. Entre las ms comunes se encuentran:

Acreedoras

Giros al cobro bancos

Esta cuenta representa los efectos o giros enviados al banco para que efecte

su cobro, pero que an no han sido cobrados.

Pasivo

Pasivo Circulante

Efectos y cuentas por cobrar

Tienen la misma naturaleza de los efectos y cuentas por cobrar, pero, por

supuesto, en lugar de controlar los crditos a favor de la empresa, estas

cuentas controlarn deudas de la empresa.

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Gastos acumulados

Forman parte de un grupo ciertas obligaciones de la empresa no canceladas

por razones de contratos, costumbres comerciales o ciertas eventualidades

Impuestos pendientes de pago

Sueldos devengados por pagar

Gastos diversos por pagar

Pasivo largo plazo

Hipoteca por pagar

Una hipoteca representa un derecho real que se constituye sobre un bien

inmueble a favor de un acreedor para garantizar una deuda, permaneciendo el

bien en poder del deudor. Este tipo de operaciones se controlarn por

intermedio de la cuenta Hipotecas. Si las hipotecas son a nuestro favor serian

hipotecas por cobrar, pero en este caso, y est de ms decirlo, no se

presentar en el pasivo sino en el activo. Si se presentara el caso de una

Hipoteca por pagar (porcin circulante), esta se colocar no en el pasivo a largo

plazo sino en el pasivo circulante.

Crditos diferidos

Todas las cuentas que representan los crditos diferidos, como lo son los

Intereses cobrados por anticipado, los Alquileres cobrados por anticipado y las

utilidades o ingresos diferidos, representan ingresos recibidos por la empresa y

cuyos efectos son atribuidos a futuros ejercicios36.

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Patrimonio37

Capital social

Es la parte de los bienes aportada por los accionistas. El capital se puede

formar de acciones comunes o de acciones preferidas. En el balance general se

le debe restar al capital social la cuota no pagada del mismo.

Supervit

El trmino supervit significa exceder, sobrar, residuo y, en general, la parte

sobrante despus de satisfacer un uso o necesidad.

El supervit es el trmino ms apropiado para las utilidades no distribuidas,

pero que por supuesto estn sujetas a serlo. Puede provenir de: a) op

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